Как выглядит образец выписки из штатного расписания. Выписка из штатного расписания (образец) Выписка из штатного расписания форма т 3

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

• При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
• Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
• При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
• При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
• При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание? .

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

• инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
• главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
• офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
• генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники.

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях).

Как сделать выписку из штатного расписания

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

• надпись: «Верно»;
• должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
• дата, когда произошло заверение.

При наличии печати организации допускается ее проставление. Подобное правило оформления копий документов и выписок из оригиналов документов предусмотрено и в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016, который придет на смену указанному ранее ГОСТ Р 7.0.8-2013 с 01.01.2018.

Следует учитывать, что в оформляемой выписке должна фигурировать запрошенная информация. Так, для СРО или участия в тендерах необходимо точно отобразить названия должностей тех специалистов, которые будут задействованы в выполнении заявленных работ, а также количество специалистов той или иной профессии. В некоторых случаях указывать совместителей нет необходимости.

Кроме того, информация, указанная в выписке, должна соответствовать другим представляемым документам, например:

• приказам о приеме на работу;
• выпискам из трудовых книжек и т. п.

Должности запрошенных специалистов во всех представляемых документах должны быть идентичны.

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Рассмотрим образец составления выписки из штатного расписания, в котором отсутствуют оклады, установленные для персонала предприятия. В таком документе должны присутствовать следующие обязательные атрибуты:

• Полное название предприятия.
• Наименование оформляемого документа: «Выписка из штатного расписания».
• Регистрационные данные штатного расписания: его номер, дата составления и утверждения, период, на который оно было составлено.
• Информация о лицах, подписавших исходный документ.
• Запрошенные сведения о названиях должностей специалистов, их количественный состав с разбивкой по отделам.
• Подпись лица, подготовившего выписку, и печать предприятия (при наличии). Лицо, подписавшее выписку, несет ответственность за соответствие указанных данных сведениям, содержащимся в оригинале штатного расписания.

Скачать образец выписки из штатного расписания можно по ссылке: Образец выписки из штатного расписания без окладов .

О собенности составления выписки в отношении отдельного работника

Выписка из штатного расписания с информаций по отдельно взятому работнику может понадобиться при рассмотрении трудового спора в комиссии по трудовым спорам, созданной на предприятии, трудовой инспекции или судебному органу. Из штатного расписания можно установить должностной оклад или тарифную ставку, действующие в отношении конкретной должности, а также почерпнуть сведения об установленных надбавках, доплатах и прочих выплатах.

Такая выписка будет иметь следующую структуру:

• название предприятия;
• данные основного документа: регистрационный номер, дата составления и утверждения штатного расписания;
• информация о подписантах основного документа;
• полные сведения по запрошенной должности, которые включают как оклад, так и все остальные полагающиеся сотруднику выплаты;
• подпись уполномоченного лица и печать предприятия (при наличии).

Таким образом, выписка из штатного расписания становится незаменимым документом, когда необходимо представить информацию о наличии в штате предприятия специалистов определенных профессий и должностей. Кроме того, существует возможность сделать подборку информации по конкретному сотруднику, когда существует спор о величине положенных ему выплат или доплат в связи с занимаемой должностью. При подготовке выписки следует исходить от запрошенных данных и делать соответствующую выборку.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

Каждая организация для законного осуществления деятельности должна точно следовать основным требованиям законодательства, к которым относится необходимость подготавливать множество документов. Хотя отсутствует какой-либо единый и строгий порядок, на основании которого ведется документооборот, все равно требуется соблюдать определенные правила.

Поэтому каждый предприниматель должен знать, каково предназначение выписки из штатного расписания, а также как она формируется.

Данный документ нередко требуется при обращении в различные государственные учреждения.

Важно! Каждая документация, создаваемая на предприятии, должна формироваться при учете многочисленных нюансов и требований, а иначе можно получить отказ в какой-либо льготе или услуге.

Штатное расписание представлено особым документом, который непременно должен иметься в любой фирме. В него вписываются важнейшие данные:

• состав штата организации;
• структура кадров. содержится информация о том, что такое кадровый резерв и как его формируют;
• количество людей, работающих в фирме на официальной основе;
• размер зарплаты каждого человека, трудящегося на той или иной должности.

