Где прием на работу. Оформление приема на работу

Индивидуальный предприниматель в процессе своей деятельности сталкивается с самыми различными сложными вопросами. Один из них – как ИП официально оформить работника, если, например, до этого момента сотрудников у него не было? Ведь правильное заполнение всех документов обезопасит предпринимателя и его персонал от возможных проблем с налоговыми или другими органами.

Как оформить работника в ИП?

Чтобы ИП имел возможность оформлять на работу сотрудников, требуется . Если деятельность основана на патенте, тогда нанять для сотрудничества в качестве работников вы можете не более пяти человек. Перед тем, как нанимать персонал по трудовому договору, ознакомьтесь с профильным законодательством, чтобы избежать неточностей и неприятностей, связанных с оформлением документации по кадрам.

В случае, если самостоятельно справиться с принятием работника вы не можете, можно обратиться к специалисту, который поможет вам с этим вопросом. С ним можно будет сотрудничать посредством контракта на обслуживание, если он также является ИП.

Как нанять сотрудника на работу в ИП по трудовому договору?

При принятии на работу сотрудников предприниматель несет не только дополнительные затраты, но у него появляются и новые обязательства как перед работником, так и перед государством. От того, каким образом будет заключен контракт и какие пункты он будет включать, зависит объем этих обязанностей.

Порядок действий ИП при принятии сотрудника на должность

• С наемным работником необходимо заключить либо трудовой договор, либо гражданско-правовой.

1. В каком случае заключается трудовой контракт? Если будущий сотрудник будет выполнять однотипную работу длительный промежуток времени, как например, продавец, охранник и т.д. В трудовом договоре обозначены все моменты графика работы, оплаты труда, обязанности работодателя и работника.
2. Гражданско-правовой заключают в тех случаях, если работник будет выполнять работу разово в определенный период времени и с ограничением по срокам исполнения. Например, разработка дизайна сайта организации, проведение ремонтно-строительных работ в помещении компании, и т.д.

• В течение десяти дней после того, как трудовой договор заключили, предпринимателю необходимо зарегистрироваться в Фонде социального страхования и в фонде медицинского страхования как работодателю.
• В период одного месяца после того, как произошло заключение трудового договора, ИП должен зарегистрироваться в Пенсионном фонде РФ как работодатель. После того, как регистрация будет пройдена во всех фондах, предприниматель получит специальные извещения, где указаны номера для уплаты налогов на работника. Они будут отличаться от тех, которые были присвоены ИП для уплаты налогов и других взносов за себя.
• Непосредственно заключаем контракт с сотрудником и соответственно с действующим законодательством оформляем его. Делаем отметку в о принятии сотрудника на определенную должность. Впоследствии для принятия на работу новых членов персонала не нужно будет никаких регистраций в различных фондах и органах, а просто заключение договора между работодателем и сотрудником и заполнение необходимых кадровых документов.

Как ИП оформить работников? Какой вид контракта выбрать?

Если существует возможность заключения двух разных видов контрактов между сотрудником и работодателем, необходимо рассмотреть, в каких случаях допустимо использовать тот или иной из них.

В каком из случаев будет уместно заключение определенного варианта?

Если работа одного вида будет выполняться сотрудником достаточно длительный период времени, заключают трудовой контракт.

Если же работа предусматривает выполнение сотрудником конкретной работы, которая еще и ограничена во времени – заключают гражданско-правовой договор.

Нормами какого законодательства происходит регулирование?

Оформление сотрудников в ИП по трудовому договору регулируется Трудовым кодексом РФ, а гражданско-правового, соответственно – Гражданским кодексом .

Вносятся ли сведения по договорам в трудовую книжку?

Если сотрудник был оформлен работодателем по трудовому договору, то сведения о его трудоустройстве обязательно вносят в его трудовую книжку. А вот если между сотрудником и работодателем заключен гражданский контракт – в трудовую книжку запись не вносят.

Необходимо ли вносить страховые взносы за персонал в государственный бюджет?

Медицинское страхование, пенсионное страхование и социальное страхование являются обязательными взносами при оформлении соискателя в индивидуальное предприятие посредством контракта. Также все взносы требуется вносить за работника, если сотрудничество происходит по гражданско-правовому договору, кроме выплат социального страхования, если только это условие не оговорено гражданским договором, который был заключен.

Каковы социальные гарантии, которые предоставляются работодателем членам персонала?

В соответствии с положениями контракта производится:

• регулярная выплата работнику его заработной платы,
• оплата больничных листов,
• оплачиваемый ежегодный отпуск,
• выплата пособия в связи с увольнением работника по инициативе работодателя,
• гарантия необходимых условий для рабочей деятельности.

При заключении гражданско-правового договора его условия оговариваются работодателем и наемным работником, и могут не содержать те пункты, которые являются обязательными при составлении контракта. То есть в договоре должны быть только те условия, которые будут устраивать обе стороны.

Какие документы оформляют взаимоотношения между работодателем и соискателем, которого принимают на работу?

