Как выставить счет фирме. Как выставить и заполнить счет на оплату по безналу

В ряду документов, служащих подтверждением предварительной договоренности о покупке товаров или получении услуг есть и счет на оплату. Он не входит в перечень первичных бухгалтерских документов и может быть составлен в свободной форме. Счет на оплату не влияет на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен - такие явления встречаются довольно часто и не несут за собой никаких правовых последствий.

Тем не менее, есть ряд условий, которые следует соблюсти при составлении счета. Каких именно, сейчас выясним.

В нижней части страницы размещены кнопки, нажав на которые, посетитель может бесплатно скачать бланк счета на оплату, а также образец заполнения этого документа.

Какие данные должен содержать счет на оплату

Документ остается документом, даже будучи заполненным не в строгой форме. Проще всего бесплатно скачать образец счета на оплату 2019 года и на его основе составить документ, отражающий особенности вашего бизнеса. Какие сведения нужно внести в него обязательно?

• порядковый номер счета (по учету за текущий год) и дату составления;
• платежные реквизиты поставщика как стороны, выставляющей счет: наименование и юридический адрес, банковские реквизиты, необходимые для оплаты счета покупателем;
• реквизиты плательщика и грузополучателя. В случаях, когда это одна и та же компания, в графе «Грузополучатель» напишите «тот же» или скопируйте информацию. Потребуются наименования и адреса, их ИНН, КПП (если эти коды присвоены);
• названия товаров либо услуг, данные об их количестве с указанием единиц измерения (штука, килограмм, метр и т. д.), цена (прописью);
• облагается ли товар/услуга НДС. Когда они под действие налога не подпадают, в соответствующую графу вносится запись: «Без налога (НДС)». В обратном случае отдельно указывается сумма НДС;
• использует ли поставщик УСН либо иную систему налогообложения. Это важно для налоговых последствий сделки;
• подписи главы предприятия и главбуха, печать (если таковая имеется).

Бесплатно скачав бланк счета на оплату 2019 года, в него по соглашению сторон сделки можно внести и дополнительные позиции. Для контрагента, например, важен срок оплаты счета. Его обычно не вписывают в таблицу, а отдельной строкой ниже, либо вносят в пункты условий поставки. Другими такими данными могут стать уведомление о предоплате, договоренность о самовывозе товара и иную информацию. Чем шире содержание счета на оплату, тем больше он приближается к формату официального договора о сотрудничестве.

Особенности применения документа

Каждая организация вправе самостоятельно разрабатывать форму этого документа, но если бесплатно скачать бланк счета на оплату 2019 года, то вы заранее будете знать, какие сведения в него требуется внести обязательно. Обращаем ваше внимание на пункт о подписях и печати. Здесь не обязательно должны быть оригинальные оттиски печатей и собственноручные подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия. Законодательством РФ допускается и другой вариант: счета, что отправляются по e-mail или факсу, могут быть скреплены факсимильными копиями подписи уполномоченных лиц и оттиском печати компании.

Неким конкурентным преимуществом будет применение фирменного бланка, с использованием логотипа организации, ее слогана, корпоративных цветов и прочей символики.

Но никакие украшения не помогут, если счет заполнен неграмотно. То есть, не соответствует самым главным требованиям к оферте: в нем отражен не весь список товаров, сами товары имеют неполные названия, отсутствуют подписи уполномоченных лиц и иные важные детали, перечисленные выше.

В этом случае договор поставки будет считаться заключенным лишь после передачи товара потребителю и подписания товарной накладной. Но покупатель и после оплаты товара не сможет, имея такой несовершенный счет, предъявлять поставщику претензии, базирующиеся на договоре поставки. Скажем, покупатель не сможет потребовать заменить товар или изменить его количество. Но право потребовать возврата уплаченных за товар денег он имеет, основание: необоснованное обогащение. На нашем сайте можно бесплатно скачать образец счета на оплату 2019 года, составленный на основе требований самых распространенных бухгалтерских программ.

Счет на оплату является официальным подтверждением факта продажи. На его основании поставщик осуществляет учет движения товара на складе, а для покупателя он служит основанием для оплаты заказанного товара.

