Между участниками сделки. В определенных случаях потребуется составление приложения, в котором будут конкретизированы основные условия соглашения. В качестве такого приложения выступает спецификация к договору поставки товара. Что это за документ и как его правильно составить? Об этом далее.

Что такое спецификация к договору поставки?

С этим документом сталкивались все предприниматели, которым хотя бы раз приходилось заключать с контрагентами соглашение о поставке товаров. Спецификация – это письменное приложение к договору или иным аналогичным документам, оформленное в двух оригинальных экземплярах. Ее разрабатывают вместе с договором, она не является самостоятельным документом и не имеет без него юридической силы. В спецификации перечисляют качественные и количественные характеристики товаров, которые будут поставляться в период действия соглашения.

Пользу спецификации сложно переоценить. Она незаменима в том случае, если поставляемая продукция будет периодически меняться по своему составу и количеству. Также спецификация придет на выручку, если перечень товаров очень большой и их характеристики неудобно включать в текст самого соглашения по причине большого объема такой информации. Скачать образец спецификации к договору поставки товара можно ниже.

Ключевое назначение данного документа – согласование предмета соглашения поставки. В нем должны быть прописаны все существенные для конкретной сделки параметры поставляемой продукции. Так как на основе спецификации осуществляется приемка товаров ответственными сотрудниками – в ней следует максимально подробно отобразить сведения о товарах во избежание недоразумений и проблем в дальнейшем.

Что характерно для спецификации:

Наличие порядкового номера (если таких приложений несколько).

Описание каждой товарной позиции в соответствии с техническими показателями и общепринятой номенклатурой.

Наличие единиц измерения товаров, их количества, цены единицы и общей суммы по каждой товарной позиции.

Указание итоговой суммы с НДС и без него.

Наличие печатей и подписей уполномоченных сторонами должностных лиц.

За оформление спецификации несут ответственность сотрудники организации-поставщика. Это может быть юрист, менеджер или иной специалист, обладающий точными сведениями о поставке и знающий, как правильно составлять подобную документацию. Образец спецификации к договору поставки товара за 2019 год будет представлен далее.

Сколько спецификаций можно составить в рамках одного договора?

Законодательные документы не ограничивают количество спецификаций, которые могут быть оформлены к одному договору поставки. Отдельный документ составляется на каждую партию продукции. При этом сам договор подписывается контрагентами единожды. Если возникла необходимость во внесении изменений в подписанную спецификацию – одна из сторон направляет другой соответствующее заявление.

Правовое регулирование

Договорные отношения и порядок использования спецификации к договору поставки регулируются положениями ГК РФ, законом «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» от 05.04.2013 № 44-ФЗ и др. Кроме того, предприниматели должны руководствоваться инструкциями и прочими постановлениями в отношении процедуры приемки товаров и оценки его качества.

Спецификация к договору поставки станет весомым доказательством, если стороны начнут судебные разбирательства. Суды могут принять во внимание сведения, содержащиеся в этом документе, для взыскания с должника оплаты по поставке. Скачать спецификацию к договору поставки товаров абсолютно бесплатно можно ниже, и на ее основе разработать аналогичный документ для своей организации.

Как составить спецификацию

При составлении спецификации можно взять за основу форму ТОРГ-10, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 (она не является обязательной к применению). Также организации имеют право самостоятельно разрабатывать форму приложения к договору поставки, в которой должны быть указаны все необходимые сведения.

Чаще всего спецификация имеет вид таблицы, содержащей следующую информацию:

наименование продукции;

количество товаров;

единица измерения;

тип упаковки;

масса (можно указать нетто и брутто);

цена за единицу;

стоимость.

В самом документе следует прописать:

наименование документа;

наименование и реквизиты контрагентов;

Ф.И.О. руководящих лиц и их подписи.

Документ надо заверить печатями (при наличии). Один экземпляр спецификации направляют в бухгалтерию поставщика, а второй экземпляр остается у организации-покупателя.

Правила по оформлению документа

Спецификация составляется на отдельном листе.

Участники сделки должны утвердить документ до момента получения товаров.

Наличие подписей обеих сторон в спецификации является важным условием, в ином случае она будет считаться недействительной.

Номенклатурное наименование товара и его технические параметры следует указывать точно и как можно подробнее.

