Заполнение рсв 1 в 1с 8.3

По результатам проверки сведений персонифицированного учета порой у организации возникает необходимость подавать корректировочные сведения за предыдущие периоды. Иногда корректируется только стаж, но возникает необходимость вносить корректировки за несколько периодов (например, для работниц, находящихся в отпуске по уходу за ребенком). В связи с этим нередко возникают сложности.

Рассмотрим следующую ситуацию.

Работница Иванова А.И. находилась в отпуске по уходу за ребенком, а затем в длительном отпуске без сохранения заработной платы. В программе 1С Зарплата и Управление Персоналом редакция 2.5 расчетчик ошибочно ввел другие данные, в результате проверки ошибку обнаружили, и ее необходимо скорректировать. Корректировать необходимо несколько периодов, начиная с 4 квартала 2013 года, заканчивая 4-м кварталом 2014 года.

Заполнение РСВ-1

Напомню что заполнение расчета РСВ-1 и индивидуальных сведений следует выполнять только с помощью помощника «Подготовка данных для передачи в ПФР », который находится на закладке «ПФР» в левом верхнем углу:

Редактировать отдельно документы, например, пачки Раздела 6, не рекомендуется. Это следует делать только в том крайнем случае, когда по какой-либо причине отредактировать данные из меню помощника невозможно. Такие ситуации возникают крайне редко.

Подробно останавливаться на формировании отчета я не буду, напомню только, что перед заполнением нужно указать период, за который сдается текущий расчет РСВ-1, даже если Вам следует вместе с ним подать корректировочные сведения за прошлые периоды.

После того, как уже сформирован исходный (или корректировочный текущего периода) расчет и исходные сведения, после того как проверена их правильность и корректность, нужно будет добавить дополнительные пачки корректировочных сведений за предыдущий период.

Обратите внимание, если Вам нужно откорректировать индивидуальные сведения за текущий период, то создавать отдельные новые пачки с типом «Корректирующие» не нужно, корректировка текущего периода производится только в расчете РСВ-1 и тип меняется только там.

Корректировка сведений 2013 года.

Корректируем 4й квартал 2013 года. Для этого необходимо добавить форму СЗВ 6-4:

Устанавливаем тип сведений для пачки: «корректирующие», а также корректируемый период — 4й квартал 2013 года. После этого в разделе «Состав пачки документов» добавляем сотрудника, которому требуется отредактировать данные. При этом разделы о начислениях и периодах работы автоматически заполняются данными по выбранному сотруднику. Здесь их необходимо откорректировать.

Корректировка сведений начиная с 2014 года.

Корректировка сведений, начиная с 2014 года, производится уже по-другому: необходимо добавить пачку разделов 6 (при помощи соответствующей кнопки):

При выборе сотрудника, сведения которого подлежат корректировке, программа автоматически заполняет форму данными о начислениях, рассчитанных страховых взносах за период и записями о стаже за указанный период. Здесь нужно вносить необходимые изменения.

Корректировка сведений за 2012-й год и более ранние периоды.

Сведения за 2012-й и предыдущие годы корректируются формами СЗВ-6-1 иди СЗВ-6-2. Напомню, что Форма СЗВ-6-1 «Сведения о начисленных и уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование и страховом стаже застрахованного лица» представляется, в случае если в отчетном периоде необходимо указать отпуск без сохранения содержания и (или) получение пособия по временной нетрудоспособности и (или) работу застрахованного лица с необходимостью заполнения реквизитов «территориальные условия труда (код)», «особые условия труда (код)», «исчисление страхового стажа», «условия для досрочного назначения трудовой пенсии». (Постановление Правления ПФ РФ N 192п).

Для корректировки нажимаем на кнопку «Добавить форму СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2», для всех вариантов далее выбираем период, который нужно корректировать, выбираем тип формы — СЗВ-6-1 или СЗВ-6-2, далее вносим корректировки аналогично предыдущим.

Проверка сведений.

После этого необходимо сохранить внесенные изменения и проверить данные расчета с помощью внутренней проверки выгрузки и он-лайн проверки в интернете (при условии, если Вас подключен сервис 1С-Отчетность для отправки отчетов в контролирующие органы прямо из 1С). Проверка в интернете осуществляется всегда актуальной версией программы CheckPFR, которую использует сам контролирующий орган при получении Вашего отчета.

