Когда товарная накладная считается подписанной. Какие недочеты в товарной накладной могут привести к доначислению налогов, а какие нет (Вайтман Е.)

Что нужно знать о накладных в качестве подтверждения факта сделки?

1. Доказательством передачи товара является накладная с подписью и печатью покупателя

В подтверждение передачи товара можно требовать предоставление накладных, содержащих подписи работников ответчика и штамп, а также необходимые сведения о ИНН, ОГРН и его регистрации в качестве предпринимателя.

Приведенный порядок не противоречит правилам пункта 1 статьи 182 Гражданского кодекса Российской Федерации, предусматривающим, что полномочие может явствовать из обстановки, в которой действует представитель (продавец в розничной торговле, кассир и т.п.). Об этом, в частности, говорится в Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 20.10.2009 по делу N А79-8719/2008.

Похожее дело рассматривалось и в Волго-Вятском округе. Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 по делу N А11-7341/2008-К1-10/207. Суд отмечает, что согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными учетными документами, в соответствии с которыми ведется бухгалтерский учет. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Суд установил, что факт получения товара по накладной от 25.07.2007 N 151 подтвержден подписью предпринимателя Ботиной С.Г., на подписи имеется оттиск печати предпринимателя…»

1. Накладная свидетельствует о сделке

На основании накладных могут быть предъявлены претензии к поставщику или покупателю, например, если последний не оплатил товар. Фактически, можно сделать вывод о разовом договоре, что подтверждается и судебной практикой.

В Постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 16.10.2009 по делу N А43-4178/2009 говорится о следующем. Названные товарные накладные содержат сведения о наименовании, количестве и цене товара, являющиеся существенными условиями договора купли-продажи. Следовательно, состоявшиеся передачи товара суды двух инстанций правомерно квалифицировали как разовые сделки купли-продажи.

ООО «Хлебная компания «Поволжье» не представило доказательств оплаты полученных товарно-материальных ценностей, поэтому суд правомерно удовлетворил исковые требования…»

В целом, передача товара по накладной, в которой нет ссылки на договор поставки, свидетельствует о разовой сделке купли-продажи.

В некоторых судебных решениях сторона ссылалась на то, что поставка осуществлялась по заключенному между ними договору поставки. Суды отклоняли данный довод, не исследуя вопрос о заключенности договора, только на основании того, что в накладных не было ссылки на указанные договоры. В качестве примера можно привести Постановление ФАС Московского округа от 18.12.2009 N КГ-А40/13330-09 по делу N А40-96395/08-97-872, Постановление ФАС Московского округа от 14.12.2009 N КГ-А40/12999-09 по делу N А40-10218/09-72-13, Постановление ФАС Московского округа от 22.07.2002 N КГ-А40/4597-02

Однако передача товара, согласованного в договоре, по накладной, в которой нет ссылки на договор, является передачей товара по данному договору, а не по разовой сделке купли-продажи (Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.07.2009 N Ф04-3893/2009(9795-А27-12)

1. Предусмотрите сбор иных первичных документов

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Если у вас нет оправдательных документов, вы, действуя в качестве поставщика, не сможете оспорить факт принятия покупателем товара, а в качестве покупателя, не сможете принять расходы на поставку, а также принять к вычету НДС.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций утвержден Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года N 132 и включает в себя следующие документы:

При наличии нескольких документов, в том числе, актов в произвольной форме, вы можете их использовать как оправдательные документы, если накладная неправильно оформлена или отсутствует.

Это подтверждается и судебной практикой. В Постановлении ФАС Поволжского округа от 19.05.2009 по делу N А55-13486/2008 (Определением ВАС РФ от 25.09.2009 N ВАС-11685/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) суд указал, что отсутствие товарно-транспортных накладных при наличии других документов (счетов-фактур, актов приемки выполненных работ, заявок на предоставление транспорта, отрывных талонов путевых листов), подтверждающих оказание услуг, не может являться основанием для отказа в предоставлении вычета.

1. При отсутствии товаротранспортных документов достаточно товарных накладных

Чаще всего у покупателей возникают проблемы не столько с поставщиками, сколько с налоговыми органами. А возникнуть они могут при возмещении НДС из бюджета или при признании расходов, когда вы, например, утеряли иные первичные документы или просто их не взяли по забывчивости.

Вместе с тем, судебная практика складывается в пользу налогоплательщика. В Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 18.09.2009 по делу N А32-4698/2008-57/71 с уд указал на неправомерность отказа налогоплательщику в применении налоговых вычетов, так как при отсутствии товаротранспортных документов для подтверждения права на вычет достаточно счетов-фактур и товарных накладных по форме N ТОРГ-12.

Аналогичные выводы содержит: Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23.08.2007 N А19-22763/06-30-Ф02-3953/07 по делу N А19-22763/06-30, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.06.2007 N А19-26219/06-11-Ф02-3544/07 по делу N А19-26219/06-11, Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 01.08.2006 N А19-9959/06-20-Ф02-3892/06-С1 по делу N А19-9959/06-20.

1. Следите за правильностью оформления накладных

В соответствии со ст. 252 Налогового кодекса РФ расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Обратите внимание, что в отличие от счета-фактуры, накладная должна иметь печать организаций.

1. Документы должны быть подписаны уполномоченным лицом

Накладные без подписи, ее расшифровки, печати, равно как и накладные, подписанные неуполномоченным лицом, не являются доказательствами передачи товара покупателю.

Согласно Определению ВАС РФ от 26.11.2009 N ВАС-15459/09 по делу N А17-2351/2008 «…Судами установлено, что между обществом и предпринимателем заключен договор поставки от 12.02.2007 N 02/02, согласно которому поставщик обязался поставить, а покупатель — принять и оплатить строительные и отделочные материалы, отопительные и сантехнические приборы, арматуру, трубы, электрооборудование, электроприборы, кабели и провода.

