Акт о выделении дел. Документы, не подлежащие уничтожению

Документооборот является неотъемлемой стороной деятельности любой организации, вне зависимости от направления, вида бизнеса. И в процессе деятельности со временем накапливается достаточно большой объем документов разной важности. Понятно, что некоторые документы необходимо хранить длительный срок, но есть и документация, которая не подлежит хранению, или срок хранения которой уже вышел. В таком случае документация подлежит уничтожению.

Отбор документов не подлежащих хранению

Отбор документации, подлежащей уничтожению, как правило, проводится ежегодно - в конце каждого года. Многие недооценивают важность такой процедуры, как уничтожение документов, не подлежащих хранению. А между тем, в случае, если речь идет о порче важных отчетов, личных дел, то возможна административная, материальная ответственность. Иногда речь может идти и об уголовной ответственности.

Процесс уничтожения документов не подлежащих хранению

Уничтожение документов, не подлежащих хранению - процесс, структура и этапы которого строго регламентированы российским законодательством. и это необходимо учитывать. Первый этап - это создание экспертной комиссии, которая должна определить ценность каждого документа и выявить среди них те, которые не подлежат хранению и, соответственно, должна быть уничтожены.

Опись на документы

Перед тем, как проводить уничтожение документов, не подлежащих хранению, необходимо, чтобы список этих документов был утвержден руководством компании, в чьем ведении находятся данные документы. В некоторых случаях утверждение проводится вышестоящими организациями. Уничтожение документов, не подлежащих хранению, может быть произведено только в том случае, если список утвержден. При этом после уничтожения документов, не подлежащих хранению, необходимо составить акт.

Самостоятельное уничтожение

Некоторые компании проводят уничтожение документов, не подлежащих хранению, самостоятельно. Тем более, что на первый взгляд, это не так сложно - документы либо сжигаются, либо пропускаются через шредер. Однако, во-первых, далеко не всегда есть возможность сжечь документы, а в случае с уничтожением документации при помощи шредера подойдут только небольшие объемы, а во-вторых, процесс поиска документов, не подлежащих хранению, может занять очень много времени. Не лучше ли потратить это время более эффективно, целесообразно - на развитие приоритетных для компании направлений, в то время, как сопутствующими задачами, такими как уничтожение документов, не подлежащих хранению, займутся профессионалы?

Обращайтесь к профессионалам.

Своевременная грамотная выборка документов, подлежащих уничтожению - сложный процесс, который, однако, способствует оптимизации работы предприятия.Наша компания предоставляет услуги по всем видам архивных работ, в том числе, проводит уничтожение документов, не подлежащих хранению.

Наш опыт

Специалисты нашей компании имеют большой опыт работы в области архивных услуг, способны решить любые задачи по архивной обработке документов. Кроме того, мы имеем постоянный доступ к новым технологиям, знаниям, и любые нововведения в российском законодательстве в отношении архивных работ, документооборота учитываются нами в полной мере. Наши сотрудники произведут комплексное обследование архивного фонда, экспертизу практической и научной ценности документации с полистным просмотром, отберут дела и документы с истекшим сроком хранения, утративших практическое значение.

Акт уничтожения документов не подлежащих хранению

Мы также подготовим акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению, осуществим вывоз и непосредственно уничтожение документов, не подлежащих хранению, в присутствии представителей Клиента.

Акт о выделении документов и дел на уничтожение это документ который формируется по результатам экспертизы ценности документов и соответствующего отбора дел на уничтожение. В общем виде это список разновидностей документов, предполагаемых к уничтожению, с указанием их количества.

В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи. На их основании этих статей, если документ не содержит иных сведений определяется срок хранения документов. В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение.

Нельзя занижать или завышать количество документов по позиции, а так же опускать некоторые позиции, даже если количество документов в них мало – при проверке этот факт легко проявляется. Важно не допускать уничтожения документов, срок хранения которых не истек. Если количество документов не будет соответствовать реальности, может быть сделан вывод о незаконном уничтожении документов, и документы формально будут находится в организации, а это может обернутся серьезными проблемами при запросе. Напомним, что за незаконное уничтожение документов предусмотрена административная и уголовная ответственность.