Если название организаций или товаров содержит буквы латинского алфавита – их переносят в спецификацию в оригинальном виде. Переводить названия на русский язык нельзя.

11.5.1 Спецификация составляется на каждый сборочный чертеж в соответствии с ГОСТ 2.108-68«ЕСКД. Спецификация».

11.5.2 Спецификацию выполняют на отдельных листах формата А4 и размещают в конце ПЗ в приложениях (после основных приложений). В содержании спецификации не указываются, а записываются в ведомость проекта.

Спецификации имеют собственную нумерацию листов. Код спецификации – СП. При наличии места на чертеже сборочной единицы, выполненном на листе формата А1, спецификацию допускается размещать над основной надписью чертежа.

11.5.3 В спецификацию вносят составные части изделия, а также конструкторские документы, относящиеся к нему. Спецификация в общем виде состоит из разделов, которые располагают в следующей последовательности:

Документация;

Комплексы;

Сборочные единицы;

Стандартные изделия;

Прочие изделия;

Материалы;

Комплекты.

11.5.4 В графе "Формат" указывают форматы документов, обозначения которых записывают в графе "Обозначения". Если документ выполнен на нескольких листах, то в графе проставляют "звездочку", а в графе "Примечание" перечисляют все форматы. Для деталей, на которые не выпущены чертежи, в графе указывают "БЧ" (без чертежа);

11.5.5 В графе "Зона" указывают обозначение зоны, в которой находится записываема составная часть (при разбивке поля чертежа на зоны по ГОСТ 2.104).

11.5.6 В графе "Поз." указывают порядковые номера составных частей, входящих в изделие. Для раздела "Документация" графу не заполняют.

11.5.7 В графе "Обозначение" указывают:

В разделе "Документация" - обозначения записываемых документов по ГОСТ 2.201-80;

В разделах "Сборочные единицы" и "Детали" - обозначения основных конструкторских документов на записываемые в эти разделы изделия;

В разделах "Стандартные изделия", "Прочие материалы" и "Материалы" графу не заполняют;

11.5.8 в графе "Наименование" записывают следующие данные.

В разделе "Документация" - сначала документы на специфицируемые изделия, а затем документы на неспецифицируемые составные части.

В разделах "Сборочные единицы" и "Детали" - наименования изделий, непосредственно входящих в специфицируемое изделие. В наименованиях, состоящих из нескольких слов, на первом месте помещают имя существительное, например: "Колесо зубчатое".

В разделе "Стандартные изделия" - наименования и обозначение изделий в соответствии со стандартом на эти изделия.

В разделе "Прочие изделия" записывают изделия и условные обозначения изделий в соответствии с документами на их поставку.

В разделе "Материалы" - обозначение материалов, установленные в стандартах или ТУ на эти материалы.

Наименование каждого раздела записывают в виде заголовка "Наименование" и подчеркивают.

11.5.9 В графе "Кол." указывают количество составных частей на одно специфицируемое изделие; в разделе "Материалы" – общее количество материалов на одно изделия с указанием единиц физической величины;

11.5.10 В графе "Примечание" указывают дополнительные сведения, относящиеся к записанным в спецификации изделиям, материалам и документам.

Рисунок 3 – Размеры таблицы спецификации

ГОСТ 2.108-68

Единая система конструкторской документации

Спецификация

Взамен ГОСТ 5293-60 в части разд. 2

Утвержден Комитетом стандартов, мер и измерительных приборов при
Совете Министров СССР в декабре 1967 г. Срок введения установлен

с 1/1 1971 г. Несоблюдение стандарта преследуется по закону

1. Настоящий стандарт устанавливает форму и порядок,
заполнения спецификаций изделий всех отраслей промышленности.

2. Спецификацию составляют на отдельных листах на каждую
сборочную единицу, комплекс и комплект по формам 1 и 1а.

3. Спецификация определяет состав сборочной единицы,
комплекса и комплекта и необходима для изготовления, комплектования
конструкторских документов и планирования запуска в производ­ство указанных
изделий.

4. В спецификацию
вносят составные части, входящие в спе­цифицируемое
изделие, а также кон­структорские документы, отно­сящиеся к этому изделию и к
его неспецифицируемым составным частям.

5. Спецификации в общем случае состоят из разделов, которые
располагают в следующей после­довательности:

документация;

комплексы;

сборочные единицы;

детали;

стандартные изделия;

прочие изделия;

материалы;

комплекты.

