Что включает в себя упд. Универсальный передаточный документ (скачать бланк по форме УПД)

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют , М-15, товарный раздел ТТН), а также:

• учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на налоговый вычет по НДС;
• подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.

Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД - первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Составление и форма УПД

А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:

Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур

Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.

Отражение УПД у продавца

Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.

Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.

День составления УПД совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД:

• в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
• в день передачи имущественного права;
• в день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
• в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.

Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:

День составления УПД не совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):

• передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
• передачи имущественного права;
• оказания услуг;
• сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:

Отражение УПД у покупателя

Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:

Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете

Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».

Налог на прибыль у продавца

Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).

С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.

Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Внимание

УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.

Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:

• дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
• дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
• дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и

Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.

Налог на прибыль у покупателя

Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.

Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.

Для облегчения ведения бухучета и сокращения количества документации ФНС (налоговая служба) разработала УПД. Мы рассмотрим, что такое УПД (универсальный передаточный документ), в каких случаях он применяется, как внести в него исправления. Также изучим, как заполнять бланк правильно.

Причины разработки УПД

Счет-фактура и любой из документов первички (к примеру, накладная) включают одинаковые данные, поэтому они дублируются. Решено было создать новый документ, чтобы сократить временные рамки, необходимые для поиска и обработки информации. Но возможность сделать новую форму появилась только 2013 году, поскольку ранее законодательство обязывало применять однотипные бланки первички.

Новый закон “О бухучете” № 402-ФЗ вышел в декабре 2011 года. Для обсуждения форумчанам сообщества для бухгалтеров на сайте ФНС РФ был выложен проект будущего документа. Изначально его наименование звучало как единый отгрузочный документ, затем оно было откорректировано. Поэтому расшифровка УПД в бухгалтерии стала звучать как универсальный передаточный документ.

Для создания бланка Федеральная налоговая служба привлекла специалистов, которые ранее разрабатывали приложения “1С”. В конце октября 2013 года окончательный вариант был опубликован на официальном портале ФНС. С того времени его разрешалось использовать. Дополнительно сотрудники налоговой приложили письмо, в котором разъяснялось, для каких операций применяется УПД, как делается оформление универсального передаточного документа и заполняются его отдельные графы.

Для чего нужен документ

Универсальный передаточный документ - это альтернативная форма, объединившая накладную на товар или акт выполненных работ и счет-фактуру. На его основе ведется бухучет, списываются затраты по налогу, заявляется вычет по НДС. Документ собрал в себе все функции отведенные первичке, необходимые для учета по бухгалтерии и в ФНС.

В налоговом законодательстве прописаны следующие положения по определению вычетов по НДС. Для этого необходимы:

Счет-фактура. На его основании покупатель принимает имущественные права на услуги, товары. Согласно документу и определяются суммы налога.

Первичные документы. Они становятся основанием для выплат по НДС после принятия на учет услуг и товаров.

При исчислении налога на прибыль первичка играет такую роль:

Расходы подтверждаются только при наличии документации, оформленной по законодательству Российской Федерации. То есть, УПД отлично подойдет для этой цели.

Данные при ведении налогового учета также подтверждаются наличием первичной документации учета.

УПД имеет функции, которые позволяют использовать его для всех видов отчетности.

Согласно законодательству в первичной документации обязательно должны быть указаны следующие реквизиты:

название документа;

число, месяц, год, когда был оформлен документ;

полное название организации или паспортные данные индивидуального предпринимателя, который принимал участие в оформлении документации;

наименование продукции или услуг;

размеры или стоимость полученной продукции и услуг;

должность ответственного за сделку лица;

ФИО, подпись и другие реквизиты лиц, ответственных за сделку и оформление документации.

Формы первички должны быть утверждены дирекцией компании. Допускается составление документации на бумаге и в электронном виде. На виртуальной документации ставится электронная подпись.

Использование УПД

УПД может заменить традиционный счет-фактуру или происходит их совместное использование. Основой для создания универсального передаточного документа послужил именно счет-фактура, в который были добавлены дополнительные графы, обозначенные в законодательстве.

