Каким документам ип перечисляет себе деньги в подотчет. Забрать наличные из компании

Подотчётные средства выдаются сотруднику на расходы, напрямую связаны с работой организации, где он состоит в штате. К примеру, это могут быть командировочные деньги либо финансы, выделяющиеся ежемесячно на покупку канцтоваров, или оплату полиграфических материалов.

Выдача денег в подотчёт производится в определённом порядке, требующем соблюдения всех правил. В первую очередь должно быть написано заявление от подотчётного лица о необходимости выделить ему средства на производственные расходы. Заявление также составляется, когда средства нужны руководителю предприятия, так как данные расходы обязательно подлежат бухгалтерской проводке.

Получать подотчётные средства можно как наличными в кассе предприятия, так и на карту банка. Что касательно срока, на который выдаются деньги, то определяется он руководителем фирмы.

Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам?

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном .

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

• выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
• лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
• сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств - распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

• перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
• должности сотрудников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• срок использования средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

• , содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
• , который составляет и заверяет руководитель;

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• книга регистрации командировочных сотрудников;
• рабочее задание;
• доверенность на оплату расходов от лица компании;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• оплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для организации;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

• при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
• заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
• проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
• не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
• деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

• наличными в кассу;
• на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную .

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

• проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
• составление заявления;
• оформление расходного ордера;
• проводка ордера в кассе;
• проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз - Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

Есть ли ограничения в размере выдаваемых в подотчет сумм? Этот вопрос вполне уместен, ведь внимание контролирующих органов к кассовым операциям компаний не ослабевает. Попытаемся разобраться, можно ли выдавать авансы из кассы в неограниченном размере.

Какую максимальную сумму можно взять подотчет

О лимитах в отношении размера средств, которые можно выдать подотчетным лицам, прямо нигде не упоминается. Но, хотя формальных ограничений нет, необходимо понимать некоторые нюансы.

Подотчетные средства и расчеты с контрагентами: в чем разница

У всех на слуху размер ограничений по наличным расчетам в 100 тысяч рублей. Откуда же взялась эта цифра?

Лимит в 100 тысяч рублей в рамках одного договора установлен п. 6 Указания Банка РФ "Об осуществлении наличных расчетов" от 07.10.2013 № 3073-У для расчетов между юрлицами и между юрлицами и ИП. В этом же пункте идет речь о том, что данное ограничение не распространяется на выдачу денег подотчетным лицам. Получается, что максимальная сумма подотчет с этой цифрой никак не связана.

А если нам нужно выдать сотруднику средства для расчета с поставщиком? Должны ли мы выдать сотруднику на эти цели не более 100 тысяч рублей? В этом случае, даже если долг перед поставщиком выше 100 тысяч, сотрудник может передать контрагенту от имени компании в рамках одного договора не более 100 тысяч рублей наличными, предварительно получив их из кассы (единовременно или частями). Если аванс выдавался исключительно на эти цели, то выдача аванса в большем размере будет выглядеть как минимум странно.

Конечно, если работнику компании надо рассчитаться наличными сразу с несколькими поставщиками или по нескольким договорам с одним поставщиком, он может взять в подотчет и больше 100 тысяч рублей.

Не забудьте, что выдача денег сопровождается оформлением приказа (скачать образец можно в конце статьи).

Подозрительные операции с подотчетниками

Как видим, каких-то явных ограничений по максимальной сумме в подотчет в 2019 году не установлено. Но это не означает, что можно выдавать авансы из кассы в любом размере.

Проверяющим из налоговой могут очень не понравиться некоторые операции с подотчетными лицами:

1. «Круговорот» наличности в кассе через авансовые отчеты. Эта хитрость — когда деньги из кассы ежедневно выдаются в подотчет, возвращаются, снова выдаются и т. д. — явно намекнет контролерам на попытки замаскировать излишек наличности в кассе, который положено сдавать в банк.
2. Выдача значительной суммы денег сотруднику на длительный срок вместо заключения договора займа. Если налоговики докажут, что фактически это был беспроцентный заем, компании могут доначислить НДФЛ с материальной выгоды, полученной работником.
3. Выдача сумм, значительно превышающих средний размер расходов компании за соответствующий период.
4. Выданный аванс сильно завышен, по сравнению с расходами, на которые он выдавался, или потрачен не на те цели, для которых был получен.

