Как писать объяснительную записку об ошибках в работе: образец заполнения. Объяснительная записка образец

Объяснительная записка об ошибке в работе - образец представлен в нашей статье - требуется от работника в том случае, когда в отношении него проводится служебная проверка, по результатам которой возможно наложение дисциплинарного взыскания. О том, как правильно составить объяснительную, вы узнаете из статьи.

Объяснительная записка об ошибке в работе

Ст. 193 ТК РФ устанавливает правило, согласно которому для наложения на работника взыскания руководитель должен затребовать от него объяснение (которое вполне подпадает под определение объяснительной записки). Если в течение 2 дней служащий игнорирует просьбу о составлении документа, отдел кадров (или иное уполномоченное лицо) составляет акт об отказе давать объяснения. И в этом случае уже ничто не помешает начальнику применить меры дисциплинарной ответственности к сотруднику.

Помимо этого случая в ТК РФ имеется ст. 247, которая определяет, что для установления всех обстоятельств причинения ущерба работодателю проводится соответствующая проверка, в ходе которой запрашиваются объяснения от работника по факту виновного поведения. При отсутствии бумаги от служащего также составляется акт.

Кроме того, руководитель организации вправе потребовать от служащего написания объяснительной записки в любых случаях, когда посчитает его поведение виновным.

ВАЖНО! Законодатель устанавливает четкое требование относительно формы объяснительной — работник предоставляет письменный вариант документа. Ограничиться устными комментариями не получится.

Как правильно писать объяснительную записку?

Первое, на что следует обратить внимание, — адресат объяснительной. Для того чтобы документ дошел до лица, которое сможет рассмотреть его должным образом, необходимо сначала изучить иерархию подчиненности. Как правило, документ подается непосредственному руководителю. Не допускается вариант передачи бумаги сразу генеральному директору. Для того чтобы не запутаться с начальниками, предлагаем прочитать должностную инструкцию и правила внутреннего распорядка, в которых освещены вопросы подчиненности.

Следующий аспект — как составить объяснительную: от руки или на компьютере? Законодатель такие тонкости не уточняет. Однако в локальных документах предприятия этот вопрос может быть отражен более детально. Кроме того, в организации могут иметься специальные бланки для написания объяснений. Об этом необходимо узнать заранее в отделе кадров либо у непосредственного руководителя.

Если требований в организации к написанию бумаги нет, то рекомендуем отразить в документе следующие моменты:

• полное и правильное наименование адресата с указанием подразделения или отдела;
• дату и исходящий номер, если документ регистрируется в специальном журнале отдела, в котором трудится автор записки;
• текст объяснительной;
• подпись и расшифровка.

ВАЖНО! Документ необходимо передать адресату официально, то есть через канцелярию или уполномоченное лицо, чтобы была проставлена отметка о получении объяснительной.

Пример объяснительной записки об ошибке в работе

Заместителю директора по производственной части

Иваненко Николаю Владиславовичу

Объяснительная записка

03.02.2017 я, Шутиков Иван Петрович, старший инженер цеха № 5, допустил простой оборудования на своем участке, так как во время поломки аппарата отсутствовал на рабочем месте. Мне пришлось уехать по личной просьбе главного бухгалтера и отвезти кассира в банк, так как все водители были заняты. Отказать я не смог. Моему заместителю не удалось починить аппарат, и он вынужден был ждать меня.

Своей вины не признаю, так как действовал по приказу вышестоящего лица.

Дата

Подпись.

Этот пример объяснительной для тех случаев, когда работник четко объясняет свою позицию и считает, что невиновен в сложившейся ситуации.

Таким образом, при составлении объяснительной об ошибке в работе главное — указать все обстоятельства произошедшего. Детали и подробности могут сыграть ключевую роль.

Любой работник хоть раз в жизни попадал в ситуацию опоздания на рабочее место, невозможности выхода на службу или исполнения должностных обязанностей качественно и в срок. Любое из таких нарушений может произойти по причинам как уважительным, так и неуважительным. Какими их посчитает начальник, зависит от того, как сумеет объяснить произошедшее провинившийся сотрудник.

Если предстоит писать объяснительную записку о невыполнении должностных обязанностей

По поводу возникшей ситуации ему предстоит высказаться в письменном виде, а именно составить документ, именуемый объяснительной запиской. Данная бумага носит пояснительный либо оправдательный характер.

