Как исправить неверную запись в трудовой книжке. Как исправить ошибку в трудовой книжке

Трудовая книжка - основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.

От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.

К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.

Трудовая книжка должна быть оформлена согласно , утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее - Инструкция).

Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.

После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.

Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.

За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях - иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.

Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.

Как можно исправить в трудовой книжке ошибку, обнаруженную спустя несколько лет после увольнения?

Согласно пункту 2.6 Инструкции в случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе ее исправление выполняется на том предприятии, где была внесена соответствующая запись . При этом сведения о работе должны полностью соответствовать оригиналу приказа (распоряжения), а в случае его утери - другому документу данного предприятия, подтверждающему выполнение работ, не указанных в трудовой книжке (архивные документы, относящиеся к трудовой деятельности работника, личные карточки, расчетные ведомости и т. д.). Свидетельские показания не являются основанием для исправления внесенных ранее записей (п. 2.9 Инструкции).

Если предприятие, сделавшее неправильную или неточную запись, ликвидировано, то изменение вносит его правопреемник и заверяет своей печатью, а в случае его отсутствия - вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации - областной (городской) архив (п. 2.8 Инструкции).

Инструкция не предусматривает оснований для выдачи трудовой книжки работнику на руки во время его работы на предприятии. Трудовая книжка выдается работнику при увольнении в последний день работы. Поэтому исправление записей на предыдущих местах работы возможно в промежутках между увольнением и приемом на новое место работы, когда трудовая книжка находится у работника на руках (пример 6).

Напомним, что согласно пункту 2.20-1 Инструкции трудовые книжки работников, работающих у физлиц-СПД (без создания юрлица с правом найма) и физлиц, использующих наемный труд, связанный с предоставлением услуг, хранятся непосредственно у работников. Поэтому такие работники имеют право в любое время обратиться с просьбой об исправлении ранее внесенной неверной записи на предыдущее место работы.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Кадровик Украины»

Смена фамилии, переименование должности, ошибка при заполнении - далеко не полный список причин, вынуждающих делать исправления в трудовой книжке: трудовые книжки должны выглядеть аккуратно, а как этого добиться - читайте в статье.

Из этой статьи вы узнаете

Кадровикам приходится постоянно иметь дело с оригиналами трудовых книжек . Эти документы приравнены к бланкам строгой отчетности, к оформлению которых предъявляются четкие требования. Хранить, вести и выдавать их следует в соответствии с Правилами, утвержденными , заполнять - согласно Инструкции, утвержденной Но даже внимательное и аккуратное отношение к работе не страхует от случайных промахов. Поэтому каждый кадровик должен знать, как исправить запись в трудовой книжке, если в нее закралась ошибка или неточность.

• 
  Чем поможет: правильно организовать работу с важными документами, грамотно вшивать вкладыши и вовремя заполнять бланки

  Задайте свой вопрос экспертам

  Исправление в трудовой книжке на титульной странице

  Всегда заполняйте титулку в присутствии сотрудника. Передав ему заполненный документ для ознакомления, вы сразу же выявите допущенные неточности. Исправлять ничего не нужно - в таких случаях просто заводится новый бланк, а прежний признается испорченным и уничтожается.

  Но как быть, если личные данные или сведения о квалификации сотрудника меняются спустя время, когда документ уже содержит важные сведения о работе? Например, сотрудница вышла замуж и . В этой ситуации вносится исправление: в трудовой книжке (образец дан ниже) неактуальные данные зачеркиваются одной чертой, а выше или рядом вписываются новые. На обороте обложки укажите реквизиты паспорта, свидетельства о браке или иного документа, на основании которого внесены изменения. , если работник меняет имя или отчество.

  

  Как поступить, если фамилия не менялась, а была указана с ошибкой при первом заполнении, но почему-то этот факт всплыл гораздо позже? Есть два варианта - выдать дубликат или внести правки в титулку на основании паспорта. Второй способ менее хлопотный и долгий. О порядке действий на примере реальной ситуации расскажет эксперт:

  Практическая ситуация

  Отвечает Алена Шевченко,
  юрист, эксперт журнала «Кадровое дело».

