Форма СЗВ-К - что это? Как заполнить форму СЗВ-К. СЗВ-стаж: образец заполнения отчетности Когда нужно сдавать отчет сзв к

Форма дополнительной отчетности в пенсионный фонд СЗВ-К оказалась весьма неожиданной для многих бухгалтеров в 2019 году. Это форма о стаже работников до 2002 года. Подается такая форма по запросу ПФР и является обязательной формой отчетности.

Заполнить форму СЗВ онлайн вы можете в программе "Бухсофт". Программа проверит форму на ошибки и контрольные соотношения.

Заполнить форму онлайн

Что это за форма

Целью СЗВ-К является уведомить ПФР о стаже сотрудников до введения персонифицированного учета в 2002 году, хотя такие сведения уже предоставлялись в самом начале действия системы персонифицированного учета. О том, когда сдается такой отчет, на каких именно сотрудников необходимо заполнить форму и как это сделать, пойдет речь в статье.

Более 10 лет назад аналогичный отчет уже подавался работодателями в пенсионный фонд. Предполагается, что уже тогда должны были быть сформированы сведения о трудовом стаже физических лиц до введения автоматизированной системы персонифицированного учета.

Почему эта форма вдруг вернулась, законодатели не поясняют. Они лишь отмечают, что данный отчет нужен для конвертации пенсионных прав физлиц. Среди бухгалтеров также бытует мнение, что данный отчет является одним из этапов подготовки замены трудовых книжек электронной системой учета стажа.

Итак, СЗВ-К – новая форма отчета, отражающая информацию о трудовом стаже физического лица до 31.12.2001 включительно, т. е. до введения системы персонифицированного учета пенсионным фондом. До 2002 года отчеты в пенсионный фонд предоставлялись в целом по предприятию, а не отдельно по сотрудникам.

Сейчас отчеты по форме СЗВ-К подают те страхователи (организации или ИП), которые имеют в штате сотрудников по трудовым договорам или осуществляют выплаты физлицам по гражданско-правовым договорам.

Кто сдает и когда

К сожалению, законодатели не прописали в нормативно-правовых актах сроки сдачи данного отчета. Но на основании сложившейся практики стало понятно, что пенсионный фонд запрашивает сведения по застрахованным лицам у страхователя самостоятельно.

Это значит, что сдавать форму СЗВ-К не нужно, если не был получен запрос из ПФР. А если запрос получен, то направляется пенсионщикам отчет только по тем сотрудникам, которые указаны в запросе.

Сроки сдачи в 2019 году

Как уже отмечено выше, сроки сдачи СЗВ-К на законодательном уровне не установлены. Отчет предоставляется по письменному или электронному запросу из пенсионного фонда.

В таком письме из ПФР обычно предусмотрен и период, в течение которого необходимо отреагировать на запрос. Обычно на подготовку отчета дается месяц.

СЗВ-К и СЗВ-СТАЖ: одно и то же или нет?

Формы СЗВ-К и СЗВ-Стаж отражают информацию по трудовой деятельности сотрудников за разный период. СЗВ-К предоставляется исключительно по запросу и информирует пенсионный фонд о стаже застрахованных лиц до 01.01.2002.

А форма СЗВ-стаж заполняется по данным текущего периода для того, чтобы компенсировать отсутствие той информации о стаже, которая до перехода страховых взносов под контроль налоговиков содержалась в ежеквартальных пенсионных отчетах.

СЗВ-стаж в отличие от СЗВ-К сдается в обязательном порядке всеми работодателями: один раз по окончании года и по мере необходимости при выходе сотрудника на пенсию в течение года.

Правила заполнения СЗВ-К

Прежде чем приступать к заполнению отчета, необходимо выяснить, являются ли те физические лица, которые перечислены в запросе, сотрудниками страхователя на сегодняшний день. И если являются, то на каком основании они работают и где хранится их трудовая книжка.

Логично предположить, что подать сведения невозможно на таких лиц:

уволенные сотрудники;
работники по договорам гражданско-правового характера;
совместители;
сотрудники, которые перед устройством на работу потеряли трудовую книжку и не предоставили справки о предыдущей занятости;
сотрудники, не имеющие стажа до 2002 года;
и другие.

