В данной статье рассмотрим пошаговое заполнение форма KM-2. А также проанализируем наиболее распространенные ошибки и часто задаваемые вопросы.

Определение. В каких случаях используется форма KM-2

Форма КМ-2 должна быть хорошо знакома всем организациям и предпринимателям, применяющим в своей деятельности контрольно-кассовую технику. Не всегда она работает без проблем. Как и у любого оборудования случаются поломки и сбои. Перед ремонтом кассы, необходимо снять показания счётчиков. Обязательно это должно происходить в присутствии комиссии, в которую входят контролирующие органы власти, специалист центра технического обслуживания, старший кассир (либо администратор организации).

Важно! ККТ снимается только уполномоченным на это лицом. Акт КМ-2 составляется и подписывается в присутствии комиссии.

Пошаговая инструкция заполнения формы КМ-2

Обязательные реквизиты документа:

• «Шапка» как и во многих формах:

1. наименование организации;
2. адрес, номер телефона;
3. статистические данные (ОКПО, ОКУД, ИНН).

• Далее указываем данные контрольно-кассовой техники:

1. модель;
2. номер производителя;
3. регистрационный номер;
4. ОКВЭД.

• Дата составления и номер документа.
• Обязательно указать:

1. вид неисправности;
2. оценка специалиста о состоянии фискальной памяти.

• Основная – табличная часть должна содержать:

1. номера снятых Z-отчетов, причем как перед ремонтом, так и после него;
2. сумму выручки за предшествующий день и по кассовой ленте за текущий (цифрами и прописью).

• На второй странице указываются ФИО, должность, подпись всех членов комиссии, присутствующих при сдаче оборудования в ремонт и его приёмке.

Важно! Очень хорошо, кода состав комиссии неизменен в день сдачи и приемке техники. Но даже если кто то не смог присутствовать – нарушений в этом нет.

Три популярных платных программы для формирования КМ-2, с подробным описанием и преимуществами

Существует большое количество серверов, с помощью которых можно формировать любую первичную документацию. Платные программы для составления накладной КМ-2 (и прочих документов):

Преимущество данных сервисов:

• Наличие технической поддержки (в некоторых вариантах даже круглосуточной).
• Всегда актуальные формы.
• Функция 3 в 1:

1. формирование любой первичной документации
2. составление деклараций, балансов;
3. отправка отчетов в налоговые органы и внебюджетные фонды.

Три самые популярные бесплатные программы

В данной таблице указаны самые популярные бесплатные программы с описанием

Но если на предприятии висит обязанность по составлению квартальной и годовой отчетности, то лучше рассмотреть варианты платного обслуживания. Проконсультировавшись с операторами, можно подобрать экономичный тариф, отвечающий всем установленным требованиям.

Подключившись к электронному документообороту, открывается возможность отправлять не только декларации, но и письма, обращения, сверки. Все подобные программы оснащены функцией электронной подписи. Но чтобы ее получить, потребуется оформление лицензии, сертификата, составление договора. Обо всем этом и списке необходимых документов расскажет специалист. Достаточно обратиться на горячую линию.

Важно! В настоящее время существует множество программ. Их выбор зависит от целей и планов организации. И не всегда платная версия может быть лучше.

Распространенные ошибки при заполнении КМ-2

• ККТ снимается без присутствия уполномоченного лица;
• Нарушение обязательного перечня лиц, которые должны входить в состав комиссии;
• Бухгалтерии не передается второй экземпляр документа, вследствие чего бухгалтерский учет ведется с нарушением.

Популярные и часто задаваемые вопросы

Вопрос №1. Какие документы должны быть переданы вместе с КМ-2 в бухгалтерию?

Ответ: Накладная, в которой отражен факт сдачи оборудование на техническое обслуживание.

Вопрос №2. Популярная бесплатная программа для формирования КМ-2?

Ответ: Бизнес Пак.

Вопрос №3. Могут ли меняться члены комиссии в день сдачи и приёма ККТ?

Не редкость, когда бухгалтер, выплачивая ту или иную сумму работнику, задается вопросом: а облагается ли эта выплата НДФЛ и страховыми взносами? А учитывается ли она для целей налогообложения?