  Да, можете. Исправьте ошибку в фамилии аналогично тому, как вносите записи о фамилии, имени и отчестве (п.2.3 Инструкции №69, п.26 ). Одной чертой зачеркните ошибочную фамилию сотрудника, затем укажите…

  По той же схеме действуйте, если сотрудник получил дополнительное образование или повысил уровень квалификации - вносите новые данные или иного документа о завершении обучения. Можно дополнять записи в строках «Образование» и «Профессия» через запятую, по мере присвоения специалисту очередного квалификационного уровня или другой специальности, помимо основной. Если же выясняется, что при оформлении титулки данные об образовании были указаны неверно, признайте запись ошибочной и исправьте:

  

  Ошибка в трудовой: как исправить (образец)

  Обнаружив погрешности в основных разделах, предназначенных для сведений о работе и поощрениях, не оставляйте их без внимания. Вот наиболее распространенные типы ошибок:

  • неправильно указана дата;
  • неверно указан документ-основание или один из его реквизитов;
  • не упоминается структурное подразделение, в котором числится сотрудник, хотя ;
  • должность записана не полностью или не соответствует штатному расписанию;
  • отсутствует краткое или полное название организации.

  Запись в трудовой недействительна: как исправить (образец)

  Давайте разберемся, как исправить неверную запись в трудовой книжке: образец поможет выбрать правильную формулировку и заполнить все необходимые графы. Процедура всегда состоит из двух этапов. Сначала признаем запись недействительной, указывая ее порядковый номер. Это важно, ведь некорректной может быть не только последняя, но и предпоследняя или любая другая запись. Как обычно, пишем дату, а затем вносим верные данные, ссылаясь на документ-основание. Так исправляется запись, в которой должность сотрудника указана с ошибкой - реквизиты приказа и работодателя остаются прежними, но меняется:

  

  
  
  

  По той же схеме вносятся правки при одновременном исправлении нескольких неверных записей. Следуйте правилу «одна неверная запись - одна отметка о признании сведений недействительными». Иными словами, если ошибки допущены в трех записях, пусть даже идущих подряд, придется сделать три новых записи, но никак не одну.

  Обращайте внимание датировку и структуру записей. Если случайно написали дату в строке с наименованием организации, используйте образец исправления даты в трудовой книжке ().

  Что касается сложных для работодателя ситуаций, когда уволенного сотрудника по решению суда восстанавливают в должности, есть два варианта развития событий:

  • по заявлению работника оформляется дубликат без записи об увольнении, причем работодатель обязан удовлетворить такое требование;
  • запись о незаконном увольнении признается недействительной, новый документ не оформляется.

  Подробнее об этой процедуре работе читайте в статье «». А чтобы не столкнуться с подобной проблемой на практике, готовьте хорошую доказательную базу каждый раз, когда или другому потенциально конфликтному основанию.

  Как внести исправления в трудовую книжку, если перепутаны разделы

  Заполняя документы в спешке, можно допустить досадную оплошность и перепутать разделы. Что делать, если в раздел «Сведения о награждениях» случайно или в связи с нехваткой свободного места попала запись о работе? Для начала признайте ее недействительной, используя следующий образец исправления в трудовой книжке (образец представлен записью о переводе, но это могут быть и данные об увольнении, и любой другой кадровой процедуре):

  

  Работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней. Если сотрудник проработал у вас менее шести дней, запись в трудовую делать не нужно. Если у вас трудится совместитель, то вы не вправе делать записи в его трудовой книжке. Ее ведет работодатель по основному месту работы. Запись о работе по совместительству делается только по желанию работника...

  Исправление: исправления в трудовой книжке

  Исправления в исправлениях в трудовой книжке на практике встречаются нечасто, но иногда случается и такое. Например, во время внесения записей о . Даже если изменилась только организационно-правовая форма компании-работодателя, а все остальные реквизиты остались прежними, изменения в трудовые книжки сотрудников все равно вносите.

  

  
  
  

  Если в записи о переименовании работодателя допущена ошибка, не зачеркивайте некорректные слова. Так делать нельзя. Надписи из разряда «исправленному верить», даже заверенные печатями и подписями, в этом документе недопустимы. Действуйте по той же схеме, что и со сведениями о работе - укажите, что запись недействительна, и впишите правильное название компании.

  

  
  
  

  Совет от редакции. В исправлениях нуждаются не только смысловые, но и орфографические ошибки - например, или ненужные удвоения. Избегайте сокращений и римских цифр, грамотно используйте аббревиатуры. Разъяснения эксперта помогут .

Если вы обнаружили в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.

Первый – сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.

Второй способ – организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Примечание : Пункт 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 .

