Документация в школьной библиотеке

Перечень документации, обязательной в библиотеке общеобразовательного учебного заведения

I.Общая документация

1. Положение о библиотеке общеобразовательного учебного заведения (утверждается директором школы).

2. Паспорт библиотеки.

3. Правила пользования библиотекой общеобразовательного учебного заведения (утверждаются директором школы).

4. Должностные обязанности работников библиотеки (утверждаются директором школы).

5. Годовой и месячный план работы библиотеки (является составной частью годового плана работы школы, утверждается директором школы).

6. Дневник учета работы школьной библиотеки (хранится 3 года).

7. График и расписание работы библиотеки.

8. Отчет о работе библиотеки за предыдущий год.

II. Документы по основному фонду

1. Книги суммарного учета.

2. Инвентарные книги.

3. Папка с копиями накладных.

4. Акты о проведении проверки фонда.

5. Папка актов движения фонда(списание, передача).

6.Тетрадь учета литературы, принятой взамен утерянной.

7. Журнал учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (брошюр).

8. Журнал учета библиографических справок.

9. Картотека регистрации периодических изданий.

10. Читательские формуляры.

III. Документы по учебному фонду

1.Книга суммарного учета.

2. Картотека учебников (учетные карточки документов).

3. План (отчет) работы с учебным фондом.

4.Копии накладных по доставке учебников.

5.Журнал (папка) учета поступивших учебников.

6. Папка актов движения учебного фонда (списание, передача).

7. Тетрадь замены учебников.

8. Журнал учета регистрационных карточек картотеки учебников.

9. Журнал учета выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.

10. Диагностическая карта уровня обеспеченности учебной литературой.

11. Отчет школы о количестве учебников по параллелям и областям знаний.

1. Книги суммарного учета или в другой виде регистра, принятый в библиотеке.

2. Инвентарные книги

3. Картотека

4 Журнал учета нетрадиционных носителей информации

Примечания:

Сроки хранения управленческих документов устанавливаются в соответствии с правилами организации архивного дела в Российской Федерации. Для некоторых категорий документов, обеспечивающих учет и сохранность фондов, устанавливаются следующие сроки хранения:

постоянно, до ликвидации библиотеки хранятся

регистры индивидуального и суммарного учета документов библиотечного фонда (Инвентарные книги, Книги суммарного учета, учетный каталог, топографические описи и каталоги и др.),

Акты о списании исключенных объектов библиотечного фонда,

Акты о приеме-передаче списанных объектов библиотечного фонда;

в течение пяти лет хранятся

сопроводительные документы (накладные, описи, счета-фактуры,

списки на поступающую литературу),

Акты о пожертвовании, иные документы, подтверждающие прием, перестановку, выбытие документов,

Журналы (тетради) учета изданий, принятых от читателей взамен утерянных;

до окончания очередной проверки фонда хранятся

Акты о предыдущей проверке наличия документов (инвентаризации) библиотечного фонда.

ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ

Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

11. В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости .

Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию. Рекомендуем

контролировать правильность записи в графы 6 и 9 , их сумма должна

Соответствовать записи в графе 5 .

12. В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио - и видеокассеты).

13. В графе 11 учитываются издания естественных наук: отделы 20,22,24,26,28.

14. В графе 12 учитываются издания отделов 3,4,5.

15. В графе 13 учитываются издания по общественным и гуманитарным наукам , а также литература универсального содержания . Отделы: 60, 63, 65, 66, 67 , 68, 70/79 (кроме 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.

16. В графе 14 ведется учет изданий по народному образованию и просвещению: отдел 74.

17. В графах 16 и 16 соответственно учитываются художественная и детская литература (дошкольная и для 1-2 классов).

16, - сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5 .

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).

По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать

Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.

20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине .

По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год , которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.

Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.

Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См. образец книги суммарного учета

Инвентарная книга.

После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

Инвентарную книгу нельзя переписывать , за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар. Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» - для брошюр, и «Д» - для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.

Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.

Образец ведения инвентарной книги (форма 1)

__2003 __ г.

Дата записи в инв. кн. Номер записи в кн. сум. уч.	Инв. номер	Отметка о проверке	Автор и заглавие	Год издания	Цена	Номер акта выбытия	Примечание
6.10	1		Белая.200 ответов на вопр. завед.	97	22	00
	2	+	Детский сад. Кн. для завед.	82	1	35	21.11.02
	3	.	Куцакова. Летний досуг	03	55	50
8.10	4	.	- « -	03	55	50

1. При записи в инвентарную книги в графе 1 указываем дату записи (число и месяц); год указываем в верхнем левом углу страницы ИК.

