Как происходит прием на работу

При проведении процедуры трудоустройства следует руководствоваться действующей законодательной базой. Ее составляют отдельные статьи ТК РФ, ПП и Министерства труда, а также Государственного комитета статистики. Важно знать свои права и обязанности при трудоустройстве, чтобы не попасть в затруднительное положение.

Алгоритм процесса приема

Схема оформления трудовых отношений предусматривает 6 основных пунктов :

1. Соискатель подает документы, затребованные со стороны работодателя. Проводится тщательная проверка их соответствия предполагаемой для замещения должности.
2. Новый работник знакомится с внутренней документацией предприятия под роспись. К самым важным документам относятся: инструкция должностная, правила внутреннего распорядка, требования соблюдения коммерческой тайны, условия дресс-кода.
3. Заключение трудового контракта в 2 экземплярах.
4. Издание приказа о приеме на работу . Для одного сотрудника применяется Ф № Т-1, для группы – № Т-1а. В констатирующей части отражаются отдельные положения трудового договора. В основном тексте – наименование должности и отдела, дата приема, размер оклада, наличие и период испытательного срока .
5. Оформление личного дела (если это предусмотрено в правилах распорядка), личной карточки Ф № Т-2. В бухгалтерию подаются сведения о новом работнике, где открывается его личный счет. В табель рабочего времени вносятся данные о новой штатной единице.
6. Запись в трудовую книжку. Если человек только начинает свою трудовую деятельность, предприятие открывает ему новый первичный трудовой документ.

Документация для трудоустройства

Законом предусматривается обязательный перечень документов (ст. 65 ТК РФ) и дополнительный, который могут потребовать от соискателя.

К обязательным относятся:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• документ, свидетельствующий об уровне образования;
• свидетельство пенсионного страхования;
• документы о воинской обязанности (для мужчин и военнообязанных женщин).

Дополнительные документы:

• сведения, подтверждающие регистрацию;
• документ о прохождении медицинского обследования (если специфика предприятия требует обязательного прохождения медосмотра, его оплата осуществляется за счет предприятия), подробнее о медосмотре при трудоустройстве — ;
• рекомендательные письма.

Все документы должны быть достоверными. При выявлении подлога, работника увольняют согласно требованиям ст. 81 ТК РФ. Если подача поддельных документов носит умышленный характер, сотрудника ожидает уголовная ответственность.

Более подробно о документации, которая может потребоваться от соискателя, Вы можете узнать из видео, представленного Вашему вниманию.

Особенности трудоустройства

При оформлении рабочего места обращается внимание, к какой именно категории относится работник. Для одних приемлема стандартная схема, для других существуют особые условия труда, льготы, сокращенный рабочий день, дополнительный отпуск.

Соискатель работы должен предъявить документы, свидетельствующие о его принадлежности к особой категории, например:

• свидетельство, подтверждающее инвалидность, подробнее о трудоустройстве инвалидов — ;
• медицинскую справку о беременности;
• метрику на детей, брачное свидетельство.

Все эти справки необходимо подать самостоятельно. Работодатель не может потребовать их, ведь ему не известны подробности личного характера. Если сам соискатель не позаботится о себе и не заявит о своей принадлежности к льготной категории, руководитель не обязан соблюдать законодательные нормы для особых категорий.

При оформлении на удаленную работу все необходимые документы готовятся и отсылаются в электронном формате. При этом используются электронные подписи.

Соискатель должен также подготовить и бумажный вариант, сделать копии, заверить нотариально и отослать обычной почтой.

Трудовой договор также составляется в цифровом виде. По желанию работника, работодатель может выслать экземпляр договора, напечатанный на бумаге.

Срочный договор: характерные отличия

В ст. 58 ТК РФ указаны случаи, при которых заключается трудовой договор (ТД) на определенный период, в частности от 1 до 5 лет или иные сроки в соответствии с условиями работы.

Его главное отличие от бессрочного в более упрощенной системе прекращения трудовых отношений: руководитель сообщает сотруднику о своем решении разорвать ТД. Он имеет право даже не объяснять причины прекратить действие договора (ст. 79 ТК РФ).

На практике оказалось, что эта особенность срочного контракта отнюдь не защищает права работающего человека. Хотя для работодателя он является удобным инструментом проводить собственную кадровую политику. Однако такой подход чреват нарушением прав трудящихся и в некоторой степени способствует дестабилизации отношений работодатель – сотрудник.

С учетом этих факторов, в законодательство были внесены изменения (ограничения), которые регулируют защиту интересов и работодателя, и трудящегося.

В ч. 2 ст. 59 ТК РФ дано положение о разделении срочного договора на 2 вида:

1. Срочный контракт, который составляется в случае, когда бессрочный невозможен (ч. 1 ст. 59). Условия работы таковы, что даже не требуется согласие сторон.
2. Заключается ТД после предварительного обоюдного согласия (ч. 2 ст. 59).

Теперь определен максимальный срок ТД – 5 лет. Другие сроки могут быть установлены на основании иных нормативных актов.

Совмещение и работа по совместительству

В ст. 60.1 и 60.2 ТК РФ зафиксированы 2 основные особенности, связанные с приемом на работу по совместительству.

Первая особенность (ст. 60.1) указывает на наличие 2 видов совместительства:

1. Внутреннее – совмещение должностей на одном предприятии.
2. Внешнее – исполнение должностных обязанностей в различных компаниях.

В ст. 60.2 идет речь о необходимости принципиального разграничения понятий совместительства и совмещения.

Совмещение должностей представляет собой выполнение дополнительной работы в случае отсутствия работника (в отпуске, на больничном или по иным причинам), который выполнял ее ранее. К этому виду также относится расширение обязанностей, требующих дополнительной нагрузки.

