Как в трудовой изменить фамилию. Запись в трудовой книжке об изменении фамилии

Корректное изменение фамилии в трудовой книжке после замужества требуется для грамотного отражения сведений о стаже физлица. Каким образом и на основании каких документов работодателю внести правки? Рассмотрим порядок смены фамилии в трудовой книжке – образец вы найдете в этой статье.

Как выполнить изменение фамилии в трудовой книжке после замужества

Согласно ст. 66 Кодекса основной персональный документ для отражения данных о занятости и стаже работника – это трудовая книжка (ТК) установленного образца. Бланк и порядок составления этого документа регламентируются Постановлением № 225 от 16.04.03 г. (содержит правила ведения), а также Постановлением № 69 от 10.10.03 г. (утверждает инструкцию по заполнению).

В соответствие с подп. «а» п. 9 Правил в ТК вносятся данные о ФИО/дате рождения сотрудника на основании сведений из паспорта либо другого удостоверения личности. Таким образом, при смене ФИО в паспорте необходимо скорректировать сведения и в трудовой книжке. Основаниями для подобных действий могут также являться свидетельство о заключении или расторжении брака, документ об изменении фамилии, свидетельство о рождении, пр. (п. 26 Постановления № 225).

Обратите внимание! Делать запись в трудовой книжке об изменении фамилии со слов физлица запрещается (п. 2.3 Постановления № 69). Актуализация личных данных производится только при наличии оправдательных документов.

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии – порядок действий для кадровика:

• Чтобы замена фамилии в трудовой книжке была оформлена грамотно (см. образец), необходимо получить от сотрудника письменное заявление о внесении записи, с приложением копий оправдательных документов.
• Затем на основании заявления издается приказ руководителя компании для кадровика.
• После чего старая фамилия перечеркивается, рядом вписывается новая.
• С внутренней стороны обложки делаются пояснения – на основании чего произведены изменения с указанием номера, серии, даты выдачи оправдательного документа.
• Внесенные данные заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации-работодателя.

Обратите внимание! Все исправления осуществляются по последнему месту занятости физлица. Если же предыдущий работодатель не исправил вовремя сведения, разрешается устранить неточности по новому месту работы (п. 27 Постановления № 225).

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – образец

Рассмотрим подробно, как выполняется смена фамилии в трудовой книжке на примере. Предположим, сотрудница Иванова И.Б. вышла замуж и стала Петровой И.Б. Соответственно, фамилия Иванова перечеркивается, вписывается фамилия Петрова. На форзаце (внутренней стороне обложки) делается следующая запись:

«Фамилия Иванова изменена на фамилию Петрова на основании свидетельства о заключении брака серия 2- AI номер 578425 от 15.04.17 г., выданного отделом Загса Октябрьского района, и паспорта 40 01 684792, выданного 28.04.17 г. ОВД Ворошиловского района г. Ростова-на-Дону.».

Специалист по кадрам Горяйнова /Горяйнова Л.Н./. Печать проставляется при наличии.

В повседневной жизни встречаются различные ситуации, когда по тем или иным причинам граждане меняют фамилию. Зачастую их меняют женщины, вступая в официальный брак, когда они принимают фамилию супруга.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Вслед за изменением фамилии необходимо во все документы внести поправки, включая трудовую книжку. Работодатель в такой ситуации должен изменить фамилию в ней, но после подачи заявления работником, к которому приложены документы, обосновывающие его решение.

Нужно ли менять

Любой человек при возникновении определенных обстоятельств может изменить свои личные данные согласно нормам правовых актов.

Изменения в трудовой договор вносятся соответственно правилам ведения трудовых книжек, инструкции по их заполнению. При этом можно применить следующую формулировку:

Должность «менеджера отдела сбыта» переименована в должность «консультант-менеджер по продажам» с 1 декабря 2019 года.

Трудовая книжка – документ, выступающий подтверждением стажа. Записи в нее вносит работодатель. Все они должны выполняться в соответствии с установленными требованиями.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Личные данные человека могут меняться в течение жизни. По этой причине сотрудники отдела кадров должны знать, как происходит смена фамилии в трудовой книжке. Выявить все нюансы выполнения процедуры поможет изучение актуальной информации по теме.

Основания

Если человек задумался о том, как сменить фамилию в трудовой книжке, следует помнить, что манипуляция может быть выполнена только при наличии определенных оснований.

Самый распространенный случай, когда может потребоваться корректировка данных, — вступление в замужество и .