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Такой порядок установлен в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Итак, если специалист по кадрам внес в трудовую книжку неверную запись. Понятно, что это не очень приятный факт. Но что же сейчас делать? Как теперь эту ошибочную запись в трудовой книжке исправить?

Зачеркнуть? Замазать ошибочные данные? Ни в коем случае!!! Не нужно зачеркивать, перечеркивать, стриать или замазывать ошибочные данные. Правила заполнения трудовых книжек это запрещают. Есть только один единственный возможный вариант - это признать запись недействительной. И сделать об этом пометку в трудовой книжке И только после этого внести новую, верную запись.

Примечание : Пункт 1.2 Инструкции 69 по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 .

1. В графе «№ записи» проставьте порядковый номер записи.

2. Дата. Укажите дату, на которую вы признаете ошибочную запись недействительной. То есть ту дату, когда вы вносите исправления.

3. В графе 3 пропишите «Запись под №___ недействительна».

4. В графе 2 укажите дату новой, теперь уже верной, записи.

5. Правильную запись внесите в графу 3.

6. В графе 4 укажите номер и дату документа, на основании которого вы внесли правильные данные.

к меню

Исправление трудовых книжек, образец

Бывает так, что при приеме на работу в трудовой книжке сотрудницы на внутренней стороне обложки трудовой книжки обнаруживается ошибка, допущенная предыдущим работодателем. К примеру, неверно указан номер свидетельства о браке, на основании которого у сотрудницы поменялась фамилия. Как поступить? Как сделать исправления в трудовой книжке, образец?

Порядок исправления таких ошибок законодательством не установлен. Но... Прямо предусмотрено п.1.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, что зачеркивание неточных или неправильных записей в трудовой книжке не допускается только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки. Поскольку запрета на зачеркивание неточных или неправильных записей на внутренней стороне обложки трудовой книжки нет, то при исправлении трудовых книжек неправильно указанный номер свидетельства о браке можно зачеркнуть и указать правильный, заверив подписью нынешнего работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы)».

Как видим, сотрудницу не обязательно отправлять к своему прежнему работодателю – вы сами можете все исправить. Вот и всё! Успехов Вам в вашей нелегкой и ответственной работе!

к меню

Как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации

Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Сделать можно так: после последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи сделайте отметку о том, что в наименовании организации допущена ошибка. Дальше укажите правильный вариант.

Все исправления в разделе «Сведения о работе» вносите через новую запись. Зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью ранее внесенные записи запрещено. В графе 3 первой незаполненной строки раздела укажите на ошибку в наименовании организации и внесите запись с правильным наименованием. Графы 1, 2 и 4 этой же строки не заполняйте.

Примечание : Пример исправления грамматической ошибки, допущенной в наименовании организации при заполнении трудовой книжки сотрудника

к меню

Неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника.

Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника была обнаружена неправильная или неточная запись, ее нужно исправить (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Исправить неверную запись, обнаруженную после увольнения, может как бывший работодатель, так и новый на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.

Чтобы исправить неверную запись в трудовой книжке сотрудника, обнаруженную уже после его увольнения, нужно сделать следующее. Создайте в трудовой книжке новый блок – вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении и дату. После этого внесите необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении. Печать организации или кадровой службы ставьте, только если организация использует ее (п. 2.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).

Если в организации нет кадровой службы (сотрудника, отвечающего за ведение кадрового учета), записи в трудовой книжке может подписывать руководитель (предприниматель).

Параллельно внесите изменения в штатное расписание, указав в нем новое название должности.

Если сотрудник не согласен на переименование должности, то работодатель может изменить название должности в одностороннем порядке, при условии что такое переименование вызвано организационными или технологическими изменениями (ст. 74 ТК РФ).

Ошибки в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях»

Если вы обнаружили в разделах Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника неправильную или неточную запись, ее нужно исправить. Исправления можно внести двумя способами.

Первый - сотрудник самостоятельно обращается в организацию, которая допустила в трудовой книжке ошибку, и там ее исправляют в установленном порядке.