Следует понимать, что объяснительная записка начальнику относится к числу официальных документов и оформление ее производится по определённым правилам. Содержание ее - информация, служащая объяснением причин допущенного проступка или нарушения. Назначение - предоставить возможность работнику продемонстрировать свой взгляд на возникшую проблему (ситуацию), изложить суть дела своими словами и оправдаться (по возможности) в глазах руководства.

В правильном оформлении объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей, как и любого официального документа, заинтересован тот, кто ее составляет, а именно допустивший нарушение работник. От того, насколько удачной и грамотной будет подача ситуации в его изложении, зависит решение руководства о наложении меры взыскания.

Как это сделать?

Очень важно попытаться донести до начальства причины случившегося. Ведь порой вины работника в недоразумении нет или же она минимальна. Если же, рассмотрев все обстоятельства дела, руководство всё же признает подчинённого виновным, к нему возможно применение дисциплинарных мер - вплоть до увольнения за невыполнение должностных обязанностей. Поэтому отношение к оформлению записки должно быть серьезным.

В определённых предусмотренных законодательством случаях составление ее обязательно. В других - объяснить ситуацию работнику предлагается по собственной инициативе. Часто при этом можно услышать вопрос: обязан ли провинившийся предоставлять объяснительную записку?

Следует знать, что данное действие относится к его правам, а не к обязанностям. Что это значит? Дело в том, что самого понятия объяснительной записки как такового в законодательстве нет. Формулировка действующего ТК РФ гласит о "затребовании объяснений в письменном виде". Предоставлять их работник обязан в случаях нарушений дисциплины труда, неисполнении собственных обязанностей или совершения неправомерного поступка. При этом устная форма объяснения не принимается.

О сути документа

Объяснительная записка оформляется не только в случае дисциплинарных нарушений, но и в других ситуациях. К числу последних можно отнести любое действие, в котором требуется оправдаться. Например - причинение ущерба рабочему имуществу.

В связи с этим важно уяснить себе суть упомянутого документа. Она заключается в письменном изложении произошедшего случая. Объяснительная записка не содержит каких-либо заявлений или просьбы разобраться в ситуации спора. В этом главное отличие ее от служебных документов другого вида, например, заявления либо докладной о невыполнении должностных обязанностей.

Таким образом, в написании и предоставлении ее начальству заинтересован сам провинившийся, так как данный документ дает ему шанс письменно донести до руководства собственную точку зрения на ситуацию. В то же время принудить его к обязательному написанию такой записки никто не вправе. В случае нажима он может подать жалобу в надзорную инстанцию.

Поговорим о правовой базе

Статья 193-я ТК РФ указывает, что объяснительная записка должна быть написана работником до того, как к нему могут быть применены дисциплинарные меры (издан приказ о невыполнении должностных обязанностей). На составление и подачу ее ему дается два дня. В случае невыполнения указанного действия может быть сформирован соответствующий акт.

Важно понимать, что при отсутствии официальных объяснений ответственности за нарушение избежать всё равно не удастся. Если работник не использует свое законное право оправдаться, это остаётся его личной проблемой.

Кроме того, данный документ упоминается в статье 247-й ТК РФ. В ней закреплено положение, согласно которому, в случае нанесения ущерба для выяснения причины случившегося требование ко всем причастным лицам предоставить письменные объяснения является законным и обязательным. В случае отказа от или передачи работодателю составляется соответствующий акт. Но официальной формы данного документа (пояснительной записки) на законодательном уровне так и не утверждено.

Форма объяснительной записки

Данная бумага относится к одной из специфических форм деловых документов. Соответственно, все правила оформления подобных актов при ее написании должны быть соблюдены. Писать следует на листе формата А4. В шапке документа приводится должность получателя (чаще всего это руководитель фирмы) вместе с данными самого работника, его должностью, структурным подразделением. Затем в обязательном порядке идет название документа и сам текст.

Утвержденной формы объяснительной записки не существует. То есть единых требований к ее заполнению законом в законодательстве не содержится. Но мы все же приводим для наших читателей один из в качестве общего ориентира.

Стиль изложения, используемый работником, должен быть деловым. При написании важно соблюдать стилистические и грамматические правила языка. Допускается присутствие технических терминов и профессионального сленга, но использовать не следует. Никакой двусмысленности данный документ содержать не должен, поэтому текст обязан быть написан логическим и чётко выверенным стилем. Изложение случившегося происходит всегда от первого лица, корректным языком, грамотно, без стилистических и орфографических ошибок.

