Как правильно складывать чертежи

Процесс складывания чертежей в профессиональном типографском деле называется фальцовкой. Слово происходит от немецкого falzen – сгибать. В типографии фальцовка применяется для сгибания тетрадей, книг, газет, чертежей и любой другой печатной продукции. Цель сгибания печатных листов – приведение к единому формату, для получения готового печатного издания. Ну и собственно линия сгиба является фальцем. Число сгибов может быть различным, в зависимости от исходного формата и того, к какому формату нужно прийти. Методы фальцовки различаются по взаимному расположению сгибов относительно друг друга, это параллельный метод, перпендикулярный и комбинированный. При параллельном варианте все сгибы параллельны друг другу, в перпендикулярном варианте - перпендикулярны, ну а в комбинированном методе используются два предыдущих.

Следует отметить, что фальцевание может быть выполнено как вручную, так и при помощи специальных устройств. Ручная фальцовка чертежей – это операция, которая полностью выполняется человеком. При этом сам процесс происходит согласно определенным нормам, регламентирующимся ГОСТом, но об этом чуть ниже. Важным аспектом ручного складывания является внимательность и точность. Что же касается автоматического метода, то для этого используются специальные машины, воспользоваться услугами которых можно лишь в типографиях. В Санкт-Петербурге, например такие есть в Копицентре . Смысл автоматизированной фальцовки такой же – складывание большого объема в маленький, только весь процесс происходит в автоматическом режиме, но под наблюдением специалиста. Многие считают, что ручной метод более точный, так как опытный фальцовщик полностью контролирует процесс, но современные машины для складывания дадут фору любому профессионалу за счет скорости и качества.

Для чего вообще необходимо складывать большие листы в маленькие? К примеру, выполнение курсовых или дипломных проектов практически всегда сопровождается несколькими чертежами формата А1 или А0, так вот после защиты работы все они должны быть сложены специальным образом. Так, любой формат должен быть приведен к формату А4, потому что чертежи закрепляются в конце папки с самой дипломной работой. Это существенно экономит место в архивах, так как нет необходимости заводить отдельный стеллаж для их хранения. Чаще всего в технических ВУЗах на предметах, посвященных черчению объясняют, как сложить чертеж А1 в А4 по ГОСТу . Если со временем беда, что нередко бывает во время сессии, или объем материала очень большой (допустим штук 100) - можно быстро напечатать и сложить нужное количество чертежей в специальных компаниях. В Питере адреса где производят печать и фальцовку есть на сайте .

Собственно требования стандарта позволяют произвести фальцовку двумя методами: складывание в папку, либо складывание непосредственно для брошюрования. Как правильно сложить чертеж формата А1, А2, А3? Да очень просто, для этого необходимо руководствоваться размерами формата А4, а именно 210 мм на 297 мм. При складывании в папку любой формат просто приводится к формату А4, отличие же фальцовки для брошюрования состоит в том, что шириной формата А4 пренебрегают, ориентируясь только на высоту – 297 мм. Это делается для того, чтобы с левой стороны оставить определенное расстояние для отверстий, через которые чертежи и будут сброшюрованы.

Для того чтобы правильно сложить чертеж любого формата, необходимо придерживаться основных правил. После складывания сам лист должен выглядеть таким образом, чтобы на лицевой стороне оказалась основная надпись, которая располагается в нижнем правом углу. Складывание же необходимо производить сначала по линиям перпендикулярным основной надписи и только после этого по параллельным линиям. Можно также считать эти линии продольными и поперечными соответственно. Если придерживаться этих простых правил, то никогда не возникнет вопроса о том, как правильно складывать чертежи А1, А2, А3.

Как упоминалось выше, многие признают, что ручное складывание чертежей является простым, хоть и довольно трудоемким методом. Плюс в том, что сам «укладчик» контролирует весь процесс. Сделать ручную фальцовку достаточно просто, если руководствоваться принципами, описанными выше, а также при складывании посматривать в ГОСТ 2.501-88. Описания самого процесса там нет, зато довольно наглядные схемы помогут в этом процессе. Да и если представить себе защиту дипломного проекта или курсовой работы, то после рассказа докладчика (в случае если все хорошо и пересдача не намечается) необходимо на месте «упаковать» все схемы в папку с работой, у докладчика будет повод «блеснуть» дополнительными знаниями о том, как складывать чертежи для подшивки вручную .

Теперь еще ближе подберемся к вопросу складывания, можно сказать вплотную, и поговорим о схеме фальцовки. Схемы для каждого из форматов А0, А1, А2 и А3 также можно увидеть и в ГОСТе. Но ГОСТ это маленькая и неудобная книжечка с мелким почерком. Поэтому ниже попробуем «на словах» объяснить процесс ручной фальцовки.

Фальцовка формата А0 – это самый сложный процесс складывания листа бумаги из-за его размеров. Вариантов складывания, как выше говорилось – два, это фальцовка в папку и фальцовка для брошюрования. При складывании в папку (это более простой метод) необходимо начать с правой стороны, с той, где расположена основная надпись чертежа. Не забываем, что приводим мы все к формату А4. Итак с правой стороны отмеряем ширину формата А4 - 210 мм. На формате А0 получится 5 таких отрезков, шестой будет короче 210 мм. Производим складывание по этим продольным линиям «гармошкой», но, не забывая о том, что основная надпись должна остаться на лицевой стороне. Далее поперечное складывание. Также от правого нижнего угла отмеряем вверх высоту формата А4 – 297 мм. Таких отрезков получится два, а третий будет короче 297 мм. Фальцовку осуществляем так же, «гармошкой», при этом отрезок, который короче 297 мм должен в итоге оказаться внизу, ну и основная надпись на лицевой стороне. Если же складывание производится для брошюровки, то схема аналогична, за исключением длины отрезков. Начинаем также с нижнего правого угла и отмеряем 4 отрезка по 190 мм, далее от левого конца листа отмеряем 210 мм. Между четырьмя отрезками с правой стороны и одним отрезком с левой останется небольшой отрезок, который необходимо поделить пополам. Поперечное складывание ведется аналогично методу «в папку», но на верхнем левом угле необходимо отмерить 105 мм и сделать небольшой загиб. Далее производим фальцовку «в гармошку», не забывая о том, что основная надпись должна оказаться на лицевой стороне.