Корректировка сведений уволенных сотрудников

Ошибка при проверке может возникнуть, когда подаются корректировочные сведения по уволенным ранее текущего периода сотрудникам. Для предотвращения этой ошибки необходимо будет добавить вручную уволенного сотрудника в исходные данные пачки разделов 6 с пустыми данными о доходах и периодах. Это необходимо для того, чтобы в исходных сведениях по данному сотруднику заполнился раздел 6.6 по корректировке, иначе проверяющая программа не пропустит сведения. Уволенного сотрудника можно добавить как в основную пачку Раздела 6, так и во вновь созданную вручную по кнопке «Добавить пачку Разделов 6».

Данные расчета РСВ-1 можно изменять в самом расчете после нажатия кнопки «Показать все разделы», данные индивидуальных сведений редактируются только из формы Помощника.

В конце каждого отчетного периода работодатель обязан подавать сведение в отделения Пенсионного Фонда РФ. Наряду с формами, которые сдавались ранее в Пенсионный Фонд РФ (СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ -6-2, РСВ-1), в годовой отчетности 2011 года необходимо так же предоставить сведения по формам СЗВ-6-3 (Сведения о начисленном заработке) с сопровождающей описью АДВ -6-4. Для формирования отчетности необходимо использовать обработку «Подготовка данных для передачи в ПФР».

Порядок подготовки документов.

Сведения рекомендуется формировать в следующей последовательности:
1. РСВ-1
2. Сведения о страховых взносах (СЗВ-6-1, СЗВ-6-2) с описью АДВ-6-2
3. Сведения о начисленном заработке (СЗВ-6-3) с описью АДВ-6-4.
Пошагово рассмотрим формирование годовой отчетности в ПФР в программе 1С «Зарплата и управление персоналом» с помощью обработки «Подготовка данных для передачи в ПФР».

Формирование АДВ-6-2, СЗВ-6-1 (СЗВ-6-1).

В обновленных версиях программы 1С «Зарплата и управление персоналом» необходимо добавить принятые комплекты прошлых периодов, начиная с 2010 года. Для этого необходимо кликнуть по кнопке «Добавить» и выбрать «Добавить принятые комплекты прошлых периодов»

Открывается окно для подбора файлов описей за прошлые периоды.

В конфигурации реализована возможность подобрать принятые комплекты непосредственно из информационной базы. Для этого дважды кликаем в пустое поле «Комплект документов» и по кнопке переходим в окно выбора файлов.

Если файлы есть в информационной базе, но программа не предоставляет их на выбор, то необходимо зайти в опись за тот отчетный период, файл которого не удается загрузить, провести его и после этого станет активной кнопка «принято в ПФР»

Ставим галочку, после этого опись появится в окне для выбора файлов.
Так же есть возможность загрузить сведения с компьютера в форматеXML .Для этого в разделе "2. Загрузить ранее принятые файлы" кликаем по кнопке «Выбрать» , открывается окно для выбора файла описи на компьютере.

Двойным кликом выбираем нужный файл. Появляется надпись, свидетельствующая о том, что выбранный файл является описью, а так же становится активной кнопка «Загрузить», кликаем на нее.

Выбранный файл зарегистрируется в информационной базе.
После того, как все пачки добавлены, необходимо кликнуть по кнопке «Сформировать сведения». В форме сформируются сведения за текущий отчетный период. Так же можно просмотреть файлы ранее принятые ПФР, которые обозначены серым цветом. Из окна обработки можно просмотреть ранее сформированную РСВ-1 за текущий отчетный период, кликнув по кнопке «Открыть» у реквизита РСВ-1.

Формирование СЗВ-6-3

Чтобы перейти в окно для формирования СЗВ-6-3, необходимо в правом верхнем углу обработки поставить переключатель в положение «Сведение о заработке (СЗВ-6-3).

В открывшемся окне необходимо выбрать отчетный период, за который формируются пачки, и организацию, за которую формируются сведения, далее кликнуть по кнопке «Сформировать сведения».

Сформируются пачки документов. В Пенсионный Фонд РФ сведения по форме СЗВ-6-3 подаются в разрезе видов договоров и в разрезе категорий застрахованного лица. Если сотрудник в течение года работал как по трудовому договору, так и по договору подряда, он должен попасть в 2 разные пачки, если этот же сотрудник первые полгода был в категории наемных работников, а потом перешел в категорию ООИ, то этот сотрудник будет в 4 разных пачках.
По умолчанию флаг «Сведения» ставится в положение «Исходные», если подаются данные корректирующие или отменяющие, то необходимо у флага поменять положение.

Раздел «Пачки документов» позволяют работать с комплектом документов (Создавать, удалять, редактировать), уточнять их реквизиты, а также обновлять данные о заработке и проверять указанную пачку с помощью специальных кнопок.

