Документооборот в торговле. Коммерческие документы Бланки документов для организации торговли

Для оформления продажи товаров по предварительным заказам с доставкой (или без доставки) по указанному адресу на конкретные дату и время применяется бланк заказа (ф. N ТОРГ-26). Он составляется в двух экземплярах: один остается в организации для исполнения заказа, другой с отметкой об оплате передается покупателю. В то же время при оплате товаров покупателем в безналичной форме или продаже товаров в кредит (за исключением оплаты с использованием банковских платежных карт) продавец обязан подтвердить передачу товара путем составления накладной или акта сдачи-приемки товара. Мы рассмотрели, конечно же, не все формы по учету торговых операций - на практике их больше.

Документооборот в торговле

Накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары Накладная на внутреннее перемещение применяется для учета движения товарно-материальных ценностей (товара, тары) внутри организации, между структурными подразделениям или материально ответственными лицами. Заполненный документ подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя подразделений и сдают в бухгалтерию для учета движения товарно-материальных ценностей.
Бланк формы ТОРГ-13. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-15. Акт о порче, бое, ломе, товарно-материальных ценностей Акт применяется для оформления возникающего по тем или иным причинам боя, порчи, лома товарно-материальных ценностей, подлежащих уценке или списанию.

Первичные документы по учету торговых операций

Внимание

Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-18. Журнал учета движения товаров на складе Журнал применяется для учета движения и остатков товаров и тары на складе (в кладовой). При автоматизированной обработке данных документов средствами вычислительной техники возможен вариант применения предложенной формы в виде отдельной ведомости на бумажных и машинных носителях информации.

Важно

Записи в журнал производятся на основании приходно-расходных документов или накопительных ведомостей по учету отпуска товаров и тары за день. Бланк формы ТОРГ-18. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-29.

Товарный отчет Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации.

Общие формы первичных учетных документов по учету торговых операций

Федерального закона от 21.11.96 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон «О бухучете») должны оформляться первичными учетными документами. Порядок и сроки приема товаров по количеству, качеству и комплектности регулируются действующими техническими условиями, условиями поставки, договорами купли-продажи и инструкциями о порядке приемки товаров народного потребления по количеству, качеству и комплектности.

Документальное оформление поступления, хранения и реализации товаров осуществляется в соответствии с требованиями Методических рекомендаций по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденными письмом Роскомторга от 10.07.96 г. № 1-794/32-5. Основанием для отражения операций в торговле являются унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 г.
№ 132.

Учет торговых операций: первичные документы в торговле

Составляется в трех экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно-материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-15. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-16.
Акт о списании товара Акт применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Составляется в трех экземплярах и подписывается членами комиссии, уполномоченной на это руководителем организации.
Первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно — материальных ценностей, второй экземпляр остается в подразделении, третий — у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-16.

Первичные документы по учету товаров

Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей Акты по форме № ТОРГ-2 применяются для оформления приемки товарно — материальных ценностей, имеющих количественные и качественные расхождения по сравнению с данными сопроводительных документов поставщика. Акты являются юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Бланк формы ТОРГ-2. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-10. Спецификация Спецификация по форме № ТОРГ-10 применяется в том случае, когда отфактурованная партия товара упаковывается в ящики, бочки и т.п тару.

Инфо

Спецификация выписывается в двух экземплярах материально ответственным лицом склада (кладовой). Один экземпляр прилагается к счету-фактуре, направляемому покупателю товара, второй — передается в бухгалтерию организации.

Бланк формы ТОРГ-10. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-13.

В зависимости от характера операции, технологии обработки учетной информации и прочих причин в первичные учетные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Также допускается изменение внешнего вида формы (расширение и сужение строк, граф, включение дополнительных строк, вкладных листов и т.п.).

Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководителя организации. При этом не следует забывать, что удаление отдельных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается. Перечень общих унифицированных форм для учета торговых операций представлен (здесь). Каждая организация должна определить круг лиц, которые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документальное оформление операций в торговле

Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными документами, на основании которых составляется отчет, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-29. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-30.

