За время работы любого предприятия его кадровый состав может существенно меняться – это вполне понятно и очевидно. В связи с повсеместным внедрением электронных инструментов многими управляющими принимается решение о закупке корпоративных ЭЦП для своих сотрудников. Но смена кадров не должна негативно влиять на успех работы предприятия, его динамику и авторитет: в связи с этим после увольнения сотрудника, владевшего ЭЦП, необходимой ему для выполнения определенного спектра рабочих обязанностей, важно организовать процедуру аннуляции этой подписи (уже, по факту недействительной).

Ответственность электронной подписи внутри каждого предприятия/учреждения/организации определяется его регламентом и уставом. В соответствии с такими учредительными документами в случае увольнения того или иного сотрудника с любой должности обязательно должна быть произведена аннуляция имевшейся у него в распоряжении электронной подписи. Разумеется, после того, как сотрудник покинул ваш рабочий штат, подписью, не успевшей попасть под процедуру отзыва, недопустимо пользоваться. В том числе запрещается:

• Передавать ее иным лицам.
• Применять для подписания документов.

Аннуляция ЭЦП при увольнении – это первая процедура, которую должен инициировать руководитель после того, как подпишет документы об исчислении конкретного сотрудника из своего кадрового состава (вне зависимости от причины увольнения). Одним словом, в соответствии с установленным регламентом процедура аннулирования сертификата ключа ЭП осуществляется на базе заранее составленного заявления, которое работодатель (после факта увольнения его работника) обязан предъявить оператору центра регистрации, с которым его предприятие сотрудничает (или сотрудничало на момент выпуска сертификата).

Если вы все еще испытываете трудности в выполнении такой процедуры, как отзыв сертификата ЭП уволившегося сотрудника, обратитесь к консультантам Удостоверяющего центра. Они по максимуму детально и подробно расскажут вам, как аннулировать ЭЦП при увольнении быстро и на законных основаниях. Вам, как руководителю, в свое время заказавшему подпись для своего сотрудника (ныне увольняющегося или уже уволившегося) понадобится заполнить бланк на аннуляцию. Обычно все нюансы упомянутой процедуры описываются в регламенте конкретного УЦ. Посредством заполнения подобного бланка-заявки, а также направления его в специальный отдел УЦ, вы требуете от сотрудников сертификационного центра приостановки действия сертификата ключа ЭП. Разумеется, это возможно при наличии оснований и доводов полагать, что тайна ключа закрытого типа не была нарушена.

Организации не удалось доказать в суде вину главного бухгалтера в растрате и взыскать сумму неосновательного обогащения. При этом из-за формального нарушения порядка привлечения к дисциплинарной ответственности и увольнение признано незаконным. ООО должно было потребовать от главбуха объяснительную и удостовериться в получении этого требования, а при отказе от объяснений составить акт.

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда вынесла апелляционное определение № 33-11751/2012 по делу № 2-85/2012 о незаконном увольнении главного бухгалтера.

По результатам аудиторской проверки главный бухгалтер (Д.И.) ООО "К" была отстранена от работы, а после завершения работы ревизионной комиссии привлечена к дисциплинарной ответственности в виде увольнения.

Приказом трудовой договор с Д.И. был прекращен по п. 9 ст. 81 ТК РФ (принятие необоснованного решения главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации).
Увольнение Д.И. обжаловала в суд, выдвинув следующие исковые требования:

• отмена дисциплинарного взыскания в виде увольнения;
• признание записи в трудовой книжке недействительной;
• обязании ООО выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной;
• внести запись "уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ";
• изменить дату увольнения на дату вынесения судом решения;
• взыскать с ООО невыплаченную заработную плату, средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию за задержку выплат и компенсацию морального вреда.

В свою очередь ООО обратилось в суд с иском о взыскании суммы неосновательного обогащения и процентов на присвоенные средства.