Фальцовка формата А1 может выполняться для горизонтально расположенных чертежей и вертикально расположенных, методом «в папку» и для брошюрования. На горизонтальном чертеже с правого угла отмеряются тир отрезка по 210 мм для продольного складывания, четвертый отрезок будет короче. И вверх от правого нижнего угла отмеряется один отрезок 297 мм, остаток опять же будет короче. Складывание производим аналогично складыванию формата А0, с учетом того, что основная надпись должна оказаться на лицевой стороне. Вертикальный чертеж складывается немного иначе. От правого угла вверх отмеряются уже два отрезка по 297 мм плюс остаток, а по ширине два отрезка по 210 мм. Складывание производим «гармошкой», таким образом, чтобы отрезок короче 210 мм оказался в итоге с правой стороны. При складывании для брошюрования для горизонтального чертежа отмеряем от правого нижнего угла два отрезка по 190 мм, далее с левой стороны 1 отрезок 210 мм, а оставшееся между ними расстояние делим пополам. Вверх же откладываем один отрезок 297 мм. И не забываем сделать небольшой отгиб у верхнего левого угла, отмерив 105 мм. Складывание производим аналогично формату А0. При брошюровании вертикального чертежа А1 от нижнего правого угла вверх отмеряем два отрезка по 297 мм, а от нижнего левого угла один отрезок 210 мм, оставшееся расстояние делим пополам. Также у верхнего левого угла делаем сгиб, на расстоянии 105 мм. Производим складывание, не забывая об основной надписи на лицевой стороне.

Фальцовка формата А2 еще более простая, хотя это уже итак понятно, что чем меньше исходный лист, тем проще его сложить. Метод «в папку» также возможен для горизонтального и вертикального чертежа. При горизонтальном расположении аналогично описанию выше отмеряем снизу два отрезка по 210 мм, вверх один – 297 мм. Складываем «гармошкой», но в данном случае верхний остаток просто загибаем после продольного складывания. Если чертеж вертикальный, то снизу отмеряем один отрезок 210 мм, вверх также один отрезок, но 297 мм. Основную надпись оставляем на лицевой стороне и фальцуем, сначала продольно, потом поперечно. При брошюровании горизонтального чертежа с левой стороны отмеряем 210 мм, оставшееся расстояние делим пополам, вверх отмеряем 297 мм. У верхнего левого угла делаем отгиб на 105 мм и складываем, сначала продольно, потом поперечно. Если же изображение вертикальное, то вверх отмеряем 297 мм, от левого края 105 мм, а от правого 190 мм плюс у верхнего левого угла делаем сгиб, производим фальцовку.

Фальцовка А3 формата. При методе «в папку» и для горизонтального и для вертикального выполненного чертежа по нижнему краю отмеряем 210 мм, вверх отмеряем 297 мм. Фальцуем продольно, затем поперечно. Если же складываем для брошюрования, то в обоих вариантах исполнения чертежа вверх отмеряем отрезок 297 мм. Для горизонтального чертежа справа отмеряем 190 мм, слева 105 мм, для вертикального чертежа справа так же 190 мм, а слева 43 мм. Складываем аналогично описанным выше методам. И тут же отметим, что фальцовка А4, как самостоятельного формата не выполняется, так как такой чертеж идеально подшивается в папку с дипломной или курсовой работой.

Итак, мы разобрались с вопросом, как можно самому, с использованием требований ГОСТа сложить чертеж любого формата. Но стоит отметить, что можно прибегнуть и к автоматизированной фальцовке чертежей, которая также выполняется по ГОСТу. О том, как распечатать чертеж и сложить чертеж знают специалисты профессиональных типографий. Например, можно прийти в Копицентр, на месте распечатать и сделать фальцовку. ГОСТ фальцовка чертежей довольно распространенная услуга, которая постоянно пользуется спросом. При этом задействуются специальные машины, запрограммированные на размеры, которые были описаны выше в фальцовке чертежей различных форматов. Кроме того подобные машины чаще всего могут выполнять и биговку, но это необходимо при складывании плотных сортов бумаги или картона. До процесса фальцовки производится бигование – вдавливание бумаги, перед складыванием, что значительно упрощает процесс. Скачать чертежи, чтобы дальше была возможность их распечатать и сложить можете .

И еще один немаловажный вопрос. Если нет необходимости в складывании и дальнейшей брошюровки чертежей, то можно просто свернуть его в тубус. Небольшой нюанс в том, как свернуть чертеж А1 , самое главное это свернуть стороной с изображением вовнутрь, для того, чтобы не повредить его. Тубус – это чаще пластмассовая труба с ручкой для переноски, которая с обеих сторон открывается. Внутри она конечно максимально гладкая, но все же есть шанс поцарапать чертеж. Поэтому, если нет необходимости в фальцовке и вас интересует вопрос: как сворачивать чертежи А1 и других форматов, то наилучшим решением будет использование специального тубуса для переноски.