При заключении трудового контракта: письменное заявление соискателя с просьбой принять его на работу и приказ работодателя о приеме его на должность.

Если оформление работников у ИП происходит посредством заключения гражданского договора – только сам этот документ.

Оформление сотрудников на работу в ИП подразумевает подписание определенных документов.

Важные моменты: законодательный аспект

Перед тем, как оформлять сотрудника ИП, следует изучить Трудовой кодекс и следовать его статьям. Обязательные условия, которые должны присутствовать в контракте согласно статье 57 ТК РФ:

• ФИО работника и работодателя;
• сведения об удостоверяющих личность документах обоих сторон;
• идентификационный номер, который присвоен работодателю как налогоплательщику;
• дата заключения трудового договора и место его подписания;
• должностные функции персонала;
• конкретное место и адрес работы;
• в соответствии, каких условий будет происходить оплата труда (размер оклада, премиальные выплаты, дотации, надбавки, поощрения);
• режим работы и отдыха сотрудника;
• компенсации, которые будут выплачиваться при работе во вредных или опасных условиях труда;
• условия обязательного страхования сотрудника.

О том, как оформлять работников в ИП, оговаривается в Трудовом кодексе. Но некоторые недобросовестные предприниматели, которые хотят сэкономить на тех взносах, которые вносятся за персонал, могут оформлять его не по трудовому договору, а по гражданско-правовому. В таком случае есть вероятность, что при возникновении спорных вопросов между работодателем и сотрудником в суде этот контракт могут признать трудовым. После разбирательства предпринимателю все же придется выплатить все необходимые взносы и налоги на сотрудника, обеспечить сохранение его прав в соответствии с законодательством.

Процедура оформления работника ИП достаточно проста, и от предпринимателя не требуется ведения полного учета кадров и кадрового документооборота. Но все-таки стоит позаботиться о заполнении всех необходимых форм по трудоустройству, чтобы избежать неточностей и спорных вопросов у контролирующих органов и возможных споров с кадрами.

Какой набор документов предоставляется от соискателя работодателю?

Перед тем, как оформить работника в ИП, у него потребуют следующие документы:

Обязательные взносы индивидуального предпринимателя

Так как ИП не получает заработную плату, из которой вычитают страховые взносы в обязательном порядке, а получает прибыль от своей деятельности, то платить эти взносы за самого себя он должен в специальном порядке. Размер этих выплат напрямую зависит от объема прибыли предпринимателя.

Приём на работу сотрудника обязательно должен быть оформлен в соответствии с текущим законодательством. Для начала нужно разобраться, какой именно вариант будет предпочтительным: гражданско-правовое соглашение или трудовой договор. Сразу оговоримся: работодатель не может произвольно выбрать то, что нравится лично ему. Он должен руководствоваться законом.

Какой договор заключать?

Гражданский договор заключается, если лицо нанято для осуществления определённой, разовой, ограниченной по времени, работы. Это может быть ремонт транспорта, изготовление ворот или же заполнение сайта.

Потребность в трудовом договоре возникает тогда, когда подразумевается постоянный характер работы, регулярное выполнение поставленных задач.

Иногда бывает так, что у работодателя просто нет заданий в нужном объёме. Тогда возникает вопрос: как оформить сотрудника в данном случае? – Можно нанять физическое лицо на 0.5 ставки или рассмотреть вариант с совместительством. Но заключить трудовой договор работодатель всё равно обязан.

Что будет, если не заключить трудовой договор?

Работник может обратиться в трудовую инспекцию или обжаловать нарушение своих законных прав в суде. В этом случае работодатель будет привлечён к ответственности, и его заставят выполнить все обязательства. Плюс придётся выплатить часто серьёзные штрафы и компенсацию.

Указанный сценарий возможен и при оформлении гражданского договора, т.к. отношения между сторонами по своему характеру регулируются ТК.

Разница в процедуре оформления

Необходимо отметить, что оформление отношений по гражданскому или по трудовому договору подразумевает разный характер взаимодействия. В частности, принятый в штат сотрудник подчиняется внутреннему распорядку компании, выполняет возложенные на него обязанности, в той или иной форме, отчитывается о проделанной работе.

При оформлении по гражданскому договору важен результат, а не процесс. Здесь исполнитель сам решает, как именно ему заниматься порученным заданием. Он может прибегать к помощи посторонних лиц, если это не вредит интересам заказчика и не сказывается отрицательно на результате.

В плане документов тоже есть различия. Так, при решении вопроса, как оформить сотрудника по ТК, вы должны понимать, что это влечёт за собой необходимость сделать запись в трудовую книжку. Гражданский договор ничего подобного не предполагает. Регулируются устанавливающиеся правоотношения разными кодексами: Трудовым и Гражданским, соответственно.

Как платятся страховые взносы?

В обоих случаях работодатель отчисляет взносы в налоговую в связи с соцстрахом, а также с медицинским страхованием. В свою очередь, выплаты в ФСС по поводу травматизма обязательны только при заключении трудового договора. При гражданском договоре имеет значение лишь то, о чём договорились стороны. Кроме того, при оформлении по ТК работодатель обязан делать взносы в ФНС в связи с нетрудоспособностью.

