Как нумеровать договора на оказание услуг. Документооборот договоров: мастер-класс

Присвоение номера трудовому договору производится работодателем, составляющим документ. Нумерация носит хронологический порядок и может обнуляться с начала календарного года. Присвоение номера производится при регистрации документа в журнале учета договоров, ведущихся отдельно от форм хозяйственного назначения. Книги учета позволяют исключить дублирование номеров, обеспечивают простоту поиска нужного документа и контроль сроков действия для форм со ограниченным сроком действия.

Потребность в нумерации трудовых контрактов

В состав обязательных реквизитов трудовых договоров, указанных в ст. 57 ТК РФ, наличие номера не входит. Применяется нумерация трудовых договоров и дополнительных соглашений из соображений целесообразности – удобства поиска и систематизации данных в учете. В практике встречаются номера простых двузначных или дробных чисел, буквенно-цифровых сочетаний.

Нумерация трудовых договоров используется лицами:

• Для внесения данных о договоре с работником в приказ о приеме на работу и трудовую книжку.
• При составлении дополнительного соглашения к трудовому контракту.
• Для ссылки на документ в сопроводительном письме при выдаче копии договора.
• При составлении перечня копий документов для представления документа в судебные органы.
• При передаче документов в архив в порядке нормального документооборота или после ликвидации предприятия.

Указание в реквизитах аббревиатуры «б/н» не является удобным для учета данных. Наиболее распространенным в применении является вариант использования порядкового номера договора с указанием месяца и года составления документа. В ряде случаев в номере имеется индекс «К», указывающий на кадровую принадлежность договора. На предприятиях с большим количеством работников и текучестью кадров разрабатывается более сложная система нумерации.

Присвоение номера дополнительным соглашениям

Для соответствия требованиям законодательства изменение любого из условий труда подтверждается дополнительным соглашением. Документ составляется для корректировки условий, характера работ, пролонгации срока и является неотъемлемой частью основного договора. Изменения, вносимые в первоначальные положения трудового договора, могут быть достаточно существенны и полностью изменять условия или гарантии, предоставляемые работодателем.

Законодательством не запрещено присваивать отдельный уникальный номер дополнительным соглашениям к контрактам, но на практике часто применяют другой вариант идентификации. В доп соглашении к трудовому договору нумерацию часто заменяет ссылка на основной документ. В преамбуле к тексту документа вносится запись: «Дополнительное соглашение к трудовому договору № … от …. ».

При составлении соглашения должно быть соблюдено условие о наличии даты документа – обязательного реквизита, придающего юридическую силу деловой бумаге. Дополнительное соглашение должно быть обозначено в порядке, позволяющем идентифицировать его принадлежность к основному документу и даты начала действия.

Учет соглашений к трудовым контрактам

Вне зависимости от наличия номера данные о соглашении вносятся в книгу учета в строке записи основного договора или в порядке хронологии. Учет соглашений ведется в журнале с указанием даты составления и параметров трудового контракта, неотъемлемой частью которого выступает дополнительный документ. В ряде случаев предприятия для записи соглашений отводят вторую половину книги регистрации. Учет по нумерации дополнительных соглашений к трудовому договору ведется в случаях присвоения номера при большом количестве изменений контракта.

Ведение журнала учета не является обязательным требованием кадрового документооборота, но обеспечивает достоверный учет данных и архивацию. Дополнительное соглашение хранится одновременно с основным договором с исполнением сроков, обязательных для архивации форм, подтверждающих трудоустройство и получение вознаграждения.

Важные моменты регистрации соглашений

В отличие от хозяйственных договоров в журнале учета трудовых контрактов фиксируется факт выдачи документа работнику. При возникновении спорных ситуаций важным моментом для урегулирования вопроса служит получение работником на руки экземпляра соглашения. Отметка о вручении, сделанная работником собственноручно в журнале регистрации, создает возможность для упрощения разрешения трудовых споров.

Регистрация дополнительных соглашений позволяет определить даты изменений условий труда и отдыха. Решение, нужно ли регистрировать дополнительные соглашения к трудовому договору, каждое предприятие принимает самостоятельно из расчета принципа целесообразности. Для упрощения учета, исключения трудовых споров регистрация дополнительных соглашений – оптимальное условие документооборота.

Договор — соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей (в соответствии со статьей 420 ГК РФ).

Правильно налаженная система договорной работы на предприятии может предотвратить ненужные ошибки и недоразумения, которые оттягивают на себя людские и финансовые ресурсы. Кроме того, она поможет избежать многих судебных споров.

Например, простейшая ошибка в договорной работе способна привести вашу организацию не только в арбитражный суд, но и стать причиной возбуждения «налогового» уголовного дела. Это, в свою очередь, может сказаться на репутации организации, а в случае проведения тендеров отрицательно повлиять на их результаты.

Автор статьи, поднявшись по карьерной лестнице от должности секретаря-референта до заместителя начальника правового управления крупного федерального унитарного предприятия, делится своим опытом, накопленным в сфере организации документооборота договоров на предприятии. В статье мы подробно рассмотрим:

• подготовку проекта договора;
• его согласование;
• заключение договора (подписание и заверение печатью);
• регистрацию (включая государственную регистрацию);
• учет и оперативное хранение, выдачу копий (оригиналов) договоров;
• формирование базы по документам контрагентов;
• организацию исполнения договоров;
• подготовку договоров к сдаче в архив.