ЕДИНАЯ СИСТЕМА КОНСТРУКТОРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ПРАВИЛА УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ

ГОСТ 2.501-88
(СТ СЭВ 159-83)

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СССР ПО СТАНДАРТАМ

Москва

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ СОЮЗА ССР

Дата введения 01.01.89

Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов выполненных в бумажной и электронной формах (далее - документы) изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

Конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

Снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

Для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

Преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ;

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

Взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткость текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям и .*

Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 .

(Измененная редакция, )

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается.*

(Измененная редакция, )

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

Инвентарный номер документа;

Дата регистрации;

Обозначение документа;

Наименование;

Число листов в документе;

Формат документа по ;

Кем выпущен документ;

Подпись о приемке документа на хранение;

Примечание (при необходимости).

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по в соответствии с приложением . При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме .

(Измененная редакция, )

2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер .*

(Измененная редакция, )

2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

(Измененная редакция, )

2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам , , и приложения .

Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.

2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.

Допускается хранить подлинники по возрастанию обозначений документов в пределах изделия без учета форматов.

Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию. *

(Измененная редакция, )

2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а .

(Измененная редакция, )

2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением .

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений .

(Измененная редакция, )

3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т. п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник .

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

(Измененная редакция, )

3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении .

При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

(Измененная редакция, )

3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике, в круглых скобках должно быть написано: ² (Подпись)" и ² (Дата)".

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

(Измененная редакция, )

3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

² Восстановлен с подлинника.

Верно: (подпись, фамилия и дата)".

² Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата) ".

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

(Измененная редакция, )

3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: ² Восстановленный подлинник № …" с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: ² заменен восстановленным подлинником №..." с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

4. УЧЕТ ПРИМЕНЯЕМОСТИ ДОКУМЕНТОВ

(Исключен, )

ПРИЛОЖЕНИЕ 1
Рекомендуемое

СКЛАДЫВАНИЕ ЧЕРТЕЖЕЙ

1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл. и , цифрами на линиях сгибов.

4. Устанавливаются следующие виды складывания:

1) в папки в соответствии с табл. ;

2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл. .

Таблица 1

Складывание в папки

Размеры , мм

Таблица 2

Складывание для непосредственного брошюрования

Размеры , мм

ПРИЛОЖЕНИЕ 2
Рекомендуемое

1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

(Измененная редакция, )

1.2. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие.

(Измененная редакция, )

1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличие архивных копий отражают в карточках учета ( , приложение )

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий, в папках (альбомах) или на электронном носителе.

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп ² АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.).

(Измененная редакция, )

1.4. Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают».

Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.) .

На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп ² КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

(Измененная редакция, )

1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.

(Введен дополнительно, )

1.5. (Исключен, )

1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы , в соответствии с приложением 3.

Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам , в соответствии с приложением *

(Измененная редакция, )

1.7. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4. Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением .

(Измененная редакция, )

1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

1.9. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:

1) спецификация изделия;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации основного изделия, и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

1.10. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.

1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

1.12. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп ² ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или ² ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", приведенные в *.

(Измененная редакция, )

1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп ² ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.

1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.

2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп. 2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации .

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

(Измененная редакция, )

2.4. Копии учитывают

Абонентская карточка (оборотная сторона)

Примечание . В карточке учета документов указывают:

1) в графе ² Вид документа" формы - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

2) в графе ² Разовые выдачи" формы , ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ

1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.

2. Штамп ² ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ №......... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.

3. Штамп ² АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН..., извещ. №... от... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.

4. Штамп ² ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ..." ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.

5. Штамп ² ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.

6. Штамп ² ЭКЗ. №..." ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях.

7. Штамп ² ИНВ. №.... ЭКЗ. №.......г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.

Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.

8. Штампы ² КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и ² АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп ² КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

9. Штампы ² ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и ² ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

10. Штамп ² ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.

11. (Исключен, )

12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.

(Измененная редакция, )

Утвержденным в феврале 2006 г. (ИУС 9-2006)


ВНЕСЕНА поправка, опубликованная в ИУС N 4, 2009 год

Поправка внесена изготовителем базы данных


Настоящий стандарт устанавливает общие требования по учету и хранению конструкторских и технологических документов (далее - документы), выполненных в бумажной и электронной формах, изделий всех отраслей промышленности.

На основе настоящего стандарта могут быть разработаны стандарты, учитывающие особенности учета и хранения конструкторских и технологических документов в зависимости от объема документации и условий документооборота.

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с приложением 1.

1.2. Все имеющиеся на предприятии подлинники, дубликаты и копии документов (далее - подлинники, дубликаты и копии) подлежат учету и хранению в соответствии с разд.2 и приложением 2*.
________________
Под предприятием следует понимать предприятие или организацию.
Знаком "*" отмечены пункты стандарта, к которым даны комментарии в приложении 5.

1.1, 1.2. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.3. В случаях, когда в организации одновременно применяют документы в бумажной и электронной формах, допускается их взаимное преобразование друг в друга. При этом соблюдают следующие правила:

- конструкторские документы в бумажной форме могут быть преобразованы в файлы;

- снабженные соответствующими реквизитами и подписанные в установленном порядке электронными цифровыми подписями эти файлы становятся электронными документами (подлинниками, дубликатами, копиями);

- для использования в процессах производства, эксплуатации, ремонта и утилизации изделий электронные документы могут быть преобразованы в бумажные документы с применением средств вычислительной техники. Такие документы должны быть подписаны подлинными установленными подписями уполномоченных лиц, после чего они приобретают тот же статус, что и электронные документы, с которых они получены;

- преобразование не должно уменьшать порядковый номер документа по таблице 2 ГОСТ 2.102 ;

Документы, полученные в результате взаимного преобразования, должны иметь соответствующие ссылки друг на друга;

- взаимное соответствие между этими документами обеспечивает разработчик.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

2.1. Подлинники, выполненные в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть пригодны для многократного снятия копий (отсутствие прорывов, подклейки, протертых мест, нечеткости текста, линий), репрографической обработки и соответствовать требованиям ГОСТ 2.102 и ГОСТ 13.1.002 .

