Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года? Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок? Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

Какие правила составления первичных документов в налоговом учете должна соблюдать компания, чтобы избежать претензий налоговиков? Что изменилось в этом отношении с 1 января 2013 года?

Все расходы компании должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ). Из-за того что документы, которые подтверждают затраты, оформлены с ошибками (или не оформлены вовсе), налоговики могут не принять расход при .
Обратите внимание: под документально подтвержденными расходами Налоговый кодекс понимает затраты, подтвержденные оправдательными документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Важный момент: все формы первичных документов, применяемых в организации, должен утверждать руководитель компании в составе учетной политики (п. 4 ПБУ 1/2008). А компания больше не обязана применять унифицированные бланки. Об этом говорит статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу с 1 января 2013 года.

Однако новый порядок вовсе не означает, что компания обязана разработать свои бланки абсолютно для всех операций. Вы можете смело просить руководителя принять решение о том, что компания продолжит применять все унифицированные формы или некоторые из них. Скажем, те, которые, на ваш взгляд, удобны, да и просто привычны. Ведь закон этого не запрещает.
До 2013 года унифицированные формы компании применяли по умолчанию. Специального решения руководителя на этот счет не требовалось. Теперь же решение о том, что компания продолжит применять унифицированные бланки, надо зафиксировать. В учетной политике или отдельном приказе руководителя компании. Это прямо требует статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Важный нюанс : продолжайте использовать унифицированные формы документов, на основании которых компания учитывает кассовые операции и начисляет зарплату. Это приходные и расходные кассовые ордера, зарплатные ведомости и прочие. Отказываться от таких унифицированных форм нельзя. Ведь ссылки на них есть в Порядке ведения кассовых операций, утвержденном Положением Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П.

Документ, подтверждающий понесенные компанией затраты, оформлен на иностранном языке. Может ли бухгалтерия на основании такого документа, не переводя его на русский язык, учесть в налоговом учете соответствующие расходы?

Нет, иначе это будет классифицировано проверяющими как нарушение. Причем запрет на это содержится сразу в нескольких нормативных актах.

Во-первых, это статья 16 Закона РФ от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации». Здесь сказано, что на территории Российской Федерации официальное делопроизводство в организациях ведется только на русском языке. Также на русском языке оформляются тексты документов (бланков, печатей, штампов, штемпелей) организаций.

Во-вторых, это пункт 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н). Здесь говорится, что «документирование имущества, обязательств и иных фактов хозяйственной деятельности, ведение регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности осуществляется на русском языке». При этом первичные учетные документы на иных языках должны иметь построчный перевод на русский язык. Неоднократно это подтверждали и чиновники (см., например, письмо Минфина России от 4 апреля 2005 г. № 03-03-01-04/1/148).

Таким образом, формально у компании нет права на основании первичных документов на иностранном языке. Сделать это она может только тогда, когда такие документы будут построчно переведены на русский язык.

Предположим, что первичные документы на русский язык переведены. Какие требования предъявляются к такому переводу? Должен ли он быть заверен нотариально?

В письме Минфина России от 20 марта 2006 г. № 03-02-07/1-66 разъясняется, что действующее законодательство Российской Федерации не регламентирует порядок перевода первичных учетных документов с иностранного языка на русский. Такой перевод может выполнить как профессиональный переводчик, так и сотрудник компании. Расходы на перевод первичных документов, являющихся деловой документацией компании, с иностранного языка можно принять в уменьшение налогооблагаемой прибыли. Основание - подпункт 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. В случае, если перевод осуществляется сотрудником компании, выполнение такой функции должно быть закреплено или в трудовом договоре с сотрудником, или в должностных инструкциях.

Компания заказала сторонней организации услуги производственного характера. Всегда ли в подобной ситуации нужно составлять акт, чтобы подтвердить факт оказания услуг в налоговом учете?

Да, без акта расходы подтвердить не удастся. Это прямо следует из пункта 2 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Но даже если речь идет об устной консультации или услугах по взысканию долгов с контрагентов, одного договора будет недостаточно. Несмотря на то, что положения пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ допускают использовать документы, косвенно подтверждающие произведенные расходы. И в этом случае, чтобы избежать претензий со стороны инспекторов, необходимо обзавестись актом по оказанным услугам (письмо Минфина России от 30 июля 2009 г. № 03-03-06/1/503).