2. В графе 2 записываем инвентарные номера (по порядку).

3. В графе 3 делается отметка о проверке фонда или инвентаризации (значком по выбору).

4. В графе 4 указывает автора (без инициалов, только фамилию) и заглавие книги. Если три и более авторов, то книга записывается под заглавием. Разрешается делать сокращения, однако смысл заглавия должен быть понятен. Запись ведется в одной строке. При записи нескольких книг разрешается ставить знак «повтор» только в графах 4 и 5.

5. В графе 5 разрешается указывать две последние цифры года издания.

6. Если книга без цены (согласно сопроводительного документа) или подарена учреждению, то в графах 6 и 7 можно сделать запись б/ц.

7. В графе 8 указываем номер и дату акта выбытия книги (списания). При этом инвентарной книге аккуратно зачеркивается инвентарный номер.

8. В графе 9 указываются особенности особо ценных изданий (уникальный переплет, автограф автора и пр.) или дефектность (отсутствие нескольких листов текста, гравюр, вкладыша и пр.).

9. Запись в ИК ведется пастой одного цвета.

10. Не допускаются помарки и исправления. Если лицо, ведущее запись, допустило ошибку, внизу страницы делается запись «исправленному верить» и ставится подпись.

11. По окончанию заполнения инвентарной книги лицо, ведающее книгами, проставляет на последней странице порядковые номера вписанных книг (от № ___ до № ___) и ставит свою подпись.

12. Книга хранится до тех пор, пока существует учреждение.

13. Возобновление (переписка) ИК допускается только с разрешения учредителя или комитета по образованию в исключительных случаях. Нарушение этого правила рассматривается как попытка скрыть бесхозяйственное ведение учета литературы или незаконное списание книг.

14. Будучи документом постоянного хранения, инвентарная книга должна быть переплетена, постранично пронумерована и заверена руководителем учреждения (подписью и печатью).

Приходные акты

Сопроводительные документы на книги (акты. Накладные, фактуры) хранятся в отдельной папке. При сдаче в бухгалтерию документов на полученные книги на каждом документе должно быть написано: «Книги в количестве … на сумму...руб….коп. (цифрами и прописью) приняты и записаны в книгу суммарного учета под № …. Из них записаны в инвентарную книгу … экз. на сумму …руб….коп. (цифрами и прописью), под №№ …. Кроме того, получено … экз. литературы временного хранения, не подлежащей инвентарному учету на сумму … руб. …коп.(цифрами и прописью). Дата. Подпись».

Литература временного хранения списываете один раз в 1-2 года. Если бухгалтерия соглашается списывать литературу временного хранения сразу, не относя ее на баланс библиотеки, тогда запись в сопроводительном документе будет выглядеть так:

«Книги в количестве … на сумму...руб….коп. (цифрами и прописью) приняты и записаны в книгу суммарного учета под № …. Из них записаны в инвентарную книгу … экз. на сумму …руб….коп. (цифрами и прописью), под №№ …. Материалы, не подлежащие постановке на баланс на сумму …руб….коп. (прописью). Дата. Подпись».

Каталоги, картотеки

На все поступившие издания заполняются две каталожные карточки – для

Дата записи			Место, год изд.		№ записи в 1 ч. КСУ	Отм. о выбытии

Утерянные учебники теми же или равноценными по значимости для библиотеки. При этом библиотека вправе не принять аналогичный учебник другого автора, если в школе он не используется.

Общие документы:

• 1.Положение о библиотеке образовательного учреждения

• 2.Паспорт библиотеки

• 3.Правила пользования библиотекой

• 4.Функциональные обязанности заведующего библиотекой и библиотекаря.

• 5.Годовой план работы

• 6.Анализ работы

• 7.График работы библиотеки

• 8.График работы сотрудников библиотеки

Учетно-финансовая документация:

• 1.Книги суммарного учета: художественного фонда, учебного фонда и электронных изданий;

• 2.Инвентарные книги учета художественного фонда;

• 3.Журнал регистрации и дублирования счетов и накладных;

• 4.Акты о проведении инвентаризации и проверок фонда;

• 5.Папка актов движения фонда (списание, передача и т.д.);

• 6.Копии бланков-заказов учебников за последние пять лет;

• 7.Журнал выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры;

• 8.Тетрадь учета книг, принятых взамен утерянных;

• 9.Тетрадь учета изданий в дар библиотеке;

• 10.Читательские формуляры.