КМ-2

Официальная форма КМ-2 утверждена Госкомстатом в Постановлении от 25.12.1998 № 132 (далее - Постановление). Этим Постановлением утверждены и другие формы кассовых документов (КМ-1 - КМ-9), а также указания по их применению. Эти формы считались обязательными для применения при использовании ККМ. Однако в конце 2016 года ФНС выразила иную позицию по этому вопросу. О том, когда применяется КМ-2 и обязательна ли данная официальная форма, расскажем в этой статье. Скачать бланк вы можете ниже.

Официальная форма КМ-2

Итак, ФНС в Письме от 26.09.2016 № ЕД-4-20/18059@ сообщила, что кассовые документы, формы которых утверждены Госкомстатом (КМ-1 - КМ-9), не являются обязательными для применения. Следовательно, компании и предприниматели вправе изменять их или использовать собственные формы кассовых документов. Раньше Минфин и ФНС придерживались другого подхода и считали указанные официальные формы обязательными (Письмо ФНС от 23.06.2014 № ЕД-4-2/11941 , информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). Такое изменение позиции объясняется введением с 2017 года онлайн-касс, которые станут обязательными для применения с 01.07.2017 для многих компаний.

Между тем, на практике официальные формы, в том числе КМ-2, обычно применяются компаниями и предпринимателями, поэтому следует ознакомиться с ними подробнее.

Акт КМ-2

В названии Акта КМ-2 указан один из случаев его составления - передача кассового аппарата в ремонт. Вместе с тем согласно Постановлению, а также Типовым правилам эксплуатации ККМ, утвержденным Минфином 30.08.1994 N 104 (п. 2.6), этот акт составляется и в случае передачи кассового аппарата на определенное время в другую компанию.

Для чего нужен КМ-2?

Назначением акта является фиксация показателей кассового аппарата на момент передачи в ремонт или другой компании и при возврате. Так, при поломке кассовой техники компания обращается в обслуживающую организацию, с которой заключен соответствующий договор. Отметка о выходе кассовой техники из строя делается в журнале кассира-операциониста. Для передачи кассового аппарата оформляется накладная. При этом до передачи кассового аппарата в ремонт необходимо снять показатели его счетчиков. С этой целью в акте отражаются:

• показатели контрольных счетчиков;
• показатели суммирующих денежных счетчиков (главный и секционные).

Отражение данных показателей нужно для того, чтобы они не были утрачены во время проведения ремонта, а в случае утраты их можно было восстановить.

Содержание и оформление акта КМ-2

Во вводной части акта отражаются сведения о компании или предпринимателе, которым принадлежит кассовый аппарат:

• наименование, номер телефона;
• ИНН, ОКПО, код ОКВЭД;
• наименование структурного подразделения.

Здесь же указываются сведения о ККМ (номер, марка, класс, модель) и используемая в бухгалтерии компании прикладная программа.

В основной части акта КМ-2 отражаются такие сведения, как:

• характер неисправности;
• показатели контрольного счетчика на момент передачи в ремонт и на момент возврата;
• показатели суммирующих счетчиков (главного и секционных) на момент отправки в ремонт и на момент возврата.

Акт оформляется перед сдачей техники в ремонт созданной для этого комиссией, в состав которой входят руководитель, старший кассир, кассир, представитель налогового органа, представитель обслуживающей кассовый аппарат компании. Данные лица должны расписаться в акте, который затем передается в бухгалтерию компании. При возврате кассового аппарата из ремонта его приемка опять осуществляется комиссией.

Унифицированная форма КМ-2 может применяться в том случае, когда неисправна ККТ, работающая с ЭКЛЗ. Узнайте, какие требования нужно выполнить при заполнении формы КМ-2, где взять бланк и как его заполнить.

Поломка ККТ: соблюдаем основные требования

Выход из строя кассовой машины доставляет лицу, работающему с ККТ, немало хлопот. В первую очередь это приводит к невозможности пробивать кассовые чеки. А работа без применения ККТ (если по закону ее применение обязательно) грозит штрафом по ст. 14.5 КоАП. Поэтому восстановление работоспособности кассового аппарата становится первоочередной задачей при его выходе из строя.

Подробнее о том, что нужно знать при работе с ККТ, читайте в материале .

