4 с образец. Заполнение путевого листа на маршруте

Путевой лист грузового автомобиля 4 с применяют при перевозках грузов и оплате оказанных транспортных услуг и зарплаты водителя по сдельным расценкам. Здесь вы найдете заполненный бланк путевого листа и подробный порядок его оформления.

Разделы формы 4 с

Путевой лист 4-с состоит из нескольких разделов. На их основании ведут учет рабочего времени грузового транспорта и водителя. Также в нем учитывают расход горючего автомобиля. Для этого в листе есть следующие разделы:

• работа водителя и автомобиля;
• движение горючего;
• задание водителю;
• последовательность выполнения задания;
• результат работы автомобиля и прицепов.

В форме путевого листа, утвержденной Госкомстатом , нет нескольких необходимых реквизитов. В частности они определены пунктом 3 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152 , письмом Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 . Например, в нем нет информации о проведении предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Организация вправе изменить официальную форму и добавить нужные данные. Главное – не забыть учесть подобные изменения в учетной политике организации.

Путевой лист 4-с: образец заполнения

Далее вы найдете образец заполнения путевого листа 4 с, который понадобиться если организация перевозит груз с условием оплаты работы автомобиля по сдельным расценкам. Это документ может использоваться для учета работы транспорта и водителя, начисления зарплаты водителю и расчетов с заказчиками за перевозки. Бланк доработан с учетом новых реквизитов: ОГРН, предрейсовые и послерейсовые медосмотры, техосмотры (

Чтобы осуществлять грузоперевозки, для грузовых транспортных средств существует специальный отчетный документ – путевой лист. В данной статье мы рассмотрим формы листов, для каких случаев они нужны, и образец заполнения путевого листа грузового автомобиля, где указан порядок оформления документа.

Путевой лист — неотъемлемая часть работы грузоперевозчиков

Виды путевых документов

Путевые листы оформляются компанией-перевозчиком, в качестве которого может выступать как юридическое лицо, так и физическое. Грузоперевозки осуществляются исключительно на коммерческой основе. Благодаря этому документу, транспортная компания отчитывается за расходы, содержание ТС, его амортизацию. Грузовые машины требуют больших расходов, как на содержание, так и на топливо. К тому же по документу может быть начислена и зарплата водителя. Из путевого листа видно, сколько времени работник провел за рулем и какой километраж проехал.

Путевые листы бывают трех форм:

• форма № 1 – международная;
• форма № 2 – типовая для грузоперевозок грузовым транспортом;
• форма № 3 – типовая для перевозки грузов легковым транспортом.

Лист международного образца выписывается только на одну командировку.

Кроме того, путевые листы подразделяются на следующие виды, утвержденные еще в 1997 году и действующие до сих пор:

• форма 4-с – используется при сдельной оплате труда работника;
• форма 4-п – применяется в случае повременной оплаты, также данный документ выписывается, если необходимо доставить груз нескольким заказчикам;
• форма 4-м – для международных перевозок.

Форма 4-с применяется при сдельной оплате работников

Как заполнить документ

В машине у водителя, перевозящего грузы, обязательно должны присутствовать следующие обязательные документы:

• путевой лист;
• товарно-транспортная накладная;
• водительское удостоверение;
• свидетельство о регистрации ТС.

Порядок заполнения листов практически один и тот же. Документ выписывается на один день. Исключение составляют поездки, рассчитанные на дальние расстояния. Ответственный диспетчер на нем проставляет дату выдачи и номер, которые вносит в специальный журнал. В отчетном документе прописывается следующая информация:

• дата рейса;
• вид задания;
• в каком составе осуществляется доставка.

Ниже вносятся данные о машине:

• марка машины;
• регистрационный номер;
• гаражный номер.

Если имеется прицеп, то на него тоже вносятся аналогичные данные.

Следующим пунктом указываются данные водителя. Заполняется графа с номерами водительского удостоверения. При наличии в поездке напарника или же экспедиторов, то их данные также прописывают в документе.