Что важно упомянуть

Все обстоятельства, послужившие причиной проступка или правонарушения, должны быть изложены подробно. Поведение самостоятельно оценивается с точки зрения правомерности. Обязательно должны быть указаны все существенные обстоятельства, содействующие совершению проступка.

Необходимо подчеркнуть признание либо непризнание вины, а также зафиксировать мнение пишущего по поводу наступивших последствий обсуждаемого проступка и отношение его к предстоящему привлечению к ответственности. Следует ли самому оценивать свои действия в тексте объяснительной? Если наличие вины признается работником, это необходимо указать с последующим уточнением о недопустимости будущих подобных нарушений.

Чаще всего выполняют объяснительную записку от руки. Как вариант можно набрать её на компьютере, но с психологической точки зрения подобный документ вызовет меньше доверия у работодателя в связи с некоторой своей шаблонностью. Начальник может заподозрить, что подходящий по смыслу текст элементарно скачан (с внесением минимальных правок) из интернета, где во множестве имеются примеры объяснительных записок на все случаи жизни.

Кто и когда может потребовать объяснительную

Потребовать отчета работника в случае невыполнения им собственных трудовых функций имеет право тот, кто непосредственно отвечает за результат выполнения данного производственного задания. Но право требовать написания объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей принадлежит лишь руководителю предприятия либо непосредственному начальнику.

Выше уже упоминалось, что объяснительные записки в обязательном порядке пишутся в случаях дисциплинарных проступков либо причинения материального ущерба фирме. Следует теперь уточнить, что конкретного предприятия могут быть закреплены и иные ситуации, в которых работодатель имеет право потребовать письменных объяснений. В этом случае объяснение может быть получено на основании так называемого требования работодателя.

Документ, именующийся требованием, оформляется на специальном бланке и подлежит регистрации в отдельном журнале, как любая Его предоставляют сотруднику под подпись с указанием даты передачи. Данное число позволяет ориентироваться в соблюдении законности при составлении объяснительной.

В случае возможных судебных разбирательств оформленное надлежащим образом требование послужит свидетельством того, что работодатель вёл процедуру расследования причин случившегося и принимал решение о мерах взыскания с соблюдением всех норм закона. Если работник не только отказывается писать объяснительную, но и получать на руки требование, необходимо составить об этом акт.

Психологические нюансы

Следует иметь в виду, что невыполнение задания может быть обусловлено совершенно разными обстоятельствами. Порой это случается безотносительно к поведению работника. Если он не чувствует за собой никакой вины, это требуется в убедительной форме обосновать, сопроводив серьезными доказательствами.

Крайне не рекомендуется пытаться при написании объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей перекладывать вину либо ответственность на других лиц, в частности, на того же руководителя. Маловероятно, что данная линия поведения найдет понимание у начальства.

Например, вы допустили ошибку по невнимательности - в связи с плохим самочувствием. Можно написать, что причиной проступка явилось переутомление, но не стоит подчеркивать, что исходным фактором послужило долгое отсутствие отпуска по вине того же самого начальника.

Что еще должно быть в тексте

Стандартное окончание объяснительной - признание осознания последствий поступка и обещание приложить все возможные усилия для исправления ситуации, а также заверение в недопустимости аналогичных ошибок впредь.

От промахов в трудовой деятельности не застрахован никто из сотрудников - от новичков до опытных работников. Ошибки являются следствиями самых разных причин, которые могут быть как объективными, так и субъективными. Каждая из них должна быть подробно обрисована в тексте объяснительной, все обстоятельства и предпосылки случившегося - описаны достаточно подробно.

Не стоит обвинять в случившемся коллег, но в случае отсутствия вины выдумывать ее искусственно также не рекомендуется. Обстоятельства, изложенные в документе, должны соответствовать реальным.

Другие поводы к написанию объяснительных

Если объяснительная пишется за такой вид проступка, как опоздание, то следует понимать, что данное событие относится к дисциплинарным нарушениям и причины его совершения должны быть объяснены. Если обстоятельства дела будут признаны руководством уважительными, наказания можно будет избежать. В противном случае опоздавшего ждёт применение дисциплинарных мер воздействия.

Объяснительная по такому случаю относится к кадровым документам. Она должна быть передана непосредственно руководителю либо в отдел по работе с персоналом (отдел кадров). Если речь идёт о прогуле, под которым законодательством понимается отсутствие на рабочем месте всю смену или подряд 4 часа в течение одного дня (смены), то можно предполагать расторжение трудового соглашения.