В суде представитель ООО указал, что при проведении аудиторской проверки были обнаружены факты необоснованного перечисления денежных средств организации в пользу Д.И., что послужило основанием для создания ревизионной комиссии и проведения служебного расследования. В ходе него было установлено, что Д.И., имея доступ к электронному банковскому ключу системы "банк-клиент", самовольно, без ведома генерального директора, производила перечисление денежных средств на свои счета, в том числе совершала платежи по погашению собственных банковских кредитов, по несуществующим "авансовым отчетам". В бухгалтерском учете данные операции отражались как "платежи на таможню" и "оплата контрагентам".

Требования бухгалтера удовлетворены частично. Суд признал незаконным увольнение Д.И., изменив дату и формулировку записи об увольнении на запись "уволить по п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию)" с момента вынесения судебного решения. В пользу истца взыскана невыплаченная зарплата, заработная плата за время вынужденного прогула, компенсации за неиспользованный отпуск, за нарушение сроков выплаты зарплаты и морального вреда. В части иска о выдаче Д.И. дубликата трудовой книжки без незаконной записи отказано, так как это противоречит Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда.

Компании в удовлетворении исковых требований к Д.И. было отказано.

При проведении ревизии Д.И. была отстранена от работы и лишена возможности давать пояснения в ходе проверки. Согласно ТК РФ перед привлечением к ответственности работодатель должен затребовать у работника объяснительную. В случае отказа составляется Акт. Отказ от объяснений не препятствует привлечению к ответственности. ООО предоставило в суд документы, согласно которым после проведения ревизии в адрес Д.И. дважды (почтой и курьером) отправлялись результаты проверки и требование объяснений. Однако в суде представители ООО не смогли доказать получение или отказ от получения данных документов. На этом основании суд пришел к выводу о несоблюдении порядка привлечения к ответственности и, соответственно незаконности увольнения.

Также ООО не смогло доказать, что подозрительные "платежи на таможню" и "оплата контрагентам" производились по инициативе бухгалтера.

Суд принял во внимание то обстоятельство, что по условиям банковского договора, Д.И. не являлась лицом, уполномоченным подписывать электронные поручения, а также владельцем ключа ЭЦП. Поэтому нет оснований рассматривать какие-либо действия Д.И. по перечислению средств с использованием системы "Банк-Клиент" как совершенные без ведома и одобрения генерального директора.

В суде было доказано превышение сумм перечислений Д.И. в качестве зарплаты и материальной помощи над фактически причитающимися выплатами по трудовому договору. Однако четыре свидетеля показали, что данные выплаты производились с согласия директора.

По смыслу п. 3 ст. 1109 ГК РФ в случае неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи подлежат возврату, если они явились следствием недобросовестности получателя или счетной ошибки. Исходя из положений п. 3 ст. 10 ГК РФ добросовестность гражданина в данном случае презюмируется.

Доказательств недобросовестности Д.И. при перечислении средств на оплату труда не было, равно как и доказательств, что Д.И. производились банковские операции по перечислению средств со счета организации вопреки ее интересам. Как следствие, суд пришел к выводу, что неосновательного обогащения не было.

Компания понесла расходы на оформление сертификата ключа ЭЦП. Расходы отнесены на 97 счет и списывает равномерно в течение срока действия ключа (год). Сотрудники, на которых были изготовлены ключи, уволились из компании, а расходы еще не списались с 97 счета. Как правильно списать данные расходы, после увольнения сотрудников?

В бухучете спишите оставшуюся сумму затрат на ЭЦП в составе прочих расходов на счет 91-2 единовременно по факту увольнения сотрудников.

В налоговом учете Вы также вправе учесть всю сумму затрат на ЭЦП в составе налоговых расходов при расчете налога на прибыль.

Тот факт, что сотрудники уволились раньше окончания срока действия ЭЦП, на возможность признания таких затрат не влияет.

Обоснование

1. Из рекомендации Олега Хорошего, начальника отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой и таможенной политики Минфина России, Наталии Гусевой, директора Центра образования и внутреннего контроля ИДПО «Международный финансовый центр», государственного советника РФ 2-го класса

Как отразить в бухучете расходы на оформление сертификата ключа ЭЦП

Затраты на оформление сертификата ключа ЭЦП, например, для сдачи налоговой отчетности через Интернет включите в состав расходов по обычным видам деятельности.