В документе ставится подпись главного механика, который удостоверяет, что машина находится в исправном состоянии и готова к эксплуатации. Водитель также подписывается в листе, тем самым подтверждая факт осмотра ТС. С того момента, как шофер поставил свою подпись, ответственность за груз и машину ложится на его плечи. Это будет означать, что задание принято им к исполнению.

Данные километража вносятся в отдельную графу. Сначала заносят цифры на момент выезда машины, по возвращении рядом вносятся измененные после поездки данные. Вносится информация о расходе горючего (на момент выезда и по возвращении в гараж) с указанием его типа.

Образец заполнения путевого листа

Заполнение графы «Задание водителю»

Данная графа вызывает порой немало сложностей. Но она требует правильного оформления. Тут прописываются все адреса заказчиков, куда необходимо доставить груз, номера накладных. Заказчик в свою очередь проставляет на документе дату, подписывается и ставит печать. Эта мера является доказательством того, что водитель был в нужном месте и доставил вверенный ему груз.

Помимо этого порядок заполнения требует внесения сюда дополнительных данных о расстоянии до каждого отдельно взятого заказчика, тоннаже и наименовании груза.

В графу «количество ездок» вносится число, равное количеству совершенных водителем ходок. Все это характерно для примера заполнения формы 4-п. К данной форме могут прилагаться отрывные талоны, выступающие в качестве предъявляемого счета, по которым заказчик обязуется оплатить доставку товара. В них же заказчик прописывает следующую информацию:

• данные о машине;
• время доставки груза;
• время его разгрузки.

Талон заполняется в 2-х экземплярах, один остается у заказчика, а второй отправляется с водителем на предприятие, предоставившее услугу. Владелец ТС должен тщательно проверить внесенную информацию.

Медосмотр

Каждый водитель перед выездом должен пройти обязательное медицинское обследование. Это необходимо для безопасности, как самого работника, так и для обеспечения безопасного движения ТС. Следовательно, отметка врача на путевом листе обязательна.

Водитель должен проходить медосмотр перед каждым выездом

Возвращение на базу

Возвратившись обратно на базу, водитель сдает всю отчетную документацию диспетчеру, который проверяет правильность заполнения. По предоставленным данным производится расчет совершенного километража, расхода горючего и времени, проведенного в пути. На основании предоставленных данных водителю начисляется зарплата.

Если же не обошлось без поломок, то соответствующая информация вносится диспетчером в графу «Отметки»: что произошло, стоимость ремонта, средства, затраченные на запчасти.

После проверки документов водитель ставит подпись о том, что он сдал транспорт и заполняются следующие графы:

• № 12 – период работы оборудования;
• № 13 – время работы мотора;
• № 24 – номера совершенных поездок по порядку;
• № 25 — № ТТН;
• № 26 – время, затраченное на работу ТС;
• № 27 – перевезенное количество груза;
• № 28 – выполненная работа;
• № 29 – прописывается информация о грузоотправителе.

Данные, внесенные в эти графы, подтверждаются подписями диспетчера и водителя.

После всех манипуляций документ передается таксировщику, который производит расчеты стоимости совершенной поездки. Итоговую подпись ставит бухгалтер после проверки.

Таким образом, ничего сложного в заполнении путевого листа нет. Правильно заполненный документ не создаст в дальнейшем лишних проблем. Главное соблюдать инструкцию и порядок его заполнения. Представленный пример заполнения документа поможет разобраться в последовательности его заполнения.

Для грузовых перевозок используют путевой лист грузового автомобиля по форме № 4-С. Как его оформить мы рассказали в статье и привели образец заполнения. Бланк путевого листа 4-С можно скачать в удобном формате Excel.

На грузовые перевозки компания должна оформлять путевые листы независимо от того, использует она собственный транспорт или арендованный. Такие документы нужны, чтобы списать расходы на топливо и рассчитать зарплату водителям. Если оплату за работу водители получают по сдельным расценкам, используют бланк путевого листа 4 С. В статье инструкция по его заполнению.

Бланк путевого листа (форма 4-С)

Путевой лист грузового автомобиля - форма 4-С утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Применять унифицированную форму необязательно. Компании и предприниматели могут разработать свой бланк путевого листа 2017 . Главное, чтобы он содержал обязательные реквизиты (приказы Минтранса от 18 сентября 2008 № 152 и от 18 января 2017 г. № 17). Применение нетиповых документов зафиксируйте в учетной политике.