Подлинники электронных документов, принимаемые на хранение, должны соответствовать требованиям ГОСТ 2.051 .

Примечание. На конкретное изделие выполняется только один комплект подлинников конструкторских документов, которые должны храниться на предприятии-разработчике или на предприятии-изготовителе по их договоренности*.

2.2. При приемке подлинников для учета и хранения проверяют:

1) комплектность конструкторских документов в соответствии со спецификациями, ведомостями электронных документов или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

2) комплектность технологических документов в соответствии с маршрутной картой или другими документами, в которых перечислены сдаваемые подлинники;

3) наличие установленных подписей (в том числе электронных цифровых подписей) и дат. Принимать на хранение документы, не имеющие подписи лица, осуществляющего нормоконтроль, не допускается*.

2.3. Все подлинники, принятые на хранение, регистрируют (учитывают). При регистрации заполняют следующие реквизиты:

- инвентарный номер документа;

- дата регистрации;

- обозначение документа;

- наименование;

- число листов в документе;

- формат документа по ГОСТ 2.301 ;

- кем выпущен документ;

- подпись о приемке документа на хранение;

- примечание (при необходимости).

Регистрация может быть проведена автоматизированным способом или неавтоматизированным способом (вручную). При ручной регистрации перечисленные реквизиты оформляют в инвентарной книге подлинников по форме 1 в соответствии с приложением 3. При автоматизированной регистрации - инвентарную книгу выполняют в электронной форме.

2.4. Каждому подлиннику документа присваивают один инвентарный номер*.

2.1-2.4 (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.5. Инвентарные книги для регистрации подлинников и поступающих от других предприятий дубликатов следует вести отдельно для документов на изделия основного и вспомогательного производства.

Допускается вести одну инвентарную книгу для подлинников и дубликатов конструкторских и технологических документов и отдельные инвентарные книги по видам изделий (дизели, вагоны, тракторы, турбины и т.д.), при этом инвентарные номера не должны повторяться.

2.6. Одновременно с регистрацией подлинников должны быть заполнены и соответствующие графы учета, расположенные на поле для подшивки листа подлинника в бумажной форме или занесены соответствующие реквизиты в электронный документ.

2.7. По каждому документу, которому присвоен инвентарный номер, осуществляют учет его движения (изготовление и учет копий, изменение, применяемость). Учет движения подлинников осуществляют вручную или автоматизированным способом в соответствии с карточками учета по формам 2, 2а, 2б и 2в приложения 3.

Для проектной документации, документации вспомогательного производства и единичного производства допускается карточки учета не составлять.

2.8. Подлинники конструкторских документов в бумажной форме следует хранить по классификационным характеристикам (группировкам) поформатно в порядке возрастания обозначений документов в пределах каждого формата и кода предприятия-разработчика.

Допускается хранить подлинники без учета форматов.

Подлинники электронных документов хранят в базах данных автоматизированных систем и/или на отдельных электронных носителях. Хранение подлинников на отдельных носителях осуществляют по возрастанию обозначений документов в пределах изделия. Условия хранения на отдельных носителях должны обеспечивать их сохранность, быстрый поиск и пригодность к использованию*.

2.9. Подлинники технологических документов следует хранить по методам обработки и сборки изделия без учета форматов в порядке возрастания их обозначений по ГОСТ 3.1201 в пределах каждого метода обработки и сборки изделия.

Допускается хранить подлинники комплектами по возрастанию обозначений конструкторских документов, указанных в основной надписи технологических документов.

Учет применяемости технологических документов вручную или автоматизированным способом проводят в карточках учета применяемости по формам 2 и 2а ГОСТ 3.1201 .

2.6-2.9. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.10. Подлинники, выполненные на листах меньше формата А1, следует хранить в развернутом виде.

Подлинники, выполненные на листах формата А1 и более, рекомендуется хранить свернутыми на скалках или в развернутом виде.

2.11. Подлинники аннулированных и замененных документов следует хранить отдельно от действующих подлинников и их допускается складывать на форматы А4 и A3 в соответствии с приложением 1.

3. ВОССТАНОВЛЕНИЕ ПОДЛИННИКОВ

3.1. Подлинники, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены.

Восстановленный подлинник может быть изготовлен только после составления акта о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника.

3.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных подлинников.

В восстановленный подлинник должны быть внесены изменения в соответствии со всеми извещениями, выпущенными до момента его восстановления.

3.3. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.

3.4. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены размеры, надписи, графические изображения и т.п., исключенные по извещениям об изменении в подлиннике (или копии), с которого восстанавливается подлинник.

В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены также порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.

3.5. В таблицу изменений восстановленного подлинника должна быть перенесена запись только о последнем изменении.

При восстановлении подлинника с документов на двух и более листах порядковые номера изменений, обозначения извещений об изменении и другие данные последнего изменения каждого листа восстановленного подлинника должны быть проставлены на основании имеющихся записей в таблице изменений на данном листе восстанавливаемого документа.

В листе регистрации изменения восстановленного подлинника должны быть воспроизведены данные, относящиеся ко всем ранее внесенным в этот документ изменениям (начиная с первого изменения).

3.6. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике (в том числе на поле для подшивки и листе регистрации изменений), в восстановленном подлиннике в круглых скобках должно быть написано: "(Подпись)" и "(Дата)".

