Форма приказа внутреннего по организации. Образец распоряжения руководителя

К локальной управленческой документации относят распоряжения. Они действуют строго внутри одного предприятия или организации и распространены как в коммерческом секторе, так и в бюджетных учреждениях.

Нередко руководители отдают распоряжения в устной форме. Такое решение отрицательно сказывается на работе фирмы, так как наемные сотрудники могут просто проигнорировать указы начальства, не оформленные должным образом. Привлечь к дисциплинарному взысканию за это невозможно.

Кто может писать распоряжения?

Приказы могут издавать только руководители предприятия или иные лица, наделенные соответствующими полномочиями (например, представители, действующие по доверенности). Написание распоряжений находится также в компетенции глав структурных подразделений:

1. Начальников филиалов.
2. Руководителей отделов.

При этом распоряжение может распространяться только на сотрудников, находящихся в непосредственном подчинении у лица, издавшего соответствующий документ. Чаще всего дополнительного согласования с дирекцией предприятия не требуется. Правильно написанное распоряжение должно включать обоснование (например, указывают норму закона, в связи с которым возникла необходимость составить новый документ).

Как написать распоряжение?

Сейчас единого унифицированного стандарта в написании распоряжений не существует. Организации обладают полным правом составлять их в произвольном виде. Для упрощения документооборота внутри компании распоряжение оформляют с учетом определенных правил:

1. Вписывают дату издания.
2. Присваивают номер.
3. Указывают наименование организации.
4. Вносят обоснование издания.
5. Указывают сотрудника, в отношении которого выходит документ (или целый отдел).
6. Устанавливают задачи и сроки выполнения.
7. Указывают сотрудника, ответственного за контроль выполнения распоряжения.

Если к документу прикладываются дополнительные бумаги, например или , то их отмечают в тексте распоряжения отдельным пунктом.

Важно : документация должна быть в обязательном порядке подписана лицом, от имени которого она издалась. После написания необходимо внести соответствующую правку в журнале учета внутреннего документооборота компании.

Бланк распоряжения

В Интернете много готовых форм для внутренней документации. Например, есть , о приеме на работу или об увольнении. Естественно, получится найти и типовые бланки распоряжений. Для удобства мы такой бланк уже подготовили.

Образец распоряжения

При возникновении трудностей с заполнением бланка рекомендуется воспользоваться готовыми образцами. Естественно, всю информацию следует адаптировать к каждому конкретному случаю.

Чем распоряжение отличается от приказа?

Решения руководящего состава, оформленные в виде приказов и распоряжений, обладают некоторыми отличиями. Существуют неофициальные правила, при которых составляется тот или иной документ. Дифференциация заключается в:

1. Сроке действия.
2. Условиях прекращения.
3. Визировании.
4. Возможностях внесения изменений.
5. Круге решаемых задач.

Распоряжения, как правило, издаются на более короткий срок. При этом их действие заканчивается с момента исполнения, приказ же обязателен к выполнению до отмены . Подписантом в составлении распоряжения может выступать руководитель подразделения или филиала. Изменения в документацию подобного плана не вносят, их чаще переиздают. При помощи распоряжения принято решать только оперативные задачи, например обязать начать вести или выполнить анализ реализации рекламной кампании.

Подводим итоги

Требования, предъявляемые к оформлению распоряжений и приказов, практически идентичны. При составлении необходимо придерживаться общих правил документооборота и делопроизводства.

На срок действия указа его принято подшивать в общую папку с другими распорядительными актами организации. После исполнения документ хранят в архиве предприятия.

Согласно Википедии:

Прика́ з - в административном праве вид акта управления, волевое властное официальное распоряжение руководителя, отданное в пределах его должностных полномочий и обязательное для исполнения подчиненными.

ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивные дело"
- Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов")
- Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"
- Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

В коммерческих организациях все немного проще. Согласно Федеральному закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , начиная с 1 января 2013 года, каждая компания вправе самостоятельно разрабатывать любые документы. При этом совершенно не важно, внесены ли они в альбом унифицированных форм документов или нет. Важным условием является присутствие в бланке обязательных реквизитов, таких, как: название документа, название компании, вид документа, дата его составления, описание производимой кадровой операции с указанием величины ее измерения (денежное или натуральное выражение). Также, согласно п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ , в обязательном порядке указываются ответственные лица, их место в организации, подписи, сопровождаемые расшифровкой инициалов и фамилии. За исключением уточнения подписи, правила оформления первичных документов практически не изменились.