Порядок действий кассира при выявлении неисправности ККТ отражен в п. 4.5 Типовых правил работы с ККМ, утвержденных приказом Минфина РФ от 30.08.93 № 104. Они предписывают:

• совместно с представителем администрации установить, что дальнейшее использование аппарата является невозможным;
• зафиксировать в журнале кассира-операциониста факт окончания работы на данном аппарате и сделать отметку о его поломке.

Далее вызывается технический специалист из ЦТО и выясняется, потребуется ли отправка аппарата в ремонт. Чтобы сдать кассовую машину на ремонт (и вернуть из ремонта), нужно снять показания контрольных и суммирующих денежных счетчиков (пп. 7.2.3, 7.2.4 Типовых правил). Это требование выполняется путем заполнения унифицированной формы КМ-2 «Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию», утвержденной постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

Форма КМ-2 перестала быть обязательной к применению с внесением в середине 2016 года изменений в закон «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Поэтому до 01.07.2017 (даты, с которой становится обязательным использование онлайн-касс) вместо нее действительным был любой иной документ аналогичного содержания. С началом использования онлайн-касс этот бланк утрачивает свое значение, поскольку в кассовой технике нового типа контрольные и суммирующие денежные счетчики не предусмотрены. Вся необходимая информация в них хранится в фискальном накопителе и дублируется информацией, в онлайн-режиме переданной в ИФНС.

Оформляем бланк КМ-2

Для оформления акта по приказу директора создается комиссия, в присутствии которой снимаются показатели денежных счетчиков. Эта процедура проводится при участии специалиста ЦТО и налогового инспектора, которые вместе с членами комиссии ставят на акте свои подписи.

Информация обновлена:

При наличных денежных расчетах с покупателями фирмы и предприниматели (в том числе и "упрощенцы") должны применять контрольно-кассовые машины - ККМ (Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Не применять ККМ могут только фирмы и предприниматели, которые:

• оказывают услуги населению и выдают бланки строгой отчетности, установленные Правительством РФ;
• занимаются определенными видами деятельности (они перечислены в п. 3 ст. 2 вышеуказанного Закона).

Плательщики ЕНВД также могут не применять контрольно-кассовую технику, за исключением "вмененщиков", которые торгуют алкоголем в розницу (письмо Минфина России от 3 сентября 2009 г. №03-01-15/9-441). Не применяющие ККТ плательщики ЕНВД по требованию покупателя обязаны выдать документ, который подтверждает прием денег за товар (работу, услугу). Это может быть, например, товарный чек или квитанция к приходному кассовому ордеру. Продавец обязан выдать такой документ в момент оплаты товара (работы, услуги).

По мнению Минфина, наличие в тексте Закона № 54-ФЗ оговорки «по требованию покупателя» не означает, что плательщик ЕНВД, работающий без ККТ, имеет право не выдавать подтверждающий документ, если покупатель его не требует. Выдача такого документа – основное условие деятельности «вмененщика», не применяющего ККТ, разъясняют чиновники (письмо Минфина России от 5 мая 2015 г. № 03-11-11/25692).

Однако Верховный суд РФ в определении от 20 января 2016 года № 304-АД15-17629 сделал противоположный вывод. Судьи указали: плательщик ЕНВД, не применяющий кассовую технику, вправе не выдавать квитанцию или товарный чек, если покупатель не потребовал этого. Связано это с тем, что организации и предприниматели, применяющие ЕНВД, при наличных расчетах могут не использовать контрольно-кассовую технику при условии выдачи по требованию покупателя документа (товарного чека, квитанции и др.), подтверждающего прием денег за товар (работу, услугу). Это установлено пунктом 2.1 статьи 2 Закона № 54-ФЗ.

Следовательно, федеральное законодательство обязывает выдавать документ, заменяющий кассовый чек, только в том случае, если покупатель потребовал этот документ. Если же покупатель не высказал такое требование, то продавец - плательщик ЕНВД может не выдавать документ, подтверждающий прием денег за товар. Соответственно, в этом случае продавца нельзя привлечь к ответственности за невыдачу документа.

Надеемся, что выводы Верховного суда, наконец, устранят противоречия в решении этой спорной проблем и позволят «вмененщикам» не опасаться ответственности за невыдачу товарного чека.