Когда выставляется УПД:

при приеме/передаче продукции;

при отгрузке продукции посредником;

при оказании разного рода услуг;

при передаче имущественных прав или итогов выполненных работ.

Мы выяснили, для чего нужен УПД (универсальный передаточный документ), но возникает вопрос: обязательно ли его применение? Законодательство гласит, что можно пользоваться и другими формами, информацию о которых можно найти в статье 9 Закона №402-ФЗ . УПД был создан лишь для упрощения работы бухгалтеров и уменьшения документооборота.

Какие реквизиты включены в документ

Большую часть документа занимает счет-фактура, который внесен в УПД в неизменном виде. Он обведен жирной линией. Также в документе есть обязательные реквизиты УПД, которые указаны в Законе №402-ФЗ:

Точное название документа (универсальный передаточный документ).

Дата, когда был составлен документ (число, месяц, год). Эта дата должна совпадать с датой составления счет-фактуры.

В поле 14, а также 19 прописывается наименование экономического субъекта, который составил документацию.

Указание фактов хозяйственной жизни (сведения об отгрузке, передаче товара, оказании услуг, выполнении работ).

Стоимость товаров и услуг или указание величины (объема). Обязательно указываются единицы измерения.

Должность лица, которое несет ответственность за совершение и оформление сделки. Графы 10 и 13 заполняет продавец, а 15 и 18 - покупатель.

Подписи ответственных за сделку лиц. Указываются их фамилии и инициалы.

Кто расписывается в УПД (ответственный за правильность оформления факта)?

Со стороны продавца это будет лицо, ответственное за ведение документации. Оно ставит подпись в пункте 13. А в строке 10 расписывается лицо, отгрузившее товар (водитель, экспедитор, грузчик и т. д.) Со стороны покупателя подписи ставятся подобным образом: в 18 строке расписывается оно или несколько лиц, ответственных за проведение сделки, а в графе 15 ставит подпись непосредственно сам покупатель или лицо, у которого есть полномочия это делать. Тех, у кого есть право ставить подпись, руководитель предприятия определяет заранее.

Статус 1 и 2 в УПД

В УПД есть графа “Статус”. В значении можно поставить цифру 1 или 2. Рассмотрим, чем отличаются УПД со статусом 1 и 2. Важно запомнить значения, чтобы в дальнейшем не путаться при оформлении документации.

УПД статус 1 - это документ, используемый одновременно как первичка и счет-фактура. То есть он служит основанием для удержания НДС и дополнительно не нужно создавать счет-фактуру.

Что означает УПД статус 2? Это значит, что документ может быть применен только в качестве первичной документации. Такой документ удобен в использовании лицам, которые применяют упрощенную форму налогообложения. Поскольку он не обязывает “упрощенца” платить НДС при поступлении УПД. Кроме этого УПД со статусом 2 применяется при отгрузке товаров посредникам.

Когда документ применяется со статусом 2, то следующие поля можно не заполнять:

сумма акциза;

налоговая ставка;

штрих-код страны, из которой прибыл товар;

к платежно-расчетному документу (№... от…);

страну происхождения товара;

№ таможенной декларации.

У универсального передаточного документа со статусами 1 и 2 имеются значительные отличия при использовании, поэтому важно не перепутать значения при заполнении реквизитов. Если случайно была допущена ошибка: вместо статуса 1 был указан 2, но реквизиты заполнены как для первого статуса, то можно внести исправление непосредственно на бланке. Для этого одна цифра зачеркивается, пишется другая. Исправление заверяется подписью лица, ответственного за правильность составления документации.

Если в УПД со статусом 2 были допущены ошибки при заполнении, то их тоже можно исправить. Правда, законодательство по бухгалтерскому учету не дает четких рекомендаций на этот счет. Указывается только, что рядом с исправлением ставят фамилию и подпись сотрудники, ответственные за правильное заполнение документации. Но можно просто распечатать новый документ с правильными данными.

В документе со статусом 1 от руки править нельзя. Обязательно выставляется новый откорректированный документ, а в поле 1а прописывается номер и дата, когда были внесены исправления.