Именно потому в данном случае работник особенно заинтересован в предоставлении приемлемого объяснения своих действий. Уважительными могут быть признаны подтвержденные документально следующие причины: болезнь самого сотрудника или его близких, авария, смерть кого-то из членов семьи, несчастный случай либо стихийное бедствие. Причём любую из этих причин следует подтвердить документально.

Можно ли не писать записку и чем это грозит?

Как уже было упомянуто, обязательным данное действие не является. В написании ее в первую очередь заинтересован сам работник в целях положительного решения разрешения ситуации. Статьи 193-я и 246-я Трудового кодекса предлагают отказ от предоставления объяснительной зафиксировать при помощи специального акта. Но шансы избежать наказания при этом, естественно, значительно уменьшаются. Других конкретных последствий отказ от написания не несет.

Лишая себя возможности высказать личное мнение и предоставить свое видение ситуации, чаще всего вы не добьетесь смягчения дисциплинарного взыскания (например, отмены выговора за невыполнение должностных обязанностей). Ведь любому руководителю подобный отказ покажется нежеланием признавать собственную вину или ошибку, особенно в тех случаях, когда она очевидна.

Если вам когда-нибудь понадобится писать объяснительную записку, а как показывает практика, бывают такие случаи достаточно часто, то делайте это грамотно и правильно. Не стоит недооценивать данный документ. Серьезный подход поможет избежать дальнейших недоразумений и мер дисциплинарного характера. В этом вам поможет данная статья. Узнаем о том, как написать объяснительную записку, какие бывают виды и предъявляемые требования к ней. Кроме того, данная информация будет полезна руководителям и лицам, в чью компетенцию входит данный вопрос.

Что такое объяснительная записка?

В общем смысле слова под объяснительной запиской следует понимать особую деловую бумагу, которая составляется для дачи пояснений по отдельным положениям основного документа (план, отчет, проект) либо дает комментарий о причинах какого-либо факта, события или поступка.

Большое количество вариаций и разновидностей этого документа условно можно разделить на две группы.

Виды объяснительных записок

1. Сопровождающие основной документ или дающие пояснения по отдельным его положениям.
2. Объяснительные записки по поводу какого-либо происшествия, поступков, сложившихся ситуаций и поведения отдельных сотрудников организации. Это наиболее распространенная разновидность документа, составляемая сотрудниками организации по требованию прямого или вышестоящего руководителя. Касаются они отношений, возникающих в процессе трудовой и производственной деятельности. Как правило, объяснительная записка директору пишется в связи с возникновением нештатной ситуации, нарушением трудовой и (или) производственной дисциплины, дисциплинарных проступков и нарушений и т. д. В перечисленных случаях работодатель обязан запросить ее от сотрудника (согласно Трудовому кодексу РФ, статья 193), так как она рассматривается законодателем как форма его самозащиты. Таким образом, объяснительная записка (образец ниже) является неотъемлемой составной частью процесса привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.

Оформление объяснительной записки

Для первого вида документации оформление в печатном виде является обязательным требованием, для второго допустим рукописный текст на стандартном листе бумаги формата А4. О том, как написать объяснительную записку и что в ней указать, должен знать каждый, потому что на практике это встречается очень часто. Каким бы примерным сотрудником вы ни были, ситуации бывают разные, и от них никто не застрахован. В структуру объяснительной записки входят следующие обязательные для указания элементы:

• реквизиты адресата;
• наименование документа, указание вида;
• заголовок текста (начинается с предлога «О (Об)...»);
• основной текст;
• дата написания документа;
• личная подпись.

Объяснительная записка (образец приведен ниже) в содержательной части должна отражать объективные данные о событиях и конкретных фактах, давать четкие пояснения. Основной текст отражает личную позицию сотрудника в сложившейся ситуации, его отношение к совершенному проступку и последствиям. Если работник признает свою вину в совершении проступка, то он может это отразить в содержательной части, указав на свое раскаяние в содеянном, и дать обещание больше не повторять этого в будущем. Если же он считает себя невиновным, то есть возможность высказать свою точку зрения и предоставить свои доводы и необходимые доказательства.

