Как правильно написать заявление о выдаче денег подотчет. Заявление на выдачу наличных под отчет Заявка на снятие наличных в банке образец

Выдача денежных средств в подотчет сопровождается оформлением нескольких документов, требования к которым изменяются, приводятся в соответствие с практикой. О порядке оформления заявки на выдачу и последних изменениях в нормативном регулировании читайте в нашей статье.

Заявка на выдачу денежных средств в подотчет и ее образец

В экономическом обороте расчеты регламентированы специальными нормативными актами. Подробнее об этом читайте в нашей статье по ссылке: Законодательство о наличной и безналичной формах расчетов . Сделки в интересах организации могут совершать ее сотрудники за счет выданных им средств. Ниже в статье размещена ссылка на образец заявления о выдаче денежных средств в подотчет. Применительно к данной ситуации в соответствии с нормами литературного языка применяется выражение «выдать деньги под отчет», поскольку об их израсходовании нужно будет отчитаться (представить авансовый отчет), а если возник остаток, вернуть его. Полученные средства называются подотчетными, поэтому в обиходе финансисты употребляют также словосочетание «выдать деньги в подотчет».

Работа с наличными деньгами и кассовые операции строго регламентированы в целях контроля за оборотом. Чтобы выдать сотруднику наличные денежные средства для совершения сделок в пользу организации с третьими лицами и совершения расчетов по ним, необходимо оформить (п. 6.3 указания ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У):

• кассовый документ (расходный кассовый ордер);
• заявление и (или) распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет.

Примерную форму такого документа можно найти по ссылке: Образец заявления о выдаче денег под отчет .

В каких случаях оформляется заявление

Заявка о выдаче подотчетных средств оформляется сотрудником:

• Для получения наличных денег (ситуация полностью урегулирована указанием № 3210-У).
• Получения денег путем их перевода на карту подотчетного лица. Эта возможность возникла относительно недавно, с ростом популярности использования банковских карт как для расчетов, так и для выплаты зарплаты. П. 2.3 положения ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт…» от 24.12.2004 № 266-П содержит открытый перечень операций, которые могут совершаться по дебетовым и кредитным картам, эмитируемым банками. Это может быть как личная карта сотрудника, так и корпоративная карта (п. 1.5 положения № 266-П).

Удобство в данном случае состоит в том, что организации не нужно уплачивать банку комиссию за снятие наличных денег с расчетного счета. Минфин РФ в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728 настоятельно рекомендовал всем экономическим субъектам переходить на этот вид расчетов с подотчетными лицами, т. к. он наиболее прозрачен.

В данной ситуации регламентация в нормативных актах отсутствует. Вместе с тем каждый факт экономической деятельности должен иметь документальное отражение (ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Порядок оформления подтверждающих операцию документов закрепляется в учетной политике организации как для целей бухучета, так и для налогового учета. Кроме того, возможность перевода денег на карту должна быть предусмотрена локальным нормативным актом (ЛНА).

Когда заявление не нужно

В некоторых случаях такое заявление не требуется:

1. При выдаче денег из кассы индивидуального предпринимателя (ИП) ему лично. Это связано с тем, что ИП освобождаются от оформления кассовых документов при ведении ими учета доходов и расходов (п. 4.1 указания № 3210-У).
2. При наличии распоряжения руководителя о выдаче денег под отчет, содержащего необходимые параметры: размер суммы, срок, Ф. И. О. сотрудника (п. 6.3 указания № 3210-У). Это новелла правового регулирования (подробнее о новшествах — ниже). Ранее возникали затруднения с формулированием заявления в ситуации, когда подотчетные суммы выдавались непосредственно руководителю: получалось, что он должен был писать заявление сам себе. Сейчас это несоответствие устранено.

В любом случае необходимо указывать назначение выплаты в расходном кассовом ордере. Ранее существовала позиция, согласно которой заявка не оформляется при перечислении денег на карту, основанная на письме Минфина РФ и ФК РФ от 10.09.2013 № 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554. Однако уже в письме Минфина РФ от 25.08.2014 № 03-11-11/42288 содержится указание на необходимость оформления заявления и в этой ситуации.