Раздел «Состав пачки СЗВ» содержит список сотрудников, личные данные, а так же данные о заработке с разбивкой по месяцам и итоговую сумму.

С помощью кнопки «Обновить данные о заработке» в верхней части окна обработки можно переформировать сведения во всех пачках, если сведения о заработке в программе были изменены.
Если данные были изменены у конкретного сотрудника, то с помощью кнопки «Обновить» в нижней части окна обработки можно обновить сведения выбранного сотрудника.
Если необходимо перенести сотрудника из одной пачки в другую, для этого существует кнопка «Перенести в другую пачку».

Чтобы проверить пачку «СЗВ-6-3» необходимо кликнуть по кнопке «Проверить пачку» и выбрать один из вариантов. Можно проверить с помощью встроенной проверки или с помощью программы CheckXML, если она была установлена ранее.

Общие возможности обработки «Подготовка данных для передачи в ПФР».

Если после формирования отчетности данные о страховых взносах изменились, то возможно перераспределить взносы, как во всех пачках, так и в выбранной.

Если кликнуть по кнопке «Перераспределить с комментарием», будут обновлены данные о взносах и будет выдано сообщение о том, по каким правилам были распределены взносы в пачках по людям.

С помощью кнопки «Проверить» в разделе «Комплекты документов» можно проверить пачки документов, как встроенной проверкой, так и программой CheckUFA, если она предварительно была установлена на компьютер.

Встроенная проверка проверят как пачки по отдельности, так и сверку пачек, если есть расхождение между ними, программа выдаст ошибки, где и какие суммы не сходятся между формами АДВ, СЗВ и РСВ. Так же программа указывает на многие другие ошибки, которые могли возникнуть из-за невнимательности пользователей.
Есть возможность проверить конкретную пачку с помощью встроенной проверки или с помощью программы CheckXML.

Кнопка «Печать» выводит печатные формы РСВ-1, АДВ-6-2, АДВ-6-4, СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, СЗВ-6-3 и список застрахованных лиц.
Просмотреть формируемые файлы по пачкам можно по кнопке «Показать файл», а для формирования файлов и записи на диск предназначены кнопки «Файл на диск». При этом записываются сразу все файлы на диск, включая РСВ-1. После того как файлы записаны на диск программа выдает сообщение.
Чтобы завершить работу с документы необходимо кликнуть по кнопке «ОК».

Даже КБК для взносов теперь единый. Каждый раз бухгалтерам приходится заново осваивать учет. В связи с этим вниманию предлагается инструкция по формированию комплекта отчетности за 2013 год в Пенсионный фонд в программе 1С: Предприятие 8.2.

Подготовка данных

1. В журнале Зарплата - Документы по учету зарплаты - если были документы Начисление зарплаты, проверяем, чтобы были документы Взносы с ФОТ. Для нулевой декларации см. п. 4.

2. Открываем Зарплата - Расчеты по страховым взносам - добавляем новый документ Insert или копируем с предыдущего F9. Выбираем Уплата в ПФР - указываем Дата платежа, дата документа - Заполнить уплатами - ОК

3. Здесь же добавляем новый документ Insert или копируем с предыдущего F9. Выбираем Уплата в ФОМС - указываем Дата платежа, дата документа - Заполнить уплатами - ОК

Формирование РСВ-1

4. Отчеты - Регламентированные отчеты - РСВ-1 ПФР - новый - период 2013 год - ОК - Заполнить - Да.

5. Смотрим заполнение титульного листа. Код по ОКАТО за 2013 год указываем код ОКАТО (справочно: для налоговых деклараций уже ОКТМО), проверяем наличие номера контактного телефона без знаков - только цифры, количество застрахованных, среднесписочную численность, ФИО руководителя.

6. Смотрим заполнение Раздела 1. Проверяем данные остатка страховых взносов на начало периода (т.е. на начало 2013г.) при наличии, суммы начислено и уплачено.

7. Смотрим заполнение Раздела 2.1. Выбираем перед таблицей справа код тарифа: 01 - ОСНО основной тариф, 52 - УСН основной тариф, 53 - ЕНВД основной тариф и т.д., проверяем заполнение строк суммами.

8. Задаём номер пачки отчета.

Правило : номера пачек должны быть уникальные, больше номеров отчетов предыдущего периода.

При этом номер пачки присваивается как форме РСВ-1, так и формам СЗВ-6-4 и АДВ-6-2. Поэтому обратите внимание, чтобы номер пачки не использовался в каком-либо файле отчётности предыдущего периода.