Отчет по таре Отчет по таре применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации. Составляется в двух экземплярах: первый экземпляр отчета с приложенными товарными документами, передается в бухгалтерию, второй экземпляр остается у материально ответственного лица. Бланк формы ТОРГ-30. Инструкция по заполнению Бланк формы ТОРГ-31. Сопроводительный реестр сдачи документов Сопроводительный реестр применяется для регистрации приходных и расходных документов.

2.3.3. первичные документы по учету товаров

Уничтожить документы по истечении установленных сроков можно только при условии, что за указанный период проведена инвентаризация. Если период, который охватывают документы, не обревизован, то уничтожить их нельзя. Контрольные кассовые ленты, книги кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных расчетов с населением, должны храниться в течение сроков, установленных для хранения первичных учетных документов, но не менее 5 лет (Постановление Правительства РФ от 7 августа 1998 г. № 904). Лицевые счета работников организации хранятся 75 лет.

Годовые бухгалтерские отчеты и балансы, передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет. Также 10 лет должны храниться коллективные договоры.

Бланки форм документов по учету товаров

Накладная выписывается в двух экземплярах: первый остается в организации, продающей товары, второй передается покупателю и служит основанием для оприходования товаров. Если организация выступает в роли продавца, реализацию товара подтверждает ее собственная накладная, если в роли покупателя - накладная продавца.

Таким образом, накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом. Она содержит все данные, позволяющие идентифицировать товар для целей бухгалтерского и налогового учета. Логичен вопрос: когда нужен акт о приемке (ф. N ТОРГ-1) Без него не обойтись в случае неотфактурованных поставок, когда товары приходится принимать без сопровождающей «первички» поставщика. Другая ситуация, когда документов поставщика будет недостаточно и организации может понадобиться акт о приемке (ф.

Первичные документы в торговле

N ТОРГ-1), - приемка товара, имеющего отклонения по количеству, качеству и массе, заявленных в документах поставщика. В акте о приемке указываются в соответствии с документами поставщика фактическое наличие товара и его количество, а также отклонения по количеству, массе и стоимости.

Отразив в этом акте все сведения о выявленных недостатках, покупатель может документально обосновать свои претензии поставщику. ф. N ТОРГ-1 на практике не так широко применяется. Но исключать этот акт из документооборота торговой организации все же не стоит - данная форма универсальна и может использоваться для приемки товаров как в штатных, так и во внештатных ситуациях. Продажа товара. Для оформления этой операции чаще всего используется товарная накладная (ф. N ТОРГ-12).

— это особая деятельность людей, связанная с осуществлением актов купли-продажи и представляющая собой совокупность специфических технологических и хозяйственных операций, направленных на обслуживание процесса обмена.

Общественное разделение труда и выделение торгового капитала из общего промышленного капитала выделило торговлю в отдельную самостоятельную отрасль хозяйства и экономики.

Основные функции торговли :

• реализация произведенной (товаров). Выполнение этой функции создает экономическую предпосылку для воспроизводства совокупного общественного продукта и связывает производство с потреблением;
• доведение предметов потребления до потребителей. Именно за счет торговли происходит пространственное перемещение товаров от производителей к потребителям, причем в торговле продолжаются процессы производства в сфере обращения (а именно — транспортировка, хранение);
• поддержание баланса между предложением и спросом. Одновременно торговля активно воздействует на производство в вопросах объема и ассортимента производимых товаров;
• сокращение в сфере потребления (затраты покупателей на приобретение товаров) путем совершенствования технологии продаж, информационных услуг и т.п.;
• функции, связанные с внедрением маркетинга, а именно: рыночные исследования, определение цены, создание служб сервиса, разработка товара и т.п.

Третья группа документов - коммерческие документы - это документы, которые дают стоимостную, количественную и качественную характеристики товара. Эти документы оформляет на своем бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

Стоимостная характеристика товара подается в счете и в проформе "счета.