Номер универсального передаточного документа

Как присвоить номер УПД? При присвоении номера УПД следует обращать внимание на его статус. Присвоение номера счету-фактуре регламентировано налоговым законодательством РФ. При его выставлении нужно обязательно вписать в первой строке номер счета-фактуры, который присваивается в порядке хронологии. Законом также определен принцип нумерации документации подразделениями предприятия.

Если УПД используется только в качестве первички, то номер ему присваивать не обязательно. Можно сделать выводы, что:

если УПД со статусом 1, номер его зависит от номера предыдущего счета-фактуры, то есть он будет следующий по порядку;

если документ имеет статус 2, то номер ему можно присвоить таким же способом, как это делается на предприятии для накладных или актов проведения работ.

Заполнение даты

В универсальном передаточном документе есть три поля для заполнения даты. Поэтому возникает вопрос: как заполнить дату УПД и что вписывать в каждую строку? В строке под номером 1 вписывается дата, когда был составлен документ. В строку под номером 11 нужно вписать дату, когда произошел факт хозяйственной жизни (была отгружена продукция, начата передача имущественных прав и др.) В строке 16 надо вписать дату получения товаров или услуг, приемки работ, которые были выполнены ранее.

Согласно законодательству дата оставления УПД увязывается с возникновением у покупателя прав на вычет. Правила составления счетов-фактур гласят:

нельзя выставлять счет-фактура позднее, чем через пять суток после оказания услуг, отгрузки продукции и др.;

если документ был составлен до отгрузки, то он не имеет никакой силы и не может считаться основанием для вычета;

если определяется налоговая база НДС по факту сдачи произведенных работ, то это будет дата подписания акта заказчиком.

В третьей части статьи 9 Федерального Закона №402 указано, что УПД составляется в тот момент, когда совершается факт хозяйственной жизни. Но если этого сделать нельзя, то он может быть составлен и после завершения отгрузки продукции или окончания работ. Поэтому даты в документе могут быть проставлены следующим образом:

все операции могут быть произведены в один день, поэтому даты в строках 1, 11 и 16 будут одни те же;

дата составления документации и отгрузки продукции может быть одна и та же, а приемка товара или работ может проходить на несколько дней позже, то есть в строке 16 будет другая дата.

Для отгрузки товаров дату для определения налоговой базы нужно смотреть в строках 1 и 11, но если речь идет о завершении работ, то определяющей будет дата, поставленная в строке 16. Когда УПД вступил в силу, все эти моменты были отражены в налоговом законодательстве.

Если не было возможности составить УПД до окончания совершения факта хозяйственной жизни, то для определения налоговой базы берется дата, вписанная в поле под номером 11 (для работ - в поле 16). Но покупатель может вполне заявить вычет по НДС согласно даты в строке 16, поскольку именно в этот период он получил товар или принял акт о завершении работ.

Подписи в УПД

Рассмотрим, кто должен расписываться в УПД, в каких строках ставятся подписи уполномоченных лиц.

Поля, где должен расписаться руководитель или главбух всегда нужно заполнять. Даже для документов со статусом 2 исключения не делаются.

В поле по номером 10 ставятся ФИО и подпись, а также должность лица, которое отгрузило продукцию или в его компетенции находится подписание актов по факту свершившихся работ или оказанных услуг. Это лицо может быть одновременно уполномоченным подписывать счет-фактуру, поэтому далее оно может просто писать должность и ФИО, не ставя подписи.

В поле под номером 13 указываются реквизиты должностного лица (со стороны продавца), которое является ответственным за оформление документации, подтверждающей факт хозяйственной жизни. Если в строках 10 и 13 указывается один и тот же человек, то второй раз ему можно не расписываться.

В поле под номером 15 свои инициалы, фамилию, должность проставляет лицо, которое получило товар или имеет право подписывать акты завершения работ (оказания услуг).

В поле под номером 18 расписывается человек, ответственный за оформление документации со стороны покупателя. Также он вписывает свои инициалы и должность. Повторно он может не расписываться, если сам принимал товар.