При изготовлении восстановленного подлинника с ранее восстановленного подлинника (или снятой с него учтенной копии) имеющуюся на последнем надпись о восстановлении подлинника допускается не воспроизводить.

3.7. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего подлинники или ведущего наблюдение за изготовлением изделия.

Надпись, подтверждающую правильность восстановленного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:

"Восстановлен с подлинника.



"Восстановлен с копии.

Верно: (подпись, фамилия и дата)".

Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица.

3.3-3.7. (Измененная редакция, Изм. N 1).

3.8. В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника должна быть надпись тушью или должен быть проставлен штамп: "Восстановленный подлинник N ... " с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.

3.9. Восстановленный подлинник должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.

3.10. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление, ставят штамп: "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... " с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.

Раздел 4. (Исключен, Изм. N 1).

1. Листы чертежей всех форматов следует складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

2. Листы чертежей после складывания должны иметь основную надпись на лицевой стороне сложенного листа.

3. Листы чертежей складывают в последовательности, указанной в табл.1 и 2 цифрами на линиях сгибов.

4. Устанавливаются следующие виды складывания:

1) в папки в соответствии с табл.1;

2) для непосредственного брошюрования в соответствии с табл.2.

Таблица 1

Складывание в папки

Размеры, мм

Таблица 2

Складывание для непосредственного брошюрования

Размеры, мм

1. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ

1.1. Копии документов в бумажной форме, принимаемые на хранение, должны быть контрастно отпечатаны и иметь ровный фон без разноцветности, затрудняющей чтение документа. На копиях должны быть воспроизведены (без пропусков) все имеющиеся на подлиннике, дубликате или оригинале линии, буквы, цифры и т.п.

При приемке копий в бумажной форме проверяют наличие всех листов и комплектность документации в соответствии с сопроводительными документами.

1.2. На предприятии могут хранить следующие копии конструкторских и технологических документов: архивные, контрольные, рабочие.

1.3. Архивные копии отражают состояние конструкции или технологии изготовления изделия в периоды утверждения их заказчиком, передачи подлинников предприятиям-изготовителям, прекращения производства данной конструкции и т.п. Наличие архивных копий отражают в карточках учета (форма 2, приложение 3).

В архивные копии изменения не вносят и абонентам не выдают, их хранят отдельно от других копий в папках (альбомах) или на электронном носителе.

Для документов в бумажной форме на видном месте папки (альбома) и на лицевой стороне каждой архивной копии ставят штамп "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР". Ниже штампа указывают причину и дату принятия на хранение архивной копии. Допускается хранение архивных копий в виде микрофильмов.

Архивные копии электронных документов в реквизитной части должны иметь соответствующий признак (буква, цифра и др.).

1.4. Контрольные копии служат для восстановления подлинника, изготовления дубликатов, рабочих копий, справок или сверки документации, хранят их отдельно от других копий и абонентам не выдают.

Контрольная копия электронного документа должна иметь в реквизитной части соответствующий признак (буква, цифра и др.).

На лицевой стороне каждого листа контрольных копий на видном месте ставят штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" (за исключением контрольных копий типографских изданий и сброшюрованных текстовых документов, на которых штамп ставят только на обложке и на титульном или первом листе).

1.1-1.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.4а. Рабочие копии предназначены для обслуживания производства. Число рабочих копий, находящихся в обращении, и места их хранения (выдача-приемка) устанавливает организация.

(Введен дополнительно, Изм. N 1).

1.5. (Исключен, Изм. N 1).

1.6. Учет выдачи (отсылки) и возврата копий внутренним и внешним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом. Учет проводят по карточкам учета документов формы 2, 2а в соответствии с приложением 3*.

Учет выдачи и возврата копий внутренним абонентам может проводиться вручную или автоматизированным способом по абонентским карточкам формы 3, 3а в соответствии с приложением 3*.

1.7. Копии документов в бумажной форме хранят как россыпью (полистно), так и вложенными в папки или, при необходимости, сброшюрованными в альбомы.

При хранении россыпью (полистно) копии складывают на формат А4.

Копии, помещаемые в альбомы и папки, складывают на форматы А4 или A3 в соответствии с приложением 1.

1.6., 1.7. (Измененная редакция, Изм. N 1).

1.8. Копии конструкторских документов на изделие укладывают в папки (альбомы) в пределах изделия или в пределах рационально выбранных составных частей изделия.

1.9. Копии конструкторских документов на изделия укладывают в папки (альбомы) в следующей последовательности:

1) спецификация изделия;

2) документы основного комплекта изделия (в порядке записи их в спецификации);

3) спецификации составных частей изделия и документы основного комплекта составных частей изделия (в порядке возрастания обозначений). Документы основного комплекта составных частей изделия помещают после спецификации в порядке их записи в спецификации;

4) чертежи деталей, записанные в спецификации, основного изделия и всех его составных частей (в порядке возрастания обозначений).

Если на деталь (кроме чертежа) выпущены другие документы, то их помещают после чертежа деталей (в порядке записи их в спецификации).

1.10. Комплект копий технологических документов укладывают в папки или брошюруют в альбомы, при этом в одну папку (альбом) помещают все технологические документы, разработанные на одно изделие или несколько изделий, или рационально выбранную составную часть изделия.

При необходимости, в одну папку (альбом) допускается помещать технологические документы по отдельным методам обработки и сборки изделия.

1.11. В одну папку (альбом) укладывают не более 200 листов документов, приведенных к формату А4.

1.12. При большом количестве документов их разделяют на части и укладывают в несколько папок (альбомов). На этикетках папок (альбомов) или на их обложках указывают номер данной части, общее количество частей и номер экземпляра папки (альбома).

