Приходный ордер по форме ко 1. Что это такое? При обнаружении ошибок

Кассовые операции - неотъемлемая часть работы любого предприятия. Это прием, выдача, хранение денег, оформление кассовой книги и других документов. Наличные могут поступить в кассу организации от покупателей, от продажи имущества, от учредителей, с банковсих органзации и т.д. Прием таких средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером (форма КО-1).

Деньги, поступающие в кассу в качестве выручки за товары, работы, или услуги нужно оформлять с применением кассового аппарата, т.е. помимо квитанции к приходному ордеру покупателю должен быть выдан кассовый чек. Если в течение дня таких операций совершается несколько (например, работа магазина), то покупателю выдается только чек, а в конце дня оформляется один приходный ордер на сумму общей выручки.

Приходный кассовый ордер оформляется в одном экземпляре кассиром и подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.

Любые помарки и исправления в приходном кассовом ордере не допускаются. Прием денег по приходному кассовому ордеру может производиться только в день его составления.

Унифицированная форма бланка приходного кассового ордера заполняется в случае поступления наличных денежных средств в кассу того или иного предприятия (учреждения, организации). В связи с тем, что данным документом оформляется поступление денежных средств, бланк предполагает отображение полного перечня реквизитов, подлежащих корректному заполнению в обязательном порядке. Бланки данного документа являются бланками строгой отчетности, а потому после их распечатки и заполнения подлежат регистрации в соответствующем «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов», унифицированная форма которых КО-3.

Рассмотрим порядок заполнения полей приходного кассового ордера:

• Организация – указывается наименование организации.
• Структурное подразделение – указывается структурное подразделение организации, в котором сформирован приходный кассовый ордер.
• Номер документа – содержит порядковый номер приходного кассового ордера. При формировании приходных кассовых ордеров должна обеспечиваться непрерывная нумерация документов.
• Дата составления – указывается дата формирования приходного кассового ордера.
• Дебет – указывается дебетовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера. Как правило, в данном поле указывается бухгалтерский счет 50.1 «Касса».
• Код структурного подразделения – указывается код подразделения, на которое приходуются денежные средства.
• Корреспондирующий счет, субсчет – указывается кредитовый счет бухгалтерской проводки, формируемой на основании ордера.
• Код аналитического учета – указывается объект аналитики корреспондирующего счета.
• Сумма, руб. коп. – указывается сумма приходуемых в кассу денег цифрами.
• Принято от – указывается лицо, от которого принимаются наличные денежные средства.
• Основание – указывается содержание хозяйственной операции.
• Сумма - указывается с начала строки с заглавной буквы сумма поступления прописью в рублях, при этом слово "рубль" ("рублей", "рубля") не сокращается, копейки указываются цифрами, слово "копейка" ("копейки", "копеек") также не сокращается. Если сумма прихода номинирована в валюте "рубль" заменяется на наименование валюты.
• В том числе – указывается сумма НДС, записанная цифрами (в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись "без налога (НДС)").
• Приложение – содержит перечисление прилагаемых первичных и других документов с указанием их номеров и дат составления.

Приходный кассовый ордер КО-1 (приходный ордер) – бланк применяют на предприятиях для оформления поступлений в кассу в виде денежной наличности. Приходный ордер имеет унифицированную форму. Его выписывает бухгалтер предприятия в одном экземпляре, после чего подписывает его, а также его подписывает уполномоченное лицо.

Заполняем кассовый ордер КО-1

Заполняется кассовый ордер в одном экземпляре на основании документов, которые подтверждают факт осуществления оплаты (это может быть авансовый отчет, кассовый или товарный чек, Z-отчет по ККМ). Далее приходный ордер регистрируют в журнале регистрации всех документов до передачи его в кассу, нумерацию ведут, непосредственно с начала года.

После того, как наличные средства будут внесены в кассу, кассир должен подписать приходный ордер вместе с квитанцией, также на квитанции проставляется штамп кассира и ставится печать. После этого квитанцию выдают лицу, которое внесло денежные средства. В завершении кассовой операции кассир должен поставить на приходном ордере штамп «Получено», указав на документе дату и свою подпись.

