Можно ли в документах реализации для покупателя (счете-фактуре, торг-12,ТТН) ставить факсимильную подпись менеджера, ответственного за выписку документа, если данное условие не будет согласовано в Договоре поставки сторонами? Спасибо.

Нет, нельзя. По мнению Минфина и налоговой использовать факсимиле на первичном документе (счете-фактуре, ТОРГ-12, УПД и др.) нельзя ( , ). Аналогичного мнения и суды (Президиум ВАС РФ в ).

Можно проставлять факсимиле на письмах, справках, выписках. Поскольку никаких финансовых последствий такие документы не несут, то и факсимиле в них не запрещено. Использовать факсимиле в первичке точно нельзя. Не используйте его на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, в этом случае не получится.

Ольги Цибизовой, заместителя директора департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России

Можно ли принять к вычету НДС по счету-фактуре с факсимильной подписью

Правомерность такого подхода подтверждена Президиумом ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 .

Семинары

На каких документах без опаски можно ставить факсимиле

Главная сложность с факсимиле в том, что законом это понятие никак не определено. В нормативных актах встречаются лишь разрозненные упоминания об оттиске и его использовании в документах. Соответственно, на данный момент четкого правового статуса у факсимильной подписи нет. Отсюда вытекает основное правило использования этого аналога собственноручной подписи: не нужно ставить факсимиле на важных, особенно финансовых, документах. Ведь опереться на закон, когда вы захотите доказать свою правоту перед инспекторами или судом, просто не получится.

Если вы завели в организации факсимиле, обезопасьте себя и компанию, оформите отдельные локальные акты, в которых закрепите: где печать хранится, кому и в каком порядке выдается. Также нужно назначить сотрудника, который будет отвечать за сохранность и использование факсимиле. Оформить все это проще всего по аналогии с печатями организации. Иначе факсимиле, попав в руки случайного человека, может нанести компании ощутимый ущерб.

Совсем нелишним будет акт с перечнем документов, на которых можно пользоваться факсимиле. Разумеется, в пределах вашей организации. В случае споров с проверяющими такая бумага может выручить.

Первичка

Требования к первичным документам прописаны в пунктах и статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. В частности, там говорится о подписи: она должна принадлежать ответственному за сделку лицу и дополняться расшифровкой. Но никаких специальных оговорок о характере исполнения подписи в законе нет. Поэтому вполне можно предположить, что в первичке допускается и собственноручная, и факсимильная, и электронная подпись.

ФОРМЫ ДОКУМЕНТОВ

Бланки нужных документов вы можете посмотреть и скачать. Чтобы войти в раздел «Формы» , выберите соответствующую кнопку вверху главной страницы сайта.

Однако Минфин и ФНС всегда были против факсимиле на первичке (письмо Минфина России от 15 марта 2010 г. № 03-02-08/13 , письмо МНС России от 1 апреля 2004 г. № 18-0-09/000042). Суды в спорах на эту тему принимали разные стороны. Иногда судьи признавали, что факсимиле в первичке имеет юридическую силу (постановление ФАС Северо-Западного округа от 30 августа 2007 г. № А42-4217/2006). Однако в 2011 году Президиум ВАС РФ в постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 поставил точку в спорах: применять факсимиле в первичных документах нельзя. Сослались судьи на действующий в тот момент Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ и НК РФ. В них нет прямого разрешения на использование оттиска для первички.

Поэтому, несмотря на законодательную непрозрачность этого момента, делаем вывод: использовать факсимиле в первичке точно нельзя.

Счета-фактуры

Счет-фактура не относится к первичным документам. Однако в нем применять факсимиле тоже не стоит. Во-первых, это документ, имеющий финансовые последствия. Во-вторых, в Налоговом кодексе никаких упоминаний о факсимиле нет. Получается, что оснований для использования оттиска нет.

К тому же против такой практики выступают налоговики и Минфин. Представители ведомств уверены, что факсимиле в счетах-фактурах незаконно, поскольку в статье 169 НК РФ, раскрывающей понятие счета-фактуры, нет указания на факсимильные подписи и возможность их использования. Поэтому счета-фактуры, в которых вместо печати будет стоять факсимиле, инспекторы точно не зачтут как подтверждение вычетов. На эту тему у Минфина есть множество сообщений, к примеру письмо от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33 .

Президиум ВАС РФ в уже упомянутом постановлении от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 высказал такую же позицию – использовать факсимиле в счетах-фактурах, как и в первичке, неправомерно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Мы составили с контрагентом соглашение об использовании факсимильной подписи именно в счетах-фактурах. Это дает нам право ставить оттиск?
– К сожалению, нет. Многие налогоплательщики, как и вы, договариваются с контрагентами о факсимиле в счетах-фактурах, опираясь на пункт 2 статьи 160 ГК РФ. Но такая практика незаконна. Ведь порядок оформления счетов-фактур и бухгалтерских документов прописан не в Гражданском кодексе, а в законе о бухучете и Налоговом кодексе. И положения Гражданского кодекса на эту сферу не распространяются, поскольку это иная отрасль права. Поэтому соглашение, которое вы заключили, никакой юридической силы не имеет и не спасет вас во время проверки.

Конечно, можно попытаться оспорить такую позицию и настаивать на том, что неверная подпись не мешает налоговикам определить налогоплательщика и сумму налога. Соответственно, такая ошибка не может препятствовать вычету. Но шансы, что к вам прислушаются, крайне малы. Вывод: в счете-фактуре факсимиле использовать нельзя.

Налоговые декларации

Что касается налоговой отчетности, то и здесь факсимиле не очень-то приветствуется. В Налоговом кодексе сказано, что заверять декларации нужно либо собственноручной, либо электронной подписью. Какое-либо упоминание о факсимиле вообще отсутствует. Поэтому налоговики считают, что оттиск в данном случае неприменим.

Доводы в пользу такой позиции приводит и ВАС РФ. Судьи считают, что оттиск, заверяющий декларацию, вовсе не свидетельствует о том, что налогоплательщик лично подтверждает достоверность сведений в декларации. А ведь это необходимое условие принятие декларации. В документе возможны только собственноручная и электронная подпись (определение Высшего арбитражного суда РФ от 2 июня 2008 г. № 6600/08).

Еще одна веская причина отказа от факсимиле в декларациях – реальный финансовый риск. Ведь поставить оттиск может де-факто любой, в чьи руки попадет печать. Причем пострадают в таком случае и государство, и сам налогоплательщик.

Справедливо опасаясь таких рисков, ФНС декларации с факсимиле просто не принимает. Если вы отправите налоговую отчетность с оттиском вместо живой подписи, то считайте декларацию несданной.

Доверенности

В этом случае действует строгий и непреклонный запрет на факсимиле. И его устанавливают не только ведомства, но и закон.

Первый момент: факсимильная подпись предусмотрена для сделок – как для двусторонних, так и для многосторонних (ст. 160 ГК РФ). Но в ситуации с доверенностью у сделки только одна сторона, а значит, в данном случае это положение закона неприменимо. Второй момент: в статьях и 185.1 ГК РФ нет никаких указаний на то, что компании могут использовать факсимиле в доверенности. Что касается доверенности от юридического лица, то в ней также необходима живая подпись руководителя (п. 5 ст. 185 ГК РФ). Суд придерживается такой же позиции (постановление ФАС Уральского округа от 13 сентября 2010 г. № Ф09-6609/10-С3).

Доверенность с факсимиле точно признают юридически ничтожной. А следовательно, недействительными будут все операции, которые совершены по документу доверенным лицом. Поэтому использовать факсимиле в доверенностях ни при каких обстоятельствах нельзя.