1.13. Допускается в каждой папке (альбоме) предусматривать опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

1.14. Для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники документов или ведущему наблюдение за изготовлением изделия в производстве, выделяют экземпляр копий соответствующих документов. На лицевой стороне каждого листа копий (при хранении их россыпью) или на видном месте папки (альбома) ставят штамп "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" или "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА", приведенные в приложении 4*.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

1.15. На копиях документов, об изменениях которых после высылки абонентов не извещают, ставят штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

1.16. В запросах о высылке документации от других предприятий указывают, необходимо ли брать на учет запрашиваемую документацию для высылки в дальнейшем извещений об изменениях или нет.

1.17. Копии документов, изъятые из обращения вследствие прекращения производства изделий, а также копии документов, аннулированных или замененных в связи с внесением изменений, уничтожают после составления акта об уничтожении или описи копий.

2. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ ДРУГИХ ПРЕДПРИЯТИЙ

2.1. Копии документов, поступивших от других предприятий, хранят уложенными в папки или переплетенными в альбомы отдельно по каждому предприятию, которым они были изданы, или отдельно по каждому изделию.

Допускается копии хранить россыпью (полистно) сложенными на формат А4 или A3.

2.2. В каждой папке (альбоме) должна быть опись, в которой перечисляют, в последовательности их расположения, все находящиеся в ней документы.

2.3. Регистрацию (учет) копий документов других предприятий осуществляют в соответствии с требованиями пп.2.3 и 2.4 настоящего стандарта. На каждую регистрируемую копию (или комплект копий) в бумажной форме наносят штамп с указанием инвентарного номера, номера экземпляра (при наличии нескольких экземпляров) и даты регистрации.

Указанный штамп в папках (альбомах) ставят на видном месте описи, а также на этикетке или в левом верхнем углу обложки.

На копиях в бумажной форме, хранящихся россыпью (полистно), штамп ставят в левом верхнем углу каждого листа документа формата А4 или листа документа, сложенного на формат А4.

2.4. Копии учитывают вручную или автоматизированным способом в карточках учета по формам 2, 2а, 2б, 2в в соответствии с приложением 3.

2.3, 2.4. (Измененная редакция, Изм. N 1).

2.5. Копии других предприятий хранят в порядке возрастания обозначений по каждому коду предприятия.

2.6. В случае прекращения применяемости учтенных копий на данном предприятии держателя подлинников ставят в известность для снятия их с учета.

ПРИЛОЖЕНИЕ 3 (рекомендуемое). ФОРМЫ ИНВЕНТАРНОЙ КНИГИ, КАРТОЧЕК УЧЕТА ДОКУМЕНТОВ И АБОНЕНТСКОЙ КАРТОЧКИ

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

Форма 3а

Абонентская карточка (оборотная сторона)

Примечание. В карточке учета документов указывают:

1) в графе "Вид документа" формы 2 - вид документа (подлинник, дубликат или копия), который принят на учет;

2) в графе "Разовые выдачи" формы 2а - абоненты, которым выдают (высылают) копию документа со штампом "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ".

ПРИЛОЖЕНИЕ 4 (рекомендуемое). ОБРАЗЦЫ ШТАМПОВ ПО УЧЕТУ И ОБРАЩЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ВЫПОЛНЕННЫХ В БУМАЖНОЙ ФОРМЕ

1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, производимых в документах в процессе их обращения, а также в извещениях и в документах учета.

2. Штамп "ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N ... , ... г." с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках, с которых изготовлены восстановленные подлинники.

3. Штамп "АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН... , извещ. N ... от... г." ставят (с указанием номера, даты выпуска извещения и подписи) на аннулированных по извещениям подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета. При отсутствии замены ставят прочерк.

4. Штамп "ПРИ НОВОМ КОНСТРУИРОВАНИИ НЕ ПРИМЕНЯТЬ, ВЗАМЕН ПРИМЕНЯТЬ... " ставят на основании соответствующих извещений на подлинниках, дубликатах и копиях, которые нельзя использовать во вновь разрабатываемых изделиях, а также на карточках учета.

5. Штамп "ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА" ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов.

6. Штамп "ЭКЗ. N ... " ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (альбомах) копий и на отдельных копиях.

7. Штамп "ИНВ. N ... , ЭКЗ. N ... , ... г. " ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (альбомах) и отдельных копиях документов других предприятий.

Допускается также использовать этот штамп (без указания номера экземпляра) при регистрации образцов для типографских изданий и других документов, хранящихся на правах подлинников.

8. Штампы "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" и "АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (альбомах) копий. Штамп "КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР" ставят также на контрольных экземплярах извещений и приложений к ним.

9. Штампы "ЭКЗЕМПЛЯР КОНСТРУКТОРА" и "ЭКЗЕМПЛЯР ТЕХНОЛОГА" ставят соответственно на копиях конструкторских и технологических документов, выдаваемых для текущей работы подразделению, выпустившему подлинники или ведущему наблюдение за изготовлением изделий в производстве.

10. Штамп "ОБ ИЗМЕНЕНИИ НЕ СООБЩАЕТСЯ" ставят на копиях документов, выдаваемых в порядке разовой выдачи без высылки в дальнейшем извещений об изменении этих документов.

11. (Исключен, Изм. N 1).

12. Допускается применять и штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

ПРИЛОЖЕНИЕ 5 (справочное). КОММЕНТАРИИ К ПУНКТАМ СТАНДАРТА

ПРИЛОЖЕНИЕ 5
Справочное

К пункту 1.2. Учет и хранение бумажных и электронных документов является частью системы обращения документации на предприятии.

Под учтенным документом понимается документ, принятый на абонентское обслуживание (учтенный документ).