Иногда документ выписывают предварительно, дают таким образом покупателю шанс оценить ассортимент товаров и услуг, их стоимость. Взвесив все аргументы, потребитель производит предварительную оплату.

Другой вариант: счет на оплату выписывается в момент отгрузки, так же как и иные сопроводительные документы: товарная накладная ТОРГ-12 , товарно-транспортная накладная 1-Т и другие, требуемые в связи со спецификой товара. В этом случае оплата производится по факту покупки.

Счёт на оплату – документ, который используют в своей работе абсолютно все предприниматели, независимо от того, на каком уровне они работают и к какой сфере бизнеса относятся. Как правило, счёт на оплату выписывается после заключения между сторонами письменного договора, как дополнение к нему, но иногда он может быть выписан и как самостоятельный документ.

Именно счёт на оплату дает основание покупателю товара или потребителю услуги оплатить их. Счёт может быть выписан как на предоплату, так и на оплату постфактум.

ФАЙЛЫ

Обязателен ли счёт?

Законодательство РФ не регламентирует обязательное использование счёта в хозяйственной документации, оплату можно производить и просто на условиях соглашения. Однако, закон называет непременным условием любой сделки заключение договора. Счёт не существует отдельно от договора, это документ, сопровождающий сделку. Он представляет собой как бы предварительную договоренность об оплате по назначенным продавцом условиям – цене, которую должен оплатить покупатель товара или услуги.

Счёт делает расчеты гораздо более определенными, поэтому предприниматели предпочитают использовать его, даже если это условие не оговорено в условиях контракта.

ВАЖНО! Поскольку требование счёта не является законодательно обязательным, он не относится к бухгалтерским отчетным документам, а служит для внутреннего использования.

Когда счёт безоговорочно необходим?

В законодательстве прописаны моменты, когда выставление счёта является обязательным сопровождением сделки:

• если в тексте договора сумма к оплате не была установлена (например, за услуги связи и т.п.);
• по операциям, предусматривающим уплату НДС;
• если организация-продавец имеет освобождение от уплаты НДС;
• фирма-продавец, находящаяся на , от своего имени продает товары или предоставляет услуги по договорам агента;
• если заказчик внес предприятию-продавцу аванс или перечислил предварительный платеж за товар или услугу.

Итак, счёт на оплату не является обязательным документом , ровно как и подотчетным бухгалтерским. Он никак не может влиять на движение финансовых средств, он может быть в любой момент приостановлен или не оплачен – такие явления встречаются довольно часто и не имеют никаких правовых последствий.
Тем не менее, этот документ имеет равное значение для участников сделки, так как позволяет им заключить своего рода предварительное соглашение о перечислении денежных средств.

Кто выписывает счёта на оплату

Счёт на оплату всегда выписывает сотрудник бухгалтерского отдела. После того, как форма будет заполнена, документ передается руководителю организации, который удостоверяет его своей подписью. Ставить печать на документе не обязательно, так как ИП-шники и юридические лица (с 2016 года) имеют право не использовать печать.

Оформляется счёт на оплату в двух экземплярах , один из которых отправляется потребителю услуги или покупателю, второй – остается у организации, его выписавшей. Заполнить счёт можно как на обычном листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант удобнее, так как не нужно каждый раз вносить сведения о предприятии.

Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому организации и индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать и использовать собственный шаблон или выписывать счёт на оплату в свободной форме. Как правило, у давно работающих организаций и ИП форма бланка стандартна, меняются только данные о получателе счёта, наименовании товара или услуги, а также сумма и дата. Иногда организации дополнительно в счёте указывают условия поставки и оплаты (например, процент или сумму предоплаты), срок действия счёта и прочую информацию.

Если в документе при оформлении допускаются какие-либо ошибки, их лучше не исправлять, а выписать счёт заново.

Следует помнить о том, что в некоторых случаях, при решении разногласий между сторонами в судебном порядке, счёт на оплату является документом юридической силы и может быть представлен в суде.