В этом случае ответом на запрос из пенсионного фонда будет являться письмо в свободной форме, поясняющее невозможность подать сведения на таких физических лиц.

При этом пенсионный фонд просит при наличии возможности рекомендовать таким застрахованных лицам обратиться в свое отделение ПФР с целью обновить сведения о стаже.

Если информация по сотрудникам из запроса ПФР есть у работодателя, то заполняется форма отчета.

Требования к заполнению, а также сам бланк отчета содержатся в постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2019 № 2п.

Основанием для отражения информации в СЗВ-К являются:

трудовая книжка;
трудовые договора с предыдущими работодателями;
справки с предыдущих мест работы о стаже;
другие документы, подтверждающие трудовой стаж.

Заполняются сведения о стаже в хронологическом порядке, начиная с самого первого места трудоустройства и до места работы по состоянию на 31.12.2001. После 1 января 2002 данные по работе вносить не нужно.

Первыми в форме СЗВ-К заполняются данные на сотрудника, которые включают ФИО, СНИЛС и дату рождения. Обратите внимание, что данные текущего работодателя нигде в форме СЗВ-К не указываются, кроме подписи ответственных лиц и печати в нижней части бланка.

Справа от данных о застрахованном лице необходимо поставить отметку в соответствующем квадратике, подтвердив, является форма исходной, корректирующий или отменяющей.

Ниже заполняются сведения об условиях проживания физлица на 31.12.2001. Причем, указывается код, характеризующий такие условия, из справочника, который содержится в приложении 1 к постановлению № 2п. Данная графа заполняется только при наличии справки, подтверждающей особые условия, например, работа в районе Крайнего Севера и т. п.

Далее идут блоки для отражения стажа у разных работодателей, по каждому в отдельности. Указывается наименование работодателя и вид деятельности (имеется в виду тип занятости физлица – работа, служба и т.п. – список обозначений приведен в уже указанном выше приложении 1 к постановлению № 2п).

В таблице отражаются сведения о периоде работы, должности и формате работы. Территориальные условия и особые условия труда заполняются только при наличии подтверждающих документов или соответствующих отметок в трудовой. То же самое касается и информации выслуге лет и особых условиях начисления стажа.

Последней идет таблица с подсчетом общего стажа, который заполняется обязательно, а также с подсчетом стажа, дающего право на досрочную пенсию, который подсчитывается и заполняется только при наличии соответствующих условий работы.

Обязательно должна стоять подпись об ознакомлении сотрудником с подаваемой информацией в самом низу формы отчета.

Образец заполнения

На нашем сайте вы можете скачать образец заполнения СЗВ-К на основе таких вводных данных:

сотрудник служил в армии с 25.02.1991 по 09.06.1993;
с 10.06.1993 и по дату после 01.01.2002 сотрудник работал механиком.

Где взять бланк для формы СЗВ-К в 2019 году

Скачать бланк СЗВ-К вы можете в правовых базах, на сайте пенсионного фонда или у нас на сайте.

Кроме того, специалисты пенсионного фонда часто прикладывают бланк формы к запросу.

Сегодня подарок на выбор при подписке на «Упрощенку»: мясорубка, гриль, блендер

Сегодня журнал «Упрощенка» дарит подарки на выбор при подписке:

1. Электромясорубка ( )
2. Электрогриль ( )
3. Блендер (

В состав документов персучета в системе обязательного пенсионного страхования включена форма СЗВ-К (о трудовом стаже). В ней показывается период трудовой деятельности сотрудника до 1 января 2002 года. К заполнению этой формы необходимо отнестись серьезно, так как от этого зависит размер будущей пенсии работника. Статья поможет ответить на вопросы: отчет СЗВ-К - что это и кто сдает эту форму?

СЗВ-К и инструкция по ее заполнению утверждены Постановлением Правления ПФ РФ от 11.01.2017 № 2п .

Так как форма относится к персотчетности, то предоставлять ее нужно только в отношении физлиц, с которыми заключен (п. 1 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ ):

• трудовой договор;
• договор гражданско-правового характера, на выплаты по которому начисляются страховые взносы.

Где брать сведения для заполнения

Данные заполняются на основании трудовой книжки и других документов, таких как:

• трудовые договоры;
• трудовые книжки колхозников;
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими госорганами;
• выписки из приказов;
• лицевые счета и ведомости на выдачу зарплаты.