Коммерческий счет является основным расчетным документом. Он содержит требование к покупателю об уплате указанной в нем суммы платежа за поставленный товар.

В счете указываются: цена за единицу товара и общая сумма счета или платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета, название банка, где должен быть осуществлен платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях "СИФ").

Счета конечно выписываются в большом количестве экземпляров (до 25), что связано с выполнением счетами различных функций. Счет необходимый для подачи таким учреждениям:

Банка для получения с покуп эта платежа;

Страховому обществу - для расчета страховой премии при страховании груза;

Валютным органам стран импортера при наличии валютных ограничений - для получения импортером иностранной валюты;

Таможенным органам - для расчета пошлин;

Торговой палате или другой организации - для выдачи сертификата о происхождении товара;

Правительственным органам - для получения экспортно-импортных лицензий;

Транспортно-экспедиторской фирме, принимающей груз к перевозке, или железной дороги - для оформления железнодорожной накладной (поскольку железная дорога отвечает за сохранность грузов);

Статистическим органам - для ведения внешне шньоторговои статистики. Счета можно подразделить в зависимости от выполняемых ими функций на следующие виды:

Счет-фактура;

Счет-спецификация;

Предварительный счет;

Проформа-счет.

Счет-фактура выписывается, как правило, после окончательной приемки товара покупателем. Кроме своего основного назначения как документа, указывающего сумму платежа за товар, счет-фактура может быть использован как накладная, направляется вместе с товаром. По требованию таможенных органов во многих странах счет-фактура выписывается на установленных бланках, и такие счета одновременно является сертификатами о прохождении товара или сочетаются с ним.

Счет-спецификация - объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем, как правило, отмечается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Выписывается в тех случаях, когда партия содержит разные по ассортименту товары. Иногда называется специфицирован счет.

Предыдущий счет выписывается в тех случаях, когда приемка товара происходит в стране или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате. После приемки товара или поставки всей партии продавец выписывает счет-фактуру, по которому осуществляется окончательный расчет.

Проформа-счет - это документ, который, как и счет, содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчетным документом, так как не содержит требования об оплате указанной в нем суммы. Не выполняя главной функции счета как платежного документа, проформа-счет вместе с тем выполняет остальные функции счета. Если проформа-счет содержит указания о цене каждого вида или сорта товара, его называют специфицированных проформой -счета. Проформа-счет может быть выписан на отгруженный, но еще не проданный товар и наоборот. Чаще всего проформа-счет выписывается при поставках товаров на консигнацию, выставки, ярмарки и аукционы. В проформе-счета, который направляется консигнатору, могут быть указаны сумма, которую владелец товара (консигнант) намерен получить, и расходы, которые он имел при отправке товара. Проформа-счет может быть также сметой, с помощью которого импортер может ознакомиться с основными данными о товаре, который он желает купить, и с порядком расчетов, а также определить размер расходов.

Количественная характеристика товара подается в спецификации, технической документации, упаковочном листе.

Спецификация содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места, количества и рода товара. Спецификация конечно дополняет счет на товары разных сортов и названий.

Техническая документация требуется при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования для обеспечения их своевременного налаживания и правильной эксплуатации. К технической документации относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, сведения запасных частей, инструмента, приспособлений и т. Перечень необходимой технической документации содержится обычно в стандартных или технических условиях, которые являются неотъемлемой частью договора. Техническая документация готовится на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства техническая документация должна изготавливаться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере), и необходим обычно в тех случаях, когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Упаковочный лист размещается в упаковке так, чтобы покупатель смог его легко найти, или кладется в специальный карман с внешней стороны упаковки. Упаковочный лист содержит следующие данные: количество каждого сорта (количество штук в упаковке), номер упаковки (места). Упаковочный лист используется как дополнение к рахуйку-фактуры, когда направляется значительное количество названий товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист следует отличать от контейнерного грузового сертификата, который используется для других целей. Упаковочный лист тарахунок-фактура имеют практически одинаковое содержание, отличие состоит лишь в том, что в упаковочном листе не указаны цены. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости. Комплектовочная ведомость обычно содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарных местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается порядковый номер, а в знаменателе -количество мест в данной партии. Создается комплектовочная ведомость п идприемства-производителем к отгрузке всей партии товара.