Второй способ - организация, где сотрудник трудится сейчас, направляет запрос предыдущему работодателю и на основании его официального ответа вносит в трудовую книжку исправления. Вносить исправления в трудовую книжку сотрудника по новому месту работы можно на основании копий приказов о приеме на работу, переводе и увольнении, об отмене этих приказов, а также справок и выписок из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

Такой порядок установлен в пункте 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Если организация, которая внесла неправильную или неточную запись в трудовую книжку, была реорганизована, запись об исправлении вносит ее правопреемник. Если организация была ликвидирована, такие исправления должны быть сделаны по новому месту работы. Если неправильную или неточную запись в трудовой книжке сделал предприниматель, который прекратил свою деятельность, исправления должны быть внесены также по новому месту работы. Такой порядок установлен в пункте 28 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» нельзя ничего зачеркивать, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Об этом сказано в пункте 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Пример исправления неверной записи, сделанной в трудовой книжке сотрудника в другой организации

В трудовой книжке бухгалтера организации В.Н. Зайцевой была обнаружена ошибка, которую допустил предыдущий работодатель при приеме ее на работу.

Исправление в трудовую книжку было внесено по новому месту работы сотрудницы, на основании копии приказа от предыдущего работодателя о приеме на работу от 14 декабря 2006 г. № 290-к.

Исправление неверных записей

Исправление неправильной или неточной записи в трудовой книжке сотрудника оформите в следующем порядке.

В графе 1 поставьте порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 впишите дату внесения записи, а в графе 3 укажите: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем напишите правильный вариант записи.

В графе 4 повторите номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 укажите дату и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизведите без изменений, а в графе 4 укажите правильные реквизиты.

По такой схеме исправьте все неточные или неправильные записи: о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях (в т. ч. и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, трудовой инспекцией или самой организацией незаконными).

Пример исправления неверной записи, сделанной в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки в наименовании должности сотрудника

А.В. Дежнева 13 октября 2016 года принята в организацию на должность кассира. При заполнении трудовой книжки была допущена ошибка в наименовании должности Дежневой.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, сделал исправительную запись в ее трудовой книжке .

Пример заполнения раздела «Сведения о работе» трудовой книжки. Сотрудник восстановлен на работе по решению суда

А.В. Лампочкин был принят на работу в организацию в январе 2006 года на должность мастера производственного обучения. В сентябре 2008 года Лампочкина уволили за совершение аморального проступка.

Лампочкин обратился в суд о восстановлении его на работе в прежней должности. Суд признал незаконным решение руководителя организации об увольнении сотрудника и обязал организацию восстановить Лампочкина по прежнему месту работы. Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, внес записи о восстановлении Лампочкина на работе в его трудовую книжку в день вынесения судебного решения.

Когда можно оформить дубликат

Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, сотрудник имеет право попросить вместо ее исправления оформить дубликат трудовой книжки , где неверная запись будет отсутствовать.

Правила исправления неверной записи изложены в пункте 1.2 Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 и разделе III Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Ситуация: как в трудовой книжке исправить грамматическую ошибку, допущенную в наименовании организации?

Применить схему исправления неточных и неправильных записей нельзя, так как записи о наименовании организации не нумеруются. Однако можно поступить следующим образом. После последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи сделайте отметку о том, что в наименовании организации допущена ошибка. Дальше укажите правильный вариант.

Пример исправления грамматической ошибки, допущенной в наименовании организации при заполнении трудовой книжки сотрудника

При заполнении раздела «Сведения о работе» в трудовой книжке сотрудника была допущена грамматическая ошибка в наименовании организации.

Сотрудник, ответственный за ведение кадрового учета, сделал исправительную запись в трудовой книжке .

Ситуация: что делать, если обнаружена неверная запись в трудовой книжке, но уже оформлено увольнение сотрудника, поставлены все подписи и печать?

Если в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» трудовой книжки сотрудника была обнаружена неправильная или неточная запись, ее нужно исправить (п. 27 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Исправить неверную запись, обнаруженную после увольнения, может как бывший работодатель, так и новый на основании соответствующих документов, представленных прежним работодателем.

Чтобы исправить неверную запись в трудовой книжке сотрудника, обнаруженную уже после его увольнения, нужно сделать следующее. Создайте в трудовой книжке новый блок - вновь напишите в виде заголовка наименование организации, затем поставьте порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении и дату. После этого внесите необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать, подпись сотрудника, ответственного за ведение трудовых книжек, и подпись владельца книжки, как при увольнении.

Если в организации нет кадровой службы (сотрудника, отвечающего за ведение кадрового учета), записи в трудовой книжке может подписывать руководитель (предприниматель).

Такой порядок следует из пункта 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.

Совет: акционерные общества и ООО вправе не применять печать. Но пока от печатей лучше не отказываться. Объяснение такое.