В этой ситуации новые данные должны быть внесены в трудовую книжку сразу после того, как человек осуществит .

Еще одно основание внесения корректировок в документ – изменение фамилии работником . Действие выполняется в паспортном столе. Зафиксировать изменение данных в трудовой книжке удастся только после того, как человек получит новый паспорт.

Корректировки могут быть внесены в документ и по другим причинам. Так, фиксация изменений потребуется, если сотрудник развелся.

Вне зависимости от причины, которая привела к необходимости внесения изменений, процедура корректировки записи в трудовой книжке всегда одинакова.

Законодательство

Трудовые правоотношения регулирует целый перечень нормативно-правовых актов. В законодательстве зафиксированы и вопросы, касающиеся изменения личной информации.

Чтобы знать нюансы действия, эксперты советуют изучить Трудовой Кодекс РФ. Нормативно-правовой акт по-своему фиксирует внесение корректировок.

Так, согласно статье 57 ТК РФ, если имеются недостающие сведения о работнике, они должны быть внесены в трудовой договор. Косвенно положения сборника нормативно-правовых актов указывают на то, что в случае корректировки основного документа, регламентирующего правоотношения работника и работодателя, может быть проведено редактирование и трудовой книжки.

Процесс внесения корректировок в документ зафиксирован в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек». Датой принятия нормативно-правового акта является 2003 год.

Инструкция является доскональным пособием для работников отдела кадров. Все изменения, вносимые в трудовую книжку, должны базироваться на положениях нормативно-правового акта.

Так, согласно пункту 2.3, изменение личных данных в трудовой книжке допускается только в случае предъявления документов, подтверждающих смену личных данных.

Смена фамилии в трудовой книжке

Смена фамилии в трудовой книжке может происходить в целом перечне случаев. Однако процедура фиксации личных данных в документе в каждом случае идентична.

После замужества

Внесение корректировок в трудовую книжку после замужества – наиболее частый случай, который приводит к изменению личных данных. В 2019 году в этой ситуации выполняется классическая процедура фиксации изменений.

Порядок оформления

Сегодня существует установленный порядок, в соответствии с которым работодатель должен зафиксировать изменение личных данных. Он состоит из перечня этапов, которые предстоит выполнить.

Так, в организации должны быть оформлены 2 документа:

• заявление с просьбой о внесении корректировок;
• приказ о фиксации изменений в личных документах сотрудника.

Необходимые документы

Если сотрудник решил зафиксировать смену фамилии в трудовой книжке, потребуется подготовить перечень подтверждающей документации.

Для проведения манипуляции могут пригодиться:

• паспорт;
• бумага, подтверждающая заключение брака;
• документ, выступающий подтверждением расторжения брака;
• иная бумага, подтверждающая осуществление смены фамилии;
• свидетельство о рождении.

Точный набор документации зависит от причины, в соответствии с которой происходит изменение фамилии гражданина.

Заявление

Когда у человека имеются на руках документы, подтверждающие право на изменение фамилии в трудовой книжке, он должен будет составить заявление. Бумага заполняется в стандартной форме.

В документе работник обращается к директору с просьбой о внесении корректировок в личную документацию. На заявлении в обязательном порядке ставится дата его составления и подпись автора.

В приложении нужно указать перечень копий паспорта и свидетельство, выступающее основанием для внесения изменений.

Образец

Изменение данных в трудовой книжке выполняется на основании п. 26 Постановления Правительства РФ № 225. Когда необходимые документы, подтверждающие смену фамилии, предоставлены, сотрудник отдела кадров аккуратно зачеркивает одной чертой изменившуюся фамилию сотрудника в трудовой книжке.

Обновленные личные данные пишутся сверху или рядом. На внутренней стороне обложки делается надпись, позволяющая понять, на каких основаниях были внесены изменения.

Информация о документах, подтверждающих поправки, должна содержать:

• наименование бумаги;
• ее серию;
• номер документа;
• дату получения документации.

Пояснение скрепляется печатью. Человек, вносивший запись, обязан оставить свою подпись.

Куда еще вносятся изменения?

Трудовая книжка – не единственный документ, в котором фиксируется смена фамилии. Поправки вносятся и в другие личные бумаги работника.

Трудовой договор

Если происходит смена фамилии, большинство организаций заключают с сотрудником новый трудовой договор или дополнительное соглашение. Однако не все фирмы поступают именно так.

Некоторые работодатели считают, что внесение изменений в трудовой договор допустимо, и ссылаются при этом на статью 57 ТК РФ.