Реквизиты заявления

Заявка на выдачу денег составляется в свободной форме. Адресуется она не кассиру, выдающему деньги, а непосредственно руководителю организации, т. к. он должен разрешить выдачу денег. На документе обязательно проставляется его подпись. Реквизиты заявления выработаны практикой и основаны на требованиях п. 6.3 указания № 3210-У:

• Адресат — руководитель юрлица или ИП, из кассы которого будут выданы деньги.
• Заявитель — сотрудник или лицо, работающее на основании гражданско-правового договора (Ф. И. О., должность).
• Цель получения денег (хознужды, командировочные расходы и др.), если это требуется согласно ЛНА.
• Размер выдаваемой суммы. Нужно учитывать, что лимит наличных расчетов на выдачу подотчетных сумм не распространяется, т. е. выдать можно более 100 000 руб. Однако сотрудник должен быть проинструктирован о том, что в отношении совершаемых им в интересах работодателя сделок действует ограничение наличных расчетов. Подробнее о лимите читайте в статье на сайте по ссылке: Установление ограничения наличных расчетов .
• Срок, на который должны быть выданы средства. Он может быть определен как период (например, 20 дней) или конкретная дата (до «__» ____ г.). От момента истечения срока отсчитывается 3-дневный период для сдачи авансового отчета.
• Дата, подпись заявителя.
• Дата, подпись руководителя. При отсутствии руководителя подписать может лицо, имеющее соответствующие полномочия на основании ЛНА организации и (или) доверенности.

В случае если сотрудник просит выдать деньги путем перевода на карту, необходимо указать ее полные реквизиты:

• номер счета карты;
• сведения о банке (БИК, корсчет);
• Ф. И. О. владельца.

Кто проверяет заявление

Исходя из сложившейся практики и нормативных требований, заявка на выдачу денег проходит многоступенчатую проверку:

1. ЛНА может быть предусмотрено предварительное визирование этого документа непосредственным руководителем сотрудника (начальником отдела, бригадиром и т. д.).
2. Заявление изучает и подписывает при согласии с ним руководитель организации.
3. Главный бухгалтер проверяет заявление, подписывает и выдает расходный кассовый ордер. Проверять остаток задолженности за сотрудником по подотчетным суммам не нужно.
4. Кассир проверяет все представленные документы и затем выдает наличные деньги.

Если наличные не выдаются, а запрашиваемая сумма подлежит перечислению на счет карты, после передачи заявления главному бухгалтеру оно отписывается бухгалтеру-расчетчику, который готовит платежный документ на безналичный перевод денег.

Ответственность за выдачу подотчетных денег без заявления и (или) распоряжения руководителя

Отсутствие оформленного по установленным требованиям заявления или распорядительного документа при проверке налоговым органом кассовой дисциплины рассматривается налоговыми органами как нарушение порядка работы со свободной наличностью, образующее состав правонарушения, предусмотренного ст. 15.1 Кодекса об административных правонарушениях (см. постановления 13-го ААС от 29.10.2015 № 13АП-20326/15 по делу № А56-31498/2015, 12-го ААС от 23.12.2015 № 12АП-11295/15 по делу № А12-35947/2015).

В некоторых случаях суд считал отсутствие заявления недостаточным основанием для привлечения к ответственности. Например, в мотивировочной части постановления 9-го ААС от 19.01.2016 № 09АП-54852/15 по делу № А40-157238/15 это обстоятельство, указанное налоговым органом в числе нарушений, не приводится.

Однако в судебной практике можно встретить другой подход, основанный на постановлении ВС РФ от 30.09.2015 № 307-АД15-11670, несмотря на то, что в нем и судебных актах нижестоящих инстанций по этому делу отсутствует прямое указание на обстоятельства, связанные с наличием или отсутствием заявления.

Так, в постановлении 9-го ААС от 28.08.2017 по делу № А40-222672/2016 со ссылкой на приведенное постановление ВС РФ указано, что статус «свободных» денег выданные средства не имеют, иное налоговым органом не доказано. Для правильного оформления выдачи достаточно соответствия установленным требованиям расходного кассового ордера.