Как отправлять счёта на оплату

Сам счёт выставляем электронно. Один бумажный экземпляр оставляем у себя, другой можно отправить контрагенту обычным письмом.

Чаще всего счёт заполняется в электронном виде и отправляется получателю через электронную почту. Но опытные бухгалтеры всегда распечатывают документ на бумажном носителе, и один «живой» подписанный экземпляр отправляют контрагенту через обычное почтовое сообщение, а второй хранят у себя, подшивая в папку, обычно именуемую «счёта».

Инструкция по оформлению счёта на оплату

С точки зрения делопроизводства, данный документ не должен вызвать особых сложностей при разработке и заполнении.

В верхней части документа указывается информация о получателе денежных средств. Здесь нужно указать

• полное наименование предприятия,
• его ИНН,
• сведения об обслуживающем счёт банке,
• реквизиты счёта.

Затем указывается плательщик по счёту (он же грузополучатель): тут достаточно указать только название компании, получившей товар или услуги.

Следующая часть документа касается непосредственно оказанных услуг или проданного товара, а также их стоимости. Оформить эти сведения можно как простым списочным перечислением, так и в виде таблицы. Второй вариант предпочтительнее, так как он позволяет избежать путаницы и делает счёт максимально понятным.

В первый столбец таблицы оказанных услуг или проданного товара нужно внести порядковый номер товара или услуги в данном документе.
Во втором столбце – наименование услуги или продукции (без сокращений, ёмко и чётко).
В третьем и четвёртом столбце необходимо указать единицу измерения (штуки, килограммы, литры и т.д.) и количество.
В пятый столбец нужно поставить цену за одну единицу измерения, а в последний – общую стоимость.

Если предприятие работает по системе НДС, то это нужно указать и выделить его в счёте. Если без НДС – эту строку можно просто пропустить. Затем справа ниже указывается полная стоимость всех товаров или услуг, а под таблицей эта сумма вписывается прописью.

В завершение документ должен подписать главный бухгалтер организации и руководитель.

Счёт-фактура для плательщиков НДС

Юрлица и другие плательщики НДС применяют счёт-фактуру : ответственный финансовый документ, который выставляется не предварительно, а по факту выполненных работ, предоставленных услуг или отгруженных товаров. Он нужен уже не для ускорения оплаты, а для подтверждения того, что сборы по акцизам и НДС уплачены в полном объеме, для того, чтобы можно было удержать НДС с плательщика (покупателя). Этот документ имеет установленную форму, в нем также могут содержаться сведения о происхождении товара, а если он импортный, то и номер таможенной декларации на него.

Счёт-фактуру оформляют в двух экземплярах.

Элементы счёта

Определенной формы для составления счёта не предусмотрено, но есть обязательные составляющие, которые в нем обязаны содержаться.

1. Реквизиты предпринимателя-физического лица или ООО (как продавца, так и покупателя):
   • название предприятия;
   • правовая форма организации;
   • юридический адрес регистрации;
   • КПП (только для юридических лиц).
2. Сведения о банке, обслуживающем сделку:
   • название банковского учреждения;
   • его БИК;
   • номера расчетного и корреспондентского счетов.
3. Платежные коды:
   • ОКПО;
   • ОКОНХ.
4. Номер счёта и дата его оформления (эта информация для внутреннего пользования фирмы; нумерация сквозная, ежегодно начинаемая сначала).
5. НДС (или его отсутствие). Если наличествует, указывается его сумма.
6. Фамилия, инициалы, личная подпись составителя.

К СВЕДЕНИЮ! Печать на счёте, по последним законодательным требованиям, не обязательна.

За товар или за услугу?

Счёт может выставляться в качестве договоренности об оплате за поставляемый товар или предоставляемую услугу, а также за выполняемый вид работ. Разница состоит в графе «Назначение платежа», которую содержит счёт.

Для расчёта за товар данная графа должна содержать перечень всех видов отпускаемого товара, а также единицы, в которых он измеряется (штуки, литры, килограммы, метры, рубли и др.). Обязательно нужно указать количество товара и сумму за них (отдельно без НДС, если он есть, и полную сумму).

