Как составить утвердить график отпусков, форму скачать. Ежегодный отпуск перед декретным

График отпусков на следующий год надо утвердить не позднее 15 декабря. Узнайте, как составить, заполнить и утвердить идеальный график на 2018 год. Необходимые формы и образцы вы найдете в этом материале. Также можно бесплатно скачать график отпусков на 2018 год excel.

По ТК РФ график отпусков необходим для установления очередности предоставления сотрудникам ежегодных оплачиваемых периодов отдыха. График обязателен как для работодателя, так и для всех работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Составлять и утверждать документ обязаны все организации, независимо от численности сотрудников.

ИП могут не составлять график и предоставлять работникам отдых по соглашению (ст. 305 ТК РФ). Однако желательно, чтобы такой документ все-таки был, тогда работники смогут своевременно отдыхать и не будет споров о порядке очередности отдыха.

График составляют и утверждают один раз в год - не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Составить и утвердить график отпусков на 2018 год надо не позднее 18 декабря 2017 года . В этом году крайний срок - 17 декабря выпадает на воскресенье, поэтому срок переносится (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-939). Если фактически график составили позже, датировать его все равно желательно не позднее "18.12.2017".

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков 2018

Чтобы уложиться в срок и составить график на следующий год вовремя, необходимо подготовиться:

• Определить количество дней отпуска, на которое работники вправе претендовать в 2018 году , есть ли у них право выбирать время отдыха и прочие условия.
• Узнать предпочтения работников по периодам отдыха . Для этого необходимо разработать опросный лист или использовать утвержденную в компании форму графика. Ведь документ составляют с учетом пожеланий работников и особенностей рабочего процесса в конкретном отделе/подразделении. Поэтому это стоит сделать каждому структурному подразделению. Не все могут точно сказать, в какие сроки планируют отдыхать в 2018 году, можно указать предполагаемые даты отпусков - с числами, месяцами. Если в итоге работник будет отдыхать в другие дни, достаточно записать эти новые даты в графике рядом с запланированными числами.
• Скорректировать документ с учетом существующих льгот после того, как сотрудники определятся с датами отдыха.

В график надо включить всех сотрудников, в том числе новичков, которые не отработали шесть месяцев. Уйти в отпуск вновь принятые сотрудники могут и раньше, но только по согласованию с руководителем (ст. 122 ТК РФ).

Обратите внимание!

В график 2018 надо включать только ежегодные и дополнительные оплачиваемые отпуска (ст. 123 ТК РФ). Отражать отпуск за свой счет, либо по беременности и родам/по уходу за ребенком, не надо.

При составлении графика следует помнить, что некоторые работники вправе уйти в отпуск в удобное для них время, например беременные, родители детей-инвалидов, совместители, несовершеннолетние сотрудники.

В графике надо указать данные о должности и структурном подразделении. Это позволит контролировать, чтобы специалисты одного конкретного отдела уходили отдыхать в разное время. Надо заполнить запланированные дни отдыха и оставить графы для отметок о фактически отгулянном отпуске. Заполнить график можно по алфавиту или по очередности времени отдыха, например разбив по месяцам.

При необходимости в форме можно оставить поле "Примечание" и там записывать все особенности отдыха конкретных работников. Например, сведения о всех неиспользованных сотрудником днях за 2017 год. Ведь если сотрудник не использовал старый отпуск, то он может его перенести, но должен отгулять в течение 12 месяцев (ст. 124 ТК РФ). Но это требование не обязательно.

Работодатель вправе сам решить, отражать в графике все дни отпуска, которые накопились у работника, или только 28 календарных дней. В 2018 году сотрудник в первую очередь должен использовать дни за текущий год (ч. 1 ст. 122 ТК РФ). Для неиспользованных отпусков прошлого периода очередность может быть любой.

Как правило, сотрудники редко берут сразу 28 календарных дней. Поэтому в график стоит добавить несколько граф для каждого работника, чтобы можно было поделить время отдыха на части. При этом одна из частей должна быть не меньше 14 дней (ст. 125 ТК РФ), а остальные иметь любую продолжительность.