Оформление совмещения проводится приказом по организации. При письменном согласии сотрудника увеличивается объем работы и соответственно производится доплата.

Работа по совместительству оформляется по общим правилам, независимо от того, какой вид – внутренний или внешний. Прием оформляется в рамках требований гл.10 и 11 ТК РФ.

Регулирование трудовых прав и обязанностей происходит на основе трудового договора.

В ч. 2 ст. 59 ТК РФ указаны причины для заключения срочного контракта. В остальных случаях составляется обычный согласительный документ.

В ст. 57 ТК РФ зафиксированы особенности содержания трудового контракта с учетом следующих особенностей:

• обязательно указать, что работа по совместительству;
• необходимо определить конкретное рабочее место работника, который в связи с совместительством может отсутствовать на основной работе;
• указать принцип оплаты (ст. 285 ТК РФ): за фактически отработанное время, по результатам труда или по иным критериям;
• уточнить порядок предоставления отпуска (ст. 286 ТК РФ);
• соблюдая положения ст. 284 ТК РФ, определиться с периодом рабочего времени (не более 20 часов в неделю).

Законодательные требования: ограничения для приема на работу совместителей

В ст. 282 ТК РФ установлены ограничения, которые необходимо соблюдать при оформлении совместительства:

• нельзя принимать на такой вид работы работников, не достигших 18 лет;
• не разрешается оформлять совместителя на вредный вид работы, если его основная деятельность также связана с вредным производством.

В соответствии с требованиями иных нормативных документов, запрещается совместительство таких должностей:

• судей (ст. 3 ФЗ «О статусе судей»);
• служащих в ВС РФ (п. 7 ст. 10 ФЗ «О статусе военнослужащих»).

Проверка персонала

Прием на работу сопровождается проверкой персонала, которая осуществляется по таким параметрам:

• уточняются данные на достоверность, указанные в резюме;
• определение подлинности поданных документов;
• проверка данных из биографии, чтобы выявить возможные факты, наличие которых недопустимо для замещения конкретной должности;
• просмотр рекомендаций от предыдущего работодателя и проверка достоверности оценочных данных;
• уточняется, не является ли соискатель ранее судимым, правонарушителем, имеет ли взыскания в виде штрафов;
• изучается кредитная история.

Проверка информации о каждом работнике значительно снижает риск принятия на работу человека, который по тем или иным причинам не соответствует занимаемой должности. Такой подход минимизирует возможные убытки, которые могут иметь место в случае, когда работник оказывается недобросовестным или некомпетентным.

Процесс проверки имеет три степени:

1. Поверхностная. Ее целесообразно проводить, если предстоящая должность не касается ответственности за материальные ценности. В этом случае проводится лишь сверка личных данных и определяется, существуют или отсутствуют конкретные факты, не совместимые с приемом на работу.
2. Средняя степень . Кроме осуществления поверхностной, проводится собеседование с использованием методики определения, насколько искренне соискатель отвечает на вопросы. Представленные данные и результаты собеседования анализируются, и работодатель принимает решение: принять или отказать .
3. Глубокая проверка необходима при приеме на материально ответственную должность и (или) предусматривающую необходимость принятия управленческих решений. Применяются все изложенные выше методы, а также изучается круг знакомых, соседей, проводится опрос их мнения о кандидате. В числе опрашиваемых может быть участковый по месту проживания соискателя. В особых случаях может применяться полиграф. Полученная информация является основой для проведения тщательного анализа и составления психологического портрета. В зависимости от того, насколько он соответствует критериям для положительного решения, делается окончательный вывод о судьбе кандидата на должность.

В данном видео предоставлена информация о проведении собеседования: на что обращают внимание рекрутеры при выборе кандидата на должность, а также практические советы, как понравиться работодателю.

Инструктаж при приеме на работу

Проведение инструктажа является мерой, которая необходима обеим сторонам: работодателю, чтобы на его предприятии не случалось нежелательных случаев (аварий, остановки производства, невыполнение плана, нарушение дисциплины), для сотрудника – в целях его безопасности и гарантии качественного выполнения им должностных обязанностей.

Инструктаж проводится поэтапно в такой последовательности:

1. При приеме на должность.
2. Периодически в ходе работы.
3. Перед проведением особо опасной работы.

Первый инструктаж для нового работника является ознакомительным, в целях обучения и соблюдения техники безопасности.

Для предупреждения негативных ситуаций, работодатель должен организовать на предприятии следующие условия:

• разработать план мероприятий, направленный на обеспечение безопасного режима работы;
• для организаций с особыми условиями (повышенной сложности, вредных, со специфическими видами производства) существует необходимость прохождения специальных курсов;
• для неукоснительного соблюдения требований ТБ и ПБ, утверждение комплекса мероприятий;
• подготовка методических материалов (инструкции, рекомендации, свод правил).

Инструктаж для новопринятых работников делится на такие виды:

1. Вводный – знакомство с инструкциями, после изучения которых в специальном журнале ставится отметка о его прохождении с подписью работника или лица, проводившего занятие.
2. Первичный – изучение условий, знакомство с особо важными (опасными) участками работы, где требуется предельная внимательность и соблюдение требований по недопущению травм, несчастных случаев или аварий в масштабах всего предприятия. Факт прохождения отражается в журнале учета и заносится в личную карточку нового сотрудника.

При выполнении особо сложной работы первичного инструктажа недостаточно. В таком случае необходимо прохождение специальных курсов. Для этого соискатель должен пройти обучение по ранее разработанной программе.

После обучения работник получает свидетельство, которое выдает специальная комиссия. Она принимает решение по результатам подготовки сотрудника. Если оценка положительная, он допускается к работе.