Тем не менее при ненадлежащем оформлении заявления или его отсутствии (с одновременным отсутствием письменного распоряжения) сохраняется возможность привлечения к ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Новеллы нормативного регулирования

Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У предусмотрен ряд изменений в указании № 3210-У, которые вступили в силу по истечении 10 дней после выхода официальной публикации (08.08.2017), т. е. с 19.08.2017. Наиболее существенные из них:

1. Дополнение п. 4.1, одновременно исключен п. 5.2. Кассовые документы теперь могут быть оформлены на основании фискальных документов (кассовых чеков, чеков БСО нового типа). Коррективы базируются на законе «О применении контрольно-кассовой техники…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, который существенно обновлен. Подробности можно узнать из статьи на сайте по ссылке: Что гласит закон о замене ККМ в 2017 году? .
2. Изменение п. 4.6: записи в кассовой книге может выполнять не только кассир.
3. Дополнение п. 6.3: деньги могут быть выданы под отчет не только на основании заявления, но и по распоряжению руководителя.
4. Изменение п. 6.3: упраздняется требование о погашении задолженности по ранее полученным под отчет суммам до выдачи денег под отчет.

Некоторые нормы подкорректированы с учетом возможности оформления кассовых документов в электронной форме.

Итак, для выдачи денег из кассы под отчет оформляется заявление от имени подотчетного лица с указанием суммы, срока и резолюцией руководителя, которая включает дату и подпись. На основании этого документа и (или) распоряжения уполномоченного лица по расходному кассовому ордеру выдаются наличные деньги либо производится безналичный перевод по реквизитам банковской карты, если это допускается ЛНА. При отсутствии заявки существует возможность привлечения к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ.

Заявка на получение наличных используется для доведения от ПБС до ТОФК информации о необходимости перечисления денежных средств на банковский счет органа ФК, для выдачи наличных денежных средств.

Для получения наличных средств бюджетное учреждение создает документ «Заявка на получение наличных денег». Ввод данных производится на уровне ПБС, ФО (заполняется закладка «Данные о чеке»). Далее документ передается в ОрФК.

Заявка на получение наличных формируется ПБС и направляется в ОрФК, где открыт лицевой счет ПБС.

Для работы с документами «Заявка на получение наличных денег» следует перейти в пункт меню «Документы / Регистрация и учет обязательств / Заявки на платеж / Заявка на получение наличных денег». Откроется ЭФ списка документов, представленная на рисунке 77.

1. 
   77. ЭФ списка документов «Заявка на получение наличных денег»

4.6.3.1.Доступные операции

На АРМ ПБС доступны следующие операции над документом «Заявка на получение наличных денег»:

• 
  ввод вручную;
• 
  ввод из родительского документа;
• 
  импорт из внешней системы;
• 
  документарный контроль;
• 
  просмотр и редактирование;
• 
  удаление;
• 
  подписание ЭЦП;
• 
  печать;
• 
  отправка в ОФК (УФК, ЦАФК).

4.6.3.2.Экранная форма документа

ЭФ «Заявка на получение наличных денег» представлена на рисунке 78. Форма содержит заголовочную часть и следующие закладки:

• 
  «Раздел 1,2»;
• 
  «Подписи»;
• 
  «Системные атрибуты»;
• 
  «Протоколы».

При импорте документа из внешней системы поля формы заполняются автоматически в соответствии с данными загружаемого файла. При вводе документа поля заполняются вручную в соответствии с данными бумажного документа. При создании документа из родительского документа большая часть полей заполняется автоматически.

1. 
   78. ЭФ « ». Закладка «Раздел 1,2»

Документ может создаваться на основе следующих ЭД:

• 
  «Сведения об обязательстве»;
• 
  «Заявка на внесение изменений в обязательство»;
• 
  «Заявка на перерегистрацию обязательства в очередном финансовом году».

Для ручного ввода документа «Заявка на получение наличных денег » следует на ЭФ «Заявка на получение наличных денег » заполнить поля, доступные для редактирования. Перечень полей приведен в таблице 20.