Однако нормативно-правовой акт разрешает внесение изменений в основной документ, регламентирующий правоотношения работодателя и работника только в том случае, если стороны хотят зафиксировать недостающие сведения. Изменение фамилии к их разряду не относится.

По этой причине в подобной ситуации эксперты советуют оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору.

Личная карточка

Измененные сведения должны быть внесены и в личную карточку. Действие может быть выполнено несколькими способами. Так, если изменение данных происходит из-за замужества, прежняя фамилия сотрудника зачеркивается, а рядом пишется новая. Если места для новой фамилии не хватает, она пишется над прежней надписью.

На внутренней стороне документа фиксируют сведения о бумаге, которая послужила основанием для внесения корректировок.

Запись скрепляется печатью. Кроме того, специалист, ответственный за внесение изменений, должен указать свои личные данные и оставить подпись. В обязательном порядке указывается дата обновления.

Иногда кадровики идут другим путем. Они могут распечатать новый лист с данными сотрудника, а на старом делают запись о его замене.

Возврат фамилии при разводе

Смена фамилии в трудовой книжке — образец того, как правильно это сделать, вы найдете в нашей статье. Трудовая книжка служит подтверждением стажа, поэтому руководитель обязан заполнять ее в соответствии с требованиями законодательства. В интересах же работника — проверять правильность вносимых в документ записей.

Как составить запись об изменении фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка — персональный документ работника, содержащий записи о его трудовой деятельности и стаже (ст. 66 ТК РФ). Гражданин представляет трудовую книжку на каждом новом основном месте работы для занесения информации о трудоустройстве. Совместители могут попросить основного работодателя сделать запись о работе по совместительству.

Обязанность фиксировать прием на работу гражданина в трудовой книжке возложена как на юрлиц, так и на предпринимателей (ст. 309 ТК РФ).

Обо всех нюансах ведения и хранения трудовых книжек читайте в статье «Инструкция по заполнению трудовых книжек» .

Любые поправки вносятся в трудовую книжку только при наличии подтверждающих документов. Делать это со слов владельца трудовой книжки, руководителя или другого сотрудника запрещено (п. 2.3 постановления Минсоцразвития РФ от 10.10.2003 № 69 и п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Поскольку трудовая книжка является персональным документом, в ней указывается фамилия работника. Если он сменил фамилию, данные в трудовой книжке должны быть актуализированы. Чаще фамилию меняют женщины — при заключении или расторжении брака. Кроме того, законодательство нашей страны разрешает поменять фамилию гражданину, достигшему 14 лет, с согласия обоих родителей или опекунов. Совершеннолетний может менять фамилию без необходимости запрашивать чье-то согласие (ст. 19 ГК РФ).

Для того чтобы сделать запись об изменении фамилии в трудовой книжке, у ответственного за ведение трудовых книжек должен быть на руках один из следующих документов:

• паспорт с новой фамилией;
• свидетельство о заключении брака;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство об изменении фамилии.

На их основании ответственный сотрудник обновляет сведения в трудовой книжке по установленному алгоритму.

Изменение фамилии в трудовой книжке: образец-2017

Изменение анкетных данных в трудовой книжке производится согласно п. 26 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Итак, работник сменил фамилию и получил на руки новый паспорт. Кадровик на титульном листе трудовой книжки аккуратно одной линией зачеркивает старую фамилию работника и сверху или рядом на той же строке пишет новую.

Обратите внимание! Перечеркнутая надпись должна читаться без усилий.

На внутренней стороне обложки трудовой книжки кадровик обязан пояснить, на основании каких сведений он внес исправление в документ. Сведения о подтверждающих поправки документах должны включать их название, серию и номер, дату. Пояснение должно быть заверено печатью компании или кадровой службы и подписью ответственного сотрудника.

Мы подготовили образец правильной замены фамилии работника в трудовой книжке:

Скачать образец замены фамилии работника в трудовой книжке

Алгоритм изменения персональных данных работника в трудовой книжке прост: нужно получить от него подтверждающие документы и правильно указать изменившиеся сведения. Трудовая книжка должна содержать актуальную информацию, поэтому не забывайте напоминать сотрудникам о необходимости вовремя уведомлять о смене фамилии или иных данных.

А о том, что делать, если вы или ваш работодатель потеряли трудовую книжку, расскажет статья «Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна» .