В каждой компании есть распоряжения руководителя, связанные с деятельностью компании и требующие официального оформления. Как правило, их ведет секретарь компании. Но когда к нам приходят проверяющие органы, они запрашивают определенные приказы, которые являются обязательными в компании. И вот тут кроется большой риск для компании. Все мы знаем, что часто руководитель издает приказы, которые идут вразрез с действующим законодательством.
Например: как руководитель я была обязана выходить на работу в праздничные дни по графику и это не оплачивалось. Это называлось «дежурство». Но, как мы знаем, эти дни должны быть оплачены в двойном размере, что не происходило. Увидев такой приказ, сотрудник трудовой инспекции обязательно проверит в бухгалтерии начисления за эти дни.

Кроме того, мы подписываем у руководителя приказ о введении в действие штатного расписания, и копия этого приказа должна остаться у секретаря (если приказы лежат в секретариате). Это прямое нарушение Закона о персональных данных.
Хочу заострить ваше внимание на том, что приказы на подпись генеральному директору (руководителю) мы с вами носим лично (или начальник отдела кадров). Никогда не оставляйте папку с приказами в секретариате «на подпись». Всегда дожидайтесь окончания визирования документов руководителем и забирайте их лично.
Я рекомендую в отделе кадров (в отделе персонала) завести отдельные папки: для приказов по кадрам, для приказов по отпускам, для приказов по командировкам и приказы по основной деятельности. Последняя папка как раз будет содержать приказы руководителя, касающиеся работников, и обязательные приказы.

Какие папки приказов будем формировать?

1. Приказы по личному составу (по кадрам):
- о приеме на работу,
- о переводе на другую работу (перемещении)
- об увольнении
2. Приказы о командировках.
3. Приказы о предоставлении отпуска
4. Приказы по основной деятельности компании
- о дисциплинарных взысканиях,
- о совмещении,
- о поощрении,
- об установлении надбавки к окладу,
- об изменении персональных данных работника,
- о присвоении разрядов, классности,
- об изменении условий труда,
- обязательные приказы.

Приказы формируются по срокам хранения. Приказы по кадрам (прием, перевод, увольнение) хранятся в компании 50 или 75 лет , приказы по отпускам и командировкам – 5 лет . Затем, составляется акт и приказы уничтожаются.
Приказы по кадрам, как мы уже говорили ранее, могут вестись в свободной форме (с учетом обязательных реквизитов) или в формах, утвержденных Госкомстатом. На мой взгляд эти приказы достаточно удобны и не требуют изменений.
Обязательные приказы по основной деятельности я бы хотела рассмотреть подробнее. Кстати, эти приказы запрашиваются при проведении любых проверок, поэтому, я рекомендую их издать и сделать копию, положив в отдельную папку, чтоб не запрашивать при необходимости из архива.

Какие же это приказы?

1. Приказ об утверждении используемых форм документов. Образец этого приказа можно посмотреть ниже.

Даже если вы в работе используете унифицированные формы документов, необходимо это зафиксировать в приказе. К этому приказу необходимо приложить образцы всех форм, о которых идет речь. Или образцы форм, разработанных в компании. Кстати, этим же приказом можно утвердить и форму трудового договора компании.

На наших занятиях студенты часто задают вопрос: изучив материал курса, поняли, что договор требует доработки. Можно ли переподписать договоры с работниками заново?

Нет. Договор заключается один раз. Необходимые дополнения вносим дополнительным соглашением, а вот с вновь принятыми работниками можно заключить уже новые формы трудовых договоров с внесенными поправками и утвержденные приказом.

2. Приказ о введении в действие Локально-Нормативных актов.

Этот приказ издается в первый день создания компании. Но до сих пор встречаются фирмы, в которых Локально-Нормативные акты не разработаны.

Тогда алгоритм действий будет таким:
1. Приказ о том, что через 2 месяца (а если есть профсоюзная компания, то через 3 месяца) вступят в действие следующие Локально-Нормативные акты:
- Правила внутреннего трудового распорядка
- Положение о защите персональных данных
- Положение о заработной плате и премировании.