Разница в социальных гарантиях

Наличие трудовых отношений неразрывно связано с социальными гарантиями. В частности, работодатель обязан регулярно выплачивать зарплату, которая должна быть не меньше МРОТ. Обратите внимание, что в последнем случае нужно учитывать не только федеральные, но и региональные показатели. Кроме того, обязательно предоставляются отпуска и больничные, а также положенные законодательством пособия и компенсация при увольнении. Подробнее про заполнение больничного листа работодателем читайте в нашей .

При заключении гражданского договора таких гарантий нет. Исключением становится то, о чём стороны договорились в индивидуальном порядке.

Шаг 1. Определяемся, какой договор будем заключать с сотрудником

В одном случае это – гражданский договор, в другом – заявление сотрудника о приёме на работу и Приказ о приёме, изданный работодателем. Утверждённого образца заявления нет до сих пор, поэтому документ составляется в произвольной форме

Шаг 2. Собираем у работника документы

После того как вы разобрались с вариантом договора, у будущего работника необходимо собрать следующие документы:

1. Паспорт, загранпаспорт или любой другой документ, который удостоверяет личность. При этом ИНН необязателен – физлицо может трудоустроиться и без него.
2. Трудовая книжка. Необходимость в ней отпадает, если речь идёт о совместительстве. Для подтверждения наличия у вас такого сотрудника для контролирующих органов (актуально для ИП) достаточно справки с основного места работы. Многие также задаются вопросом, как оформить сотрудника , если у него отсутствует трудовая книжка потому, что это – его первый опыт? В таком случае обязанность по заведению соответствующего документа возлагается на работодателя. Именно он должен приобрести трудовую книжку (продаётся в магазине канцтоваров) и заполнить её.
3. СНИЛС – свидетельство государственного пенсионного страхования. Обязательно в любом случае – как для ИП, так и для ООО. При первом трудоустройстве его тоже оформляет работодатель. Что касается медицинского полиса: его сотрудник оформляет самостоятельно согласно Федеральному закону № 326, посвящённому обязательному медицинскому страхованию в РФ.
4. Документы воинского учёта. Они требуются исключительно для военнообязанных, а также для прочих физлиц, которые подлежат призыву.
5. Документы, свидетельствующие об имеющейся квалификации, наличии специальных знаний или навыков, профильного среднего или высшего образования. Актуально для должностей, требующих соответствующей подготовки.

Обратите внимание! В отношении отдельных категорий сотрудников существует законодательное требование, согласно которому процедура приёма на работу подразумевает прохождение медосмотра. Следовательно, при трудоустройстве таких сотрудников необходимо наличие подтверждающих прохождение документов. В частности, это обязательно для лиц, занятых на вахтовых работах, трудящихся в условиях Крайнего Севера, оказывающих медуслуги и прочее. Полный перечень содержится в законодательстве РФ.

Примечание: в этой статье мы не касаемся вопроса о том, как устроить на работу иностранца. Это требует отдельной статьи, т.к. при трудоустройстве иностранных граждан возникает очень большое количество нюансов.

Шаг 3. Заключаем договор

Трудовой договор составляется в 2 экземплярах. Один отдаётся работнику, второй остаётся у работодателя. При этом внизу документа должна быть удостоверяющая факт вручения надпись. Сам договор нужно привести в соответствие с требованиями статей 56 и 57 ТК, где раскрываются его основные положения.

Шаг 4. Знакомим сотрудника с другими документами

Оформление работника также предполагает ознакомление с локальными нормативно-правовыми актами. В частности, обязательно нужно дать прочесть под роспись коллективный договор. Если последний подразумевает, что сотрудники знают содержание трудового распорядка и других документов, то нужно предоставить им и эту информацию.

Важный момент: на ряде предприятий есть определённые сведения, составляющие коммерческую тайну. Если сотрудник будет иметь к ним доступ, то его необходимо ознакомить под роспись с соответствующими положениями.

Работодатель также обязательно должен оформить личную карточку и, в течение недели с момента заключения договора, сделать запись в трудовой книжке.

Теперь остановимся подробнее на особенностях оформления сотрудников в зависимости от организационно-правовой формы работодателя.

Как оформлять сотрудников в ИП?

С 1 января 2017 года ИП не должен ничего выплачивать и регистрировать в ПФР. Страховые взносы теперь находятся в ведении ФНС. Такие изменения связаны с тем, что закон № 212 от 24 июля 2009 утратил силу. Вместо этого теперь действует глава № 34 НК.

Вместе с тем, обязанность регистрировать работника в ФСС осталась. Это необходимо при оформлении трудового договора и может потребоваться при заключении гражданского, если в том содержится указание на обязанность работодателя выплачивать взносы по травматизму.