Главная> Блог > Подпись при помощи штампа, или факсимиле

Факсимиле - это штамп, на котором механическим образом в точности воспроизведено некое изображение. В узком смысле так называют штамп, оттиск с которого представляет собой личную подпись.

Ранее, до XIX столетия, подобные штампы выполнялись при помощи гравировки по дереву или металлу, а само изображение переносилось на клише вручную.

Теперь же, с развитием технологий, не составляет труда получить оттиск подписи, неотличимый от проставленного рукой оригинала. К тому же на нашем сайте заказать печать онлайн не представляет ни малейшего труда — просто создайте эскиз в конструкторе, представленном на сайте. Помимо печатей, он также содержит в себе возможности для создания факсимильных оттисков.

Кому нужно факсимиле

Ситуация, при которой возникает необходимость в факсимильной подписи, описана Ильфом и Петровым в «Золотом теленке», когда товарищ Полыхаев сидел три часа в кабинете, а его секретарша Серна Михайловна «отфутболивала» посетителей при помощи наборов штампов-факсимиле с любимыми резолюциями начальника, из которых наиболее употребительным был «Тише едешь, дальше будешь. Полыхаев».

Подобная ситуация может возникнуть в любой компании, когда подпись начальника требуется часто (например, на счетах-фактурах), а его самого вечно нет на месте или к нему не пробиться. А может быть, просто нужно подписать кипу документов, и у начальства руки отваливаются? На помощь придет резиновый заменитель, и популярность использования подписей-факсимиле растет.

Современные технологии воспроизводят подпись с непревзойденной точностью, и хорошее факсимиле невозможно отличить от настоящей подписи.

Это вообще законно?

Во всяком случае, никто по закону прямо не запрещает ставить факсимильную подпись. Согласно определению Высшего арбитражного суда РФ от 19.02.2010 №ВАС-755/10, проставление подписи при помощи штампа-факсимиле не есть ее копирование. Суд определил это как метод выполнения оригинальной подписи.

В самом деле, нет большой разницы между выполнением подписи чернилами при помощи ручки или при помощи клише. На вид они практически ничем не отличаются, и купить печать с подписью-факсимиле вполне разумное решение.

Тем не менее, вероятно, не стоит ставить факсимильную подпись на серьезных договорах. Дьявол кроется именно в том, что выполнение подписи при помощи факсимиле не урегулировано законом, а при возникновении спора суд не всегда может занять вашу сторону.

Однако закон допускает, что договор может содержать пункт о согласии сторон в том, что договор может быть заверен факсимильной подписью.

Мы поможем сделать факсимиле

Онлайн конструктор печатей и штампов на нашем сайте поможет вам делать без дизайнера не только печати. Имея очень легкий для освоения интерфейс, конструктор также может быть использован для изготовления факсимиле. Для этого необходимо загрузить туда векторное изображение подписи (или любой другой картинки) в популярном векторном формате svg, который доступен для экспортирования в любом популярном редакторе векторной графики, будь то Adobe Illustrator, Corel DRAW или свободная и бесплатная программа Inkscape.

С нашим конструктором совсем не трудно сделать печать самому . Вы создаете эскиз, а мы изготавливаем по нему уже готовый штамп. По большому счету, вам даже не придется вставать со своего рабочего места, так как заказ происходит в режиме онлайн, а доставка готовой печати осуществляется в самый короткий срок. По эскизу, который вы разработаете в нашем редакторе, вы можете скачать печать бесплатно и использовать ее в тех целях, в каких вам заблагорассудится.

Дата публикации 2017-08-23

ПредыдущаяСледующая

Вопросы и предложения

E -mail: [email protected]

Техническая поддержка

E-mail: [email protected]

Skype: mystampready.com

Копирование и размещение материалов на других сайтах без ссылки на ресурс, запрещено. © 2011-2017 mystampready.com

Зарегистрироваться

Попробовать бесплатно

Поздравляем!

Вы успешно подали заявку на регистрацию!

Мы отправили письмо с инструкциями на ваш e-mail

Когда можно использовать факсимильную подпись

Каждое предприятие, вне зависимости от того, является ли оно юридическим или частным, имеет собственные реквизит, которые отображаются и в документации. Любые внешние документы скрепляются и утверждаются печатью, и поэтому изготовление печатей является необходимым и важным пунктом в организации деятельности фирмы. сли печать ставится исключительно на подписи директора или его заместителя, то для других отделов - секретариата или отдела кадров - нужно заказать изготовление штампов, ставить которые можно на одписях сотрудников соответствующих отделов, имеющие право визировать некоторые документы. акже екоторые предприятия могут использовать различные способы подписи документов: собственноручную, электронную цифровую или факсимильную.

Поговорим о последней. Факсимиле используется, основном, в организациях, где большой объем документов и у руководителя тратится много времени на их заверение, или же во втором случае, когда в момент срочного подписания документа руководитель отсутствует или не имеет возможности поставить свой автограф. ужно знать, что факсимильная подпись, сделанная максимально приближенной к оригиналу и ничем не отличающаяся от собственноручной, не допускается на всех документах. Запрет может быть закреплен нормативными и правовыми актами. К примеру, в подлинных окументах большинство регламентов и инструкций запрещают использование факсимиле. Один из таких документов - трудовой договор. Использование факсимильной подписи при совершении сделок допускается лишь в предусмотренных законодательством случаях и порядке, или е при соглашении сторон (использование факсимиле должно быть оговорено в тдельном пункте договора). Только данных случаях подпись будет иметь такую же юридическую силу, как и аналогичная собственноручная. Факсимиле может проставляться на благодарственных, поздравительных письмах, грамотах, а также на копиях документов. Служебные записки, удостоверения, награды, почетные грамоты также могут подписываться факсимильной подписью. Таким образом, использование факсимиле во многих случаях является целесообразным, но нужно знать закон, который предусматривает случаи невозможности использования данного способа подписи документов

Законом предусмотрены два типа электронных подписей: простая и усиленная.

Последняя имеет две формы: квалифицированная и неквалифицированная.

Простая электронная подпись представляет собой комбинацию из логина и пароля и подтверждает, что электронное сообщение отправлено конкретным лицом.

Усиленная неквалифицированная подпись не только идентифицирует отправителя, но и подтверждает, что с момента подписания документ не менялся. Сообщение с простой или неквалифицированной электронной подписью может (по предварительной договоренности сторон и в специально предусмотренных законом случаях) быть приравнено к бумажному документу, подписанному собственноручно.

Усиленная квалифицированная электронная подпись подтверждается сертификатом от аккредитованного удостоверяющего центра и во всех случаях приравнивается к бумажному документу с «живой» подписью.

Для того чтобы электронный документ считался подписанным простой электронной подписью необходимо выполнение в том числе одного из следующих условий:

1. простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2. ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ.

При этом закон не уточняет, кто именно может быть владельцем ключа простой электронной подписи, но устанавливает ограничения по ее использованию. Простая электронная подпись однозначно не может быть использована при подписании электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну.

Нормативные правовые акты и (или) соглашения между участниками электронного взаимодействия, устанавливающие случаи признания электронных документов, подписанных простой электронной подписью, равнозначными документам на бумажных носителях, подписанным собственноручной подписью, должны предусматривать, в частности:

1. правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи;
2. обязанность лица, создающего и (или) использующего ключ простой электронной подписи, соблюдать его конфиденциальность.

В свою очередь усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная электронные подписи получаются в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи,

позволяют определить лицо, подписавшее электронный документ,

позволяют обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания,

создаются с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированная электронная подпись наравне с вышеуказанными признаками должна соответствовать следующим дополнительным признакам:

1. ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;
2. для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Законом об электронной подписи.