Справочно-библиографический аппарат:

• 1.Каталоги – систематический (предметный), алфавитный;

• 2.Тематические картотеки;

• 3.Картотека учебников;

• 4.Банки данных, тематические подборки.

Планирование работы библиотеки образовательного учреждения

СХЕМА ПЛАНА

(основные блоки)

1. Задачи работы библиотеки на учебный год, согласно общешкольному плану.

2. Работа по пропаганде литературы и привлечению читателей:

Привлечение читателей.

Информационная работа библиотеки

Пропаганда литературы согласно датам календаря.

Формирование навыков по работе с книгой, ББЗ

Работа по внеклассному чтению, предметным неделям

Работа с активом читателей.

Работа с педагогическим коллективом.

Работа с родителями.

(Дополнить своими пунктами работы)

3. Организация книжного фонда и каталогов:

Работа с учебниками.

Работа с фондом художественной литературы, оформление новых книг.

Работа по очистке фонда.

Организация СБА.

Оформление подписки

Организация санитарных дней.

Дополнить своими видами работы

4. Взаимодействие с библиотеками города, другими организациями, работающими с книгой. 5. Повышение квалификации.

Работ по планированию Лучше всего начать в апреле-мае уходящего учебного года. Необходимо будет учесть особенности своего ОУ:

* режим работы ОУ: (школа полного продлённого дня, общеобразовательная школа, лицей, гимназия и т.д.)

* учесть приоритетные направления работы ОУ, литературный календарь, предметные недели и т.д. Продумать какими формами работы Вы воспользуетесь.

* решите, какие проблемы назрели у Вас в работе с учебниками и основным книжным фоном, необходимо ли списание, проверка фонда и т.д.

* проанализируйте, что из плана уходящего года не удалось сделать. Это нужно будет перенести на следующий учебный год.

* нет ли необходимости пройти в следующем учебном году курсы повышения квалификации, курсы компьютерной грамотности и т.д.

Все эти вопросы необходимо продумать заранее, а затем приступать к работе над планом.

1. Работа над планом начинается с постановки задач на учебный год. Задача библиотеки состоит:

В сопровождении образовательного и воспитательного процесса,

В приобщении детей к ценностям мировой и отечественной культуры,

В информационной работе по пропаганде книги (с использованием различных новых технологий)

В формировании навыков работы с книгой, формировании критического мышления и информационной культуре учащихся.

В поддержании в должном состоянии книжного фонда.

(Дополнить своими пунктами)

2. Пропаганда книги и работа с читателями:

Организация наглядной пропаганды в стенах библиотеки, в школе, в кабинетах, информация о новых поступлениях в библиотеку;

Организация работы с книгой в рамках внеклассного чтения и в помощь проведению предметных недель,

Проведение занятий по пропаганде ББЗ,

Пропаганда литературы по датам литературного календаря,

Организация работы в каникулы, в дни Недели детской книги.

Индивидуальная работа с читателями (к написанию докладов, рефератов, составлению учебных проектов и т.д.).

Работа с читательским активом (по составленной программе занятий),

Работа с педагогическим коллективом школы, информация для педагогов, выступления на педсоветах, МО, совещаниях с анализом чтения и другими проблемами работы Вашей библиотеки.

3. Организация книжных фондов и каталогов:

Работа с учебниками, которая занимает большую часть рабочего времени библиотекаря

Оформление новых поступлений в книжный фонд, знакомство с новыми книгами

Работа с фондом: расстановка книг по ББК, проверка расстановки книжного фонда

Организация СБА библиотеки: каталоги, картотеки, тематические списки, справочный фонд

Работа по очистке фонда: списание устаревшей, ветхой и утерянной литературы

Организация и проведение проверки фонда (один раз в пять лет)

Оформление подписки на периодику

Организация санитарных дней библиотеки

Дополнить своими пунктами работы

4. Взаимодействие с библиотеками города, другими организациями, работающими с книгой.

Планирование совместных мероприятий с:

детскими и юношескими библиотеками.

учреждениями дополнительного образования, художественными школами, клубами и т.д.

научно-методическими центрами района, округа, города и т.д.

5. Повышение квалификации

Необходимо один раз в пять лет повышать свою квалификацию на КПК или другими видами деятельности, иначе мы отстанем от последних задач сегодняшнего дня:

Курсы повышения квалификации в областном институте ПК

Участие в семинарах, совещаниях и круглых столах, организуемых для библиотек района и региона и т.д.

Самообразование - постоянное изучение профессиональной литературы и периодики: «Библиотека», «Школьная библиотека», «Библиотека в школе» и др.