Главное — принцип!

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

• централизованный или
• децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы :

• конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
• отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Подготовка проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

• как правило, по количеству сторон;
• для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон + 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

• Преамбула.
• Предмет договора.
• Права и обязанности сторон.
• Стоимость и порядок осуществления расчетов.
• Особые условия договора.
• Ответственность сторон.
• Изменение, расторжение и прекращение договора.
• Конфиденциальность.
• Разрешение споров.
• Обстоятельства непреодолимой силы.
• Срок действия договора.
• Адреса и реквизиты сторон.
• Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров. Она может быть необходима, например, при присоединении организации, поскольку приобретается работающий бизнес, в ходе деятельности которого могли быть созданы определенные обязательства.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

• документы, содержащие сведения о контрагентах:
  • документы, предоставляемые юридическим лицом:
    • копии учредительных документов,
    • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
      • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
    • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
    • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
    • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
    • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
      • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности , сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
  • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
    • копия паспорта,
    • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
      • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
    • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
    • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте :

• в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
• в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Согласование проекта договора

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе с пакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

• проекта договора в электронной форме;
• документов, подготовленных контрагентом;
• листа согласования, содержащего следующую информацию:
  • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
  • визу ответственного исполнителя,
  • визы руководителей ответственного исполнителя,
  • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
  • наименование контрагента,
  • список визирующих,
  • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

    Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

  • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
    • обоснование необходимости заключения договора,
    • обоснование выбора контрагента,
    • о контрагенте,
    • предмет договора (кратко),
    • сумму договора,
    • условия платежа,
    • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
• технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
  • обоснование целесообразности совершения сделки,
  • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
  • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
  • сроки исполнения сделки,
  • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день. Поэтому к организации договорной работы следует подходить творчески, анализируя многие факторы и выбирая наиболее оптимальный способ согласования договоров.

Согласование проекта договора организует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора , что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

• юрист;
• финансовый директор;
• главный бухгалтер;
• руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров , которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки , в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования .

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Следует различать типовые договоры , утвержденные в организации, и так называемые шаблоны договоров, представляющие примерные тексты договоров. В отличие от проектов типовых договоров проекты договоров, которые составлены с использованием шаблона, должны согласовываться с полным кругом специалистов на конкретном предприятии.

Все специалисты, согласующие проект договора, делают отметки в листе согласования (см. Пример 3), а при несогласии с проектом договора должны написать мотивированное заключение в листе замечаний или оформить его в виде отдельного документа (см. Пример 4).

Лист согласования, разработанный на нашем предприятии и продемонстрированный вам в Примере 3, содержит раздел «Подписание договора». Но он актуален только для крупных предприятий с большим количеством лиц, имеющих право подписи договоров. Раздел «Примечания» помогает подтвердить передачу документов (их перечень) работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю для отправки документов контрагенту, что имеет очень важное значение при утере документов.

При отсутствии пояснительных записок на предприятии в листе согласования можно ввести дополнительную информацию, разместив ее перед разделом «Согласование»:

Сроки согласования проекта договора каждым специалистом должны быть определены в локальном нормативном акте, это может быть Положение о договорной работе. При этом ответственность за соблюдение сроков визирования возлагается на специалистов, осуществляющих визирование, а контроль за соблюдением сроков — на руководителя службы делопроизводства (начальника договорного отдела).

При наличии замечаний у визирующих лиц к проекту договора он передается работниками службы делопроизводства (договорного отдела) исполнителю для устранения замечаний, а затем повторно направляется на согласование. Если разногласия остаются, то ответственный исполнитель инициирует совещание с участием руководителей заинтересованных подразделений. Совещание протоколируется, а по его итогам директор организации принимает решение о целесообразности или нецелесообразности заключения договора.

При организации процесса согласования договоров следует учитывать один нюанс. В локальном нормативном документе, как правило, фиксируются должности специалистов, имеющих право визировать договоры без указания фамилий. Это целесообразно, т.к. в случае увольнения или перевода визирующего лица не требуется внесения изменений в локальный нормативный акт.

Однако в случае отсутствия сотрудников (при направлении в командировку, нахождении на больничном), имеющих право визирования договоров , не всегда назначаются исполняющие обязанности вышеуказанных специалистов. Поэтому для осуществления непрерывного процесса согласования договоров приказом организации может предоставляться право визирования проектов договоров конкретным работникам дополнительно . Образец приказа приведен в Примере 5.

Заключение договора
(подписание и заверение печатью)

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

• визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
  • название организации,
  • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
  • подпись соответствующего руководителя;
• прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон . Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

• лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
• лица, получившие доверенность.