Важно учитывать, что название позиций не всегда соответствовует названию документов в применяемой к ним статье Перечня документов. Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все. К какой именно статье отнести конкретный документ, должен решать архивариус, проводящий процедуру отбора документов на уничтожение.

Во многих организациях есть однотипные виды документов – такие как, кассовые и банковские документы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, заявления на отпуск и т.д. По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций. На количество позиций влияет и состав документов. Общее количество позиций может достигать сотни и более. Количество позиций, как правило, показывает насколько тщательно и профессионально был произведен отбор документов к уничтожению.

Оформляется в соответствии с приложением N 4 «Основных правил работы архивов организаций» 2002 года. Если в акте на уничтожение указаны дела нескольких подразделений, то название каждого подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Акт на уничтожение утверждается руководителем предприятия – владелицы перечисленных в нем документов. Он в обязательном порядке согласовывается с организации. Если организация входит в зону комплектования какого-либо государственного, муниципального либо ведомственного архива, акт на уничтожения согласовывается с ним.

В заключении акта на уничтожение документов и дел должна быть запись об утверждении описей дел по личному составу организации за все указанные в акте годы. К акту на уничтожение требуется приложить акт о проведенном уничтожении документов, с указанием общего количества документов и их веса. Без завершающего документа акт на уничтожение не действителен, т.к. факт уничтожения не подтвержден.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — процедура, проводящаяся по особым правилам. Из нашего материала вы узнаете о том, какие документы при этом потребуется оформить, для чего нужна экспертная комиссия, каким способом лучше избавиться от бумаг, а также о других нюансах этого процесса.

Накопились документы: как с ними поступить, чтобы не нарушить закон

Наша жизнь тесно связана с огромным количеством бумаг. Даже в обычной квартире можно обнаружить залежи разного рода макулатуры (к примеру, счета на оплату или копии личных документов). В компаниях и учреждениях бумажные завалы образуются в несравнимо больших объемах (распорядительные, административно-хозяйственные, бухгалтерские, кадровые и другие документы).

Обычному гражданину избавиться от ненужных бумаг можно без особых проблем — провести генеральную уборку и выбросить весь ненужный бумажный хлам. Никаких особых процедур при этом соблюдать не потребуется — даже если случайно будет уничтожено что-то ценное, наказания не последует. Правда, в такой ситуации придется потратить время и средства на восстановление утраченного документа.

Совсем иные требования предъявляются к уничтожению документов, образовавшихся в процессе деятельности различных компаний. Избавиться от приказов, распоряжений, кадровых и первичных бухгалтерских документов, а также от множества иных документов без соблюдения особой процедуры не получится. Кроме того, уничтожить документы можно только по истечении законодательно установленных сроков их хранения.

ВАЖНО! Обязанность по сохранению архивных документов (в том числе по личному составу) в течение сроков их хранения возложена на государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждан, занимающихся коммерческой деятельностью, в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

В случае несоблюдения этого закона предусмотрены различные виды ответственности (ст. 27 закона № 125-ФЗ).

Описание процедуры уничтожения — можно ли обойтись одним актом

Какова же процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения?

Для любых документов (неважно, распорядительных, бухгалтерских или кадровых) существует единый порядок их уничтожения. Он заключается в следующем:

• Необходимо проверить, истек ли срок хранения документов, а также наличие документов, потерявших свое практическое значение.
• Экспертная комиссия (ЭК), состав которой утверждается руководителем компании, должна провести экспертизу ценности документов (оформляется протоколом заседания ЭК).
• Составляется акт на уничтожение документов, утверждаемый руководителем предприятия.
• Дела, отраженные в акте, уничтожаются, что оформляется отдельным документом.

Одним актом здесь не обойтись, да и в одиночку избавиться от документов не получится. Не следует преуменьшать в данном случае роль экспертной комиссии. К примеру, если при экспертизе будет выявлено, что в одном деле подшиты документы с истекшим сроком хранения одновременно с бумагами, имеющими постоянные или длительные сроки хранения, то такой комплект документов потребуется расшить и расформировать. Документы, не подлежащие уничтожению к определенной дате, оформляются в самостоятельные дела.

Или другой пример: если экспертиза документов постоянного хранения выявила наличие одновременно оригиналов, копий или их дубликатов (то есть повторяющуюся информацию), то дальнейшему хранению подлежат оригиналы, а остальные документы уничтожаются. Всё это решает экспертная комиссия.

