Как заверять документы. Заверение копий документов в организации

Копия документа - документ, который в точности воспроизводит формат и содержание оригинального документа. Следует отметить, что в некоторых случаях копией документа может признаваться только та копия, которая заверена в установленном законодательством порядке. Именно в связи с этим очень часто возникает вопрос как правильно заверить копию документа.

В копии, которая была снята с оригинального документа, должны быть воспроизведены все реквизиты этого документа. При этом оформление копии может осуществляться на специальном бланке или же на стандартном листе бумаги. Регистрационный индекс, место и дата составления, которые указаны в копии, должны в точности соответствовать оригиналу вне зависимости от того, кем и когда была подготовлена копия.

Заверение того, что копия полностью соответствует оригинальному документу осуществляется при помощи специального реквизита. Данный реквизит содержит в себе: слово «Верно» (пишется с прописной буквы), наименование должностного положения, а также личную подпись того лица, которым была заверена копия. Ниже этих реквизитов указывается дата заверения соответствия копии документа оригиналу. Пример:

Верно
Менеджер по персоналу Подпись И. И. Иванов
30.08.2010

Как можно заметить слово «копия» в отметке, подтверждающей соответствие оригиналу, не указывается. Это связано с тем, само слово «Верно» по своей смысловой нагрузке свидетельствует о том, что это именно копия документа.

Организация имеет право заверять копии лишь собственно созданных документов. Подготовка копий документов, произведенных сторонними организациями, разрешается только при условии разрешения уполномоченными лицами этих организаций. При этом разрешение от сторонних организаций не требуется в случаях разрешения вопросов, связанных с приемом граждан на работу, а также при оформлении личных дел на сотрудников, работающих в организации.

Одна из наиболее распространенных разновидностей копий - копии, которые в множественном числе распечатываются на принтере или же создаются на пишущей машинке. Подобного рода копии называют умноженными экземплярами. Таким образом, первый отпечатанный экземпляр после удостоверения (проставления печатей, регистрации и т. п.) является подлинником, а все иные экземпляры - копиями оригинала.

Как правильно заверить копию документа

Итак, давайте более детально рассмотрим, каким образом производится заверение копии документа на основании действующих норм и правил делопроизводства.
Ниже текста копии документа указывается следующие реквизиты и информация:

• местонахождение оригинала документа - многие пропускают этот пункт, хотя указывать его настоятельно рекомендуется;
• слово «Верно» - заверительная надпись;
• наименование должностного положения того, кто заверяет копию;
• подпись уполномоченного лица, которым заверяется подлинность копии;
• расшифровка поставленной должностным лицом подписи;
• дата проведения заверения подлинности копии;
• печать - для возможности отправки копии в стороннюю организацию.

Образец правильного заверения копии документа:

Ори г инал документа в деле ООО «Фаворит» № 01–03 за 2012 год.
Верно
Начальник отдела кадров Подпись Т. В. Сергеева
28.12.2012 Печать

Каких-либо стандартов по заверению документов, которые содержат сразу несколько страниц, на данный момент не существует. То есть, какие-либо стандарты по скреплению страниц документа, оформлению надписей на наклейке и т. п. отсутствуют.

Как правило, при необходимости оформления копии многостраничного документа поступают следующим образом:

• все листы последовательно нумеруются;
• все листы скрепляются металлической скобой или же нитью;
• на место скрепления, при помощи канцелярского клея наносится бумажная наклейка;
• на наклейке проставляются данные о количестве листов в документе, а также ставится подпись заверяющего должностного лица с расшифровкой его подписи.
• ставится печать, оттиск которой немного захватывает часть наклейки.

Следует отметить, что допускается не скреплять листы документа, а заверять каждую страницу реквизитом «Верно» на каждой отдельно взятой странице.

Вот собственно и все - тема как правильно заверить копию документа раскрыта полностью, если у вас остались вопросы - внимательнее посмотрите на картинку слева и у вас не останется вопросов, как оформить копию документа.

Заверить копии документов может либо нотариус, либо организация, в том числе ее кадровая служба. Вопрос в том, как правильно заверить копию?