Если для организации плата за сертификат будет существенной, то отразите ее на счете 97 . А потом списывайте в расходы равными долями в течение срока использования. Если же для организации такие расходы несущественны, то всю плату за электронный ключ спишите единовременно. Причем существенность расходов – это оценочное значение и организация определяет его сама .

Что касается токена или флешки (usb-носителя), на которые записан код защиты, то их учтите на счете 10 . Эту стоимость спишите единовременно (на счет 26 или 44) в момент передачи электронного устройства в бухгалтерию.

Такой порядок следует из положений пунктов , ПБУ 10/99, пункта 11 ПБУ 4/99, пункта 39 ПБУ 14/2007, Инструкции к плану счетов (счета , , ,

В случае выдачи сертификата электронной подписи юридическому лицу в качестве его владельца наряду с организацией указывается физическое лицо, действующее от ее имени на основании его учредительных документов или доверенности (ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»). Такое требование закона создает определенную проблему в тех случаях, когда этот человек увольняется из организации либо переходит на другую должность.

Расскажем вам о деле, в котором суду пришлось разбираться в правомочности использования электронной подписи юридического лица после увольнения директора, чьи данные были включены в сертификат ключа проверки подписи.

Завязка этой истории была такова. В декабре 2015 года с использованием автоматизированной информационной системы «Торговая площадка» на сайте www.sibagrogroup.ru состоялся открытый аукцион в электронной форме по продаже свинины. Его победителем стало ООО «Торговый дом «УралМясТорг», предложив более чем 15,3 млн руб.

Однако протокол об итогах проведения аукциона и договор купли-продажи свинины этим Торговым домом подписаны не были. Он даже отрицал факт участия в аукционе, утверждая, что это сделал владелец сертификата ЭП – бывший руководитель.

Продавец свинины (ООО «Аграрная Группа – Урал») обратился в Арбитражный суд Свердловской области с иском к ООО «Торговый дом «УралМясТорг» о взыскании штрафа за неисполнение обязательств по итогам аукциона в электронной форме.

Что выяснилось в суде:

• сертификат ключа электронной подписи был выдан по всем правилам;
• Торговый дом был зарегистрирован на торгах с этим сертификатом с соответствующим номером;
• с использованием данного сертификата были произведены действия по входу в систему, регистрация на торгах, обновление и отображение данных, внесение финансового предложения на сумму более 15,3 млн рублей;
• бывший директор был указан в сертификате, как физическое лицо, действующее от имени Торгового дома на основании его учредительных документов. На момент проведения аукциона, согласно выписке из ЕГРЮЛ, директором этой организации стал другой человек. Однако спорная ЭП не была ни отозвана, ни заменена, поэтому участие в торгах сопровождалось действующей ЭП.
• бывший директор в письменном отзыве пояснил, что директором он не является с 23.12.2015 (прекратил использование ключа электронной подписи до даты проведения аукциона). По его мнению, для участия в торгах нынешнему директору необходимо было заключить договор с любым удостоверяющим центром и получить другой ключ электронной подписи.

Выводы Арбитражного суда Свердловской области по делу № А60-25506/2016 были таковы (решение от 03.10.2016):

• использование электронной подписи с нарушением конфиденциальности соответствующего ключа не освобождает владельца от ответственности за неблагоприятные последствия, наступившие в результате такого использования. Если документ скреплен электронной подписью, принадлежащей юрлицу, то его контрагент имеет полное право рассчитывать на то, что документ подписан уполномоченным лицом. Риск неблагоприятных последствий, связанных с использованием ключа неуполномоченными лицами, несет юридическое лицо;
• смена директора не влияет на подлинность и действительность электронной подписи. При этом бывший гендиректор не исполнил обязанность по информированию удостоверяющего центра, выдавшего сертификат ключа, о смене руководителя и «не заменил электронные подписи во избежание их несанкционированного использования иными лицами»;
• Торговый дом принял участие в открытом аукционе, производя соответствующие действия на электронной площадке.

При этом суд первой инстанции применить к Торговому дому штрафные санкции отказался, но по иным причинам. В апелляционной и кассационной инстанции дело не рассматривалось.