При этом основное отличие квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи заключается в том, что он должен быть выдан аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра.

Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Другие вопросы по теме

Как правильно ставить печать на подпись руководителя

Азбука Учета

Бухучет: Подписи и печати.

У фирмы есть руководитель. Директор, генеральный директор. Может и президент, это зависит от того, как это указано в уставе фирмы. Наименование руководителя не должно расходиться с уставом.

Это не обязательно учредитель или собственник, а может быть совершенно стороннее лицо. Он имеет право первой подписи. Право первой подписи могут иметь двое: директор и его заместитель. А у главного бухгалтера или бухгалтера (когда нет главного бухгалтера): право второй подписи.

Фирма обязательно имеет круглую печать. Круглая печать не должна валяться где попало и попадать в руки кому попало. Круглая печать должна храниться или у директора, или у главного бухгалтера в сейфе. Если нет сейфа, то где то под замком. Обязательно определите место для хранения денег и печати.

Запомните: печать, поставленная на документ без подписи не допускается. Печать ставится на подпись уполномоченных на то лиц. Но не все знают ваших уполномоченных на подписи лиц. Поэтому, если вы потеряете печать или кто-нибудь воспользуется вашей беспризорной печатью и поставит печать на любые подписи, то этот документ вполне может считаться от вас. И вы, конечно, можете догадаться, к чему это приведет. Об утере печати постарайтесь сообщить в первую очередь банк! Но лучше постараться, не допустить такого неприятного события. Печать в каждой фирме, организации одна. Можно иметь специализированные, как «для счетов-фактур», « для накладных» и т.д. И эти печати применяются только для указанных документов. Их не ставят на договора, на акты выполненных работ, на платежные документы, на чеки. Они не являются печатью предприятия, фирмы.

Навигация по записям

Печать

если на бланке не определено специальное место для проставления оттиска печати (пресловутые М.П.), тон а документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица заверяется гербовой печатью.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он
захватывал часть наименования должности лица, подписывающего
документ.

Идет отправка уведомления.

Конечно, Вы правы надо захватывать, где написано Ген. директор во избежание подделок печати.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Лейла права. захват оттиском печати части текста от наименования должности не только требование ГОСТа, но в том числе служит защитой самой печати. если шеф продолжает настаивать, чтобы печать ставилась на чистом месте, запугайте его страшными рассказками о том, что такую печать весьма легко сосканячить и использовать в противоправных действиях (чем очень охотно пользуются рейдеры). Обратите его внимание, что особо уважаемые организации не просто обозначают место букаффками М.П. но и наносят специальный фон на месте проставления печати, что затрудняет ее сканирование.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Печать ни в коем случае не должна перекрывать хотя бы малейшую часть подписи директора!

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

В п. 2.6.22 новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах испольнительной власти говорится: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ», то есть Типовая инструкция фактически вернулась к норме, существовавшей до 1997 г. Хотелось бы при этом, чтобы в тексте инструкции было уточнение: «Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ, но не захватывал роспись должностного лица». К сожалению, такого уточнения в новой типовой инструкции нет. (Журнал Секретарь-референт)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Неужели расположение печати — серъезное нарушение? Документ же в любом случае будет действителен? Просто моя гл.бух всегда ставить печать на подпись, а директор пытается расписаться на печати.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Наталья (гость)
[email protected]

В СТБ 6.38-2004 указано: печать должна захватывать окончание наименования должности лица подписавшего документ и часть россписи.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Оттиск печати должен располагаться внизу документа, рядом с подписью должностного лица. Обратите внимание: печать ставится таким образом, чтобы частично закрыть слово, которое обозначает должность, но не попасть на подпись и расшифровку подписи.
Государственный стандарт РФ Печати с воспроизведением герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования утвержден постановлением Госстандарта России от 25 декабря 2001 г. No 573-ст.
(Коммерческие фирмы используют печати, приравненные к гербовым)

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Идет отправка уведомления.

Нахожусь в самом лучшем возрасте: дури УЖЕ нет, маразма ЕЩЁ нет. В голове бардак, но раскидано и лежит всё как-то по фэншую.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что:

Печать на документе: какую ставить

Печать на документе придает ему юридическую силу и заверяет подлинность подписи должностного лица.

В ГОСТ Р 6.30–2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30–97 (реквизит назывался печать), новое название - оттиск печати. Суть реквизита осталась прежней.

Технические требования к гербовым печатям - их форме, размерам, размещаемому на них тексту и символам - изложены в государственном стандарте ГОСТ Р 51511–2001. Технические требования к печатям без герба в государственных стандартах не закреплены.

Перечень документов, на которые ставится печать организации, смотрите ниже.

Какие бывают печати?

Гербовые. Согласно федеральному конституционному закону О государственном гербе Российской Федерации от 25.12.2000 (в редакции от 12.03.) государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Право пользования гербовой печатью предоставляется первым руководителям, должностным лицам из числа работников службы ДОУ или финансовой службы.

Круглая печать с наименованием организации (без воспроизведения герба). Ее должна иметь каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц.

И на гербовой и на круглой печати обычно указывается ИНН организации, номер свидетельства о государственной регистрации, а также ее местонахождение.

Печать структурных подразделений. а также круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т. п.).

Каким документом закрепляются печати в организации?

В каждой организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем и имеет следующие разделы:

Перечень печатей, используемых в организации;

Места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

Порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов . заверяемых всеми видами печатей. Перечни документов составляются на основании нормативных правовых актов и собственного опыта в организации. В перечнях устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности подписи документа. Право иметь и пользоваться печатью следует фиксировать в положении о структурном подразделении

В инструкции также определяется место хранения печатей и лица. уполномоченные вести организацию хранения, использования печати и осуществляющие контроль за ее правильным применением.

В инструкции также должен быть закреплен перечень печатей . который включает:

Название и количество экземпляров каждой разрешенной для использования печати (разрешенное количество экземпляров каждой печати в нормативных актах не оговаривается);

Должности лиц, уполномоченных хранить, использовать оттиски печатей и контролировать правильность их использования.

Порядок пользования печатями устанавливается организацией в соответствии с действующими нормативными актами и с учетом специфики деятельности организации.

Вносить изменения и дополнения в перечень допускается только по указанию руководителя организации.

Пользование печатями в организации разрешается только работникам, специально назначенным приказом руководителя.

Оттиск печати проставляется только на правильно оформленных и подписанных документах.

Печати подлежат учету в службе ДОУ и выдаются в структурные подразделения пользователям под расписку в регистрационно-учетной форме. В подразделениях печати хранятся в надежно запирающихся шкафах.

Уничтожение печатей происходит в случаях ликвидации организации, прекращения деятельности в результате слияния, присоединения, преобразования, переименования организации или обособленного структурного подразделения, а также механического износа клише.

Уничтожение производится по акту с отметкой в регистрационно-учетных формах.

Регистрационно-учетные формы печатей, а также заверенные службой ДОУ листы с их оттисками включаются в номенклатуру дел организации.

Где ставится печать?

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы была четко видна подпись и вся информация на оттиске печати.

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати (печати организации):

Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т. д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т. д.).

Заявки на получение билетов для проезда на транспорте.

Заявления (на аккредитив; об отказе от акцепта и т. д.).

Образцы оттисков печатей и подписей работников . имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Переписка с заграничными представительствами.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т. д.).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т. д.).

Положения об организациях.

Реестры (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк.

Сметы расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору).

Справки (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации.