Нотариальное заверение копий

Нотариальное заверение требуется только в случаях, прямо предусмотренных законом или подзаконными актами (п. 7 ст. 11 Федерального закона от 26.12.2008 № 294-ФЗ, абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Из смысла п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее - Указ о порядке выдачи копий документов) также следует, что, если законом не предусмотрено представление копий документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке, верность копии удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью. Обратите внимание!

Внимание!

Все случаи обязательного нотариального заверения копий документов предусмотрены действующим законодательством РФ.

Согласно Основам законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1 (далее - Основы законодательства о нотариате), на территории России верность копий документов и выписок из них свидетельствуют нотариусы. Если же в населенном пункте нотариуса нет, право совершать нотариальные действия, предусмотренные ст. 37 Основ законодательства о нотариате, имеют глава администрации поселения и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления поселения или глава администрации муниципального района и специально уполномоченное должностное лицо местного самоуправления муниципального района. Нотариальные действия на территории других государств совершают должностные лица консульских учреждений РФ.

Один из наших работников обратился с просьбой о предоставлении оригинала трудовой книжки для назначения пенсии. Должны ли мы и вправду выдать ему оригинал трудовой или можно обойтись заверенной нашей организацией копией?

По общему правилу трудовая книжка работника хранится у работодателя. Согласно законодательству на руки этот документ выдается только при увольнении (п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила), утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»). В иных случаях работодатель обязан выдавать сотруднику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (п. 7 Правил).

Ответственность за сохранность трудовой книжки (даже в том случае, если она выдана работнику) лежит на специально уполномоченном лице работодателя (письмо Роструда от 18.03.2008 № 656-6-0).

При обращении в органы Пенсионного фонда РФ (далее - ПФР) за назначением трудовой пенсии гражданин должен предъявить, в частности, документы о страховом стаже (п. 2-4 Перечня документов, необходимых для установления трудовой пенсии и пенсии по государственному пенсионному обеспечению в соответствии с Федеральными законами «О трудовых пенсиях в Российской Федерации» и «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» (далее - Перечень), утв. постановлением Минтруда России и ПФР от 27.02.2002 № 16/19па). Основным документом, подтверждающим периоды работы по трудовому договору, включаемые в страховой стаж для назначения трудовой пенсии, является трудовая книжка (ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», ст. 66 ТК РФ, п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утв. постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 № 555).

Работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника не позднее трех рабочих дней со дня подачи безвозмездно выдать ему копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из нее (ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил). Вот только копии документов, заверенные организацией, имеют юридическую силу не для всех (п. 2 Указа о порядке выдачи копий документов). Для органов, осуществляющих пенсионное обеспечение, юридической силой обладают копии трудовых книжек, заверенные ПФР, а не работодателем (письмо ПФР от 29.12.2005 № 25-19/14554).

Также органы ПФР принимают копии документов, в т. ч. трудовых книжек, заверенные нотариально.

В других случаях нотариально заверять документы нет никакой необходимости, хотя при желании это можно сделать, например, в целях исключения любых сомнений в подлинности документа. Но помните: процедура эта затратная как по времени, так и по деньгам.

Заверение копий документов в организации

Как правило, компания сама заверяет копии истребуемых у нее документов.

Если законодательством не предусмотрено представление копий, засвидетельствованных в нотариальном порядке, их верность заверяется подписью руководителя или уполномоченного должностного лица и печатью (п. 2 Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»; далее - Указ № 9779-Х). Этот документ применяется в настоящее время, что подтверждается судебной практикой (см. постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 03.06.2011 № 15АП-5067/2011 по делу № А53-18302/2010, ФАС Московского округа от 21.09.2010 № КА-А40/10627-10 по делу № А40-127876/09-4-1013, Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.06.2010 № 09АП-9442/2010-АК по делу № А40-127876/09-4-1013).

Копии документов: вопрос из практики

В ходе проверки налоговый инспектор запросил у нас копии документов. Все документы в организации заверяет начальник юридического отдела: такое право предоставлено ему на основании доверенности. Однако налоговый инспектор не принял копии, удостоверенные начальником юротдела, сказав, что такое заверение не соответствует закону. Правомерны ли действия инспектора?