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписывается не представителем, а первым лицом компании — оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

• генеральные доверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
• специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
• разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Следует учитывать также, что доверенность выдается на определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна. Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров. Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности). Однако, согласно установленному внутри организации порядку, однородные соглашения могут подписываться лишь одним лицом, другие же лица получают возможность реализовать свои полномочия лишь в случае его отсутствия (болезни, нахождения в командировке и т.д.).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителю вместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

• наличии подписи;
• наличии виз необходимых лиц;
• при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

На практике возможен другой способ присвоения договору номера : если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора : порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

• регистрационный номер;
• дополнительный номер (номер контрагента);
• дата договора;
• наименование контрагента;
• предмет договора;
• срок действия;
• ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
• цена договора;
• наличие приложений;
• кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

• договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
• лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
• сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен. Если суть претензии касается задержки в доставке простого отправления, то необходимо предъявить его оболочку с указанными на ней датами приема и поступления почтового отправления.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается. Образцы служебных записок см. в Примерах 17 и 18. Способ заполнения специального журнала, в котором фиксируется факт выдачи и возвращения документов см. в Примере 19.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Учет документов контрагентов

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

• права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
• срока действия лицензии, доверенностей;
• адреса регистрации;
• соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Хранение договоров

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации. Поэтому обычно в службе делопроизводства (договорном отделе) может храниться большое количество действующих договоров, заключенных несколько лет назад.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

• договоры дарения;
• договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
• договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
• договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
• договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
• договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
• договоры о приватизации;
• договоры об экономических, научных и культурных связях;
• договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке. Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

Приведем в качестве примера фрагмент номенклатуры дел службы делопроизводства, непосредственно касающийся договорной работы:

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

• Можно ли привлечь к ответственности учредителя доверительного управления?
• Может ли лицо, которому закон запрещает участвовать в коммерческих организациях, передать долю в ООО в доверительное управление?
• Суд общей юрисдикции оставил иск без рассмотрения, поскольку истцом не соблюден досудебный порядок. Апелляция удовлетворила частную жалобу из-за процессуальных нарушений. Что будет с делом?
• Один участник ООО передал второму участнику долю в доверительное управление. Как внести в ЕГРЮЛ сведения об этом?
• Можно ли обжаловать «отказное определение» в порядке надзора?

Вопрос

Как правильно (в соответствии с законодательством или правилами делового оборота) нумеровать договоры. В нашем акционерном обществе, занимающимся сельскохозяйственным производством установлен следующий порядок нумерации договоров. Они нумеруются по порядку с начала каждого года. Договоры по продаже сельхозпродукции нумеруются: " 01-16/сх (где 01 номер по порядку -16 год и сх - характер договора купля продажа сельхозпродукции. Все остальные договоры (займа, оказания услуг, поставки и др. нумеруются отдельно, например: 01-16/пд (где "пд" означает прочие договоры). У общества есть железнодорожный путь не общего пользования, в связи с эксплуатацией которого заключаются договоры. В связи с их важностью целесообразно выделить отдельно их учет. Допустимо ли (в соответствии с законодательством, или правилами делового оборота) нумеровать их отдельно, например 01-16/жд (где жд, значит железная дорога)?

Ответ

Нумерация договоров в обычной хозяйственной деятельности не регулируется.

Законодательство регулирует только подписание договоров, но не его структуру (преамбулу, наличие пунктов, глав, название, нумерацию основного текста или дополнительных соглашений и т.д.).

Нумерация договоров относится не к праву, а «юридической технике», которая как не является обязательной к исполнению, так и отличается своим разнообразием применения.

То есть каких-либо ограничений на применение указанного в вопросе алгоритма нет.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» .

«Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.*

Обязательные сведения, которые должен содержать трудовой договор, перечислены в Трудового кодекса РФ. Трудовой договор, заключенный со спортсменом, тренером, дополнительно должен содержать обязательные условия, перечисленные в Трудового кодекса РФ. К числу обязательных сведений номер трудового договора не относится.

Вместе с тем, некоторые унифицированные формы документов по учету труда и его оплаты предусматривают нумерацию трудовых договоров (например, утвержденная ) (в случае если организация не утвердила самостоятельно разработанную форму). Поэтому в целях правильного заполнения документов целесообразно присваивать номера (проставлять нумерацию) трудовым договорам.

Процедура такой нумерации законодательно не урегулирована. Поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно. На практике используется система, при которой номер трудового договора состоит из собственного номера договора и цифр, обозначающих месяц (год) его заключения (например, трудовому договору, заключенному в марте 2007 года, присваивается номер 16/03, где 16 - порядковый номер договора, 03 - месяц заключения договора).

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.

скачать Письмо № Д28и-2280

Врио директора
Департамента развития
контрактной системы
Д.А.ГОТОВЦЕВ

Комментарии >> Письма Минэкономразвития России >>

Естественно, как и в любой другой компании, при подключении любой услуги от Ростелеком: телевидение, интернет, телефонная связь, сначала компания и физическое лицо должны составить договор.

Согласно правилам, оригинал документа оставляется у провайдера, а абонент получает копию договора, так как в нем присутствуют данные, которые могут вам, пригодится в подальше пользовании услугами. В сегодняшней статье, вы можете ознакомиться с основной информацией, которая содержится в договорах, а также как можно восстановить номер счета.

Для того чтобы оплатить счет за пользование услугами от провайдера Ростелеком, естественно, каждый из нас должен знать лицевой счет, с помощью которого можно оплачивать интернет в терминалах. В нашей статье вы сможете ознакомиться с подробной инструкцией, каким образом можно узнать лицевой счет, чтобы пополнить баланс.

Данные для авторизации на официальном сайте компании

Договор об подключение услуг от компании Ростелеком содержит не только юридические данные, кроме этого абоненты в договоре могут найти информацию для входа на сайт: логин и пароль. Данная информация может вам понадобится для подключения дополнительных услуг или же для смены тарифного плана с помощью личного кабинета абонента.

Также информация с логином и паролем может быть необходима, и когда вы будете настраивать новый маршрутизатор или создавать локальное подключение.