Факсимиле – переводится с латинского, как “делать подобное”, воспроизведение в точности и с подробностями графических оригиналов (подписи, чертежи, рисунки, рукописи). В старину оно делалось вручную, через прозрачную бумагу прорисовывали источник, а затем переносили на бумагу, дерево или металл. Так делали гравюры и литографии. В современном мире увеличились области, где можно использовать факсимиле и усовершенствовались методы воспроизведения.

С появлением фотографии процесс значительно упростился. С помощью светописи (фотографирования) факсимилирование стало проводиться механическим путем. Использование факсимиле в виде книг, летописей, карт, рисунков и картин имеет научное и культурное значение

Использование в гражданско-правовых сделках

Кроме этих видов графических копий, при оформлении различных бухгалтерских и договорных документов используется факсимиле подписи. Это значительно упрощает проведение некоторых сделок, но важно знать, где факсимильную подпись можно использовать, согласно законодательным документам. Законом предусмотрено не так много случаев, в которых использование факсимильной подписи в документах является допустимым. Факсимильные сделки очень удобны в случаях, когда занятость руководителей, имеющих право подписи, не дает возможности провести сделку. Использовать факсимиле может исключительно тот, кто указан в документе об использовании факсимиле подписи. Стоит только помнить, отсутствие руководителя по причине отпуска или больничного не дает право использования факсимильной подписи, так как в это время он не может исполнять свои должностные обязанности. В такие моменты право подписи на документах передается человеку, временно исполняющему обязанности. Если в документе будет стоять факсимильная подпись и дата, совпадающая с датами отпуска руководителя, то такой документ не будет обладать никакой юридической силой. Отсутствие, дающее право на печать – подпись – это служебная командировка или важное совещание.

Перед использованием факсимиле на документах следует тщательно ознакомиться со всеми нюансами гражданского законодательства и в спорных вопросах пользоваться только живой подписью. Так как документы с факсимиле не могут быть доказательством проведения сделки в суде.

При оформлении различных сделок (договоров), в которых участвуют одновременно несколько сторон использование факсимиле не запрещено, особенно если все участвующие стороны письменно подтверждают согласие на его использование. Также подпись факсимиле на документах может быть использована на односторонних сделках, направленных на прекращение или изменение гражданских обязанностей и прав.

В гражданском праве прописано, что подпись факсимиле на документах может являться аналогом “живой” подписи.

Но существуют некоторые моменты, которые нужно обязательно учитывать при заключении факсимильных договоров. Эти нюансы впоследствии могут стать определяющими и решаться судом не в пользу данного метода:

• стороны – участники соглашения не составляли письменный договор о согласии на использование факсимиле или хотя бы одна из сторон не участвовала в составлении этого договора;
• использование факсимильной подписи для конкретного документа прямо не предусмотрено законодательными актами (договора и акты, предусматривающие финансовую ответственность);
• факсимильный оттиск оставляет лицо, не имеющее документально оформленных и заверенных полномочий на это.

Напрямую в законе про бухучет не сказано, что возможно использование факсимиле, но звучит фраза «Подпись должна давать возможность проведения идентификации лица, проводящего операцию». С одной стороны нет четкого указания, что подпись должна быть собственноручной, но с другой – и не говорится о запрете пользоваться механическими средствами подписи, ведь они являются аналогами оригинальных инициалов и также дают возможность идентификации. Нет какого-то одного конкретного документа, четко регламентирующего правила использования факсимиле в первичной документации. Таким образом, в спорных моментах вопросы о законности таких документов может решать только суд.

Но, как показывает практика, на доверенностях, платежных накладных и других документах, несущих финансовую нагрузку, такие подписи не всегда признаются действительными и имеющими законную юридическую силу. Обычно судебные тяжбы по поводу таких спорных вопросов принимают решения не в пользу механических методов замены собственноручной подписи. Таким образом, не стоит рисковать, и на первичной документации всегда следует оставлять исключительно “живую” подпись, во избежание неприятных моментов.

Еще один документ, требующий к себе пристального внимания – это счет-фактура. Он представляет собой документ, предъявляемый для налогового учета НДС, и содержит информацию об оказании услуг либо же о стоимости определенных товаров.

В отношении счетов-фактур сложилось абсолютно однозначное мнение у лиц, представляющих налоговые отношения. Этот документ оформляется согласно Налоговому кодексу, где не предусмотрено использование факсимиле, поэтому должен быть заверен только собственноручной подписью.

В недавнем прошлом судебная практика не была однозначна по отношению к факсимильным счетам – фактурам, считая, что в налоговом законодательстве нет указаний о невозможности использования штампа – печати, а, следовательно, и нет оснований считать его недействительным. Но в последнее время все чаще суды склоняются к тому, что счет-фактура должен все же содержать “живые” подписи, так как несет финансовую ответственность. И только в случае письменного согласия сторон на применение механической подписи, суд может принять решение в сторону признания законности факсимильного документа.

При оформлении налоговой документации является недопустимым применение факсимиле, в противном случае компании, отступившей от данных правил, будет отказано по счетам-фактурам в налоговых вычетах. Так как именно первичный документ является основанием для вычета НДС, а использование штампов – печатей в них не разрешено.

При оформлении вексельных обязательств, порядок использования факсимиле не предусмотрен ни одним законодательным документом. Вексель является ценной бумагой, оформляемой по специальной форме. Так как он несет финансовую составляющую (долговые обязательства векселедателя либо другого лица по отношению к векселедателю) и является ордерным документом (то есть может заменяться индоссаментом с указанием нового держателя) и, таким образом, векселедатель совместно с векселедержателем является носителем солидарной ответственности.

При такой возможности неоднократной передачи, а также возможности начисления процентной ставки и оплате при предъявлении или по истечении определенного срока (ависто), нецелесообразно использовать штамп – подпись, гораздо надежнее будет применять собственноручную подпись, тем более что закон не предусматривает использование факсимильной подписи на векселях.

Трудовые отношения регламентируются нормами трудового законодательства, а в нем, в отличие от гражданско-правового, использование факсимильной подписи не предусматривается. Поэтому штамп – подпись в трудовых договорах не может использоваться, ни при каких обстоятельствах. Все положения о размере и порядке выплаты заработной платы, о рабочем месте, обязанностях и правах, продолжительности рабочего дня, рабочей неделе, премирования и т.п., должны заверяться исключительно “живой” подписью.

При наличии документов о приеме на работу с факсимиле, законной силы они иметь не будут. Такие документы суд не принимает в качестве доказательств, и в спорных ситуациях закон будет не на стороне работодателя.

Из всего видно, что факсимиле актуально исключительно в гражданско-правовых сделках, только в случаях, когда его использование предусмотрено документально всеми сторонами – участниками. Также использование штампа – печати может быть доступно ограниченному количеству лиц, с целью контроля доступа и незаконного использования.

Морские грузоперевозки сопровождаются коносаментом – документ на право собственности, которая отгружается. Этот документ является объединением сразу нескольких актов:

• расписка о получении с полным описанием груза;
• накладная товарно-транспортная;
• договор перевозки груза;
• документ товарораспорядительного характера.

Существует несколько видов коносамента: бортовой, для погрузки, чистый, с оговоркой, оборотный, именной, на предъявителя, линейный, чартерный, сквозной.

В конвенции ООН “О грузоперевозках” от 31.03.1978 года подпись на коносаменте может быть поставлена от руки, выгравирована, проштампована факсимильным штампом или сделана в электронном виде, в том случае, если в стране, где он выдается, нет законов, противоречащих данной конвенции.

Есть вариант использования механической подписи руководителя, без каких-либо сомнений в ее законности. Это внутренние документы, такие как грамоты, приглашения, поздравления, деловая переписка без финансовой составляющей, внутризаводские приказы, не противоречащие правовым нормам.