Полагая, что общество обязательства по поставке оплаченного товара надлежащим образом не исполнило, предприниматель обратился с иском о взыскании суммы предварительной оплаты и процентов за пользование чужими денежными средствами.

Между тем суды трех инстанций пришли к выводу о недоказанности факта передачи обществом оплаченного товара предпринимателю ввиду того, что представленные ответчиком в обоснование исполнения обязательств товарные накладные, оформлены ненадлежащим образом. В частности, в этих накладных отсутствуют номер и дата выдачи доверенности, наименование должности, подпись и расшифровка подписи лица, принявшего товар».

Подобные обстоятельства изучены судами и в других решениях: Определение ВАС РФ от 14.10.2009 N ВАС-10619/09 по делу N А03-9787/2008-15, Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 17.07.2009 по делу N А43-30723/2008-2-827.

Однако подписание накладной неуполномоченным лицом не всегда свидетельствует о том, что товар не был передан. Товарная накладная, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего, является надлежащим доказательством передачи товара.

В Определении ВАС РФ от 20.07.2009 N ВАС-8981/09 по делу N А07-12896/2008-Г-ШЭТ говорится о том,что «…Довод заявителя о недоказанности факта поставки гвоздей ввиду того, что Мельникова Н.А. не являлась в период 2006 — 2007 лицом, имеющим право действовать без доверенности от имени юридического лица, то есть директором, рассмотрен судом апелляционной и кассационной инстанций и отклонен на основании статьи 402 Гражданского кодекса Российской Федерации. Утверждение, что доверенность Мельниковой Н.А. на получение гвоздей по накладной от 30.03.2007 N 127 не выдавалась не принято судом апелляционной инстанции во внимание, так как на указанной товарной накладной имеются оттиски печати истца…»

1. Храните товарные накладные

При заключении договора меньше всего хочется думать о негативных последствиях, прежде всего, о его неисполнении. Вместе с тем, именно накладные могут быть использованы в качестве доказательств в суде.

Подбор доказательств фактов нарушения должником договорных обязательств и, как следствие, упущенной выгоды кредитора зависит в первую очередь от характера сделки и нарушения договора. Могут быть представлены и товарно-транспортные документы (накладные, квитанции и т.д.); акты приема-передачи товаров, работ, услуг; финансовые документы (чеки, платежные документы, справки о наличии денежных средств на счетах и т.п.), акты сверок и т.д.

Проблемы, возникающие при отсутствии договора и наличии накладной

При отсутствии договора, например, при осуществлении кассовых операций на сумму до 100 000 рублей и наличии только накладной могут возникнуть следующие проблемы:

1. очень сложно доказать условия о количестве и качестве переданного товара, если в дальнейшем покупатель решит, что товар не соответствует предъявляемым требованиям. Подписанная с двух сторон накладная свидетельствует фактически о приемке товара.
2. покупатель лишается возможность взыскания дополнительных штрафных санкций, которые могли быть предусмотрены в договоре. В судебном порядке покупатель может требовать только возмещения убытков и штрафов, исходя из 1/300 ставки рефинансирвания.
3. могут возникнуть проблемы с налоговыми органами, которые в качестве доказательств сделки могут потребовать копию договора, книг продаж, регистров учета в качестве доказательств реальности совершения сделки, а следовательно, компания может столкнуться с судебными издержками, связанными с доказыванием своей правоты.
4. в случае неправильного заполнения накладных вы не сможете признать в учете расходы. Например, в Постановлении ФАС Центрального округа от 10.10.2006 по делу N А62-5749/2004 (Определением ВАС РФ от 07.02.2007 N 491/07 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ) суд установил, что в представленных товарно-транспортных накладных не заполнены или неточно заполнены некоторые графы, и пришел к выводу, что по неправильно оформленным документам невозможно определить действительные затраты общества, их экономическую оправданность. Следовательно, нельзя принять указанные расходы в целях уменьшения базы по налогу на прибыль.
5. передача товара по накладным может свидетельствовать о том, что компания неправильно применяет режим налогообложения по единому налогу на вмененный налог. Например, ФАС Уральского округа признал розничной торговлей реализацию налогоплательщиком пленки и пакетов для расфасовки и упаковки товаров покупателям. Суд пришел к выводу, что указанная продукция использовалась контрагентом для собственного потребления — как в качестве упаковки своих товаров при продаже, так и в качестве тары для сети своих магазинов. При этом продукция реализовывалась контрагенту за наличный расчет на основании накладных, в которых НДС не выделялся. А срок передачи товара определялся моментом оформления контрагентом заявок и не был установлен договором (Постановление ФАС Уральского округа от 25.11.2009 N Ф09-9205/09-С2). Вместе с тем, налогоплательщик мог уйти от розничной реализации, если бы заключил договор на оптовую торговлю и поставлял товар партиями, поскольку в этом регионе ЕНВД облагается только розничная торговля.
6. по накладным нельзя осуществлять продажу, связанную с переходом права собственности, который должен быть зарегистрирован в порядке, установленном законодательством.

Соотношение гражданского и налогового законодательства в части накладных

Легче всего рассмотреть данный вопрос на примере перехода права собственности. Согласно статье 223 ГК РФ право собственности у приобретателя вещи по договору возникает с момента ее передачи, если иное не предусмотрено законом или договором.

Вместе с тем, факт нарушения контрагентом налогоплательщика своих обязанностей сам по себе не является доказательством получения налогоплательщиком необоснованной налоговой выгоды. Налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом, либо деятельность его направлена на совершение операций, связанных с налоговой выгодой, преимущественно с контрагентами, не исполняющими своих обязанностей.