Перечень функций, организационная структура и распределение функций системы документооборота устанавливается предприятием.

К пункту 2.1. При регистрации (учете) электронных документов в графе "Примечание" (форма 1, приложение 3) указывают формат файла документа.

К пункту 2.2. К другим документам относится "Ведомость спецификаций" в соответствии с ГОСТ 2.102 , по которой проверяют комплектность принимаемых на хранение подлинников на комплексы, сборочные единицы и комплекты, имеющие две и более ступени входимости составных частей.

Для электронных документов, принимаемых на хранение по отдельным сборочным единицам, проверка комплектности осуществляется по спецификации. Для документов на все изделие в целом комплектность документов проверяют по "Ведомости электронных документов".

К пункту 2.4. Инвентарный номер подлиннику присваивают независимо от количества листов в документе или количества файлов, из которых он состоит.

На документе, состоящем из нескольких листов, инвентарный номер наносят на каждый лист.

Инвентарный номер подлинника электронного документа указывают в его реквизитной части.

К пункту 2.8. Для обеспечения восстановления электронных баз данных автоматизированных систем при хранении подлинников следует проводить резервное копирование.

Правила выполнения резервного копирования (периодичность, регистрацию и др.) устанавливает организация.

К приложению 2 (пункты 1.6, 1.14). Автоматизированная система при учете движения документов должна обеспечивать своевременную рассылку абонентам (внутренним и внешним) извещений об изменениях и (или) копий измененных документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 5. (Введено дополнительно, Изм. N 1).

Электронный текст документа

подготовлен АО "Кодекс" и сверен по:
официальное издание
Единая система конструкторской документации:
Сб. ГОСТов. - М.: Стандартинформ, 2008

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

В наше время пока нельзя обойтись без бумажной документации. А все бумажные документы должны быть сложены в установленном порядке. А вы знаете как правильно складывать форматы больше, чем А4? Я тоже когда-то не знал...

Времени до конца света остается все меньше и меньше, а у меня еще столько не сделанных дел, ой, извините, отвлекся…сегодня про форматы)))

Как вариант можно обойтись без складывания листов. Взять обычный тубус. Да, тот в котором обычно прячут бутылки с различной жидкостью:) В этом случае вам можно и не читать мою статью. Ну, а у кого нету тубуса, тому придется научиться правильно складывать форматы листов.

А теперь ближе к делу…

Складывание копий документов в бумажной форме производят в соответствии с ГОСТ 2.501-88 (Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения).

Приняты два способа складывания бумажной документации:

1. в папки;
2. для непосредственного брошюрования.

Лист должен быть сложен таким образом, чтобы штамп основной надписи располагался на лицевой стороне сложенного листа.

Листы чертежей всех форматов нужно складывать сначала вдоль линий перпендикулярных (продольных), а затем вдоль линий параллельных (поперечных) к основной надписи.

Листы чертежей должны быть сложены в последовательности, как на картинках ниже.

1 Складывание форматов А0, А1, А2, А3 в папки.

Этот способ более простой по сравнению со следующим. Здесь нужно привести любой формат к формату листа А4. Форматы листов А0хN, А1хN, А2хN, А3хN складываются аналогичным способом.

2 Складывание форматов А0, А1, А2, А3 для непосредственного брошюрования.

Суть этого способа заключается в том, чтобы сложить лист таким образом, чтобы слева осталась область для подшивки чертежа (брошюрования). Первый изгиб выполняется по линии окончания основного штампа (190мм). Слева у нас должен остаться виден боковой штамп (13+7=20мм). Левая вертикальная линия основного штампа должна совпасть с левой вертикальной линией рамки чертежа. Форматы листов А0хN, А1хN, А2хN, А3хN складываются аналогичным способом.

Как всегда все просто и гениально)))

Ой, совсем забыл. Чтобы бутылки не разбились, можно переложить их старыми ненужными чертежами =)

Фальцовка или складывание чертежей применяется, в первую очередь, для профессионального типографского дела. Используют её и в учебном процессе – для курсовых и дипломных проектов. Главной задачей фальцовки является приведение любого бумажного формата к единому стандарту, удобному для использования и брошюрования. Именно сгиб (или фальц) и дал название самому процессу, необходимость в котором возникает у людей, занимающихся созданием и использованием чертежей.

Необходимость укладки

Целью складывания чертежей от А0 до А3 является приведение их к размеру А4 или 210 х 297 мм – стандартного формата бумаги, применяемого для написания текстовой части проектов, курсовых и дипломных работ. Это позволяет хранить листы вместе с текстом и упрощает их размещение в архивах. В том числе, экономит место и не требует устройства специальных стеллажей, где хранились бы большие чертежи.

Складыванию листов учат студентов технических вузов. Понадобится этот навык и работникам издательств, и инженерам-проектировщикам. А для большого количества фальцовки чертежей используют специальную технику – фальцовщиков или фолдеров. Оборудование складывает листы по всем правилам ГОСТ и может использовать несколько методик для каждого формата.

Способы складывания чертежей

Процесс фальцовки может отличаться по таким параметрам:

• количеству сгибов, которые, в свою очередь, зависят от размера исходного листа, и от того, какой должен получиться чертёж после складывания;
• по размещению вальцов (сгибов). Этот способ классификации предполагает три методики – параллельную, перпендикулярную и комбинированную. В первом варианте сгибы находятся параллельно друг к другу, во втором – перпендикулярно. Комбинированный способ включает собой сразу оба вида сгиба;
• по результату – под папку (сложенный лист точно соответствует формату А4) и для брошюрования (для процесса имеет значение только высота листа – 29,7 см);
• по способу складывания – ручной и автоматический.