Начинающему библиотекарю!

Стать библиотекарем не сложно, для этого необходимо желание и широкий кругозор. Библиотекарь - это самая гуманистическая профессия, задачей которой является общение с читателями, пользователями услуг библиотеки, а так же осуществление многообразных технологических процессов и операций, связанных с работой с документным фондом библиотеки с ее информационно-поисковыми системами.

Для того чтобы деятельность библиотекаря была успешна необходимо специальное образование. Работа с данным методическим пособием — первый шаг на пути профессионального образования. Оно поможет вам не только познакомиться с особенностями библиотечного дела, но и окажет поддержку при организации деятельности вашей библиотеки. Методические рекомендации «Начинающему библиотекарю.Вып.1» и последующие выпуски, будут вашими помощниками. Материал в пособии представлен кратко, а дополнительно подробные консультации вы можете получить в отделе Медиатеки «Ресурсного центра».

Что такое библиотека?

Библиотека - это информационное, культурное, образовательное учреждение, располагающее организованным фондом документов и представляющее их во временное пользование абонентам, а также осуществляющее другие библиотечные услуги. Основные функции библиотеки — информационная, культурная, образовательная, досуговая. Абонент библиотеки — это физическое или юридическое лицо, зарегистрированное библиотекой как ее постоянный пользователь. Библиотечная услуга — конкретный результат библиотечного обслуживания, удовлетворяющий определенную потребность пользователя библиотеки (выдачу и абонирование документов, предоставление информации о новых поступлениях, справки, выставки, консультации, массовые мероприятия и пр.). Документ — социальная информация, зафиксированная на любом материальном носителе в целях ее хранения, распространения и использования. Основная внутрибиблиотечная документация в школьной библиотеке .

Общая

Положение о школьной библиотеке.

Правила пользования библиотекой.

Годовой и месячный планы работы.

Анализ работы за предыдущий год.

Паспорт библиотеки.

График и расписание работы библиотеки.

По основному фонду

Книга суммарного учета /хранится постоянно/.

Инвентарные книги /хранятся постоянно/.

Папка с копиями накладных /3 года/.

Акты о проведении инвентаризации (проверки) фонда. /10лет/

Папка актов движения фонда (списание, передача и т.д.) /10 лет/

Тетрадь учета принятых книг взамен утерянных /3года/

Тетрадь (или картотека) учета изданий, не подлежащих записи в инвентарную книгу (бр.)

Дневник работы школьной библиотеки /+ тетрадь ежедневной статистики/

Журнал учета библиографических справок.

Читательские формуляры.

По учебному фонду

Книга суммарного учета.

Папка с копиями накладных по доставке учебников.

Папка актов движения учебного фонда (списание, передача и т.д.)

Копии бланков-заказов учебников.

Картотека учебников.

Журнал выдачи учебников по классам или индивидуальные формуляры.

Отчет школы о полном количестве учебников по параллелям и областям знаний.

Расшифровка библиотечных терминов

Аудиовизуальный документ (АВД ) - документ, содержащий изобразительную и/или звуковую и текстовую информацию, воспроизводимую с помощью технических средств.

Библиотечный фонд — упорядоченная совокупность документов, формируемая библиотекой для хранения и предоставления во временное пользование читателям и абонентам.

Балансовая стоимость фонда - стоимость библиотечного фонда, отражаемая в бухгалтерском учете.

Выбытие из фонда — движение фонда в связи с исключением, перестановкой в другие подразделения библиотеки и списанием документов из библиотеки.

Движение фонда - процесс поступления и выбытия доку-ментов, отражаемый в библиотечной учетной документации.

Единица учета фонда — унифицированная единица исчис-ления величины и движения фонда.

Единица хранения фонда - отдельный документ или их совокупность, учитываемые при хранении как элемент фонда.

Индивидуальный учет - регистрация в учетной форме каждого экземпляра документа или каждого названия документа, поступающего в фонд библиотеки или выбывающего из него.

Исключение документа из фонда - изъятие из библиотечного фонда и снятие с учета библиотеки непрофильных, дефектных, дублетных, ветхих, устаревших документов, а также утраченных по каким-либо причинам.

Книжный памятник - редкий или особо ценный документ, отличающийся выдающимися историческими, научными, художественно-эстетическими и полиграфическими достоинствами и отнесенный к фонду редких и ценных документов.

Переоценочный коэффициент - утвержденный Правительством Российской Федерации цифровой множитель, применяемый при расчетах стоимости библиотечных фондов.