В договоре также должен быть указан и постоянный IP и параметры, что будут воспользоваться при конфигурации сети.

Номер лицевого счета Ростелеком

Перед тем, как вам подключили интернет, вы должны были заключить договор с провайдером Ростелеком.

Работа с договорами: делопроизводственные нюансы

В данном договоре должна присутствовать вся информация, которая может быть необходима для пополнения счета, в том числе и номер лицевого счета.

Существует несколько способов, как можно восстановить пароль: посетив офис провайдера, позвонив к оператору техподдержки, а также с помощью личного кабинета абонентов Ростелеком.

Получить консультацию абоненты могут у представителей компании, для этого достаточно позвонить на номер оператора Ростелеком или обратится в ближайший центр по работе с абонентами компании.

скачать Письмо № Д28и-2280

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Департамент развития контрактной системы Минэкономразвития России рассмотрел обращение по вопросу о применении положений Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее — Закон № 44-ФЗ) и сообщает.

1. Согласно части 2 статьи 70 Закона № 44-ФЗ заказчик размещает в единой информационной системе без своей подписи проект контракта, прилагаемый к документации об электронном аукционе, который составляется путем включения в него цены контракта, предложенной участником электронного аукциона, с которым заключается контракт, информации о товаре (товарном знаке и (или) конкретных показателях товара), указанной в заявке на участие в таком аукционе его участника.
В соответствии с частью 1 статьи 96 Закона № 44-ФЗ заказчиком в извещении об осуществлении закупки, документации о закупке, проекте контракта, приглашении принять участие в определении поставщика (подрядчика, исполнителя) закрытым способом должно быть установлено требование обеспечения исполнения контракта.
Исполнение контракта может обеспечиваться предоставлением банковской гарантии или внесением денежных средств на указанный заказчиком счет.

Регистрационный номер договора

Способ обеспечения исполнения контракта определяется самостоятельно участником закупки, с которым заключается контракт (часть 3 статьи 96 Закона № 44-ФЗ).
В связи с тем что участник осуществляет выбор способа обеспечения исполнения контракта, заказчик обязан указать в проекте контракта требования к каждому способу обеспечения исполнения контракта.
Таким образом, установление заказчиком в проекте контракта требований к каждому способу обеспечения исполнения контракта не является нарушением положений Закона № 44-ФЗ. При этом необходимо указать на возможность предоставления одного из двух видов обеспечения исполнения контракта, предусмотренного положениями Закона № 44-ФЗ.

2. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств поставщиком (подрядчиком, исполнителем) заказчик осуществляет взыскание согласно положениям Закона № 44-ФЗ в соответствии с предоставленным победителем закупки видом обеспечения исполнения контракта и условиями контракта.

3. В соответствии с частью 8 статьи 70 Закона № 44-ФЗ с момента размещения в единой информационной системе предусмотренного частью 7 статьи 70 Закона № 44-ФЗ и подписанного заказчиком контракта он считается заключенным.
Таким образом, датой заключения контракта считается день подписания заказчиком контракта в соответствии с частью 8 статьи 70 Закона № 44-ФЗ.
Также отмечаем, что номер контракту присваивается электронной площадкой при создании карточки контракта в личном кабинете заказчика.
Учитывая изложенное, по мнению Департамента развития контрактной системы Минэкономразвития России, заказчик может руководствоваться информацией о дате и номере контракта, которые были присвоены данному контракту на электронной площадке.
Одновременно обращаем внимание, что юридическую силу имеют разъяснения органа государственной власти, в случае если данный орган наделен в соответствии с законодательством Российской Федерации специальной компетенцией издавать разъяснения по применению положений нормативных правовых актов.

В соответствии с Положением о Минэкономразвития России, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 июня 2008 г. № 437, Минэкономразвития России не наделено полномочиями по разъяснению законодательства Российской Федерации, а также нормативных правовых актов субъекта Российской Федерации.

Врио директора
Департамента развития
контрактной системы
Д.А.ГОТОВЦЕВ

Комментарии >> Письма Минэкономразвития России >> Письмо Минэкономразвития России от 30.07.2015 № Д28и-2280 «Об установлении заказчиком в проекте контракта требований к способу обеспечения исполнения контракта; об осуществлении заказчиком взыскания в случае неисполнения (ненадлежащего исполнения) обязательств поставщиком (подрядчиком, исполнителем); о дате и номере контракта, присвоенных на электронной площадке»

Форумы TKS.RU > Разделы > Правовые аспекты ВЭД > Номер и дата контракта

Просмотр полной версии: Номер и дата контракта

Тема такая:

при заключении контракта одна из Сторон (Продавец) сделала проект контракта, где, как исполнитель, зарегистрировала за своим номером, датой подписания и местом подписания данного документа. Отправили по факсу на подпись второй Стороне (Покупателю). Те присвоили свой номер и более позднюю дату. Подписали и отправили обратно. При этом они открыли ПС у себя со своими данными. Продавец,в свою очередь, пошел в банк тоже делать ПС. У него два контракта — первоначально подписанный и исправленный Покупателем.

Что делать в таком случае? Кто должен уступить? Есть ли тут компромисс?

Каков порядок присвоения контракту номера и даты подписания?

Кто может, прокомментируйте.

Обычно кто делает проект договора, тот и присваивает ему номер и ставит дату. Чаще это продавец.