• Справка
• Обязательные реквизиты путевого документа:
• наименование, дата и срок действия документа;
• сведения о собственнике машины;
• тип и модель транспортного средства;
• государственный регистрационный знак автомобиля;
• показания одометра при выезде и заезде в гараж;
• дата и время выезда и заезда;
• подпись и ФИО работника, который ставит в документе показания одометра, дату и время;
• ФИО водителя;
• дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителей;
• штамп, подпись и ФИО медицинского работника, который проводит медосмотр;
• отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем;
• подпись и ФИО контролера технического состояния транспортного средства.

Порядок заполнения путевого листа грузового автомобиля

Как заполнить путевой лист грузового автомобиля (образец заполнения 4-С в конце статьи), прописано в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. В форме 4-С одна странице, на которой надо заполнить и лицевую, и оборотную сторону.

Путевой лист 4-С: заполнение лицевой стороны

В верхней части документа поставьте штамп компании (при наличии), номер и дату документа. Впишите название организации, ее адрес, номер телефона и код по ОКПО. Если требуется, заполните код с режимом работы, колонны, и бригады.

Ниже укажите сведения о транспортном средстве: марку машины, регистрационный номер, гаражный номер, сведения о прицепе (если он есть). После сведений о машине запишите данные о водителе - ФИО, реквизиты водительского удостоверения и табельный номер.

• Важно:
• Если у водителя во время работы нет путевого листа, ему грозит штраф в размере 500 руб. (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Работа автомобиля и автомобиля . В таблице запишите плановое и фактическое время выезда и заезда из автопарка, показатели спидометра на начало и конец рабочей смены.

Движение горючего . Укажите в таблице вид горючего, количество на начало и конец смены, а также количество заправленного топлива. Если необходимо, запишите коэффициент расхода топлива по отношению к установленным в компании нормам. Этот коэффициент можно найти в приказе на списание ГСМ.

Задание водителю. Впишите наименование и адрес заказчика, куда надо доставить груз, и время подачи автомобиля, вид груза и его объем в тоннах, количество ездок.

После таблиц поставьте количество необходимого топлива.

Перед выездом в рейс медработник должен осмотреть водителя. Если допуск разрешен, на путевом листе он указывает свою должность, ставит подпись с расшифровкой.

Механик при выезде и возвращении проверяет техническое состояние автомобиля. Передача транспортного средства от него к водителю и обратно осуществляется передаточными подписями.

В разделе «Отметки организации - владельца автотранспорта» запишите сведения о произошедшем ДТП, ремонте и т. д.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля по форме № 4-С

Путевой лист 4-С: заполнение оборотной стороны

Верхнюю часть оборотной стороны заполняет грузоперевозчик. Он записывает информацию обо всех своих маршрутах в течение рабочего времени: куда, когда и во сколько прибыло транспортное средство, количество и номера сопроводительных документов.

В раздел «Особые отметки» водитель записывает информацию о причине, виде, продолжительности простоя. Например, отклонение времени нахождения в пути от планируемого и перерасход топлива произошли по причине затрудненного движения по проспекту Мира.

Нижнюю часть оборотной стороны заполняет диспетчер или иное уполномоченное лицо. Он записывает сведения по расходу бензина, которые рассчитаны по норме и по факту. Далее ставит время работы транспортного средства с расшифровкой по видам периодов, количество ездок и заездов в гараж.

Также диспетчер определяет пройденный километраж, расписывает пробег общий и с грузом, указывает количество перевезенного груза.

Заполненный бланк путевого листа грузового автомобиля

В заполненной «путевке» содержатся сведения:

• о времени работы водителя;
• пробеге транспортного средства;
• количестве израсходованного горючего.

Эти сведения пригодятся бухгалтеру организации для расчета зарплаты водителя, списания в затраты топлива и подсчета стоимости выполненных услуг для заказчика. Далее вы сможете скачать бесплатно бланк путевого листа грузового автомобиля 2019 года.