7 апреля 2015 года вступил в силу Закон от 6 апреля 2015 г. № 82-ФЗ. Статьями 2 и 6 данного закона предусмотрено, что акционерные общества и ООО теперь вправе (а не обязаны) иметь печать. Сведения о наличии печати общество отражает в уставе.

В то же время продолжают действовать пункты 2.2, 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69) и пункт 35 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Эти подзаконные акты предусматривают, что запись на титульном листе и записи об увольнении нужно заверять печатью. Об этом напомнил Роструд в письме от 15 мая 2015 г. № 1168-6-1.

Еще один момент. Чтобы отказаться от печатей, обязательно внести изменения в устав своей организации.

Н едаром говорят: «Не ошибается только тот, кто ничего не делает». Даже имеющие большой опыт кадровой работы сотрудники организации не застрахованы от необходимости периодически исправлять некорректно внесенные ими самими или предыдущими работодателями записи. Что уж говорить о небольших компаниях, в которых ведение трудовых книжек поручено не кадровику или иному специалисту по кадровому делопроизводству, а бухгалтеру или осуществляется непосредственно руководителем организации? Кроме того, бывают ситуации, когда приходится дополнять и ранее правильно внесенные записи. Практика показывает, что и в таком деле, как исправление неточностей в трудовой книжке, внесение дополнительных данных в раздел «Сведения о работнике» легко допустить ошибку, которую потом опять придется исправлять в установленном нормативными правовыми актами порядке.

Если ваша работа связана с ведением трудовых книжек и внесением в них записей, если вы хотите вовремя (до того момента, как сотрудник Пенсионного фонда откажет вам в признании соответствующего стажа) обнаружить некорректные записи в своей собственной трудовой книжке и проверить верность вносимых исправлений и изменений, то эта очередная статья нашего цикла о трудовых книжках - для вас!

Изменение, дополнение или исправление?

Прежде чем приступить к рассмотрению правил внесения в трудовую книжку корректировок ранее внесенных записей, необходимо разобраться с используемой терминологией. Понятия «исправления» и «изменения» подразумевают совершение различных действий в отношении записей.

Так, изменения и дополнения , вносимые в трудовую книжку, подразумевают действия, соответственно, по замене или дополнению ранее внесенных верных записей. Исправление же предполагает замену также внесенных ранее, но ошибочных, неверных (некорректных) записей в трудовой книжке.

В дальнейшем и будем из этого исходить.

Какими нормативными правовыми актами следует руководствоваться?

Для ответа на этот вопрос нам потребуется обратиться ровно к тем же нормативным правовым актам, на которые мы уже ссылались в предыдущих публикациях о порядке внесения записей при оформлении трудовых книжек и заполнении разделов «Сведения о работе», «Сведения о награждении», а именно:

1. Трудовой кодекс Российской Федерации (далее - «ТК РФ») - в той части, в которой говорится о том, какие формулировки следует вносить в трудовые книжки, например, при увольнении работника (в том числе статьи 77-81, 83-84.1 ТК РФ). Ведь нередко бывает так, что, признавая недействительной одну запись об увольнении, в трудовую книжку вносят новую - и тоже с нарушением действующего трудового законодательства. Более подробно о порядке признания внесенных в трудовую книжку записей недействительными и о внесении новых записей мы поговорим в следующих разделах настоящей статьи.
2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» (далее - «Правила»). Основные положения, касающиеся интересующих нас вопросов изменений и исправлений ранее внесенных в трудовую книжку записей, сконцентрированы в пунктах 26-30.
3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (далее - «Инструкция»), в пунктах 1.2, 2.3-2.4 которой конкретизированы утвержденные постановлением Правительства РФ Правила.

Анализ указанных нормативных документов позволяет сделать вывод, что порядок изменения (дополнения) и исправления записей в трудовых книжках работников во многом зависит от того, в какой раздел трудовой книжки такие изменения (дополнения) и исправления вносятся.

Напомним - любая трудовая книжка состоит из трех частей:

• титульного листа (сведения о работнике);
• раздела «Сведения о работе»;
• раздела «Сведения о награждении».

Исходя из этого, рассмотрим последовательно, в каком порядке можно вносить изменения (дополнения) и исправления в указанные разделы.