Сотрудница поступила на работу в 2015 году с трудовой книжкой, записанной на ее девичью фамилию. Поменяла фамилию она в 2011 году. В этот период она работала у предыдущего работодателя, но при увольнении в 2013 году ей не сделали соответствующей записи о смене фамилии. Свидетельство о заключении брака имеется. Может ли нынешний работодатель внести изменения в трудовую книжку? Указывать ли при этом дату изменения, или необходимо обратиться в предыдущую организацию, так как на момент времени смены фамилии она работала в ней?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Изменение записи о фамилии сотрудницы должно быть произведено работодателем, у которого сотрудница трудится в данный момент. В трудовой книжке следует отразить номер и дату выдачи свидетельства о заключении брака.

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 26 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

Читайте также: Трудовой кодекс прием на работу

В рассматриваемой ситуации Ваша организация является на сегодняшний день последним местом работы сотрудницы, изменившей фамилию. Следовательно, несмотря на то, что фамилия этой сотрудницы была изменена в период работы у другого работодателя, изменения в трудовую книжку должны быть внесены именно Вашей организацией. Причин для отказа бывшей работнице в изменении записи о фамилии в трудовой книжке на основании свидетельства о браке, на наш взгляд, не имеется.

Согласно п. 2.3 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Соответственно, в трудовой книжке нужно указать именно номер и дату документа, на основании которого изменена фамилия.

В соответствии со ст. 30 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния» в свидетельстве о заключении брака указывается дата заключения брака, дата составления и номер записи акта о заключении брака, а также дата выдачи свидетельства о заключении брака. Полагаем, датой документа, которую нужно указать в трудовой книжке сотрудницы при внесении записи об изменении фамилии, является непосредственно дата выдачи свидетельства о заключении брака.

Изменение записи о фамилии производится на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (п. 2.3 Инструкции).

Соответственно, новая фамилия работницы записывается на первой странице (титульном листе) трудовой книжки там, где для этого достаточно места. Нынешнему работодателю одной чертой следует зачеркнуть прежнюю фамилию и записать новую. На внутренней стороне обложки (в любом свободном месте) делается запись: «Фамилия ____ изменена на фамилию _____ на основании свидетельства о заключении брака серия ___ номер ___ от ___». Ниже ставятся подпись работодателя или специально уполномоченного им лица (например кадрового работника), а также печать организации или кадровой службы.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цезарева Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Как выглядит запись о смене фамилии в трудовой книжке (образец)?

Новости по тематике

Смена фамилии в трудовой книжке (образец) - такой вопрос встает перед кадровиками довольно часто, и не только после того, как кто-то из работниц выйдет замуж. Бывают также случаи, когда в трудовой книжке изменить надо имя работника или его дату рождения. Ниже мы рассмотрим, как происходит процедура изменения записей о личных данных сотрудника и как выглядят сами записи об изменении.

Изменение фамилии в трудовой книжке. Основы

Внесение изменений в запись о фамилии (прочих данных сотрудника) происходит на основании подтверждающих документов. Ими могут служить:

• свидетельство сотрудника о рождении;
• паспорт гражданина РФ;
• свидетельство о заключении/расторжении брака;
• иные официальные документы.

Реквизиты этих документов-оснований обязательно должны быть внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

Внесение изменений в запись о фамилии должно производиться у работодателя, во время работы у которого произошла смена данных.

Важно: если по каким-то причинам произошла смена фамилии и данные в трудовой книжке не были исправлены, а сотрудник уволился и поступил на работу к другому нанимателю, изменение фамилии в трудовой книжке может произвести новый наниматель (на последнем месте работы гражданина).

Запись в трудовой книжке об изменении фамилии. Примеры

Отметка о перемене фамилии пишется на первом развороте в трудовой книжке: прежняя фамилия вычеркивается, а следом дописывается новая.

Указание реквизитов документа, подтверждающего законность изменений, должно производиться на обложке трудовой книжки с внутренней стороны в любом свободном месте. Однако не стоит забывать, что жизненные ситуации бывают разные и, возможно, придется вносить много изменений. Потому рекомендуется экономить место при внесении подобных исправлений.

Под записью о документе - основании изменений ответственный сотрудник нанимателя ставит свою подпись, расшифровку, а также печать организации (индивидуального предпринимателя). Печать должна быть поставлена так, чтобы сохранить читаемость записей и не покрывать их полностью.

Примеры записей о смене фамилии (прочих данных) в трудовой книжке:

Фамилия Заводчикова изменена на Сидоркина на основании свидетельства о заключении брака серии АА №765432, выданного 20.01.2015 г. отделом ЗАГС Полевского района г. Закамска. Специалист по кадрам подпись (Олейникова М. Т.) печать организации.