Однако если контрагент исполнил свои обязанности, но не оформил их по накладной, будут налоговые последствия. Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета. Для отражения в бухгалтерском учете операции по продаже товара необходимо иметь документальное подтверждение перехода права собственности на этот товар к покупателю. Этим подтверждением выступают различные первичные документы: накладные, товаротранспортные накладные, акты приема-передачи и так далее.

Отличие товарных накладных от товарно-транспортных

В судебной практике суды говорят о том, что при перевозке товаров должны оформляться товарно-транспортные накладные, а при купле-продаже – товарные накладные.

При этом, например, в Постановлении ФАС Северо-Западного округа от 15.07.2008 по делу N А56-12908/2007суд решил, что отсутствие у общества товарно-транспортных накладных не свидетельствует о фиктивности совершенных сделок, поскольку при поставке нефтепродуктов путем перевода их объема с кода хранения поставщика на код хранения покупателя транспортировка товаров не производится. В подтверждение передачи товаров представлены товарные накладные по форме N ТОРГ-12.

Подобное заключение содержится и в Постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 10.07.2009 по делу N А32-18956/2008-19/251 (Определением ВАС РФ от 15.10.2009 N ВАС-4352/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ). Суд указал, что обществу не нужно было оформлять товарно-транспортные накладные на передачу товара, так как оно не являлось участником транспортных правоотношений. Получение товара и принятие его на учет подтверждаются товарными накладными.

В соответствии со ст. 801 Гражданского кодекса РФ по договору транспортной экспедиции одна сторона (экспедитор) обязуется за вознаграждение и за счет другой стороны (клиента-грузоотправителя или грузополучателя) выполнить или организовать выполнение определенных договором экспедиции услуг, связанных с перевозкой груза. Соответственно, такие договоры имеют двойственную природу и могут рассматриваться как разновидность договора оказания услуг (исполнитель выполняет услуги, связанные с перевозкой). При таком подходе трактовки договора транспортной экспедиции оформление первичных документов будет аналогичным тому порядку, который производится при оказании транспортных услуг (договор, акт, третий экземпляр товарно-транспортной накладной, железнодорожные накладные, квитанции, расписки о получении ценностей, копии страхового полиса, счета на оплату, счета-фактуры).

Возврат товара

Иногда бывает, что товар возвращается поставщику или продавцу. Наиболее частые случаи, когда товар не отвечает требованиям по качеству или количеству или когда правовые причины для расторжения договора поставки (купли-продажи) отсутствуют.

Товар ненадлежащего качества или асортимента

В соответствии с п. 2 ст. 468 ГК РФ, если продавец передал покупателю наряду с товарами, ассортимент которых соответствует договору купли-продажи, товары с нарушением условия об ассортименте, покупатель вправе по своему выбору: принять товары, соответствующие условию об ассортименте, и отказаться от остальных товаров; отказаться от всех переданных товаров; потребовать заменить товары, не соответствующие условию об ассортименте, товарами в ассортименте, предусмотренном договором, либо принять все переданные товары.

Согласно п. 4 ст. 468 ГК РФ товары, не соответствующие условию договора купли-продажи об ассортименте, считаются принятыми, если покупатель в разумный срок после их получения не сообщит продавцу о своем отказе от товаров.

Подобные положения касаются и качества товара.

Поэтому если вы не согласны с качеством товара или ассортиментом, лучше не принимайте его сразу по накладной.

Если вы этого не сделаете, то последствия для Вас могу нести негативный характер. Например, в Постановлении ФАС Дальневосточного округа от 10 декабря 2007 г. N Ф03-А73/07-1/5325 суд сделал вывод о том,что роскольку покупатель не воспользовался предоставленным ему п. п. 2, 4 ст. 468 ГК РФ правом на отказ от незаказанного товара (скоропортящаяся продукция) в разумный срок и принял товар в полном объеме, у него в силу п. 5 ст. 468 ГК РФ возникла обязанность оплатить весь товар по цене, согласованной с продавцом

Товар надлежащего качества

Причиной для возврата товара в этом случае может служить, например, отсутствие возможности у покупателя его перепродать, так как на рынке сбыта упал спрос на этот товар, либо намерение покупателя прекратить свою торговую деятельность. Как можно действовать в подобной ситуации?

Так как в рассматриваемой ситуации правовые причины для расторжения договора у сторон отсутствуют, то такой возврат товара должен рассматриваться как его передача в рамках нового договора купли-продажи. Так как такой возврат товара рассматривается как его обратная реализация, то бывший покупатель товара становится его продавцом. Следовательно, при передаче товара его бывшему продавцу бывший покупатель должен выписать товарную накладную по форме N ТОРГ-12, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132.

Товарная накладная должна быть составлена в двух экземплярах. Первый экземпляр остается у бывшего покупателя, возвращающего товар, и является основанием для его списания. Второй экземпляр передается бывшему продавцу и является основанием для оприходования этого товара.

Поскольку возврат в такой ситуации признается реализацией, бывший покупатель, возвращающий товар, обязан выставить бывшему продавцу счет-фактуру с выделенной в нем суммой НДС (п. 3 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ).

Посреднические операции

В посреднических операциях необходимо особенно внимательно подходить к документам. Если вы просто продаете товар или передаете товар посреднику, то эти операции оформляются типовыми товаросопроводительными документами, например:

— Товарной накладной (унифицированная форма N ТОРГ-12, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132);

— Накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-15, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а);

— Товарно-транспортной накладной (форма N 1-Т, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78) и т.д.