Регистрацию в ФСС нужно проходить по месту прописки в течение месяца с момента заключения соглашения. Требуется подавать следующие документы:

• заявление по форме (образец можно найти в Интернете);
• трудовую книжку сотрудника (или справку с основного места работы в случае совместительства);
• копию паспорта;
• гражданский договор, если текст соглашения предусматривает выплату взносов в связи с травматизмом.

Обратите внимание! В случае просрочки на срок до 90 пропущенных дней работодателю грозит штраф в размере в 5000 рублей (информация на момент – лето 2017 года). В дальнейшем он будет удваиваться.

Подробнее о регистрации в ФСС можно узнать в Приказе Министерства труда РФ № 202н от 29 апреля 2016 года.

Что же касается отношений с ФНС, то ей не нужно сообщать о найме сотрудников. Об этом сказано в официальном Письме № БС-4-11/1628 от 31 января 2017 года.

Обратите внимание! До 2017 года ИП при регистрации в качестве работодателя выдавался отдельный номер. Теперь достаточно использовать собственный, который был получен при оформлении самого ИП.

Как оформлять сотрудников в ООО?

На самом деле, отличия от ИП не настолько существенные, как это может показаться. Но всё же есть одна особенность. В частности, нужно учитывать, что при регистрации ООО автоматически начинает считаться работодателем. Следовательно, при приёме в штат нового сотрудника подавать документы в различные инстанции не требуется. Данные по работнику, в любом случае, будут указываться в ежеквартальных отчётах.

Подводя итоги темы, как правильно оформить сотрудника , следует отметить, что существует еще специфика, связанная с конкретными специальностями. Это касается не только прохождения медкомиссии, но и проверки наличия специальной подготовки, знаний и навыков (аттестация).

Если у вас остались вопросы по оформлению

Вы можете обратиться к нам за помощью. Первая консультация — бесплатно. Подробности .

Как правильно осуществить прием на работу, какие шаги предпринять и в какой последовательности, составление какой документации потребуется? Все эти вопросы мы рассмотрим в данной статье.

Осуществление фактически любой коммерческой деятельности, как правило, подразумевает привлечение наемных работников. Что касается такой организационной формы, как ООО, то такие обстоятельства возникают со 100% вероятностью, ведь, как минимум, в штате состоит один сотрудник - директор. ИП не всегда прибегает к наемному труду, по специфике свой деятельности, он может справляться со всем кругом обязанностей единолично. Но, при укрупнении бизнеса и его развитии, обычно логическим продолжением становится прием на работу сотрудников.

Важно: в нашей статье мы рассмотрим идеальный порядок приема на работу, как для ИП так и для ООО. Пусть для ИП в этой структуре не все действия и документы являются обязательными, с точки зрения законодательства, но они далеко не излишни, ведь позволят вам наладить полный учет и контроль в кадровом делопроизводстве.

Формы приема на работу

Принимая решения о привлечение наемных работников - физических лиц, на ваш выбор законодательство предусматривает две формы оформления договорных отношений: гражданско-правовой договор или же трудовой договор.

К гражданско-правовому договору относится договор подряда, и требования к его условиям регулируются ГК РФ. Этому договору посвящена глава 37 ГК РФ , в которой рассмотрены все условия в рамках подобного договора.

Если вы решили прибегнуть при приеме на работу к трудовому договору, то тогда следует ознакомиться с положениями ТК РФ, в котором со статьи 56 и по 84 оговариваются все условия по заключению, оформлению и прекращению трудового договора.

Локальные нормативные акты работодателя

В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ , приему на работу сотрудника должно предшествовать ознакомление под роспись с локальными нормативными актами. К таким документам относятся:

• Правила трудового внутреннего распорядка.
• Должностные инструкции.
• Коллективный договор (если на предприятии существует профсоюз). Как правило, в рамках ООО и ИП такой документ отсутствует ввиду отсутствия профсоюза.

Право на утверждение работодателем локальных нормативных актов предусмотрено статьей 8 ТК РФ .

Все указанные документы должны быть разработаны нанимателем и утверждены приказами по предприятию.

При разработке правил внутреннего трудового распорядка, вы можете обратиться к статье 189 ТК РФ , в которой перечислен перечень вопросов и положений, включаемых в данный документ. Основное его условие состоит в том, что он не должен ухудшать правовое положение работника, которое обеспечено ему действующим трудовым законодательством.

Помощь в подготовке должностных инструкций вам окажут квалификационные справочники, утвержденные Минтрудом для разных отраслей промышленности и специальностей. Наличие должностных инструкций поможет вам четко сформулировать перечень обязанностей каждого работника.

Важный момент: разработка и утверждение локальных нормативных актов не является обязательство для ИП, а в части должностных инструкций и для ООО, но их наличие несет в себе лишь положительные моменты, заключающиеся в более детальном учете и планировании трудовых отношений с работниками.

Порядок приема на работу и оформление документации

Все предэтапы мы рассмотрели, теперь самое время перейти к непосредственной сути нашей статьи.

Шаг 1

Работник должен написать заявление о приеме на работу на имя руководителя (ИП), с указанием должности в нем. После рассмотрения заявления, руководитель должен поставить на нем резолюцию, в которой отражает свое решение, например, принять и оформить приказ.