специфицируемого изделия. Наименование каждого раздела указывают в виде
заголовка в графе «Наименование» и подчеркивают.

6. В раздел «Документация» вносят документы, составляющие основной
комплект конструкторских документов, специфицируемо го изделия,
кроме его спецификации, а также документы основного комплекта записываемых в
спецификацию неспецифицируемых составных частей (деталей), кроме их рабочих
чертежей.

Документы внутри раздела записывают в следующей
последовательности:

документы на специфицируемое изделие;

документы на неспецифицируемые составные части.

Документы в каждой части раздела записывают в порядке изложенном в
п. 7, а в пределах каждого обозначения - в последовательности, в которой они
перечислены в ГОСТ 2.102-68 (табл. 3).

Эксплуатационные и ремонтные документы записывают в той
последовательности, в которой они перечислены в ГОСТ 2.601-68 . и ГОСТ
2.602-68.

7. В разделе «Комплексы», «Сборочные единицы» и «Детали» вносят
комплексы, сборочные еди­ницы и детали, непосредственно входящие в
специфицируемое изделие. Запись указанных изде­лий производят в алфавитном
порядке сочетания начальных знаков (букв) индексов организаций-разработчиков и
далее в порядке возрастания цифр, входящих, в обозначение.

При наличии в индексах записываемых изделий цифры запись
производят в следующей последо­вательности:

а) сочетание типа АБВ2 - в алфавитном порядке букв, а в пределах
каждого сочетания - в по­рядке возрастания цифры;

б) сочетание типа АБ2В - в алфавитном порядке двух первых букв и
далее в пределах каждого сочетания этих букв в порядке возрастания цифры, а в
пределах каждой цифры - в алфавитном порядке последней буквы;

в) сочетание типа А2БВ - в алфавитном порядке первой буквы и далее
в пределах этой буквы в порядке возрастания цифры, а в пределах каждой цифры -
в алфавитном порядке последующих букв;

г) сочетание типа 2АБВ - в порядке возрастания первой цифры
индекса, а в пределах этой цифры - в алфавитном порядке букв.

8. В разделе «Стандартные изделия» записывают изделия, примененные
по:

государственным стандартам;

республиканским стандартам;

отраслевым стандартам;

стандартам предприятий.

В пределах каждой категории стандартов запись производят по
группам изделий, объединенных по их функциональному назначению (например,
подшипники, крепежные изделия, электротехни­ческие изделия и т. п.), в пределах
каждой группы - в алфавитном порядке наименований изде­лий, в пределах каждого наименования - в порядке возрастания
обозначений стандартов, а в пре­делах каждого обозначения стандарта - в порядке
возрастания основных параметров или разме­ров изделия.

9. В раздел «Прочие изделия» вносят изделия, примененные не по
основным конструкторским до­кументам (по техническим условиям, каталогам,
прейскурантам и т. п.), за исключением стан­дартных изделий. Запись изделий
производят по однородным группам; в пределах каждой группы - в алфавитном
порядке наименований изделий, а в пределах
каждого наименования - в порядке возрастания основных параметров или размеров
изделия.

10. В раздел «Материалы» вносят все материалы, непосредственно
входящие в специфицируемое изделие.

Материалы записывают по видам в следующей последовательности:

металлы черные;

металлы магнитоэлектрические и ферромагнитные;

металлы цветные, благородные и редкие;

кабели, провода и шнуры;

пластмассы и пресс материалы;

бумажные и текстильные материалы;

лесоматериалы;

резиновые и кожевенные материалы;

минеральные, керамические и стеклянные материалы;

лаки, краски, нефтепродукты и химикаты;

прочие материалы.

В пределах каждого вида материалы записывают в алфавитном порядке
наименований, а в преде­лах каждого наименования- по возрастанию размеров или
других технических параметров.

II . В раздел «Комплекты» вносят
ведомость эксплуатационных документов и применяемые по конструкторским
документам комплекты, которые непосредственно входят в специфицируемое изделие,
и записывают их в следующей последовательности:

ведомость эксплуатационных документов;

комплект монтажных частей;

комплект сменных частей;

комплект запасных частей;

комплект инструмента и принадлежностей;

комплект укладок;

комплект тары;

прочие комплекты.