Внесение записи в трудовую книжку

Трудовая предназначена для выполнения следующих функций:

• фиксирование информации о приеме, перемещениях, совместительстве, увольнении с указанием причин;
• отражение данных о награждениях;
• при начислении пенсии подтверждает трудовой стаж;
• для оформления социальных пособий подтверждает страховой стаж.

Регламентирование ведения трудовых осуществляется следующими законодательными основами:

• ТК РФ дает четкое описание понятия о данном документе, излагает основные правила хранения, ведения, содержит информацию о последовательности действий при их оформлении.
• в КоАП РФ отражены критерии уровня ответственности руководителя за неправильное ведение данного вида документа.
• ПП РФ № 225 «О трудовых книжках» предлагает образец документа и вкладыша.
• Постановление Минтруда и соцразвития РФ № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» нормирует процесс и предлагает алгоритм устранения допущенных неточностей и ошибок.

Запись в трудовой должна быть составлена с предельной точностью и соблюдением правил. Ошибки могут негативно отразиться на дальнейшей судьбе ее владельца (при начислении пенсии, переходе на другую работу).

Оформление документа начинается с заполнения титульного листа:

1. ФИО работника полностью. При смене фамилии производится исправление перечеркиванием прежней фамилии с указанием номера подтверждающего документа (например, брачного свидетельства).
2. Подробная дата рождения.
3. Указание наличия образования. После получения работником диплома, делается запись о приобретенном профессиональном уровне без зачеркивания предыдущего.
4. Специальность.
5. Дата оформления документа.
6. Печать предприятия, подписи работодателя и владельца документа.

1. Порядковый номер заносится в первую графу.
2. Дата приема – во вторую.
3. Третья графа – подробный текст о приеме на работу с указанием наименования организации, отдела, сектора, цеха и должности.
4. Четвертая – дата приказа и номер.

На фото, расположенных ниже, Вы сможете увидеть, как выглядят записи в трудовой книжке. На первом фото показана обычная запись о приеме на работу, на втором – запись о приеме совместителя.

Процесс приема на работу требует неукоснительного соблюдения всех требований действующего законодательства. Работодатель, безусловно, в первую очередь заботится об интересах предприятия, но его действия не должны ущемлять права работника.

Алгоритм внедрения профстандартов. Профессиональный стандарт специалиста по управлению персоналом. Требования к опыту работы и образованию

Тест+100

Оплата временной нетрудоспособности, оформление пособий · 8 ч

Случаи наступления временной нетрудоспособности. Организации, уполномоченные выдавать листок нетрудоспособности. Порядок заполнения листка нетрудоспособности. Расчет стажа для начисления пособий.

Тест+100

Оформляем прием на работу · 8 ч

Алгоритм оформления документов при приеме на работу. Особенности оформления на работу отдельных категорий сотрудников

Тест+100

Трудовой договор: порядок заключения и изменения · 8 ч

Документы при приеме на работу. Составление трудового договора. Изменение трудового договора.

Тест+100

Расторжение трудового договора: главные основания увольнения · 8 ч

Общий алгоритм процедуры увольнения. Увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон.

Тест+100

Расторжение трудового договора по инициативе работодателя · 8 ч

Основания и порядок расторжения трудового договора по инициативе работодателя. Сокращение. Ликвидация.

Тест+100

Ежегодный отпуск: составляем график, издаем приказ · 8 ч

Ежегодный отпуск, его продолжительность. График отпусков, приказ. Разделение отпуска на части. Вызов из отпуска. Болезнь во время отпуска.

Тест+100

Ведем учет рабочего времени · 8 ч

Рабочее время. Способы учета рабочего времени. Табель учета рабочего времени.

Тест+100

Особенности труда руководителя и главного бухгалтера организации · 8 ч

Порядок заключения трудового договора. Ответственность.

Тест+100

Трудовые отношения с социально незащищенными категориями · 8 ч

Особенности кадровых процедур в отношении инвалидов, молодежи, пенсионеров.

Тест+100

Особенности труда беременных женщин и женщин с детьми · 8 ч

Порядок приема на работу беременных и женщин с детьми. Предоставляемые гарантии.

Тест+100

Порядок предоставления кадровых документов при проверках · 8 ч

Полномочия проверяющих органов. Виды документов, запрашиваемых при проверках. Порядок обжалования действий проверяющих органов.

Организационная и распорядительная документация по персоналу

Тест+100

Составление и утверждение локальных нормативных актов · 8 ч

Локальные нормативные акты: понятие, виды. Список обязательных локальных нормативных актов. Требования к содержанию и оформлению локального нормативного акта. Порядок принятия документа и ознакомления с ним.

Тест+100

Привлечение к дисциплинарной ответственности · 8 ч

Дисциплинарная ответственность: понятие, виды. Процедура привлечения к дисциплинарной ответственности.

Тест+100

Порядок расчета стажа, оформления пенсий работникам · 8 ч

Случаи расчета стажа. Алгоритм оформления пенсий работникам.

Тест+100

Аудит кадровой документации и передача дел · 8 ч

Внутренний аудит трудового законодательства: порядок проведения, уполномоченные лица. Передача дел в кадровой службе.

Тест+100

Оплата труда. Оформление доплат и надбавок · 8 ч

Оплата труда. Виды доплат и надбавок. Порядок оформления, кадровые документы.

Тест+100

Обеспечение требований охраны труда · 8 ч

Охрана труда: основные направления, документы, требования. Инструкция по охране труда.

Тест+100

Изменение условий трудового договора · 8 ч

Переводы, перемещения. Временное исполнение обязанностей. Отстранение от работы.