• Всех страниц паспорта;
• Страхового свидетельства;
• Документа об образовании;
• Военного билета (для военнообязанных).

Если это не первое место работы, то предоставляется и трудовая книжка. В том случае, если это первая работа, то завести трудовую книжку предстоит вам на этого сотрудника. При отсутствии страхового свидетельства вам также предстоит его оформить в ПФР на сотрудника.

Шаг 2

Заключение трудового договора с работником должно быть осуществлено в письменной форме, и данный документ составляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику.

Шаг 3

На основании полученных документов и заявления подписывается приказ о приеме на работу. Форма приказа Т-1 утверждена Приказ регистрируется в журнале приказов по кадровым вопросам. Его можно приобрести в любом книжном магазине или торгующем канцелярскими принадлежностями.

В соответствии с положениями статьи 68 ТК РФ в трехдневный срок вы должны ознакомить работника с изданным приказом под роспись.

Шаг 4

Сведения о поступившей трудовой книжке вы должны занести в журнал регистрации, форма которого утверждена Постановлением Минтруда России №69, датированным от 10.10.2003 г.

Шаг 5

Теперь заполняете личную карточку сотрудника формы Т-2, утвержденной ПОСТАНОВЛЕНИЕ Госкомстата РФ №1, датированным от 05.01.2004 г.

Работник должен поставить свою подпись в заполненной карточке, тем самым подтвердит ознакомление со всеми внесенными туда сведениями и их утверждение.

Рекомендация: дополнительно вы можете формировать личное дело по каждому сотруднику, в котором будут храниться все документы, относящиеся к определенному сотруднику, начиная с заявления о приеме на работу и предоставленных копий документов, и продолжая потом подшивать все заявления и приказы по данному сотруднику в процессе работы его. Такой документооборот значительно упростит для вас в будущем поиск нужной информации по сотруднику.

ШАГ 6

Если принятый работник военнообязанный, то в соответствии с Постановлением Правительства РФ №719 от 27.11.2006 г. , вы должны сообщить о его поступлении на работу в территориальный комиссариат или орган местного самоуправления.

Обязательно для ИП

При приеме наемных работников ИП должен встать на учет во внебюджетных фондах в качестве работодателя в сроки:

• В ПФР в течение 30 дней;
• В ФСС в течение 10 дней.

Причем, обязанность возникает такая при заключении каждого нового трудового договора, его нужно регистрировать в указанных органах. О том, как выглядит эта процедура и какие нужны документы, вы прочтете в статье: Постановка организаций и предпринимателей на учет в ПФР и ФСС .

Теперь вы точно знаете всю последовательность действий, которую надо соблюдать при приеме на работу сотрудников.

Сложные отношения между сотрудниками и работодателями требуют специальных норм и регулирования. Процесс приема на работу в Трудовом кодексе (далее в статье – Кодекс) подробно регламентирован. Его точное соблюдение позволит в короткие сроки документально зафиксировать нового сотрудника. На большинстве предприятий оформлением работников занимается отдел кадров. Его отлаженная деятельность способствует ускоренной адаптации сотрудников на новом месте для выполнения своих обязанностей.

Основные этапы оформления работников

Процесс трудоустройства многими воспринимается как непрерывный акт. Но это ошибочное мнение. Он проходит через восемь этапов. На каждом из них сотрудник подвергается тщательной проверке на соответствие предоставленных данных реальным. Рассмотрим каждый из них подробно.

1. Подготовительный этап

От него зависит решение работодателя о возможности дальнейшего рассмотрения конкретного лица, как кандидата на вакантную должность. В первую очередь нужно установить имеются ли у него какие-либо ограничения для выполнения трудовых обязанностей. Проверяется, попадает ли сотрудник под категории граждан, для которых законом предполагается запрет на выполнения определенных видов деятельности (ст. 351 Кодекса). Для оформления на работу в отделе кадров запрашивают следующие документы:

• удостоверение, паспорт или другие документы для идентификации личности;
• свидетельство о пенсионном страховании;
• дипломы, аттестаты и сертификаты, подтверждающие квалификацию необходимую работнику для выполнения функциональных обязанностей со специальными знаниями и требуемым уровнем подготовки;
• трудовую книжку, если работник имеет трудовой стаж и устройство на работу не является совместительством;
• соответствующие документы для военнообязанных о постановке на воинский учет;
• уведомления, справки и другие формы, подтверждающие отсутствие судимости, приводов и фактов преследования по уголовным статьям российского законодательства, в случае если данная информация требуется для поступления на работу и является запрещающим основанием для лиц, которые имеют в послужном списке данные факты. Все категории работ с особыми требованиями перечислены в законах федерального уровня и кодексе.