Если комплектов одного и того же наименования несколько, то их
записывают (в пределах одного наименования) в порядке возрастания обозначений.

Если в состав комплекта входит не более трех наименований, то
спецификацию комплекта можно не составлять, а изделия, вносимые в комплект,
должны быть записаны непосредственно в специ­фикацию соответствующего изделия в
разделе «Комплекты». При этом наименование комплекта, к которому относятся
вносимые в спецификацию изделия, записывают в графу«Наименование» в виде заголовка и не
подчеркивают.

12. Спецификацию комплекта монтажных частей составляют на комплект “монтажных изделий и
материалов, предназначенных для связи составных частей комплекса между собой и
монтажа ком­плекса или сборочной единицы на месте эксплуатации.

13. В спецификацию комплекта сменных частей вносят изделия,
предусматриваемые для перена­ладки изделия в эксплуата­ции (сменные зубчатые
колеса, объективы, шунты к амперметру и т. п.).

14. В спецификацию
комплекта запасных частей вносят изделия и материалы, необходимые для замены
пришедших в негодность соответствующих составных частей изделия при
эксплуатации.

15. В спецификацию комплекта инструмента и принадлежностей вносят
инструмент, принадлеж­ности, приспособления и материалы, используемые при
эксплуатации изделия.

Запись производят по разделам в следующей последовательности:

инструмент;

принадлежности;

приспособления; материалы.

В пределах каждого раздела, кроме раздела «Материалы», запись
производят в порядке, указанном в п. 7, в разделе «Мате­риалы» - в порядке,
указанном в п. 10.

16. Спецификацию комплекта укладок составляют на комплект
укладочных средств, изготовляе­мых для изделия (комплекса, сборочной единицы
или комплекта). Запись производят по разделам в следующей последовательности:

шкафы;

ящики;

сумки;

чехлы;

футляры;

папки;

переплеты.

Допускается вводить самостоятельный раздел «Описи укладок».

Наличие тех или иных разделов определяется составом
специфицируемого комплекта.

В пределах каждого раздела запись производят в порядке, Указанном
в п. 7.

17. Спецификацию комплекта тары составляют на комплект изделий и
материалов, необходимых для упаковки изделий.

Запись производят по разделам в следующей последователь ности:

документация;

ящики;

каркасы;

монтажные изделия и упаковочные материалы.

Допускается вводить самостоятельный раздел «Описи упако­вок».

Наличие тех или иных разделов определяется составом
специфицируемого комплекта.

В пределах каждого раздела, запись производят в порядке,

указанном в п. 7.

18. Если комплекты поставляют отдельно от изделия, для которого
они предназначены, то в спе­цификацию изделия их не записывают. При
необходимости в конце спецификации изделия в виде примечания допускается
приводить обозначения соответствующих спецификаций, по которым производят
поставку комплектов, предназначенных для эксплуатации и ремонта соответствую­щего
количества экземпляров (группы) данного изделия.

19. Графы спецификации заполняют следующим образом:

а) в графе «Формат» указывают форматы документов, обозначения
которых записывают в графе «Обозначение». Если доку­мент выполнен на нескольких
листах различных форматов, то в графе проставляют «звездочку», а в графе
«Примечание» перечисляют все форматы.

Для документов, записанных в разделы «Стандартные изделия»,
«Прочие изделия» и «Мате­риалы», графу не заполняют.

Для деталей, на которые не выпущены чертежи, в графе указывают:
БЧ.

Для документов, изданных типографским, литографским и подобными
способами на форматах, предусмотренных соответствующими государственными
стандартами для типографских изданий, в графе ставят прочерк;

б) в графе «Зона» указывают обозначение зоны, в которой находится
номер позиции записываемой составной части (при разбивке поля чертежа на зоны
по ГОСТ 2.104-68);

в) в графе «Поз.» указывают порядковые номера составных частей,
непосредственно входящих в специфицируемое изделие, в последовательности записи
их в спецификации. Для разделов «Доку­ментация» и «Комплекты» графу не
заполняют;

г) в графе «Обозначение» указывают:

в разделе «Документация» - обозначение записываемых документов;

в разделах «Комплексы», «Сборочные единицы», «Детали» и
«Комплекты» - обозначения ос­новных конструкторских докумен­тов на записываемые
в эти разделы изделия. Для деталей, на ко­торые не выпущены чертежи -
присвоенное им обозначение.