Тест+100

Рабочее время: общие положения, режим рабочего времени · 8 ч

Сокращенное и неполное рабочее время. Работа в ночное время. Сверхурочная работа. Совместительство и совмещение.

Тест+100

Служебная командировка и служебная поездка · 8 ч

Командировка: порядок направления, кадровые документы.

Администрирование кадровых процессов

Тест+100

Правила оформления, ведения и хранения кадровых документов · 8 ч

Требования к оформлению документов по персоналу. Правила хранения.

Тест+100

Реквизиты кадровых документов · 8 ч

Требования к оформлению кадровых документов. Обязательные реквизиты.

Тест+100

Аудит трудовых книжек · 8 ч

Бланк трудовой книжки: признаки подлинности. Порядок исправления ошибок

Тест+100

Кадровый документооборот · 8 ч

Инструкция по кадровому делопроизводству. Порядок обмена документами между кадровой службой и другими подразделениями.

Тест+100

Учет движения кадров · 8 ч

Статистика для целей кадрового учета. Анализ количества перемещений, увольнений. Средняя численность работников.

Прием сотрудника на работу – процесс, который дает начало трудовым отношениям между работником и работодателем. Помимо заключения трудового договора для оформления приема на работу необходимо произвести ряд действий и составить определенный комплект кадровых документов. О том, какие работники должны проходить медосмотр при приеме на работу, как составить приказ о приеме на работу, как сделать запись в трудовой о приеме на работу – читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете:

• порядок действий работодателя при приеме сотрудника на работу;
• необходимо ли оформлять заявление сотрудника о приеме на работу;
• каких работников надо направлять на медосмотр до заключения трудового договора.

Алгоритм действий работодателя при оформлении приема на работу сотрудника

При приеме на работу необходимо соблюдать последовательность действий, оформляя кадровую документацию. В первую очередь надо проверить документы соискателя.

Далее, необходимо выяснить, должен ли работник при приеме на работу проходить обязательный медосмотр. По общему правилу обязательный предварительный медосмотр должны проходить несовершеннолетние работники, а также иные лица, если это предусмотрено трудовым законодательством (ст.69 ТК РФ). Соответственно, если предварительный медосмотр в отношении принимаемого на работу сотрудника, обязателен, необходимо направить его на такой медицинский осмотр.

Следующий этап – ознакомление работника под роспись с локальными актами организации, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника. Сделать это надо до подписания трудового договора.

Только после этого надо оформлять и подписывать трудовой договор. Отметим, что заявление о приеме на работу оформлять необязательно. Однако, если внутренний документооборот предусматривает составление такого документа, можно попросить сотрудника его написать.

На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу. За тем на работника оформляется личная карточка и делается запись в трудовой книжке о приеме на работу.

Итак, это краткий алгоритм действий кадровика. А теперь остановимся на каждом пункте подробнее.

Документы при приеме на работу

При поступлении на работу соискатель должен предъявить:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку. Если работник принимается на работу впервые, трудовую книжку должен оформить работодатель. Также не предъявляют трудовую книжку внешние совместители;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования;
• документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документ об образовании и (или) о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
• справку о наличии (отсутствии) судимости, если наличии такой справки предусмотрено трудовым законодательством (ч.первая ст.65 ТК РФ).

В целом, данный список документов является закрытым. Дополнительные документы сотрудник обязан предъявить только в том случае, если это предусмотрено законодательством. Поэтому, по общему правилу, требовать дополнительные документы, например, свидетельство о присвоении сотруднику ИНН, работодатель не может.

Медосмотр при приеме на работу

Обязательный предварительный медицинский осмотр при заключении трудового договора должны проходить:

• сотрудники, в возрасте до 18 лет;
• сотрудники, занятные на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;
• сотрудники, занятные на работах, связанных с движением транспорта;
• работники организаций пищевой промышленности,
• работники общественного питания;
• работники торговли,
• работники водопроводных сооружений,
• работники медицинских организаций,
• работники детских учреждений.

Данные медосмотры проводятся за счет средств работодателя.

Ознакомление сотрудника с локальными актами организации

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника с локальными актами, непосредственно вязанными с трудовой деятельностью сотрудника, а также с коллективным договором (при наличии).

Работодатель должен ознакомить работника с:

• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением об оплате труда (в случае, если оно оформлено отдельным документом и не является частью ПВТР);
• положением о премировании (если этот локальный акт оформлен в виде отдельного документа);
• положением об обработке персональных данных работников;
• документами по охране труда;
• иными локальными актами организации, связанными с трудовой деятельностью принимаемого на работу сотрудника.

Трудовое законодательство устанавливает два основных правила ознакомления работника с локальными актами:

1. это должно быть сделано до подписания трудового договора;
2. ознакомление должно быть произведено под роспись.

С целью подтверждения ознакомления сотрудников с локальными актами кадровые работники оформляют соответствующие журналы ознакомления. В данном журнале предусматриваются следующие графы:

• перечисляются локальные акты, с которым ознакомлен работник,
• фамилия, имя и отчество работника;
• дата ознакомления;
• подпись работника.

Такие журналы кадровик может разработать самостоятельно или приобрести готовую .

Однако, это не единственный способ оформления ознакомления работника с локальными актами. Можно, например, разработать лист ознакомления к каждому локальному акту организации, в котором работник будет проставлять свою подпись.

Заявление о приеме на работу

Как уже говорилось выше, заявление о приеме на работу не является обязательным документом. Между тем, если кадровый документооборот предусматривает составление такого заявления его можно оформить.

Заявление о приеме на работу. Образец

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу принять меня на работу в административный отдел на должность секретаря.