В перечень документов требуемых при устройстве могут вноситься изменения. Работодатель не вправе самовольно решать, какую информацию требовать от соискателя. Это должно производиться в соответствии с принимаемыми нормативными актами и другими государственными законодательными документами. В них содержатся перечни необходимых бумаг для каждой категории граждан. Трудовым кодексом при приеме на работу устанавливается необходимость проведения медицинского обследования. Основанием для этого служит ст. 69 Кодекса.

При оформлении сотрудника закон не ставит в обязанность работодателю требовать заявление о приеме. Оно может быть предоставлено по желанию кандидата. В некоторых случаях в компаниях просят предоставить заявление для удобства ведения внутреннего документооборота. Иначе дела обстоят в государственных и муниципальных образованиях. Закон устанавливает подачу заявления о приеме в обязательном порядке (сама процедура регламентируется специальными подзаконными актами).

1. Информирование

В обязанности работодателя входит информирование сотрудника. Под этим понимается ознакомление последнего с правилами, которые регулируют трудовую деятельность предприятия, с функциональными обязанностями на рабочем месте, коллективным договором и другими документами связанные с организацией трудового процесса. Как гласит статья 68 Кодекса (часть 3) сотрудник должен поставить свою подпись в специальном акте после проведенного инструктажа. Законом не установлены правила проведения ознакомления работника с регламентирующими деятельность предприятия документами. Принято придерживаться установившихся правил для проведения таких действий (компания выбирает наиболее приемлемый вариант):

• оформление журнала инструктажа. В нем должны быть указаны дата проведения и тема ознакомления, перечислены все локальные документы, определяющие трудовой процесс предприятия и функциональные обязанности на рабочем месте;
• информационные листы. В них сотрудники расписываются и тем самым подтверждают факт ознакомления со всеми документами и должностными инструкциями;
• внесение специального пункта в договор – об ознакомлении с перечнем актов и местом для подписи сотрудника.

1. Оформление договора

Сразу после приема на работу, но не позднее трех дней после того, как он приступил к осуществлению своих функциональных обязанностей. Его оформление должно производиться в двух экземплярах с росписями работодателя и сотрудника. Договор может быть согласован с другими инстанциями, от решения которых зависит его подписание, даже если они и не являются прямыми работодателями. Об этом информирует статья 67 Кодекса. Правила оформления содержатся в статье 57 Кодекса.

Стоит обратить внимание на важность подписания договора о материальной ответственности работника одновременно с заключением договора о трудоустройстве. Порядок и сроки заключения его не регламентируются. Законом запрещается требовать подписания договора от уже принятых на работу сотрудников. Для правильного оформления следует ознакомиться со статьей 244 Кодекса, где указаны категории лиц, с которыми должен заключаться договор о полной материальной ответственности. Приказ №85 Минтруда РФ от 31.12.2002 поможет определить, есть ли на предприятии должности, которые предполагают обязательное составление указанных бумаг.

1. Получение сотрудником второго экземпляра договора

Договор составляется в двух экземплярах. Подписи работодателя и сотрудника обязательны. Они являются гарантией указанных в договорах прав и обязанностей. Данный факт регламентируется статьей 67 Кодекса.

1. Работодателем

Выпуск приказа производится на основании и в строгом соответствии с подписанным договором. Его регистрация проходит в порядке, установленном на предприятии. Приказ фиксируют в журнале или других, предусмотренных в данном случае документах, для учета приказов и распоряжений.

1. Информирование работника о приказе

Информирование сотрудника об издании приказа, происходит не позднее трех дней после того, как работник приступил к своим обязанностям. Факт ознакомления с выпущенным документом следует подтвердить подписью сотрудника в журналах учета, предусмотренных для подобных процедур. Соблюдение порядка учета необходимой документации ложится на плечи работодателя (статья 68 Кодекса).

1. Оформление трудовой книжки и внесение в нее соответствующей записи о новом месте работы

Ведение трудовых книжек прямая обязанность работодателя, прописанная в статье 66 Кодекса. Ее заполнение должно происходить в строгом соответствии с соответствующими законодательными актами. Формат самих книжек определяется уполномоченными для этого органами. Записи о начале трудовой деятельности на предприятии нужно сделать в обязательном порядке, если сотрудник выполняет свои обязанности больше пяти дней. В случае отсутствия по каким- либо причинам трудовой книжки, работодатель обязан ее оформить. Для осуществления контроля на предприятиях различных форм собственности и правовой ответственности заводится журнал учета. В него вносятся все данные прихода, расхода и оформления кадровой службой предприятия новых трудовых книжек.

1. Личная карточка сотрудника

Правилами ведения личных дел устанавливается порядок внесения записей в личную карточку после изменений, появившихся в трудовой. Каждый работник обязан расписаться в своей карточке после ознакомления с появившейся новой записью. Он также проверяет соответствие информации в своей карточке с записями, внесенными в трудовую. Сведения должны полностью совпадать.

Дополнительные обязанности руководителей при оформлении сотрудника на работу

В настоящее время ТК РФ при приеме на работу не обязывает работодателя заводить личные дела на своих сотрудников. Исключение составляют служащие государственных и муниципальных образований. Для них установлен обязательный порядок ведения личных дел. Компании вправе выбирать: вводить им дополнительную документацию или нет. Главное, не нарушать установленные федеральными законами положения о хранении персональных данных и соблюдать правила оформления.