Качественная характеристика товара дается в сертификате о качестве, гарантийном обязательстве, протоколе испытаний, разрешении на отгрузку.

Сертификат о качестве - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие качества товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Сертификат о качестве выдается соответствующими компетентными организациями, государственными органами, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспортера, так и в страны импортера. Иногда стороны договариваются о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов, других организаций. Сертификат о качестве может выдавать (в соответствии с условиями контракта) и фирма-производитель.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо - документ, подтверждающий соответствие поставленного товара (чаще всего оборудования) с условиями контракта. Оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы оборудования при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний составляется после проведения продавцом вместе с представителем покупателя (инспектором или приемщиком) полных испытаний в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Протокол испытаний, который иногда называют сертификатом, содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием соответствия товара условиям заказа. Протокол испытаний высылается заказчику немедленно после их проведения. Обычно на основании протокола испытаний стороны подписывают сдаточных-приемный акт.

Разрешение на отгрузку выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Разрешение на отгрузку содержит: сведения о дате поставки по контракту, дату готовности, информацию о проведении испытания и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.

Нормативные документы, регламентирующие порядок приемки, раз­мещения на хранение и отпуск продукции:

I. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно- технического назначения и товаров народного потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отборку.

9. Счет-фактура.

10. Упаковочный ярлык.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16.Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета исполнения договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

ТРАНСПОРТНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Обобщенный перечень документов, сопровождающих груз:

· Товарно–транспортная накладная

· Счет-фактура

· Акт загрузки автотранспортного средства

· Сертификат качества, если грузы имеют промышленное происхождение

· Карантинный сертификат, если грузы имеют растительное происхождение

· Сертификат о происхождении

· Доверенность на перевозку

· Накладные

· Сводные ведомости (перечень мест, поштучный перечень продукции с заводскими номерами).

Товарно-транспортная накладная .- документ, подтверждающий заключение договора перевозки, характеризующий перевозимый груз, место его погрузки и разгрузки, протяженность маршрута перевозки и содержащий отметки грузоотправителя и грузополу­чателя.

Будучи основным доку­ментом на перевозку груза, товарно-транспортная на­кладная также служит ос­нованием:

Для списания товар­но-материальных ценнос­тей у грузоотправителя;

Для оприходования этих товарно-материальных ценностей у грузополуча­теля;

Для учета транспорт­ной работы и других услуг, предоставляемых тран­спортным предприятием для грузоотправителей и грузополучателей;

Для проведения рас­четов между транспортным предприятием и его клиентурой за предоставленные услуги.

Перечень личных документов, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Служебный заграничный паспорт с действительными сроками въездных и выездных виз стран, по которым осуществляется поездка.

2. Удостоверение международного образца на право управления автомобилем в соответствии с Конвенцией о дорожном движении от 8 ноября I968 г.

3. Справка на право вывоза иностранной валюты.

4. Медицинский страховой полис.

Перечень документов на автомобиль, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Путевой лист (форма М-1).

2. Свидетельство о регистрации автотранспортного средства в ГИБДД в соответствии с Конвенцией о дорожном движении от 8 ноября 1968 г.

3. Сертификаты пригодности автотранспортного средства к международной перевозке грузов по экологическим и техническим требованиям.

4. Свидетельство о допущении автотранспортного средства к международной перевозке грузов под таможенными печатями и пломбами в соответствии с Конвенцией МДП от 14 ноября 1975

5. Талон о прохождении технического осмотра в ГИБДД.

6. Документы о страховании гражданской ответственности владельца автотранспортного средства.

7. Разрешение на выполнение автомобильной перевозки на иностранной территории (выдается в АСМАП или стране нахождения).