13.08.2015 Е.В. Иванова

Подписание трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник, в свою очередь, обязуется лично выполнять свои трудовые функции, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка. Иными словами, трудовой договор – это документ, на основании которого возникают трудовые отношения.

При составлении трудового договора необходимо указать в нем все обязательные условия, перечисленные в статье 57 Трудового кодекса. Отметим, что отсутствие в тексте трудового договора тех или иных обязательных условий, является одним из наиболее распространенных правонарушений, выявляемых инспекторами ГИТ в ходе проверки.

Напоминаем, что заключать срочный трудовой договор работодатели вправе только при наличии условий, перечисленных в статье 59 Трудового кодекса. Причем в тексте трудового договора необходимо указать обстоятельства, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора.

Трудовой договор составляется в письменной форме в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, другой – передается работнику.

Обращаем внимание, что на экземпляре договора, который остается у работодателя. Сотрудник должен поставить дополнительную подпись, подтверждающую факт получения им своего экземпляра договора (ч.первая ст.67 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу 2015 можно оформить по унифицированной форме Т-1. Работодатель также может самостоятельно разработать и утвердить форму приказа о приеме на работу.

В приказе надо указать наименование организации (2). соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД () (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации.

Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом ( ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного ).

Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу.

Фамилию, имя и отчество сотрудника вписывают (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность.

Структурное подразделение (8) указывают при наличии. Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот ().

Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись. Он, в свою очередь, должен написать также дату ознакомления.

Напомним, что с приказом надо ознакомить работника в трехдневный срок со дня фактического начала работы (ч.вторая ст.68 ТК РФ).

Приказ о приеме на работу. Образец

Запись в трудовой книжке о приеме на работу

Запись в трудовую книжку о приеме на работу кадровик должен сделать в течение недели (п.10 правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, далее - Правила).

В раздел «Сведения о работе» вносится запись о приеме на работу с указанием ее порядкового номера, полного наименования организации, даты трудоустройства, наименования должности и структурного подразделения работника, а также со ссылкой на приказ, согласно которому осуществляется его трудоустройство.

В том случае, если у работника нет трудовой книжки (например, он устраивается на работу впервые), кадровик должен в течение недели завести трудовую книжку такому работнику (п.8 Правил).

Оформление личной карточки

На каждого нового работника необходимо оформить личную карточку. Этот документ можно составить, используя унифицированную форму Т-2, или же организация может самостоятельно разработать и утвердить форму личной карточки.

Личная карточка заполняется на основании приказа о приеме на работу и документов, представленных работником.

Напоминаем, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В личной карточке должна быть продублирована запись, внесенная в трудовую книжку (п.12 Правил).

На первом этапе формируется подборка законов, регулирующих кадровые отношения. Законодательные акты можно собрать в традиционном бумажном виде и хранить на полках в виде правовой библиотеки, или установить на компьютеры информационно-справочную систему, в которой всегда доступна подборка актуальных правовых актов, обновляющихся по мере выхода поправок к законам. На современном рынке существует несколько правовых информационно-справочных систем, наибольшее распространение получили «Консультант» и «Гарант».
Основополагающим документом в сфере трудового законодательства является:

Конституция Российской Федерации

Трудовой кодекс Российской Федерации

Конституция гарантирует каждому гражданину России право на отдых и право на труд. В статье 37 Конституции Российской Федерации закреплены основополагающие нормы трудового законодательства:
1. Труд свободен. Каждый имеет право свободно распоряжаться своими способностями к труду, выбирать род деятельности и профессию.
2. Принудительный труд запрещен.
3. Каждый имеет право на труд в условиях, отвечающих требованиям безопасности и гигиены, на вознаграждение за труд без какой бы то ни было дискриминации и не ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда, а также право на защиту от безработицы.
4. Признается право на индивидуальные и коллективные трудовые споры с использованием установленных федеральным законом способов их разрешения, включая право на забастовку.
5. Каждый имеет право на отдых. Работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск.
Трудовой кодекс РФ – это базовый закон в области законодательства. Трудовой кодекс регулирует приём на работу и увольнение сотрудников организации, время работы и отдыха, порядок выдачи заработной платы, оформление разнообразных льгот и компенсаций. Трудовой кодекс обязывает работодателя заключать с каждым сотрудником Трудовой договор и вносить соответствующую запись в трудовую книжку.
Выдачу, оформление, хранение и учёт трудовых книжек, порядок оформления организационно-распорядительных документов, состав и грамотное расположение реквизитов на документах, унифицированные формы приказов, а также общие правила ведения кадрового делопроизводства регулируют:

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утверждённые Постановлением Минтруда РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

Инструкция по заполнению трудовых книжек от 11 ноября 2003г., утверждённая Постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69

ГОСТ Р 6.30-2003. УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённые Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477

Важным моментом является организация работы с персональными данными сотрудников. Работодатель отвечает за сохранность персональных данных работников и обязан обеспечить меры на техническом и правовом уровне для их защиты. Правила хранения и обработки личных данных сотрудников, перечень сведений, которые относятся к персональным данным, круг сотрудников, у которых есть к этим данным доступ, содержит следующий законодательный акт:

О персональных данных. Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ.

В каждой организации есть разработки, которые хочется сохранить в тайне от конкурентов. Поэтому работодатели принимают меры по обеспечению сохранности коммерческой тайны, заключая с сотрудниками соглашения о неразглашении конфиденциальной информации и разрабатывая памятки и инструкции, содержащие конкретные меры и действия для предотвращения утечки важной информации. Работу с конфиденциальной информацией регулирует:

О коммерческой тайне. Федеральный закон РФ от 29 июля 2004 г. №98-ФЗ.