В разделах «Стандартные изделия», «Прочие изделия» и «Материалы»
графу не заполняют;

д ) в графе «Наименование»
указывают:

в разделе «Документация» для документов, входящих в основной
комплект документов специфи­цируемого изделия и составляемых на данное
изделие,- только наименование документов, на­пример: «Сборочный чертеж»,
«Габаритный чертеж», «Технические условия». Для документов на не
специфицированные составные части - наименование изделия и наименование
документа; в разделах спецификации «Комплексы», «Сборочные единицы», «Детали»,
«Комплекты» - наиме­нования изделий в соответствии с основной надписью на
основных конструкторских документах этих изделий. Для деталей, на которые не
выпущены чертежи, указывают наименование и мате­риал, а также размеры,
необходимые

для их изготовления.

в разделе «Стандартные изделия» - наименования и обозначения
изделий в соответствии со стан­дартами на эти изделия;

в разделе «Прочие изделия» - наименования и условные обозначения
изделий в соответствии с документами на их поставку с указанием обозначений
этих документов.

Если изделие применено по документу, содержащему ссылку на другой
(общий) документ (на­пример, на общие технические условия), то в графе
записывают только обозначение первого до­кумента (общий документ не указывают);

в разделе «Материалы» - обозначения материалов, установленные в
стандартах или технических условиях на эти мате­риалы.

Для записи ряда изделий и материалов, отличающихся
размерами и другими данными, и приме­ненных по одному и тому же Документу (и
записываемых в спецификацию за обозначением этого же документа), допускается
общую часть наименования этих изделий или материалов с обозначе­нием указанного
документа записывать на каждом листе спецификации один раз в виде общего
наименования (заголовка). Под общим наименованием записывают для каждого из
указанных из­делий и материалов только их параметры и размеры.

Примечание. Указанным упрощением не
допускается пользоваться, если основные параметры или размеры изделия
обозначают только одним числом или буквой. Для по­добных случаев запись
производят следующим образом:

Шайбы
ГОСТ 6960-68.

Шайба
3

Шайба
4

е )
в графе «Кол» указывают:

для составных частей изделия, записываемых в спецификации
количество их на одно специфици­руемое изделие;

в разделе «Материалы» - общее количество материалов на; одно
специфицируемое изделие с указанием единиц измерения допускается единицы
измерения записывать в графе «Примечание» в непосредственной близости от графы
«Кол».

Примечание. Если для специфицируемого
изделия количество таких материалов, как припой, клей, смазка, электроды для сварки
и т. п., конструктор не может определить по размерам элементов изделия, а
поэтому его устанавливает технолог, то количество этих материалов в
спецификации не указывают.

В разделе «Документация» графу не заполняют;

ж) в графе «Примечание» указывают дополнительные сведения для
планирования и организации производства, а также дру­гие сведения, относящиеся
к записанным в спецификацию изделиям, материалам и документам, например, для
деталей, на которые не выпущены чертежи,- массу.

Для документов, выпущенных на двух и более листах различных
форматов, указывают обозначе­ние форматов перед перечислением которых
проставляют знак звездочки, например: *) 11, 12.

20. После каждого раздела спецификации необходимо оставлять
несколько свободных строк для дополнительных записей (в за­висимости от стадии
разработки, объема записей и т. п.). Допуска­ется резервировать и номера
позиции, которые проставляют в спецификацию при заполнении ре­зервных строк.

21. Допускается совмещение спецификации со сборочным чертежом при
условии их размещения на листе формата 11 (ГОСТ 2,301-68).

При этом спецификацию располагают ниже графического изображения
изделия и заполняют ее в том же порядке и по той же форме, что и спецификацию,
выполненную на отдельных листах, ос­новную надпись выполняют по ГОСТ 2.104-68
(форма 1).

Такому совмещенному документу присваивается обозначение основного
конструкторского доку­мента.

22. Спецификацию изделий при плазовом
методе производства составляют по формулам 2 и 2а.

Графы «Формат», «Зона», «Поз.», «Обозначение», «Кол.» и
«Примечание» заполняют по прави­лам, указанным для формы 1.