Поступление в фонд — пополнение фонда библиотеки в результате получения обязательного экземпляра, покупки, подписки, дарения, обмена или любого другого способа. Проверка фонда — периодический переучет документов с целью подтверждения их наличия, а также установления их соответствия учетным документам.

Рыночная цена - цена, складывающаяся на рынке соответствующей продукции (книг, АВД, электронных изданий), с учетом экономической ситуации, тенденции спроса и предложения, конкуренции.

Суммарный учет - регистрация в учетной форме всех видов документов партиями с целью получения точных сведений о величи-не, составе фонда библиотеки и происходящих в нем изменениях (поступлении, перемещении, выбытии).

Учет библиотечного фонда - комплекс операций, обеспечивающих фиксацию сведений о величине, составе и движении фонда по установленным правилам.

Тема №1

Прием и учет вновь поступивших документов (изданий) в библиотеку.

/извлечения из «Инструкции об учете библиотечного фонда» в библиотеках ОУ от 24.08.2000 №2488/

Единицы учета.

Основные единицы учета поступлений и выбытия в библиотечном фонде:

1) название - каждое новое или повторное издание, другой документ отличающиеся от остальных заглавием, выходными данными или другими элементами оформления;

2) экземпляр - каждая отдельная единица документа, включаемая в фонд или выбывающая из него.

Общая величина фонда учитывается в экземплярах и названиях.

Основными единицами учета периодики являются экземпляр и название.

Для журналов - экземпляр (том, номер, выпуск) и название издания за все годы его поступления в фонд.

Для газет - единицей учета, является годовой комплект и название газеты за все годы поступления в фонд.

АВД - являющиеся приложением к другим видам документов, отдельному учету не подлежат.

Единицами учета фонда электронных изданий являются: дискета и оптический диск (CD-ROM и мультимедиа), а также название: диск-приложение не учитывается как отдельный экземпляр, если представляет собой вкладку (вложение) в издание.

Учет поступления документов в фонд библиотеки.

Виды и формы учета библиотечного фонда в школьной библиотеке.

В школьной библиотеке обязательны два вида учета фонда: индивидуальный, суммарный.

При учете поступления документов в фонд выделяются документы временного хранения, которые не ставятся на баланс. К ним относятся брошюры: (объем до 48с); листовки (объем до 4с); календари; плакаты; методические разработки; программы; материалы, подлежащие после списания раздаче учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотеки определяют самостоятельно).

Суммарный учет.

Суммарному учету полежат все виды документов (кроме газет). Производится учет, партиями по одному сопроводительному документу (счет-фактура, накладная, акт).

В случае отсутствия сопроводительного документа составляется акт приема.

Формой суммарного учета является книга в традиционном или машиночитаемом виде. «Книга суммарного учета» (КСУ) состоит из 3-х частей:

Часть 1 - «Поступление в фонд»;

Часть 2 - «Выбытие из фонда»;

Часть 3 - «Итоги движения фонда».

Запись в КСУ ведется с момента поступления в библиотеку первой партии документов.

Сведения о поступивших в библиотечный фонд документах фиксируются в 1-й части КСУ «Поступление в фонд » в показателях: дата и номер записи, источник поступления, номер и/или дата сопроводительного документа, количество поступивших документов (всего, в том числе, но видам, содержанию), стоимость приобретенных документов.

Библиотеки вправе вводить дополнительные показатели, учитывающие специфику

конкретной библиотеки.

Ежегодно запись начинается с №1 (часть 1).

Документы, не подлежащие записи в инвентарную книгу, записываются в 1-й части КСУ без указания ее стоимости, а затем наравне с другими документами распределяются по содержанию.

Номер записи в КСУ проставляется в графе № 1 инвентарной книги.

На периодические издания, поступившие по подписке, один раз в год составляется акт, на основании которого в КСУ записывается количество поступивших журналов /в экз. и назв./ и их распределение по содержанию. Стоимость журналов не указывается. Акт на поступление периодических изданий в бухгалтерию не сдается.

Сведения о выбывших из библиотеки документах отражаются, во 2-й части КСУ / нумерация записей из года в год продолжается (графа 2 - № акта по порядку)/, с указанием причин исключения («Передано», «Списано по ветхости» и т.п.).

Поступления АВД, микроформ, электронных изданий на машиночитаемых носителях (CD-ROM, мультимедиа, дискета) отражается в первой части КСУ с дальнейшей детализацией по видам документов.

Итоги движения фонда подводятся в обязательном порядке за учебный год.

Индивидуальный учет.