А вот утративший право на ЕНВД налогоплательщик обязан применять ККТ с начала того квартала, в котором нарушены условия использования этого спецрежима (письмо ФНС России от 15 января 2016 г. № ЕД-4-2/328@). Например, если по итогам налогового периода (то есть квартала) средняя численность работников «вменещика» превысит 100 человек, он утрачивает право на применение ЕНВД и обязан перейти на общий режим с начала квартала, в котором произошло превышение лимита. Следовательно, с начала квартала, в котором произошло нарушение допустимой численности и право на ЕНВД было утрачено, бывший «вменещик» обязан применять ККТ, делают вывод налоговики.

За неприменение ККМ должностным лицам фирм грозит штраф в размере от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения кассы, но не менее 10 000 рублей. Организацию в этом случае оштрафуют на сумму от 3/4 до одного размера суммы бескассовой операции, но не менее 30 000 рублей (п. 2 ст. 14.5 КоАП РФ).

Правда, малый и средний бизнес не оштрафуют за первое нарушение. На первый раз таким фирмам грозит только предупреждение. Но при условии, что совершенное нарушение не навредило и не угрожало жизни и здоровью людей, объектам животного и растительного мира, окружающей среде, объектам культурного наследия (памятникам истории и культуры) народов РФ, безопасности государства, не повлекло угрозы чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера, а также имущественного ущерба (п. 2 ст. 3.4 КоАП РФ).

Розничная продажа пива

Согласно прежней редакции статьи 16 Закона от 22 ноября 1995 г. № 171-ФЗ о государственном регулировании производства и оборота алкогольной продукции, действующей с 31 марта 2017 года, при розничной продаже алкоголя, в том числе организациями общепита, нужно применять контрольно-кассовую технику.

В результате, организации и ИП, продающие пиво в розницу через магазины и общепиты и уплачивающие ЕНВД, с 31 марта 2017 года обязаны были применять онлайн-ККТ.

Согласно поправкам, внесенным Законом от 29 июля 2017 г. № 278-ФЗ в пункт 10 статьи 16 Закона № 171-ФЗ, эту норму теперь следует читать так. Розничная продажа алкогольной продукции, в том числе в организациях общественного питания, осуществляется с применением контрольно-кассовой техники в соответствии с законодательством РФ о применении ККТ.

К законодательным актам о применении ККТ относится Федеральный закон от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ. Как известно, он существенно скорректировал положения основного Закона о ККТ – Федерального закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ.

Пункт 7 статьи 7 Закона № 290-ФЗ обязывает индивидуальных предпринимателей на ЕНВД и ПСН использовать ККТ в безусловном порядке только с 1 июля 2018 года. То есть, до этой даты такие ИП вправе работать без применения контрольно-кассовой техники. Но с условием выдачи по требованию покупателя документа (товарного чека, квитанции), подтверждающего прием денег за проданный товар.

Бланки строгой отчетности

Как уже было отмечено выше, если компании и предприниматели оказывают услуги населению, они могут рассчитываться с физлицами наличными деньгами без применения контрольно-кассовой техники. Такое возможно при условии, что они выдают гражданам соответствующие бланки строгой отчетности, которые приравнены к кассовому чеку.

Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. № 359 утверждено положение об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платежных карт без применения ККТ (далее - Положение). Фирмы и предприниматели, которые принимают от населения «наличку» или рассчитываются с помощью пластиковых карт без использования кассовой техники, должны руководствоваться этим положением в своей хозяйственной деятельности.

Перечень обязательных реквизитов, которые должен содержать бланк строгой отчетности, содержится в пункте 3 Положения. В БСО указывают:

• наименование документа, шестизначный номер и серию;
• наименование и организационно-правовую форма организации или фамилию, имя, отчество предпринимателя;
• место нахождения постоянно действующего исполнительного органа организации;
• ИНН организации (предпринимателя);
• вид услуги и ее стоимость;
• размер оплаты наличными или с использованием платежной карты;
• дату осуществления расчета и составления документа;
• должность, фамилию, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции, его личную подпись, печать организации (предпринимателя);
• иные дополнительные реквизиты.