В ее обязанности также входит определение возможности восстановления текста поврежденных документов. К уничтожению могут быть отобраны документы, большая часть текста которых недоступна для прочтения и не подлежит восстановлению. Если возможно восстановление текста, поврежденный документ не уничтожается, а в последующем реставрируется или фотокопируется.

Результаты экспертизы документов должны найти отражение в протоколе ЭК, форма которого законом не регламентирована. А при оформлении акта на уничтожение документов лучше использовать форму, приведенную в приложении № 4 к Основным правилам работы архивов организаций, одобренным решением коллегии Росархива от 06.02.2002.

Как составить акт на уничтожение документов

До того момента, как произойдет уничтожение документов с истекшим сроком хранения, ответственным за их ликвидацию лицам придется изрядно потрудиться. Во-первых, отобранные документы необходимо упорядочить и описать — для этого предназначен акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

В акте не требуется описывать каждое дело — достаточно указать их общее количество и крайние сроки завершения делопроизводства. Например, в акте в отношении приказов по административно-хозяйственной деятельности достаточно привести следующую информацию:

Кроме заполнения табличной части акта, в нём требуется указать и другую важную информацию: итоговые цифры единиц хранения, подлежащих уничтожению, с указанием временного периода дел; отметку о согласовании приведенной в акте информации с экспертной комиссией (в том числе отдельно указываются дата и номер протокола ЭК об утверждении описей дел постоянного хранения). Акт утверждается руководителем фирмы. Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее.

Как не ошибиться с датой акта

Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

• документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
• перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.10.2000, в настоящее время не действует, при уничтожении документов, созданных в период его действия, необходимо руководствоваться теми сроками хранения, которые в нем указаны. Это обусловлено тем, что приказ № 558, которым введен в действие перечень-2010, не имеет обратной силы, то есть не распространяется на ранее возникшие отношения — иное прямо не оговорено в нём самом. А отдельные сроки перечня-2000 и перечня-2010 не совпадают по одним и тем же видам документов.

При конкретизации даты уничтожения документов следует помнить, что в акт на уничтожение разрешено включать те документы, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта. К примеру, дело 2015 года со сроком хранения 5 лет допустимо включить в акт не ранее 2021 года.

Когда оформить акт, если сроки хранения документов неизвестны

В процессе хозяйственной деятельности у организации могут появиться документы, не перечисленные в законодательно определенных перечнях. Рано или поздно вопрос об их уничтожении также возникает.

В любом случае до оформления акта на уничтожение необходимо конкретизировать сроки хранения таких документов. В соответствии с п. 2.2.5 Основных правил работы архивов организаций для определения сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями, ЭК организации вправе обратиться с запросом к специалистам архивного учреждения.

Только после того, как срок хранения будет определен, можно решать дальнейшую судьбу таких документов (уничтожить или продолжать хранить).

Нюансы оформления акта на уничтожение бухгалтерских документов

На особенностях уничтожения бухгалтерских документов необходимо остановиться отдельно. Несмотря на то что сроки их хранения также установлены перечнем-2010 и на них распространяется общая процедура хранения и уничтожения документов в соответствии с законом № 125-ФЗ, существует еще ряд нормативных документов, требования которых необходимо учитывать.

Так, в ст. 23 НК РФ установлено, что налогоплательщик обязан сохранять в течение 4 лет данные бухучета и иные бумаги, необходимые для расчета и уплаты налогов. А ст. 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ устанавливает срок хранения в 5 лет для первичных бухгалтерских документов, учетных регистров, учетной политики, бухотчетности и иных документов, связанных с организацией и ведением бухучета.

Подробнее о том, в течение какого периода необходимо хранить такие документы, как счета-фактуры, читайте в материале «Какой срок хранения счетов-фактур?» .

То есть если учетный регистр, справка или иная бумага каким-либо образом относится к разряду бухгалтерских, оформлять акт на уничтожение ранее истечения 5-летнего срока нельзя. Если это произойдет, ответственность за неправомерное уничтожение будет нести руководитель фирмы.