Список актов можно продолжить, добавив при необходимости Положение о командировках (Положение об аттестации), т. е. те, которые необходимы для нормальной деятельности компании.
2. Знакомим с этим приказом под роспись всех сотрудников компании и обеспечиваем возможность ознакомления с Актами.
3. Через 2 месяца издаем приказ о вступлении в действие этих Локально-Нормативных актов и вновь собираем подписи об ознакомлении всех работников с этим приказом и отдельно с Актами.

Если возникла необходимость внесения изменений в эти регламентирующие документы, то порядок действий будет таким же. Не забывайте, что если Акты вводились в действие Приказом, то изменения должны вводиться Приказом, а не Распоряжением.
Сейчас малым предприятиям дано право не разрабатывать данные Положения, а их содержание включить в Трудовой договор. На мой взгляд удобнее работать с Актами, т. к. численность компании может измениться и вам все равно придется их вводить.

3. Приказ о введении в действие (об утверждении) Штатного расписания.

Тут все просто. Скорее всего, вы уже делали этот приказ. Он очень короткий по содержанию и многие начинающие кадровики начинают «для солидности» добавлять туда пункты об отмене предыдущего Штатного расписания, пункт о периоде действия и так далее. Как мы уже говорили на наших занятиях по кадровому делопроизводству, обязанности вводить Штатное расписание с какой-то периодичностью у работодателя нет. Утверждаем по мере необходимости. Приложение к Приказу - Штатное расписание.

4. Приказ об утверждении графика отпусков.

Напомню, что приказ издается не позднее, чем за 2 недели до нового календарного года.

Если в компанию трудоустраиваются работники после утверждения графика, то можно периодически делать Приказы об утверждении дополнения к графику отпусков. Этот документ носит плановый характер, не является Локально-Нормативным актом и обязанности у работодателя знакомить работников с графиком отпусков нет.

5. Приказ о назначении лица, ответственного за учет, ведение и выдачу трудовых книжек.

Часто в компании игнорируют этот приказ и по умолчанию ответственным является генеральный директор. Он же подписывает трудовые книжки. При увольнении работника делается запись в трудовую книжку и заверяет ее именно ответственное лицо, назначенное приказом. Самая распространенная ошибка в этом приказе: не оговаривается, кто исполняет эти функции в случае отсутствия менеджера по персоналу в офисе.

6. Приказ о назначении ответственного за обработку и хранение персональных данных работников.

Этот приказ необходим в компании, так как, согласно нашему законодательству, все персональные данные сотрудников должны быть строго учтены и невозможны для доступа случайных лиц.
Помните знаменитый фильм «Место встречи изменить нельзя»? Там был замечательный диалог между Жигловым и Шараповым, в котором Жиглов рассказывал, что все документы лежат у него на столе в перевернутом виде. Увы, не все, кто приходит к нам в отдел персонала, приходят по делу. Некоторые приходят «за новостями».
Все документы в отделе кадров (персонала) лежат в закрытых шкафах или сейфах.

7. Из предыдущего приказа вытекает следующий обязательный Приказ об организации работы по защите персональных данных работников.

Казалось, зачем издавать отдельный приказ, когда и так понятно, что документы разбрасывать нельзя? Однако, в своей практике я столкнулась с таким случаем, когда менеджер по продажам, идя по офису и разговаривая по телефону, попросил секретаря черновик, на котором сделал необходимые пометки. Затем он направился в кабинет генерального директора, где они продолжили обсуждение условий сделки, и в один момент листок перевернули. Это была испорченная ксерокопия паспорта генерального директора. Как вы понимаете, что такая халатность со стороны секретаря просто недопустима.

8. Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета.

Согласно нашему закону, мы обязаны вести учет военнообязаных граждан. Это большая и серьезная работа. Учет может вести отдельный человек, а может быть сотрудник отдела кадров, на которого возложены данные обязанности. Отсюда вытекает необходимость приказа.

Согласно нашему законодательству, все приказы, которые мы ведем, должны быть зарегистрированы. Форма регистрационного журнала может быть произвольной. Но нужно соблюсти обязательные разделы, а именно: номер по порядку, номер самого приказа, дату издания, краткое название приказа. Я бы еще предусмотрела раздел «Примечание». Для того, чтобы была возможность уточнить о каком человеке идет речь (для быстрого поиска). Если мы ведем делопроизводство в программе (например, 1С), то все приказы (кроме основной деятельности) нумеруются автоматически и можно распечатать Журнал приказов из программы.