Меняем сведения о работнике

При ведении трудовых книжек важно своевременно и в полном объеме вносить записи о работнике. Как уже говорилось в одной из предыдущих статей, сведения о работнике включают в себя ряд последовательно излагаемой о нем информации. В таком же порядке и будем изучать порядок изменения (дополнения) ранее внесенных данных.

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения работника

В силу п. 2.3 Инструкции изменение записи о фамилии, имени, отчестве, дате рождения можно внести на основании паспорта, свидетельств о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов, обязательно ссылаясь на их номер и дату.

Порядок внесения изменений прописан здесь же. Изменения вносятся на ту же первую страницу (титульный лист) трудовой книжки следующим образом:

• ранее вписанные фамилия или имя, отчество, дата рождения зачеркиваются одной чертой и
• записываются новые данные,
• при этом ссылки на соответствующие подтверждающие документы вносятся на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью уполномоченного лица и печатью.

Пример 1

Свернуть Показать

Шарапова Нина Валентиновна впервые поступила на работу 15.09.2009 и ей оформили трудовую книжку. 02.04.2010 она вступила в брак и взяла фамилию мужа - Сорокина.

В приведенной ситуации в титульный лист трудовой книжки работника необходимо внести следующие исправления:

Однако как быть в случае, когда в трудовой книжке была допущена ошибка в написании, скажем, имени работника? Ведь такие ситуации нередки! Взять хотя бы распространенные на практике ошибки в написании имен «Наталья» и «Наталия» - и то, и другое написание имени используется, однако для конкретного работника правильным будет только одно - то, которое указано в документе, удостоверяющем его личность, - паспорте гражданина РФ. Аналогичная ситуация встречается и с написанием отчества - «Геннадиевна» и «Геннадьевна». Что уж тут говорить об ошибках, которые допускаются при написании фамилий - их не счесть! Не секрет, что у работника могут возникнуть проблемы с подтверждением стажа при неправильном написании данных о его личности в трудовой книжке.

К сожалению, ни в Правилах, ни в Инструкции ничего не сказано не только о порядке, но и о самой возможности внесения исправлений в сведения о работнике, в том числе при ошибочном написании имени.

Представляется, что решение в такой ситуации зависит от того, когда выявлен факт внесения неправильной записи:

1. Если ошибка замечена при первичном заполнении бланка трудовой книжки, тогда необходимо испорченный бланк уничтожить , составив об этом соответствующий акт, и заполнить правильно новый бланк, не взимая с работника деньги за испорченный таким образом бланк.

Образец акта о списании и уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них смотрите в статье «Заводим трудовую книжку »

2. При обнаружении ошибки в ходе внесения записей вторым или последующими работодателями, а равно самим работником после внесения записей в графу «Сведения о работе» исправить эту неточность описанным выше способом уже не получится.

Работнику, столкнувшемуся с такой неприятностью, можно порекомендовать обратиться в суд для признания данной трудовой книжки принадлежащей именно ему . Данная рекомендация основана на сопоставлении норм двух основополагающих нормативных правовых актов о подтверждении стажа: п. 44 постановления Правительства РФ от 24.07.2002 № 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» и п. 26 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 06.02.2007 № 91. В них предусмотрено, что если имя, отчество или фамилия гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке - в зависимости от того, какие данные и вследствие каких обстоятельств не совпадают.

Справедливости ради следует отметить, что на практике встречается и другая точка зрения по данному вопросу: исправления можно вносить в обычном порядке по месту работы, где была внесена соответствующая неправильная запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего такую ошибку. Специалисты, придерживающиеся такого мнения, обычно ссылаются на п. 27 Правил, описывающий общие правила действий в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке, а также на п. 30 Правил, указывающий, что зачеркивание не допускается только в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении. На основании этих норм, а также используя по аналогии п. 2.3 Инструкции, они осуществляют следующие действия:

• неправильные сведения зачеркивают одной чертой и вносят верные данные,
• а на внутренней стороне обложки трудовой книжки делают запись со ссылкой на документ, послуживший основанием для внесения изменений,
• внесенная таким образом запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью,
• иногда такая запись сопровождается также написанием примерно следующего содержания: «исправленному Наталья на Наталия верить».

В этой связи хотелось бы отметить, что любое отклонение от установленных инструкций о внесении исправлений в записи, содержащиеся в трудовых книжках, несет риск ответственности за несоблюдение порядка ведения трудовых книжек, поэтому предлагаемый вариант исправления записей со ссылкой лишь на общие правила таких исправлений представляется спорным.