Несмотря на то, что максимальная сумма подотчет (2017) нормативными документами не регулируется, рекомендуем не злоупотреблять отсутствием такого требования. Выдача денег исключительно в целях хозяйственной деятельности компании, соответствие целей конкретного аванса и фактических расходов, разумные размеры выдаваемых средств помогут вашей фирме избежать лишних вопросов при налоговых проверках.

Самое важное в этой статье: чем предприниматель отличается от наемного работника, какие бумаги оформить, чтобы взять деньги из кассы или со счета, как отразить покупки в бухгалтерском учете ИП.

Когда фирма выдает сотруднику деньги, например, для покупки ценностей, бухгалтер оформляет средства под отчет. Работник пишет заявление, получает деньги. Потом их тратит, составляет авансовый отчет, а остаток возвращает. А как брать деньги для покупки ценностей предпринимателю? Ведь он сам себе работодатель. Нужно ли оформлять подотчетные суммы? Ответы на эти вопросы - в статье.

Почему ИП не нужно оформлять авансовый отчет

Предприниматель - это единоличный владелец своего бизнеса. Заработанными деньгами после уплаты налогов он распоряжается по своему усмотрению (ст. 209 ГК РФ). Поэтому, будучи индивидуальным предпринимателем, вы можете потратить средства из бизнеса на любые цели (исключение - оплата аренды и выдача займа, подробнее смотрите врезку ниже). Можете купить материалы или оборудование, турпутевку, шубу или подарок родственнику. Писать заявление и запрашивать у самого себя разрешение на трату денег не нужно. Отчитываться перед самим собой об израсходованных суммах тоже нет необходимости. Получается, что ИП не нужно выдавать себе деньги под отчет. Данный вывод подтверждает и Центробанк в письме от 14.06.2012 № 29-1-2/4255. Дословно там сказано следующее:

Наличные деньги, полученные индивидуальным предпринимателем с банковского счета, могут без ограничений расходоваться им на личные (потребительские) нужды. Составление авансового отчета о суммах наличных денег, израсходованных непосредственно индивидуальным предпринимателем на любые цели, не производится.

Письмо Центробанка № 29-1-2/4255 от 14.06.2012

Предпринимателю не надо оформлять подотчет, когда он тратит деньги на нужды бизнеса либо личные цели.

Как выдать деньги себе

Деньги на бизнес-цели или личные нужды вы вправе забирать из кассы или со счета в любое время. Нет и ограничения по сумме - берите сколько необходимо. Расскажем, как это оформить.

Как забрать деньги из кассы

Вы можете вести кассу в упрощенном порядке - не заполнять кассовую книгу, не составлять приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 и 4.5 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). В этом случае никаких документов не заполняйте. Просто взяли деньги и все. Ни перед кем не отчитываетесь. Для себя информацию о тратах можете записать в компьютер или тетрадь. Просто фиксируйте, какую сумму и когда взяли. Так вы будете контролировать остаток денег в кассе.

Наличную выручку нельзя тратить на оплату аренды и выдачу займов

Наличные деньги, поступившие за проданные товары (работы, услуги), - это кассовая выручка. Ее предприниматель может спокойно тратить на личные нужды (п. 2 Указания Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Еще из наличной выручки без ограничений можно выдавать зарплату, пособия, деньги под отчет, оплачивать ею товары (работы, услуги).

А вот рассчитаться за аренду помещения или выдать заем из кассовой выручки нельзя (п. 4 Указания № 3073-У). Делайте безналичное перечисление. А если хотите потратить наличные, снимите их прежде со счета и внесите в кассу. На эту сумму оформите приходный кассовый ордер, даже если ведете кассу в упрощенном порядке и не выписываете кассовые документы. Так вы докажете налоговикам, что внесли в кассу деньги со счета, а не получили выручку. После этого оплатите аренду наличными деньгами.

Учтите, фирме или ИП по одному договору аренды вы можете заплатить наличными не более 100 000 (п. 6 Указания № 3073-У). Причем этот лимит действует и после того, как срок договора истек. То есть платить за аренду наличными вы можете только до тех пор, пока сумма всех платежей по одному договору не достигнет 100 000 .