ВАЖНО: если сотрудник не может никакими документами подтвердить трудовой стаж, нужно сообщить в ПФР об отсутствии запрашиваемых сведений.

Как заполнять

Заполняем данные о застрахованном лице в соответствующих полях формы:

• СНИЛС;
• Ф.И.О.;
• дату рождения;
• поле «Территориальные условия проживания на 31.12.2001» заполняется для проживавших до указанного периода на Крайнем Севере.

2. Выбираем тип формы:

• «исходная» заполняется впервые на работника;
• «корректирующая» — если в «исходной» допущены ошибки, отражены не все данные, допущены иные неточности, а ПФР уже принял данные с ошибками. Корректирующий отчет полностью заменит исходный;
• «отменяющая» заполняется при необходимости полностью отменить ранее поданный отчет.

3. Записи о периодах трудовой деятельности указываются в хронологической последовательности: от первого места работы до 1 января 2012 года. Отдельный раздел для каждого места работы.

4. Считаем общий стаж в соответствии с п. 33 инструкции: нужно отдельно сложить даты конца и даты начала указанных периодов. Разница между двумя этими суммами и составит продолжительность общего трудового стажа.

5. Определяем «льготный» период работы.

Это могут быть датированные периоды. В данном случае льготный стаж считается по правилам, указанным в п. 3 статьи.

Если период невозможно определить датами, расчет производится по коэффициентам.

6. Полученные результаты сводятся в последней таблице: «Сведения по состоянию на 1 января 2002 года для оценки пенсионных прав застрахованного лица (конвертации)», после чего сотрудник под роспись знакомится с заполненной по нему информацией.

7. Готовую форму в ПФР передавать вместе с описью документов по форме АДВ-6-1.

КАК заполнить СЗВ-К, если нет стажа

Если из ПФР поступил запрос о СЗВ-К на сотрудников, которые до 2002 г. не работали, в ответ можете направить письмо о том, что по таким сотрудникам сведения для предоставления отсутствуют. В письме укажите причину. Аналогично поступите, если запрос пришел на людей, которые уже не являются вашими сотрудниками.

Образец заполнения СЗВ-К, сроки сдачи (2018 год)

Пример заполнения СЗВ-К можно скачать в конце статьи.

Установленных сроков для предоставления отчета нет. Предоставлять его нужно по запросу ПФР, в котором и указывается срок предоставления формы. Фактически в указанной форме сообщаются сведения о трудовом стаже за периоды до 1 января 2002 года. От того, каким окажется период занятости сотрудника, в каких условиях он работал и т. д., будет зависеть размер его пенсии.

Подробное описание порядка заполнения в Постановлении № 2 (начиная с п. 31).

Как сдавать СЗВ-К

Предоставлять СЗВ-К можно «на бумаге» или электронно (п. 2 ст. 8 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Порядок предоставления информации в электронном виде установлен Приложением 3 к Инструкции № 2п.

В окончание отметим, что от того, подаст или нет страхователь сведения на работника по запросу ПФР, зависит размер пенсии конкретного работника. Поэтому не стоит пренебрегать заполнением и подачей информации о стаже работников. Кроме того, за непредставление ее должностные лица могут быть привлечены к штрафу в размере от 300 до 500 руб. (примечание к ст. 2.4,

Форма СЗВ-К о трудовом стаже входит в состав документов в системе обязательного пенсионного страхования. Она утверждена постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 N 2п . Этим же документом утверждена инструкция по ее заполнению. В этом отчете работодатели должны указывать сведения о застрахованного лица за период до регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, то есть до 1 января 2002 года.

Срока для сдачи этого отчета в ПФР законодательство не предусматривает. Работодатели должны подавать эту форму только по запросу Пенсионного фонда. Чаще всего это происходит, когда в ПФР нет сведений о стаже застрахованных лиц до 2002 года, которые работают в организации. На основании статьи 8 Федерального закона "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" от 01.04.1996 N 27-ФЗ работодатели обязаны предоставлять Пенсионному фонду необходимую информацию обо всех лицах, которые:

• работают в фирме по трудовому договору;
• заключили , на вознаграждения по которым начисляются страховые взносы.