Форма документа

Формы путевого листа грузового автомобиля (унифицированная форма № 4-С ОКУД 0345004 и форма № 4-П ОКУД 0345005) утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте». Скачать бесплатно путевой лист грузового автомобиля (бланк 2019 в word) вы можете в статье. Но поскольку документ содержит достаточно много строк и граф, а также принимая во внимание, что он двухсторонний, мы рекомендуем заполнять его в excel. Скачать форму можно ниже.

Форма 4-П «Путевой лист грузового автомобиля» применяется в случаях, когда происходит учет работы транспорта на основании фиксации времени его эксплуатации. Этот документ заполняется, когда за использование автомобиля плата рассчитывается исходя из повременных расценок. К примеру, когда транспортное средство осуществляет перевозку грузов, а оплата производится не за перевезенный тоннаж, а за время нахождения автомобиля в работе. Однако при его применении существует ограничение. Такая «путевка» может оформляться, если в один день осуществляется доставка груза не более чем в два места назначения.

Форма путевого листа грузового автомобиля 4-С используется для оформления работы транспортных средств. Она позволяет учесть сдельный показатель применения автомобиля. Такой бланк применяют перевозчики, которые взимают плату за тонна-километры.

Предприятие может использовать в работе самостоятельно разработанные формы «путевки». Главное требование — в документе должны присутствовать все необходимые реквизиты.

Бланк путевого листа грузового автомобиля 2019

Оформление путевых листов грузового автомобиля

Приказом от 18.01.2017 № 17 Минтранс внес изменения в реквизиты заполнения путевых листов, утв. Приказом от 18.09.2008 № 152. В «путевках» стало еще больше обязательных реквизитов. Теперь в бланки нужно включить ОГРН и ОГРНИП компании. Без этих данных путевые листы для грузовых автомобилей будут считаться заполненными с нарушением.

Также при оформлении любой из форм «путевки» нужно помнить, что в связи с поправками, внесенными Приказом Минтранса, на титульной части бланка больше не нужно проставлять круглую печать тем организациям, которые работают без нее.

Путевые листы грузового автомобиля (бланк 2019 года) содержат следующие сведения:

• наименование — путевой лист;
• номер «путевки»;
• срок действия;
• сведения о собственнике. Для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН. Для ИП: Ф.И.О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП;
• тип и модель автомобиля;
• государственный регистрационный знак автомобиля;
• показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж;
• дату и время выезда из гаража и въезда в гараж;
• подпись и Ф.И.О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время;
• Ф.И.О. водителя;
• с 15.12.2017 сведения о транспортном средстве должны включать дату проведения предрейсового техосмотра грузовика (число, месяц, год) и время (часы, минуты). Данные проставляет контролер технического состояния автотранспортных средств. Внесенные сведения он заверяет своей подписью с указанием Ф.И.О.

Образец заполнения путевого листа грузового автомобиля 2019 года с лицевой стороны

Образец как правильно заполнять путевой лист грузового автомобиля 2019 года с оборотной стороны

Если в документе нет обязательных реквизитов, организацию могут оштрафовать по статье 12.31.1 КоАП РФ — до 30 000 рублей. Кроме того, путевой лист без обязательных реквизитов не подтверждает расходы.

Форма 4-П путевой лист грузового автомобиля бланк 2019 в excel

Форма 4-С образец путевого листа грузового автомобиля 2019 в excel

Правила хранения документа

Хранение путевых листов регламентируется Приказом Минтранса № 152. Согласно ему, хранить «путевки» необходимо не менее 5 лет. Организация по своему желанию может продлить этот период на любой срок.

Кроме этого, поскольку путевка выступает в качестве документа бухгалтерского или налогового учета, то на нее также распространяются положения НК и закона о бухучете. Первый определяет срок хранения документов не менее 4 лет, а второй — 5 лет.

Путевые листы выдаются всем водителям и другим сотрудникам организации , которые используют для выполнения своих профессиональных обязанностей грузовой транспорт. Эти документы используются для учета:

• времени простоя;
• времени активной эксплуатации;
• пробега.