Однако это еще не все. Сказанное выше относилось к тем компаниям и предприятиям, деятельность которых в течение всего срока их существования была безубыточной. Если же получен убыток и его переносили на последующие периоды, все документы, подтверждающие размер такого убытка, запрещено уничтожать в течение всего срока переноса (ст. 283 НК РФ).

Когда все законодательно установленные сроки хранения истекут, акт на уничтожение оформляется в обычном порядке.

Акт оформлен — как избавиться от макулатуры

Законом не определены конкретные способы уничтожения документов с истекшим сроком хранения. Поскольку на момент составления акта эти документы уже не представляют для компании никакой ценности и, по сути, являются макулатурой, способ избавления от них возможен любой. Например, можно:

• отправить документы на переработку (утилизацию) в специализированную организацию;
• избавиться от ненужных бумаг с помощью специального уничтожителя (офисного шредера, измельчителя бумаги и др.);
• сжечь (однако это может повлечь проблемы с пожарниками).

Первый способ может обернуться для фирмы значительными материальными расходами на оплату услуг по утилизации, а передачу документов придется оформлять приемо-сдаточным актом или накладной с указанием количества дел и их веса. Для обеспечения конфиденциальности потребуется отправить в спецорганизацию своего работника с целью контроля за процедурой уничтожения документов.

Во всех остальных случаях без оформления дополнительных документов также не обойтись — об этом поговорим в следующем разделе.

Оформляем факт уничтожения документов

Акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению» является не единственным документом, который требуется оформить в подобной ситуации. Еще одну бумагу (обычно ее также именуют актом) составляют, чтобы подтвердить сам факт уничтожения утративших практическое значение и устаревших документов. Для этого акта не предусмотрено типовой формы, поэтому он составляется в произвольной форме. При этом важно указать в нем всю необходимую информацию.

Чтобы впоследствии к этому документу не было претензий, в нем нужно отразить следующее:

• наименование документа и название компании, от имени которой он составляется;
• дату оформления акта;
• описание факта уничтожения документов (с указанием объема или количества, а также способа уничтожения);
• подписи с расшифровками Ф. И. О. ответственных лиц.

Документы уничтожены по акту — могут ли наказать руководителя?

Если акт о выделении к уничтожению документов сформирован верно (с соблюдением всей процедуры по организации и проведению экспертизы документов и оформлению результатов работы ЭК), руководитель всё равно может быть привлечен к ответственности в том случае, если документы были уничтожены преждевременно и сроки их хранения не соблюдались.

ВАЖНО! В соответствии со ст. 15.11 КоАП РФ за грубое нарушение сроков хранения учетных документов возможен штраф в размере от 2 000 до 3 000 руб.

Если у юрлица отсутствуют средства на организацию и содержание отдельной архивной службы, но он не хочет быть наказан, ему необходимо назначить ответственных работников, в функции которых будет входить непрерывный контроль за хранением документов и своевременным уничтожением дел с истекшими сроками хранения.

Как составить акт, если уничтожить требуется документы в электронной форме

В соответствии со ст. 5 закона № 125-ФЗ отражение документов в составе архивного фонда не зависит от способа создания и вида носителя.

В п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ указано, что документы и средства, воспроизводящие электронные носители информации, а также проверяющие подлинность ЭЦП, надлежит хранить не менее 5 лет после года, в котором они в последний раз использовались для составления бухгалтерских отчетов.

В настоящее время огромные объемы документации могут храниться в компании в электронном виде, а также на специальных носителях (дисках, флеш-картах и др.). Если ЭК определит отсутствие практической значимости электронных документов и (или) срок их хранения истечет, информация подлежит уничтожению вместе с носителем. При этом могут применяться те же способы уничтожения, что и для бумажных документов (измельчение, сжигание, изменение формы и др.).

Кроме того, могут применяться и специальные способы — стирание или перезапись файлов (абз. 2 разд. 9.9 ГОСТа 15489-1-2007, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст).

Особой процедуры (в том числе по оформлению акта) для этого законом не предусмотрено, поэтому необходимо придерживаться общего порядка, описанного ранее для бумажных документов. При этом не следует забывать о следующем:

• запрещено избавляться от ненужных файлов и документов самовольно и без оформления акта;
• нельзя уничтожать документы, относящиеся к судебному разбирательству (проходящему или предстоящему);
• нельзя игнорировать требование о конфиденциальности информации, содержащейся в уничтожаемых документах и их копиях;
• необходимо ликвидировать все копии документов (включая персональные и резервные), если такие дубликаты разрешены к уничтожению.