Если в организации нет информации, то возникает вопрос: как заполнить СЗВ-К, если нет стажа? Например, человек вообще не работал до 2002 года или уже уволился из организации (отсутствует его трудовая книжка). В этом случае работодатель все равно должен сообщить об этом в свой территориальный орган ПФР, направ туда письмо с указанием причины, по которой нет возможности предоставить сведения о стаже.

После того, как мы выяснили про отчет СЗВ-К, что это и кто сдает, можно разобраться с тем, как его заполнить.

Пример заполнения СЗВ-К: пошаговая инструкция

Правила заполнения формы СЗВ-К определены в пунктах 31 - 33 Инструкции N 2п. Все сведения в форму необходимо вносить исключительно на основании данных из трудовой книжки и других документов, которые работник предоставил в отдел кадров для подтверждения своего трудового стажа. Кроме трудовой книжки это могут быть:

• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы,
• справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами,
• письменные трудовые договоры,
• выписки из приказов.

Все эти документы включены в перечень подтверждающих стаж, утвержденный постановлением Правительства РФ от 02.10.2014 N 1015.

Для стандартной формы СЗВ-К инструкция по заполнению выглядит так:

1. Вносим персональные данные работника

Вначале в бланк нужно вписать все данные работника:

1. страховой номер,
2. дату рождения.

2. Указываем тип формы

После чего, справа на бланке нужно указать тип формы, выбрав из трех вариантов:

• исходная,
• корректирующая,
• отменяющая.

Очевидно, что первый тип нужно выбрать при первоначальной подаче документа в ПФР. Две другие предназначены для уточнения и исправления ошибок, если они были обнаружены уже после направления отчета в Пенсионный фонд.

3. Заполняем разделы наименования организации и периоды деятельности

Форма СЗВ-К о трудовом стаже заполняется в хронологическом порядке за период с начала трудовой или другой общественно полезной деятельности застрахованного лица до 1 января 2002 года. Нужно указывать наименование каждого предприятия, где трудилось застрахованное лицо, и даты начала и окончания трудовой деятельности, которые используются для подсчета продолжительности общего трудового стажа. Особо нужно обратить внимание на периоды, дающие право на отдельным категориям граждан.

Кроме того, нужно уделить внимание на код территориальных условий. Они приведены в постановлении Правления ПФ РФ от 11.01.2017 N 3п. Например код "Ч31" означает работу в зоне отчуждения и действует с 1 января 1996 года. Код "МКС 1.15", который содержит образец заполнения СЗВ-К, приведенный ниже, означает трудовую деятельность в в течение 1,15 года.

4. Заполняем раздел оценки пенсионных прав

Далее необходимо подбить итоги всех внесенных в форму сведений для оценки пенсионных прав застрахованного лица. Правила заполнения данного раздела приведены в пункте 32 Инструкции N 2п. По сути, работодатель должен вывести итоговые данные о продолжительности общего трудового стажа застрахованного лица и стажа, дающего право на досрочное назначение трудовой пенсии. Для этого необходимо рассчитать этот стаж по специальной формуле. Агоритм расчета приведен в пункте 33 к Инструкции:

1. Все даты конца периодов из раздела "Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности" нужно сложить (числа, месяцы и годы суммируются отдельно).
2. Все даты начала периодов из раздела "Периоды трудовой или иной общественно полезной деятельности" также нужно сложить.
3. Между полученными суммами нужно исчислить разницу.
4. К каждому итоговому показателю дней необходимо добавить один день по всем случаям увольнения.
5. Полученные результаты записать напротив соответствующего кода территориальных условий.

Подписываем СЗВ-К

Документ должен подписать руководитель фирмы-работодателя. Кроме того, его нужно заверить печатью (если она есть). После чего заполненную СЗВ-К нужно обязательно подписать у застрахованного лица, на которое она представляется. На руки такому работнику должна быть выдана ее копия (ст. 15 Закона о персонифицированном учете).

Когда и куда подается форма СЗВ-К

Для формы СЗВ-К сроки сдачи не предусмотрены. Когда территориальный орган ПФР по месту регистрации работодателя запрашивает сведения о стаже по форме СЗВ-К, он может указать, когда именно ее необходимо направить в адрес управления ПФР - этот срок нужно соблюдать. Предоставить сведения можно в бумажном или электронном виде. При этом, для электронного варианта формат утвержден приложением 3 к Инструкции N 2п.