Индивидуальный учет каждого экземпляра документа или каждого названия документа производится с помощью методов инвентаризации с присвоением документу инвентарного номера или регистрации документа без присвоения ему инвентарного номера. Индивидуальный номер закрепляется за документом на все время его нахождения в фонде библиотеки.

Формами индивидуального учета документов являются книжная (инвентарная книга), карточная (карточка учетного каталога), регистрационная карточка на определенный вид документа (в том числе электронного или АВД).

Формы индивидуального учета документов в обязательном порядке должны содержать следующие показатели: дата записи, номер записи в «КСУ библиотечного фонда» инвентарный номер, автор и заглавие, год издания, цена, отметка о проверке, номер акта выбытия.

В примечании указывается наличие и вид приложения к основному документу. Индивидуальный учет изданий, АВД, микроформ, электронных изданий осуществляется в отдельной для каждого вида форме индивидуального учета.

Документы, записанные в инвентарную книгу, относятся на баланс школы.

Инвентарная книга — важнейший документ библиотеки, который хранится наравне с денежными документами. Переписка (восстановление) инвентарной книги запрещается, за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть контролирующий финансовый орган). Инвентарные книги хранятся в библиотеке постоянно.

Страницы в инвентарной книге нумеруются. Титульный лист и его оборотная сторона в нумерацию страниц не входит. Каждая страница рассчитана на 25 инвентарных номеров.

На каждой строчке делается одна запись. Инвентарные книги имеются двух видов:

200 страниц на 5000 инвентарных номеров и 300 страниц на 7500 инвентарных номеров.

Каждый экземпляр документа, подлежащий инвентаризации, записывается в инвентарную книгу и получает отдельный, лишь ему присвоенный номер.

Номер проставляется на каждой строчке инвентарной книги, во избежание ошибок номер проставляется до записи издания в инвентарную книгу.

Необходимые для записи в инвентарную книгу сведения о книге берутся с титульного листа, недостающие сведения — из выходных данных.

В графе «Отметки о проверке» во время проверки библиотечного фонда условными значками отмечается наличие или отсутствие данного издания в фонде; эти значки для каждого года проверки должны быть разными по цвету или изображению.

В графе «Автор и заглавие» приводится фамилия автора и заглавие издания. Инициалы авторов не указываются; при наличии двух авторов через запятую пишутся фамилии обоих; при наличии трех авторов пишется фамилия первого с указанием «и др.»; при наличии четырех и более авторов издание записывается под заглавием. Между фамилией автора и заглавием не следует оставлять свободного промежутка или ставить тире. Не следует также заключать заглавие в кавыч-ки. Заглавие, состоящее из нескольких слов, разрешается сокращать, но так, чтобы можно было понять его смысл. При записи длинного заглавия (более 5 слов) записываются первые 2-3 слова. Обязательно указываются порядковые номера томов, частей и выпусков.

При записи на одной странице дублетов одного и того же документа или многотомного издания с одним заглавием в последующих строках графы ставят кавычки и указывают (при записи многотомных изданий) порядковый номер тома.

В графе «Год издания» указываются две последние цифры года выхода, документа в свет. Если оно выпущено в другом веке, тогда год документа пишется полностью. При записи на одной странице инвентарной книги произведений с одним годом издания, в последующих строках графы ставятся кавычки.

Графа «Цена», разделена на две подграфы: рубли и копейки /47.00/

В графе, в котором оформлено исключение данного документа, указывают номер акта, и через тире — последние две цифры года его составления, например: «4-07».

В графе «Примечания» указывают исправление ошибок, допущенных при записи в инвентарь; разного рода серьезные дефекты, обнаруженные в документе; особенности наиболее ценных изданий. Исправленные ошибки должны быть заверены зав. библиотекой (библиотекарем) и директором школы.

Каждый документ записывается на языке оригинала чернилами (пастой) черного (синего) цвета. Записи в инвентарной книге следует производить аккуратно, разборчивым почерком.

Брошюры и периодические издания в инвентарные книги не вносятся.

После приема партии книг и ее суммарного и индивидуального

учета на сопроводительном документе (накладная, акт) делается запись: «Книги в количестве. экз., на сумму... руб... коп. получены и записаны в книгу суммарного учета под №. В том числе приняты на баланс. экз. на сумму. с записью в инвентарную книгу за №. Кроме того, получено. экз. документов временного хранения на сумму. руб.,. коп., не подлежащие постановке на баланс, дата, подпись». Оригинал сопроводительного документа передается в бухгалтерию, а копия остается в библиотеке.