Однако при приеме товаров на комиссию, вам необходим другой перечень документов. При осуществлении посредником деятельности по комиссионной торговле следует оформлять первичные учетные документы, предусмотренные п. 1.4 Постановления Госкомстата России от 25.12.1998 N 132, а именно:

— Перечень товаров, принятых на комиссию (форма N КОМИС-1);

— Перечень принятых на комиссию транспортных средств (автомобилей, мотоциклов) и номерных узлов (агрегатов) (форма N КОМИС-1а);

— Товарный ярлык (форма N КОМИС-2);

— Акт об уценке (форма N КОМИС-3);

— Справка о продаже товаров, принятых на комиссию (форма N КОМИС-4);

— Акт о снятии товара с продажи (форма N КОМИС-5)

Аргументы в пользу первой схемы следующие:

1. во-первых, используется стандартная схема документооборота с использованием накладных;
2. во-вторых, в договоре можно предусмотреть условия оплаты по реализации продукции.

Кроме того, если отношения сторон возникли на основании договоров комиссии или агентского договора, то посредник после исполнения договорных обязательств обязан представить заказчику отчет с приложением оправдательных документов

Согласно п. 1 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон N 129-ФЗ) все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Также обращаем ваше внимание на то, что эти первичные учетные документы служат подтверждением данных и налогового учета (ст. 313 НК РФ).

При этом в соответствии с п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Насколько мы понимаем, речь идет о товарной накладной по форме ТОРГ-12. Такая форма содержится в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций (утвержденном постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132). Применяется она для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей сторонней организации.

В соответствии с п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ внесение исправлений в первичные документы (за исключением кассовых и банковских документов) допускается. Но вноситься они могут лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Ошибки в первичных документах, исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное (в тексте и цифровых данных первичных документов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются). Рядом с исправленной записью следует указать "исправлено" (или "исправленному верить"), поставить подписи лиц, подписавших документ, и дату внесения исправления (раздел 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее – Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете), п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ).

Рассмотрим подробнее ваш конкретный пример. Если исправления в накладную вносились поставщиком до того, как она была выдана покупателю, то внесенные исправления (должна быть произведена корректировка итоговых сумм по накладной) необходимо сопроводить надписью "Исправлено" и подтвердить подписями соответствующих должностных лиц Поставщика с указанием даты внесения. Если необходимость внесения исправлений в накладную возникла после принятия ее покупателем, то в таком случае исправления должны быть подтверждены также и подписями уполномоченных лиц Покупателя, ранее подписавших данный документ при получении товара. При этом исправления необходимо внести как в экземпляры Поставщика, так и в экземпляры Покупателя, так как в противном случае могут возникнуть проблемы как при встречной налоговой проверке (хотя понятие встречной проверки и исключено из НК РФ, однако право налоговых органов истребовать в рамках налогового контроля документы у контрагентов предусмотрено ст. 93.1 НК РФ), так и в случае возникновения разногласий между поставщиком и покупателем, связанных с претензиями по договору поставки.

Если при внесении исправления не был соблюден указанный выше порядок, то накладные могут быть признаны ненадлежащим образом оформленными.

В этом случае позиция налоговых органов следующая: ненадлежащим образом оформленные товарно-транспортные и товарные накладные не могут служить основанием для принятия товаров к учету, следовательно, не подлежит вычету налог на добавленную стоимость по таким товарам (постановление ФАС СЗО от 08 апреля 2008 г. N А56-16847/2007).

Отметим, что суды в таких случаях зачастую встают на сторону налогоплательщиков (постановления ФАС СКО от 16 октября 2007 г. N Ф08-6786/07-2529А, от 27 ноября 2007 г. N Ф08-7043/07-2633А), придерживаясь мнения, что пороки в оформлении накладных не влияют на добросовестность общества по возмещению НДС из бюджета, а глава 25 НК РФ не содержит императивной нормы, которая указывала бы на невозможность принятия к учету первичных документов, имеющих пороки в оформлении.

Тем не менее организация при ведении бухгалтерского учета обязана следовать положениям Закона N 129-ФЗ и принимать к учету надлежащим образом оформленные первичные документы. В противном случае придется доказывать достоверность указанных в первичных документах сведений, а также правомерность формирования налоговой базы в целях исчисления налога на прибыль и НДС.

Вывод:

При принятии к учету накладной с исправлениями, не отвечающими требованиям п. 5 ст. 9 Закона N 129-ФЗ и раздела 4 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, существует вероятность возникновения серьезных налоговых рисков.

К нам в редакцию приходит много вопросов от читателей о том, как надо оформлять первичные документы, подтверждающие расходы. Ведь всем известно, что налоговые инспекторы цепляются к любой мелочи, лишь бы заявить, что документ оформлен неправильно, или говорят, что в представленном комплекте не хватает какой-либо бумажки. И на этих основаниях исключают затраты из «прибыльных» расходов и отказывают в вычете НДС по ним.

Сегодня мы на конкретных примерах рассмотрим, как надо оформлять документы, чтобы не было проблем с налоговиками.

Замененные сервисом запчасти приходовать не надо

Фролова Нелли

Наша организация заключила с автосервисом договор на ремонт автомобилей. Автосервис выдает нам заказ-наряд, акт выполненных работ и счет-фактуру.
Количество и цена использованных при ремонте запчастей отражены в заказе-наряде, там же отдельно выделены перечень услуг, на которые выставляется акт, и их стоимость. ТОРГ-12 на запчасти сервис не выставляет.
Как правильно отразить в бухучете затраты на запчасти, выставленные в заказе-наряде автосервисом? Что будет основанием прихода и списания в расходы этих запчастей?