Итоги

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит после завершения работы экспертной комиссии с обязательным оформлением акта. Затем в отношении всех отраженных в акте документов проводится процедура физической ликвидации — это действие тоже оформляется отдельным актом.

Способы избавления от документов могут быть различными — законом этот момент не регламентируется. Допустимо сдать их на утилизацию в специализированную компанию, воспользоваться офисным шредером или применить иной способ.

Каждая компания регулярно проводит уничтожение документации с окончившимся сроком годности. Процедура затрагивает самые разные бумаги: от обычной деловой переписки до старых счетов и Неопытные сотрудники часто задаются вопросами касаемо сроков хранения и того, какие именно документы подлежат хранению, а какие должны быть уничтожены.

Следует учитывать, размер фирмы никакой роли не играет, поскольку для всех действуют единые правила.

Основная причина утилизации, если не произошли никакие чрезвычайные ситуации, заключается в истечении срока хранения документа. Этот срок должен наступить к 1 января последующего года.

Помимо этого выделяют следующие обстоятельства:

• Порча документации в результате возгорания или затопления;
• Хищение бумаг;
• Полная или частичная порча вследствие стихийного бедствия (смерч, ураган, обвал, землетрясение, извержение вулкана и т. д.).

Любая из перечисленных причин должна быть официально подтверждена. Так, например, если имеет место правонарушение (незаконное проникновение в офис и воровство документа), в правоохранительных органах нужно получить справку о том, что это на самом деле произошло.

Особо важную документацию необходимо хранить в шкафу с надежным замком или в сейфе. Если эти условия не соблюдены, на руководителя фирмы накладывается административное наказание в виде штрафа. Такие условия распространяются и на документы, испорченные в результате пожара или затопления. Для подтверждения происшествия понадобятся справки из соответствующих ведомств.

Что нужно проверить при составлении акта?

• Приведение полного перечня уничтоженной документации;
• Указание ссылок на нормативно-правовые акты, согласно которым произведено уничтожение;
• Заверка документа лично подписью гендиректора фирмы.

Что говорит законодательство?

Основной документ, сопровождающий процедуру уничтожения – акт о выделении документов к уничтожению. Он представляет собой перечень различных документов, предложенных к ликвидации, с указанием их числа.

Форма акта об уничтожении документов определена «Основными правилами работы архивов организаций» (подтверждено решением Коллегии Федерального архивного агентства от 6 февраля 2002 года).

Также следует обратиться к Постановлению ФКЦБ РФ (Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг) от 16 июля 2003 года №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов АО». Документ определяет следующее:

• В целях гарантированной сохранности документации, акты составляются только после формирования описей дел бессрочного или временного хранения. Описи и акты разбираются Экспертной комиссией и утверждаются руководством организации;
• Дела, внесенные в ратифицированный акт об уничтожении документов, должны быть отделены от других бумаг. Их хранят в специально отведенном для этого месте;
• Акт о выделении документов к уничтожению, равно как и описи, хранится в архиве компании в формируемом деле.

Порядок составления акта

Акт об уничтожении документов не содержит подробное описание каждого наименования. Можно ограничиться указанием общего наименования (приказ, справка и т. д.) и крайними датами (самой ранней и самой поздней в деле).

Итак, акт об уничтожении документации содержит следующие сведения:

• Наименование дела (общее название документа);
• Крайние даты;
• Номер документа по описи или номенклатуре;
• Количество хранящихся экземпляров;
• Период хранения;
• Статьи согласно Перечню.

Внизу таблицы нужно указать, сколько всего папок или дел подлежит утилизации. Далее в документе расписываются члены комиссии (как минимум три человека). В комиссию обычно входят архивариус, начальник кадровой службы и ответственный за документооборот. Сверху ставится подпись руководителя.

Сроки хранения

Акты на утилизацию документов нужно хранить в отдельной папке, сортируя по дате возрастания. Срок хранения таких документов составляет пять лет.