1. 
   20. Описание полей документа « Заявка на получение наличных денег »

№	Наименование поля	Описание поля	Дост. на редакт.	Значение по умолчанию	Автозап.
	Номер заявки	Номер документа	+	-	-
	Дата заявки	Дата заявки. Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.	+	Текущая дата	-
	Статус	Код статуса документа. Заполняется автоматически в результате обработки документа или присылается из учетной системы (в случае обработки документа в учетной системе).	-	000	-
	Отклонение по строкам	Сумма расхождения между итоговым значением строчных сумм из блока «Раздела 1. Реквизиты чека» и итоговым значением строчных сумм из блока «Раздела 2. Расшифровка на получение наличных денег». Значение выводится по модулю. Поле заполняется автоматически.	-	-	-
Закладка «Раздел 1, 2» (рисунок 78)
	Наименование клиента	Полное наименование ПБС. При изменении значения в поле «По Сводному реестру» или «Номер лицевого счета», которые не соответствуют федеральному бюджету, данное поле становится пустым.	+	-	-
	По Сводному реестру	Код клиента по СРРПБС. Значение может быть выбрано из справочника СРРПБС. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Номер лицевого счета». При вводе документа от имени УП поле должно содержать значение, которое отсутствует в справочнике СРРПБС, либо не является актуальным.	+	-	+
	Номер лицевого счета	Номер ЛС клиента согласно СРРПБС. Значение может быть выбрано из справочника «Лицевые счета». При вводе документа от имени УП поле не заполняется.	+	-	-
	ГРБС	Полное наименование ГРБС согласно справочнику ведомств. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Глава по БК».	+	-	+
	Глава по БК	Код главы (вышестоящего ведомства). Значение может быть выбрано из справочника «Ведомства».	+	100	-
	Бюджет	Наименование бюджета. Значение может быть выбрано из справочника «Бюджеты».	+	-	-
	Финансовый орган	Полное наименование ФО, соответствующего указанному выше бюджету. Значение может быть выбрано из справочника «Финансовые органы».	+	-	-
	Орган ФК	Полное наименование ТОФК, в котором открыт ЛС клиента. Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «По КОФК».	+	-	+
	По КОФК	Код по КОФК ТОФК, обслуживающего клиента. Значение может быть выбрано из справочника «Справочник органов Федерального Казначейства».	+	-	-
	Пред. дата	Предельная дата исполнения. Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.	+	-	-
	Учетный номер обязательства	Учетный номер БО. Поле заполняется, если расход осуществляется по бюджетному обязательству.	+	-	-
Закладка «Заголовок, Раздел 1, 2», табличный блок полей «Раздел 1. Реквизиты чека»
	№	Номер по порядку	-	-	-
	Сумма в рублях	Сумма по чеку в рублях	+	-	-
	Номер чека	Номер чека	+	-	-
	Серия чека	Серия чека	+	-	-
	Дата чека	Дата чека	+	-	-
	Срок дейст. чека	Срок действия чека	+	-	-
	Символ касс. пл.	Символ кассового плана	+	-	-
	ИТОГО	Итоговая сумма в рублях по всем чекам	+	-	-
Закладка «Раздел 1, 2», таблица «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег»
	№	Номер по порядку	+	-	-
	Наименование вида средств	Наименование вида средств	+	-	-
	Код по БК	Код бюджетной классификации плательщика	+	-	-
	Сумма	Сумма в рублях	+	-	-
	Код цели	Код цели субсидий/субвенций	+	-	-
	Назначение платежа	Назначение платежа	+	-	-
	Примечание	Примечание	+	-	-
Закладка «Раздел 3, 4, 5» , группа полей «Раздел 3. Реквизиты контрагента» (рисунок 70)
	Наименование	Наименование контрагента-получателя платежа (ФИО – для физического лица)	+	-	-
	ИНН	ИНН получателя платежа	+	-	-
	КПП	КПП получателя платежа	+	-	-
	Лиц. сч.	Номер лицевого счета получателя платежа	+	-	-
	Банк. счет	Номер банковского счета получателя платежа (при вводе банковского счета вручную, осуществляется проверка на ключевание)	+	-	-
	БИК/SWIFT	Код БИК/SWIFT банка получателя платежа	+	-	-
	Кор.счет	Номер корреспондентского счета банка получателя платежа	+	-	-
	Наим. банка	Наименование банка получателя платежа	+	-	-
Закладка «Подписи», группа полей «Доверенное лицо» (рисунок 81)
	Доверенное лицо: Должность	Должность доверенного лица на получение наличных	+	-	-
	Фамилия, Имя, Отчество	ФИО доверенного лица на получение наличных	+	-	-
	Документ, удост. личность	Наименование документа, удостоверяющего личность	+	-	-
	Номер	Номер документа, удостоверяющего личность	+	-	-
	Выдан	Наименование организации, выдавшей удостоверяющий документ	+	-	-
	Дата выдачи	Дата выдачи удостоверяющего документа	+	-	-
Закладка «Подписи», группа полей «Подписи»
	Руководитель (уполномоченное им лицо). Должность	Наименование должности руководителя. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи».	+	-	+
	Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи	ФИО руководителя. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Руководитель (уполномоченное им лицо). Должность».	+	-	+
	Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Должность	Наименование должности главного бухгалтера. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Расшифровка подписи».	+	-	+
	Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Расшифровка подписи	ФИО главного бухгалтера. Значение может быть выбрано из справочника «Список сотрудников». Заполняется автоматически после выбора значения из справочника для поля «Главный бухгалтер (уполномоченное лицо). Должность».	+	-	+
	Дата подписания	Дата подписания документа главным бухгалтером. Заполняется вручную или выбором из календаря.	+	-	-
Закладка «Подписи», группа полей «Отметка органа Федерального казначейства о регистрации Заявки на получение наличных денег»
	Номер заявки	Регистрационный номер заявки в УФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Дата регистрации	Дата регистрации документа в УФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Ответственный исполнитель. Должность	Наименование должности ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Ответственный исполнитель. Расшифровка подписи	ФИО ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-
	Телефон	Номер телефона ответственного исполнителя в ТОФК. Значение доставляется из учетной системы УФК после регистрации заявки в УФК.	-	-	-

В табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» закладки «Раздел 1,2» содержится список чеков в разрезе символов кассового плана. Поля табличного блока приведены в таблице 20. Для добавления записи в список следует нажать на кнопку «Добавить новую строку». Откроется форма «Добавление записи» (рисунок 79).

1. 
   79. ЭФ «Добавление записи»

• 
  «Номер данных о чеке». Поле заполняется автоматически.
• 
  «Сумма в рублях» – сумма по чеку в рублях.
• 
  «Номер чека».
• 
  «Серия чека».
• 
  «Дата чека». Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.
• 
  «Срок действия чека». Значение даты может быть выбрано с помощью системного календаря.
• 
  «Символ кассового плана». Значение может быть выбрано из справочника «Символы касплана».

Нажать на кнопку «ОК» для сохранения заполненной строки и выхода из формы. В табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» появится добавленная строка.

Табличный блок «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» (рисунок 78) закладки «Раздел 1,2» содержит строки расшифровки суммы заявки по КБК. Поля табличного блока приведены в таблице 20.

Для добавления записи в таблицу следует нажать на кнопку «Добавить новую строку». Откроется форма «Добавление записи» (рисунок 80).

1. 
   80. ЭФ «Добавление строки»

На форме «Добавление записи» заполняются следующие поля:

• 
  «Номер позиции». Поле заполняется автоматически.
• 
  «Вид средств» – код и наименование вида источника финансирования. Допустимые значения для кода: «10», «11», «20», «21», «30», «40», «80», «90». Значение по умолчанию – «10». Значение может быть выбрано из справочника «Источники финансирования».
• 
  Группа полей «Код по КБК плательщика»:

• 
  «Код по БК» – код по БК плательщика. Вводится вручную, либо формируется автоматически по заполненным значениям нижестоящих полей: «Код главы» + «ФКР»+«КЦСР»+«КВР»+«КОСГУ». Значение может быть выбрано из справочника «Коды бюджетной классификации».
• 
  «Код цели» – код и наименование цели субсидий/субвенций. Значение может быть выбрано из справочника «Цели субсидий/субвенций».
• 
  «Код главы» – код ведомства. Значение может быть выбрано из справочника «Ведомства».
• 
  Блок полей «Расходы» содержит следующие поля (Поля необязательны для заполнения, если введен код по БК):

• 
  «ФКР» – код функциональной классификации расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Разделы/подразделы ФКР».
• 
  «КЦСР» – код целевой статьи расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Целевые статьи ФКР».
• 
  «КВР» – код вида расходов. Значение может быть выбрано из справочника «Виды расходов ФКР».
• 
  «КОСГУ» – код экономической классификации. Значение может быть выбрано из справочника «Экономические статьи».

• 
  «Сумма в рублях» – сумма в рублях по КБК.
• 
  «Назначение платежа».
• 
  «Примечание».

Нажать на кнопку «ОК» для сохранения заполненной строки и выхода из формы. В табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» появится добавленная строка.

В поле «Примечание», размещенном в нижней части блока, отображается значение соответствующего поля текущей строки блока.

1. 
   81. ЭФ « Заявка на получение наличных денег ». Закладка «Подписи»

Перечень контрольных проверок, без которых невозможно сохранение документа «Заявка на получение наличных денег»:

• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Номер заявки» и «Дата заявки» в заголовке документа (рисунок 78);
• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Наименование клиента», «По сводному реестру», «Номер лицевого счета», «ГРБС», «Глава по БК», «Бюджет», «Финансовый орган», «Орган ФК», «по КОФК» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78). Для документа, заполняемого от лица УП, не осуществляется поверка обязательности заполнения поля «Номер лицевого счета».
• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Доверенное лицо: Должность», «Фамилия, Имя, Отчество», «Номер», «Выдан», «Дата выдачи», «Документ, удост. личность» в группе полей «Доверенное лицо» на закладке «Подписи» (рисунок 81);
• 
  Проверка обязательности заполнения полей «Руководитель (уполномоченное им лицо). Расшифровка подписи», «Гл. бухгалтер (уполномоченное лицо). Дата подписания» в группе полей «Подписи» на закладке «Подписи» (рисунок 81);
• 
  Контроль заполнения хотя бы одной строки табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78);
• 
  Контроль заполнения хотя бы одной строки табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78);
• 
  Значение даты в поле «Дата чека» в табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки».
• 
  Проверка на использование цифр/букв в полях сумм в разделах документа «Заявка на получение наличных денег»;
• 
  Значение даты в поле «Дата заявки» в заголовке документа должно быть меньше, либо равно значению даты текущего календарного дня.
• 
  Значение даты в поле «Срок дейст. чека» в табличном блоке «Раздел 1. Реквизиты чека» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата чека».
• 
  Значение даты в поле «Пред. дата» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки». Контроль выполняется только, если поле «Пред. дата» заполнено.
• 
  Проверка на неотрицательность сумм в полях сумм в разделах документа «Заявка на получение наличных денег»;
• 
  Проверка обязательности незаполнения поля «Код по БК» в табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78), если значение в поле «Наименование вида средств» равно «Средства, поступающие во временное распоряжение».
• 
  Проверка обязательности незаполнения поля «Учетный номер обязательства», если значение в поле «Наименование вида средств» в табличном блоке «Раздел 2. Расшифровка заявки на получение наличных денег» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) равно «Средства на обеспечение оперативно-розыскных мероприятий».
• 
  Проверка на соответствие значений полей «Номер чека», «Серия чека», «Дата чека», «Срок дейст. чека» для всех записей в таблице «Реквизиты чека» в рамках одной заявки на получение наличных денег;
• 
  Значение в поле «Номер лицевого счета» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78) не должно соответствовать типу лицевого счета ФО (02 л/с).
• 
  Значение даты в поле «Гл. бухгалтер (уполномоченное лицо). Дата подписания» в группе полей «Подписи» на закладке «Подписи» (рисунок 81) должно быть больше, либо равно значению даты в поле «Дата заявки».
• 
  Проверка на дублирование документов в системе по значениям в полях заголовка документа «Номер заявки», «Дата заявки» и в полях «Наименование клиента», «Бюджет», «Глава по БК» на закладке «Раздел 1, 2» (рисунок 78). Проверка должна осуществляться без учета документов, которые находятся в статусе 000», «880», «888», а также для документов, которые не были загружены в учетную систему. Для документа, заполняемого от лица УП, проверка не осуществляется.