За сверхлимитные выплаты вам выпишут штраф от 4 000 до 5 000 . Такую же сумму налоговики начислят, если платить за аренду вы будете из наличной кассовой выручки.

Если вы оформляете кассовые документы по общим правилам, составьте расходный кассовый ордер. Егоформа 0310002 - в постановлении Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В поле «Основание» напишите фразу: «выдача денег ИП на покупку материалов». Либо «выдача денежных средств предпринимателю на личные нужды». Фрагмент заполненного РКО мы привели ниже.

Как снять деньги с расчетного счета

Средства с расчетного счета вы вправе перевести на личный банковский счет или снять наличными. Для перевода денег на личный счет оформите платежное поручение. В назначении платежа укажите: «Перевод собственных денежных средств на нужды предпринимателя».

Чтобы снимать наличные деньги с расчетного счета, оформите в банке чековую книжку. При необходимости заполните чек - впишите свое ФИО и нужную сумму. На оборотной стороне чека в графе «направление выдачи» укажите, что деньги банк выдает со счета бизнесмена. Средства со своего расчетного счета вы вправе тратить без ограничений. Как-то подтверждать, на что расходуете деньги, не нужно.

Как отражать траты ИП в бухучете

Вести бухучет вы не обязаны. Но многим это удобно. Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, она не даст возможности оформить подотчет на себя. Потому как сам предприниматель - это не работник. А программа требует указать наемного сотрудника, которому надо выдать средства. Как же быть? Чтобы отразить расход денег по кассе, сделайте проводку:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50 — выданы деньги из кассы бизнесмену.

А когда купите имущество для бизнеса, отразите это проводкой:

ДЕБЕТ 01, 10, 41 КРЕДИТ 76 — оприходованы ценности.

Авансовый отчет составлять не нужно. Принимайте на учет имущество по документам поставщика.

Если вы потратили деньги на личные нужды - купили путевку, сделали ремонт у себя дома и т. п. спишите истраченные суммы на расходы:

ДЕБЕТ 99 КРЕДИТ 76 — списаны суммы, истраченные предпринимателем на личные нужды.

Как потратить на бизнес личные накопления

Ведя собственный бизнес в качестве ИП, вы не обязаны разделять денежные средства на «предпринимательские» и «личные». Все деньги, которые у вас есть, - в кошельке, на расчетном счете, в домашнем сейфе или банковском вкладе, принадлежат вам. Для оплаты бизнес-покупки необязательно снимать средства с расчетного счета или брать из кассы. Вы вправе пустить на эту цель личные накопления. А чтобы учесть эти затраты в целях налогообложения, просто подтвердите их документами. Для учета затрат при УСН или НДФЛ достаточно кассового чека, накладной либо товарного чека.

ИП на ЕНВД, патенте или УСН с объектом «доходы» затраты не учитывают. Вам расходные документы нужны, только если вы ведете бухучет. Имущество для бизнеса, купленное на личные накопления, оприходуйте проводкой:

ДЕБЕТ 10 (01, 41) КРЕДИТ 99 — имущество, купленное на личные сбережения, принято на учет.

1. Предпринимателю не надо оформлять подотчет, чтобы взять деньги из бизнеса. Заявление о выдаче денег и авансовый отчет не потребуются. Ведь бизнесмен - это не наемный работник.
2. Нельзя из кассовой выручки выдавать займы и платить за аренду.
3. Вы можете купить имущество на личные накопления и использовать его в бизнесе.

Можно ли выдавать в подотчет не работнику финансы на совершение покупок, нужных для организации? Этот вопрос дается в нормативных указаний и разъяснений, которые были изданы Банком Российской Федерации. Посмотрим подробнее.

Кто может получить деньги организации под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У сотруднику под отчет могут быть выданы наличные на реализацию расходов, связанных с работой ИП (или юридического лица). То есть, лицо, не считающимся работником компании, подотчетные средства получить не сможет.