Обязанность направлять отчетность в ПФР в электронном виде возникает у тех работодателей, у которых работали 25 и более застрахованных лиц за предшествующий отчетный период (п. 2 ст. 8 Закона о персонифицированном учете). Однако к форме СЗВ-К это правило неприменимо, так как она не сдается по итогам отчетного периода и является документом по требованию. Поэтому работодатель может сам выбрать, в какой форме ему удобнее направить этот отчет. Если направлять сведения в электронном виде по каналам телекоммуникационной связи, то они быстрее окажутся на индивидуальном лицевом счету застрахованного лица. Вместе с отчетом необходимо направить опись документов по .

Ответственность за отказ сдать СЗВ-К

Если руководство организации проигнорировало требование ПФР и не предоставило форму СЗВ-К в установленный срок, либо предоставило отчет в неполном объеме, оно может быть привлечено к административной ответственности по статье 15.33.2 КоАП РФ. В этом случае должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 рублей. Аналогичная ответственность предусмотрена для индивидуальных предпринимателей. Кроме того, саму организацию по статье 25 могут застравить возместить ущерб органу ПФР в порядке, установленном законодательством РФ, то есть через суд.

Форма СЗВ-СТАЖ подается 1 раз в год в отделение Пенсионного фонда и содержит информацию о стаже всего персонала за прошедший год. Для отчета СЗВ-СТАЖ сроки сдачи установлены довольно длительные: с начала января до конца февраля, но не позже 1 марта. То есть форму за 2018 год необходимо подать до 01.03.2019.

При этом работодателю следует досрочно отчитаться в течение 2018 года, если:

1. Сотрудник оформляет пенсию.

Отчет составляется только на данного работника и представляется в ПФР в течение 3 дней с даты его обращения за назначением пенсии.

1. Работодатель ликвидируется или закрывается.

СЗВ-СТАЖ оформляется на всех работников, включая тех, кто работает по гражданскому договору (ГПХ), за период с 1 января по дату ликвидации компании (закрытия ИП).

Сроки представления документа в отделение Пенсионного фонда приведены в таблице:

Сдача нулевого бланка постановлением не предусмотрена.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если на предприятии трудится только руководитель — единственный учредитель, то форму СЗВ-СТАЖ также необходимо составить на него и представить в ПФР.

В отчет включаются сведения о сотрудниках, с которыми в предыдущем году действовали трудовые или гражданско-правовые договоры, вне зависимости от того, начислялась ли им заработная плата:

• Ф. И. О.;
• СНИЛС;
• период работы в отчетном году;
• информация об условиях труда;
• данные об увольнении работника.

Работодатели вправе представлять отчет СЗВ-СТАЖ в ПФР как на бумажном носителе, так и в электронной форме. Но бумажный вариант отчета примут, только если у работодателя трудится 24 сотрудника или меньше. Если сведения оформляются на 25 и более человек, то доступен только электронный формат представления отчета, заверенный электронной подписью (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ).

При направлении отчетности электронным способом обязательно проконтролируйте получение от Пенсионного фонда квитанции о приеме отчетности.

Почему это нужно сделать, мы рассказали в материале «Важное изменение по отчетности в ПФР с 1 октября 2018 года» .

Ответственность за несвоевременную сдачу или ошибки в форме СЗВ-СТАЖ

Ст. 17 закона № 27-ФЗ предусматривает следующие финансовые санкции в отношении работодателя:

• За непредставление отчета СЗВ-СТАЖ в отделение Пенсионного фонда в установленные сроки, а также за представление некорректных сведений о сотрудниках работодателю грозит штраф 500 руб. за каждое застрахованное лицо.
• В случае представления формы в бумажном виде вместо электронного файла страхователя оштрафуют на 1 000 руб.

Но и это еще не все. За невыдачу сотруднику копии СЗВ-СТАЖ при увольнении работодателю грозит ответственность за несоблюдение трудового законодательства, предусмотренная п. 1 ст. 5.27 КоАП. Величина санкций в данном случае составит от 1 000 до 5 000 руб. на должностных лиц и ИП, допустивших правонарушение, и от 30 000 до 50 000 руб. на работодателя как юрлицо.