Каждая организация может выдавать своим сотрудникам денежные средства под отчет для произведения расходов в интересах компании. Лица, которым выдаются деньги в подотчет, именуются подотчетными. Их перечень строго ограничивается приказом руководителя ().

Чтобы подотчетному лицу получить денежные средства от компании, нужно написать заявление, в котором будет изложена просьба, цель расходования средств и необходимая денежная сумма.

Заявление должно получить одобрение бухгалтерии, которая подтвердит, что за подотчетным лицом нет задолженностей по суммам, выданным в подотчет ранее, а также руководителем. Выдача денег под отчет заявителю выдается только в том случае, если он является подотчетным лицом, и за ним нет долгов. Также должно присутствовать одобряющая виза на бланке заявления, поставленная руководителем компании.

Если на заявлении нет отметки бухгалтера о долгах или их отсутствии, нет подписи руководителя, подтверждающей выдачу указанной суммы в подотчет, то кассир не имеет права выдавать подотчетную сумму предъявителю заявления.

Деньги, полученные в подотчет, нельзя тратить на свои личные цели. Цели расходования четко ограничены — тратить деньги можно только в интересах предприятия, например, на командировку, на покупку товарно-материальных ценностей, произведение их ремонта, представительские расходы и пр.

Скачать образец заявления о выдаче денег в подотчет можно внизу статьи.

Как написать заявление на получение подотчетной суммы правильно (образец)

Чтобы к оформителю заявления не было претензий относительно корректности оформления заявления, чтобы его не пришлось переписывать заново, предлагаем воспользоваться рекомендациями, приведенными ниже.

В правом верхнем углу пишется данные генерального директора (директора) компании или лица его замещающего. Ниже пишутся ФИО и должность работника организации, которому необходимость получить денежные средства в подотчет.

После указания заголовка документа пишется текст, включающий:

• денежную сумму, которая подлежит выдаче в подотчет;
• цель расходования указанной суммы;
• обоснование данной суммы — привести необходимые доводы, расчеты, которые смогут подтвердить, что указанная сумма действительно обоснована и необходима для произведения указанных расходов, при необходимости к заявлению прикладывается документация, например, расчеты;
• дата выдачи денег;
• подпись и дата написания.

Подпись должна стоять личная (подотчетного лица).

После написания заявления оно передается в бухгалтерию для одобрения бухгалтером. Если долгов за подотчетным лицом нет, то бухгалтер поставит соответствующую отметку на бланке заявления.

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

• выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
• лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
• сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

• перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
• должности сотрудников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• срок использования средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

• , содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
• , который составляет и заверяет руководитель;

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• книга регистрации командировочных сотрудников;
• рабочее задание;
• доверенность на оплату расходов от лица компании;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• оплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для организации;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

• при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
• заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
• проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
• не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
• деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

• наличными в кассу;
• на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация	Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.	Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт.	Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.	Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по .	В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности.	Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную .

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

• проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
• составление заявления;
• оформление расходного ордера;
• проводка ордера в кассе;
• проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз - Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Внимание!

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат

Порядок осуществления расчетов с подотчетными лицами целесообразно определить в локальном нормативном акте организации или ИП. Данный документ определяет круг подотчетных лиц, цели и сроки выдачи денег. А также сократит ряд вопросов со стороны подотчетных лиц, кассиров и контролирующих органов.