При всем при этом п. 5 указания 3210-У дает четкое определение понятию «сотрудник» для цели применения порядка ведения кассовых операций: это физическое лицо, с которым у компании существует договор трудового или гражданско-правового характера. Эту же интерпретационных норм п. 5 указаний 3210-У приводит Банк России в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. А это означает, что наличные средства под отчет может получить не только сотрудник, выполняющий в этой компании трудовую деятельность, но и подрядчик, к примеру, закупающий материалы, которые будут использоваться в ее работе.

Как выдать деньги под отчет подрядчику

Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче финансов подрядчикам, не считающимся с точки зрения ст. 20 Трудового кодекса России вашими работниками, советуем закрепить порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных бумагах. Кроме того, в договор с подрядчиком лучше всего включить разделы, обрисованные графику выдачи, возврата и документального оформления подотчета.

ВАЖНО! Подрядчик должен соблюдать все условия, регламентирующие процессы движения выданных ему денежных средств, оформления заявлений и авансовых отчетов, которые установлены п. 6.3 указания 3210-У.

Кто может получить средства под отчет в безналичной модели

Утверждения предписания 3210-У распространяются только на наличные операции. Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа нету. То есть, порядок совершения операций по выдаче подотчетных финансовых средств в безналичной модели обязан быть зафиксирован в локальных актах организации (или предпринимателя).

Общие моменты

Порядок ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую можно выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов компания определяет лично в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных работников определяется руководителем компании и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их

Приказ и документы

Основным процессом выдачи подотчётных средств считается составление приказа вышестоящего руководителя. Только на его основании бухгалтерия компании имеет право списать с основного счёта компании оговариваемую сумму на трудовые расходы. Этот бланк приказа можно скачать в интернет ресурсах или составить его в свободной форме, к примеру, которой также с лёгкостью найти на просторах интернет ресурсах.

Распоряжение должно содержать такие данные:

• список лиц, которым дается выдача подотчётных средств;
• должности работников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• сроки использования денежных средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Все работники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, обязаны в обязательном порядке познакомится с приказом и поставить свои росписи, тем самым подтверждая основу того, что они прочитали приказ и дают разрешение на получение средств.

Также с этими лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправиться в кассу для получения денежных средств.

Какие документы необходимы для оформления подотчётных расходов

Законодательством России о ведении кассовых дел установлен список документов, нужных к предоставлению при выдаче финансов под отчёт:

• служебная записка , которая содержит в себе причины выдачи денежных средств, и в том числе информацию об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором считается директор компании);
• распоряжение , который составляет и заверяет работодатель;
• Расходно – кассовый ордер.

Если средства списываются со счёта компании на производственные расходы, связанные с рабочими поручениями, то для получения наличных денежных средств может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• удостоверение командировочное;
• книга регистрации командировочных работников;
• трудовое задание;
• доверенность на уплату расходов от лица организации;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью уплаты расходов, нужных для нормальной работы организации. Выдаются эти средства, как работникам компании, так и подрядчикам, предоставившим компании свои услуги.

Законодательством установлен список основных затрат, которые компания имеет права компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• уплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья работнику за счёт организации;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для компании;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и прочее.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процедуре основного денежного оборота компании: производить крупные расчёты между организациями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который руководитель имеет право выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает ста тысяч рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о всех затратах. Отчётность необходимо подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководитель компании.

Каждая организация индивидуально определяет не только сумму, но и длительность использования финансов под отчёт.

Дело в том, что законодательством не предусмотрены конкретные сроки возврата данных финансовых средств. Компании могут выдать их, например, как на три дня, так и полгода.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законе установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

1. проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
2. составление заявления;
3. оформление расходного ордера;
4. проводка ордера в кассе;
5. проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя компании и лично работником, на которого будут выделяться деньги.

Подведем итог

Выдавать наличные средства под отчет, согласно указанию Банка Российской Федерации от 11.03.2014 № 3210-У, можно только сотрудникам выдающей деньги компании (или Индивидуальным Предпринимателям). При этом трактовка понятия «сотрудник», приведенная банкирами, охватывает большее количество лиц, чем трактовка, содержащаяся в трудовом законодательстве.

Нормы указания 3210-У применимы только к подотчетным расчетам наличными. Порядок безналичных выплат подотчетникам необходимо зафиксировать в локальных актах.

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• о сумме наличных денег;
• о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• о назначении (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Сроки отчета

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для существуют особые условия . Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
3. Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.