Как осуществляется оформление штатного расписания по унифицированной форме Т-3 и получение выписки из такого расписания – смотрите тут:

Цели создания расписания

Основным назначением расписания является определение должностей работников, что позволит в будущем планировать, как распределять обязанности между всеми специалистами. Создается штатное расписание для разных целей:

• реализация разнообразных сравнительных операций, призванных определить, какие обязанности и задачи ставить перед теми или иными сотрудниками фирмы;
• разделение всех работников в соответствии с их количеством, имеющейся квалификации и нагрузке на работе, причем все созданные группы можно будет в будущем эффективно использовать для работы фирмы;
• произведение оценки правильности и эффективности существования конкретной должностной структуры в компании.

Для составления данного расписания непременно используется специальная форма, называемая №Т-3. Заполняется документ достаточно легко, но для этого непременно учитываются определенные требования. Выписка представлена копией штатного расписания, причем место ее формирования зависит от того, какова цель ее создания.

Важно! Выписка делается исключительно в ситуации, когда невозможно или нецелесообразно сделать копию штатного расписания, например, размер данного документа превышает 10 листов.

Когда и как делается выписка

Оригинал и копия выписки могут понадобиться в разных ситуациях, например:

• требуется передать соответствующие данные в различные государственные учреждения, к которым относится ФНС или внебюджетные фонды. Какие отчисления должен осуществлять ИП во внебюджетные фонды – читайте ;
• самому работнику по разным причинам нужна документация, например, он участвует в судебном процессе, поэтому выписка нужна для подтверждения определенных данных;
• сотруднику организации необходимо составить заявление, для чего требуются данные содержащиеся в штатном расписании.

Важно! Руководство любой компании должно знать, что выдача любой документации работнику должна производиться по первому его требованию.

Для получения документа надо написать гражданину заявление, которое передается в отдел кадров компании или непосредственно руководству. На основании него выдается выписка.

Выдачей занимается определенный сотрудник компании, у которого имеются соответствующие полномочия, причем для этого руководитель фирмы пишет конкретный приказ. Обычно выбор падает на работника отдела кадров.

Что представляет собой и по каким правилам его составляют – узнайте по ссылке.

Важно! Во время выдачи выписки необходимо регулярно заносить эти сведения в журнал учета. Выписка действительно только один год, как и само штатное расписание, но хранится эта документация в архиве на протяжении пяти лет.

Сам процесс формирования выписки должен подчиняться определенным правилам:

• вписываются основные данные из самого штатного расписания, а именно его номер и дата формирования;
• подписывается выписка работником фирмы, который заполнял ее;
• заверяется документ специалистом, обладающим соответствующими полномочиями, поэтому он ставит на нем подпись, что подтверждает верность внесенных сведений.

Обычно на предприятиях используется стандартный бланк для создания выписок.

Кто может обратиться за выпиской

Запросить данный документ могут:

• непосредственные работники организации;
• ФНС или трудовая инспекция;
• специалисты компании, которые занимаются участием в торгах или вступлением в СРО,

Если требуется документ работнику фирмы, то обычно это означает, что он участвует в судебных разбирательствах с фирмой. Разные государственные учреждения требуют эту документацию для проведения камеральных проверок.

Нередко требуется информация для фондов, чтобы определить, каков реальный стаж того или иного гражданина, что позволит правильно рассчитать страховые взносы.

Структура и порядок формирования документа

Бланк может значительно отличаться в разных компаниях, но непременно для составления документа должны учитываться строгие требования. Допускается скачать бланк из интернета, а также просмотреть разные варианты форм.

Структура считается простой, так как последовательно вносятся нужные сведения:

• информация о фирме, а именно ОКПО и ОКУД;
• название компании;
• дата и номер выписки;
• срок, в течение которого действительно штатное расписание;
• ФИО работника, составляющего и утверждающего документ;
• размер штата, причем желательно для этого пользоваться таблицей;
• прописывается заработок каждого работника, его должности и иные особенности;
• в конце документ заверяется.

Если точно следовать простым правилам составления документа, то он формируется оперативно и без ошибок. Для этого требуется только постоянно сверяться с информацией, имеющейся в первичных документах фирмы.