Подводя итог, можно сказать, что объяснительная записка – пример того, как может себя обезопасить сотрудник при наличии спорной ситуации. Его пояснения по существу способствуют объективному оцениванию работодателем определенного факта и позволяют выявить все обстоятельства совершенного проступка, а в случае необходимости выбрать справедливую меру дисциплинарного взыскания.

Уведомление работника о даче объяснения

Как уже было упомянуто, работодатель обязан запросить у своего сотрудника письменное пояснение до применения дисциплинарного взыскания (ст. 193 ТК РФ). Кроме того, установлены сроки, в которые должно быть дано объяснение – два рабочих дня. Основываясь на том, что законодателем отводится определенное время, работодатель должен зафиксировать документально дату, когда он попросил своего сотрудника предоставить записку. Обязательного требования об этом нет, однако с практической точки зрения такой документ будет нелишним. Во-первых, это отправная дата, а во-вторых, документальное подтверждение того, что права работника не были нарушены. Приводим ниже пример, чтобы было понятно, что должно быть в нем указано и как написать. Объяснительную записку запрашивают на бланке письма с подписью представителя от работодателя, в компетенции которого выносить дисциплинарные взыскания. Как правило, это руководитель или лицо, которому делегированы эти полномочия.

Пример уведомления

Заместителю главного врача

Кукушкину Р.Р.

О предоставлении письменного объяснения

В связи с ненадлежащим исполнением Вами трудовых обязанностей, которые выразились в отсутствии на рабочем месте в период с 21.12.14 по 23.12.14, прошу Вас предоставить письменное объяснение по данному факту в отдел кадров до 18:00 часов 26.01.2014.

Главный врач (подпись) Сорокин П.П.

Уведомление получил 24.01.2014

Заместитель главного врача (подпись) Кукушкин Р.Р.

Вполне может возникнуть ситуация, когда сотрудник отказывается получать и подписывать такой документ, а объяснительная записка на работу при этом пишется с опозданием, когда уже невозможно применить меру дисциплинарного взыскания и вышли все сроки. В этом случае может быть следующий выход – вручать уведомление комиссией, то есть в присутствии непосредственного руководителя, представителя от профсоюза, юрисконсульта организации и других заинтересованных лиц. Если последовал отказ, то стоит составить акт с подписями всех, кто присутствовал. Таким способом вы подтвердите соблюдение положений ст. 193 ТК РФ.

Объяснительная записка (образец) на работу: пример № 1

Наиболее часто встречаются ситуации связанные с прогулами или опозданиями на работу.

Командиру войсковой части 65487

Полковнику Сидорову С.С.

От служащего МО РФ, делопроизводителя

Волкова Р.Л.

Объяснительная записка

Я, Волков Роман Львович, 16 мая 2014 года опоздал на работу на 4 часа. По существу сложившейся ситуации могу пояснить следующее. Сегодня утром, во время моего следования на работу на собственном автомобиле, я стал свидетелем ДТП. В связи с этим был вынужден давать показания сотрудникам ГИБДД. Это заняло достаточно много времени. Прилагаю копию протокола в качестве доказательства и подтверждающую записку инспектора ГИБДД Орлова П.П.

Пример № 2

Директору магазина «Парус»

Малининой М.М.

От заведующего складом

Смородинцевой С.С.

Объяснительная записка

Я, Смородинцева София Семеновна, 30 декабря 2014 года опоздала на работу на 2 часа. Дело в том, что накануне я купила новые часы с будильником. Не до конца разобравшись с механизмом, я неправильно установила таймер и проспала на один час. Осознаю свою ошибку. Обещаю, что впредь такого больше не повторится.

Объяснительная записка об ошибке: пример

Данный вид документа встречается тоже достаточно часто. Ошибки могут быть различного рода, касающиеся практической деятельности, оформления документации и т. д. В данном случае рассмотрена ситуация с невыполнением плана работы.

Директору ООО «Много денег»

Монеткиной Л.Д.

От главного специалиста Бумажкиной Р.М.

Объяснительная записка

О невыполнении плана за сентябрь 2014 года

Я, Монеткина Людмила Денисовна, проанализировав сложившуюся ситуацию, связанную с невыполнением плана по заключению кредитных договоров, поясняю следующее. Проблема связана с нехваткой сотрудников, так как за месяц были уволены два специалиста, на замену им никого не приняли. Двое оставшихся сотрудников с объемом работы не справляются, хотя и работают сверх нормы.