: Отдельно приходовать, а потом списывать на расходы стоимость запчастей, которые заменены в автомобиле при его ремонте автосервисом, нет никакой необходимости. Ведь фактически имущество вам не передавалось. Автосервисом для вас были выполнены ремонтные работы. На основании заказа-наряда и акта выполненных работ затраты на ремонт (включая стоимость запчастей) вы просто единовременно учитываете:

• в бухучете - как расходы по обычным видам деятельности (проводка дебет 20 «Основное производство» (26, 44 и т. д.) - кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»)пп. 5, 6 , 16 ПБУ 10/99 ;
• п. 1 ст. 260 , п. 5 ст. 272 НК РФ .

Неверная должность получателя в ТОРГ-12 ≠ отказ в вычете НДС

Е.Е. Фофанова, г. Пермь

Наши новые поставщики находятся в Магнитогорске. Там же присутствует наш представитель, который действует по доверенности, но в нашей организации не работает. Завод, который отгрузил нам товар, написал в ТОРГ-12, в строке «груз принял», должность нашего представителя - «менеджер». На просьбу переделать накладную, убрав из строки «груз принял» должность «менеджер», мне главбух завода сказала, что есть закон о том, что товар не может получить человек, не работающий в организации. К тому же это написано еще в Инструкции по заполнению товарных накладных. И переделывать ТОРГ-12 она отказалась.
Действительно ли это так? Имеет ли право бухгалтер поставщика отказать в замене товарных накладных? Что нам грозит, если не менять ТОРГ-12?

: Вообще-то, главбух вашего поставщика неправа. Дело в том, что еще в прошлом году Верховный суд РФ признал недействующим положение советской Инструкции, запрещающее организациям выдавать лицам, которые у них не работают, доверенности на получение ТМЦп. 1 Инструкции Минфина СССР от 14.01.67 № 17 . При этом ВС РФ указал, что ни Гражданский кодекс РФ (гл. 10), ни Закон о бухучете не содержат запрета на выдачу доверенностей лицам, не работающим в организаци иРешение ВС от 06.06.2011 № ГКПИ11-617 . А в январе этого года и Минфин признал эту Инструкцию недействующе йПриказ Минфина от 17.01.2012 № 5н .

Так что вы можете сообщить об этом главбуху поставщика и попросить переделать ТОРГ-12. Конечно же, она не имеет права отказать вам в замене накладных. Но и заставить ее это сделать вы, к сожалению, не можете. Просто поговорите с ней по-человечески. В качестве аргумента вы можете сослаться на то, что в доверенности должность вашего представителя не указана и непонятно, почему она написана в ТОРГ-12. Получается, вместо того чтобы уточнить информацию у вас, она дописала сама, а это неправильно.

Также вы можете сами внести исправления в ТОРГ-12: пусть ваш представитель зачеркнет слово «менеджер», напишет «исправленному верить» и поставит свою подпись. Ведь строку ТОРГ-12, где указаны реквизиты доверенности и ф. и. о. вашего представителя, заполняет ваша сторона.

Если же вы ничего не поменяете, то сложности у вас могут возникнуть, если излишне придирчивые инспекторы сочтут, что неправильное оформление первички лишает вас расходов в виде покупной стоимости товаров и вычетов НДС. Но поскольку операция по приобретению товара не фиктивная, вы без проблем сможете доказать правомерность расхода и вычета НДС. Суды неоднократно говорили, что неправильное заполнение в накладных различных реквизитов или вообще их отсутствие (например, отсутствие должности получателя, расшифровки подписи в графе «груз принял» и др.) само по себе не может служить основанием для отказа в вычете НДС или принятии расходов. Так как это вовсе не опровергает реальность приобретения товара и принятия его на уче тПостановления ФАС ВСО от 22.09.2011 № А58-6676/2010 ; ФАС МО от 29.02.2012 № А40-127306/10-90-714 ; ФАС ПО от 25.07.2011 № А55-22020/2010 ; ФАС СЗО от 23.01.2012 № А52-658/2011 ; ФАС УО от 30.06.2011 № Ф09-7259/10 ; ФАС ЦО от 29.12.2011 № А64-1900/2010 .

Если поставщик оформляет ТТН, акт на транспортные услуги не нужен

Л.А. Суховеева, г. Наро-Фоминск Московской обл.

По условиям договора поставки покупатель возмещает нам (поставщику) транспортные расходы по доставке товара. Своего транспорта у нас нет, поэтому для доставки нанимаем перевозчика. Мы выставляем покупателю счет-фактуру, накладную по форме № ТОРГ-12, где отдельной строкой выделены услуги по перевозке, и копию ТТН, в которой заказчиком (плательщиком) указана наша организация.
Покупатель требует от нас акты выполненных работ на транспортные услуги. Обязаны ли мы их составлять?

: Нет, не обязаны. Дело в том, что вы должны выдать покупателю не копию, а оригинал ТТНразд. 2 Указаний, утв. Постановлением Госкомстата от 28.11.97 № 78 . В ней вы будете грузоотправителем, ваш покупатель - грузополучателем, а в транспортном разделе будут указаны все данные и о самом товаре, и о стоимости доставки. То есть у покупателя будут все данные, необходимые для включения затрат на перевозку в расходы. Так что плодить лишние документы ни к чему. Также не нужно дублировать данные о стоимости доставки в накладной ТОРГ-12. Это просто неправильно, поскольку этот документ предназначен для оформления продажи товаров, а не услуг.

Перевозка товара своим транспортом оформляется путевым листом

В.С. Тимофеева, г. Екатеринбург

Наша сервисная организация будет перевозить товар, сданный потребителем на ремонт, из головного офиса в подразделение и обратно. Товар планируем перевозить либо своим транспортом, либо с помощью автотранспортной компании.
Какие документы нужно составлять в этих случаях?