Действующим законодательством РФ не определено, что подразумевается под требованиями к заверению документов, которые можно встретить в законе, а именно: «надлежащим образом», «должным образом», «в установленном порядке».

Правда, ФНС России в письме от 02.08.2005 № 01-2-04/1087 объяснила (применительно к запросам документов в ходе налоговой проверки) понятие «заверенные должным образом копии»: это копии документов, удостоверенные исполнительным органом налогоплательщика, плательщика сбора, налогового агента путем проставления необходимых реквизитов, т. е. печати и росписи полномочного должностного лица, придающих копии юридическую силу.

Итак, для представления копий документов в налоговую инспекцию необходима подпись руководителя компании (п. 1 ст. 40 Закона об обществах с ограниченной ответственностью, п. 1 ст. 69 Закона об акционерных обществах), который может на основании доверенности уполномочить другое лицо заверять копии документов (п. 3 ст. 29 НК РФ).

Таким образом, направляемые в налоговую инспекцию копии заверяются подписью руководителя или иного уполномоченного лица, а также печатью организации (п. 2 ст. 93 НК РФ, приложение № 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 № ММ-3-06/338@).

По общему правилу при заверении копий следует руководствоваться следующими двумя документами, причем в совокупности (см. решения Арбитражного суда Иркутской области от 20.01.2011 по делу № А19-20219/10-53, Свердловской области от 26.12.2011 по делу № А63-1436/2011, определение Пермского краевого суда от 18.07.2011 по делу № 33-7178).

Документ 1. ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (п. 3.26) (далее - ГОСТ Р 6.30-2003).

Имейте в виду, что требования этого документа носят рекомендательный характер и распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД): постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс 0200000).

Документ 2 . Указ о порядке выдачи копий документов.

Как заверить копии документов самостоятельно?

Алгоритм действий при самостоятельном удостоверении копий документов следующий.

1. Устанавливаем, кто заверяет копию

Поскольку свидетельствовать копии документов может не только руководитель компании, но и любой иной работник, такую обязанность нужно предусмотреть в должностной инструкции и (или) трудовом договоре (дополнительном соглашении к трудовому договору) уполномоченного сотрудника, а также в отдельном приказе и (или) доверенности с конкретными полномочиями «заверять копии документов».

В приказе также целесообразно предусмотреть, на кого и в каком порядке возлагаются полномочия по заверению копий в случае отсутствия уполномоченного сотрудника (отпуск, командировка, болезнь и т. д.).

2. Определяем, копии каких документов («своих - чужих») вправе заверять сотрудник

По общему правилу удостоверять можно копии «своих» документов, т. е. оформленных в этой компании.

Копии «чужих» документов - оригиналов, исходящих от других организаций, - можно удостоверять, только если они находятся в законном распоряжении компании. Это следует из п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов, а также из определения ВАС РФ от 28.02.2008 № 2483/08, постановлений ФАС Уральского округа от 24.03.2010 № Ф09-1820/10-С4 по делу № А76-8793/2008-5-257/33, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.03.2007 № А19-13975/06-Ф02-104/07 по делу № А19-13975/06.

Компания может заверить копию договора об оказании образовательных услуг, заключенного ею с высшим учебным заведением, но не вправе удостоверять приложенную к этому договору копию лицензии на право ведения образовательной деятельности.

3. Определяем требования к копии документа

Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления (п. 3 Указа о порядке выдачи копий документов, постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2009 по делу № А62-47/2009).

4. Заверяем копию

Удостоверяя соответствие копии подлиннику, нужно проставить на ней следующие реквизиты.

Реквизит 1. Заверительная надпись «Верно» (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003).

Реквизит 2. Должность лица, удостоверившего копию: руководителя или иного уполномоченного сотрудника (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 3. Личная подпись лица, заверившего копию (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 4. Расшифровка подписи (инициалы, фамилия) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003). Реквизит 5. Печать - по усмотрению компании (п. 3.21 ГОСТ Р 6.302003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 6. Отметка о том, что подлинный документ находится в организации (абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Реквизит 7. Дата выдачи (заверения) (п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003, абз. 4 п. 1 Указа о порядке выдачи копий документов).