Ручное складывание листов полностью выполняет человек, пользующийся для этого требованиями определённых норм и ГОСТа. При этом от исполнителя требуется быть аккуратным, внимательным и точным. Намного проще использовать для складывания машину – хотя считается, что этот метод менее точный. Поэтому автоматической фальцовкой пользуются чаще всего только для больших объёмов работ.

Правила фальцовки

Правила, предписывающие, как складывать чертежи по ГОСТ, включают следующие требования к расположенному в нижнем углу справа штампу. После фальцовки он оказывается на лицевой стороне листа. Для этого складывание сначала проводится по сгибам, которые перпендикулярны штампу, и только потом – по тем, которые параллельны.

Особенности ручной укладки листов любого размера записаны в ГОСТе. Каждый из способов включает в себя немало общих действий. Однако есть и достаточно отличий для того чтобы рассмотреть складывание каждого размера отдельно.

Фальцовка листов А0

Складывание максимального стандартного формата, А0, представляет собой самый сложный и длительный по времени процесс. Фальцовку такого листа, как и всех остальных, можно выполнять двумя способами – для папки и для брошюрования. Первый (самый простой) состоит из следующих этапов:

1. Справа отмеряется стандартная ширина формата А4 – 21 см. На листе А0 получается пять отрезков такого размера и ещё один, шестой, немного меньший;
2. Проводится складывание листов «гармошкой» вдоль отмеченных линий – так, чтобы штамп располагался на лицевой стороне;
3. Выполняется складывание по поперечным изгибам – при этом отмеряется два отрезка по 29,7 см и один немного короче;
4. Фальцовка в поперечном направлении тоже выполняется «гармошкой», а надпись по-прежнему остаётся спереди.

Складывая лист для брошюровки, применяют ту же схему. Однако длина отрезков, которые отмеряются с нижнего правого угла, составляет уже не 21, а 19 см. С левого угла следует отмерить 210 мм. А отрезок, располагающийся между отмеренными участками с каждой стороны, делится пополам. Складывание чертежа поперёк выполняется тем же способом, что и для метода «в папку», но в верхнем углу отмеряется 105 мм и делается изгиб. После этого проводится складывание «гармошкой» – с учётом необходимости размещения штампа с лицевой стороны.

Работа с чертежами А1

Для фальцовки формата А1 тоже выполняется двумя способами. Первый, для папки, предполагает выполнение таких действий:

1. С правого верхнего угла горизонтального чертежа в продольном направлении отмечается 3 отрезка по 210 мм. Четвёртый оказывается короче;

2. Вверх откладывается всего лишь один отрезок размером 29,7 см;

3. Складывание выполняется «гармошкой» по тому же принципу, что и для листов А0;

4. Фальцовку вертикально расположенного проекта проводят тем же способом, но отрезки отмеряют по-другому – вверх два штуки по 29,7 см, по ширине два по 21 см.

Складывая горизонтальный лист А1 для брошюрования, с правой стороны отмеряют 2 отрезка по 21 см, с левой – один такого же размера. Оставшийся промежуток делится пополам. Вверх откладывается 29,7 см, а у верхнего левого угла отмеряется ещё 10,5 см. Складывают чертежи так же как листы А0.

При фальцовке вертикальных листов вверх отмеряют 29,7 см, снизу – 21 см, а промежуток между ними делят на две части. Отмерив 10,5 см от верхнего левого угла, делают сгиб. А складывание выполняют с учётом необходимости расположения штампа с лицевой стороны.

Складывание листов размером А2

Для чертежей данного типа фальцовка выполняется намного проще по сравнению с другими размерами листов. Метод «в папку» предполагает отмеривание снизу двух отрезков по 21 см и снизу одного – длиной 29,7 мм. Чертёж складывается довольно просто – для этого всего лишь загибается верхний остаток.

В процессе фальцовки вертикального чертежа снизу отмеряется 29,7 см, справа – 21,0 см. Главное при этом – оставить штамп наверху.

При вальцовке горизонтального формата А2 сначала откладывается 21 см слева, делится пополам оставшееся расстояние и отмеряется ещё 29,7 см вверх. Сверху отгибается 10,5 см, после чего чертёж складывается – сначала вдоль, а затем поперёк. Штамп остаётся видимым и располагается на лицевой стороне. У вертикальных листов сначала отмеряется 29,7 см вверх, затем 10,5 см слева и 19 см справа. В верхнем левом углу делается сгиб, после чего фальцовка завершается.

При складывании второго по популярности размера листов «в папку» отмеряется снизу 210 мм, а вверх откладывается 29,7 см. Фальцовка выполняется сначала вдоль, а затем поперёк. Перед брошюрованием вверх откладывается те же 297 мм и для горизонтального, и для вертикального чертежа. Однако для первого справа отмеряют 19 см, а слева – 10,5 см. Для вертикального чертежа – справа такое же расстояние, но слева уже только 43 мм. фальцовку завершают аналогично остальным методикам.

Другие особенности складывания чертежей

Разобравшись, как проводится складывание чертежей, можно сделать его самостоятельно. Но, при необходимости выполнить фальцовку сразу нескольких крупных листов, особенно, не имея опыта, стоит воспользоваться автоматическим способом. Иногда, если складываемый чертёж слишком толстый, оборудование обеспечивает ещё и «биговку» – вдавливание листов перед фальцовкой.

Если же чертежи предполагается просто компактно разместить, но не обязательно складывать в папку и брошюровать, их можно хранить или переносить в свёрнутом виде – для тубуса. При складывании главное – разместить листы изображениями внутрь, чтобы не повредить рисунок. Сворачивать чертежи для складывания в тубус намного проще, чем заниматься фальцовкой по ГОСТу.