Вот и я того же мнения. Как с банками быть — у них свое, а Продавцу НДС возвращать …

А что это за бред?? Если продавец и покупатель резиденты, то все расчеты у них в рублях. и никакого ПС не открывают.Эсли это внешнеэкономический контракт. то более поздняя дата будет правильной, поскольку это уже согласие обеих сторон

А где сказано, что оба — резиденты?

Обычно кто делает проект договора, тот и присваивает ему номер и ставит дату. Чаще это продавец.

Относительно номера контракта — точно. Присваивает номер тот, кто делал контракт. Но вот если вторая сторона вместе с подписанием его вписывает дату подписания, то он будет считаться действующим именно от даты более поздней подписи. До этого он контрактом не был.

Не согласна

А Вы, Vovez, что предлагаете?

Относительно номера контракта — точно. Присваивает номер тот, кто делал контракт. Но вот если вторая сторона вместе с подписанием его вписывает дату подписания, то он будет считаться действующим именно от даты более поздней подписи. До этого он контрактом не был.

Не согласна

С присвоением номера контракта оформляющей стороной также фиксируется дата его регистрации. Контракт подписывается этой стороной и считается уже документом.

А Вы, Vovez, что предлагаете?

Представьте, Вы сделали контракт, зарегистрировали его у себя на предприятии, занесли в журнал регистрации — и бац Вторая сторона высылает Вам подписанный контракт с новой датой и своим номером. Где логикаhttp://www.tks.ru/forum/iB_html/non-cgi/emoticons/rock.gif

Ну так можно… спорить не стану….

пусть стороны договариваются и подписывают протокол разногласий.

а в принципе мне кажется что впрос с номером договора не такой принципиальный. датой договора конечно считается более поздняя дата

падший ангел

12.11.2007, 09:35

Да почему же более поздняяhttp://www.tks.ru/forum/iB_html/non-cgi/emoticons/rock.gif Ведь первоначально оформляющая сторона уже зарегистрировала контракт своей датой

Да почему же более поздняяhttp://www.tks.ru/forum/iB_html/non-cgi/emoticons/rock.gif Ведь первоначально оформляющая сторона уже зарегистрировала контракт своей датой

До подписания контракта второй стороной он (контракт) таковым не является. Если в контракте нет точной даты начала его действия, то вступает он в силу только после подписания обеими сторонами, из этого следует, что датой контракта не может быть более ранняя дата, а только дата подписания его второй стороной. И вообще не могу понять в чем проблема, внести изменения в паспорт сделки — не проблема. Ну написали письмо, что в связи с технической ошибкой считать дату контракта следующей. По поводу номера, почему-то никто не задумался, а по моему это более проблематичный вопрос. Получается, что на территории одного государства будет один номер, а на территории другого- другой. Как тогда осуществлять платеж по данному (по какому номеру) контракту? Покупатель осуществляет платеж по контракту номер А, платеж приходит продавцу, а у того такого контракта в помине нет. Что дальше то делать будет продавец?

А что с номером непонятно? Вроде все согласились, что номер присваивает сторона, составившая проект контракта. Соответственно, другая сторона его принимает.

Что касается даты, то современные средства связи вполне позволяют после согласования всех нюансов подписать контракт обеим сторонам в один день.

Получается, что на территории одного государства будет один номер, а на территории другого- другой. Как тогда осуществлять платеж по данному (по какому номеру) контракту?

Вот в этом-то все и дело. Причем оформляющая сторона явно не рассчитывала на такой поворот событий. А вторая сторона, получается, приняла проект контракта чисто как текст, не считаясь с номером и датой регистрации первой стороны. Как-то все это белыми нитками… Оформляющая сторона без согласования и предупреждения "попала" на лишние проблемы…

Кто везет — того и погоняют.

Вчера таможня отказала в хранении товара на новой ВЗТК без обеспечения уплаты, т.к.

Регистрационный номер договора (проблема двойного номера, с регистрацией у каждой стороны)

документы на зону оформлены юридически безграмотно, — виноват отдел внешнеэкономических связей (не смогли, козлы, договориться). Примеров куча. Постарайтесь не наступать на те же грабли.

Уважаемая lucenta, создается впечатление, что в Вашей организации за все отделы работаете только Вы лично. То деньги перевести по счету-проформе (это вопрос бухгалтерии), то контракт (а юристы чем занимаются?).

Очень хорошо, что Вы пытаетесь все выяснить. Но… только если для себя лично. А если Вы это все узнаете для сотрудников соответствующих отделов, то рано или поздно за их работу будете отвечать ВЫ. И виноваты в случае ИХ косяков будете тоже ВЫ.

Кто везет — того и погоняют.

Сама не раз сталкивалась с подобным. Поставщик выставил счет-проформу за товар с ошибочной суммой, а бухгалтерия оплатила, — ОВЭС виноват (не проверил), авансы в таможне закончились — опять мы (а кто должен списывать деньги с платежек и следить?).

Вчера таможня отказала в хранении товара на новой ВЗТК без обеспечения уплаты, т.к. документы на зону оформлены юридически безграмотно, — виноват отдел внешнеэкономических связей (не смогли, козлы, договориться). Примеров куча. Постарайтесь не наступать на те же грабли.

Уважаемая lucenta, создается впечатление, что в Вашей организации за все отделы работаете только Вы лично. То деньги перевести по счету-проформе (это вопрос бухгалтерии), то контракт (а юристы чем занимаются?).