Итоги

Срок сдачи отчета СЗВ-СТАЖ по итогам 2018 года установлен на 01.03.2019. Данная форма также подается в ПФР при ликвидации компании или выходе работника на пенсию. При несвоевременной сдаче сведений к работодателю будут применены штрафные санкции.

За всеми изменениями, касающимися сдачи пенсионных отчетов, следите в нашей рубрике

Все нововведения в законодательстве приживаются со значительными трудностями. Схожая ситуация наблюдается и со сдачей такого документа, как форма СЗВ-К. О ней уже ходят легенды у кадровиков. Кто-то упоминает об огромных очередях и непреклонных инспекторах ПФ, иные же эти ужасы опровергают и заявляют, что отчитываться по предложенному порядку не так сложно, как может показаться на первый взгляд. Постараемся определиться, как же обстоят дела на самом деле, и зачем сейчас потребовалась документация СЗВ-К. Форма 2014 года призвана уточнить дополнительные данные о работников, который не отражён в архивах Пенсионного фонда Российской Федерации по ряду причин. Все страхователи могут оформить необходимые бланки в бесплатном веб-приложении «Контур.Отчет ПФ».

Введение

Потребовал от организаций всех форм собственности предоставить до 1 июля 2014 года такую документацию, как форма СЗВ-К. Необходимые уточнения касаются лишь работников, относительно которых у государственного регулятора нет сведений о трудовой деятельности до 1 января 2012 года. Соответствующие предписания стали приходить в компании с середины мая и вызвали значительные волнения у кадровиков. Рассмотрим причины, которые побудили требовать предоставления такого отчёта, как форма СЗВ-К, и еще ряда уточнений от работодателей.

Для чего ПФР необходимы сведения?

В соответствии с Федеральным законом «О страховых пенсиях», который вступает в силу с января 2015 года, скорректирован порядок начисления гражданам выплат по потере кормильца, инвалидности или старости. Их размеры будут определяться с учётом множества характеристик, но ключевое значение в численном формировании отводится ИПК. Индивидуальный пенсионный коэффициент - это параметр, в котором при помощи относительных единиц (баллов) отображены пенсионные права, на которые может претендовать работник или застрахованное лицо. Его итоговое значение определяется по сложной формуле, которая учитывает продолжительность стажа, сумму уплаченных взносов и иные специфические характеристики. Кроме всего прочего, для уточнения и корректного отображения физического лица важно знать точную продолжительность периодов иной деятельности или работы, в течение которых удерживались вклады в Пенсионный фонд. После прояснения особенностей становится понятно, что есть форма СЗВ-К, что это такое, и какое у документа назначение. Однако важно уточнить, кому необходимо заниматься оформлением данных материалов, и на какую категорию граждан они распространяются.

Условия

В архиве Пенсионного фонда Российской Федерации были обнаружены данные о физических лицах, которые производили выплаты страховых взносов на регулярной основе, но не имели сведений об особенностях своего трудового стажа до 2002 года. Если эти работники числились в организациях на 31.12.2013, то компании получили извещения с требованием о предоставлении актуального отчёта с таким наименованием, как форма СЗВ-К. Если же сотрудник не работал до 2002 года вообще, то оформлять документацию на него не требуется, достаточно лишь сообщить эти данные в компетентную организацию. Тогда как при расторжении трудового договора между работодателем и штатной единицей после 31 декабря 2013 страхователь обязан отправить необходимую информацию в уполномоченный орган ПФР своего региона.

Методы подготовки отчёта

Если необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К, то в этом помогут специальные программы, которые рекомендуются для актуализации данных физического лица. В соответствии с требованиями Пенсионного фонда Российской Федерации, ими могут быть «Контур.Отчет ПФ» или «1С». Для предоставления сведений о трудовом стаже до конца декабря 2001 года необходимы документы работника, которые его подтверждают.