В обязанности руководителей входит информирование военкоматов или местных властей о лицах, на которых распространяется обязанность воинского учета. Оповещение данных органов производится в двухнедельный срок после принятия военнообязанных на работу. Строго ограничено время, требуемое для ответа на запросы, которые касаются лиц, обязанных встать на воинский учет. Оно равно двум неделям.

Трудоустройство бывшего государственного служащего

Прием бывшего госслужащего на работу строго регламентируется. Как указано в статье 64.1, при оформлении трудового договора с данными лицами, руководитель предприятия, обязан сообщить о факте подписания договора нанимателю госслужащего по последнему месту работы в госорганах. Закон устанавливает для этого десятидневный срок после подписания бумаг. Обязательное уведомление о новых местах работы бывших госслужащих должно производиться в течение двух лет после увольнения со службы.

Каждый руководитель должен осознавать важность организации строгого учета, движения и хранения документов на своем предприятии. В этом вопросе не бывает мелочей. Рассмотренные этапы оформления документов являются стандартной процедурой при приеме большинства сотрудников на работу. Если предприятие с маленьким количеством работников, то создание отдела кадров нецелесообразно. Для больших компаний – это единственный выход ведения правильного учета.

Шаг 0. Медицинское обследование

Должны проходить до преступления к работе:

1. Лица до 18 лет.

2. Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, проходят обязательные предварительные (при поступлении на работу) и периодические (для лиц в возрасте до 21 года - ежегодные) медицинские осмотры (обследования).

Шаг 0. Аттестация рабочих мест по условиям труда

Шаг 1. Ознакомление работника с должностными инструкциями и другими нормами организации

Дожностные инструкции(не обязательно)

Дожностные инструкции - список обязанностей сотрудника

Составление дожностных инструкций не обязательно, но если вы их составите между вами и сотрудником будет меньше недоразумений.

Сотрудник должен расписаться на двух копиях должностных инструкций. Один - работнику, один-работодателю.

Правила внутреннего трудового распорядка

Шаг 2. Заключение трудового договора согласно штатному расписанию

Трудовой договор

Трудовой договор это письменное соглашение между работником и работодателем.

Что обязательно следует указать в трудовом договоре:

1. Желательно в трудовом договоре указывать испытательный срок. Так будет проще уволить нежелаемого сотрудника.
2. В трудовом договоре обязательно должно быть прописано место работы сотрудника с указанием структурного подразделения.
3. Обязанности сотрудника в трудовом договоре должны быть прописаны четко и конкретно, либо составлены должностные инструкции (см. ниже).
4. Обязательно указывается размер зарплаты.
5. Описание режима труда и отдыха сотрудника.

Гражданско-правовой договор

Физ.лицо можно нанять на работу только по трудовому, либо по гражданско-правовому договору. Выгоды последнего очевидны: не надо платить отчисления в ФСС, а также больничные и отпускные. Однако такой договор предполагает конечный результат труда, иначе может быть переквалифицирован в трудовой.

По гражданско-правовому договору всё точно также как по трудовому, только в ФСС не нужно платить, если это не прописано специально в трудовом договоре

Штатное расписание (не обязательно)

В случаях когда график работы отличается от общепринятого 8-часового дня, составляется штатное расписание . В трудовом договоре прописывается "оплата по штатному расписанию"

Если штатное расписание отсутствует то могут выписать штраф 60 000, на организацию и 5 000 на директора (ч.1 ст. 5.27.1 КоАП РФ .

Шаг 3. Заключение договора о материальной ответственности

Договор о полной индивидуальной материальной ответственности(не обязательно)

Договор пишется для работников складов, магазинов и пр. Для договора должны быть обеспечены условия использования денег и других ценностей. 2 копии, одна работнику.

Договор коммерческой тайны

По желанию можно подписать положение о коммерческой тайне и соглашение о неразглашении коммерческой тайны.

Шаг 4. Работник пишет заявление на работу

Заявление о приеме на работу

Пишет работник при приёме на работу.

Шаг 5. Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Книга регистрации трудовых договоров.

Работник расписывается в книге о том что получил трудовой договор и договор о МО. Потом работодатель сможет доказать что документы эти были выданы работнику.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу.

Приказ о приеме на работу Т-1 или N Т-1а

После подписания трудового договора руководитель и сотрудник подписывают приказ о приеме . Трудовой договор и приказ о приеме на работу в идеале должны полностью соответствовать друг другу.

Шаг 7. Внесение записи о приеме на работу в трудовую книжку.

Необходимо сделать запись в трудовой книжке. Однако можно принять трудовую книжку, а запись сделать потом.

Шаг 8. Заполнение Книги учета движения трудовых книжек.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Шаг 9. Оформление личной карточки на работника

Личная карточка работника Т-2

Заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу.