В случае отсутствия генерального директора предприятия, на поздравительной грамоте можно оставить факсимильный оттиск и это не будет противоречить никаким законодательным актам. Рассылка поздравлений или приглашений также не является серьезным документом, требующим исключительно “живой” подписи.

На предприятиях (фирмах) количество факсимиле может изготовляться ровно столько, сколько лиц имеют право подписи документации. Во избежание несанкционированного использования таких печатей, стоит документально подтвердить разрешение на использование штампов и оговорить круг доступа к ним. Обязательно должны быть назначены люди, ответственные за использование факсимильных подписей. Их права и обязанности в мельчайших подробностях оговариваются и нужно учитывать, что за нарушение этих условий предусматривается ответственность.

Важно разработать соответствующую инструкцию, с перечнем документов, в которых могут использоваться факсимильные штампы, лица, имеющие доступ и право ими пользоваться. Такую инструкцию нужно утвердить приказом по предприятию.

Храниться такие подписи должны либо в сейфе, или в кабинете с ограниченным доступом. Принадлежит факсимиле не тому сотруднику, чья подпись на нем, а предприятию, хоть и несет информацию о конкретном человеке, но решения о его использовании может принимать только начальство.

Выдаваться такие штампы могут только под строгим контролем, подотчетно с занесением записи о выдаче в специальном журнале учета. Периодически должна проводиться проверка наличия всех зарегистрированных факсимиле на предприятии. При пропаже такого штампа нужно обратиться в правоохранительные органы с заявлением о краже или утере, и документально подтвердить недействительность документации с механической подписью с момента обнаружения пропажи факсимиле.

Изготавливают факсимильные штампы практически все фирмы, занимающиеся изготовлением печатей. Для этого необходим скан “живой” подписи. Подбирается цвет чернил и, после согласования, менее чем через сутки, печать готова.

Для изготовления не нужно никакой регистрации в органах милиции, ни разрешения. Современные технологии позволяют чернилам не растекаться и делать линии четкими, что дает максимально приближенную схожесть с оригинальной подписью. Чернила нужного цвета хорошо держатся и не размазываются. Линии на штампе абсолютно идентичны оригинальной подписи, что практически гарантирует невозможность подделать печать.

Выбирать производителя стоит с учетом репутации и опыта предприятия. От надежности изготовителя будет зависеть не только качество изготавливаемой печати, но и безопасность проведения сделок. Лазерная гравировка позволяет достигнуть наиболее тонких и четких линий, что делает подпись наиболее реалистичной.

Альтернатива факсимильной подписи

В законодательстве нет четких указаний по поводу использования механических подписей, поэтому возникают вопросы о законности документов, подписанных таким образом. В судах практика тяжб с факсимильными документами также неоднозначна.

Есть альтернатива таким подписям – это доверенность, дающая уполномоченному лицу право на подпись документов в отсутствие основного руководителя. Уполномоченных лиц может быть несколько, и они могут быть взаимозаменяемы. В таких случаях документация имеет неоспоримую юридическую силу.

Еще одним аналогом факсимиле может быть электронная цифровая подпись. Это последовательность символов, воспроизводящая оригинальную подпись руководителя, но в отличие от механических факсимильных методов, имеет высокую степень защиты за счет шифрования информации разнообразными ключами.

Такая подпись может ставиться на электронном документе. При малейшем изменении в документе вызовет несоответствия его подлинности в дайджесте. Таким образом, обладая закрытым ключом, можно добиться высокого уровня защиты подписи от подделки. Таким ключом владеет один человек, на имя которого выдается сертификат.

В том случае, если все же есть необходимость факсимильной подписи на договорах и некоторых других документах, то следует оформить приказ, который будет документировать согласие сторон на использование механической подписи на договорах. Приведенный ниже пример показывает вариант договора между двумя сотрудничающими сторонами, при наличии большего количества участников, в составлении такого приказа должны участвовать все стороны.

При наличии такого приказа все подписывавшие его стороны признают юридическую силу договоров, подписанных факсимильным методом, что может значительно упростить возникающие вопросы о законности таких документов.

Вариант приказа

Общество с ограниченной Открытое акционерное

Ответственностью общество

“Машпром” “Локомотив”

01.01.2015 № 210/151

О возможности и правилах использования факсимиле в заключении договоров

В целях эффективной работы ООО “Машпром” и ОАО “Локомотив”

Приказываем:

1. В случае необходимости (отсутствия или сильной занятости руководителя, обладающего правом подписи) использовать факсимильную подпись, которая имеет юридическую силу наравне с собственноручной для следующих документов: справки, письма, приглашения, заверенные копии.
2. Право на использование факсимиле возложить на первого заместителя председателя правления ООО “Машпром” Зайцева Н.И. с одной стороны и на заместителя генерального директора ОАО “Локомотив” Иванова Р.О. с другой стороны.
3. Ответственным за выполнением приказа назначить начальника отдела режима и делопроизводства ООО “Машпром” Сенчину Т.Н.

Председатель правления Генеральный директор

ООО”Машпром” ОАО “Локомотив”

Петрухин В.С. Ильченко И.И.

Как и все сотрудники, лица, отвечающие за подпись документов, иногда увольняются или уходят на пенсию. Если с их подписи были сделаны факсимильные штампы, то их следует списать и утилизировать.

Для этого собирается комиссия, которая определяет способ уничтожения печати. Это должно быть полное разрушение поверхности, на которой находится подпись, чтобы в дальнейшем невозможно было ее восстановить и воспользоваться. Резиновые и каучуковые изделия, а также фотополимерные разрезаются настолько мелко, чтобы было невозможно разобрать рисунок печати или же подлежат сжиганию. Изделия из металла необходимо опиливать либо оплавлять.

По факту уничтожения составляется акт, который утверждается начальством или высшим руководством. В нем должны быть указаны следующие моменты:

• состав комиссии по аннулированию и уничтожению;
• способ, которым решено производить уничтожение;
• основание для списания и уничтожения;
• наименование и описание оттисков, подлежащих уничтожению;
• место, дата и время уничтожения штампа;
• заключение комиссии о качестве проведения уничтожения и о состоянии поверхности оттиска;
• подпись каждого из членов комиссии.

После утилизации старых штампов, составляется приказ на использование факсимильной подписи на новых сотрудников с занесением в журнал учета.

Противоречия в законодательных актах

Факсимиле – очень удобный вариант быстрого заключения договоров в отсутствие руководства, но не самый надежный. При использовании механической подписи, не стоит забывать, что в случае судебной тяжбы решение суда может быть вынесено не в пользу стороны, использовавшей штамп – подпись. Поэтому перед его использованием следует внимательно изучить все законодательные акты, предусматривающие возможность использования таких подписей и возможные подводные камни в процессе спорных вопросов по данному предмету обсуждения.

Конкретно термин факсимиле не имеет четкого определения в законодательных актах. Поэтому судебные процессы протекают очень неоднозначно на этот счет. Если в законе нет четкой формулировки, что использование механической печати запрещено, то это еще не значит, что ее использование возможно. В то же время отсутствие формулировки о разрешении факсимиле, не налагает запрета на его использование. Такие интересные и противоречащие моменты возникают в процессе судебных тяжб по факту факсимильных документов.

Однако, при наличии согласия обеих сторон, составлявших договор, с оттиском подписи, на признание механического штампа законным, суд может согласиться с таким положением вещей, если это напрямую не противоречит законодательным актам в данном регионе.

Судебная практика в области факсимиле

Достаточно часто в судах возникают споры о законности факсимильных договоров.