Таким образом, если организации и предприниматели рассчитываются с населением за оказанные услуги «наличкой» или с использованием платежных карт без применения ККТ, они вправе использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности. С условием, что такие БСО содержат все перечисленные реквизиты.

Причем утверждать формы бланков в уполномоченных органах исполнительной власти не нужно. Об этом говорится в письме Минфина России от 20 января 2016 года № 03-11-06/2/1651.

Кроме того, бланки БСО можно изготавливать не только типографским способом, но и формировать с использованием автоматизированных систем.

Документы при работе с операционной кассой

Основные документы кассовой машины - это чеки и ежедневные отчеты. Аппарат печатает их автоматически.

Кассовый чек

Получая деньги за товары, кассир обязан пробить кассовый чек и выдать его покупателю. В чеке обязательно должны быть указаны:

• название и ИНН фирмы;
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• цена товара;
• признак фискального режима (это специальные символы, которые подтверждают, что ККМ зарегистрирована и ее память работает в фискальном режиме).

Помимо обязательных элементов в чеке могут быть и другие данные, которые фирма или предприниматель считает необходимыми (например, фамилия продавца-кассира).

Ежедневные отчеты ККТ

При работе на кассовом аппарате кассир-операционист формирует различные отчеты. Их распечатывает сам аппарат.

Так, в течение дня с него можно снимать X-отчет (секционный отчет). Он нужен для проверки поступления выручки по каждому отделу (секции) или кассе в течение той или иной смены. X-отчет не влияет на показания денежных счетчиков, поэтому его разрешается пробивать много раз.

В конце рабочего дня кассир-операционист должен снять Z-отчет (контрольную ленту). Он содержит данные о поступившей за день выручке по конкретному кассовому аппарату. Показания Z-отчета кассир-операционист отражает в специальном журнале (форма № КМ-4 или КМ-5). Как правило, Z-отчеты подклеивают в специальную тетрадь и хранят в течение 5 лет.

Применяя контрольно-кассовую технику, кроме чека и отчетов ККТ, нужно оформлять и ряд других документов. А именно:

• акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1);
• акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма № КМ-2);
• акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
• журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
• журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5);
• справку-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6);
• сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7);
• журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8);
• акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9).

Обратите внимание: Закон о бухгалтерском учете от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, действующий с 1 января 2013 года, отменил обязательное применение унифицированных форм первичных учетных документов. Поэтому организации, которые не хотят использовать унифицированные формы, могут разрабатывать собственные бланки "первички". Но не все формы первичных документов компании могут разрабатывать самостоятельно. Одно из таких исключений - формы №КМ1 - КМ9, применяемые при работе с контрольно-кассовой техникой. Поскольку использование этих форм связано с контролем в сфере применения ККТ, организация не вправе самостоятельно разрабатывать такие бланки и может применять только унифицированные формы.

Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1)

Ввод нового кассового аппарата в эксплуатацию оформляют актом о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули (форма № КМ-1). Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Причем в комиссии обязательно участвует налоговый инспектор. Акт составляют в двух экземплярах:

• первый остается на фирме;
• второй передают в налоговую инспекцию по месту регистрации кассового аппарата.

Оформленный акт подписывают все члены комиссии и руководитель фирмы (предприниматель). Документ хранится в ее архиве в течение всего срока эксплуатации ККТ.

Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков (форма № КМ-2)

Сдачу контрольно-кассовой машины в ремонт и ее возврат на фирму оформляют актом о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков (форма № КМ-2). Для этого акта предусмотрен типовой бланк. Он утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт оформляет комиссия, назначенная приказом руководителя. Как правило, в нее входят руководитель организации (индивидуальный предприниматель), старший кассир, кассир-операционист. Документ составляют в присутствии налогового инспектора и специалиста центра технического обслуживания кассовой техники.

В акте отражают показатели суммирующих денежных счетчиков на момент поломки кассового аппарата. Его заполняют в одном экземпляре и сдают в бухгалтерию.

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3)

Унифицированная форма № КМ-3 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт о возврате денег по неиспользованным кассовым чекам составляют тогда, когда приходится возвращать покупателям деньги из операционной кассы. Это происходит, если:

• покупатель вернул товар, приобретенный в день покупки;
• кассовый чек пробит ошибочно.