Состав отчёта

Заполнение формы СЗВ-К производится всеми работодателями на своих сотрудников, которые обладают страховыми свидетельствами и не были уволены на момент формирования отчётной документации. По требованиям ПФР, организации должны группировать необходимые для территориального органа материалы в пачки. На них налагаются следующие ограничения:

• Общий размер прилагаемых документов не должен превышать 200 единиц.
• Различные классы, на которые делится форма СЗВ-К, бланк со списком сотрудников и прочие сопроводительные материалы, должны формироваться в отдельные пачки.
• Бумаги, которые передаются в Пенсионный фонд, должны сопровождаться описью по утверждённой форме.
• Заполнение формы СЗВ-К завершается после её пронумеровывания и скрепления нитью, которая выводится сзади пачки и заклеивается бумажным листком с печатью организации и указанием количества страниц.

Кроме всего прочего, к пачке добавляется брошюра со списком застрахованных лиц и предоставлением сведений о них в произвольной форме. Эти бумаги заверяются подписью руководителя и печатью организации, что гарантирует корректность отображённой в них информации. В некоторых случаях документация может сопровождаться носителем информации, однако все файлы, которые будут на нем представлены, должны соответствовать «Правилам подготовки персонифицированного учёта», утверждённым территориальным органом ПФР. Отклонение от рекомендованных стандартов не допускается. Если же форма СЗВ-К, бланк с пояснениями составляются в нескольких экземплярах, то каждой такой пачке присваивается порядковый номер. Его указание производится на описи отчётов, которые работодатель передаёт в Пенсионный фонд Российской Федерации.

В дальнейшем эти сведения будут занесены на индивидуальные лицевые счета граждан и станут применяться для подсчёта трудового стажа и определения размеров пенсионных выплат по новой методике. Однако накопительная система взносов в Пенсионный фонд коснётся лишь людей, которые начали трудовую деятельность после 1 января 2012 года. При этом права прочих лиц с достаточным количеством стажа не будут ущемлены, их взносы будут конвертированы согласно новым требованиям нормативно-правовых актов Российской Федерации. Ведь было бы, по меньшей мере, несправедливым сбрасывать со счетов период многолетней трудовой деятельности, когда работник день за днём подтверждал свои права на пенсию.

Основания

Главными доказательствами, которые подтверждают стаж работника, могут быть различные документы. Проще всего его отследить по трудовой книжке, однако если записи в ней не велись или существуют неточности, то используют трудовой договор, выписки из ведомостей на получение заработной платы и так далее. В том случае, когда деятельность работника осуществлялась в виде гражданско-правовых отношений (возмездное оказание услуг), подтверждением являются письменные соглашения между работодателем и сотрудником. Период ухода за детьми до определённого законодательством возраста также требует предоставления доказательств в виде свидетельства о рождении малыша. Однако этот стаж может засчитываться кому-то одному из родителей. Авторская деятельность подтверждается договорами, которые оформлены в письменном виде и не нарушают требований законодательства. Время получения пособия по безработице определяется соответствующей справкой из службы занятости Российской Федерации. Деятельность в сфере индивидуального предпринимательства также заносится в такую документацию, как форма СЗВ-К. ПФР требует руководствоваться при её заполнении «Правилами подсчёта и подтверждения страхового стажа для установления трудовой пенсии». А также рекомендациями органов об уплате обязательных платежей.

Порядок заполнения

Чтобы подать корректные отчёты в Пенсионный фонд Российской Федерации, необходимо разобраться, как заполнить форму СЗВ-К. Это непростой процесс, который требует не только внимания, но и последовательности действий. Однако для её составления существуют инструкции которые призваны помочь в разрешении данной проблемы. Они содержат в себе конкретные рекомендации для каждого случая. Поэтому, если сравнить образец заполнения формы СЗВ-К, который предложен в типовом положении, с реальными примерами трудового стажа, то на их совместной основе можно подготовить корректную документацию, не вызывающую вопросов в ПФ.

Заполнение данного отчёта следует начинать с указания страхового номера работника и его персональных данных. Имя, фамилия, отчество и дата рождения указываются на основании удостоверения личности, гражданского или заграничного паспорта и иных устанавливающих документов. Номер пенсионного страхования определяется из соответствующего свидетельства. Также правила заполнения формы СЗВ-К предусматривают указание территориальных условий проживания работника в конкретный период времени. Однако вносится, если физическое лицо осуществляло трудовую деятельность в районах Крайнего Севера, местностях за Полярным кругом или на территориях, приравненных к ним. В случае если работник не проживал в указанных условиях, то раздел не заполняется.