В графе «Наименование» в разделе «Детали» для деталей, на которые
не выпущены чертежи, ука­зывают только наименование деталей. В остальных
разделах графу заполняют аналогично прави­лам, указанным для формы 1.

Графы «Масса» и «Материал» заполняют следующим обра­зом:

а) в графе «Масса» указывают;

для деталей, на которые не выпущены чертежи,- массу одной детали,

для материалов - массу материала на данное специфицируете изделие;

б) в графе «Материал» для деталей», на которые не выпущены
чертежи, указывают обозначения материалов, установленные в стандартах на эти
материалы.

Примечание. Для деталей, на которые выпущены чертежи, графы «Масса» и
«Мате­риал» заполнять не допускается.

В компаниях, специализирующихся на продажах―практика определения окончательного ассортимента уже после подписания основного договора, стандартный рабочий момент.

Как правильно оформить сделку, если контракт заключён на долгосрочный период, а партии товара меняются с каждой поставкой?

В случае, когда на этапе заключения контракта партнёры не согласовали ассортимент товара, предусмотрена возможность прописать в договоре регламент его подбора.

То есть нужно перечислить, в каком порядке и какими документами будет определена номенклатура продукции на момент её отгрузки.

Один из таких документов - это спецификация к договору поставки , которая представляет собой его неотъемлемую часть также ассортимент можно указать в дополнительных соглашениях, в заявках и заказах либо товарных накладных и счет-фактурах, что обязательно указывается в контракте.

Информация этой статьи будет полезна частным предпринимателям и сотрудникам организаций, работающим над оформлением сделок.

Детально разберёмся в формах, научимся правильно заполнять документ, и приведём образец договора спецификации.

Для чего нужен это документ мы уже разобрали, теперь разберём его структуру. Словарь политехнических терминов привёл формулировку: спецификация - табличный бланк, указывающий состав изделия, содержащий обозначения основных компонентов, их название и количество.

К спецификации не предъявляются жёсткие требования и соответственно нет надобности в подобии единому образцу.

Форма спецификации к договору поставки произвольная и действует с момента подписания. Зачастую это таблица с необходимым количеством строк.

Ниже перечислен перечень возможных, но необязательных пунктов документа и зависят они от его разновидности.

• Данное дополнение к договору должно иметь наименование, порядковый номер и дату.
• Время последней корректировки с указанием ответственного лица.
• Фирменная марка либо логотип компании правообладателя.
• В спецификации, собранной из нескольких листов, указывается количество страниц и структура документа.
• Приводиться расшифровка аббревиатуры, перечисляются используемые термины и обозначения.
• Материальные условия сделки.
• Технические графики, чертежи и рисунки.
• Требования по технике безопасности.
• Указываются условия по сертификации продукции.
• Норма контроль с критериями проверки либо образцами.
• Ответственное лицо в работе над спецификацией.
• Сроки доставки.
• Условия отказа от товара или пересмотр характеристик.
• Условия оплаты, если таковые требуются и не прописаны в договоре поставки.

После двустороннего подписания―бланк уточнения приобретает статут полноценного юридического документа, равнозначного основному договору.

Судебная практика доказала: форма спецификации к договору купли/продажи и поставки, с проставленными подписями уполномоченных лиц и штампами покупателя, доказывает факт отгрузки товара.

Разновидности спецификаций

Наиболее распространённые виды спецификаций:

1. Погрузочная - сопроводительный документ на поставляемую партию товара. При наличии отдельных грузовых мест, оформляется поместное перечисление.
2. Приложение договора - основная составляющая документа поставки.
3. Приложение к счёту - неотъемлемая часть расчётного документа.

Несмотря на то что спецификация, как было сказано ранее, не является единым установленным документом, в торгующих организациях принято использовать унифицированную форму спецификации к договору купли-продажи ТОРГ-10 (постановление правительства от 25.12.1998 №132).

Оформляется бланк на момент поставки и расфасовки товара для планируемой транспортировки и является первичным учётным документом для бухгалтерии.

Перечень товаров указывается в отдельных графах с указанием массы брутто, в том случае когда товар отпускается в таре, её масса прописывается на обратной стороне бланка.

Внимание! Для удобства работы со спецификаций, рекомендуется организациям поставщикам разработать свой бланк-шаблон и прописать это в учётной политике компании.