Бывает, что вы приходите на новую работу, а до вас кадровое делопроизводство велось от случая к случаю, и вы получаете «в наследство» приказы с номерами 1,2,6,8,15 и так далее. Пропущенных приказов нет и возможности восстановить их тоже нет. Как быть?

В журнале регистрации приказов так и пишем «Приказы с № 3 по № 5 - отсутствуют».
А как быть, если издали два приказа за одним номером? Можно поставить дробь с дополнительным номером, но эти ситуации очень привлекают внимание проверяющих органов.
Какие еще приказы по основной деятельности мы оформляем в процессе работы?
- Если на сотрудника возлагают дополнительные обязательства по совмещению профессий или расширению зон обслуживания, то это требует оформления, с указанием причин такой необходимости, согласия работника и перечнем дел для исполнения;
- Приказы по дисциплинарным взысканиям. Самая частая ошибка в этих приказах – денежный штраф, накладываемый на работника. Это категорически запрещено законом. Как это оформить правильно? Приходите на – разберем подробно;
- Приказы о начислении премий сотрудникам;
- Приказы о работе в выходные и праздничные дни и так далее.

Существуют обязательные приказы по основной деятельности, регламентирующие охрану труда, но это тема отдельной статьи.
Общее правило для всех приказов: печать на внутренние документы компании не ставится!
Еще очень важный момент: приказ подписывает руководитель или лицо, уполномоченное доверенностью. Факсимильная подпись на приказы не ставят!

Вы прочитали статью и поняли, что некоторых приказов в компании нет. Что делать? Издавать и подписывать задним числом? Точный ответ на этот вопрос не существует.
Я бы никакие документы задним числом в компании не оформляла. Вы можете упустить незначительные (на ваш взгляд) нюансы, которые могут перерасти в большие проблемы. Я считаю, что нужно делать документы с того момента, как вы обнаружили их отсутствие. В случае проверки вы будете говорить, что действительно, документы должны были сделаны ранее, но мы исправились и сделали их позднее. Это гораздо лучше, чем их отсутствие или при проверке всплывет поддельная подпись работника.

Успехов и помните, что каждый мастер когда-то был любителем!

Распоряжение руководителя – это сообщение, содержащее предписание по оперативным вопросам управления и касающееся ограниченного круга подчиненных. В зависимости от важности и срочности поставленной задачи распоряжение может передаваться:

• в устном виде;
• путем издания письменного документа;
• в виде телефонограммы.

Не задокументированное должным образом распоряжение может относиться к немедленным задачам, которые имеют средний и малый уровень важности. Чаще всего такие виды указаний издаются в коллективах с небольшой численностью персонала.

Если вопрос, требующий решения, имеет существенное значение, то устное распоряжение может быть подкреплено изданием письменного документа.

Как правильно поставить задачу

Чтобы распоряжение руководителя было максимально эффективным, оно должно быть четко и конкретно сформулировано. Психологическое восприятие задачи, обозначенной расплывчато и неопределенно, не позволит сотрудникам качественно и в срок выполнить указание руководителя.

Распоряжение руководителя как форма управленческого воздействия относится к категории организационно-распорядительных методов. По способу влияния на трудовой коллектив они могут классифицироваться:

• распоряжения, относящиеся к конкретному периоду времени и определенного служебного вопроса;
• распоряжения продолжительного действия.

Если распоряжение руководства предполагает определенный период, в течение которого необходимо выполнить определенный объем работ, то в документе следует обозначить дату, до которой указание должно быть исполнено. В таком случае сотрудники смогут равномерно распределить силы в процессе выполнения задания, и поручение будет реализовано успешно.

Указания, рассчитанные на длительный срок, должны указывать на цель, ради достижения которой работники должны выполнять определенные действия со ссылкой на внутренние нормативные акты.

Следует отметить, что нечеткая регламентация распорядительного документа, изданного на предприятии способна ослабить исполнительскую дисциплину работников. В то же время четко сформулированная цель может служить дополнительной мотивацией для сотрудников.

В чем отличие распоряжения руководителя от приказа по предприятию

Приказ и распоряжение руководителя организации являются однотипными документами, выражающими волю единоличного исполнительного органа предприятия в лице его директора (генерального директора, президента).