Один из случаев состоял в споре об аренде. Одно предприятие выдало помещение в аренду другому, составлен договор с живыми подписями, в котором оговорена сумма арендной платы. Спустя год в суде всплыло дополнение к этому договору, где вместо “живой” подписи было проставлено факсимиле, а арендная плата значительно увеличена. Арендатор утверждал, что арендодатель не поставил его в известность об этом и сослался на отсутствие собственноручной печати. Согласно букве закона это дополнение договора было признано недействительным, так как нет прямых доказательств о противоположном. Но если все-таки арендатор знал о повышении арендной платы, то арендодатель недополучил значительную сумму денег за прошедший период.

Нередко возникают судебные споры о договорах – поставках. Например, между двумя компаниями был заключен договор о поставке. Поставка совершена и получена, но не оплачена. Поставщик обращается в суд и оказывается, что представитель получателя действовал на основании доверенности, в которой не было подписи руководителя, а только ее штамп – оттиск. По закону на доверенности не может стоять факсимильная подпись, так как это односторонняя сделка и не предусматривает никакого соглашения сторон. Таким образом, поставщик, не обратив на этот факт внимания, лишил себя оплаты поставки, так как суд признал сделку недействительной.

Есть интересный опыт судебного разбирательства по факту приемосдаточных работ. Исполнитель выполнил определенные строительные работы, заказчик оплатил. Но позже оспорил сделку, так как счел, что не может считать объект сданным, ведь на акте приемки стоит факсимиле его генерального директора. Так как основной договор не указывал никаких конкретных сроков сдачи объекта, а работы были выполнены в полном объеме, то суд не нашел причин в признании сделки недействительной, несмотря на механическую подпись.

Распространенной ошибкой использования штампа – подписи является его использование на счетах – фактурах. При проведении проверок и инспекций, обнаруживаются факсимильные счета. Путем судебных разбирательств, налогоплательщикам было отказано в праве на вычет НДС.

В новых рыночных условиях бизнес вынужден экономить время, в связи с этим в фирмах с большим объёмом документооборота всё больше стали использовать факсимиле, использование которого доверяют определённым сотрудникам. Таким образом, в отсутствие лица, уполномоченного подписывать документы, данный сотрудник ставит на документы факсимильный штамп. В результате экономится время руководства.

Как следует из большого экономического словаря, факсимиле - (лат. facsimile - «сделай подобное») печать, клише, с помощью которого воспроизводится собственноручная подпись лица .

Факсимиле приравнивается к собственноручной подписи, факсимильные документы, как правило, обладают юридической силой. Законодательно же данное понятие нигде не закреплено, но упоминается в Гражданском кодексе РФ в п. 2 ст. 160 как использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения: помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Из данной статьи следует, что если партнёр согласен принять данный вид подписи, то подписываемый документ будет иметь такую же юридическую силу, как и с простой подписью. Так же в договоре можно зафиксировать конкретные условия об использовании факсимиле либо заключить отдельное соглашение о возможности подписания документов между компаниями данным способом. Если данный порядок будет нарушен то при возникновении спора, связанного с исполнением обязательств по договору, суд может признать такой договор недействительным.

Используя выше изложенную статью ГК РФ, использование факсимиле возможно, только если это прямо предусмотрено в нормативном акте. Так, например, нельзя использовать факсимиле при выдаче доверенности. Согласно п. 1 ст. 185 ГК РФ доверенностью признаётся письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами. Данную точку зрения подтверждает и арбитражная практика (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 29.04.2005 по делу № А11-1742/2003-К1-10/164).

Так же в п. 5 ст. 185 ГК РФ указано, что доверенность от имени юридического лица выдаётся за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации, что обязывает подписывать доверенность лично руководителем.

Использование факсимиле в первичной документации

Согласно п. 2 ст. 9 Закона «О бухгалтерском учёте» первичные документы принимаются к учёту лишь в случае содержания в них личных подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления. К таким документам относятся накладные, счета-фактуры, путевые листы и прочие первичные документы, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Налоговая служба даёт по вопросу применения факсимиле разъяснения в Письме от 01.04.2004 № 18-0-09/000042@. В данном письме сказано, что факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платёжных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. Аналогичная позиция изложена в Письме от 26.10.2005 № 03-01-10/8-404 Министерства финансов РФ.

Вопрос использования факсимиле в счетах-фактурах толкуется неоднозначно. Суды по данному вопросу делятся практически поровну.

Но 13 февраля 2009 года было вынесенное Определение ВАС РФ № ВАС-16068/08, в котором арбитражный суд РФ указал, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении обществом требований, установленных ст. 169 Налогового кодекса.

Действительно, указанная статья прямо не предусматривает возможность использовать факсимильную подпись в счёте-фактуре, но и прямой запрет на неё не устанавливает. При этом гражданское законодательство предусматривает возможность использования факсимильной подписи, в том числе, если это предусмотрено соглашением сторон (п. 2 ст.

Иными словами, факсимильная подпись представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи. Поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи нарушением требований ст. 169 Налогового кодекса не является.

В Определении ВАС РФ есть важная оговорка о том, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи может быть легитимным только при наличии соглашения сторон об этом. Это согласуется с требованиями гражданского законодательства. Иными словами, нужно понимать, что на практике для обоснования применения штампа-факсимиле в качестве подписи первичных документов, в том числе и счетов-фактур, соответствующее соглашение должно быть зафиксировано сторонами сделки. Лучше, если это будет включено в текст договора или дополнительного соглашения к договору.

Также ст. 67 Трудового кодекса РФ наложен запрет на использование факсимиле при заключении трудового договора. Руководитель также издаёт приказы о приёме персонала на работу. Использование факсимильного воспроизведения подписи в распорядительных документах автоматически делает эти бумаги недействительными, так как среди реквизитов, придающих приказу юридическую силу, значится личная подпись руководителя, а факсимильное воспроизведение подписи не является его личной подписью.

Стоит так же отметить, что законодатель и судебная практика запрещает использование факсимиле на векселе. Так в п. 75 Положения о переводном и простом векселе, введённого в действие Постановлением ЦИК и СНК СССР от 07.08.1937 № 104/1341, в соответствии с которым обязательным реквизитом векселя является подпись векселедателя. В Рекомендациях по использованию векселей в хозяйственном обороте (Письмо ЦБ РФ от 09.09.1991 № 14-3/30) установлено, что в отличие от текста векселя подпись векселедателя должна быть проставлена на векселе собственноручно и притом рукописным способом.

Наличие на векселе факсимиле вместо личной подписи лишает документ силы векселя. Информационным письмом Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 25.07.1997 № 18 обращено внимание на то, что хотя гражданским законодательством и допускается такой способ воспроизведения подписи (п. 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ), но в нормативном порядке иной, кроме собственноручного, способ оформления подписи на векселе не установлен.

Выполнение какого-либо реквизита векселя (включая подпись) способом, прямо не предусмотренным вексельным законодательством, расценивается как отсутствие соответствующего реквизита.

Отсутствие на векселе подписи лица, выдавшего вексель, является нарушением п. 1 вышеуказанного Положения, содержащего требования к форме вексельного обязательства, в связи с дефектом формы векселя.

В нормативных документах, прописывающих проведения конкурсов, аукционов, тендеров, как правило, содержится прямой запрет на использование факсимильной подписи. Так, например, в требованиях, установленных Приказом Департамента г. Москвы по конкурентной политике от 13.07.2007 № 70-01-167/7 «Об утверждении типовой документации по размещению государственного заказа города Москвы», сказано, что при подготовке заявки на участие в конкурсе и документов, входящих в состав такой заявки, не допускается применение факсимильных подписей.