Акт оформляют в одном экземпляре. Делает это комиссия, временно созданная или постоянно действующая на предприятии. В ее состав обязательно должны входить:

• руководитель организации (индивидуальный предприниматель);
• заведующий отделом (секцией);
• старший кассир;
• кассир-операционист, неправильно пробивший чек или возвращающий покупателю деньги.

Составляя акт, обратите внимание на заполнение следующих строк и граф.

По строке "Контрольно-кассовая машина" указывают модель (класс, тип, марку) ККМ, выбившей чек, по которому возвращают деньги покупателю. В табличную часть этой строки вписывают:

• номер производителя. Обычно он указан на самой ККМ и в ее техническом паспорте;
• регистрационный номер ККМ. Он отражен в карточке постановки контрольно-кассовой машины на учет, которую выдают в налоговой инспекции.

Строка "Прикладная программа" служит для того, чтобы указать название прикладной бухгалтерской программы, с помощью которой на фирме организован оперативный учет товаров. Если такой программы нет, то в этой строке ставят прочерк.

В графу "Кассир" вписывают табельный номер кассира-операциониста, неправильно пробившего чек или возвращающего покупателю деньги за товар.

В табличной части акта отражают номера и суммы каждого чека.

После заполнения акт подписывают все члены комиссии, а затем его передают на утверждение руководителю фирмы.

Пример

Покупательница приобретает плащ в секции "Одежда" универмага АО "Весна". Стоимость товара - 4550 руб. Кассир секции ошибочно пробивает чек на сумму 5550 руб. Чтобы исправить ошибку, кассир должен:

1. Пробить новый чек на правильную сумму - 4550 руб. и отдать его покупательнице.

2. На сумму 5550 руб. составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам по форме № КМ-3.

3. Приложить ошибочно выбитый чек на сумму 5550 руб, наклеенный на лист бумаги, к акту по форме № КМ-3 и сдать эти документы в бухгалтерию универмага.

Как нужно заполнить акт по форме № КМ-3, показано далее.

Возвращенные кассовые чеки и утвержденный руководителем акт по форме № КМ-3 наклеивают на лист бумаги и сдают в бухгалтерию торговой компании. Бухгалтер прикладывает этот лист к тому приходному кассовому ордеру, которым оформляет получение выручки за день.

Обратите внимание: из-за того что деньги покупателю возвращают из операционной кассы, в учете выручка за день отражается за минусом выданных покупателю денег. А суммы, выплаченные покупателям по неиспользованным кассовым чекам, кассир вписывает в графу 15 журнала кассира-операциониста.

Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4)

Для журнала кассира-операциониста предусмотрена специальная форма. Она утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. По каждой ККМ ведут отдельный журнал. В нем каждая строка отражает поступление денег за один рабочий день или смену кассира-операциониста. Он и заполняет журнал. Все листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и заверены подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККМ, а также печатью фирмы.

В конце рабочего дня журнал подписывают кассир, старший кассир и представитель администрации (например, заведующий отделом). Затем кассир-операционист составляет справку-отчет (форма № КМ-6) и вместе с ней сдает выручку старшему кассиру.

Пример

ООО "Невада" торгует в розницу продуктами питания и имеет 1 кассовый аппарат.

На нем работает кассир-операционист Степанова И.Б. Показания денежного счетчика "Невады" за 3 апреля равны:

• на начало дня - 161 050 руб.;
• на конец дня - 190 532 руб.

Таким образом, сумма выручки за день составила:

190 532 - 161 050 = 29 482 руб.

В конце рабочего дня Степанова пробила итоговый чек (Z-отчет) и заполнила журнал кассира-операциониста.

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков ККМ, работающих без кассира-операциониста (форма № КМ-5)

Форма этого журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. В журнале учитывают наличные деньги, полученные продавцом, официантом или приемщиком заказов.

По каждой ККМ ведут отдельный журнал. Все его листы прошнуровывают, пронумеровывают и заверяют подписями руководителя, главного бухгалтера, налогового инспектора, зарегистрировавшего ККТ, печатью фирмы.