Консультация
ДОКУМЕНТАЦИЯ В ШКОЛЬНОЙ БИБЛИОТЕКЕ
Организация работы с документами по учету библиотечного фонда осуществляется по правилам ведения делопроизводства (ГОСТ 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Основные документы библиотеки подлежат постоянному хранению как документы строгой отчетности.

Официально для школьных библиотек методическим центром является Государственная научная педагогическая библиотека имени К.Д.Ушинского в Москве. По рекомендациям ГНПБ в школьной библиотеке должны вестись 17 текущих учетных форм, не считая актов о списании и паспорта каталогов (см. брошюры «Технология работы школьной библиотеки», «Организация фонда школьной библиотеки»). В настоящее время добавились новые документы: Типовое положение о школьной библиотеке, Правила пользования библиотекой, паспорт библиотеки. Итого получается свыше 20 документов.

Итак, для начала вспомним, что большинство бухгалтерий, как правило, ведет только суммарный учет библиотечного фонда (стоимость) без количественного показателя и без деления на фонд художественной и научно-популярной литературы. Фонд учебников в настоящее время учитывается отдельно. Т.е., в бухгалтерии учитываются основной и учебный фонды.

Тем не менее, библиотекарь должен иметь все сведения о своих фондах, потому что он за них отвечает (даже при том, что основную ответственность за все имущество школы несет директор, независимо от того, подписывал библиотекарь или нет договор о материальной ответственности). Любая проверка вправе спросить с библиотекаря подробные сведения о фонде, а не только суммарный учет, который ведет бухгалтерия. Такие сведения, естественно, нужны и для комплектования фонда. Учет основного фонда и фонда учебников ведется отдельно. Впрочем, в «Инструкции об учете библиотечного фонда библиотек образовательных учреждений» от 24.08.2000 года 2488 не прописано, что библиотека должна вести 2 книги суммарного учета, разрешая добавлять в единую книгу суммарного учета факультативные записи.

Итак, все поступившие книги после сверки с сопроводительным документом и штемпелевания учитываются прежде всего суммарно.
ДОКУМЕНТЫ УЧЕТА ОСНОВНОГО ФОНДА
Книга суммарного учета основного фонда.

Новая книга суммарного учета библиотечного фонда имеет целью вести суммарный учет фондов в соответствии с изменениями в существующей библиотечно-библиографической классификации.

В основу распределения изданий по содержанию легла систематизация ББК, охватывающая основные области научного знания:

• 
  Естественные науки,
• 
  Прикладные науки,
• 
  Общественные и гуманитарные науки литература универсального содержания;
• 
  Педагогические науки (в том числе).

1. 
   Книга суммарного учета библиотечного фонда – основной учетный документ суммарного учета всех изданий (кроме газет) и аудиовизуальных документов.
2. 
   Записи в книгу производятся от руки производятся только ручкой. Вместе с тем библиотека имеет право вести учет в карточной форме, в виде распечаток, полученных на компьютере, в машинохранимых файлах, записанных на диске, дискете и других носителях, обеспечивающих долговечное хранение.
3. 
   Книга суммарного учета состоит из трех частей:
   • 
     Поступление в фонд.
   • 
     Выбытие из фонда.
   • 
     Итоги движения

Часть 1. Поступление в фонд.

1. 
   Каждая партия книг и брошюр, поступивших в библиотеку по одному документу, записывается в первой части книги на отдельной строке под очередным порядковым номером.
2. 
   Порядковые номера записи в части 1 начинаются каждый год с первого номера.
3. 
   В графе 3 указывается номер и дата сопроводительного документа.
4. 
   В графе 4 кратко указывается источник поступления изданий: комитет по образованию, учколлектор, магазин №…, дар и др.
5. 
   В графе 6 указываются только те книги, которые подлежат записи в инвентарную книгу.
6. 
   В графе 7 и 8 отражается стоимость изданий, подлежащих записи в инвентарную книгу без накладных расходов.
7. 
   В графе 9 указывается количество брошюр без указания стоимости .

Брошюры, как и книги, распределяются по содержанию. Рекомендуем

контролировать правильность записи в графы 6 и 9 , их сумма должна

соответствовать записи в графе 5 .

1. 
   В графе 10 учитываются аудиовизуальные документы (диски, дискеты, аудио- и видеокассеты).
2. 
   В графе 11 учитываются издания естественных наук: отделы 20,22,24,26,28.
3. 
   В графе 12 учитываются издания отделов 3,4,5.
4. 
   В графе 13 учитываются издания по общественным и гуманитарным наукам , а также литература универсального содержания . Отделы: 60, 63, 65, 66, 67 , 68, 70/79 (кроме 74), 80/83, 85, 86, 87, 88, 9.
5. 
   В графе 14 ведется учет изданий по народному образованию и просвещению: отдел 74.
6. 
   В графах 16 и 16 соответственно учитываются художественная и детская литература (дошкольная и для 1-2 классов).
7. 
   Рекомендуем контролировать правильность записи в графы 10, 11, 12, 13, 14, 15,

16, - сумма чисел должна соответствовать записи в графе 5 .