Готовый график подписывает руководитель кадровой службы и структурного подразделения, где трудится работник, а утверждает документ руководитель организации. Если сотрудники состоят в профсоюзе, то необходимо согласовать документ с организацией (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Утверждают график отдельным приказом. Унифицированной формы нет, поэтому можно составить его в произвольном виде (на нашем сайте есть готовый образец приказа об утверждении графика отпусков).

Ознакомить с графиком надо всех сотрудников под роспись (ст. 22 ТК РФ). Для этого в документе надо оставить специальную графу, где сотрудники своей подписью подтвердят, что ознакомились с графиком и согласны с ним (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1). Отдельно согласие тогда можно не оформлять.

График можно составить по унифицированной форме Т-7 (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) или по желанию разработать свой бланк. Хотя первый вариант - проще, многие организации используют готовую форму.

График отпусков на 2018 год excel скачать бесплатно

Тем, кто по каким-либо причинам не применяет типовую форму Т-7, а разрабатывает свой собственный произвольный бланк, за основу надо взять унифицированную форму и утвердить в учетной политике на 2018 год .

График отпусков 2018 бланк

Как внести изменения в график отпусков на 2018 год

График обязателен для работника и работодателя, но это не означает, что в него нельзя вносить исправления. Если в течение 2018 года изменятся установленные сроки предоставления отпуска, например из-за болезни или отзыва сотрудника из отпуска, то необходимо внести корректировки.

Если сотрудник просит отпуск не по графику, то в документе нужно указать новую дату. Но сначала работнику надо написать заявление. Затем оформить приказ о предоставлении отпуска и переносе сроков и внести изменения в документ.

Многие компании стараются заполнить графу "фактическая дата отпуска" сразу, то есть как только работник написал заявление и издан приказ. Между тем делать записи в графике надо после выхода сотрудника на работу. Например, если в отпуске работник заболеет, то сможет попросить перенести часть отдыха (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

Если отпуск работник взял не так, как было запланировано, и фактическая дата начала отдыха уже стоит в документе, можно зачеркнуть старую запись, внести новую с пометкой "исправленному верить", поставить подпись и должность внесшего исправление сотрудника. Ведь второго поля для фактической даты начала отпуска в форме не предусмотрено. Если исправлений слишком много, то удобнее оформить чистый экземпляр графика.

Если в декабре компания составила график, а в январе приняла на работу нового сотрудника или кто-то уволился, составлять отдельный документ не надо. Новеньким можно предоставить отдых только на основании заявления.

Хранить график надо всего один год с момента окончания действия. То есть график отпусков 2018 компания вправе уничтожить после 31 декабря 2018 года.

Отсутствие графика - нарушение, за которое предусмотрены штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц - от 1000 до 5000 руб.;
• для юридических лиц - от 30 000 до 50 000 руб. или приостановление деятельности на срок до 90 суток.

На что еще обратить внимание при составлении документа, рассказывает Иван Шкловец, замруководителя Роструда.

График отпусков на 2018 год необходимо подготовить до 15 декабря 2017 года. Как составить, заполнить и утвердить график - посмотрите в нашей инструкции. А наглядный образец поможет быстро подготовить документ.

Важно! График отпусков – это не формальная бумажка, а документ. И указанные в нем сроки отпусков должны безукоризненно соблюдаться.

Расписание ухода в отпуск на весь год нужно не только сотрудникам. Оно нужно в первую очередь самой компании, так как позволяет регулировать загруженность рабочих мест особенно в горячие летние периоды. Кроме этого, график помогает избежать споров между сотрудниками и руководством об очередности предоставления отпуска.

Кто составляет график отпусков 2018

График отпусков на 2018 год составляют все предприятия. Если к вам придет комиссия из Трудовой инспекции и не обнаружит графика, вас ждут крупные штрафы (30 000 - 50 000 рублей).

Единственное исключение сделано для микроорганизаций, в которых или совсем нет сотрудников, или с ними подписаны типовые договора. Такие предприятия график делают по желанию, а работников в отпуск отправляют по договоренности с ними.