Чтобы не допускать ошибок при удостоверении документов, рекомендуем сделать штамп со всеми указанными реквизитами.

Кстати сказать, В статье 22 Основ законодательства о нотариате сказано, что за совершение нотариальных действий, для которых предусмотрена обязательная нотариальная форма, нотариус, работающий в государственной нотариальной конторе, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают государственную пошлину по ставкам, установленным законами РФ о налогах и сборах.

За совершение тех же действий частнопрактикующий нотариус взимает тариф в размере, соответствующем размеру государственной пошлины, предусмотренной за совершение аналогичных действий в государственной нотариальной конторе, и с учетом особенностей, установленных законодательством РФ о налогах и сборах.

При этом размеры пошлины за совершение нотариальных действий государственными нотариусами определены в п. 1 ст. 333.24 НК РФ.

За совершение действий, для которых законодательством РФ не предусмотрена обязательная нотариальная форма, государственный нотариус, а также частнопрактикующий, должностные лица, указанные в ч. 4 ст. 1 Основ законодательства о нотариате, взимают тарифы в размере, установленном в соответствии с требованиями ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.

Таким образом, для документов, подлежащих обязательному нотариальному заверению, размеры тарифа не должны превышать государственные пошлины, утвержденные ст. 333.24 НК РФ, а для документов, свидетельствуемых нотариусом исключительно по желанию клиентов, тарифы учитываются в пределах норматива, определенного в ст. 22.1 Основ законодательства о нотариате.

Обратите внимание: такая формулировка вовсе не означает, что заверение или незаверение копии печатью оставлено на усмотрение организации. Имеется в виду, что компания сама выбирает вид печати, используемой в этом случае (основная, печать отдела кадров, специально предназначенная для удостоверения документов и т. д.), что желательно закрепить в локальном нормативном акте, посвященном вопросам документирования, или в отдельном приказе.

Какого цвета должен быть оттиск печати?

Прямого запрета на использование какого-либо цвета нет. Однако ранее в делопроизводстве применялось такое понятие, как «нестойкий цвет чернил», прежде всего красного и зеленого цвета, потому что при воздействии прямого солнечного света они быстро выцветают. А желтый, розовый и т. п. вообще во внимание не принимались, поскольку их использование не обеспечивало четкости оттиска печати. Вопросы вызывает и черный цвет, поскольку в этом случае непонятно, что у вас на руках: копия или оригинал. Так что имеет смысл по-прежнему использовать синий и фиолетовый цвета, обеспечивающие четкость оттиска печати при заверении документов.

Копии документов: вопрос из практики

Налоговый инспектор затребовал у нас многостраничный документ. Как правильно его заверить?

На практике используют два варианта удостоверения многостраничных документов.

Вариант 1 (трудоемкий) . Заверить каждую страницу документа.

Вариант 2 (выгодный) . Пронумеровать каждую страницу, прошить прочной нитью весь документ, концы ее вывести на оборотную сторону последнего листа, залепить бумажной наклейкой и проставить сверху печать, частично накладывающуюся на бумажную наклейку. На обороте последнего листа сделать запись, например: «Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью ___ листов». Данную запись необходимо заверить. Совет

И в завершении совет: Используйте синий и фиолетовый цвета штемпельной краски, обеспечивающие четкость оттиска печати при заверении документов.

Пожалуй, нет такого бухгалтера, которому бы не приходилось готовить копии документов: для представления налоговикам (Статьи 88, 93 НК РФ), во внебюджетные фонды (Статьи 37, 38 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..."), для выдачи работникам (Статья 62 ТК РФ), участникам (Пункт 2 ст. 91 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее - Закон об АО); п. 4 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее - Закон об ООО)), для участия организации в конкурсе (аукционе) (Пункт 2 ст. 35, п. 2 ст. 41.3 Федерального закона от 21.07.2005 N 94-ФЗ "О размещении заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных и муниципальных нужд") и т.д. При этом бухгалтер нередко сталкивается с "в установленном порядке", "должным образом" или просто "надлежаще". Что же оно означает?

