Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст принят новый национальный стандарт по оформлению документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Стандарт вводится в действие с 1 июля 2018 г. и заменяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» .

Раздел «Общие требования к созданию документов». Это совершенно новый раздел стандарта. В нем перечислены основные правила, которые следует соблюдать при создании документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.).

Что нового в ГОСТ Р 7.0.97-2016?

1. Обновлен список реквизитов (например, выделено отдельно название филиала, появился гриф ограничения доступа к документу, отметка об электронной подписи и др.);
2. Уточнены требования к оформлению документов (как нумеровать страницы, какой шрифт использовать, как делать отступы и т.д.);
3. Изменены требования к заверительной копий;
4. Новый стандарт проще применять при электронном документообороте (согласовать документ можно в электронном виде).

Применять ГОСТ или нет, организация, предприятие решают самостоятельно.

Основные положения раздела: Общие требования к созданию документов

1.Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

2. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифтов для реквизитов документа являются:

Times New Roman № 13, 14;

Arial № 12, 13;

Verdana № 12, 13;

Calibri № 14 и приближенные к ним.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров.

3.При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

4.Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

5.Абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

6.Текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал. Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала. Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

7.Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

8.Допускается выделение реквизитов «Адресат», «Заголовок к тексту» или «Подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

9.Нормативные правовые акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

На какие документы распространяются общие требования

Общие требования в оформлению документов действуют при оформлении организационно-распорядительных документов, в том числе, включенных в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

В этот перечень входят следующие документы:

• учредительные документы организации (устав, положения, учредительный договор и др),
• документы по ликвидации или реорганизации организации,
• кадровые документы, в том числе должностные инструкции работников,
• положения о структурных подразделениях,
• бухгалтерские документы,
• правила внутреннего трудового распорядка и другие.

Отметим, что в силу ст. 4 Закона о стандартизации применение данного национального стандарта, как и ныне действующего ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого он принят, является добровольным. Таким образом, при желании хозяйствующие субъекты, в том числе работодатели, могут уже сегодня применять в работе положения нового национального стандарта, а могут и не применять даже после его вступления в силу.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Обозначение:

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Наименование:

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

Действует

Дата введения:

Дата отмены:

Заменен на:

Текст ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

ГОСТ Р 7.0.97-2016

Группа Т62

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному ииздательскому делу

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Требования к оформлению документов

System of standards on information, librarianship andpublishing. Organizational and administrative documentation.Requirements for presentation of records

Текст Сравнения ГОСТ Р 7.0.97-2016 с ГОСТ Р 6.30-2003 см. по ссылке.
- .
____________________________________________________________________

ОКС 01.140.20

Датавведения 2018-07-01

Предисловие

Предисловие

1РАЗРАБОТАН Федеральным бюджетным учреждением "Всероссийскийнаучно-исследовательский институт документоведения и архивногодела" (ВНИИДАД) Федерального архивного агентства

2ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191"Научно-техническая информация, библиотечное и издательскоедело"

3УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства потехническому регулированию и метрологии от 8 декабря 2016 г. N2004-ст

4В настоящем стандарте реализованы нормы федеральных законов от 27 июля 2006 г. N149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защитеинформации", от 22 октября 2004г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"

5ВЗАМЕН ГОСТ Р 6.30-2003

6ИЗДАНИЕ (июль 2018 г.) с ИзменениемN 1, утвержденным в мае 2018 г. (ИУС 7-2018)*
_________________
*Настоящее издание заменяет все предыдущие издания данногостандарта.

Правила применениянастоящего стандарта установлены в статье26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ "Остандартизации в Российской Федерации". Информация обизменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодном (посостоянию на 1 января текущего года) информационном указателе"Национальные стандарты", а официальный текст изменений и поправок- в ежемесячном информационном указателе "Национальные стандарты".В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандартасоответствующее уведомление будет опубликовано в ближайшем выпускеежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты".Соответствующая информация, уведомление и тексты размещаются винформационной системе общего пользования - на официальном сайтеФедерального агентства по техническому регулированию и метрологии всети Интернет (www.gost.ru)

1Область применения

Настоящий стандартраспространяется на организационно-распорядительные документы:уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления,распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма,справки и др. (далее - документы), в том числе включенные вОК 011-93 "Общероссийскийклассификатор управленческой документации" (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандартопределяет состав реквизитов документов, правила их оформления, втом числе с применением информационных технологий; виды бланков,состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов надокументе; образцы бланков; правила создания документов. Положениянастоящего стандарта распространяются на документы на бумажном иэлектронном носителях.