Составление акта о непредставлении сотрудником объяснительной записки

Если по истечении установленного срока объяснительная записка (пример выше) не была предоставлена сотрудником, то в соответствии с указанной статьей ТК РФ работодатель должен составить специальный акт. Правда, законодатель не указывает, кто конкретно из сотрудников должен это сделать, в какие сроки и требуется ли ознакомить с ним работника. Это определяется на уровне организации с учетом правил делопроизводства. Акт составляется при участии группы лиц и подтверждает установленные ими события или факты. Поэтому составлять его необходимо коллегиально, целесообразно будет привлечь тех сотрудников, что присутствовали при вручении работнику уведомления о требовании предоставить объяснительную записку. Пишется он на общем бланке и может иметь вид, представленный ниже.

Образец акта

О непредоставлении сотрудником письменного объяснения в связи с совершением дисциплинарного проступка

Мной, начальником отдела кадров Королевой Е.Е., в присутствии главного бухгалтера Ивановой Н.Н. и экономиста Певцова Р.И. составлен настоящий акт о нижеследующем:

06.07.2014 бухгалтеру Петровой И.И. было предложено в соответствии со ст.193 ТК РФ предоставить 09.07.2014 письменное объяснение по поводу совершенного ею дисциплинарного проступка, проявившегося в отсутствии на рабочем месте в течение 6 часов подряд. Петрова И.И. в установленный срок этого не сделала, сказав, что уже давала устное объяснение и больше писать ничего не собирается.

Настоящий акт составлен в двух экземплярах.

/подпись/ Королева Е.Е.

/подпись/ Иванова Н.Н.

/подпись/ Певцов Р.И.

Экземпляр акта получила:

/подпись/ Петрова И.И.

Не стоит расценивать отказ от написания объяснительной записки в качестве нового дисциплинарного проступка, ведь это исключительное право работника, а не обязанность. И данным актом работодатель лишь подтверждает то, что все нормы закона были соблюдены.

Отличие объяснительной записки от докладной и служебной

Не стоит путать три этих понятия. С первым мы уже разобрались. Зная о том, как написать объяснительную записку, вы легко сможете справиться с остальными. Скажем о них вкратце. Докладная записка носит обратный характер. Цель ее написания – это поставить в известность руководство о сложившейся обстановке, ситуации, фактах, имевших место быть, то есть мотивировать к каким-либо действиям.

Служебная записка предполагает передачу определенной информации по «горизонтальной» ветви управления, то есть от одного руководителя к другому, сотрудника одного отдела к работнику другого и т. д. Как правило, они касаются материально-технических, организационных, хозяйственных и других вопросов. По сути, это деловая переписка.

То, как писать объяснительную записку (образец или пример), легко можно найти в сети. Не существует единого бланка, однако есть определенные требования, на которые мы указали. Вы без затруднений можете использовать и переделывать приведенные примеры «под себя».

Объяснительная записка - это такой служебный документ, в котором наёмный работник объясняет своему руководству причины того или иного дисциплинарного проступка. Без такой записки работодатель не имеет права применять к своему сотруднику дисциплинарное взыскание.

Если сотрудник опоздал на работу, он должен объяснить работодателю, по каким причинам так получилось. Для этого он пишет объяснительную.

Такой вид документа относится к разряду служебных кадровых документов. Сдавать её нужно либо в отдел кадров, либо секретарю руководителя, либо напрямую руководителю.
Записка пишется от руки на обычном листе бумаги, либо на фирменном бланке предприятия. Она должна включать в себя 2 части:

• фактическую - это утверждение факта опоздания;
• объяснительную - здесь работник объясняет, почему он опоздал. В этой части документа сотрудник приводит основания и доводы, которые могут оправдать (или хотя бы объяснить) случившийся факт опоздания.

Сотрудники отдела кадров, а также работодатели просят писать все служебные документы от руки. Это перестраховывает от обвинений. Бывали случаи в судебной практике, когда работники отказывались от того, что документ, напечатанный на компьютере - это их авторство.

Как написать объяснительную записку об ошибке в работе

От ошибок на работе не застрахован никто. Если руководитель предприятия или структурного подразделения столкнулся с тем, что его работник неправильно и неграмотно выполнил свои непосредственные трудовые обязанности, он имеет право потребовать от этого работника объяснений. Объяснения предоставляются в письменном виде. Устные объяснения не являются оправданием.