Приказ по предприятию издается относительно решения вопросов, касающихся основной деятельности компании или ее личного состава. Приказ – самая категоричная форма распорядительного воздействия, в нем содержится требование обязательного исполнения принятого решения руководителя. Неполное исполнение императива, содержащегося в приказе, или невыполнение поставленной задачи чревато для сотрудников санкциями со стороны руководителя.

Приказы, касающиеся основной деятельности, могут охватывать широкий спектр вопросов:

• изменение структуры фирмы (реорганизация, ликвидация);
• финансово-хозяйственные проблемы;
• задачи материально-технического снабжения.

Приказами оформляются все вопросы, связанные с персоналом организации: прием на работу, перевод на другую должность либо в другое структурное подразделение, увольнение, предоставление отпусков, взыскания и поощрения работников.

Распоряжение руководителя относится к более специализированным и узким направлениям деятельности организации. Помимо оперативного управления, распоряжение может издаваться по организации работ, связанных с выполнением основного приказа. В распоряжении не содержится категоричного требования на выполнение поставленной задачи.

В настоящее время четкого регламента и нормативных актов по применению того или иного вида распорядительных документов не предусмотрено. Выбор ОРД (организационно-распорядительного документа) следует делать, исходя из положений, прописанных в учредительных документа предприятия и инструкции по делопроизводству, принятой в компании.

Структура распоряжения руководителя организации

Распоряжение или приказ подготавливаются на специальном бланке, содержащем полное наименование предприятия и название документа.

В качестве основных реквизитов ОРД должен содержать:

• регистрационный номер и дату издания документа, место его составления;
• заголовок к основному тексту распоряжения (краткое содержание);
• текст документа;
• полная подпись руководителя;
• отметка о согласовании и ознакомлении ответственных лиц, перечисленных в распоряжении.

Правила правильного оформления распоряжений

Регистрационный номер распоряжения представляет собой порядковый номер документа в общей массе изданных с начала календарного года ОРД этого вида с добавлением строчной буквы «р» (например, № 10р).

Заголовок распоряжения указывается в левом верхнем углу документа, в нем содержится очень краткая суть директивы в виде ответа на вопрос «О чем?». Примеры заголовка (наименования) ОРД – «Об обеспечении выполнения плана поставок продукции на 1 квартал», «Об утверждении бланков строгой отчетности».

Основной текст распоряжения условно делится на две части: констатирующую и распорядительную.

В констатирующем разделе распоряжения (преамбуле) указывается аргументация действий, предписанных документом. В случаях, когда основанием для составления распоряжения выступает нормативный акт или ранее изданный ОРД, констатирующая часть должна начинаться с указания номера и даты этого акта: «Во исполнение приказа №…», «На основании федерального закона №…».

Констатирующая часть распоряжения, составляемого в инициативном порядке, должна включать цель и задачу действий, которые должны быть выполнены сотрудниками предприятия. Здесь же могут быть перечислены события или факты, лежащие в основе издания конкретного ОРД. В таких случаях распоряжение может начинаться фразами «В связи с», «В целях».

Если указываемые действия сотрудников не нуждаются в обосновании или дополнительном разъяснении, констатирующий раздел ОРД может отсутствовать.

После предложения, охватывающего констатирующую часть распоряжения, прописывается побуждение к действию в виде слов «Предлагаю» или «Обязываю». После этого следует распорядительная часть документа.

В этом разделе перечисляются все предписываемые действия и функции, которые возлагаются на сотрудников для исполнения данного распоряжения. Распорядительная часть может быть сформулирована в виде нескольких пунктов, по каждому из которых указывается конкретный ответственный сотрудник и дата, до которой необходимо выполнить перечисленные директивы.

Если распоряжение содержит указания, отменяющие ранее изданные ОРД или его подпункты, то ссылка на этот факт отражается в распорядительной части документа отдельным пунктом. В подобных случаях употребляются разы, начинающиеся со слов «Во изменение распоряжения №…», «Признать утратившим силу», «Внести изменения в …».

В последнем пункте распоряжения указывается должность и фамилия сотрудника, который будет осуществлять контроль за исполнением всех предписаний, содержащихся в ОРД.

Распоряжение руководителя предприятия может включать в себя разнообразные приложения, поясняющие или дополняющие директиву. Это могут быть регламенты, перечни, положения, таблицы, графики. Все приложения оформляются на отдельных листах, со сквозной нумерацией.