Правильно заполненный путевой лист обеспечит водителю грузового автомобиля защиту во время проведения проверки сотрудниками ДПС. Если у него не будет на руках этого документа, то ему будет выписан .

Бухгалтерия организации на основании путевых листов осуществляет горюче-смазочных материалов, после чего уменьшает базу налогообложения по УСН или прибыли . Также эти листки используются при расчете заработной платы водителям. На основании этих документов компания компенсирует водителям расходы, которые они понесли при закупке ГСМ на собственные средства.

Нюансы оформления

Практически в каждой коммерческой организации обязанность по выписке и учету путевых листов возлагается на бухгалтеров . Данный документ должен выписываться либо на одну поездку, либо на один день, в течение которого автомобиль неоднократно совершает перевозку грузов.

В том случае, когда грузовой автомобиль направляется в командировку в другой город или область, то путевой лист водителю может быть выписан на срок от 1 до 30 дней . Этот порядок регламентирован Приказом Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 г .

Если грузовой автомобиль в течение рабочего дня будет эксплуатироваться несколькими водителями, то бухгалтер должен для каждого сотрудника выписать отдельный путевой лист. Сразу после оформления документ должен быть зарегистрирован в соответствующих учетных регистрах. Это может сделать как работник бухгалтерии или секретарь, так и сам руководитель организации.

При этом следует помнить, что Федеральным законодательством установлен срок хранения для путевых листов в архивах организаций, который составляет 5 лет с момента выписки, при том условии, что в течение этого временного промежутка у субъекта предпринимательской деятельности контролирующими органами была хоть раз проведена проверка.

В том случае, когда документ выписывался для перевозки особых грузов или является подтверждением тяжести труда водителя, то он должен храниться на протяжении 75 лет .

При начислении бухгалтерией заработной платы водителю грузового автомобиля используется путевой лист формы 4-П . Этот бланк был утвержден Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28 ноября 1997 г . Как правило, эта форма заполняется в том случае, когда водителю за смену поручают выполнить работу для одного или двух заказчиков.

Если работнику организации начисляется заработная плата в порядке сдельного выполнения поставленных задач, тогда бухгалтер может задействовать бланк формы 4-С . Несмотря на то, что форма путевых листов утверждена на законодательном уровне, и включает необходимые для сферы грузовых перевозок реквизиты, некоторые коммерческие организации и индивидуальные предприниматели могут самостоятельно разработать форму такого документа.

Такое послабление сделано для тех субъектов предпринимательской деятельности, которые не имеют в своем штате водителей и личного автомобильного парка, предназначенного для выполнения грузовых перевозок. При самостоятельной разработке бланка им следует учитывать регламент Федерального Закона №129 от 21 ноября 1996 г , в котором указано, что такой документ должен содержать все главные сведения.

Правила заполнения

При заполнении путевых листов бухгалтера или другие сотрудники компании, которым поручен этот объем работы, должны учитывать следующие правила :

1. В верхней части бланка теперь нет необходимости проставлять штамп или печать владельца грузового автомобиля.
2. В обязательном порядке человек, который ответственен за оформление таких документов, должен указывать в бланке время и дату проведения проверки технического состояния автотранспортного средства перед рейсом. Здесь же он должен поставить подпись и инициалы проводящего проверку сотрудника или приглашенного специалиста.
3. Указывается марка грузового автомобиля, прицепа, количество водителей, их личные данные, гаражный номер транспорта.
4. Определяется количество рейсов, которые за день сделает авто, а также протяженность предстоящего маршрута.
5. Вносятся точные показания спидометра, которые фиксируются до момента выезда машины из автопарка.
6. Указывается остаток в баке автомобиля горюче-смазочных материалов, а также делается запись, какой литраж топлива потребуется для совершения поездки.
7. В обязательном порядке ставится отметка о состоянии здоровья водителя, который будет управлять грузовиком. Ее делают те сотрудники, которые проводят проверку и дают допуск водителям к выполнению профессиональных обязанностей.
8. Указывается точное время выезда машины из автопарка, а также точное время ее прибытия на место погрузки или выгрузки товаров, и возврата в гараж.
9. Делается краткое описание перевозимых грузов.