Работник пишет записку в произвольной форме, но он должен в ней отразить следующее:

• в правом верхнем углу оформляется «шапка» документа. Здесь указывается:
  • наименование работодателя вместе с организационно-правовой формой;
  • должность и инициалы руководителя, которому предназначается документ. Как правило, это руководитель организации или же структурного подразделения.
• затем указывается название документа. В данном случае, «записка», указывается без кавычек и посередине листа;
• дата составления документа и его входящий номер при регистрации у секретаря. Если у руководителя нет секретаря, и он не фиксирует входящую документацию, то и номер ставить не нужно;
• заголовок - то есть основание. Например, «об ошибке в заполнении документов»;
• текст документа. Здесь провинившийся сотрудник лаконично описывает причины, по которым он совершил ошибку при выполнении своих непосредственных должностных обязанностей;
• затем он ставит свою подпись и расшифровывает её. Также он должен указать свою должность.

Причины ошибки

Работник может совершить ошибку при выполнении своих трудовых обязанностей по разным причинам. Они могут быть по вине работника, а могут и по вине работодателя.
Исходя их критериев совершения ошибок, их можно классифицировать так:

• ошибки в ориентации - то есть работник совершил ту или иную ошибку, так как не обладал нужной информацией;
• ошибки в принятии решения - работник принял неправильное решение по тем или иным причинам;
• ошибки в выполнении действий - неправильные действия сотрудника привели к ошибке.

Кроме того, ошибки в работе могут быть совершены по следующим причинам:

• усталость сотрудника;
• его болезнь;
• употребление работником некоторых лекарств, которые прописаны ему врачом;
• непрофессионализм;
• стресс;
• неприятности в семье;
• несоблюдение работником охраны труда и техники безопасности;
• другие причины.

При написании объяснительной работник должен чётко указать причину, по которой он допустил ошибку. Если это приём лекарств, то лучше будет сходить к врачу и попросить его оформить медицинский документ, подтверждающий этот факт.

Пример объяснительной записки

Примерный текст объяснительной при совершении работником ошибок при выполнении им своих обязанностей должен выглядеть так:

Генеральному директору
ООО «Нефонтан»
Долганчикову Р.О.

Объяснительная записка

10.07.2018 года №41
О допущении простоя оборудования

Я, Клячуковский Эльдар Романович, допустил простой оборудования на своём участке производства, так как во время поломки оборудования я отсутствовал на своём рабочем месте по причине совещания у начальника цеха Молжонкина П.Э. Мой помощник не смог починить аппарат. И поэтому дожидался меня.

Инженер цеха № 12 (подпись) Клячуковский Эльдар Романович

Ошибка в документах

Наиболее «популярная» ошибка на работе, это неправильное и неграмотное заполнение документов. Это может произойти как по вине человека, так и по вине машины - например, компьютера.

Если виновен сотрудник, то этой причиной может быть его усталость или загруженность в день допущения ошибки. Например, работник завысил цены в товарной накладной и счёт-фактуре для покупателя. Следствием такой ошибки стало то, что отгруженный товар вернулся обратно к продавцу, а покупатель отказался его оплачивать, так как увидел неправильные цены.
Виноватой признана бухгалтер. А причиной такой ошибки может быть то, что сотрудница, в обязанности которой и входило оформление бумаг на отгрузку товара, ушла в отпуск, а свои обязанности переложила на виновного бухгалтера, который не имел должного опыта работы в данной сфере.

Такая ошибка не приведёт к дисциплинарному взысканию со стороны работодателя, но может повлиять, например, на распределение премии между сотрудниками бухгалтерской службы.

Нередко ошибки при оформлении бумаг возникают и у кадровиков. Наиболее частые из них - опечатки в оформлении приказов и распоряжений руководителя. Например, кадровик переставил буквы в фамилии сотрудника. Ошибка нестрашная, но приказ нужно будет перепечатать. Объяснительную в данном случае, скорее всего, писать не придётся.

С ситуациями, когда приходится в письменном виде предоставлять объяснения по поводу той или иной ошибки, допущенной в рабочем процессе, сталкивается практически каждый работающий человек. Обычно такую пояснительную записку начальство просит предоставить в том случае, когда осуществленное нарушение значительно – т.е. произошло нарушение трудовых или же должностных обязанностей, и необходимо удержать из заработной платы сотрудника дисциплинарное взыскание . И тогда у «нарушителя» возникает вопрос как правильно написать объяснительную по поводу ошибок в работе чтобы не вызвать еще больший гнев вышестоящего руководства.