9. Если всё заполнено верно, нажимаем Настройка… -закладка Свойства разделов - снимаем флажки с незаполненных разделов 3.1-5, чтобы не тратить бумагу - ОК.

Формирование индивидуальных сведений персонифицированного учета

11. Теперь готовим индивидуальные сведения персонифицированного учета. Если при заполнении РСВ-1 все строки заполнились верно, то таким же образом они должны попасть в индивидуальные сведения. Выбираем Кадры - Подготовка данных ПФР. Отчетный период 2013, квартальная отчетность. Нажимаем Сформировать сведения, затем внимательно читаем предупреждения 1С - есть всё нормально - Закрыть и работаем дальше, в противном случае исправляем ошибки.

12. Если «нулевка» и руководитель находится в административном отпуске, или декретница, либо «мамаша», то создаём пачки вручную.

Заходим в Кадры - Документы персонифицированного учета ПФР - создаем новый документ Insert Пачка документов СЗВ-6-4 - нажимаем Добавить - , устанавливаем период 2013, задаем номер пачки, в табличной части выбираем нужного сотрудника - затем нажимаем кнопку СЗВ и выбираем АДМИНИСТР (для декретниц ДЕКРЕТ, для находящихся в отпуске по уходу за ребенком до возраста 1,5 лет выбираем ДЕТИ, от 1,5 до 3-х лет ДЛДЕТИ) и задаем начало и конец периода - для всего 4-го квартала выбираем соответственно 01.10.2013 и 31.12.2013. Если частично, то период работы отдельно с пустыми значениями, и отдельный период с вышеуказанным кодом. Затем ОК.

Здесь же (в Кадры - Документы персонифицированного учета ПФР) создаем новый документ Insert Опись сведений АДВ-6-2, указываем номер пачки, пункт Сведения СЗВ-6, выбираем РСВ-1, задаем период отчета 2013, в табличной части нажимаем Добавить, указываем в графе Документ Тип данных - Пачка документов СЗВ-6-4 и выбираем ранее созданный документ - ОК.

При ручном создании пачек каждый файл выгружается из созданного документа нажатием на кнопку Записать файл на диск - Записать только файл…, для РСВ-1 нажатием на кнопку Выгрузка - Выгрузить - выбираем путь и Сохранить. Далее проверяем как указано в п. 17.

Правило : все файлы должны находиться в одной папке либо на одной дискете.

Распечатывается также каждый документ нажатием кнопки Печать.

Проверка пачек

13. Проверяем цифры, затем нажимаем Проверить: сначала Встроенной проверкой, на вопрос Сохранить текущие настройки нажимаем ОК, смотрим сообщение, - Закрыть.

Справочно: классификатор адресов КЛАДР периодически обновляется, поэтому если при проверке выявлены ошибки, связанные с адресами, обновите КЛАДР до последней версии в базе 1С, заново задайте адрес, по которому выявлена ошибка и заново сохраните индивидуальные сведения (с п. 11).

14. Затем устанавливаем последние версии программ проверки CheckXML-Ufa и и CheckXML

15. После этого опять нажимаем Проверить - Программой CheckUFA,

в результате проверки должно быть Хорошо,

затем Проверить - CheckXML, на обоих вкладках должно быть Успех.

При выявлении ошибок их необходимо исправить.

16. Только после проверки, если все прошло хорошо и успешно, нажимаем Файлы на диск, задаём путь и сохраняем - либо дискета (рекомендуется предварительно отформатировать), либо флешка (по возможности пустая, либо без других файлов формата XML и без других отчетов). При отправке по телекоммуникационным каналам связи необходимо разово загрузить все файлы.

Чтобы распечатать отчеты в ПФР, нажимаем Печать и распечатываем все формы в 2 экз.

17. Для перестраховки желательно проверить файлы непосредственно на дискете/флешке, для чего нужно зайти в ранее скачанные и установленные в п. 14 программы и выполнить проверку.

В CheckXML-UFA Открыть и проверить файл - выбираем любой из комплекта, проверяются все файлы в папке. В протоколе должно стоять Хорошо.

Справочно: протокол открывается в программе, которая установлена по умолчанию для просмотра интернет-страниц.

В CheckXML - Данные - Тестирование файла ПФР (режим списка)

Добавить - Все пачки из каталога - выбираем путь файлов

Проверить - Все пачки.

В протоколах каждого файла должно стоять Успех.

Если какой-то из файлов подсвечен красным, в нём ошибка!

18. Остаётся только сдать. Удачи!

P.S. В процессе составления инструкции использовалась версия 1С:Предприятие 8.2 Бухгалтерия предприятия, редакция 2.0 (2.0.55.7).