Каждый водитель в начале смены получает путевой лист формы 4-П или 4-С под роспись , которая ставится в специальном . При этом он обязан передать в бухгалтерию бланк с прошлой смены. Если он его по каким-то причинам не сдаст, то не получит новый лист и не сможет приступить к выполнению профессиональных обязанностей, так как по закону не имеет права выезжать на маршрут без полного пакета документов.

Внутри организации должно быть проверено расследование, цель которого заключается в выяснении причин отсутствия бланка.

Новый бланк и пример

В 2018 году субъекты предпринимательской деятельности, которые используют для работы грузовой автомобильный транспорт, должны заполнять путевые листы с учетом небольших изменений .

Индивидуальные предприниматели, которые задействуют в работе грузовой транспорт, обязаны также как и коммерческие организации заполнять путевые листы. Если они специализируются на оказании автотранспортных услуг, то бланк должен выписываться на один день.

В том случае, когда ИП направляет водителя в командировку, тогда документ выписывается на все время этой поездки. Если индивидуальный предприниматель задействует грузовой автомобиль для перевозки грузов в личных целях, тогда он имеет право выдавать водителю бланк, оформленный на месяц.

На 2018 год в путевом листе обязательно должна быть проставлена отметка механика о проверке транспортного средства. Отметка может быть следующего содержания:

1. «Автомобиль технически исправен. Выезд разрешен».
2. «Прошел предрейсовый контроль технического состояния».

В настоящее время законодательством утверждена форма путевого листа специально для индивидуальных предпринимателей ПГ-1 . Также они могут использовать в работе унифицированные формы 4-П или 4-С, либо самостоятельно разработать под себя бланки, которые должны в полной мере соответствовать требованиям Приказа №152.

Индивидуальные предприниматели должны учитывать установленный и закрепленный на законодательном уровне порядок заполнения таких форм.

Если они не будут соблюдать эти требования, то не смогут включать в расходы все затраты, понесенные на ГСМ, тем самым им не удастся уменьшить базу для налогообложения.

При заполнении собственного бланка ИП должны указать следующие обязательные реквизиты:

1. Название документа и его порядковый номер.
2. Срок действия путевого листа. Если он выписывается на 1 день, то указывается дата. В том случае, когда форма заполняется на месяц, указывается период, на который выдается листок.
3. Указываются сведения о собственнике грузового автотранспортного средства. Например, ФИО, контактный телефон, почтовый адрес.
4. Вписываются все данные автомобиля: модификация, тип, номер, серия с номерного знака.
5. Указываются показания спидометра.
6. Проставляется дата и время выезда, а также прибытия в гараж, показания одометра.
7. Указывается время и дата проведения контроля технического состояния грузовика (перед рейсом).
8. Вписываются данные о водителе, его ФИО, время и дата проведения медицинского осмотра (перед и после рейсом).
9. Проставляются подписи и печати (штампы) всех ответственных лиц.

Индивидуальные предприниматели имеют право в таком бланке размещать дополнительные реквизиты, в соответствии с регламентом Приказа №152.

Штрафные санкции

К нарушителям в 2018 году будут применяться штрафные санкции , размер которых определяет КоАП, действующий на территории Российской Федерации. Если в процессе проверки передвигающегося по населенному пункту или за его пределами грузового автомобиля сотрудники ГИБДД выявят отсутствие путевого листа, либо неправильно заполненный документ, то они применят к водителю соответствующие меры взыскания.

Как правило, лицо, управляющее грузовым автомобилем без путевого листа, штрафуется на 500 рублей, в соответствии со статьей 12.3 КоАП РФ .

Юридические лица за организацию передвижения грузового транспорта без соответствующим образом оформленной документации будут оштрафованы на 100 000 рублей, в соответствии со статьей 12.31.1 КоАП России . К индивидуальным предпринимателям может применяться финансовое взыскание, размер которого колеблется в диапазоне 20 000 – 100 000 рублей , в соответствии со статьей 12.31.1 КоАП.

Как происходит оформление путевого листа? Подробности — на видео.