Разбираемся с терминологией

Определения этих терминов в законодательстве нет. По сути, все они подразумевают одно: заверение с целью подтвердить соответствие копии оригиналу, как того требует закон или другой нормативный документ. Если говорить об изготовлении копий для представления их заинтересованным лицам, то заверить их могут:
(или ) нотариус;
(или ) сама организация (сам предприниматель).

Заверяем копии

Обращаемся к нотариусу

Когда нормативный акт указывает на необходимость нотариального заверения, выбора нет - не заверенную нотариусом копию у вас просто не примут. Например, чтобы с доходов российского представительства иностранной организации не удерживали налог на прибыль, ему нужно выдать организации, выплачивающей доход, нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (Подпункт 1 п. 2 ст. 310 НК РФ). Нотариальное заверение копий часто требуется при подготовке документов для оформления лицензии (Подпункт "б" п. 7 Положения о лицензировании деятельности по производству, хранению и обороту этилового спирта, утв. Постановлением Правительства РФ от 09.07.1998 N 727; пп. "г" п. 24 Правил проведения торгов (аукциона, конкурса) на оказание услуг связи, утв. Постановлением Правительства РФ от 12.01.2006 N 8).
При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности. Такое заверение будет признаваться "надлежащим" всегда, но, кроме временных затрат, влечет еще и денежные. Поэтому без особой необходимости обращаться к нотариусу не нужно.

Примечание
Если в поселении или муниципальном районе нет нотариуса, то к нотариальному приравнивается заверение копии (Статьи 1, 37 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 N 4462-1):
(или ) главой местной администрации;
(или ) специально уполномоченным должностным лицом местного самоуправления.

Заверяем самостоятельно

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X "О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан" (далее - Указ N 9779-X). Он достаточно древний, к тому же сфера его действия формально ограничена (как видно из названия). Поэтому многие воспринимают его требования, скорее, как обычаи делового оборота. Тем не менее это действующий нормативный акт в статусе федерального закона. И большинство судов применяют его в отношении копий документов, не только "касающихся прав граждан" (Постановления ФАС МО от 21.09.2010 N КА-А40/10627-10; ФАС ПО от 26.05.2010 по делу N А72-15314/2009; ФАС ЦО от 20.07.2004 N А68-АП-122/Я-04; Первого ААС от 07.09.2009 по делу N А43-12945/2009).
Более современный документ в этой сфере - Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее - ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характер (Пункт 1 ГОСТ Р 6.30-2003).

Вывод
Лучше соблюдать требования Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее, дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Самостоятельно заверить можно прежде всего копии тех документов, которые составлены в вашей организации (бухгалтерские документы, приказы, письма и проч.) (Пункт 1 Указа N 9779-X). Копии других документов вы можете заверять только в том случае, если подлинник хранится у вас (как, например, трудовые книжки работников).
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизиты (Часть 4 п. 1 Указа N 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 по делу N А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 по делу N А65-8702/2005-СГ3-33).

Совет
При заверении обращайте внимание на качество подлинника. Если документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления, предупредите получателя, что копию у него могут не принять (Пункт 3 Указа N 9779-X; Постановление Двадцатого ААС от 15.05.2009 по делу N А62-47/2009).

Заверить копию многостраничного документа вы можете двумя способами:
(или ) отдельно заверить каждый лист копии;
(или ) прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов, например: "Копия на 6 листах верна".

Заверяет предприниматель

Положения Указа N 9779-X и ГОСТ Р 6.30-2003 применяются к предпринимателям по аналогии. Однако у предпринимателя может не быть печати. Это не является препятствием для "надлежащего" заверения - по закону печать для них не обязательна (Постановление ФАС ДВО от 12.09.2008 N Ф03-А51/08-2/3390; Письмо УФНС России по г. Москве от 28.02.2006 N 28-10/15239).