К сожалению, а может, и к счастью, у нас заведено так. Всеми вопросами ВЭД занимается учВЭД. Остальные отделы прямо или косвенно подключаются по мере необходимости.

http://www.tks.ru/forum/iB_html/non-cgi/emoticons/smile.gif

Сколько знаю отделов ВЭС (сбыта, коммерческий, логистики) — везде такие грабли: *они (мы, т.е.) отвечают за все и всех. *То ли народ более грамотный да ответственный, то ли *судьба такая…

Только и слышно было: твой клиент (таможня, станция, перевозчик, порт, судовладелец, банк) — ты с ним и разбирайся. *

Делать нам больше нечего — твои платежи контролировать (бухгалтерия в реальном режиме работает редко). *

И сколько раз мне тоже приходилось самой разбираться и учить бухгалтера, юриста, финдиректора и т.д. *Однажды даже с банком пришлось разбираться: накосячили с учетными карточками так — что мама не горюй *(правда-правда — один из дальних филиалов ЗУБ СБ РФ).

Во-во Точно так и есть Ничего не поделаешь… зато когда сам во всем разберешься, все просто. И потом с улыбкой спокойно подсказываешь всем и вся, что, как, когда и зачем надо делать…

http://www.tks.ru/forum/iB_html/non-cgi/emoticons/biggrin.gif Но к бешеному ритму и нервотрепке придется привыкать — без этого никак.

В смятении..

15.11.2007, 13:43

Ничего не поделаешь… зато когда сам во всем разберешься, все просто. .

Люся Вы меня пугаете… Вы — мужчина?

к бешеному ритму и нервотрепке придется привыкать — без этого никак.

15.11.2007, 14:49

Ну на практике обычно сначала составляется проект контракта. Сторона, которая его делает, сразу присваивает контракту номер, но дата не указывается. Проект контракта без подписи и печати стороны, которая его составила, направляется контрагенту на согласование. После согласования и внесения поправок при подписании первой стороной на контракте ставится дата и контракт направляется другой стороне для подписания.

Ничего не поделаешь… зато когда сам во всем разберешься, все просто. .

Люся Вы меня пугаете… Вы — мужчина?

Нет. Просто выражение русского языка такое. Типа "тише едешь…". Мы же не говорим уважаемому человеку "тише едете…". Так устроен русский язык.

http://www.tks.ru/forum/iB_html/non-cgi/emoticons/biggrin.gif

Ну на практике обычно сначала составляется проект контракта. Сторона, которая его делает, сразу присваивает контракту номер, но дата не указывается. Проект контракта без подписи и печати стороны, которая его составила, направляется контрагенту на согласование. После согласования и внесения поправок при подписании первой стороной на контракте ставится дата и контракт направляется другой стороне для подписания.

Согласен с alpar относительно того, что очень часто действительно проект контракта (или оферта) превращается в полноценный контракт именно по такой схеме (или очень схожей с ней). Также как и многие из высказавшихся ранее уверен, что более поздняя дата является датой контракта.

А в отношении появившегося второго номера контракта — почему не рассмотреть его как продолжение своего собственного номера? Таким образом получится просто более длинный номер, состоящий из двух частей (номер Продавца+номер Покупателя).

Именно с этим номером контракта и зарегистрировать контракт, оформить ПС на контракт с таким длинным номером контракта и более поздней датой подписания. В счетах (и прочих подобных документах) обе стороны упоминают именно этот длинный номер контракта.

Не раз сталкивался с подобной практикой. Схема работает

Согласна Только Покупатель сделал иначе — он полностью игнорировал номер и дату контракта Продавца и поставил свои данные. Получилось,что Продавец получил подписанный контракт, но с другими данными регистрации. И вышло недоразумение…

Ну да ладно… это не так страшно… Все поправимо. Спасибо за комментарии.

а переподписать контракт с единственным номером?

не проще ли просто исправить номер и подписывать единый датированный и пронумерованный документ, а не пытаться бежать впереди паровоза?

еще не могу понять, если Вы отправили уже подписанный контракт с датой и номером, то как вторая сторона могла присвоить документу другие данные? замазать корректором и написать сверху от руки? если же просто дополнила номер своими регистрационными данными, то что вам мешает дополнить этими же данными свой вариант договора?

еще не могу понять, если Вы отправили уже подписанный контракт с датой и номером, то как вторая сторона могла присвоить документу другие данные? *замазать корректором и написать сверху от руки?

Отправили шаблон контакта с номером и датой, подписью и печатью — такое возможно, а получили с новыми регистрационными данными.

в таком случае отправлять надо сканированный вариант подписанного контракта

во избежание подобных эксцессов

Договорные отношения давно и прочно закрепились в нашей жизни, договора встречаются везде и повсеместно, практически ничто уже не обходится без заключения какого-либо договора. Предоставление услуг, выполнение работ, поставка материальных ценностей, аренда имущества, купля-продажа и многое другое — все это договоры. Договоры, как правило, составляются юристами и учитывают все нюансы той или иной деятельности. Кураторы же имеют дело с типовыми формами договоров и производят с ними однотипные, повторяющиеся действия, которые можно и нужно автоматизировать.