Наименование должностей служащих для их грамотного занесения в приказы, личные дела и трудовые книжки, можно посмотреть в:

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённый Постановлением Минтруда от 21 августа 1998 г. N 37

Этот правовой акт включает в себя квалификационные характеристики должностей, расшифровки должностных обязанностей и требований к квалификационным уровням и уровню знаний руководителей, специалистов и служащих
Кадровая документация хранится на протяжении 75 лет. От сохранности кадровых документов в будущем могут зависеть вопросы начисления пенсии сотрудников, правильного расчёта их трудового стажа. Поэтому к организации хранения кадровых документов и сдаче их в архив необходимо подходить последовательно и ответственно. Правила подготовки документов к сдаче в архив, вопросы хранения документов непосредственно в организации, а также сроки их хранения приводятся в следующих законодательных актах РФ:

Об архивном деле в Российской Федерации. Федеральный закон N 125-ФЗ от 22 октября 2004 года.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утверждённый Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558

Одним из последних актов, введённых в Российской Федерации в сфере персонала, является:

Профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», утверждённый Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 06.10.2015 №691н

Для обеспечения сферы производства специалистами и руководителями в области управления персоналом, готовыми к реализации поставленной цели, необходима разработка профессионального стандарта в этой области деятельности, который будет представлять собой этот методический документ, описывающий характеристики знаний, умений, профессиональных компетенции и опыта работника, необходимых ему для осуществления данной профессиональной деятельности.
Отпуск является одним из видов времени отдыха, предусмотренных в 107 статье ТК РФ. Право на отдых каждому человеку гарантированно Конституцией Российской Федерации. Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это ежегодно предоставляемое время для отдыха работника с сохранением места работы (должности) и среднего заработка Правила регулировки отпусков сотрудников, а также режима труда и отдыха прописаны в:

Правила предоставления ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска работникам с ненормированным рабочим днём в организациях, финансируемых за счёт средств федерального бюджета. Постановление Правительства РФ от 11 декабря 2002 г. N 884

В связи с необходимостью сообщать о трудоустройстве в организацию бывших государственных служащих, в отделе кадров должен быть закон:

Правила сообщения работодателем о заключении трудового или гражданско-правового договора на выполнение работ (оказание услуг) с гражданином, замещавшим должности государственной или муниципальной службы, перечень которых устанавливается нормативными правовыми актами Российской Федерации, утверждённые Постановление Правительства РФ от 21.01.2015 N 29

Вопросы оформления командировок сотрудников регулирует:

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. N 749

Вопросы оплаты труда прописаны в нескольких нормативных актах:

О минимальном размере повышения оплаты труда за работу в ночное время. Постановление Правительства РФ от 22 июля 2008 г. N 554

Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы. Постановление Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. N 922
Об оплате труда работников охраны в ночное время. Постановление Госкомтруда СССР N 313, ВЦСПС N 14-9 от 6 августа 1990 года

Выше перечислены основные законы и нормативы, которые должны быть в каждой организации. В зависимости от специфики проводимых работ эта подборка дополняется законодательными актами соответствующей тематики. Например, в медицинских учреждениях это нормативы, регулирующие взаимодействие с медицинским персоналом, а в образовательных учреждениях комплекс законов о педагогических работниках.
Подборка правовых актов необходима для выполнения требований трудового законодательства РФ. Не стоит забывать, что к действующим законам постоянно выходят поправки и дополнения. Поэтому подборку правовых актов необходимо поддерживать в актуальном состоянии, отслеживая все обновления в трудовой сфере законодательства.

Оформление приема на работу в 2016 году доставит меньше проблем кадровику, внимательно следящему за внесением изменений в трудовое законодательство. Узнайте, какие основные документы при приеме на работу в 2016 году придется оформлять кадровой службе, какие особенности приема на работу отдельных категорий работников предусмотрены Трудовым кодексом.

Из этой статьи вы узнаете:

• как происходит оформление на работу в 2016 году;
• документы, которые сотрудник должен предъявить при приеме на работу в 2016 году;
• к чему придирается ГИТ в 2016 году при проверке документов о приеме на работу.

Прием на работу - стандартная процедура, с которой кадровикам часто приходится сталкиваться на практике. В некоторых случаях оформлению трудовых отношений предшествуют предусмотренные законом предварительные этапы (избрание на должность, медицинский осмотр, конкурсный отбор, сообщение работнику или работодателю обязательных сведений и т. д.), после чего начинается непосредственно трудоустройство.

Оформление приема на работу в 2016 году

Итак, этап собеседований пройден, и работодатель принимает решение о приеме на работу выбранного претендента, компетенции которого максимально соответствуют рассматриваемой должности.

Обращаем внимание, что в том случае, если отвергнутый кандидат обратится с письменным требованием сообщить ему причину отказа в приеме на работу, работодатель обязан дать ответ в письменной форме. С 7 июля 2015 года установлен срок, в течение которого работодатель должен исполнить эту обязанность. Этот срок составляет 7 рабочих дней со дня предъявления соискателем требования (ч.пятая ст.64 ТК РФ).

В отношении подходящего кандидата остается лишь правильно оформить трудоустройство.

Не забывайте, что при трудоустройстве лиц, которым еще не исполнилось 18 лет, и некоторых других категорий работников (в случаях, перечень которых закреплен Трудовым кодексом) необходимо провести медицинское освидетельствование.

Так обязательный предварительный медицинский осмотр проходят работники, занятые на работах:

• с вредными и (или) опасными условиями труда;
• с движением транспорта;
• на работах, которые связаны с изготовлением и оборотом пищевых продуктов, оказанием услуг в сфере розничной торговли пищевыми продуктами, материалами и изделиями и сфере общественного питания.