Какие сведения вносятся в выписку

Чтобы грамотно составить документ, важно знать, какие данные вписываются в него в обязательном порядке. Для этого учитываются правила:

• слева вверху непременно указывается название компании, причем не допускается пользоваться сокращенным вариантом, поэтому прописывается наименование полностью;
• ниже пишется наименование документа, его номер и дата, когда он составляется;
• вносятся сведения по расписанию, причем желательно прописывать краткую информацию;
• ставится численность штата;
• основной раздел выписки содержит таблицу, в которой имеется расписание штата;
• если у фирмы открыто несколько подразделений, то в таблице отдельно вносятся данные о каждом филиале с указанием его кода;
• во второй колонке таблицы прописываются специальности работников фирмы и их разряд;
• третья колонка содержит количество сотрудников, занимающих конкретную должность;
• в 4 столбце прописывается оклад работников;
• в пятой графе указывается, получали ли сотрудники фирмы какие-либо дополнительные выплаты помимо зарплаты;
• 6 столбик содержит полную заработную плату специалистов;
• в последней графе имеются примечания;
• в конце ставится подпись специалиста и руководителя отдела кадров.

Важно! Без указания окладов работников выписка будет недействительной. Готовая выписка передается работнику фирмы под роспись. После она заверяется главным бухгалтером и руководителем фирмы.

Заключение

Таким образом, выписка из штатного расписания считается важным документом, который нередко требуется самим работникам или разным государственным учреждениям.

Она должна содержать нужную информацию обо всех работниках компании. Занимается ее составлением специалист, получивший соответствующие полномочия в результате создания приказа руководства. Как составить – читайте в статье по ссылке.

Как составить штатное расписание и соответствующую выписку – смотрите в этом видео:

Штатное расписание - внутренний акт компании, подтверждающий распределение обязанностей между сотрудниками, кадровую структуру, тарифную сетку. Его часто требуют контролирующие организации в ходе проверок, работники в случае трудовых споров. Если нецелесообразно предоставлять копию целого документа (например, из-за опасности разглашения коммерческой или личной тайны), готовят выписку из штатного расписания.

Общие сведения о выписке из штатного расписания

Предназначение

Выписка из штатного расписания - точное воспроизведение части документа, информацию из которой необходимо донести до сведения заинтересованного лица. Она может понадобиться:

• сторонним организациям, например ПФР, налоговой инспекции или ГИТ;
• для проведения тендеров, торгов, при вступлении компании в СРО;
• для рассылки ШР в филиалы и представительства;
• работникам для предоставления в суд, ГИТ, профсоюз при отстаивании своих прав. Выписка часто требуется для подтверждения трудового стажа при получении социальных льгот или ипотеки.

Нормативное регулирование

Отдельных актов, регулирующих оформление выписки из ШР, не существует. При ее подготовке следует руководствоваться общими нормами, предусмотренными для ведения документов первичного учета в компании, например:

• Постановлением Госкомстата России № 1 от 05.01.2004 г., в котором приведены инструкции по формированию штатного расписания, рекомендованный бланк № Т-3;
• ГОСТами Р 6.30-2003, Р 7.08-2013, включающими общее понятие «выписка из документа», стандарты ее составления, оформления, заверения;
• локальными инструкциями по делопроизводству.

Выписка действительна 1 год (как и оригинала). В архиве такие документы хранятся 5 лет.

Внешний вид

А как же выглядит выписка из штатного расписания? Выписки часто делают на фирменном бланке.

В рекомендованной форме № Т-3 достаточно исправить табличную часть, удалив ненужные строки, и распечатать получившийся документ. Иногда готовят фото- или ксерокопию, которую заверяют в обязательном порядке, или электронную версию с цифровой подписью.

Порядок получения

Выписка предоставляется по запросу сторонней организации или письменному заявлению сотрудника на имя непосредственного руководителя или в кадровый отдел. Ст. 62 ТК РФ гласит: ответственное лицо обязано в течение 3 рабочих дней подготовить, заверить и передать необходимый документ. В журнале учета делается запись о запросе и выдаче выписки. Выписки содержат сведения по одной или нескольким штатным единицам.