Образец графика отпусков на 2018 год

В какой срок должен быть утвержден график отпусков на 2018 год

График отпусков 2018 должен быть утвержден в этом году. Причем сделать это надо не позднее, чем за две недели до наступления нового года. Таким образом, крайним сроком составления и утверждения графика будет 15 декабря 2017 года.

Отметим, что обычно крайняя дата оформления расписания приходится на 17 декабря предшествующего года, но в этот раз она выпала на воскресение, и срок перенесли.

Как составить, заполнить и утвердить график отпусков на 2018 год

Основные правила составления графика отпусков, в общем-то, простые. Разберем их по частям.

Главные требования

График отпусков на 2018 года составляют все предприятия: как коммерческие, так и бюджетные. Исключение - микропредприятия, которые в состоянии подтвердить свой статус.

1. Оформляется сразу на целый год;
2. Должен быть утвержден не позднее, чем за две недели до нового года;
3. Содержит даты реальные, а не формальные, позволяющие потом предоставлять отпуск сотрудникам по их желанию. Если при проверке обнаружится, что график не соблюдается без уважительной причины, компанию оштрафуют. (Полный список таких причин приведен в статье 124 Трудового кодекса РФ);
4. Включает всех сотрудников. Это относится и к вновь прибывшим, и к внешним совместителям. Причем у последних отпуск должен совпадать с основным местом работы. Исключение составляют только лица, работающие по гражданско-правовому договору;
5. Отдается для ознакомления всем сотрудникам фирмы, даже если даты ухода в отпуск с ними согласовывались. Причем ознакомление должно быть оформлено официально. То есть должен вестись какой-то журнал или в самом расписании сделать отдельный столбец, где будут стоять подписи рабочих.

Как составить график отпусков 2018

Существует два способа составления графика отпусков:

Использовать готовый бланк проще, так как там есть все необходимые строки.

Если решили не использовать типовую форму, посмотрите, как составить свой бланк. О0а должна включить следующие графы:

1. ФИО и табельный номер работника (если у вас нет практики присвоения табельного номера, это пункт можно опустить);
2. Должность и место его работы (отдел или иная структурная единица);
3. Дату начала отпуска (даже если она ориентировочная);
4. Количество календарных дней очередного отпуска;
5. Дополнительные дни к отпуску или не использованные ранее.
6. Название документа, на основании которого перенесен отдых.

Если вы заполняете форму, то на момент утверждения графика в нем должны быть заполнены графы 1 – 6 (смотрите образец).

Внимание! Сотрудник имеет право по своему желанию разбить свой отпуск. При этом первая его часть не может быть менее 14 дней.

Как заполнить график отпусков на 2018 год

Здесь мы привели пример заполнения некоторых строк формы Т-7.

Столбцы 7-10 заполняются в ручную по мере ухода работников в отпуск (смотрите ниже)

Как утвердить график отпусков на 2018 год

После заполнения формы, документ подписывает кадровик (бухгалтер) и руководитель. Как только график утвердит руководство, передайте его для ознакомления всем сотрудникам фирмы под роспись.

На больших предприятиях директор может издать специальный приказ, чтобы утвердить график отпусков.

Как внести изменения в график отпусков 2018

Очень часто в компании или у самих сотрудников случаются внештатные ситуации (например, болезнь, внеплановая выездная проверка, пришел новый работник и т.д.), когда требуется перенести отпуск на другой срок и внести изменения в график отпусков. Это не запрещено, но должно быть оформлено документально.

Для внесения изменений в форме Т-7 предусмотрены столбцы 7,8,9 и 10. Данные в них вносите вручную.

• Столбец 7 и 9 - дата, на которую планировалось перенести отпуск и дата, когда рабочий реально это сделал;
• Столбец 8 - на основании какого документа произошел перенос отпуска (например: заявление сотрудника, приказ директора и т.д.);
• Столбец 10 - дополнительная информация о причинах переноса отпуска (например, болел и пр.).

График отпусков является документом, обязательным как для работодателя, так и для работника. Он утверждается не позднее чем за две недели до наступления года, на который этот график составляется (ст. 123 ТК РФ), т.е. не позднее 17 декабря. График отпусков на 2019 год необходимо было утвердить не позднее 17.12.2018.

График отпусков: как правильно составить

Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.