Шаг после оформления для ИП: Постановка на учет в органах

Если вы ИП и нанимаете работника впервые, то вам надо встать на учет как работодатель(в срок):

Т.к. уплата взносов перешла к ИФНС с 2017 года ИП-работодатели в ПФР не регистрируются (письмо от 31 января 2017 г. № БС-4-11/1628@). C 2017 года необходимо становится на учет в ИФНС как плательщик взносов(ЕССС) - вот заявление(новая форма с 18 фев. 2017 года) . Хотя ФНС России в письме от 31.01.2017 № БС-4-11/1628@ указала что ИП как работодатели обязаны становится на учет только в ФСС. В ИФНС и ПФР налоговая сама поставит на учет.

1. Пенсионный фонд - 30 дней(было до 17 года).
2. ФСС - 10 дней.

Штраф - 5 000 руб. Если прошло больше 90 дней - 10 000 руб(одинаков и для ПФР и для ФСС).

Законодательством РФ предусмотрено право отказа в регистрации трудового договора по причине нарушения трудового законодательства, задолженности работодателя, заниженного оклада.

Если ИП уволил всех работников то безопаснее сняться с учета как работодатель чтобы не подавать нулевки. Однако суды всех инстанций считают что нулевки подавать ИП не обязан если нет работников(определение Верховного суда РФ от 4 октября 2016 г. № 308-КГ16-12410).

Мед. полис на сотрудника

Мед. полис нужно получить в страховой компании и выдать работнику. С 1 марта 2011 года, мед полисы работники оформляют самостоятельно.

Штрафы

За неоформление, неправильное оформление или непостановку на учет в фондах

Социальные отчисления на работников и налоги с зарплаты

Работодатель обязан перечислять НДФЛ 13% за работника, а также из своего кармана отчисления в ПФР, ФФОМС, ТФОМС, ФСС. Эти отчисления зависят от налогового режима и вида деятельности. Получить расчет можно здесь: Калькулятор зарплаты Расчет зарплаты, больничного и НДФЛ за определенный период.

1. Нарушение трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, если иное не предусмотрено частями 2 и 3 настоящей статьи и статьей 5.27.1 настоящего Кодекса, -

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от одной тысячи до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.

2. Фактическое допущение к работе лицом, не уполномоченным на это работодателем, в случае, если работодатель или его уполномоченный на это представитель отказывается признать отношения, возникшие между лицом, фактически допущенным к работе, и данным работодателем, трудовыми отношениями (не заключает с лицом, фактически допущенным к работе, трудовой договор), -

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей.

3. Уклонение от оформления или ненадлежащее оформление трудового договора либо заключение гражданско-правового договора, фактически регулирующего трудовые отношения между работником и работодателем, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.

4. Совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 1 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от десяти тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до семидесяти тысяч рублей.

5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частью 2 или 3 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет наложение административного штрафа на граждан в размере пяти тысяч рублей; на должностных лиц - дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей.

С помощью или можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 и подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).

1. Нарушение государственных нормативных требований охраны труда, содержащихся в федеральных законах и иных нормативных правовых актах Российской Федерации, за исключением случаев, предусмотренных частями 2 - 4 настоящей статьи, -

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от двух тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до восьмидесяти тысяч рублей.

2. Нарушение работодателем установленного порядка проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах или ее непроведение -

влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей; на юридических лиц от шестидесяти тысяч до восьмидесяти тысяч рублей.

3. Допуск работника к исполнению им трудовых обязанностей без прохождения в установленном порядке обучения и проверки знаний требований охраны труда, а также обязательных предварительных (при поступлении на работу) и периодических (в течение трудовой деятельности) медицинских осмотров, обязательных медицинских осмотров в начале рабочего дня (смены), обязательных психиатрических освидетельствований или при наличии медицинских противопоказаний -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от пятнадцати тысяч до двадцати пяти тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от пятнадцати тысяч до двадцати пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от ста десяти тысяч до ста тридцати тысяч рублей.

4. Необеспечение работников средствами индивидуальной защиты -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от двадцати тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц - от ста тридцати тысяч до ста пятидесяти тысяч рублей.

5. Совершение административных правонарушений, предусмотренных частями 1 - 4 настоящей статьи, лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение, -

влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей или дисквалификацию на срок от одного года до трех лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток; на юридических лиц - от ста тысяч до двухсот тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

Примечание. Под средствами индивидуальной защиты в части 4 настоящей статьи следует понимать средства индивидуальной защиты, отнесенные техническим регламентом Таможенного союза "О безопасности средств индивидуальной защиты" ко 2 классу в зависимости от степени риска причинения вреда работнику.

С помощью или этого онлайн-сервиса для организаций можно вести налоговый и бухучет на УСН и ЕНВД, формировать платежки, 4-ФСС, СЗВ, Единый расчет 2017 и подавать любую отчетность через интернет и пр.(от 250 р/мес.). 30 дней бесплатно, при первой оплате(если переход по этим ссылкам с этого сайта) три месяца в подарок. Для вновь созданных ИП сейчас (бесплатно).