В 2013 году законодательством были ужесточены требования к первичке. Согласно поправке к № 402-ФЗ нельзя принимать к бухгалтерскому учету документацию, в которой отражены фальшивые или не свершив

Нужно ли ставить печать на УПД

Печать на УПД ставить не нужно. В 2002 году ее исключили из обязательных реквизитов для счета-фактуры. Для первичики изначально печати не были предусмотрены. Поэтому ее отсутствие никак не повлияет на вычет НДС или подтверждение расходов.

Но если печать обеих сторон (продавца и покупателя) все-таки будет стоять на документе, то нет необходимости в заполнении полей номер 14 и 19. В строке 14 вписываются сведения об экономическом субъекте, который составил документ (продавец, исполнитель, агент, бухгалтер). В строке 19 вписываются аналогичные данные, но со стороны покупателя.

Поля необязательные для заполнения

В УПД много дополнительных полей, которые можно не заполнять, но в некоторых случаях их заполнение оказывается полезным для продавца и покупателя. К их числу относят:

Номер п/п (поле А). Номер по порядку ставится в таблице исключительно для удобства при ее заполнении.

Код товара/услуг (поле Б). Заполняется, если товар поставляется в другую страну, или при использовании льготных тарифов. Где взять код товара, работ, услуг в УПД? Посмотреть его можно в единой Товарной номенклатуре внешнеэкономической деятельности ЕАЭС.

Поле 8. В нем указываются номера договоров и соглашений о сотрудничестве сторон. Это помогает узнать условия сделки прямо из первички.

Поле 9. В него вписываются параметры груза, особые указания экспедитору, реквизиты транспортных накладных, но это делается не на каждом предприятии.

Поле 12. Сюда вносится дополнительные сведения о товаре (номера паспортов или сертификатов), также в это графу можно внести особую информацию, касающиеся проведения сделки.

Поле 17. Оно предназначено для вписания претензий или сведений о документах, которые оформил покупатель (получатель услуги).

Заполнение УПД в 1С

Универсальный передаточный документ, заменяющий акт приемки-передачи, счет-фактуру и первичку, пользователи 1С также формировать непосредственно в программе.

Как выписать УПД в 1С 8.3:

Заходим в меню продаж, затем переходим в раздел реализации (накладные, акты).

Вводим номер документа реализации.

Выбираем выписать счет-фактуру и жмем на кнопку “Провести”.

Нажимаем на надпись “Печать” и выбираем УПД.

Распечатать универсальный передаточный документ можно только со статусом 1. Программа самостоятельно заполнит большинство полей, но некоторые данные придется вписывать самостоятельно, включив режим редактирования.

Если случайно в УПД была допущена ошибка, то нужно сделать корректировку реализации на основании документа. Операция: исправление в первичке. Сначала вносятся корректировки, затем счет-фактуру регистрируется на исправление. Потом выбирается форма для печати, где нужно нажать на исправленную версию.

Хранение и регистрация документации

Бухгалтера предприятий задаются вопросом, где хранить УПД? Нужно ли их положить в папку со счетами-фактурами, или с первичкой? Специалисты считают, что лучше складывать УПД отдельно от остальной документации. Это будет удобно, особенно если компания недавно перешла на использование универсальных передаточных документов. В отдельной папке нужный УПД можно будет быстрее найти при проверках.

Продавец регистрирует УПД в журнале учета, где записываются выставленные и полученные счета-фактуры. Его номер записывается в части 1.

Покупатель вписывает УПД в части 2 журнала учета.

Преимущества и недостатки использования УПД

Мы выяснили, в каком случае оформляется счет-фактура как унифицированный единый с товарной накладной документ, как правильно заполнять форму, какие поля можно пропустить. Теперь рассмотрим плюсы и минусы применения УПД.

Преимущества:

Существенно сокращается документооборот, вследствие использования только одного бланка вместо нескольких.

Одна и та же форма применяется сразу для отгрузки продукции, оказания услуг, проведения работ. Это позволяет избежать путаницы с бланками.

При разработке УПД из него были исключены лишние реквизиты, которые сложно заполнять (например, ОКПО, номера банковских счетов и др.)

Бланк легко заполнять, некоторые поля дублируются, поэтому большинство из них можно оставлять пустыми.