Если документация (форма СЗВ-К), образец которой определяется индивидуально, заполняется впервые, то необходимо внести правку, что это исходный отчёт. Если же после сдачи данного материала в нем обнаружатся неточности, то составляется корректирующий лист, который подшивается ко всей пачке. В том случае, когда предоставленные данные в отчёте не соответствуют действительности, необходимо его полностью переделать, но уже указать значение «Отменяющий».

В графе «Наименование организации» отображают название и форму собственности компании или учреждения, где работник осуществляет трудовую деятельность на данный момент. Тогда как раздел «Периоды общественной, трудовой или иной деятельности» включает в себя всех работодателей до 31 декабря 2001 года. Код вида трудовых отношений указывается в графе с соответствующим названием, написание данных производится по рекомендациям «Инструкции по заполнению форм персонифицированного учёта». Если работник претендует на льготную пенсию в связи с особыми условиями (труд на высоте, подземная деятельность, вредное производство и так далее), то указывается шифр его профессии. Важно помнить, что такой образец заполнения формы СЗВ-К подаётся в ПФ отдельно от всей документации или в сшитой пачке с отчётами этого же типа. Дальнейшие пункты материалов для Пенсионного фонда заполняются идентично и уже не вызовут затруднений. Необходимо лишь руководствоваться рекомендациями соответствующих инструкций.

Образец составления

Рассмотрим вышеуказанный пример заполнения формы СЗВ-К на конкретных данных:

• Иванович - ФИО работника;
• 14 июля 1985 года - дата рождения;
• г. Москва, ул. Васильевская, 12, кв. 6 - место проживания по состоянию на момент составления отчёта;
• 009-480-671-93 - № страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
• записи трудовой книжки содержат следующие данные:
  - с 3 марта 1999 по 20 декабря 2002 работал в ОАО «Пульс» инженером-технологом инструментальной оснастки;
  - с 21 декабря 2002 по настоящее время работает в ОАО «Пульс» инспектором по снабжению.
• подписи и печати ответственных лиц:
  - директор ОАО «Пульс» Аторов Дмитрий Васильевич;
  - ответственное лицо за составление формы СЗВ-К - менеджер по персоналу Васенькова Тая Митрофановна.

Распространённые проблемы

При заполнении документации для Пенсионного фонда нередко возникают вопросы о необходимости включения периода дневного обучения в общее количество стажа. Специалисты рекомендуют делать это лишь в том случае, когда приобретение образования проходило в сертифицированном заведении, его ординатуре, аспирантуре и так далее. При этом в графе «Наименование организации» отображается полное название университета или колледжа, прошедшего государственную аккредитацию и обладающего правом осуществления своей деятельности. Если работник обучался в военном учебном заведении, то этот период приравнивается к службе в Вооружённых Силах РФ. Однако если трудовая книжка не содержит данных об образовании, то сотрудник может подтвердить его получение справкой из соответствующего вуза.

Штрафные санкции

Какие последствия будут ожидать организацию, которая опоздает со сдачей такой документации, как форма СЗВ-К, что это будет значить на практике для работодателя? Пенсионный фонд предлагает следующую трактовку закона № 27-ФЗ «О персонифицированном учете», который определят штраф в размере 10 процентов от всей суммы взносов, проведенных за отчётный срок времени. Однако важно знать, что выполнять взыскания этих средств может лишь суд. А он, в свою очередь, будет применять законы, которые более правомерны в данной ситуации. Если говорить конкретнее, то нормативно-правовой акт «Об обязательном пенсионном страховании в РФ». Он содержит в себе положения, которые предполагают выплату лишь 1000 рублей за нарушение определённого термина для передачи отчётности. Поэтому следовать трактовке законодательной базы от ПФ нерационально, в этом случае большинство правовых рычагов на стороне работодателя.

Несмотря на все сложности, которые могут возникнуть при составлении и передаче формы СЗВ-К в Пенсионный фонд, этот документ имеет очень важное значение, и пренебрегать его своевременной отправкой не стоит. Для автоматизации подготовки этого отчета существуют специальные программы, которые облегчают обработку анкетных данных сотрудников предприятия. Необходимо лишь убедиться, что эти приложения соответствуют актуальным требованиям оформления ПФ.