: Для того чтобы обеспечить сохранность переданного вам потребителем для ремонта товара, можете оформить, например, акт приемки-передачи.

Затем при внутреннем перемещении этого товара между структурными подразделениями вашей организации вы можете оформить любой документ, составленный на основе накладной ТОРГ-13 или М-11. Этот документ заполняет в двух экземплярах материально-ответственное лицо (например, кладовщик) того подразделения, из которого вывозится товар. То есть сначала - кладовщик головного офиса, а при обратном перемещении - кладовщик обособленного подразделения. После того как документ подписан обоими кладовщиками, каждый из них сдает свой экземпляр в бухгалтери юУказания, утв. Постановлением Госкомстата от 25.12.98 № 132 .

Для подтверждения затрат на перевозку вам нужно оформить:

• <или> путевой лист, если товар будете перевозить собственным транспорто мПисьма Минфина от 22.12.2011 № 03-03-10/123 , от 02.09.2011 № 03-03-06/1/540 ;
• <или> транспортную накладную, если товар будет перевозить транспортная компания. При этом у вас есть выбор: вы можете заполнять либо правительственную транспортную накладную, либо госкомстатовскую ТТН (по форме № 1-Т). Ведь для подтверждения затрат на перевозку товара (из головного офиса в ОП и обратно) в целях исчисления налога на прибыль подойдет любая из нихПисьмо ФНС от 21.03.2012 № ЕД-4-3/4681@ . Заметим, что если вы будете оформлять госкомстатовскую ТТН, то дополнительно документ на внутреннее перемещение товара (составленный на основе накладной ТОРГ-13 или М-11) можно уже не оформлять.

Если есть унифицированная форма, лучше применять ее

А.Н. Скороходова, г. Рязань

Вместо унифицированной формы документа наша организация использует свою. Есть какие-либо риски в таком случае?

: Строго по закону в целях бухгалтерского и налогового учета вы должны использовать унифицированные формы первичных документо в ; п. 1 ст. 252 , ст. 313 НК РФ . И только если унифицированной формы документа нет, вы можете разработать и использовать свою форму, утвердив ее приказом об учетной политик еп. 3 ст. 6 , п. 2 ст. 9 Закона от 21.11.96 № 129-ФЗ .

Теперь посмотрим, что вам грозит, если вы все-таки используете свою форму. Если на основании первичного документа произвольной формы вы отражаете выручку от реализации и платите с нее налоги, то налоговики вряд ли будут цепляться к тому, что вы оформили операцию не по унифицированной форме. Но у покупателя, получившего такой документ, могут быть проблемы.

А вот если на основании своей формы вы отражаете какой-либо расход (например, списываете материалы, используя свою форму, а не унифицированные М-11 или М-17), то не исключено, что налоговики расценят это как отсутствие первичного документа вообщ еПисьмо Минфина от 09.06.2011 № 03-02-07/1-187 . И, как следствие, они могут:

• исключить такие затраты из «прибыльных» расходов и доначислить налог на прибыль, а также пен ист. 75 НК РФ ;
• оштрафовать по п. 3 ст. 120 НК РФ как за занижение налоговой базы по прибыли из-за отсутствия первичных документо вст. 120 НК РФ ;
• отказать в вычете НДС из-за отсутствия документа, подтверждающего принятие имущества к учету. И, соответственно, доначислить налог, штраф и пен истатьи 122 , 75 НК РФ .

Разумеется, в суде вы с успехом оспорите такие претензии налоговико вПостановления 10 ААС от 11.11.2009 № А41-25671/08 ; ФАС СЗО от 13.01.2009 № А52-980/2008 . Но нужно ли вам это?

Чтобы не ходить по судам, проще все-таки составлять документы по унифицированным формам. Тем более что терпеть-то осталось недолго. Со следующего года вступит в силу новый Закон о бухучете. И тогда унифицированные формы документов перестанут быть обязательными. И вы сможете использовать те формы документов, которые утвердит ваш руководител ьп. 4 ст. 9 , ст. 32 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ .

Выбытие малоценного ОС можно оформить актом произвольной формы

Ю.А. Круглова, г. Самара

В нашей организации при покупке недорогих основных средств (стоимостью менее 40 000 руб.) оформляется приходный ордер по форме № М-4, а при введении в эксплуатацию и перемещении между ответственными лицами - требование-накладная по форме № М-11.
Какой первичный документ нужно оформить, если мы больше не будем использовать это ОС, оно у нас выбывает из эксплуатации?

: Унифицированной формы первичного документа для списания малоценных основных средств нет. Как, впрочем, нет таких форм и для их оприходования и ввода в эксплуатацию. Например, контролирующие органы рекомендуют в этом случае использовать первичку для учета материалов (формы № М-4, М-11 и М-17)Письма Минфина от 30.05.2006 № 03-03-04/4/98 ; УФНС по г. Москве от 28.04.2006 № 20-12/35854@ . Что, как видно из вашего вопроса, вы и делаете.

Поэтому вы можете взять форму № М-11, по которой малоценное основное средство вводилось в эксплуатацию, и прямо в ней дописать, что по такой-то причине это основное средство выбыло. Если хотите, можете составить в произвольной форме акт на списание ОС. Также не забудьте списать ОС с забалансового счета, если оно там учитывалось.

Канцтовары, минуя счет 10, лучше не списывать

Д.В. Бобкова, г. Воронеж

Мы приобретаем довольно много канцелярских принадлежностей - около 500 наименований. Склада у нас нет. Сразу же раздали эти канцтовары сотрудникам.
Какие первичные документы для целей бухгалтерского и налогового учета надо оформлять при поступлении и списании этих канцтоваров?