8. Лицензионная карточка на право выполнения перевозок международном сообщении.

9. Свидетельство о допущении автотранспортного средства перевозкам скоропортящихся или опасных грузов (при их пере возке).

10. Карнета де пассаж (гарантия временного ввоза транспорт­ного средства в страны Ближнего и Среднего Востока с последующим вывозом).

Сертификат выдается на каждую партию экспортируемого то вара, отгружаемого по одному перевозочному документу (накладной).

Сертификат качества выдается только на промышленные товары и составляется по установленной форме или форме, определенной заказчиком.

Сертификат о происхождении - это подписанная декларация, объявляющая страну происхождения товара.

Перечень документов на груз, которые должен иметь водитель при выполнении международных перевозок:

1. Книжка МДП (карнет Т1К).

2. Товарно-транспортная накладная (грузовой манифест СМR с прилагаемыми грузоотправителем спецификациями, сертификатами, санитарным паспортом и другими сопроводительными документами (сертификат качества, карантинный сертификат ветеринарный сертификат).

3. Грузовая таможенная декларация, оформленная грузоотпра­вителем.

4. Справка о страховании ответственности перевозчика (копия страхового полиса).

Существование глобальных товарных потоков невозможно без глобальных потоков информации. Обмен информацией происходит между различными заинтересованными сторонами, в том числе органами государственного управления и транспортными посредниками. Обмен информацией, так называемой торговой документацией, происходит в бумажном и электронном виде.
Эта торговая документация и содержащиеся в ней элементы данных определяются и предусматриваются национальными и международными нормативными актами в сфере здравоохранения, защиты прав потребителей, безопасности, налогообложения и доходов, окружающей среды.

Примеры торговой документации

Торговые документы можно классифицировать на основании сфер, в которых они готовятся. Руководство ЕЭК ООН к Рекомендации №1 классифицирует торговую документацию следующим образом: документы сферы торговых операций, документы сферы платежей, документы сферы транспорта и сопутствующих услуг, документы сферы официального контроля.

Документы сферы торговых операций

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между участниками международной торговли с целью обмена информацией о проведении тендера, с целью направления предложений и оферт, заключения договоров. Примерами таких документов являются: оферты и ценовые предложения, заказы, счета-проформы, уведомления об отгрузке.

Документы сферы платежей

Сюда относятся документы, обмен которыми происходит между торговыми партнерами и их банками, а также между банками с целью осуществления платежей, связанных с торговыми сделками. Сюда относятся, например, коммерческий счет-фактура , извещение платежа на инкассо, заявки на документарный аккредитив, заявки на банковские тратты и банковские гарантии.

Документы сферы транспорта и сопутствующих услуг

Это документальные требования в отношении транспортных процедур, касающиеся взаимоотношений между торговыми партнерами и перевозчиками, т.е. документы, касающиеся перевозки, обработки грузов и страхования.
Это такие документы, как договоры на перевозку (коносаменты, транспортные накладные), грузовые манифесты , фрахтовые счета, извещения о прибытии, страховые полисы и складские расписки.

Документы сферы официального контроля

Данные документы предназначены для целей контроля над товарами в ходе экспорта, импорта и транзита со стороны различных официальных органов. Среди них, например, декларация на товары для таможенных целей , санитарные и фитосанитарные сертификаты, свидетельства о контроле и об осмотре, а также декларации об опасных грузах.

Функции торговых документов

Как было указано выше торговые документы имеют различное происхождение, однако они еще и выполняют разные функции. Они могут играть роль контрактных документов, например, страховые полисы, коносаменты и коммерческие счета-фактуры. В то же время такие документы служат подтверждением информации, предоставляемой в рамках другой формальной процедуры. Хорошим примером здесь может послужить коммерческий счет-фактура, который является документом, необходимым для осуществления расчетов между покупателем и продавцом, но одновременно является и документом, который использует таможенная служба для классификации и оценки товаров, и который должен быть представлен на таможню в качестве подтверждающего документа для целей таможенной очистки товаров.