В конце рабочего дня журнал подписывают кассир-контролер, продавец, принимавший наличные деньги, и представитель администрации.

Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6)

Для этого документа предусмотрен типовой бланк. Его форма утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Отчет ежедневно составляет кассир-операционист. Показания счетчиков на начало и конец дня (смены) заверяет представитель администрации (например, заведующий секцией).

Отчет составляют в конце рабочего дня (смены) и сдают старшему кассиру вместе с выручкой. Подписывают его кассир-операционист, старший кассир и руководитель фирмы (предприниматель).

Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма № КМ-7)

Этот документ оформляют, если фирма использует несколько контрольно-кассовых машин. Форма бланка для него утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Его ежедневно в одном экземпляре заполняет старший кассир, а подписывают и старший кассир, и руководитель фирмы (предприниматель).

Данные о выручке каждого отдела или секции должны быть подтверждены подписями заведующих отделами (секциями).

Заполненный документ вместе со справками-отчетами кассиров-операционистов, кассовыми ордерами и актами о возврате денег покупателям передают в бухгалтерию.

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма № КМ-8)

Его применяют, если:

• устранить неисправность кассового аппарата силами кассира невозможно. В этом случае администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания ККМ;
• специалист центра технического обслуживания проводит плановые технические осмотры, включающие проверку состояния механизмов электронных и программных частей машины, а также устранение мелких неисправностей.

Записи в журнале делает специалист центра технического обслуживания ККМ. А хранится этот журнал у руководителя торговой организации или его заместителя.

Унифицированная форма № КМ-8 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Акт о проверке наличных денежных средств кассы (форма № КМ-9)

В этом акте отражают итоги внезапной ревизии наличных денег в операционной кассе.

Как правило, результаты проверки оформляют налоговый инспектор и кассир-операционист. Затем их доводят до сведения руководителя фирмы.

Акт составляют:

• в трех экземплярах - если проверка проходит с участием налогового инспектора. При этом один экземпляр акта передают в налоговую инспекцию;
• в двух экземплярах - если ревизию проводят по инициативе администрации предприятия. Один экземпляр акта передают в бухгалтерию, второй остается у материально ответственного лица (кассира-операциониста).

Унифицированная форма № КМ-9 утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132.

Возврат товара в день покупки

Если покупатель решит вернуть товар спустя один или несколько дней после покупки, деньги ему выдадут из главной кассы. Если же он возвращает приобретенный товар в день его покупки, то деньги выдают из операционной кассы. Это происходит так.

Во-первых, покупатель, который возвращает товар, должен принести кассовый чек. На чеке расписывается директор или его заместитель. После этого кассир-операционист обязан вернуть человеку деньги.

Полученный от покупателя чек приклеивают на отдельный лист бумаги.

Выданную сумму записывают в графе 15 журнала кассира-операциониста. На нее будет уменьшена выручка за тот день, когда вам вернули товар.

Если человек по одному кассовому чеку купил несколько наименований товаров, но возвращает только один из них (например, приобрел электрочайник и утюг, а возвращает только утюг), ему придется отдать вам чек на два товара.

В этом случае необходимо сделать копию кассового чека, заверить ее (подписать и поставить печать фирмы) и отдать покупателю.

Во-вторых, нужно будет составить акт о возврате товара. Указать в нем наименование возвращенного товара, его цену, номер чека, выданного покупателю, дату и причину возврата. Унифицированной формы такого акта не существует. Для этого можно использовать накладную по форме № ТОРГ-12 (утверждена постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).

И, наконец, в-третьих, потребуется составить акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3).

Возвращенный кассовый чек (предварительно наклеенный на лист бумаги), акт по форме № КМ-3 и акт (накладную) о возврате товара нужно сдать в бухгалтерию.

Хранение кассовых документов

Все кассовые документы (включая ленты ККТ) необходимо хранить в течение пяти лет. Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом оформления документа.

Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. По общему правилу обработанные документы подшивают в отдельные папки в хронологическом порядке.

Документы, срок хранения которых истек, можно уничтожить. Для этого руководитель назначает инвентаризационную комиссию. Она составляет акт об уничтожении, оформляемый в произвольной форме.

Продолжение доступно только платным пользователям бератора