Заполняем документы правильно

Договор поставки должен обязательно ссылаться на спецификацию. Одного приложения образца недостаточно обязательно укажите, что это основной документ для данного контракта.

Образец договора спецификации печатается на отдельной странице, его необходимо подписать сторонами до реализации.

Без согласования вы рискуете приобрести товар, не соответствующий требуемым характеристикам, что неминуемо приведёт к судебным тяжбам и лишним финансовым затратам.

Отсутствие даже одной из росписей сторон, заключивших сделку, послужит причиной для невыполнения данной спецификации. Только двухстороннее подписание документа придаёт ему юридическую силу.

Договор и лист спецификации печатаются в нескольких экземплярах, по общему количеству партнеров по сделки.

Главное требование по заполнению: непременно в шапке должны быть указаны―дата подписания, порядковый номер с указанием к какому договору является приложением.

В крупных холдингах с одной и той же компанией могут быть оформлены разные договора, внимательно перепишете номер и дату заключения основного контракта.

Заполняя спецификацию, проверяйте верны ли реквизиты сторон―название поставщика и покупателя, указываются они вначале и в конце договора и обязательно должны соответствовать основному документу.

Повторимся, что наличие на спецификации росписей и штампа организации, а также указание даты - обязательны.

При нарушении перечня спецификации при реализации товара повлечёт штрафные санкции за невыполнение договорных условий.

Заключение долгосрочных контрактов на поставку с разбивкой на периоды с проверенными поставщиками гарантирует качество продукции, заполненный стокнот к договору станет ассортиментным перечнем в каждом случае отдельно.

Заблаговременно пропишите в основном документе условия и дату поставки и оплаты, по требованию и места разгрузки.

Помните правильное оформление документации убережёт предприятие от массы проблем со множеством проверяющих инстанций.

Поставка товаров – одна из важнейших услуг, для юридического оформления которой всегда заключается соответствующий договор. Одним из приложений к нему является спецификация на поставку товара, образец и инструкцию заполнению которой можно найти в этой статье.

Если осуществляется поставка товаров от продавца покупателя без посредников или через них, практически всегда заключается договор поставки. Однако сам перечень товарных единиц, их количество и прочие данные в большинстве случаев выносится отдельным текстом как приложение, поскольку в самом договоре он займет много места. Таким образом, спецификация на поставку товара, оформленная по определенному образцу, – это приложение к одноименному договору. Так же используется и как приложение к таким договорам:

• возмездного оказания услуг;
• подряда;
• некоторых других.

По законодательству её (как уточнение перечня определенных позиций) можно использовать как приложение к любому договору в момент заключения сделки или после подписания базового соглашения.

Как и любое другое приложение, она действует только при наличии и ссылке на соответствующий договор. То есть оформлять её без договора не допускается – такая бумага не имеет юридической силы.

Основное назначение состоит в том, что в ней перечисляется полный перечень поставляемых материальных ценностей, среди которых могут быть как сами товары, так и:

• материалы;
• сырье;
• оборудование и механизмы;
• прочие ценности.

Нередко в документе отражается также схема оплаты (этапы, суммы, предельные сроки и т.п.). Поэтому по сути – это перечень товаров, их сумма и условия оплаты.

Бланк и образец 2017 — 2018

Единой, утвержденной формы нет. Поэтому каждая компания вправе утвердить любой бланк и в дальнейшем использовать его в своей работе. Тем не менее, в ней всегда отражаются такие сведения:

1. Сначала нужно прописать, каким приложением идет этот документ к основному договору поставки (номер приложения, ссылка на договор – номер, название, дата).
2. Сам перечень товаров и других материальных ценностей удобнее всего приводить в табличном варианте. Перечисляются такие позиции:

• номера по порядку (для удобства);
• полные наименования товаров;
• количество товаров;
• единицы измерения (обычно штуки, но также могут быть весовые, объемные единицы и т.п.);
• цена за единицу и общая стоимость по каждому товару (по каждой строке);
• общая стоимость и общий НДС прописываются в конце таблицы.

