Трудовая книжка — это основной документ, который может подтвердить стаж работника. При трудоустройстве работник передает работодателю данный бланк, где он и хранится до увольнения сотрудника. Для различных целей работнику может потребоваться трудовая книжка в оригинале или в виде копии, в этом случае он может обратиться к работодателю с письменным заявлением о выдаче на руки книжки или ее дубликата для определенных целей.

Как правило, бывает достаточно дубликата, должным образом заверенного. Часто трудовая книжка запрашивается для предъявления в Пенсионный фонд работниками, достигшими пенсионного возраста, но желающими продолжить работать. В этом случае для начисления пенсии в ПФР необходимо предъявить оригинал документа.

В 2017 году закон РФ позволяет работодателям выдавать сотрудникам их трудовые книжки до дня увольнения, если на то есть серьезные основания. Во всех прочих случаях работнику выдается заверенная копия документа. Ответственность за нарушение данного правила несет ответственное лицо, назначенное .

Для получения трудовой книжки у работодателя работнику следует написать заявление о выдаче в произвольной форме. Образец заявления предлагаем скачать по ссылке в конце статьи.

Заявление передается сотруднику, на которого возложены функции по хранению и заполнению трудовых книжек (кадровый специалист). Если на руки работнику выдается оригинал, то в журнале учета должна быть отражена соответствующая запись. В типовой форме журнала нет графы, в которой можно отразить выдачу до дня увольнения, поэтому ее нужно внести самостоятельно. Скачать бланк и образец заполнения книги учета трудовых книжек можно по ссылке.

Как правильно написать заявление о выдаче трудовой книжки на руки

Заявление пишется работником на компьютере или вручную. Справа вверху нужно указать, на чье имя оно пишется (должность, ФИО, наименование фирмы), далее указывается от кого оно составлено (ФИО заявителя в родительном падеже).

В центре значится название документа — заявление.

В тексте следует написать просьбу выдать трудовую книжку (указать копия нужна или оригинал), а также указать, для чего она необходима и куда будет предъявляться.

При получении своего документ на руки работник должен написать расписку примерно такого содержания: «Трудовая книжка мною получена 28.08.2015. Срок возврата _____________. Обязуюсь вернуть без повреждений и исправлений. подпись, ФИО, дата»

Заявление следует подписать и передать кадровому специалисту. Полученное заявление регистрируется в журнале входящей корреспонденции и получает номер. В случае, если принимается решение выдать оригинал на руки, то пишется указанная выше расписка, в противном случае может быть выдана копия трудовой.

Пример оформления

Заявление на выдачу трудовой книжки на руки образец 2017 — .

В последние годы неоднократно появлялась информация о разработке законопроектов, авторы которых хотели заставить работодателей платить НДФЛ с доходов своих работников не по месту постановки на учет работодателя-налогового агента, а по месту жительства каждого сотрудника. Недавно ФНС высказалась резко против подобных идей.

Заявление о выдаче копии трудовой книжки. Образец

Работодатель при трудоустройстве работника забирает у него трудовую книжку (или заводит в случае трудоустройства впервые). Впоследствии этот документ находится в кадровом подразделении работодателя (при наличии) и в него вносятся соответствующие сведения о трудовой деятельности сотрудника. Необходимость нахождения трудовой книжки у работодателя обусловлена важностью этого документа, а также тем, что его ведение осуществляется исключительно работодателем. В то же время возникают ситуации, когда работнику может потребоваться подтвержденная работодателем информация о его стаже и трудовой деятельности, содержащаяся в трудовой книжке. С целью получения соответствующей информации работнику надлежит направить в адрес работодателя заявление о выдаче копии трудовой книжки. Рассмотрим порядок направления такого заявления и надлежащей реакции на него со стороны работодателя.

Выдача копии трудовой книжки работнику

Трудовая книжка является документом, в который в установленном подзаконными актами порядке заносится информация о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

• Правилах , закрепленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее - Правила);
• Инструкции , закрепленной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее - Инструкция).

При трудоустройстве работник должен отдать трудовую книжку работодателю. В случае, если гражданин такого документа не имел, работодатель обязан завести его для вновь принятого на работу сотрудника.

Этот документ на всем протяжении времени наемного труда ведется работодателем и находится у него на хранении.

Следовательно, в процессе трудовой деятельности работник не имеет доступа к этому документу и лишь расписывается в нем в случаях, предусмотренных законодательством. Этот порядок следует из норм статей 65 , , 84.1 ТК РФ .

Факт увольнения работника связан с обязанностью работодателя осуществить возврат трудовой книжки, заполненной надлежащим образом.

Для получения от своего работодателя заверенной информации о содержании рассматриваемого документа работник должен написать заявление о получении копии трудовой книжки.

Заявления о выдаче копии трудовой книжки

Вывод таков: получить заверенные сведения из трудовой книжки работающий гражданин может только в результате обращения к своему работодателю (или к представителю нанимателя, если гражданин является служащим) с заявлением: «прошу выдать копию трудовой книжки».

И пункт 7 Правил содержат предписание для работодателя о необходимости удовлетворения соответствующей просьбы сотрудника не позднее трех рабочих дней.

Как правило, такая копия изготавливается кадровой службой организации (при наличии).

Согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года, копия подтверждается подписью руководителя (либо иного полномочного лица) и закрепляется печатью. На копии следует указать дату ее изготовления и отразить тот факт, что оригинал документа хранится в организации.

В соответствии с пунктом 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03 марта 2003 года N 65-ст необходимо осуществить подтверждение идентичности копии документа оригиналу (ниже реквизита "Подпись" следует указать "Верно").

Заявление о получении копии трудовой книжки

Гласит о том, что копия трудовой книжки предоставляется в ответ на письменное заявление сотрудника.

Каких-либо других требований к форме и содержанию этого документа законодательство РФ не предъявляет.

Следовательно, заявление составляется произвольно с соблюдением письменной формы.

При наличии в организации соответствующего кадрового подразделения работнику целесообразно спросить у его сотрудников о том, как получить копию трудовой книжки, т.к., возможно, в организации локальными актами установлены свои форма и порядок направления заявления. При этом необходимо учитывать, что такие локальные акты не должны противоречить законодательству РФ.

Порядок направления заявления также может быть различным (лично, через приемную, по факсу, по почте, на адрес электронной почты). Главное, чтобы такой порядок позволял зафиксировать факт направления и его дату.

Важно, что работник не обязан извещать работодателя о цели получения копии рассматриваемого документа. Такая необходимость законодательством не установлена. Следовательно, указывать в заявлении такую цель или не указывать, работник определяет самостоятельно.

Иногда бланк нужно предоставить в ПФР или в банк для оформления кредита. Согласно трудовому законодательству, при книжка передается руководителю, который несет ответственность за ее сохранность. Хранится она в организации до момента увольнения сотрудника. Оригинал выдается только в особых случаях. Поэтому, чаще всего, для предоставления по месту требования оформляется ее .

Как получить заверенную ксерокопию трудовой книжки?

Копия книжки - это ксерокопия всех ее страниц. Для ее получения нужно подать заявление на имя руководителя компании, или обратиться с таким заявлением к кадровику. Согласно п.7 ., выдать копию бланка сотруднику должны не позднее трех дней с момента получения его заявления. Если вас интересует, как выглядит заявление о выдаче копии трудовой книжки, образец представлен ниже:

Но иногда в организацию достаточно предоставить лишь данные, касающиеся отдельных периодов, входящих в стаж. В этом случае оформляется выписка из документа, то есть делается ксерокопия первой страницы с личными данными работника и ксерокопия нужной страницы. Это значит, что информация будет предоставлена выборочно.

Как заверяется документ?

Для оформления дубликата трудовой книжки нужно снять ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

На последней странице необходимо внести запись: “(ФИО сотрудника) работает по настоящее время”.

В случае, если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для его заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

Срок действия заверенной ксерокопии бланка

Заверенная ксерокопия имеет ограниченный срок действия. Например, чаще всего срок действия копии трудовой книжки для банка - месяц после ее оформления. Другие организации, которые могут затребовать документ, всегда предварительно оповещают о сроках действия, которые их устраивают.

В случае, если гражданин сменит работу, копию желательно оформить заново, чтобы в ней была указана актуальная информация. Для этого ее нужно будет взять на новом месте службы.

Работник передает работодателю свою трудовую книжку при приеме на работу и заключении трудового договора в первый рабочий день. Трудовая книжка должна храниться у работодателя в специальных условиях, нужно обеспечить должные условия безопасности.

Назначается ответственное лицо за сохранность — . Как правило, для хранения применяются специальные несгораемые сейфы, которые закрываются от доступа сторонних лиц. Оригинал трудовой книжки выдается только его владельцу при увольнении.

Для всех прочих нужд предоставляется заверенная копия трудовой книжки, как правило, такого варианта документа достаточно для выполнения множества необходимых задач. Однако иногда работнику может понадобиться оригинал его трудовой книжки, в частности, это необходимо в случае подачи документов в ПФР для начисления пенсии.

Если работнику нужен оригинал его трудовой книжки, то требуется в письменно виде сделать запрос в форме заявления на его выдачу. Данное заявление служит основанием для изъятия трудовой книжки из места хранения и временной выдаче владельцу под расписку. Расписка составляется работником непосредственно в момент получения личного документа на руки. Далее специалистом, ответственным за сохранность трудовых книжек, производится запись в книге учета о выдачи оригинала на руки работнику. Расписка при этом вкладывается в место хранения трудовой книжке.

Когда книжка будет возвращена на место, в книгу учета опять будет внесена запись о возврате. Если в книге учета нет граф для отражения указанных данных, то их можно добавить самостоятельно.

Скачать образец заявления о выдаче трудовой книжки на руки можно в статье ниже.

Как написать заявление о выдаче оригинала трудовой книжки работнику

В заявлении нужно обозначить потребность в трудовой книжке. Указывается, что нужен именно оригинал документа. В подтверждение этой просьбы нужно указать причину, например, для представления в ПФР при оформлении пенсии.

В верхней части указывается:

• ФИО и должность лица, которому адресован документ;
• название организации;
• ФИО и должность работника;
• название бумаги и заголовок.

Заявление подписывается работником и передается лицу, ответственному за хранение личных документов сотрудников.

Ниже предлагаем скачать пример оформления заявления.

Скачать образец

Заявление о выдаче трудовой книжки на руки образец — .