: Согласно Методическим указаниям по бухучету МПЗ независимо от того, сразу вы выдаете канцтовары сотрудникам или нет, их обязательно нужно приходовать на счет 10 «Материалы» (проводка дебет 10 – кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (60, 76)). При этом надо оформить приходный ордер по форме № М-4. Хотя оприходование материалов и ассоциируется с их поступлением на склад, в небольших фирмах склада как такового (отдельного помещения) может и не быть.

Впоследствии при раздаче сотрудникам канцтоваров нужно оформить требование-накладную по форме № М-11. И на основании нее списать стоимость канцтоваров в бухгалтерском (проводка дебет 26 (44) – кредит 10) и налоговом учет еподп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Справедливости ради скажем, что некоторые организации не приходуют приобретенные канцтовары на счет 10, если сразу раздают их сотрудникам. Просто на основании акта, составленного в произвольной форме, их стоимость тут же списывают:

• в налоговом учете - как прочие расход ыподп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ ;
• в бухучете - как расходы по обычным видам деятельности (проводка дебет 26 «Общехозяйственные расходы» (44) – кредит 71 (60, 76))пп. 5, 6 , 16 ПБУ 10/99 . Разумеется, такой порядок учета применяют, только если суммы невелики. Однако лучше так не делайте. Ведь в этом случае налоговики могут, например, отказать в вычете НДС по канцтоварам просто из-за того, что они не были оприходованы на счет 10. К тому же многие аудиторы считают порядок учета канцтоваров без использования счета 10 методологически неверным и некорректным. Ведь раз канцтовары относятся к МПЗ, то необходимо соблюдать правила ПБУ по учету МПЗ.

Нет места для штампа - оформляй приходный ордер

Т.К. Данилова, г. Иваново

Иногда при оприходовании материалов и товаров на накладных не остается свободного места, где можно было бы поставить штамп, заменяющий приходный ордер М-4.
Как поступить в этой ситуации: ставить штамп поверх текста или же на отдельном чистом листе и подшивать этот лист к накладной? Можно ли вести документооборот смешанным способом: на некоторых накладных ставить штамп, а к некоторым выписывать М-4?

: Действительно, Методическими указаниями по бухучету МПЗутв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н разрешено при оприходовании материалов вместо приходного ордера по форме № М-4 на документе поставщика (счете, накладной и т. п.) проставлять штамп, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере. В этом случае заполняются реквизиты этого штампа и ставится очередной номер приходного ордера. Такой штамп приравнивается к приходному ордер уп. 49 Методических указаний, утв. Приказом Минфина от 28.12.2001 № 119н .

На наш взгляд, ставить штамп на отдельном чистом листе нельзя. Это нужно делать именно на счете или накладной. Если на лицевой стороне документа поставщика нет места, то вы можете поставить штамп на его обратной стороне. А если и там нет места, тогда составляйте бумажную форму № М-4. В том, что у вас будет смешанный документооборот, ничего страшного нет. Главное - прописать это в учетной политик еПисьмо Минфина от 29.10.2002 № 16-00-14/414 ; п. 4 ПБУ 1/2008 .

Отпуск товара без доверенности может создать проблемы продавцу

Н.М. Анисимова, г. Омск

Мы продаем кондитерские изделия оптом. По условиям договора покупатели сами забирают товар. Мы выписываем только товарную накладную (ТОРГ-12) и счет-фактуру. От одной организации приехал водитель без доверенности на получение товара. По телефону покупатель нам сказал, что машина с водителем наемная и выписать на него доверенность нельзя, так как неизвестно, какой водитель поедет к нам за товаром. Сошлись на том, что в нашей ТОРГ-12 водитель расписался в строке «груз принял» о получении товара, рядом записаны его паспортные данные.
После того как покупатель получил товар, он отправил нам по почте экземпляр ТОРГ-12, в которой есть подпись руководителя и печать организации-покупателя. Документы идут очень долго - 1- 2 месяца. И до тех пор, пока не получим документы от покупателя, у нас нет уверенности в том, что он получил товар.
Чем нам грозит такой отпуск товара без доверенности и отсутствие в ТОРГ-12 подписи и печати покупателя?

: Поскольку вы отпустили товар водителю (пусть и по телефонной договоренности с покупателем), вы обязаны отразить выручку от реализации товара в бухгалтерском и налоговом учет еп. 1 ст. 248 , п. 1, 2 ст. 249 , п. 3 ст. 271 НК РФ ; п. 1 ст. 223 ГК РФ .

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ КЛАДОВЩИКА

Представителю покупателя, приехавшему за получением товара без доверенности, отпускать товар нельзя. ;

А проблем налогового характера, скорее всего, у вас не будет. Ведь обычно налоговики пристально изучают ТОРГ-12 у покупателей, чтобы, если что не так, отказать в расходах на приобретение товара и в вычете НДС по нему. А в вашем случае исключать выручку от реализации из доходов и НДС к начислению по этой поставке они, конечно же, не будут, это не в интересах бюджета.

Отражение организации услуг отдельной строкой в товарной накладной не является нарушением требований законодательства РФ о заполнении данного документа. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты. Постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций. Одной из утвержденных форм является ТОРГ-12, которая применяется для оформления продажи (отпуска) товарно-материальных ценностей организации и вместе с тем является первичным учетным документом, подтверждающим осуществление затрат. Таким образом, товарная накладная, как документ первичной учетной документации, может служить основанием для принятия в целях налогообложения прибыли организаций расходов на выплату вознаграждения исполнителю за оказанные им услуги (Письмо Минфина России от 18.12.2007 № 03-03-06/1/877).