Порядок составления письменного объяснения

Объяснительная по факту выявленных нарушений должна быть составлена следующим образом:

1. В правом верхнем углу указывается должность того, кому предназначается объяснение.
2. Далее указывается наименование организации.
3. Без сокращений фамилия, имя и отчество того лица, которому предназначается объяснение.
4. Должность работника предоставляющего данную записку и его фамилия, имя и отчество также без каких-либо сокращений.
5. После того как была заполнена шапка, пишется наименование предоставляемого документа, т.е. слово «Объяснительная» пишется посередине строки.
6. Записывается текст пояснительной.
7. Указывается фамилия и инициалы составляющего данный документ сотрудника, а также ставится его подпись и дата составления.

Образец объяснительной записки выглядит следующим образом:

Требовать от сотрудника предоставление объяснительной в письменном виде имеет непосредственно лишь директор, т.е. сам работодатель.

Не имеют права требовать написания вышеуказанного пояснения ни менеджеры, ни руководители отделов и т.д. , хотя могут запугивать этим сотрудников в случае каких-либо нарушений, что недопустимо.
Если факт нарушения со стороны сотрудника действительно был, то лучшим вариантом для него является действительно написать объяснительную. Так как в случае отказа от данной процедуры, такое поведение с его стороны может расцениваться вышестоящим руководством как нарушение дисциплины на работе, что может повлечь за собой более серьезные последствия, вплоть до увольнения по статье.

Читайте также: Отпуск за вредные условия труда ТК РФ

Правила, которые необходимо учесть при составлении записки

Как написать объяснительную правильно, чтобы у начальника не было возможности излишне придраться? До того как приниматься за составление вышеуказанного документа, лучше проконсультироваться с юристом . Если такой возможности нет, то хотя бы побеседовать о сложившейся ситуации с коллегами по работе и внимательно выслушать их советы.

Не стоит лгать, пытаясь оправдать себя на бумаге, если вы действительно в чем-либо виноваты. Так как такое поведение может привести к созданию еще больших проблем. Ведь ложь все равно раскроется, а на сотруднике будет «поставлено клеймо» вруна и обманщика. Такой поворот событий может значительно навредить карьерному росту в дальнейшем. Если ситуация не зависела от вас, но руководство посчитало виновным именно вас, можно в тексте объяснительной добавить такую фразу: «в данном случае мои действия были сориентированы на сложившуюся ситуацию» или «в данной ситуации я действовал в соответствии со сложившимися обстоятельствами». Такое объяснение может помочь выйти из ситуации достойно. Также данная запись может оказаться на руку в случае рассмотрения дела в суде.


Постарайтесь преподносить факты нарушений мягче. Например, не стоит указывать, что опоздали на работу. Слишком уж кажется данный проступок серьезным и за это можно получить не только выговор, но и штраф, который придется оплачивать с заработной платы. Если вместо «опоздал» употребить слово «задержался», начальство может отнестись к данному проступку снисходительнее.

Лучше составлять вышеуказанный документ на компьютере, а затем после сверки распечатать, подписать и предоставить руководству. Это необходимо для того, чтобы сохранить секрет о том, как вы волновались при написании записки. Если документ будет составляться вручную, директором предприятия может быть разоблачено ваше излишнее волнение, которое стопроцентно отобразится на почерке (кривые буквы, неровность при написании текста в строке и т.д.), что тоже может отобразиться на том, как вас накажут – штрафом или лишь выговором.


Как быть, если необходимо составить объяснительную человеку, от которого произошедшая ситуация не зависела и в том что случилось есть вина и других сотрудников? Главное в данном случае не винить остальных во всем произошедшем, таким образом пытаясь оградить себя от наказания. А максимально объективно подойти к ситуации и составить записку как можно объективнее. Грамотно составленная объяснительная записка, образец которой вы видели выше, может поспособствовать тому, что директор лишь сделает вам и тем, кто является виновниками произошедшего лишь выговор. Таким образом, вы не только не подставите коллег и убережете нормальные трудовые отношения в коллективе, но и достойно будете выглядеть в глазах начальства.


Если же предъявленное вам нарушение достаточно серьезно, но вы знаете, что не сделали ничего дурного, и вашей вины в чем-либо произошедшем нет, то можете до последнего отстаивать свою правоту и даже обратиться за восстановлением справедливости в суд.
Объяснительная записка должна быть предоставлена руководству предприятия сотрудником в течение двух рабочих дней.