При ее составлении необходимо учитывать положения ст. 88 ТК РФ, которая защищает личные данные сотрудников. Так, выписка для работника может касаться только его должности.

Как составить выписку?

• «Шапка» состоит из названия предприятия и его организационно-правовой формы, кодов ОКУД (0301017) и .
• Чуть ниже с левой стороны пишут наименование документа («Выписка из штатного расписания») с регистрационным номером, датой принятия и периодом действия оригинала.
• В правой части указывают реквизиты внутреннего акта, согласно которому утверждено ШР, и суммарное количество единиц в штате.

В конце исполнитель вносит свои должность и ФИО с расшифровкой, расписывается. Стандартно выписку составляет HR-специалист (руководитель кадрового отдела), бухгалтер заверяет правильность финансовой информации. Подпись того, кто утвердил штатное расписание, не требуется.

Образец ниже покажет, как сделать выписку из штатного расписания, бланк формы Т-3 можно .

Пример-образец выписки из штатного расписания сотрудников

Заверение необходимо при предоставлении документа в стороннюю организацию. Составитель пишет «Копия верна», свою должность, ФИО, расшифровку, проставляет роспись и «мокрый» оттиск печати. Ниже обязательно указывает, где хранится оригинал. Нужно ли заверять выписки, предназначенные для внутреннего использования, определяется обычно локальными инструкциями предприятия.

Теперь вы знаете, как сделать выписку из штатного расписания, рассмотрим и важные нюансы, связанные с этим.

Обобщенная информация, которая включает в себя все сведения о профессиональной структуре определенного предприятия, а также все данные о перемещении сотрудников и размере их заработной платы называется штатным расписанием. В связи с этим выписка из такого документа является востребованной не только у работников конкретной компании, но и у контролирующих органов.

Понятие штатного расписания

Данный документальный акт содержит информацию о каждом сотруднике организации. Такие сведения отражают профессию интересующего трудящегося, его оклад или тарифную ставку, а также процент положенной надбавки. Такой списочный документ не включает в себя конкретные Фамилии работников, поэтому дает возможность гарантировать не олицетворенный учет сотрудников. В нем имеются данные о количестве трудящихся на предприятии, которые разбиты по профессиям, а также размеры их тарифов.

Дополнительные сведения консолидированной таблицы включает выдержка из расписания. Которая может формироваться в свободной форме, или на специально разработанном бланке формы «Т – 3».

Такая выписка может понадобиться трудящемуся или должностному лицу компании для предоставления:

• подтверждения предоставляемых сведений в судебные инстанции, когда разбираются производственные конфликты;
• в качестве ответа на соответствующие требования в налоговые учреждения, инспекции по труду, пенсионные фонды и фонды страхования от несчастных случаев на производстве. Такие случаи в основном возникают при проверке предприятия, когда необходимо выяснить соответствие фактического количества работников, расчету. А также для правильного подсчета трудового или страхового стажа;
• в комиссию для участия в торговых конкурсах.

Из-за того, что в организации число трудящихся, и их заработная плата время от времени меняется, и становится не актуальной. То время действия штатного расписания составляет не больше одного года, а срок хранения в архиве учреждения не меньше пяти лет.

Формирование и подписание выдержки из списочного расписания

Выписка из расписания штата составляется и оформляется сотрудниками организации в чьи обязанности это входит. Помимо этого ответственные за формирование назначаются приказом руководителя и к ним относятся:

• трудящийся отдела кадров. В его компетенцию входит грамотное указание наименований филиалов или подразделений организации, название должностей и профессий, которые необходимы на предприятии, а также их зарплаты;
• бухгалтерский работник, который в свою очередь несет ответственность за точное написание предусмотренных окладов, тарифных ставок и дополнительных выплат.

Сформированную справку подписывает каждый ответственный сотрудник, который принимал участие в ее составлении. Поэтому подписи должны стоять бухгалтера и работника кадров, и утверждаться их ним вышестоящим начальством, то есть начальником кадрового отдела главным бухгалтером компании.

Формирование выписки

Постановлением Федеральной службы государственной статистики (Гомкомстат) Российской Федерации №1 от 05 января 2004 года утверждена единая форма «Т – 3» выдержки из штатного расписания. Но законодательство разрешает руководителю организации менять на свое усмотрение содержание данной справки, или разработать личную форму, подходящую под условия конкретной компании.