График отпусков: правила оформления и внесение изменений

При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.

• мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
• несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
• почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
• супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
• чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).

С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.

Что отразить в графике отпусков

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

График отпусков:

Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков: бланк

Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать .

Приказ о графике отпусков: образец

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Приказ о составлении графика отпусков: образец

Данный приказ может быть оформлен следующим образом:

г. Москва 19.11.2018

Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год

приказываю:

1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.

При подготовке информации необходимо учесть:

- пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;

- пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;

- период отпуска совместителей по их основному месту работы.

2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.

3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:

- главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;

- начальника отдела продаж Егорова В.Т.;

- начальника отдела закупок Трунова Н.Н.

4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.

Генеральный директор Солнышков В.С.

С Приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова

Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева

Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова

Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов

Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.

Утверждение графика отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22 , 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

График отпусков образец заполнения в 2019 году

При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим .

Внесение изменений в график отпусков

Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.

Где в графике отпусков отражаются изменения

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

• в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
• в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
• в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
• в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Внесение дополнений в график отпусков

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Сколько времени нужно хранить график отпусков

Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)

Ответственность за отсутствие графика отпусков

Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. - для ее должностных лиц;
• от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.

Отпуск в табеле учета рабочего времени

Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ) указывается в зависимости от вида отпуска:

В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код - оба кода указывать не нужно.

Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец

Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.

Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:

Нюансы отражения отпуска в табеле учета рабочего времени

Говоря об указании дней отпуска в табеле учета рабочего времени, важно отметить, что:

• нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период отпуска, отмечаются буквенным кодом «В» или цифровым кодом «26». Ведь такие дни не включаются в число календарных дней отпуска (ст. 120 ТК РФ);
• в случае болезни работника во время отпуска, возможно, придется вносить исправления в табель учета рабочего времени. Например, в ситуации, когда работник не продлял свой отпуск на дни болезни, а решил .

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, опираясь на штатное расписание, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

График отпусков - образец заполнения 2017-2018 годов ничем не отличается от образцов предыдущих периодов. О том, как выглядит такой документ и каким образом в него вносятся изменения и дополнения, подробно будет рассказано в нашей статье.

Алгоритм заполнения графика отпусков на 2018 год

Утвердить график отпусков и не внести в него ни единого изменения в течение года практически невозможно. Сложности возникают как с составлением графика, так и с заполнением бланка, но уклоняться от создания этого акта не следует, т. к. даже нарушение сроков его составления уже считается административным правонарушением, которое влечет наложение штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

График отпусков создается по следующему алгоритму:

Стоит ли создавать собственную форму или проще скачать образец бланка графика отпусков (форма Т-7) и изменить его?

Единый образец графика отпусков на 2017-2018 годы уже есть - это унифицированный бланк Т-7 «График отпусков», введенный в 2004 году постановлением Госкомстата РФ № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Форма содержит графы, в которых отражаются сведения о каждом трудящемся:

• должность;
• структурное подразделение;
• Ф. И. О.;
• табельный номер;
• сведения о планируемом отпуске (количество дней и конкретный срок);
• дополнительные графы для информации о переносе отпуска (что является преимуществом формы Т-7);
• примечания.

Форма содержит также дополнительную информацию, включая коды ОКУД, ОКПО, сведения об учете мнения профсоюза и утверждении графика руководителем организации.

Если постоянное заполнение какой-либо из граф затруднительно или, напротив, в бланке отсутствуют важные для данной организации данные, применяется информация Минфина России № ПЗ-10 / 2012, которой разрешено использование собственной формы. Однако следует понимать, что ее разработка с нуля означает потерю времени, которое потребуется для создания бланка, отвечающего всем необходимым реквизитам, перечисленным в ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Также при этом повышается риск возникновения претензий со стороны контролирующего органа к содержанию графика отпусков.

Избежать вышеперечисленного можно, если при разработке собственного бланка использовать в качестве основы бланк Т-7, изменив его с учетом требований организации. Об этом говорится и в письме Роструда «О сроке оплаты отпуска…» от 30.07.2014 № 1693-6-1, где предлагается дополнить форму Т-7 графами для отметок об уведомлении сотрудника о начале его отпуска.