При оплате услуг в «Назначении платежа» нужно указать вид услуги или выполняемой работы. Не забудьте отметить необходимое количество, а также сумму с НДС и без.

СПРАВКА! Если предприниматель не хочет, он может не расшифровывать все виды поставок полностью, указав лишь номер договора, по которому осуществляется сделка. Однако, все равно эта информация должна быть подробно отражена в товарно-транспортной накладной или в смете. Поэтому в интересах предпринимателя указать в счёте полный перечень оплачиваемых товаров или услуг.

Не допускайте ошибок!

Рассмотрим наиболее распространенные неточности, которые предприниматели могут допустить при оформлении счёта.

1. Не расшифрована подпись. Одной росписи недостаточно: должны быть сведения о том, кто поставил подпись. В онлайн-версии документа такой ошибки допустить не получится, так как там требуется электронная подпись.
2. Пропуск сроков счёта-фактуры. Дата оформления счёта-фактуры обязана совпадать с датой выставления счёта и не превышать 5 дней со дня отпуска товара или предоставления услуги.
3. Просрочка получения счёта для оформления вычета НДС. Налоговый вычет по НС должен быть заявлен в том же налоговом периоде, в котором был получен документ, это подтверждающий, то есть счёт-фактура. Чтобы не допустить этой проблемы, необходимо хранить свидетельства о дате получения счетов (почтовые извещения, конверты, квитанции, записи в журнале входящей корреспонденции и пр.).
4. Перепутаны даты на экземплярах счёта-фактуры. Оба участника сделки должны иметь идентичные экземпляры, иначе счёт не доказывает законность сделки.
5. «Шапка» с ошибками. При неточностях в названиях организаций, их ИНН, адресах и т.п. документ окажется недействительным.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если организация-составитель счёта заметила ошибку, она вправе исправить её в тексте счёта. Для этого неправильно записанный показатель зачёркивается, и вместо него ставится правильный. Внесённое изменение заверяется руководительской подписью, при необходимости – печатью, и отмечается дата, когда это было сделано. Другие организации вносить исправления в счёт не уполномочены.

Можно ли выставить счет физическому лицу? Формирование такого документа для предъявления частному клиенту законодательно не запрещено. Предприятие самостоятельно решает, нужен такой бланк в конкретной ситуации или нет. Если предполагается, что расчеты будут осуществляться наличным способом, то необходимости в составлении счета нет. В случае с безналичной оплатой, этот документ требуется клиенту компании, чтобы правильно сделать банковский перевод.

Счет на предоплату или последующую оплату по услугам или поставляемым товарам не относится к унифицированным бланкам или к отчетной документации. Его причисляют к первичным бланкам, форму которых субъекты хозяйствования разрабатывают сами. Решение о том, можно ли выставлять счет физическому лицу, принимает руководитель предприятия.

Правовыми актами акцентируется внимание не на оформлении документов, необходимых для проведения платежа, а на бланках, подтверждающих реализацию сделки. В то же время, счет является неотъемлемым элементом операции по купле-продаже или оказанию услуг, если стороны заключили договор и в нем не прописана итоговая стоимость. В этом случае данные из счета будут идентифицировать точную сумму, подлежащую к оплате. Подтверждением факта совершения сделки при наличном расчете станет кассовый чек.

Как выставить счет физическому лицу от ООО

Счета могут оформляться на отпечатанных в типографии или фирменных бланках компании. Их можно заполнять вручную или с применением технических средств. Главное условие – полнота отражения сведений о продавце и продукции. Проверить это можно путем сопоставления списка обязательных для первичных документов реквизитов из ст. 9 закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ.

Выставить счет на физическое лицо можно при условии, что в бланке будут прописаны такие сведения:

• информация, по которой можно точно идентифицировать юридическое лицо, выступающее в роли продавца (кроме наименования организации, необходимо прописать ее адрес с почтовым индексом);
• полный набор реквизитов, необходимых для проведения платежа по безналичному расчету – ИНН и КПП, название обслуживающего финансового учреждения с его БИК, номера расчетного и корреспондентского счетов;
• детальная расшифровка по поставляемой продукции с указанием стоимости за единицу и за всю партию (цифрами и прописью), выделением размера НДС.