Для формирования выписки из списочного расписания, необходимо выполнить следующий порядок действий, и отобразить:

• полное название организации и его филиала (если таковой имеется). Данные сведения необходимо разместить в верхней части документа по центру;
• заглавие справки, то есть по центру напечатать крупными буквами словосочетание «выписка из штатного расписания»;
• число, когда была сформирована выдержка;
• дату и номер приказа, каким было утверждено списочное расписание;
• дату вступления в действие и дату окончания срока действия справки;
• главную часть. Предполагает точного копирования данных из исходного документального акта;
• фамилии и инициалы ответственных лиц, которые формировали справку, а также их подписи.

Чтобы трудящемуся получить нужный подтверждающий документ из штатного расписания, необходимо на разработанном бланке составить заявление и подать его для дальнейшей резолюции работодателю. С момента подачи заявления до получения выписки, руководителю предоставляется не больше трех суток. Данный порядок регламентирован статьей 62 «Трудового кодекса». Процесс получения такой выдержки является бесплатным.

Многие подразделения формируют справку без указания суммы оклада или тарифа. Это самая распространенная ошибка. Так как без указания, каких либо сведений предусмотренных Распоряжением Госкомстата выданная справка не будет иметь юридической силы.

Составление выписки для тендера

Конкурсы среди различных предприятий на закупку всевозможного товара, производства работ или оказания услуг осуществляется для определения самого качественного, порядочного и дешевого субъекта хозяйствования.

Для нужно подготовить, и предоставить определенные документальные акты, которые включают в себя следующее:

• справку с информацией о штатном расписании;
• ксерокопии трудовых соглашений и конкретных трудовых книжек, которые в обязательном порядке должны быть подписью нотариуса.

Формат выдержки из списочного расписания «Т – 3»

Для формирования выписки данного образца, необходимо в интернете скачать ее типовую форму, после чего внести необходимые изменения для каждого предприятия индивидуально.

Стандартная форма «Т – 3» обычно содержит такие сведения:

• название организации, которое должно отображаться в полном и сокращенном виде;
• номер справки и дата ее составления;
• период, по который действует оригинал штатного расписания;
• основную часть. Зачастую она отображается в виде десяти столбцов, которые работодатель на свое усмотрение может увеличить или уменьшить.

В основную часть выписки (столбцы) вносятся следующие сведения:

• идентификационный шифр налогоплательщика;
• наименование филиала или подразделения основной организации;
• профессии и должности, существующие в подразделении, а также их категории и разряды;
• общее число трудящихся, в том числе требующихся сотрудников, и работающих по совместительству;
• общая сумма заработной платы за прошедшие месяца, которая включает оклады или тарифные ставки, плюс существующие надбавки и премии. При этом установленный напрямую зависит от исполняемых должностных обязанностей, а надбавка является дополнительной суммой, которая выплачивается по результатам качества, безопасности и производительности труда;
• дополнения и рекомендации, которые вносятся главой организации.

Подписание и заверка выдержки

Подписывается выдержка из списочного расписания лицами составителями, и утверждается главой предприятия. Необходимость в подтверждающей подписи возникает при использовании данной справки за пределами предприятия. это могут быть судебные, пенсионные и страховые учреждения.

Чтобы заверить такую выдержку, оформителю нужно:

• вписать в нижнюю часть документа словосочетание «копия вена» или слово «верно»;
• рядом прописать фамилию, имя и отчество лица чьей подписью заверяется справка;
• указать должность, с полной ее расшифровкой;
• поставить подпись ответственного лица, и заверить ее мокрой печатью предприятия;
• если выписка содержит более одной странице, то на каждой обязательно должна стоять заверительная подпись.

Если соблюсти все нюансы и правила , то получится многофункциональный документ, обладающий юридической силой. А также при его анализировании, получить все необходимые сведения, которые касаются кадровой политики компании в целом и отдельно взятого трудящегося этой фирмы.

Поэтому лица, составляющие штатное расписание и выписки к нему, обязаны с должным вниманием подходить к каждому пункту документа. Что в дальнейшем предостережет от неприятного общения с контролирующими службами.

Вконтакте