2Нормативные ссылки

Внастоящем стандарте использованы нормативные ссылки на следующиестандарты:

ГОСТ Р 7.0.8 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения

ГОСТ Р ИСО 15489-1 Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Управлениедокументами. Общие требования

Примечание - Припользовании настоящим стандартом целесообразно проверить действиессылочных стандартов в информационной системе общего пользования -на официальном сайте Федерального агентства по техническомурегулированию и метрологии в сети Интернет или по ежегодномуинформационному указателю "Национальные стандарты", которыйопубликован по состоянию на 1 января текущего года, и по выпускамежемесячного информационного указателя "Национальные стандарты" затекущий год. Если заменен ссылочный стандарт, на который дананедатированная ссылка, то рекомендуется использовать действующуюверсию этого стандарта с учетом всех внесенных в данную версиюизменений. Если заменен ссылочный стандарт, на который данадатированная ссылка, то рекомендуется использовать версию этогостандарта с указанным выше годом утверждения (принятия). Если послеутверждения настоящего стандарта в ссылочный стандарт, на которыйдана датированная ссылка, внесено изменение, затрагивающееположение, на которое дана ссылка, то это положение рекомендуетсяприменять без учета данного изменения. Если ссылочный стандартотменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него,рекомендуется применять в части, не затрагивающей эту ссылку.

3Общие требования к созданию документов

3.1 Документы могутсоздаваться на бумажном носителе и в электронной форме ссоблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При созданиидокумента на двух и более страницах вторую и последующие страницынумеруют.

Номера страницпроставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии неменее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается созданиедокументов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннемсоздании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа иправого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для созданиядокументов необходимо использовать свободно распространяемыебесплатные шрифты.

При составлении таблицдопускается использовать шрифты меньших размеров.

(Измененная редакция,Изм. N 1).

3.4 Абзацный отступтекста документа - 1,25 см.

Заголовки разделов иподразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются поширине текста.

Многострочные реквизитыпечатаются через один межстрочный интервал, составные частиреквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документапечатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовитсядля издания с уменьшением масштаба, текст печатается через дваинтервала.

Интервал между буквами всловах - обычный.

Интервал между словами -один пробел.

3.5 Текст документавыравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полейдокумента).

Длина самой длиннойстроки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5см.

Длина самой длиннойстроки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12см.

3.6 Нормативными актамиорганизации может быть предусмотрено выделение реквизитов"адресат", "заголовок к тексту" или "подпись", а также отдельныхфрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные актыорганизации, а также иные многостраничные документы могутоформляться с титульным листом. Титульный лист документаоформляется в соответствии с приложением А.

4Реквизиты документа

При подготовке иоформлении документов используют реквизиты, определения которыхприведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 - герб(Государственный герб Российской Федерации, герб субъектаРоссийской Федерации, герб (геральдический знак) муниципальногообразования);

02 - эмблема;

03 - товарный знак (знакобслуживания);

04 - код формыдокумента;

06 - наименованиеструктурного подразделения - автора документа;

08 - справочные данные оборганизации;

09 - наименование видадокумента;

10 - дата документа;

11 - регистрационныйномер документа;

13 - место составления(издания) документа;

14 - гриф ограничениядоступа к документу;

15 - адресат;

16 - гриф утверждениядокумента;

17 - заголовок ктексту;

18 - текст документа;

19 - отметка оприложении;

20 - гриф согласованиядокумента;

21 - виза;

22 - подпись;

23 - отметка обэлектронной подписи;

24 - печать;

25 - отметка обисполнителе;

26 - отметка о заверениикопии;

27 - отметка опоступлении документа;

28 - резолюция;

29 - отметка оконтроле;

30 - отметка онаправлении документа в дело.

5Оформление реквизитов документов

5.1 Герб (Государственныйгерб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб(геральдический знак) муниципального образования) воспроизводитсяна бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе РоссийскойФедерации", законодательными и иными нормативными правовымиактами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органовместного самоуправления.