Немаловажным является и следующее обстоятельство. Как работодатель сможет определить, что трудовая книжка принадлежит именно тому человеку, который предъявил паспорт? Ведь сходства остальных данных об имени, отчестве и фамилии, годе рождения еще ни о чем не свидетельствуют. Внести исправления в записи на титульном листе - значит действовать на свой страх и риск. Кроме того, как уже отмечалось, даже компетентные органы при определении страхового стажа не берут на себя риск признать принадлежность трудовой книжки обратившемуся к ним лицу только на основании паспорта. Тем более этого не может сделать работодатель. Единственно верным подходом в такой ситуации представляется, повторимся, обращение самого работника в судебные органы с целью надлежащего установления факта принадлежности ему трудовой книжки.

Записи о полученных работником новых образовании, профессии, специальности

При оформлении трудовой книжки впервые работники могут иметь незаконченное высшее образование, а высшее получить спустя некоторое время. Многие лица, ответственные за ведение трудовых книжек, ошибочно упускают этот момент из виду и в результате в трудовой книжке остается только первоначально внесенная в нее запись о неоконченном высшем образовании (на основании представленных надлежаще заверенных документов: студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.).

Правильным будет поступить по-другому: на основании соответствующего подтверждающего документа (диплом) работодателю по последнему месту работы следует произвести изменение записи об образовании.

Указанное в равной степени относится и к изменению сведений о профессии, специальности.

В подобных случаях необходимо руководствоваться п. 2.4 Инструкции, согласно которому изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Равным образом неправильным будет являться оставление в строке «Образование» на титульном листе трудовой книжки пустого места до окончания обучения работника в вузе.

Пример 2

Свернуть Показать

В трудовой книжке работника Афанасьева Е.В. в строке «Образование» при приеме на первое место работы указано «среднее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «экономист». В процессе своей трудовой деятельности Афанасьев Е.В. закончил университет и предоставил работодателю диплом о полученном высшем образовании и полученной новой профессии - юрист.

Таким образом, ответственный за ведение трудовых книжек на предприятии должен внести новые сведения об образовании в трудовую книжку Афанасьева: в строке «Образование» через запятую сделать запись «высшее профессиональное», а в строке «Профессия, специальность» - «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей. Образец записей в трудовой книжке:

Случается, что на практике при внесении в трудовую книжку дополнений о новом образовании работника делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой профессии, специальности и образования документы на внутренней стороне обложки, действуя по аналогии с внесением изменений в сведения о фамилии, имени и отчестве работника (см. образец заполнения трудовой книжки из Примера 1). Однако это неправильно, поскольку такой порядок для внесения сведений о получении нового образования не предусмотрен.

Таким образом, в этой ситуации в записи на титульном листе трудовой книжки вносятся именно изменения (дополнения), а не исправления (п. 2.3 Инструкции).

Исправляем сведения о работе

Следует отметить, что чаще всего ошибки допускаются при заполнении раздела . Как мы уже говорили в предыдущих статьях цикла, трудовая книжка - не просто документ установленного государством образца. Это основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже конкретного работника (ст. 66 ТК РФ). Поэтому важно, чтобы все записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете стажа, были оформлены в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, действовавших на день их внесения. Указанное свидетельствует том, что каждую неправильную (неточную) запись в трудовой книжке следует своевременно исправлять.

Порядок исправления сведений о работе установлен в п. 27 Правил, согласно которому в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:

• либо по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
• либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Текущий работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

Следовательно, работник может обратиться с соответствующей просьбой об исправлении записи, что свидетельствует о важности отслеживания правильности записей в трудовой книжке и со стороны самого работника.

И еще один момент, на который следует обратить особое внимание. Все исправления должны точно соответствовать тем документам, на основании которых исправлены ранее внесенные записи. Показания свидетелей, по общему правилу, не могут быть основанием для внесения исправлений. В качестве исключения (п. 29 Правил) свидетельские показания применяются в том случае, если имеется судебное решение и при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций.

Исправление записей о приеме работника на работу

При приеме нового сотрудника на работу могут допустить ошибку и внести в его трудовую книжку неверную запись о наименовании должности или структурного подразделения. И хорошо, если это будет замечено до внесения следующей по порядку записи . Тогда будет проще внести исправление.

Будьте внимательны: при внесении исправления в запись, содержащуюся в разделе «Сведения о работе», нельзя зачеркивать ранее внесенную ошибочную запись.