Данные в первичной документации и счете-фактуре будут совпадать, поскольку оформление идет на одном бланке. Поэтому у налоговой инспекции не возникнет никаких претензий.

Несмотря на обилие преимуществ, есть и некоторые минусы:

По электронной почте УПД пока передать нельзя, поскольку электронная версия находится в разработке.

Не предусмотрена замена транспортной накладной универсальным передаточным документом, поэтому ее тоже придется напечатать.

Полей для заполнения больше, чем в простой первичке, поэтому можно запутаться, где ставить подписи, куда вписывать фамилии продавца и покупателя, а также ответственных лиц.

На некоторых предприятиях форма введена недавно, поэтому надо контролировать правильность заполнения реквизитов.

Если в УПД были допущены серьезные неточности, то возникнут проблемы с налоговой службой.

Напрашивается вывод, что если научится правильно заполнять поля и не допускать ошибок, то можно существенно уменьшить объем документации. Отчетность в этом случае будет составляться быстрее. Чтобы избежать вопросов: что такое код товара в УПД, сколько ставить подписей, какие даты вносятся в документ, нужно внимательно прочесть нашу статью.

Сегодня универсальными передаточными документами (УПД) пользуются уже многие налогоплательщики. Однако есть бухгалтеры, которые не доверяют новым формам и предпочитают действовать «по старинке». Что такое УПД? Когда его следует использовать? На эти и на некоторые другие вопросы мы ответим в нашей статье.

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ – это детище реформы налогового администрирования.

Так, чиновники ФНС России разработали документ налогового учета, который одновременно подтверждает:

· вычеты по НДС;

· расходы в целях исчисления налога на прибыль (единого налога при использовании УСН, ЕСХН).

Налоговой службой было выпущено специальное письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 . Этим документом опубликованы:

· форма универсального передаточного документа;

· разъяснения о сфере применения УПД;

Обратите внимание: форма универсального передаточного документа (УПД) имеет рекомендательный характер. Налогоплательщик не несет ответственности за ее неприменение в хозяйственной деятельности. Таким образом, организации могут использовать другие формы документов и счетов-фактур, в том числе и параллельно с УПД (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402).

Введение УПД связано, в частности, со вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , который позволил объединить в одной форме первичный документ и счет-фактуру. Причем создавался УПД на «базе» именно счета-фактуры.

Когда можно использовать УПД

Так, например, письмо содержит, в том числе, перечень хозяйственных операций, при которых может использоваться указанная форма:

· отгрузка любого имущества (за исключением объектов недвижимости) без транспортировки и с передачей покупателю или его доверенному лицу;

· отгрузка товаров с транспортировкой и последующей передачей (в т.ч. другому перевозчику);

· передача имущественных прав и результатов выполненных работ;

· оказание услуг;

· передача товаров между участниками договоров комиссии и агентских договоров.

УПД может использоваться по различным основаниям. Так, компания должна присвоить передаточному документу определенный статус:

· «1» — УПД является счетом-фактурой и передаточным документом (актом);

· «2» — УПД – только передаточный документ (акт).

Имейте в виду: если УПД используется организацией исключительно в качестве «первички», то в нем можно не заполнять те реквизиты, которые обязательны исключительно для счетов-фактур.

Интересно также, что налогоплательщики при необходимости имеют право добавлять в форму УПД дополнительные реквизиты (см., например, письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Исправляем ошибки

В практике бухгалтерии ошибки в документах – к сожалению, не редкость.

Возникает вопрос – как исправить «технические» ошибки в УПД (например, опечатки в наименованиях, ИНН, адресах и реквизитах)?

Здесь следует руководствоваться следующими нормами:

В частности, указанные положения предписывают зачеркнуть одной чертой неправильный текст или суммы и надписать над зачеркнутыми значениями исправленный вариант. Устранение ошибки обозначается надписью «Исправлено» с указанием даты исправления и заверением подписями соответствующих лиц. Альтернативный вариант: составление нового, правильного экземпляра УПД. Документ должен иметь тот же номер, но содержать корректную информацию. Второй подход следует применять в том случае, когда ошибки были допущены в «фактурной» части УПД.