1. Далее можно продублировать условия оплаты товаров. Например, половина суммы переводится как авансовый платеж в срок 5-6 рабочих дней с даты выставления счета. А другая половина – в течение 2 недель с того дня, когда авансовый платеж фактически зачислится на банковском счету.
2. Затем следуют подписи ответственных лиц (обычно на уровне генеральных директоров), расшифровки, названия компаний и дата. Допускается поставить не только рукописные, но и электронные цифровые подписи, если фирма официально использует их в своей работе, а в договоре есть соответствующее упоминание. При этом использование факсимильных подписей не допускается.
3. Что касается печати, то ставить ее на приложениях необязательно. Однако если сам договор и внутренние документы компании обязывают к штампованию, печать нужно поставить.

Бланк спецификации, который прилагается к договору поставки товара, можно использовать как образец для оформления.

А готовый пример заполненного представлен ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Каждая компания вправе выбирать количество спецификаций и их образцы при оформлении поставки товара. Можно сделать одну с длинным перечнем, можно оформить неограниченно много разных по каждой группе товаров. Однако важно указать точное количество в договоре, сославшись на наличие этих приложений.

Кто составляет

Обязанность составления по умолчанию лежит на поставщике. Документ изучается покупателем и подписывается либо в момент оформления договора, либо позже, по факту составления. Как правило, договор поставки предусматривает многократное оказание подобных услуг. Поэтому сам текст договора не меняется, а происходит только добавление новых позиций, актуальных для текущих ситуаций.

В компании-поставщике её разработкой занимается, как правило, руководитель отдела (или менеджер), в чьей компетенции находится данный вопрос. По законодательству любой сотрудник может взять на себя подобные обязанности. Поэтому единственное требование – достаточный уровень компетентности для подобной работы.

Порядок оформления и пересылки

При оформлении и разработке документа нужно обратить внимание на несколько важных нюансов:

1. Поскольку форма свободна, лучше всего выбрать для нее фирменный бланк.
2. Законодательство не запрещает использовать электронные версии документа наряду с бумажными, но только в том случае, если они будут подписаны электронными цифровыми подписями.
3. Оформляется всегда в двух экземплярах – по одному для поставщика и покупателя.
4. Исправления и помарки не допускаются. Однако их можно дополнить, а также расторгнуть предыдущие и составить новые.
5. Хранятся вместе с договором и действуют бессрочно – до фактического исполнения приведенных условий, т.е. поставки соответствующих товаров в описанном количестве и в установленные сроки.

При этом передать её можно как в руки, так и с помощью:

• электронной почты (при наличии электронных подписей);
• Почты России (лучше отправить заказным письмом);
• курьерской почты (по принципу «от двери до двери»);
• через факс передают значительно реже, поскольку эта техника менее распространена, и к тому же для передачи по факсу нужно, чтобы в договоре предусматривалась такая возможность.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если компания начала заниматься поставкой товара недавно, лучше сразу разработать соответствующий бланк единого образца, по которому и оформлять все подобные документы.

Судебная практика

Исходя из судебной практики можно понять несколько важных правовых условий использования:

1. Форма свободная, однако в ней должны обязательно содержаться сведения о точном количестве, точной стоимости как отдельных товаров, так и их суммарного количество (и общей суммы с отдельным указанием НДС).
2. Сведения о схеме оплаты можно приводить или не приводить, но в любом случае они не должны противоречить условиям договора. В других случаях можно заключить дополнительное соглашение, в котором сделать исключение для конкретной ситуации.
3. Сведения о технических характеристиках товаров, их изготовители, соответствии нормативным документам указывать необязательно.

В частности, претензии проверяющих налоговых органов о несоответствии данных о товарах в образце спецификации к договору поставки информации, приведенной в счете-фактуре, представляются необоснованными.

Дело в том, что компании сами вправе решать, какие данные, в каком виде должны содержаться в ней. Теоретически документ составляется исключительно для удобства и юридической защиты сторон, поскольку сам договор поставки самодостаточен и даже в отсутствие приложений он имеет обязательную юридическую силу для поставщика и покупателя (в объеме прописанных прав и обязанностей, если они не противоречат ГК).

Таким образом, даже в случае возникновения подобных претензий сторонам будет достаточно доказать свою правоту, используя:

• собственно договор (поставки, подряда и другие), в котором подробно прописываются названия, реквизиты сторон, порядок поставки, оплаты, урегулирования споров и т.п.;
• спецификации, которые имеют характер уточнения сведений по товарам (точное количество, сумма и т.п.) и действуют только в случае наличия соответствующего договора, а также ссылки на этот договор.