Предварительный медицинский осмотр походят работники медицинских организаций и детских учреждений, а также некоторых других работодателей проходят указанные медицинские осмотры в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний.

Как и раньше, оформление приема на работу в 2016 году предполагает составление трудового договора - главного документа, подтверждающего факт наличия трудовых отношений и закрепляющего условия, на которых они заключаются. Если работник впервые трудоустраивается официально, работодатель обязан оформить новому сотруднику трудовую книжку и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования.

Трудовой договор оформляется в письменной форме, в двух экземплярах - для работника и работодателя. С момента подписания сторонами договора возникают трудовые отношения. Законодательство считает такой договор заключенным при фактическом допуске нового сотрудника к работе, даже если документ и не оформлен должным образом. В этой ситуации необходимо в течение трех дней заключить трудовой договор (ст.67 ТК РФ).

Законодательно утвержденного образца трудового договора на сегодняшний день не существует, поэтому каждая организация вправе разрабатывать произвольные варианты документа с учетом требований ст.57 ТК РФ. На этапе заключения трудового договора необходимо ознакомить нового сотрудника с локальными нормативными актами (правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, коллективным договором и т. д.). Факт ознакомления желательно подтвердить документально, для чего используются специальные журналы ознакомления или ознакомительные листы, которые прикрепляются к каждому экземпляру нормативного акта.

Основные документы при приеме на работу в 2016 году

Согласно ст. 65 ТК РФ, лицо, уполномоченное нанимать работников, вправе при трудоустройстве потребовать у соискателя следующие документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку (исключением считается оформление первого в биографии работника трудового договора или прием на работу на условиях совместительства);
• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (при его наличии);
• документ о получении образования, квалификационного уровня или специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки);
• документы воинского учета (для военнообязанных лиц);
• справку о наличии (отсутствии) судимости (при необходимости).

Это основные документы при приеме на работу: в 2016 году их перечень не изменится. Подача соискателем заявления о приеме на работу не предусмотрена Трудовым кодексом, поэтому большинством организаций не практикуется. Такое заявление необходимо подавать лишь при поступлении на муниципальную или государственную службу (ст.26 Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», ст.16 Федерального закона от 2 марта 2007 г. № 25-ФЗ «О муниципальной службе в РФ»).

После заключения трудового договора и его регистрации в установленном работодателем порядке с некоторыми категориями сотрудников заключается договор о полной материальной ответственности - коллективной, бригадной или индивидуальной (он также подлежит регистрации). Следующий обязательный шаг - издание приказа (распоряжения) о приеме на работу. Его содержание должно в точности соответствовать условиям заключенного с работником трудового договора.

Обычно для этого используется унифицированная форма №Т-1, но работодатель вправе утвердить собственный бланк такого приказа. Работника необходимо ознакомить с приказом под роспись (по требованию - выдать заверенную копию документа). В трудовую книжку нового сотрудника вносится соответствующая запись (согласно ст.66 ТК РФ, сделать это нужно в течение пяти дней с момента приема на работу). Кадровик заводит личную карточку (форма «Т-2 или ее аналог), в которой фиксирует сведения о работнике, и регистрирует ее в установленном работодателем порядке, после чего включает новую штатную единицу в табель учета рабочего времени и другие документы.

Отдельно остановимся на том, к чему придирается ГИТ в 2016 году при проверке документов о приеме на работу: проблемы могут возникнуть, прежде всего, у работодателей, нарушающих сроки оформления основной документации - трудового договора (особенно при фактическом допуске к работе), трудовой книжки и т. д. Инспектор обязательно проверит условия заключенных работодателем трудовых договоров на соответствие требованиям Трудового кодекса, а должностей, на которые принимаются работники, - штатному расписанию. Особого внимания требует оформление документов, связанных с трудоустройством несовершеннолетних: отсутствие справок, подтверждающих прохождение медосмотра при приеме на работу, однозначно вызовет претензии со стороны проверяющего инспектора.

Алгоритм действий кадровика при приеме на работу сотрудника

Прием на работу нового сотрудника – это последовательная процедура, в ходе которой кадровику необходимо совершить ряд действий и оформить комплект необходимых документов.

Знакомим работника с локальными актами

Прием на работу нового сотрудника в большинстве случаев начинается с ознакомления соискателя с локальными нормативными актами работодателя. К ним относятся Правила внутреннего трудового распорядка, положения, приказы и регламенты, которые имеют непосредственное отношение к трудовой деятельности принимаемого работника. Ознакомить сотрудника с локальными актами нужно до подписания трудового договора (ч. третья ст. 68 ТК РФ). Если этого не сделать, то работник не будет обязан соблюдать трудовой распорядок, и работодатель, соответственно, не сможет привлечь его к ответственности за нарушения дисциплины.

Ознакомить с локальными актами можно следующим образом:

• попросить работника расписаться в листе ознакомления, который прилагается к документу;
• завести для этого отдельный журнал ознакомления работников с локальными актами;
• каждый раз составлять индивидуальный перечень актов для конкретного сотрудника и знакомить с ним под роспись. Перечень приложить к трудовому договору и хранить вместе с ним.

Проверяем документы соискателя

При приеме на работу соискатель должен предоставить в отдел кадров необходимые документы. О том. какие документы должен представить работник мы уже поговорили выше.

Отметим. что трудовая книжка и страховое свидетельство не предъявляются, если работник принимается на работу впервые (ч. третья ст. 65 ТК РФ).