18. После 16 графы можно добавить дополнительные графы для ведения суммарного

учета учебников, а также для учета изданий тематики, актуальной для данной

школы.
Не ставятся на баланс библиотеки брошюры (объем до 48 страниц,), листовки (объем до 4 стр.), календари, плакаты, методические разработки, программы, материалы, подлежащие списанию после раздачи учащимся и педагогам (конкретный перечень библиотека определяет самостоятельно).

По окончании каждого учебного года подводятся итоги поступления за год, которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи на новый год начинают подсчитывать
Часть 2. Выбытие из фонда.

19. Каждая партия книг, выбывших из библиотеки, после составления и утверждения акта записывается во 2-й части книги суммарного учета фонда на отдельной строке под очередным порядковым номером. Порядковые номера записей во 2-й части продолжаются из года в год.
20. В акт списания вносятся издания, исключаемые по одной какой-либо причине .

По окончании каждого года подводятся итоги выбытия за год , которые переносятся в часть 3 книги суммарного учета. После подведения итогов записи за новый год начинают подсчитывать заново, не суммируя с итогами предыдущего года.
Норматив списания документов из фондов открытого доступа по неустановленным причинам (недостача) должен составлять не более 0,1 % от объема книговыдачи.

Исключение документов производить не реже одного раза в 2 года.
Часть 3. Итоги движения библиотечного фонда.

21. По окончании года в части 3 подводятся итоги поступления и выбытия. Количество и стоимость изданий, записанных в инвентарную книгу, должны соответствовать данным бухгалтерии

См.образец книги суммарного учета
Инвентарная книга.
После того, как сделан суммарный учет, литература учитывается индивидуально. Основная форма индивидуального учета – инвентарная книга (форма 1). Страницы в ней нумеруются, книга прошнуровывается (прошивается), место скрепления подшивки удостоверяется подписью директора и круглой печатью школы.

Инвентарную книгу нельзя переписывать , за исключением особых случаев, на которые издается отдельный приказ, согласованный с высшей инстанцией (это может быть комитет по образования, централизованная бухгалтерия).

Инвентарная книга постоянно хранится в библиотеке, также как и книги суммарного учета. На поступившей книге инвентарный номер ставится в штампе библиотеки на титульном листе и на 17-й странице. В инвентарную книгу не записываются брошюры объемом до 48 страниц, тонкие книжки для младшего абонемента, листовки, календари, программы и литература, которая подлежит списанию после раздачи учителям и учащимся (разрезные альбомы и дидактический материал), а также плакаты. В инвентарную книгу можно не записывать книги, полученные в дар. Однако, в качестве подарков в библиотеку поступают очень ценные книги, нужные школе. Зачастую это едва ли не единственный способ комплектования фонда. Поэтому рекомендуем вести инвентарные книги для дареной литературы и для брошюр, присваивать им инвентарные номера с пометками «Б» - для брошюр, и «Д» - для дареных книг. Тогда вы сразу будете видеть, как учитывается эта книга, да и дубляж номеров будет вам не страшен.

Например, номер 225 – это номер по основной книге, а номер 225Б или 225 бр – это брошюра, и учет только ваш внутренний, поскольку в книге суммарного учета брошюры учитываются только количественно.

Если в качестве подарка получены ценные книги, которые желательно поставить на баланс, то они принимаются актом с указанием цены на каждую книгу, относятся бухгалтерией на баланс школы и оформляются так же, как любое новое поступление. Акт считается сопроводительным документом.
Образец ведения инвентарной книги (форма 1)

__2003 __ г.

1. 
   

   Дата записи в инв. кн. Номер записи в кн.сум. уч.	Инв. номер	Отметка о проверке	Автор и заглавие	Год издания	Цена		Номер акта выбытия	Примечание
   					руб
   1	2	3	4	5	6	7	8	9
   6.10	1	v	Белая.200 ответов на вопр.завед.	97	22	00
   	2	+	Детский сад. Кн.для завед.	82	1	35	21.11.02
   	3	.	Куцакова. Летний досуг	03	55	50
   8.10	4	.	- « -	03	55	50