Читайте также: Больничный при химиотерапии

Дата рождения 01.05.1986 г. изменена на 01.06.1986 г. на основании паспорта гражданина РФ серия 3456 № 235698, выданного 15.07.2000 г. ОУФМС по Ленинскому району г. Железнодорожный. Индивидуальный предприниматель подпись (Егоров Л. Ю.) печать ИП.

В статье рассмотрены основы внесения изменений в личные данные сотрудника в трудовой книжке. Вопреки распространенному мнению, что данная процедура требуется только по причине смены фамилии при заключении брака, поводов для изменения записей огромное количество - начиная от изменения даты рождения, профессии и заканчивая полной сменой ФИО гражданина.

Все, что нужно знать об изменении фамилии в трудовой книжке после замужества

Что следует предпринять работодателю, когда его работница вышла замуж и взяла фамилию мужа? Теперь информация в трудовой книжке, где указаны персональные данные сотрудника, не соответствует фактическим персональным данным и противоречит данным паспорта. Следовательно, необходимо произвести изменение фамилии в трудовой книжке после замужества.

Фамилия сотрудника, как персональные данные, содержится во многих бухгалтерских и кадровых документах работодателя. И любые изменения данных работника в документах организации возможно осуществить только на основании приказа.

Приказ об изменении персональных данных

Данный приказ издается на основании заявления работника, чьи данные подлежат изменению.

Писать заявление с просьбой изменить фамилию сотруднице не обязательно, но желательно. К заявлению она должна приложить копии документов, на основании которых просит внести изменения. Оригиналы этих документов работница предъявляет для подтверждения копий работодателю. К ним относятся:

• свидетельство о регистрации брака>
• паспорт.

Изданный приказ служит основанием для кадровой службы организации произвести изменения в документах, содержащих персональные данные:

• трудовой книжке>
• личной карточке работницы>
• лицевом счету и других документах.

Как и все приказы, приказ об изменении персональных данных работницы должен быть официально зарегистрирован и занесен под порядковым номером в специальный журнал регистрации приказов.

Юридически грамотное изменение фамилии в трудовой книжке

Личные данные работника указаны на титульной странице трудовой книжки. Инструкция по заполнению трудовых книжек (2003 г.) содержит конкретные указания и правила того, как изменить фамилию в трудовой книжке:

• изменения заносятся на титульный лист, содержащий персональную информацию>
• аккуратной чертой вычеркивается записанная в трудовую книжку фамилия, подлежащая изменению>
• рядом со старой записью делается новая, содержащая актуальную информацию>
• на внутреннюю сторону обложки заносят причину внесенных изменений в виде ссылки на соответствующие случаю документы.

Фактически нет конкретно оговоренного законом места на титульном листе, куда и как правильно писать изменение фамилии в трудовой книжке. Практически ее записывают туда, где имеется свободное место – это может быть над или под зачеркнутой фамилией, рядом с ней. Любой из перечисленных вариантов будет правильным.

На обложке трудовой книжки сотрудник кадровой службы или лицо, ответственное за ее ведение в организации, делает запись, указывая основания для внесенных изменений. Указывает название документа, его номер (если есть) и дату.

Запись заверяется подписью руководителя или ответственного лица, после чего ставят печать кадровой службы или организации.

Трудовой договор работницы

Так как в связи с замужеством необходимо изменить фамилию в трудовой книжке, соответствующие изменения следует внести и в трудовой договор.

Нет однозначной точки зрения по вопросу, следует ли в случае изменения фамилии работницы в связи с замужеством заключать с ней дополнительное соглашение к трудовому договору или достаточно внести изменения в содержание договора. В последнем случае обязательно надо заверить внесенные изменения подписями как работницы, так и работодателя.

Неправильно внесенные изменения: как исправить

Были случаи, когда работница меняла фамилию в связи с браком на предыдущем месте работы, а сотрудник, обязанный вести трудовые книжки, не знал, как правильно написать в трудовой книжке изменение фамилии. Он просто перечеркнул старую и написал новую фамилию сотрудницы, без каких-либо обоснований и подтверждений изменения подписями и печатью.

В связи с тем, что любые изменения информации в трудовой книжке следует подтверждать соответствующими документами и заверять печатями и подписями, данная запись с изменением фамилии без обоснования является, по сути, незаконной. Но так как запись не является ошибочной и не требует исправления, а информация представлена неполной и нуждается в дополнительных сведениях, данный недочет оформления документа можно исправить по последнему месту работы, не обращаясь в организацию, допустившую неполное внесение изменений в титульный лист книжки.