Необходимо заполнить типовой шаблон, который применяется на предприятии в сделках со всеми контрагентами, зарегистрировать его у себя, присвоив ему порядковый номер и указав дату оформления.

Так как получателем товара и плательщиком денег выступает частное лицо, понадобятся его ФИО и адрес регистрации. Эти сведения тоже надо прописать в бланке счета. Документ считается действительным только при наличии подписей руководителя и главного бухгалтера. Если у предприятия есть печать, то она тоже проставляется.

Счет на оплату — это документ, на основании которого компания или ИП оплачивает товары, услуги, работы. По счету может как вноситься аванс, так и осуществляться постоплата. Счет не является обязательным документом для осуществления расчетов между хозяйствующими субъектами.

Форма бланка для выставления счета на оплату для ООО законодательно не регламентирована, так же как и порядок его выставления. В связи с этим продавцы вправе разработать форму самостоятельно и использовать свой шаблон или выставлять счета в свободной форме.

Тем не менее по правилам делового оборота чуть ли не каждая сделка купли-продажи сопровождается выставлением счета. Выписывая счет, продавец как бы напоминает покупателю: «Я жду оплату на такую-то сумму за такой-то товар».

Особая важность счета заключается в том, что он может служить офертой, когда договор не заключается. В соответствии со ст. 435 ГК РФ счет является офертой, если в нем указаны существенные условия сделки. Когда покупатель оплачивает счет, он тем самым акцептует его, т. е. соглашается с условиями покупки. Счет, оформленный как оферта, после оплаты будет являться документом, который свидетельствует о заключении сделки между продавцом и покупателем даже тогда, когда договор между ними не заключался (п. 3 ст. 434 ГК РФ).

Обязательные реквизиты бланка, служащего для счета на оплату

Итак, унифицированной формы бланка счета на оплату не установлено. Также к такому документу не предъявляются требования п. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ о содержании обязательных реквизитов. Кроме того, сам факт выставления счета еще не является финансовым событием, т. к. счет может быть перевыставлен или не оплачен. Однако для того, чтобы покупатель смог правильно оплатить счет, в нем обязательно следует указать:

• наименование и ИНН поставщика;
• платежные реквизиты поставщика;
• наименование и ИНН покупателя.

Без указания этих реквизитов покупатель просто не сможет совершить платеж.

Также продавец может указать в счете и дополнительные реквизиты. Об этом мы поговорим далее.

Дополнительные реквизиты счета. Счет с НДС или без НДС

Дополнительно в счете можно указать:

• Номер и дату — эти реквизиты помогут продавцу не запутаться в расчетах и правильно идентифицировать платеж.
• Основание платежа — наименование товара (работ, услуг), количество, цену и стоимость. Основание платежа указывается для того, чтобы покупатель перед оплатой знал, за что он платит, какое количество товара покупает и по какой цене.
• Ставку и сумму НДС. В соответствии с п. 4 ст. 168 НК РФ в расчетных документах сумма НДС плательщиками налога должна указываться отдельной строкой. Обычно эта информация располагается в конце табличной части счета. Соответственно, неплательщики НДС или лица, пользующиеся льготой по налогу, в счетах указывают: «Без НДС».
• Адрес и телефон продавца.
• Другие реквизиты.

Продавец для удобства и привлечения клиентов может указать в счете свой адрес, телефон или другую информацию (часы работы отдела доставки, схему подъезда).

Также в счете можно прописать срок его действия. Срок важен особенно для счетов, выставленных в иностранной валюте или зависящих от ее курса. Часто в нижней части счета можно увидеть: «Счет действителен 10 дней». Это означает, что если покупатель оплатил счет спустя это время, то продавец может отказать в поставке товара или оказании услуги (выполнении работы), т. к. по какой-то причине могла измениться цена или товара не осталось на складе.

Без подписи руководителя и бухгалтера, а также печати счет будет действителен, если политикой компании предусмотрена такая форма счета.