Выводы

Даже если у компании небольшой документооборот, хранение документации годами не имеет смысла, но избавлять разом от них нельзя. Ни один приказ или справка не должны быть утилизированы до проведения ревизионной проверки. Уничтожать можно только то, что не запрещает закон. Годовую налоговую и трогать нельзя, это также касается различных балансов.

Для утилизации лишних бумаг нужно создать экспертную комиссию, члены которой определят, можно уничтожать выбранные документы или нет, а также составят соответствующее разрешение. Акт на уничтожение содержит перечень дел и всегда подтверждается росписью руководителя. Факт утилизации всегда оформляется в виде соответствующего акта.

Больше информации о том, в каком порядке осуществляется уничтожение документов по предприятию, вы можете получить в следующем видео-интервью:

Документы, которые в силу Перечня типовых управленческих документов, а также других законодательных и нормативных актов должны храниться постоянно, подлежат государственному, муниципальному хранению и передаются в архивы в сроки и в соответствии с порядком, установленным положением об Архивном фонде РФ. Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то хранить их она должна самостоятельно.

Документы, отобранные экспертной комиссией организации на постоянное или длительное хранение, описываются. Описи (годовые разделы описей) на документы постоянного хранения составляются в 4 экземплярах, рассматриваются на заседании экспертной комиссии и утверждаются руководителем организации.

Если организация является фондообразователем государственного архива, то составленные и утвержденные в организации описи дел в обязательном порядке направляются на утверждение архивному органу (ЭПК государственного или муниципального архива). Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в государственный или муниципальный архив в качестве контрольного документа, по которому документы будут приниматься на хранение.

Сопроводительная документация для уничтожения документов

Основным документом, в соответствии с которым осуществляется уничтожение документов, является акт о выделении документов к уничтожению. В общем виде это список разновидностей документов, предлагаемых к уничтожению, с указанием их количества (см. Пример 2)

Типовая форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждена решением коллегии Росархива и является приложением 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Дела, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов хранятся в специально отведенном для них месте отдельно от документов с постоянными и временными сроками хранения.

Дела, подлежащие уничтожению, в дальнейшем передаются на утилизацию. Факт уничтожения документов оформляется следующим актом. Он составляется в произвольной форме, при этом обязательно указываются состав комиссии, проводившей утилизацию документов, дата совершения действия, акт подписывается всеми членами комиссии и утверждается руководителем организации, которая занималась уничтожением (см. Пример 3).
Мнение
Свернуть
Наталия Носарева, эксперт в сфере ДОУ и архивного дела, член ГУД:

Членами комиссии, проводящими утилизацию документов, не обязательно должны быть члены ЭК вашей организации. Это особенно актуально в том случае, когда уничтожением документов занимается сторонняя организация. В акте обязательно указывается следующая фраза: «Документы уничтожены (измельчены, сожжены) в нашем присутствии полностью».

Если утилизация документов не проводилась в организации самостоятельно, а документы были переданы на уничтожение сторонней организации, то от нее нужно получить (в этих документах нет необходимости перечислять уничтожаемые документы, как в акте из Примера 2, в них будет достаточно указать количество сдаваемых дел и их общий вес):
- сначала накладную о передаче документов (она оформляется в момент их передачи);
- акт об уничтожении документов, который вы сможете получить позже, после их фактического уничтожения (хотя некоторые организации могут отказаться его вам предоставить, сказав, что хватит и накладной).

Получается, что в результате процедуры уничтожения у вас на руках должно остаться несколько документов:
- акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (см. Пример 2), он оформляется только вашей организацией;
- накладная, подписывается двумя организациями в случае передачи документов «на сторону» для уничтожения;
- акт об уничтожении документов (см. Пример 3) оформляется обязательно той организацией, которая осуществляла этот процесс (т.е. это может быть как ваша, так и сторонняя организация). Если уничтожение проводилось самостоятельно, то акт для себя вы, конечно, оформите. Если документы передавались сторонней организации, то попросить акт стоит, но в случае отказа можно довольствоваться и накладной.

Акты о выделении к уничтожению документов после внесения изменений в учетные документы архива подшиваются в дело «Акты уничтожения документов с истекшими сроками хранения». К каждому из них прилагаются копии протоколов, указанных в акте, и приемо-сдаточная накладная, акт уничтожения документов.