Инструкция Банка России от 14.09.2006 № 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)» допускает использование аналогов собственноручной подписи представителем Клиента или лицом, уполномоченным распоряжаться денежными средствами, находящимися на счёте, а также лицами, наделёнными правом первой или второй подписи, не распространяет данное правило на банковскую карточку. Вслед за ранее действовавшим Указанием Банка России от 21.06.2003 № 1297-У «О порядке оформления карточки с образцами подписей и оттиска печати» Инструкция запрещает применение такого аналога собственноручной подписи как факсимильная подпись. В п. 7.2 Инструкции указано, что карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом чёрного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) чёрного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается. Запрет вполне обоснован, поскольку в случаях списания денежных средств по подложному платёжному поручению крайне сложно будет провести почерковедческую экспертизу.

Таким образом, можно говорить о том, что сфера применения факсимиле ограничивается лишь гражданско-правовыми отношениями. В области иных правоотношений законодательная основа для использования факсимиле подписи на сегодняшний день отсутствует.

Области применения электронной подписи

Электронная цифровая подпись — это реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись обеспечивает юридическую равнозначность собственноручной подписи. Однако использование электронной цифровой подписи не гарантирует абсолютную защиту электронного документа от искажения значимой юридической информации. Для этого законодательство предусматривает ряд прочих организационно-правовых и технических мер по обеспечению аутентичности электронных документов.

В современном российском праве электронная цифровая подпись уже используется в нескольких сферах.

1. Финансово-кредитные отношения (ч. 7 ст. 3 Федерального закона от 29 ноября 2001 г.

   № 156-ФЗ «Об инвестиционных фондах», Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 10 ноября 2004 г. № 04-908/пз «Об утверждении Требований к формату электронных документов с электронной цифровой подписью, предоставляемых в Федеральную службу по финансовым рынкам»).

2. Налоговые отношения, в том числе отчётность (Приказ ФНС от 13 июня 2006 г. «Об организации сети доверенных удостоверяющих центров» и др.).
3. Организация выборов (Федеральный закон от 10 января 2003 г. № 20-ФЗ «О государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы»).

Институт так называемых «удостоверяющих центров»

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» предусматривает использование электронной цифровой подписи при совершении гражданско-правовых сделок (ч. 2 ст. 1 №1-ФЗ), по причине малозначимости которых законодатель, очевидно, счёл возможным передать регулирование указанных вопросов удостоверяющим центрам.

Организационно-правовая форма удостоверяющего центра в соответствии с рассматриваемым законом установлена лишь в самом общем виде — юридическое лицо, которое обладает «необходимыми материальными и финансовыми возможностями, позволяющими ему нести гражданскую ответственность перед пользователями сертификатов ключей подписей за убытки, которые могут быть понесены ими вследствие недостоверности сведений, содержащихся в сертификатах ключей подписей» (ч. 1 ст. 8 № 1-ФЗ). То есть деятельность в сфере обеспечения подлинности электронной цифровой подписи может вести любое юридическое лицо, как коммерческое, так и некоммерческое, получившее в установленном порядке лицензию на подобный вид деятельности. Более того, удостоверяющим центром может быть организация, для которой деятельность по выдаче сертификатов ключей электронной цифровой подписи и обеспечению их сохранности не является основной.

В соответствии со ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаётся электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случае если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении документа на бумажном носителе.

Таким образом, при соблюдении требований, установленных Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», первичные учётные документы могут оформляться и подписываться электронной цифровой подписью.

Что касается оформления в электронном виде и подписания электронно-цифровой подписью счетов-фактур, то согласно п. 1 ст. 169 Налогового кодекса РФ счета-фактуры, реквизиты которых предусмотрены п. п. 5, 5.1 и 6 ст. 169 Кодекса, первичными документами не являются, а служат основанием для принятия предъявленных сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном гл. 21 «Налог на добавленную стоимость» Кодекса. При этом данной статьёй Кодекса возможность использования электронно-цифровых подписей директора и главного бухгалтера не предусмотрена.

Кроме того, Правилами ведения журналов учёта полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчётах по налогу на добавленную стоимость, утверждёнными Постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 № 914, также не предусмотрен порядок, позволяющий использовать электронно-цифровые подписи директора и главного бухгалтера организации.

Статьёй 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учёте» установлено, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учётными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учёт.

Первичные и сводные учётные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счёт копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством РФ, суда и прокуратуры.

Первичные учётные документы принимаются к учёту, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона № 129-ФЗ.

Статья 313 НК РФ определяет налоговый учёт как систему обобщения информации для определения налоговой базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Учитывая изложенное, полагаю, что, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ, первичные документы, документы бухгалтерского и налогового учёта могут составляться в электронном виде и заверяться электронной цифровой подписью лиц, ответственных за совершение хозяйственных операций и правильность их оформления, при соблюдении условий, установленных Законом № 1-ФЗ.

Всем Вам прекрасно известно, что есть печати и штампы.

Штампы не присваивают бумагам силу, а печать придает документам юридическую силу. Факсимиле по смыслу ближе к печати, и юридическую силу такая подпись имеет. Но использование подобной подписи допускается только в некоторых случаях.

По сути, факсимиле представляет собой печать, с помощью которой ставится подпись руководителя.

Есть несколько случаев, когда необходимо использовать факсимиле:

• при большом количестве документов, которые ежедневно приходится подписывать;
• в отсутствие руководителя или при большой загруженности.

Среди преимуществ использования факсимиле необходимо отметить ускорение обработки документов на каком-то предприятии. Особенно актуально использование подобной печати тогда, когда руководитель часто отсутствует, но есть большие объемы работы, требующие подписи. Очень важно, чтобы данный вид подписи был изготовлен качественно, а подпись не получалась размазанной.

Если речь идет о сделках, то другая сторона должна быть готова принять факсимиле. В таком случае сделка будет иметь такую же силу, как и с обычной подписью. Надо добавить, что использование факсимиле и согласие с этим второй стороны отражается всегда в самом тексте договора. Но может быть заключено между партнерами и дополнительное соглашение.

Возможность использования факсимиле в бухгалтерских документах и налоговом кодексе никак не регламентируется. Но из обратных норм вытекает невозможность использования факсимиле в этих случаях. Нельзя использовать факсимиле, когда Вы подписываете документы, способные повлечь за собой какие-либо финансовые последствия. Речь идет о платежных поручениях, а также доверенности.

Надо сказать, что постоянно возникают спорные позиции относительно использования факсимиле. Специалисты налоговых служб ссылаются на то, что по принятым условиям необходимо подписывать финансовые документы именно руководителем. Надо понимать, что лишь гражданский кодекс предусматривает законность использования такой подписи, как факсимиле.

Есть соответствующая статья в кодексе, это статья 160. И в этой статье предусмотрено, что в тех случаях, когда другая сторона готова принять подобную подпись, то ее можно использовать в гражданско-правовых делах. Она будет иметь юридическую силу. Надо отметить, что количество подписей факсимиле, которое решает изготовить предприятие, неограниченно. Но руководитель сам решает, когда следует использовать подпись, и сколько должно быть клише. Риски, которые могут быть связаны с факсимиле, приравниваются к тем рискам, связанным с использованием печатей.

Директор может постановить, что в течение дня факсимиле будет храниться у ответственного лица. После окончания рабочего дня ответственное лицо передает факсимиле в сейф. Также может быть предусмотрено ведение журнала, в котором будет производиться учет выдачи, а также возврата факсимиле. В каких же случаях использование факсимиле возможно безо всяких условий и соглашений? К этим случаям можно отнести:

• письма благодарности;
• подтверждение оплаты по имеющемуся аккредитиву;
• результаты ЕГЭ;
• приглашения и грамоты;
• счета-фактуры;
• сертификаты, свидетельства и патенты.