В строке «Организация» кассового ордера указывают полное наименование предприятия, которое должно соответствовать учредительным документам, код ОКПО, который присваивает отдел статистики. Приходный кассовый орден КО-1 в строке «Структурное подразделение» содержит информацию в той ситуации, если деньги поступают непосредственно из структурного подразделения предприятия (из любой торговой точки), поскольку в противном случае необходимо поставить прочерк. Нумерация в приходном ордере порядковая, начинается с первого января, указывается в разделе «Номер документа».

Когда поступают денежные средства на предприятие, стоит оформлять приходный кассовый ордер. Но стоит знать, как правильно его заполнить, чтобы при проведении проверок государственными структурами не возникало неприятностей.

Определим, какого порядка стоит придерживаться при формировании КО-1.

Каждому бухгалтеру знакомо понятие приходного кассового ордера, который оформляется в соответствии с определенными правилами, прописанными в законодательстве Российской Федерации.

Необходимые сведения

Есть ряд первичных документов, о порядке заполнения которых нужно знать, ведь ошибки просто недопустимы. Относится к ним и приходной кассовый ордер. Выясним, что это за документ, когда и кем выписывается и на основании каких нормативных актов.

Что это такое?

Приходный кассовый ордер представлен в виде документа, который используют при оформлении поступлений наличности в кассу организации.

Он является первичным учетным документом кассовых операций, по которому производят прием денег в кассу фирмы. Бланк ПКО есть в альбоме унифицированных форм по учету операций в кассе и результата инвентаризации.

Назначение документа

Приходный кассовый ордер формы КО-1 – это документ, которым подтверждается внесение средств в кассу, иными словами – оприходование наличных сумм, что были получены:

То есть приходные кассовые ордера оформляют любую сумму денег, что поступают в кассу, в независимости от источников.

Предприятия, что занимаются деятельностью в качестве платежных агентов, должны заполнять на средства клиентов и свои вырученные деньги отдельные ордера.

Законные основания

При приеме наличной суммы денег, заполнении ПКО и квитанции стоит руководствоваться ст. 13, ст. 19-21 Порядка ведения операций кассы в России.

Согласно положениям документа, касса предприятия может принимать наличные денежные суммы обязательно по приходному кассовому ордеру КО-1.

Форма бухгалтерского документа такого плана утверждена .

Как заполнить бланк приходного кассового ордера КО-1?

Когда приходной ордер получают, кассиру стоит проверять:

• есть ли в документы и подлинна ли подпись главбуха юридического лица;
• правильно ли оформлен бланк;
• есть ли необходимые приложения, что отражены в документе.

В том случае, когда определенное требование не соблюдается, кассир возвращает документацию с целью доработки, чтобы она была надлежащим образом оформлена.

В остальных случаях денежные средства принимаются, и затем ставится подпись и ФИО на ПКО и . Рассмотрим нюансы формирования документа.

Порядок формирования

Приходной кассовый ордер можно выписывать от руки или формировать на компьютере. Не допустимы любые помарки или исправления. Если документ испорчен, стоит заполнить новый бланк.

Бланки ПКО выписывают сотрудники бухгалтерии в единственном экземпляре. Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (при наличии соответствующего распоряжения руководителя организации) обязано поставить свою подпись.

Право выписать приходной ордер имеет также любое предприятия или сам директор.

Квитанцию выдают лицу, которое вносит средства в кассу. Ее заверяют печатью предприятия, и подписывают так, как и сам приходник. Но только вот подпись уже будет ставить кассир, что приходует денежные суммы.

На квитанции отражается дата, когда деньги были приняты. Печать необходимо поставить так, чтобы ее край заходил на сам приходник. Все справки, что прилагаются к ПКО, стоит погашать штампом или надписями «Получено», указав дату.

После поступления суммы в кассу, кассир должен оторвать квитанцию по линии отреза и выдать ее лицу, что сдает деньги. Ордер же будет храниться в кассе.

Кстати, печать не в обязательном порядке должна цеплять корешок ПКО. Нормы приема наличности прописаны в п. 3.3 Положения России № 637. Но ничего не сказано об особенностях проставления печатей.

На самом ордере есть специальное место для печати, которое расположено на отрывных частях (квитанциях). На корешке такого реквизита просто нет.

А если опираться на такой факт, то получается, что печать должна ставиться только на квитанциях, и захват самого приходного кассового ордера не обязателен. Такие же разъяснения содержатся и в Методических рекомендациях № 210 (п. 4.1).