Порядок действий при выдаче денежных средств под отчет состоит из следующих этапов:

1. Разрешение на выдачу денег под отчет (приказ или заявление).
2. Выдача денег физическому лицу.
3. Отчет по израсходованным суммам.
4. Возврат неизрасходованных денег или погашение задолженности.

Приказ или заявление на выдачу денег в подотчет 2019

С 19.08.2017 выдача наличных денег работнику на расходы оформляется согласно распорядительному документу либо письменному заявлению подотчетного лица (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

До вступления в силу изменений заявление должно было оформляться в обязательном порядке. В настоящее время заявление на подотчет 2019 применяется только по желанию организаций.

Заявление на выдачу денег в подотчет 2019 составляется в произвольной форме и содержит запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги. Заявление подписывает руководитель организации или ИП. Подпись руководителя является одновременно «разрешающей».

Физическое лицо в заявление может указать любую банковскую (зарплатную) карту для перечисления денежных средств (письмо Минфина от 21.07.2017 № 09-01-07/46781).

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм 2019

Организации или ИП будут вправе выдавать деньги под отчет на основании внутреннего распорядительного документа. Форма документа выбирается самостоятельно, это может быть приказ, распоряжение или любой другой распорядительный документ о выдаче денежных средств.

Внутренний распорядительный документ должен обязательно содержать записи о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дата.

Образец приказа на выдачу подотчетных сумм

Выдача денег в подотчет из кассы 2019

Выдача подотчетных сумм работникам 2019 оформляется расходным кассовым ордером, составленным по форме КО-2 (утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88). РКО составляется в одном экземпляре.

Кассир организации составляет расходный кассовый ордер на основании внутреннего распорядительного документа или письменного заявления. В РКО в поле «Основание» следует указать документ, на основании которого производится выдача.

РКО по форме КО-2

ИП предоставлено право не составлять расходные и приходные кассовые ордера и, как следствие, не вести кассовую книгу (подп. 4.1 и 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Подотчетные средства, выдача и отчет

Еще одно послабление законодательства, вступающее в силу с 19.08.2017, коснулось выдачи денег при наличии задолженности за сотрудником. Теперь можно не отслеживать наличие полного отчета за предыдущие подотчетные суммы, а выдать новую сумму в любой момент. Ранее, пока работник полностью не погасит предыдущий долг, выдавать под отчет было нельзя.

Обратите внимание, что большая сумма накопленных подотчетных сумм, может привлечь внимание контролирующих органов. Данные суммы могут быть квалифицированы как заемные (беспроцентные) средства.

Напомним, что доходы с суммы экономии на процентах при получении заемных средств в части превышения размеров, указанных в п. 2 ст. 212 НК РФ, облагаются НДФЛ по ставке 35%.

Срок отчета

Остался без изменения срок отчета за полученные денежные средства. Подотчетное лицо обязано отчитаться в течение 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу (п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Авансовый отчет оформляется по форме АО-1 и сдается главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии — руководителю). К АО-1 прилагаются оправдательные документы. Авансовый отчет утверждается руководителем.

Бланк АО-1

Возврат неизрасходованных денежных средств

В случае остатка неизрасходованных денежных средств, подотчетное лицо сдает их в кассу организации или ИП в срок, установленный руководителем. На сданные средства составляется приходный кассовый ордер по форме № КО-1 (п. 4.1 Указаний № 3210-У).

Согласно новым изменениям, квитанцию к электронному приходному кассовому ордеру можно направить на электронную почту подотчетного лица (п. 5.1 Указаний № 3210-У).

Чеки ККМ при возврате подотчетных сумм не выдаются. Чек ККМ оформляется только при реализации товаров (работ, услуг).

ПКО по форме № КО-1

Погашение задолженности по авансовому отчету

В случае превышение потраченной суммы денег над суммой, выданной под отчет, то работнику следует к авансовому отчету приложить заявление.

Основанием для возврата израсходованных работником денег является авансовый отчет, утвержденный руководителем организации и или ИП.

Погашение задолженности оформляется расходным кассовым ордером или перечисляется на карту работника.