Чтобы устранить недочет записи новой фамилии сотрудницы, работник кадровой службы или ответственное лицо организации на свободном месте обложки делает запись о документе с указанием его номера и даты, который является основанием для изменения фамилии работницы. Предпочтение отдается первичному документу, т.е. свидетельству о браке, но в Инструкции по заполнению трудовых книжек нет запрета записывать основанием для изменения фамилии паспорт работницы.

Как правильно скорректировать трудовую книжку при смене фамилии сотрудника? Какие еще документы надо поправить? Читайте в нашей статье, скачайте все готовые образцы

Читайте в нашей статье:

В каких случаях производится изменение фамилии в трудовой книжке

Трудовая книжка должна отражать актуальные сведения о ее владельце. Поэтому при любом изменении паспортных данных соответствующая информация вносится в этот документ. Часто возникает вопрос, нужно ли менять трудовую книжку при смене фамилии. В этом нет необходимости. Новый документ не оформляют, а вносят коррективы в старый.

Фамилия сотрудника может измениться в следующих ситуациях:

• Вступление в брак . Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества, иногда неоднократное, – самый частый вариант для обращения к кадровику. Либо обратная ситуация – развод с возвращением девичьей фамилии.
• Исправление ранее неверно внесенной в книжку фамилии . Такой повод встречается редко, так как книжка проверяется при заполнении несколько раз - и самим кадровиком, и работником. Тем не менее, описки и казусы случаются (например, если фамилия ё-фицирована). При этом не имеет значения, в какой момент замечена ошибка и кем она была допущена.
• По личным причинам. Например, из-за неблагозвучия .

Уведомление нанимателя об изменении в паспортных данных либо замеченной ошибке в трудовой должно происходить как можно быстрее. Обязанность внести поправки возлагается на кадровый отдел актуального места работы. Если человек в текущий момент не трудоустроен – коррективами займется кадровик на следующем месте работы.

Любые самостоятельные исправления, даже если книжка находится на руках у сотрудника, недопустимы и считаются порчей документа.

Как оформить изменение фамилии в трудовой книжке

Алгоритм внесения исправлений выглядит так:

Шаг 1. Работник обязан предоставить копии и оригиналы документов, удостоверяющие смену фамилии. В пакет документов могут входить свидетельство о заключении либо расторжении брака, о рождении и др., подтверждающие сам факт процедуры изменения. Но на практике в первую очередь нужен именно паспорт, являющийся основным удостоверением личности. Указать как основания можно все документы либо только паспорт.

Шаг 2. Далее сотрудник пишет заявление с просьбой изменить личные данные в кадровых документах. Оно составляется в свободной форме на имя руководителя организации. Указываются реквизиты организации, ФИО руководителя, должность и ФИО работника, излагается сама просьба, перечисляются приложения. Дата и подпись обязательны.

Шаг 3. Работодатель выпускает приказ. В нем фиксируется распоряжение для кадровика внести новые сведения.

Шаг 4. Ответственный кадровый работник оформляет книжку. Важно соблюдать целый ряд правил:

• Неактуальная запись аккуратно зачеркивается чертой, сохраняя ее прочтение.
• Новая фамилия пишется над ней либо на свободной строке для фамилии.
• Излишне напоминать, что почерк должен быть разборчив. Паста для ручки используется только синего либо черного цветов.
• На чистом форзаце (оборотной стороне обложки) сообщается, что в книжку внесена новая фамилия, указывается документ-основание. Отмечаются ФИО, должность кадровика, ставится роспись. При наличии ставится печать.

Иногда смена фамилии происходит несколько раз, и предусмотренного места не хватает. В таком случае используется форзац, а когда и он заполнен - заводится вкладыш. Отметка о смене фамилии ставится на внутренней стороне обложки вкладыша. Исправление фамилии на титульном листе книжки несложно. Но надо быть крайне внимательным при заполнении, чтобы избежать ошибок.

Обратите внимание

Если меняет фамилию сам кадровик, ответственный за заполнение книжек, нужно заверить правки подписью руководителя организации.

В какие еще документы следует внести изменения

Обратите внимание

Из-за особого статуса директора перечень таких документов шире, чем у рядового сотрудника. О том, что у руководителя организации новая фамилия, должны знать налоговая служба, внебюджетные фонды, участники общества, банк и деловые партнеры. И об этом тоже .