В Инструкции установлен следующий порядок внесения исправлений:

• после соответствующей последней записи в разделе «Сведения о работе» указывается последующий порядковый номер, текущая дата внесения записи, в 3-й графе делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна»;
• далее вносится уже правильная запись, а в 4-й графе следует:
  • либо повторно внести указание на дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого была ранее неправильно внесена в трудовую книжку,
  • либо указать дату и номер того приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

Пример 3

Свернуть Показать

При внесении в трудовую книжку Разгуляева И.П. записи о приеме на работу инспектор отдела кадров допустил ошибку - указал не то наименование структурного подразделения, в которое принят новый сотрудник, а другое. Вовремя обнаружив эту неточность, инспектор внес следующее исправление в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки:

Как видите, если неправильная запись в трудовой книжке обнаружена сразу или через небольшой промежуток времени, лицо, ответственное в организации за ведение трудовых книжек, производит в трудовой книжке работника соответствующие исправления без проблем. В последующем, после внесения всех имевших место сведений о переводах (при наличии) и увольнении, все внесенные записи удостоверяются им подписью и печатью организации.

Встречаются и такие неточности: в трудовой книжке одной строкой вносятся записи и о наименовании организации-работодателя, и о приеме на работу с указанием должности и структурного подразделения. Как поступить в этой ситуации? В целом можно сказать, что ответственным лицом при внесении в трудовую книжку записей допущена ошибка - нарушен п. 3.1 Инструкции. Однако саму запись следует признать по сути верной, поэтому особой необходимости вносить в нее исправление в порядке, указанном выше, нет. Другой вопрос, что при оформлении записей следует быть внимательнее и избегать подобных ситуаций, поскольку они свидетельствуют об отсутствии у внесшего запись четкого понимания правил ведения трудовых книжек и может повлечь для него дисциплинарную ответственность.

Если так случилось, что после внесения неправильной записи, которую следует исправить, работник успел устроиться на новое место работы , то исправление вносится в следующем порядке:

• после последней по порядку записи ставится следующий порядковый номер;
• делается запись о признании недействительной записи за соответствующим номером и вносится правильная запись;
• это сопровождается указанием именно на дату исправления, а не на дату, которая была указана в изначально ошибочной записи;
• в 4-й графе делается ссылка на соответствующий приказ.

В случае же если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, а необходимо внести исправление во внесенную ею запись, то такое исправление может быть оформлено ее правопреемником, а при ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа: копии приказа (распоряжения) о приеме, переводе или увольнении работника, об отмене этих приказов и т.п.

В соответствии с п. 27 и 28 Правил вносить изменения в трудовые книжки можно и в любом другом случае по новому месту работы на основании все того же официального документа работодателя, допустившего ошибку.

Исправление записей о переводе работника на другую постоянную работу и об увольнении

В таком же порядке признаются недействительными и другие записи: о переводе на другую постоянную работу, об увольнении, в том числе в случае признания незаконными перевода и увольнения как самим работодателем, так и органами надзора и контроля (трудовая инспекция), и даже судом в случае, например, восстановления незаконно уволенного работника на прежней работе или изменения формулировки причины его увольнения.

Так, при восстановлении работника на прежней работе вносится следующая запись: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе», а при изменении формулировки причины увольнения, соответственно, указывается: . Одновременно в 4-й графе дается ссылка на тот приказ (распоряжение) или иное решение, которым работодатель принял решение о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения. Об этом написано в п. 1.2 Инструкции, а также в письмах Роструда от 23.06.2006 № 948-6 и от 30.04.2008 № 1027-6.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, впоследствии признанной недействительной, работник может захотеть и вовсе избавиться от несправедливо порочащей его записи. И тогда по его письменному заявлению ему должен быть выдан дубликат трудовой книжки без этой записи. О том, как оформляется дубликат трудовой книжки и в каких еще случаях работник имеет право потребовать предоставления ему дубликата, вы узнаете из следующего номера нашего журнала.

Пример 4

Свернуть Показать

Воркутова Е.С. обратилась в Кировский районный суд г. Екатеринбурга с иском к ООО «Парус» об изменении формулировки причины увольнения по подп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул на п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, то есть на увольнение по собственному желанию. Суд вынес решение об удовлетворении требований истицы.

В трудовую книжку Воркутовой Е.С. необходимо внести следующие записи:

Сноски

Свернуть Показать