Изображение герба(Государственного герба Российской Федерации, герба субъектаРоссийской Федерации, герба (геральдического знака) муниципальногообразования) помещается посередине верхнего поля бланка документанад реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 ммот верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации,разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается всоответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документовфедеральных органов государственной власти (за исключением случаев,предусматривающих использование изображения Государственного гербаРоссийской Федерации), территориальных органов федеральных органовгосударственной власти, государственных и негосударственныхорганизаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнегополя бланка документа над реквизитами организации - авторадокумента на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знакобслуживания), зарегистрированный в установленном законодательствомпорядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии суставом (положением об организации). Изображение товарного знака(знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланкадокумента над реквизитами организации - автора документа или слевана уровне наименования организации - автора документа (допускаетсязахватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком(знаком обслуживания) на бланках документов может указыватьсякоммерческое обозначение юридического лица.

5.4 Код формы документапроставляется на унифицированных формах документов в соответствии сОбщероссийским классификаторомуправленческой документации (ОКУД) или локальнымклассификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего полядокумента, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора)и цифрового кода.

Пример

5.5 Наименованиеорганизации - автора документа на бланке документа должносоответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в егоучредительных документах (уставе или положении). Под наименованиеморганизации в скобках указывается сокращенное наименованиеорганизации, если оно предусмотрено уставом (положением).

5.6 Наименованиеструктурного подразделения - автора документа (в том числе филиала,отделения, представительства, коллегиального, совещательного илииного органа) используется в бланках писем и бланках конкретныхвидов документов соответствующих подразделений (органов) всоответствии с локальными нормативными актами и указывается поднаименованием организации.

5.7 Наименованиедолжности лица - автора документа используется в бланкахдолжностных лиц и располагается под наименованием организации илинаименованием территории (края, области, автономной области и др.),если документ издает руководитель органа власти субъекта РоссийскойФедерации, муниципального образования. Наименование должности лица- автора документа указывается в соответствии с наименованием,приведенным в распорядительном документе о назначении надолжность.

5.8 Справочные данные оборганизации указываются в бланках писем и включают: почтовый адресорганизации (дополнительно может указываться адрес места нахожденияюридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номертелефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес.

Всостав справочных данных, за исключением бланков документов органовгосударственной власти, органов местного самоуправления,включаются: код организации по Общероссийскому классификатору предприятий иорганизаций (ОКПО), основной государственный регистрационныйномер организации (ОГРН) и идентификационный номерналогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет(ИНН/КПП).

5.9 Наименование видадокумента указывается на всех документах, за исключением деловых(служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа(наименованием организации, наименованием структурногоподразделения, наименованием должности) (см. рисунок В.6).

5.10 Дата документасоответствует дате подписания (утверждения) документа или датесобытия, зафиксированного в документе. Документы, изданные двумяили более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документазаписывается в последовательности - день месяца, месяц, год - однимиз двух способов:

арабскими цифрами,разделенными точкой: 05.06.2016;

5.11 Регистрационныйномер документа - цифровой или буквенно-цифровой идентификатордокумента, состоящий из порядкового номера документа, который, поусмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквеннымикодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами(индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодомдолжностного лица и др.).

На документе,составленном совместно двумя и более организациями, проставляютсярегистрационные номера документа, присвоенные каждой изорганизаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косойчертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочнойчасти или преамбуле документа.

5.13 Место составления(издания) документа указывается во всех документах, кроме деловых(служебных) писем, а также докладных, служебных записок и другихвнутренних информационно-справочных документов.

Место составления(издания) документа не указывается в том случае, если внаименовании организации присутствует указание на место еенахождения. Место составления (издания) документа указывается всоответствии с принятым административно-территориальнымделением.

5.14 Гриф ограничениядоступа к документу проставляется в правом верхнем углу первоголиста документа (проекта документа, сопроводительного письма кдокументу) на границе верхнего поля при наличии в документеинформации, доступ к которой ограничен в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

Виды используемых ворганизации грифов ограничения доступа должны соответствоватьзаконодательным и иным нормативным правовым актам РоссийскойФедерации и должны быть закреплены в локальных нормативных актах. Всостав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительнаянадпись ("Для служебного пользования", "Конфиденциально","Коммерческая тайна" или др.), которая может дополняться номеромэкземпляра документа и другими сведениями в соответствии сзаконодательством Российской Федерации.