Итак, менеджеры или кураторы договоров, используя текстовый редактор, (например Microsoft Word) вносят изменения в типовые формы, шаблоны, корректируя определенные поля, такие как номер и дата договора, наименование контрагента, стоимость договора, паспортные данные, банковские реквизиты. При этом пересчитываются различные суммы, такие например как НДС, кстати суммы в договорах зачастую дублируются прописью. Для составления преамбулы договора, такие параметры как имена, фамилии и должности склоняются в различные падежи. Все это требует повышенного внимания и приводит к зрительным нагрузкам. Чем объемнее договор, чем больше в нем различных форм и приложений, тем сильнее желание автоматизировать его заполнение.

Надстройка для автоматизированного заполнения договоров в Word

Автоматическое заполнение договоров можно реализовать различными способами, но подробнее остановиться хотелось бы на наиболее удобном и доступном. И как ни странно такой способ заложен в самом текстовом редакторе Microsoft Word. Встроенный в редактор язык программирования Visual Basic for Application позволяет успешно автоматизировать рутинные задачи, к которым несомненно можно отнести и заполнение договоров.

Письмо Минэкономразвития России от 30.07.2015 № Д28и-2280

Видов договоров множество: договор подряда, договор поставки, договор аренды, договор купли-продажи, договор комиссии, кредитный договор и многое другое, но все они имеют приблизительно одинаковые поля для заполнения. Если эти поля разметить специальным образом в шаблоне договора, а необходимую информацию запросить у пользователя через диалоговое окно, то впоследствии можно программно заменить эти поля на необходимую информацию.

При этом часть рутинной работы пользователю выполнять все-таки придется при внесении данных в специальную форму — диалоговое окно, но лишь часть, все остальное будет делать уже машина. Запуск надстройки, вызов диалогового окна осуществляется нажатием кнопки, выведенной в меню, либо на ленту, в зависимости от приложения.

Использовать систему для ускоренного заполнения полей договора проще, чем кажется на первый взгляд. Для начала нужно определиться с теми параметрами, которые будут запрашиваться у пользователя надстройки и выбрать наиболее подходящую конфигурацию надстройки. Далее необходимо скачать и установить надстройку для Word по заполнению договоров. Предварительно разметить свой шаблон договора метками, описанными в документации к надстройке. Открыть шаблон договора и вызвать диалоговое окно надстройки. Затем заполнить поля диалогового окна (вручную заполняется только часть полей, другая часть формируется автоматически, например суммы, написанные прописью и даты) и запустить программу нажатием кнопки "OK".

Автоматическое заполнение договора между двумя юридическими лицами

В случае заключения договора между юридическими лицами изменяемыми (запрашиваемыми у пользователя в диалоговом окне) являются: наименования организаций, фамилии их представителей, адреса и банковские реквизиты. Различаться также могут суммы, валюты и налоговые ставки. Все эти параметры договора вынесены для заполнения на специальную форму — диалоговое окно.

В надстройке реализован выбор валюты (по умолчанию установлены рубли), преобразование даты, автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога), автоматическое написание суммы договора и налога прописью, автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж (для преамбулы) должности, фамилии, имени и отчества. Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж. После автоматического заполнения полей сформированный договор сохраняется под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон.

надстройка для заполнения договора между юридическими лицами (полный вариант)

На практике чаще используется упрощенная модель надстройки, когда "свои" реквизиты указываются в тексте договора и изменениям не подлежат, а в диалоговом окне запрашиваются только данные контрагента.

видео по работе с надстройкой

надстройка для заполнения договора между юридическими лицами (сокращенный вариант)

Автоматическое заполнение договора между юридическим и физическим лицом

Договоры между юридическими и физическими лицами отличаются наличием паспортных данных одной из сторон. Отсюда и несколько другой набор полей в диалоговом окне, где кроме паспортных данных присутствуют адреса и телефоны. В остальном все механизмы аналогичны описанным в предыдущем пункте.

надстройка для заполнения договора между юридическим и физическим лицом (стандартный вариант)

Возможности надстроек для заполнения договоров

Надстройки позволяют осуществлять:

1) выбор валюты;

3) автоматический подсчет НДС с округлением до двух знаков после запятой (при наличии этого налога);

4) автоматическое написание суммы договора и налога прописью;

5) автоматическое распознавание пола подписанта по имени и отчеству с последующим склонением в родительный падеж должности, фамилии, имени и отчества (для преамбулы);

*Если в данных подписантов вместо полных имен используются инициалы, то программе будет необходима подсказка пола подписанта при помощи опции М/Ж.

6) автоматическое формирование инициалов подписантов;

7) автоматическое сохранение сформированного договора под уникальным именем в папку, в которой хранится шаблон;

8) импорт данных из диалогового окна в файл Excel;

9) экспорт данных из файла Excel в диалоговое окно.

Аналогичным образом можно настроить заполнение любых шаблонов документов для юристов, нотариусов, бухгалтеров, финансистов, сметчиков, риелторов и многих других.

Универсальная надстройка для Word по заполнению любых документов Word данными из Excel

Договоры, соглашения, доверенности, заказы, заявки, акты, квитанции и многое другое можно автоматически заполнять данными из Excel при помощи универсальной надстройки. Количество изменяемых полей в документе не привязано к полям диалогового окна поэтому пользователь сам определяет их количество и названия для кодов, используемых в шаблонах документов. Для заполнения активного документа Word достаточно указать файл Excel с исходными данными. Помимо этого предусмотрено массовое заполнение документов Word.