Счет — это первичка или нет?

Многие спорят и ошибочно утверждают, что в счете обязательно должны присутствовать подпись руководителя и печать компании, т. к. счет — это первичный документ.

Давайте вместе разберемся, является счет первичкой или нет. С принятием закона «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ» от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать перестала быть обязательной к применению.

Многие крупные компании не производят оплату даже по заключенным договорам без получения счета. Дело в том, что отделу, отвечающему за оплату по договорам и бездоговорным поставкам, удобнее производить оплату по счету: в счете всегда указаны действительные платежные реквизиты продавца; оригинал счета прикладывается к заявке на оплату или хранится вместе с платежными поручениями.

То есть фактически мы признаем, что счет — это первичный документ. Но это не так. На поставку товара, оказанные услуги и выполненные работы уже выписывается первичный документ — товарная накладная, акт и т. п., который документально подтверждает действительность сделки и факт исполнения договора, а значит, возникновение обязательства по оплате товара (работ, услуг). Оплату по сделке можно произвести и на основании накладной, акта или договора.

Исполнение заказчиком по договору на оказание услуг обязательств по их дальнейшей оплате проистекает из сути и предмета договора. Тем не менее организация-исполнитель может со своей стороны выставить счет на оплату, чтобы ускорить расчет по договору. Хотя счет и не является документом, содержание которого регламентируется законодательно, если выставление счетов используется между сторонами по договору, организация, оформляющая счета, несет ответственность за их содержание. Поэтому счет на оплату услуг - образец и правила внесения данных нужно сделать на предприятии стандартными, чтобы содержание счета не менялось от договора к договору и от исполнителя к исполнителю.

Как составить счет на оплату услуг

Оформление такого документа, как счет на оплату услуг, должно иметь под собой основания — первичные документы, подтверждающие факт оказания услуг заказчику, иначе счет, выставленный исполнителем, может быть попросту проигнорирован.

Акт об оказании услуг подписывается исполнителем и заказчиком и содержит сведения о виде и объеме оказанных услуг, поэтому счет за оказанные услуги следует составлять, дублируя имеющиеся в акте данные. Дата выставления счета не может быть ранее даты, указанной в акте. В счете можно проставить тот же номер документа, что и в акте об оказании услуг, ссылаясь таким образом на первичный документ, что упростит сверки взаимных расчетов.

Предпочтительней оформлять счет на фирменном бланке организации. То, каким будет бланк счета на оплату услуг, каждое предприятие вправе определять самостоятельно, придерживаясь общих правил оформления исходящих документов. Как официальный документ, по которому предполагается получить платеж, бланк счета должен содержать места для подписи уполномоченных лиц и печати организации, если она используется.

Бланк счет на услуги

Как правильно заполнить счет на оплату услуг

В самом счете на оплату услуг в предусмотренных полях необходимо указать данные заказчика, данные исполнителя, перечень и объем оказанных услуг или проведенных работ, итоговую сумму, которую предполагается получить.

Данные, идентифицирующие стороны договора, должны совпадать с теми, что указаны в реквизитах сторон в тексте договора на оказание услуг. Если же заказчик официально уведомлял об изменении своих реквизитов, должны быть указаны новые реквизиты.

Заполнение полей в бланке «счета на оплату услуг»

Заполненный бланк счета на услуги

Перечень оказанных услуг, который будет содержать счет на оплату услуг, не должен вызывать вопросов у заказчика, поэтому не нужно суммировать услуги в бланке счета, объединяя строки акта об оказании услуг, даже если это представляется логичным, исходя из их сути.

Также в счете на оплату услуг отдельной строкой выделяется сумма НДС при ее наличии. Традиционно в бланке предусматривается поле для указания суммы прописью, которая указывается по тем же правилам, что и в платежных документах. Сумма в рублях пишется прописью с указанием «руб.», копейки проставляются цифрами с указанием «коп.»

Подписывает счет на оплату у предприятия уполномоченный сотрудник из руководящего состава и от бухгалтерии, что удостоверяет для контрагента правильность и обоснованность выставления счета за оказанные услуги.