Первоначально ОРД составляется в виде проекта и обязательно содержит лист согласования. В нем руководители отдельных подразделений, на которые возлагается работа по выполнению поставленных задач, визируют подготовленный проект. При возникновении дополнений, разногласий или возражений должностные лица вправе представить обоснованную справку и приложить е к проекту распоряжения.

Согласование ОРД со всеми руководителями подразделений происходит не более, чем за пять календарных дней. Полностью согласованный с ответственными лицами проект распоряжения подписывается руководителем, после чего ОРД подлежит регистрации и вступает в силу.

Распоряжение руководителя доводится до сведения непосредственных исполнителей, перечисленных в документе, путем тиражирования или рассылки. Это может происходить путем передачи бумажных копий распоряжения или, при автоматизированном документообороте, посредством электронного письма.

Оперативность при доведении до заинтересованных лиц задач, поставленных руководителем предприятия перед конкретными сотрудниками или отделами, способствует эффективному и быстрому их исполнению.

Согласно регламенту, все выпущенные на предприятии распоряжения руководителя должны храниться в архиве компании. Распорядительные документы, имеющие административно-хозяйственную направленность, необходимо сохранять не менее пяти лет. Остальные распоряжения руководителя, относящиеся к основным видам деятельности, хранятся от 10 лет до момента ликвидации фирмы. После этого ОРД передаются на хранение в городской или муниципальный архив.

Приказы относятся к распорядительным документам фирмы . Виды приказов в организации делятся только на два типа – по основной деятельности и по личному составу. Вместе с изменением трудового законодательства претерпело изменение и отношение к применению некоторых форм документов, в том числе и приказов. Так что, можно теперь не применять принятые формы Т-1, Т-2 и т.д.? Как их систематизировать, хранить и менять форму сейчас разберёмся.

Немного истории

Вплоть до конца 2010 года законодателями скрупулёзно собирались статистические данные по всем видам деятельности, на основании которых разрабатывались формы приказов. Основные документы, связанные с трудовыми отношениями, индексированы литерой «Т» .

С начала 2013 года унифицированные формы документов, которые обязаны были применять все делопроизводители, утратили свой титул обязательности . Но актуальными они быть не перестали, ведь зачем изобретать новые виды или формы документов, если есть уже адаптированные под каждый вид деятельности? Можно либо пользоваться уже принятыми, либо утвердить свои формы документов.

То есть можете уже без опаски применять произвольные формы приказов вместо утверждённых ранее, но суть они должны отражать чётко.

Классификация приказов по видам и срокам хранения

Во всех организациях приказы делятся на два вида :

• по основной деятельности;
• по личному составу (или по персоналу).

Каждый вид можно разбить ещё на несколько подкатегорий, но тут всё зависит от направления компании.

Дабы не перегружать себя лишними делами, утверждайте только те формы, которые действительно вам нужны, ничего лишнего.

Приказы по основной деятельности можно разделить:

• на общие по организации;
• по отделам;
• по хозяйственной или административной деятельности.

А по личному составу приказы можно разбить на такие виды:

• о приёме;
• переводе;
• увольнении;
• по дисциплине;
• об отпусках.

И, чтобы не теряться в бумагах, приказы нужно индексировать . Индексы вы можете применять любые, но чаще всего приказу задают индекс по первой букве его объекта. Например, приказы о приёме индексируются буквой «П», об увольнении – «У» и т.п. После индекса ставится его регистрационный номер . Приняли первого работника в этом году, номер его приказа будет 1-п; у второго 2-п. Так они и будут располагаться и в деле (в папке с приказами), и отражаться в журнале регистрации.

Классификация приказов по срокам хранения зависит от их видов. Почти все приказы по персоналу должны храниться 75 лет! Такой срок, по мнению законодателей, необходим для уточнения в любой момент стажа, а поэтому правильного расчёта пенсии. Сроки, например, такие:

• приказы о приёме, переводе, увольнении – 75 лет;
• по основной деятельности – 1 год;
• об отпусках, командировках – 5 лет;

Соответственно и журналы учёта приказов хранятся столько же . Перечень документов велик, поэтому часть его для примера можете .

Как оформить приказ

Если вы не хотите пользоваться принятыми формами, а разработать свою, или адаптировать унифицированную под себя, нужно придерживаться правил. Согласно Инструкции ФТС, приказы должны содержать :

• название фирмы;
• дату и номер приказа;
• заголовок (например, «Об утверждении штатного расписания»);
• текст;
• подпись директора;
• отметки о согласовании или ознакомлении;
• отметка об исполнителе (обычно пишется мелким шрифтом внизу страницы).