надстройка для Word по заполнению документов Word данными из Excel

Возможна также доработка стандартных надстроек, представленных на этой странице под специфические параметры заказчика: удаление ненужных, добавление новых текстовых полей и выпадающих списков диалогового окна (цена договорная).

Надстройки для Excel по заполнению любых документов Word

Все рассмотренные выше надстройки устанавливаются в приложение Microsoft Word. Для заполнения шаблонов документов Word можно также использовать надстройки, которые устанавливаются в приложение Excel. При этом запускаться надстройка будет из Excel. В случае, когда исходные данные вносятся на рабочий лист книги Excel, логичнее использовать надстройку для Excel, чтобы не совершать лишних движений и не переходить из одного приложения в другое. Узнать больше об использовании надстроек для Excel.

Трудовой договор это важнейший документ, как для работника, так и для предприятия в целом. Организация ведет строгую отчетность этим документам и обеспечивает их регистрацию и сохранность в течение 75 лет. Даже для небольших фирм ежегодные прием и увольнение кадров без присвоенной нумерации соглашениям рано или поздно приведет к путанице, а для больших предприятий, отсутствие должного регистрирования, может подкосить всю делопроизводственную работу. В данной статье мы рассмотрим различные варианты проставления номеров на соглашения, заключаемые при приеме на работу.

Нумерация трудового договора с нового года

Все вопросы, которые касаются взаимоотношений сотрудника и нанимателя, а также работы кадровой службы, регламентируется ТК РФ. В статье 53 описана процедура составления рабочей договоренности и обязательные к указанию в ней пункты. Присвоение обязательного номера документу не является пунктом данной статьи. Наступление нового года знаменуется для делопроизводства началом нового отсчета. При этом возникает вопрос, необходимо ли начинать нумерацию трудовых договоров с нового года?

Никаких правил по этому поводу нет, но есть рекомендации, которые выражены в Данное постановление рекомендует начинать новый отсчет каждый год. Именно поэтому во многих организациях нумерация трудовых договоров каждый год начинается заново. При этом данный факт не позволяет утверждать, что такое способ ведения документации единственно верный.

Порядок и правила нумерации трудовых договоров в организации

В 2007 году Роструд в своем постановлении объяснил, что присваивание номеров в соглашениях при принятии на работу не является обязательным правилом для организаций. Данный акт позволил каждой компании принимать собственное решение по поводу того, как правильно вести нумерацию трудовых договоров.
В рекомендательных пояснениях к Госкомстат предлагает правила учета документов и порядок присвоения номерных знаков. Вот как происходит нумерация рабочих договоренностей по правилам Госкомстата:

• Сначала указывается порядковый номер соглашения;
• Затем дата его заключения. Например, 27-20022017 или 27/20-02-2017.

Предложенные сочетания помогают решить многие проблемы при последующем поиске необходимого документа даже по происшествии десятка лет.

Изменение нумерации в трудовом договоре

Работа кадровой службы организации подразумевает внесение изменений в имеющиеся соглашения. Это может быть связано как с изменениями в законодательстве, так и с изменениями в условиях работы или оплаты труда. Корректировки вносятся путем составления обязательного дополнительного соглашения, которое вводиться приказом по организации и должно быть заверено и работодателем, и работником.
Рекомендуется придерживаться следующих правил при изменении некоторых аспектов соглашения:

• Последовательность изложения от меньшего к большему;
• Сперва указывается слово или фраза в кавычках, которая подлежит замене, а затем приводиться новое слово для замены;
• Новые пункты вводятся под новыми обозначениями, с обязательным указанием пункта и подпункта;
• Прописывается очередность исключаемого пункта.

Нумерация дополнительных соглашений к трудовому договору

Дополнительно заключенные соглашения также подлежат проставлению номеров, что является верным методом при соотношении дополнительного акта с первоначальным трудовым договором. Правила проставления номеров для дополнительных документов зависят от первоначально принятой системы в организации. Обычно практикуется проставление добавочного номера с датой заключения через дробь с первоначальным номером документа. Тем самым дополнительный акт продолжает первый документ, а это в дальнейшем исключает вероятность возникновения ошибок.

Нумерация срочных трудовых договоров

Срочные трудовые договора нумеруются отдельно от бессрочных и подшиваются так же в отдельном порядке. Для них даже существует собственный журнал регистрации. Поэтому по предложенным правилам нумерация контрактов ведется с цифры один, но прибавляется буквенное обозначение для того, чтобы можно было сразу определить, что данный документ является срочным.
Срочные рабочие договоренности также хранятся 75 лет в архиве компании. Именно данный факт заставляет продумать правила проставления цифр обозначения и последующего опознования.

Пример нумерации трудовых договоров

Трудовому договору заключенному под №27 20.02.2018 будет присвоен номер 27-20022018 или 27/20-02-2018. Если заключенная договоренность под номером 27-20022018, подверглась изменениям, выраженным в дополнении № 1 от 15.03.2018. Новый присвоенный дополнению номер может выглядеть таким образом – 1-16032018/27-20022018.
Срочные рабочие договоренности нумеруются отдельно, например №2 от 03.03.2018, будет выглядеть как 02-03032018 или с 02-03032018.

При регистрации нового сотрудника на предприятии большое значение имеет оформление с ним профессиональных отношений. Для большего удобства был разработан способ присвоения отдельного порядкового числа каждому документу. Однако, следует иметь в виду, что каждая компания выбирает для себя индивидуальный вариант для ведения делопроизводства.