Заключаем трудовой договор

Трудовой договор – это основной документ, который подтверждает наличие трудовых отношений между работником и работодателем. Он составляется в письменной форме в двух экземплярах (ч. первая ст. 67 ТК РФ). Если работник приступил к работе без оформления трудового договора, документ нужно составить в течение трех дней с этого момента (ч. вторая ст. 67 ТК РФ).

Очень важно обратить внимание на содержание трудового договора. Вся информация, которая включается в договор, делится на сведения и условия. Условия в свою очередь могут быть обязательными и дополнительными.

Оформляем приказ о приеме на работу

Прием на работу сотрудника всегда оформляется приказом (ч. первая ст. 68 ТК РФ). В качестве формы приказа можно использовать унифицированные формы или разработать свой бланк и утвердить его приказом руководителя организации. Приказ нужно оформить в течение трех дней со дня фактического начала работы (ч. вторая ст. 68 ТК РФ).

Наименование организации (2) соответствует названию, закрепленному в учредительных документах. Код формы приказа по ОКУД (Общероссийский классификатор управленческой документации) (3) – 0301001. Код по ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций) является уникальным для каждой организации.

Номер документу (4) присваивают во время регистрации и он может быть дополнен индексом (п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст). Дату начала работы (5) берут из трудового договора. Графу «по» реквизита «Дата» заполняют только тогда, когда трудовой договор заключен на определенный срок. С иностранцем заключают как бессрочный трудовой договор, так и срочный трудовой договор в случаях, определенных законом (ст. 59, ч. пятая ст. 327.1 ТК РФ).

Табельный номер (6) сотруднику присваивают при приеме на работу. Ф.И.О. (7) фиксируют в именительном или родительном падежах в соответствии с документом, удостоверяющим личность (ст. 65 ТК РФ). Отдел (8) оговаривают, если о нем было сказано в трудовом договоре (абз. 2 ч. второй, абз. 2 ч. четвертой ст. 57 ТК РФ). Наименование должности (9) должно соответствовать штатному расписанию, а также квалификационным справочникам, профстандартам, если с выполнением работ связано предоставление компенсаций и льгот (абз. 3 ч. второй ст. 57 ТК РФ).

Условия приема и характер работы (10), размер оплаты труда (11) отражают так же, как они прописаны в трудовом договоре. Запись об испытании (12) делают, если это условие включено в трудовой договор. В графу «Основание» (13) вносят реквизиты заключенного трудового договора. Приказ подписывает (14) руководитель организации. Сотруднику объявляют приказ (15) под роспись (ст. 68 ТК РФ). При этом он ставит дату ознакомления.

Заполняем личную карточку

Личная карточка формы № Т-2 ведется на каждого сотрудника организации. В ней отражаются сведения о работнике, его образовании, стаже работы, отношении к воинской службе (у военнообязанных), кадровых перемещениях, отпусках и т. д. Некоторые кадровики также просят заполнить анкету сотрудника на прием на работу. Это не является нарушением. Напротив, анкета может помочь сотруднику отдела кадров при заполнении личной карточки формы № Т-2 на работника.

Вносим запись в трудовую книжку

Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку (образец 2) необходимо не позднее, чем на шестой день с того момента, как сотрудник приступил к работе (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). Если работник впервые начинает свою трудовую деятельность, то помимо записи собственно о приеме потребуется заполнить еще и титульный лист трудовой книжки.

Вносим реквизиты трудовой книжки в Книгу учета движения трудовых книжек

В Книге учета движения трудовых книжек отмечается дата приема трудовой книжки, серия и номер трудовой книжки и вкладыша в нее (при наличии), должность и структурное подразделение вновь принятого работника, ФИО лица, принявшего трудовую книжку.

Направляем сведения в военкомат

В течение двух недель в военкомат о приеме на работу работника, подлежащего воинскому учету (подп. «а» п.29 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11 апреля 2008 г.).

Направляем уведомления о приеме на работу

Если вы принимаете на работу иностранцев, завершающим этапом является подготовка и направления уведомления о приеме на работу. Уведомление о приеме на работу отправляется в органы Федеральной миграционной службы Сделать это нужно в течение трех рабочих дней с даты трудоустройства иностранца (п. 2 Порядка, утвержденного приказом ФМС России от 28 июня 2010 г. № 147).

Уведомление о приеме на работу также потребуется, если на работу принимается бывший госслужащий. В этом случае срок уведомления составляет десять дней (ч. третья ст. 64.1 ТК РФ).

Особенности приема на работу отдельных категорий работников в 2016 году

Знание норм трудового права помогает избежать досадных, а иногда - критических ошибок при оформлении приема на работу. Обратите внимание на особенности приема на работу отдельных категорий работников в 2016 году:

• несовершеннолетних лиц категорически запрещено принимать на работу, связанную с вредными или опасными условиями труда, а также на условиях совместительства;
• лиц, судимых за хищения и подобные преступления, запрещается принимать на должности, подразумевающие материальную ответственность;
• не все знают, как принять на работу педагога: в 2016 году, как и в настоящее время, будет применяться расширенный список лиц, не допускаемых к педагогической деятельности - имеющих неснятую или непогашенную судимость за умышленные или особо тяжкие преступления, лишенных права осуществлять педагогическую деятельность по решению суда, признанных недееспособными, имеющих определенные инфекционные или психические заболевания, а также не получившие соответствующее образование.

Осуществляя прием на работу в точном соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и федеральным законодательством, работодатель вряд ли столкнется с претензиями со стороны проверяющего инспектора и минимизирует вероятность возникновения трудовых споров. Нужно соблюдать сроки оформления трудовых договоров и ответственно подходить к вопросу фактического допуска новых сотрудников к работе, а при трудоустройстве отдельных категорий работников действовать по алгоритмам, предусмотренным действующими стандартами.