Однако, если речь идет об услугах доставки товара, то поставщик кроме документов на товар (товарной накладной по форме № ТОРГ-12, счета-фактуры) должен представить покупателю транспортную накладную и счет-фактуру на транспортные услуги. Первичным документом, подтверждающим факт их оказания, является транспортная накладная.

Если поставщик указал стоимость транспортных услуг отдельной строкой в товаросопроводительных документах (накладной по форме № ТОРГ-12 , счете-фактуре) и больше никаких документов не представил, то у покупателя –могут возникнуть проблемы. Как было отмечено выше, первичным документом, подтверждающим факт оказания транспортных услуг, является транспортная накладная. Ее отсутствие может стать основанием для отказа в признании суммы расходов на доставку материалов, указанной в документах на товар отдельной строкой.

Инспекторы могут снять расходы, посчитав, что они документально не подтверждены. И свою позицию Вам придется отстаивать в суде.

По общему правилу гражданского законодательства (ст.458 Гражданского кодекса РФ) право собственности на товар переходит от продавца в момент передачи покупателю или другому уполномоченному лицу.

Факт передачи можно фиксировать различными документами, поскольку не установлено законом специальных видов и форм документов. Такими документами могут быть: акт, расписка, товарная накладная, товарно-транспортная накладная, инвентаризационная опись, квитанции о приемке грузов к перевозке и другие документы.

Доказательством сдачи-приемки товаров можно считать письменные документы на бумажном носителе указанные выше, содержащий наименование, количество и цену передаваемого груза, другие обязательные реквизиты, а также полномочия ответственных лиц продавца и покупателя и личные подписи указанных лиц с расшифровкой.

Для целей бухгалтерского учета, на практике, документально факт приема и факт сдачи товара от покупателя продавцу оформляется товарными накладными (форма №ТОРГ-12) или товарно-транспортными накладными (ТТН) если используется сторонний перевозчик. Хотя, существует мнение налоговых чиновников, что для целей фиксации приемки должен использоваться другой документ - акт приемки, унифицированная форма №ТОРГ-1.

Товарная накладная - форма №ТОРГ-12, является первичным учетным документом для списания с учета, а у покупателя служит основанием для принятия товара на учет. Иными словами, у торговых организаций товарная накладная может выступать как расходным документом, так и приходным.

Юридическую силу первичный учетный документ приобретает с момента его правильного оформления всех его реквизитов и подписания уполномоченными лицами.

При возникновении задержки с оплатой полученного товара продавец может взыскать плату в судебном порядке. В суде покупатель должен будет доказать факт передачи товара. В качестве доказательств передачи товара суды учитывают в основном накладную по форме №ТОРГ-12 с подписью уполномоченного лица и печатью покупателя.

Пока суды становятся на сторону налогоплательщиков, использующих форму №ТОРГ-12.

Обратите внимание Для признания накладных надлежаще оформленными необходимо, чтобы они были скреплены печатью получателя и подписаны лицом, уполномоченным на получение товара в порядке статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

В судебно-арбитражной практике имеются различные позиции по отношению признания достоверным доказательством передачи товара накладной, которая подписана неуполномоченным работником покупателя, но имеет оттиск печати последнего.

1-я Позиция судов. Товарная накладная, которая подписана работником покупателя, не имеющим соответствующей доверенности, но имеет оттиск печати покупателя, является достаточным и достоверным доказательством передачи, если полномочия работников следовали из ситуации передачи товара.

Если от лица покупателя документы о приемке товара подписал работник покупателя, исходя из его полномочий по трудовому договору (кладовщик, заведующий складом, и т.д.) с учетом обстоятельств передачи, то такой документ может быть признан судом, как одобрение сделки покупателем (абзац 2 пункта 1 статьи 182 ГК РФ).

2-я Позиция судов. Товарная накладная, подписанная работником покупателя без доверенности, но имеющая оттиск печати покупателя, не является достоверным доказательством передачи товара, при отсутствии заключенного единого договора купли-продажи.

Закон (ст.160 ГК РФ) определяет заключение сделки и прием товара с волеизъявлением лица, наделённого полномочиями действовать от имени покупателя.

Если имеется товарная накладная, подписанная лицом, должностное положение которого и полномочия, действовать от имени юридического лица, документально не подтверждены доверенностью, но заверенная оттиском печати покупателя, то такая товарная накладная не является достаточным доказательством в подтверждение передачи товара и заключения разовой сделки купли-продажи.

Товарная накладная, с оттиском факсимиле вместо живой подписи руководителя покупателя, может быть признана судом достоверным доказательством передачи товара, только если возможность использования факсимиле стороны заранее предусмотрели в договоре поставки. Без договора такая товарная накладная не подтвердит факт заключения сделки купли-продажи и передачи товаров.

Обратите внимание Товарные накладные без подписи, без указания инициалов и фамилии подписавшего лица, без оттиска фирменной печати, равно не являются доказательствами передачи товара покупателю.

Накладные, оформленные не по форме, предусмотренной договором, не подтверждают передачу товара покупателю. Если в договоре стороны указали, что передача товара оформляется товарными накладными по форме №ТОРГ-12, то накладные в другой форме уже не могут быть доказательствами передачи товара.

Однако, факт передачи может быть установлен судом на основании совокупности доказательств (переписки сторон, актов сверки, инвентаризационных описей, счетов-фактур, свидетельских показаний), подтверждающей получение товара.

Таким образом, допустимым доказательством, подтверждающим факт получения покупателем товара, будет являться товарная накладная, с подписью полномочного лица покупателя (генерального директора, работника уполномоченного на прием товара, иного лица по доверенности на получение ТМЦ, выданной в бухгалтерии) о получении товара и оттиском фирменной печати покупателя.