Заверяем для налоговиков

Если ИФНС требует от вас копии документов для (Статьи 93, 93.1 НК РФ), то вы вправе проставить на них ограниченный набор реквизитов (Приложение N 5 к Приказу ФНС России от 31.05.2007 N ММ-3-06/338@):
- заверительную надпись;
- подпись руководителя (заместителя) и (или) уполномоченного лица;
- печать организации.
Это требования самих налоговиков, которые они закрепили приказом. Аналогичные случаи (когда нормативный акт сам описывает, как нужно заверить копию) нередки (Пункт 11 Положения о лицензировании внешнеэкономических операций с товарами, информацией, работами, услугами, результатами интеллектуальной деятельности (правами на них), в отношении которых установлен экспортный контроль, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 691). В подобных ситуациях вы просто должны руководствоваться предложенным порядком.

Когда "надлежащее" заверение не обязательно

Если в законе идет речь просто о копии, то теоретически вы вправе выдать ксерокопию без заверения (например, при подтверждении нулевой ставки НДС (Статья 165 НК РФ)). Но судебная практика иногда вырабатывает и иные решения. Так, Высший Арбитражный Суд РФ недавно разъяснил, что акционерное общество обязано выдавать заверенные копии документов, если его акционер заявил такое требование (Пункт 9 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 18.01.2011 N 144). Хотя из текста Закона этого совсем не следует (Статья 91 Закона об АО).

Заверение копий не требует больших усилий. Но если вам приходится это делать часто, то закажите себе штамп с полным набором реквизитов - тогда точно ничего не забудете.

Заверенные копии документов вам могут потребоваться для предоставления в налоговую инспекцию, представителям внебюджетных фондов, контрагентам, выдачи работникам и др. И обычно ставится требование заверить копии «должным образом», «в установленном порядке». Начинающие бухгалтера в такой ситуации находятся в недоумении, поскольку непонятно, где же искать этот «порядок», как заверить документ. Что же скрывается под мудреными формулировками?

Как заверять

Несмотря на то, что в требованиях на заверение применяются одни и те же формулировки, которые вы прочли выше, в нормативных документах нет определения этих терминов. Но давайте подумаем, для чего нужны копии документов? Цель – подтверждение соответствия копии оригиналу документа.

Заверить копии документов могут:

— нотариус;

— сама организация.

Нотариальное заверение происходит, если нормативный акт прямо указывает на такую необходимость. Но если требования нет, то затраты времени и денег на это не будут оправданы.

Чаще всего организация заверяет документы, которые у нее имеются, самостоятельно. Но вот перед вами копия, которую вам надо заверить. Что делать, как написать, на что опереться?

Нормативные документы

Есть достаточно древний документ — Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X«О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан».

Несмотря на его почтенный возраст и ограниченную сферу применения (судя по названию), он является действующим документом, а порядок заверения, изложенный в нем, распространяется и на другие документы (по обычаям делового оборота).

Есть и более современный документ — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который принят Постановлением Госстандарта от 03.03.2003г. №65-ст.

Эти документы дополняют друг друга и не противоречат.

Что можно заверить

Вы можете заверить копии:

— документов, составленных вашей организацией;

— подлинников документов, составленных другими организациями, которые хранятся у вас.

реквизиты

Что же писать на копии? Должны быть такие реквизиты:

— заверительная надпись («копия верна» или «верно»);

— должность лица, который заверил копию (по умолчанию – руководитель). Может быть любой работник, если на него возложено исполнение таких обязанностей в доверенности или по приказу;

— подпись заверившего лица;

— расшифровка подписи (фамилия и инициалы);

— печать (допускается в том числе печать отдела кадров, если она есть. У ИП печати может не быть;

— отметка о нахождении подлинного документа в организации;

— дата заверения (выдачи).

Теперь конкретный пример надписи:
Копия верна,
подлинник находится в ЗАО «Загадка»
Генеральный директор ЗАО «Загадка» Отгадкин Отгадкин О.О.
20 марта 2013 г. М.П.