Какие особенности следует учесть при заполнении, образец заполнения графика отпусков на 2018 год

При составлении графика кадровому отделу необходимо помнить, что каждому трудящемуся ежегодно положен 28-дневный оплаченный работодателем отпуск, а также дополнительные отпуска для сотрудников, работающих по ненормированному графику, на Крайнем Севере, во вредных или опасных условиях и т. п. Обычно дополнительный отпуск суммируется с основным.

Однако для составления графика установления общего срока отпуска каждого работника мало. Помимо этого, надо учесть следующие моменты:

1. ТК РФ в ст. 122 предусматривает ежегодный оплачиваемый отпуск, но Федеральная служба по труду в письме «Многосменный режим работы» от 01.03.2007 № 473-6-0 разъясняет, что запрещено непредоставление сотруднику основного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд. Фактически это означает, что работник может один год проработать без основного отпуска. Эта ситуация не является штатной, и работнику взамен неиспользованного отдыха предоставляется право на компенсацию или перенос дней отпуска на следующий год. Исключение предусмотрено лишь для несовершеннолетних или сотрудников, работающих в опасных/вредных условиях. Эти категории в обязательном порядке должны пользоваться правом на основной отпуск не реже раза в год.
2. Право на неиспользованный основной отпуск за предыдущий год сохраняется за сотрудником. Использовать его он должен в течение текущего года — либо в соответствии с графиком, либо по отдельному соглашению с работодателем.
3. Срок отпуска по инициативе трудящегося или работодателя при согласии второй стороны можно разделить на несколько частей, используемых поочередно. При этом ст. 125 ТК РФ содержит ограничение: длительность хотя бы одной из частей отпуска должна составлять 14 и более дней.
4. Для сотрудников, не имеющих особого статуса (т. е. всех, кроме беременных, несовершеннолетних, работающих во вредных условиях и прочих, перечисленных в ч. 3 ст. 126 ТК РФ), предусмотрено право замены части отпуска, превышающей 28 дней, денежной компенсацией.
5. При увольнении неиспользованный отпуск компенсируется. Действующие Правила об очередных и дополнительных отпусках, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169, установили следующие размеры компенсации:
   • полную компенсацию (в размере среднего заработка за полный срок отпуска) получают работники, проработавшие без отпуска не менее 11 месяцев или не менее 5,5, если они уволены, например, из-за призыва на военную службу, сокращения штата, непригодности к работе или ликвидации предприятия;
   • компенсацию пропорционально отработанному времени получают сотрудники во всех остальных случаях.

Образец графика отпусков на 2018год можно скачать на нашем сайте.

Дополнение к графику отпусков

В течение года график может дополняться и изменяться. Приведем основные причины:

1. Право на отпуск получает новый сотрудник, проработавший полгода. Так как он был принят в новом году, в действующий график он еще не внесен. Это означает, что работодатель обязан дополнить график отпусков новыми сведениями. При этом некоторые категории лиц имеют право на отпуск и ранее: женщины до отпуска по беременности или сразу после него, несовершеннолетние или сотрудники, усыновившие ребенка в возрасте до 3 месяцев.
2. По уважительной причине и с согласия работодателя работник может уйти в неоплачиваемый отпуск. Отдельным трудящимся работодатель такой отпуск предоставлять обязан: участникам ВОВ, пенсионерам по старости, инвалидам, работникам, вступающим в брак и пр.
3. Отпуск переносится работодателем по пожеланию работника на иной срок, если во время отпуска тот:Отозванный из отпуска сотрудник имеет право использовать неиспользованную часть отпуска в текущем или следующем году.
   • временно потерял трудоспособность из-за травмы или болезни и вышел на больничный;
   • был призван к исполнению государственной обязанности.

Таким образом, график отпусков на каждый год составляется с участием кадровой службы и руководителя организации до 17 декабря года предыдущего, а затем дополняется при необходимости. Отсутствие графика в организации является административным правонарушением, предусмотренным ст. 5.27 КОАП РФ. При составлении графика удобнее использовать бланк Т-7, доработанный (если это требуется) с учетом специфики деятельности организации.