Пример

5.15 Адресат используетсяпри оформлении деловых (служебных) писем, внутреннихинформационно-справочных документов (докладных, служебных записок идр.).

Адресатом документа можетбыть организация, структурное подразделение организации,должностное или физическое лицо.

Реквизит "адресат"проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловымрасположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (припродольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита"адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительносамой длинной строки.

При адресовании документаруководителю (заместителю руководителя) организации указывается вдательном падеже наименование должности руководителя (заместителяруководителя), включающее наименование организации, фамилию,инициалы должностного лица.

Пример

Приветствую, уважаемые друзья! А вы знаете, что в июле 2018 года начнут действовать требования к оформлению документов? В этой заметке про это и поговорим. Забегая вперёд сразу скажу, что требования к оформлению документов носят рекомендательный характер, потому что речь идёт о новом ГОСТе. Документ называется так — ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». В части добровольного применения данного ГОСТа есть одно исключение, национальный стандарт (т.е. ГОСТ) будет является обязательным для изготовителя и/или исполнителя в случае публичного заявления о соответствии продукции/услуг национальному стандарту.

На какие документы распространяются требования к оформлению

Требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 определяет:

• образцы бланков;
• состав реквизитов документов. Правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий;
• виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе;
• правила создания документов.

Кроме того, требования ГОСТа Р 7.0.97-2016 распространяются на документы в бумажном и электронном виде.

Тем, кто педантичен при разработке документов по охране труда и т.д., данный ГОСТ может послужить верным ориентиром. Понятное дело, что документы должны быть не только красивыми, оформленными в едином стиле, но и правильными по содержанию.

Ниже все желающие могут бесплатно скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» и пользоваться его положениями при разработке своих документов.

СКАЧАТЬ ГОСТ

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

На этом всё. Если материал понравился, то незабываем чуть ниже ставить рейтинговые звёздочки 😉 Спасибо за поддержку!

Продолжение следует...

1 июля 2018 года начинает действовать новый стандарт по оформлению документов. Вместо ГОСТ Р 6.30-2003 теперь будем пользоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016. Какие глобальные новшества в плане оформления реквизитов приносит новый стандарт, а также он сам собственной персоной (в формате PDF) – в статье.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 скачать

Что нового

Нового много. В первую очередь, в стандарте появился раздел «Общие требования к созданию документов». Если по ГОСТ-2003 приходилось собирать эти требования по крупицам, то теперь им посвящен целый раздел. Новый стандарт устанавливает шрифты, порядок нумерации страниц, расположения текста на листе и распечатывания текста.

Во вторую очередь изменился состав реквизитов. Количество не поменялось: их как было 30, так и осталось. Часть «старых» реквизитов были соединены в один, кое-какие, наоборот, разъединили на два. Появились принципиально новые реквизиты. Кроме того, больше половины из оставшихся реквизитов теперь оформляются по-новому.

В третью (last but not least) очередь изменения коснулись бланков документов, ассортимент которых значительно расширился по сравнению со стандартом 2003 года.

Одним словом, однозначно стоит скачать ГОСТ Р 7.0.97-2016 и ознакомиться с ним.

Готовимся к изменениям

В связи с тем, что правила оформления документов значительно меняются, большинству организаций предстоит изменение их инструкций по делопроизводству. Проект изменений нужно готовить уже сейчас. А вносятся изменения в инструкцию (и в любой другой регламент) путем издания приказа по основной деятельности. Как именно это сделать, как грамотно оформить приказ, рассказывается .

Изучаем новый стандарт

Напоминаю так же, что уже прошел бесплатный вебинар от «Отличного секретаря» о новом стандарте. Мы бегло рассмотрели новые правила оформления реквизитов и создания документов. Запись вебинара:

Тех моих читателей, кто хочет подробных объяснений ГОСТа, анализа сложных и спорных ситуаций в оформлении документов, решения конкретных вопросов, приглашаю на свои очные семинары в Самаре и Москве, а также предлагаю услугу корпоративного обучения (прямо в вашем офисе) группы сотрудников. Количество группы – от одного человека.