Обратите внимание: заверяемый документ не должен иметь подчисток, неясно читаемого текста, неоговоренных исправлений, иначе копию не примут.

Если вы заверяете документ на нескольких страницах, то можно заверить каждый лист отдельно или прошить все листы ниткой вместе, пронумеровать, на место прошивки приклеить бумажку и на ней уже сделать заверительную надпись. Кроме того, укажите количество листов, которые вы прошили.

Для заверения копий документов в ИФНС нужно писать:

— заверительную надпись;

— подпись должностного лица (руководителя);

— печать.

Получается, что заверить документ не так уж и сложно. Как считаете вы? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

С лета 2018 года действует новый порядок проставления визы «копия верна». Как правильно заверить копию документа по обновлённым стандартам и не нарушить законный порядок делопроизводства? Рассказываем, что нужно знать о копиях и выписках, кто вправе их визировать и когда нужен нотариус.

Чем копия отличается от оригинала

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа - это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы - гарантировать достоверность.

Копия - скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.

Штамп «Копия верна» нужен для подтверждения подлинности копии

Почему может потребоваться заверение копии

Копии, заверенные правильным образом, требуются гражданам и предпринимателям во множестве ситуаций:

• получение кредита или оформление ипотеки;
• оформление социальных пособий или материальной помощи;
• заключение сделок с недвижимостью (в отдельных ситуациях);
• получение наследства;
• оформление лицензии.

Порядок заверения копий документов

Порядок заверения копий документов в действительности довольно прост, хотя и регулируется одновременно несколькими законодательными актами , один из которых и вовсе действует с 1983 года:

• Указ Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 № 9779-X;
• Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-200 от 3 марта 2003 № 65-ст.

Законодательство предусматривает 2 основных варианта заверения:

• простое;
• нотариальное.

Нотариальное чаще всего требуется бизнесу, а работникам достаточно простого - подписи работодателя. В отдалённых сельских поселениях, где нет нотариуса, эту функцию исполняет глава муниципалитета или его уполномоченный заместитель. Самостоятельно заверяются те акты, которые подготовлены в самой компании: приказы и договоры. Визировать документы, которые созданы другим учреждением, правомерно только тогда, когда подлинники находятся на хранении в самой компании. Это правило чаще всего касается трудовой книжки.

Подготовка документов

Рассмотрим общие правила заверения копий документов. Для получения заверенной копии, работник в устной или письменной форме обращается напрямую к работодателю или в отдел кадров. Письменное заявление готовится в свободной форме. Обычно проблема решается в течение одного рабочего дня, но в ряде случаев требует 2-3 дней. Для заверения нужен оригинал и его копия.

Если оригинал хранится у работодателя, он сам снимает копию, заверяет её и передаёт работнику. Подпись гражданина не требуется.

Проверьте качество подлинника. Если часть надписей стёрлась, есть подчистки или трудно читаемые фрагменты, простого ксерокопирования будет недостаточно. Копия получится некачественной, и её не примут. Как поступить в такой ситуации? Попробуйте отсканировать подлинник, а затем распечатать скан. Качество будет лучше, а для принимающих учреждений не имеет значения, каким именно образом изготовлена копия.

Копия должна быть хорошего качества, иначе её не примут

Кто имеет право заверить копию

Право заверения внутри компании есть у:

• руководителя/директора;
• заместителя начальника;
• начальника отдела кадров;
• уполномоченного лица, если это право зафиксировано в уставных документах организации.

В случае, если у организации есть печать, подпись нужно закрепить ею. Штамп ставится таким образом, чтобы не перекрывать визу, должность и расшифровку фамилии. Образец штампа «Копия верна» представлен на изображениях к материалу. Если юридическое лицо работает без печати, бумаги заверяются только подписью. Учреждение, принимающее копии, должно учитывать этот нюанс и не имеет права отказывать в приёме из-за отсутствия печати.