При заполнении КО-1 стоит следовать такой инструкции:

В пункте «Организация» прописывают название предприятия	Которое выдает ПКО, согласно учредительной документации
В пункте по структурному подразделению пишут соответствующее название	Если названия у подразделения нет, тогда нужно поставить прочерк
В пункте «Номер документа»	Обязательно отражение порядкового номера приходного ордера согласно с данными регистрационного журнала (нумерацию следует вести непрерывно)
В пункте «Дата составления» укажите дату	Когда наличные суммы поступили в кассу (используйте арабские цифры, представленные таким форматом – дата, месяц, год)
Пункт «дебет» отражает номер счета в бухгалтерии	По Дт которого приходуется наличка — обычно это счет 50 (но стоит отметить, что данный пункт заполнять не обязательно)
Пункт «Кредит» содержит данные о коде структурных подразделений	На которые приходуются денежные суммы; о корреспондирующих счетах, субсчетах, по кредиту которых отражают поступившие средства в кассу; о коде аналитического учета по корреспондирующим счетам (если применяются в компании)
Пункт «Сумма, руб. коп.»	Отражает поступающие в кассу денежные средства в цифрах
В пункт «Код целевого назначения»	Вносят коды назначения использования денег, которые поступили в кассу
Пункт «Принято от»	Отражает название предприятия и ФИО физлица, что передает наличные средства в кассу (когда деньги принимают от сотрудников сторонних компаний), или просто ФИО (когда деньги принимаются от работника предприятия, что выписывает ордер)
В пункте «Основание»	Прописывают содержание хозяйственных операций (к примеру – оплата по соглашению, заем по контракту, выручка и т. д.)
Пункт «Сумма» содержит прописной показатель (в рублевом выражении) средств	Что поступили в кассу организации; если остается место, ставится прочерк
В пункте «В том числе» указывается сумма	А если операции не облагаются налогами, тогда пишут «Без налога»
Графа «Приложение»	Содержит сведения о реквизитах прилагаемой первичной документации (если есть)

Отрывную квитанцию заполняют по таким же правилам. Только после внесения всех сведений ставится печать. Если в графах остается пустое место или она не заполняется вовсе, нужно ставить прочерки.

При приеме денег кассир должен сверить подписи с теми образцами, что имеет. Если будет обнаружено ошибку, приходной кассовый ордер нужно перечеркнуть и вернуть работнику бухгалтерии.

Вполне возможно составление одного бланка на общую сумму выручки за день по окончанию рабочего дня. Основание – бланки строгой отчетности, контрольно-кассовых лент, если применяется кассовая машина.

В основаниях прихода наличности может отражаться одна из таких причин:

• оплата за товары, что были отгружены в соответствии с ;
• оплата за работу, что была выполнена по актам;
• сумма возмещения ущерба материального плана на основании судебного решения (приказов);
• внесение авансовой суммы в соответствии с договором;
• возврат неиспользованной суммы, что выдавались подотчет;
• компенсация выявленных недостач, основываясь на ревизию, приказ.

Образец заполнения унифицированного бланка

Пример заполнения приходного кассового ордера КО-1, опираясь на который можете оформить свой документ, подставив только свои реквизиты, основания, суммы и даты:

При обнаружении ошибок

Приходный ордер применяется давно, но работники бухгалтерии не стали делать меньше ошибок при составлении данного документа.

А правильно заполнять приходник принципиально важно, поскольку это пример кассового документа для фирмы и отчетный бланк для предприятия, что покупает товары.

Если будет предоставлено некачественную услугу или будет куплен бракованный товар, квитанция к ПКО может стать доказательством в суде при защите потребительских прав.

К тому же, при наличии ошибок документ будет считаться недействительным. Соблюдаются ли требования по оформлению операции с наличными средства, проверяют представители федеральной налоговой службы России .

Инспектор обратит внимание, в полной мере ли оприходовано выручку. При нарушении правил устанавливается административный штраф в размере:

Ошибки при составлении, если они не влекут неполное оприходование или накопление остаточной суммы в кассе сверх лимита, к грубым нарушениям не стоит относить.

Правила заполнения приходного кассового ордера не являются сложными. Просто следует придерживаться элементарных рекомендаций и использовать унифицированный бланк, что действует на момент формирования документа.

А для того, чтобы вам легче было сориентироваться, какие данные вписывать, опирайтесь на готовые образцы, которых на различных сайтах масса. Они на первых порах помогут вам избежать ошибок.