При этом нужно иметь в виду:

• сначала пишется преамбула (это изложение событий, в связи с которыми и издаётся приказ. Можно начать словами «во исполнение» или «в целях». Если основание приказа – другой документ, например, соглашение о переводе на другую работу, то указывается его название, номер и дата);
• затем идёт слово «приказываю»;
• готовится распорядительная часть (должна содержать требование. Если оно не одно, нужно разделить их на пункты или подпункты);
• одним из пунктов распорядительной части будет перечисление исполнителей приказа;
• последний пункт – данные о том, кто будет контролировать исполнение приказа;
• если документ отменяет действие другого документа, то должен включаться пункт об этом. Например такой: «Признать утратившим силу….»;
• все согласования и ознакомления оформляются так: подпись, должность, расшифровка, дата;
• подпись директора оформляется так: должность, личная подпись, инициалы, фамилия;
• проекты приказов обязательно согласуются с юристом;
• если затронута финансовая составляющая, то с главбухом тоже нужно приказ согласовать.

После того, как по вышеуказанным правилам вы составили проект приказа, согласуйте его и утверждайте директором. По этому плану вы будете готовить остальные приказы.

Внимание!

Важно : в унифицированных приказах по персоналу нет ни преамбулы, ни констатирующей части. Поэтому, если будете утверждать свою форму таких приказов, об этом не забудьте.

Как регистрировать приказ

Прежде чем начать регистрацию, удостоверьтесь, что начальство одобряет вашу форму. Унифицированную форму утверждать не надо, она Госкомстатом уже утверждена.

Для начала в журнале регистрации приказов ставим номер и дату, основание и название приказа. Если приказ по личному составу, то и фамилию, и должность сотрудника пишем.

Оформляем сам приказ – вносим все данные, которые нужно вносить . К приказу подкалываем основание, например, заявление. Если заявления у вас в другом деле хранятся, то к приказу нужно подшить копию заявления . Хотя, чтобы не перегружать дела, всё же не заводите лишних папок.

Приказ подписываем директором и указанными в нём лицами. После этого документ помещается в дело, а копии раздаём всем заинтересованным. Если документ по персоналу, то его копию отправляем в личное дело работника .

Выписка из приказа

Иногда проверяющие ГИТ или прокуроры требуют предоставить какой-то приказ. Если документ касается нескольких работников, а вопрос рассматривается только в отношении одного, то можно сделать выписку.

Выписка из приказа – это, по сути, выдержка из распорядительной части приказа, но по назначению – отдельный документ . Вот как оформляется выписка ():

• полностью копируется шапка и преамбула приказа, его номер и дата (только слово «Приказ» заменяют на «Выписка из приказа»);
• в распорядительную часть переносится только нужный фрагмент;
• указывается должность, инициалы и фамилия подписавшего приказ (без личной подписи!);
• выписка заверяется (словом «Верно», дата, подпись, должность и печать).

К сведению

Так как виды приказов в организации различаются, то и выписки будут различаться. Отдельного дела под выписки можно не заводить, регистрируйте их в исходящей документации.

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно. Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства. С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ. Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Бланк приказа

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству. Посмотрите по ссылке приведенный образец . Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации.

Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм. Согласно бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Оформление приказов

Заголовок к тексту
Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа. Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа
Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п.

В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке : вид документа + автор + дата + номер + название. Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа».

В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов). Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово

ПРИКАЗЫВАЮ:

печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть
В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения.
Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера. В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно).

Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения.

В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …». Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе. Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания.

Можно сделать все менее формально. В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки.

Как оформить приложение
Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например, «Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)».

Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу:

Приложение № 4
к приказу ООО «Буйвол»
от 16.01.2014 № 12

Как правильно оформить или его изменении читайте в другой статье. Там же будут образцы составления таких приказов.

Если требуется , тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов. Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о по основной деятельности – это обязательные этапы.

Евгения Полоса

*** Если вы привыкли делать покупки в Интернете (приобретаете одежду, телефоны, услуги, бронируете отели и др.), то вы можете вернуть часть своих денег, например, при помощи данного СЕРВИСА . У меня это работает.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Еще интересное по теме:

К записи 216 комментариев