Удостоверительная надпись

Достоверность копии подтверждается формулировкой «Верно». Если копия готовится для другой организации - например, для банка - по новым требованиям необходимо к этой надписи добавить место хранения оригинала. Таким образом, надписи на копиях одного и того же документа будут такими:

1. Внутри своей компании: «Верно», должность и подпись лица, визирующего документ.
2. Для другого учреждения: «Верно», «Подлинник приказа о приёме на работу/другого акта хранится в ООО «Техника», дело №03-1861 за 20.. год», а также должность и подпись ответственного составителя.

Иногда возникает вопрос: «копия верна» или «верно» - как правильно? Обновлённый ГОСТ предполагает написание «Верно», лучше использовать её. Однако другая формулировка не сделает копию недействительной. Образец, как правильно заверить документ, представлен на изображениях к материалу.

Нотариальное заверение

Нотариальное заверение копии требуется только тогда, когда об этом прямо заявлено в описании комплекта бумаг. С нотариальным заверением чаще сталкиваются предприниматели и юридические лица, например, при регистрации ООО. Но в отдельных случаях такими услугами вынуждены пользоваться и простые граждане. Например:

• брачные контракты;
• принятие наследства;
• переводы документов с иностранных языков;
• доверенности с передачей прав;
• договоры купли-продажи недвижимости, если число собственников больше одного.

Услуги нотариуса платные, заверение одной страницы обойдётся в 1-2 тысячи рублей. Для визирования нотариусу обязательно потребуется подлинник.

Чтобы нотариус заверил документ, он должен соответствовать ряду требований

В каких случаях нотариус откажет

Нотариус может отказаться заверять документы. Причин довольно много, к самым распространённым относятся:

1. Заявитель предоставляет документы с ламинированными поверхностями. Специалист не может проверить их подлинность, следовательно, откажется заверять.
2. Бумаги иностранного происхождения, не легализован в соответствии с российским законодательством, написан на иностранном языке.
3. Акты на нескольких листах, но не сшитые и не пронумерованные (проблема решается очень легко: сосчитать и сшить листы, на последнем листе наклеить ярлык с количеством листов).
4. На подлиннике есть повреждённые фрагменты, которые трудно или невозможно прочесть. Также не заверяются бумаги с пометками и исправлениями, законность которых не подтверждена отметкой «Исправленному верить».
5. Часть текста написана карандашом.

Если есть сомнения по поводу состояния документа и возможности завизировать его в должном порядке, лучше изначально проконсультироваться у специалиста и попробовать найти решение проблемы совместно. После проверки нотариус ставит свою печать: образец печати представлен на изображении выше.

Особенности заверения выписок из документов

В ряде случаев требуется завизировать не копию, а только отдельную выписку. Например, из устава организации, договора или постановления. Как это сделать правильно? К выпискам не предъявляется строгих требований, большая часть их выполняется в свободной форме и даже не требует подписи руководителя. Чтобы выписка считалась действительной, достаточно следующих рекомендаций:

• указываются дата и регистрационный номер оригинального документа;
• если у документа есть преамбула, она указывается в выписке без сокращений и изменений;
• в тексте оставляют только те пункты и строки, которые имеют значение в данной ситуации, пункты указываются с оригинальными номерами;
• указывают должность и имя лица, подписавшего основной документ.

Затем выписку заверяют штампом «Верно» и подписью составителя. В отличие от заверенных копий, визировать выписки могут не только руководители. Например, поставить штамп и свою подпись вправе секретарь, составивший выписку.

Заверение переводов

Право заверять переводные документы имеют специализированные бюро переводов. Такие есть почти в каждом регионе и работают с большинством языков. Перевод вправе осуществлять только дипломированные переводчики. Сам заявитель и нотариус не уполномочены на это. Большинство нотариусов имеют право работать с бумагами только на русском языке.

Обратите внимание, иногда требуется только перевод документа, а иногда - перевод и нотариальное заявление. Всегда уточняйте в месте предъявления, какой именно вариант им требуется.

Заключение

Новые правила заверения документов не изменили порядок визирования копий радикальным образом. В отдельных случаях - когда копию предъявляют в другую организацию - нужно указать место хранения подлинника (если это возможно сделать). Право заверения есть у руководителя, его заместителя и начальника отдела кадров. Процедура простая и не требует серьёзной предварительной подготовки.