Обратите внимание: при получении покупателем некорректного УПД типа «первичка + счет-фактура», расходы можно признать на фактическую дату осуществления сделки. А вот вычетом по НДС получится воспользоваться только в том периоде, когда был получен исправленный документ.

Электронные УПД

Документы в электронном виде могут выступать полноценной альтернативой своим бумажным аналогам. Однако для этого должно быть достигнуто взаимное согласие между сторонами хозяйственных отношений, а также обеспечено соответствующее техническое обеспечение электронного документооборота.

Возможность использования электронного УПД для подтверждения налоговых расходов подтверждает и ФНС России в письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984 .

При этом универсальный передаточный документ должен, в частности, отвечать требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» .

Интересно, что налоговые расходы можно подтвердить электронным УПД свободного формата (т.е. такого, который не утвержден специальными нормативно-правовыми актами) – письмо ФНС России от 30 мая 2014 г. № ГД-4-3/10380 .

Если УПД используется и в качестве замены счета-фактуры, то при обмене электронными документами налогоплательщики следует пользоваться установленными ФНС форматами и порядком, утвержденным Минфином России (п. 1 ст. 169 НК РФ).

А так как электронный формат УПД до сих пор не разработан, те налогоплательщики, которые наладили между собой электронный документооборот, при запросах от налоговиков должны направлять в инспекции УПД на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Данный порядок Минфин России приводит, например, в своем письме от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 .

Резюме:

1. Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, подтверждающий данные налогового учета сразу по двум платежам: налогу на прибыль (единый налог по УСН, ЕСХН) и по НДС.
2. Применение универсального передаточного документа носит добровольный характер.
3. УПД может использоваться одновременно как первичный документ и счет-фактура. Или просто как первичный документ.
4. Порядок внесения исправлений в УПД аналогичен корректировкам в «первичку» и счета-фактуры.
5. В хозяйственной практике допускается применение электронных УПД. При этом следует иметь в виду ряд нюансов.

Порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы. Напротив, в ст. 169 НК РФ явно сказано, что основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура. Как же быть бухгалтеру? Есть ли риск при использовании в работе УПД? Попробуем разобраться в этих вопросах, определим плюсы и минусы использования универсального документа.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12 : основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц. В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15 , акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Подробные условия применения, порядок заполнения и отражения УПД в книге покупок и продаж содержатся в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ . Рассмотрим основные нюансы применения универсальных докуметов.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963 . О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664 .

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Статус УПД

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

• строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза»;
• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Дополнительные реквизиты УПД

Форма УПД носит рекомендательный характер и не обязательна к применению. Налогоплательщик имеет право вносить дополнительные реквизиты в документ (п. 3 письма ФНС России от 24.01.14 № ЕД-4-15/1121@).

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее - в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137 .

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

• снижение расходов на бумагу;
• единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12 , ОС-1 , М-15);

• экономию времени на оформление документов;
• сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Как исправить ошибки в УПД, подскажет Норматива.

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной

Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11. В 2019 году в документе опять изменения.

Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

С 1 января 2019 года в УПД надо указывать ставку НДС 20%. Ее нужно вписывать в графу 7 «Налоговая ставка» в табличной части документа.

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Изменения в УПД с 1 июля 2017 года

Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.

Подробнее о заполнении строки 8

Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.

Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года

Внимание!

С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:

Скачать новый образец УПД с 01.10.2017

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Уникальные идентификаторы присваиваются госконтрактам по оборонному заказу (ст. 6.1 Федерального закона от 29.12.2012 № 275-ФЗ «О государственном оборонном заказе»), а также контрактам, которые финансируются за счет бюджетных источников (ст. 5 Закона «О федеральном бюджете на 2017 г и на плановый период 2018 и 2019 гг, постановление Правительства Российской Федерации от 30.12.2016 № 1552).

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

• 1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
• 2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Подраздел со счетом-фактурой

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.

Табличная часть

А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

УПД со статусом 2

Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны продавца:

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

• В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).

О выставлении одного счета-фактуры на всю отгрузку см. письмо ФНС №ЕД-4-15/17910 от 23.09.2016.

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.