Решать, где хранится факсимиле, кто его использует, должно начальство. Когда в компании подписи осуществляются с использованием факсимиле, то следует предусмотреть стандарты применения, а также список бумаг, где может использоваться факсимиле, кто из сотрудников может использовать факсимиле. И следует указать два условия:

Во многих компаниях в процессе заключения договоров возникает вопрос о юридической силе договора, подписанного со стороны контрагента с помощью факсимиле подписи. Ответ Вы можете узнать в данной статье.

Требования к форме договора устанавливаются Гражданским кодексом РФ.

Сделки между коммерческими организациями должны быть совершены в письменной форме (чаще всего составляется единый документ) и подписаны уполномоченными на это лицами. Часть 2 статьи 160 ГК РФ гласит: Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Поскольку действующее законодательство Российской Федерации не предусматривает случаи и порядок использования факсимильного воспроизведения подписи при совершении гражданско-правовых сделок, это может быть предусмотрено только соглашением сторон. Данная позиция была высказана налоговой службой еще в 2004 году (Письмо МНС от 1 апреля 2004 г. N 18-0-09/000042@), и, поскольку изменений в законодательстве до сих пор не последовало, остается верной.

Соглашение об использовании факсимильного воспроизведения подписи может быть оформлено как отдельный документ (договор, соглашение), либо быть включено в текст основного договора. При этом данное соглашение само по себе тоже является договором в гражданско-правовом смысле и, следовательно, должно быть облечено в «обычную» письменную форму, в том числе должно быть подписано «живой» подписью уполномоченного лица. Таким образом, ответ на вопрос, заключен ли договор, включающий условие об использовании факсимиле и подписанный с помощью факсимиле, однозначен: нет, не заключен.

Указанная позиция поддерживается в большинстве судебных решений, однако в судебной практике можно встретить прецеденты, отражающие противоположную позицию.

Кроме того, само по себе несоблюдение формы сделки (а подписание договора с помощью факсимиле при отсутствии соглашения об использовании факсимиле является несоблюдением формы) не влечет недействительности договора, а влечет запрет приводить свидетельские показания в подтверждение заключенности договора. Иными словами, в случае судебного спора необходимо будет доказывать факт заключения договора всеми возможными средствами, кроме свидетельских показаний. К примеру, в Постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 16.07.2014 по делу N А82-14385/2013 указано, что само по себе отсутствие собственноручной подписи директора в договоре не является основанием для вывода об отсутствии между сторонами договорных отношений. Сделать вывод о заключенности договора суду позволило наличие электронной переписки между сторонами.

Тем не менее, шанс того, что договор, подписанный факсимиле, при отсутствии соглашения сторон об этом, будет признан действительным, не очень велик. Поэтому если при подписании договора с контрагентом все же не удалось соблюсти порядок, описанный выше, необходимо принимать во внимание все связанные с этим риски. При должном оспаривании со стороны контрагента доказать действительность договора будет проблематично.

В силу наличия указанных рисков также востребован вопрос о том, как должно выглядеть соглашение об использовании факсимиле. Условие об использовании факсимиле может быть сформулировано следующим образом.
Стороны пришли к соглашению о том, что при подписании договоров, актов, иных документов допускается использование подписи факсимиле (средств факсимильного воспроизведения подписи), которая приравнивается к собственноручной подписи подписавшего документ лица .

Кроме этого, можно добавить пункт примерно следующего содержания с образцами факсимильных подписей:

Сторона (например, Покупатель) гарантирует, что приведенные ниже образцы подписей факсимиле соответствуют собственноручным подписям, указать образцы подписей.

Главная / На заметку / ФАКСИМИЛЬНАЯ ПОДПИСЬ: КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ МОЖНО ПОДПИСЫВАТЬ, А КАКИЕ НЕЛЬЗЯ?

ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок.

Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .

Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов.

Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Обязательные реквизиты печати ооо Кто выставляет счет фактуру

Через каждую компанию проходит огромное количество документации различного типа. Практически все бумаги требуют официальной подписи руководителя организации. Однако не всегда управляющее лицо может собственноручно подписать документы по причине отъезда, командировки, повышенной занятости. На помощь в этом случае приходит факсимиле – аналог подписи руководящего лица. Каков порядок использования факсимильной подписи на предприятиях, и имеет ли она юридическую силу?

Правовое положение подписи-клише

С помощью подписи-аналога облегчается работа бухгалтерии – при значительном объеме документации можно завизировать большое количество бланков. Документ с подобной подписью имеет юридическую силу, однако факсимиле используется только в случаях, прописанных в нормативных актах компании или в договорах партнеров (ст. 160 ГК РФ).

До 2017 года официального понятия факсимиле в законодательной базе РФ не было. Несмотря на фигурирование подписи-аналога в многочисленной внутренней документации компании, юридического определения понятию до сих пор не дано.

Случаи, когда компаниями используется факсимиле, могут быть такими:

• Отсутствие руководителя.
• В целях ускорения договоров и сделок между партнерами-организациями.
• Массовое скопление бумаг, нуждающихся в личной подписи главы компании.
• Для упрощения оборота документации внутри предприятия.

Основной недостаток факсимиле, в отличие от собственноручной подписи руководителя, состоит в том, что при заверении документа штампом нельзя с уверенностью сказать, что он отражает волю человека, чью подпись он повторяет.

В компании должен действовать строгий механизм определения правового статуса и юридической силы документов, заверенных штампом.

Чтобы исключить риски и ввести в компании подписание бумаг факсимиле официально, руководитель должен выдать документ (разработать правовой акт), регламентирующий использование и хранение штампа. В акте прописывается перечень документов, разрешенных к подписи с помощью факсимиле. Также указываются сотрудники компании, которым можно применять штамп в работе. Они обязаны должным образом хранить подпись-аналог и отвечать за ее правомерное применение. При правильном составлении акта признание такой подписи недействительной невозможно, а уполномоченные лица в случае невыполнения своих обязанностей привлекаются к ответственности.

Где не применяется подпись-штамп

В компании должны действовать четкие правила использования факсимиле. Ответственные сотрудники обязаны знать, на каких документах можно ставить факсимильную подпись. Нельзя использовать штамп для подписания:

• Первичных бухгалтерских документов.
• Законодательных актов, нормативных документов.
• Деклараций налогового формата.
• Договоров трудоустройства сотрудников.
• Официальных доверенностей.
• Векселей.
• Платежных бланков.
• Заявлений, полученных от юридических или физических лиц.
• Конкурсной документации.

Где разрешается применять подпись

Выделяют перечень документов, в которых можно применять факсимиле. Однако следует помнить, что использовать механическую подпись может только доверенное лицо, указанное в официальном приказе руководителя.

Подпись-штамп можно использовать:

• В квитанциях, приходных, расходных ордерах.
• В бланках по учету сырья.
• В удостоверениях.
• Для подписания патентов, сертификатов, свидетельств ФС по интеллектуальной собственности.
• В ведомостях, справках о заработной плате сотрудников.
• В табелях, свидетельствах о ЕГЗ, страховых полисах.
• В приказах, благодарственных бумагах, почетных грамотах, извещающей документации.
• Факсимиле можно заверять копии внутренних документов.

Факсимиле облегчает работу бухгалтерии и документооборот компании. Однако чаще всего именно документы, подписанные факсимиле, становятся предметом судебных разбирательств. Чтобы избежать неприятностей, процесс использования штампа должен четко прописываться в документе, выданном руководителем. Движение факсимиле внутри компании следует строго контролировать и фиксировать в журнале по учету выдачи штампов и печатей организации.