Исключение составляют случаи, когда исполнитель оказывает услуги связи или предоставляет имущество в аренду или лизинг. В подобных ситуациях ревизоры довольствуются договором, графиком платежей и актом приемки-передачи имущества (для аренды и лизинга), счетом, а также документом, подтверждающим оплату услуг (письма Минфина России от 13 ноября 2009 г. № 03-03-06/1/750, от 6 октября 2008 г. № 03-03-06/1/559).

Какие ошибки в актах оказанных услуг чаще всего находят налоговики во время проверок?

Как свидетельствует практика аудиторских проверок, наиболее часто встречаются следующие ошибки при составлении акта оказанных услуг, из-за которых у заказчика могут возникнуть проблемы со списанием расходов в налоговом учете.

Некорректно указана дата составления документа . Стоимость услуг, оказанных сторонними организациями, заказчик списывает в расходы по состоянию на день, которым датируется акт либо на последний день отчетного (налогового) периода. Соответствующее правило установлено в пункте 2 и подпункте 3 пункта 7 статьи 272 Налогового кодекса РФ. Надо избегать ситуаций, когда акт по услугам, оказанным в одном отчетном периоде, подписан только в следующем (например, за декабрь - в январе). Для этого лучше датировать документ последним днем месяца, независимо от того, когда были приняты работы.

Нечетко расписано содержание хозяйственной операции, затраты на которые подтверждает акт . В зависимости от того, насколько подробно исполнитель опишет выполненные действия или результат услуги, заказчику будет легче доказать связь произведенных расходов с хозяйственной деятельностью. Услуги, указанные в акте, должны соответствовать целям и задачам, поставленным в договоре. Лучше избегать общих формулировок типа «услуги» и т.п. Ведь инспекторы убеждены: если из документов не следует, какие именно услуги оказал компании исполнитель, договор считается незаключенным, а расходы необоснованными. Доказать чиновникам обратное в досудебном порядке вряд ли удастся.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива и только подтверждает вывод о том, что детализацией услуг в акте лучше не пренебрегать. Некоторые судьи признают, что ни налоговое, ни бухгалтерское законодательство не требует расшифровывать в акте оказанные услуги (постановление ФАС Московского округа от 25 августа 2009 г. № КА-А40/7983-09). Но встречаются дела, решенные в пользу инспекторов - постановление ФАС Уральского округа от 17 августа 2009 г. № Ф09-5843/09-С2. Поэтому, даже если действия исполнителя подробно описаны в договоре или отчете, их нужно кратко продублировать в акте. Тем более отчет о проделанной работе исполнитель составляет, если соответствующая обязанность предусмотрена договором. Первичным документом отчет не является.

И обратите внимание : из содержания бумаг должно следовать, за какой период или в какие сроки оказана услуга (постановление ФАС Московского округа от 2 апреля 2008 г. № КА-А40/2402-08).

Не указаны измерители хозяйственной операции . Исполнители нередко проставляют в акте только итоговую стоимость услуг. Якобы услуги не имеют материального выражения, а следовательно, единиц измерения. Но инспекторов этот аргумент может не убедить, о чем свидетельствует сложившаяся арбитражная практика. Судьи неоднократно подтвердили, что в актах на оказанные услуги проставлять измерители вовсе необязательно (постановление ФАС Северо-Западного округа от 29 апреля 2009 г. № А52-4324/2008). Но чтобы избежать судебных разбирательств, к мнению чиновников все же стоит прислушаться.

У исполнителей должны быть прейскуранты, в которых стоимость услуг зависит от каких-то физических показателей. Например, стоимость часовой или разовой консультации определенного специалиста. И если в акте будет указана цена и объем услуг, а не только их стоимость, легче подтвердить, что цена соответствует рыночному уровню, то есть доказать экономическую обоснованность. В акте нужно указать ставку и сумму НДС (если исполнитель является плательщиком этого налога), размер аванса, засчитанного при получении услуги, и сумму, подлежащую оплате.

Не указаны должности и личные подписи ответственных лиц . Чтобы проверяющие не усомнились, что акт подписали уполномоченные сотрудники компании, и на этом основании не сняли расходы, указать должности нужно в обязательном порядке. Кроме того, сотрудники, подписывающие акт, должны расшифровать свои личные подписи.

Ниже мы привели образец акта об оказании услуг, составленный без ошибок.

Общество с ограниченной ответственностью "Контора"
ИНН 7715123456, КПП 771501001
Адрес: г.Москва, ул.Электродная, д.7

г.Москва
31.08.2013 г.

Общество с ограниченной ответственностью "Контора", именуемое в дальнейшем исполнитель, в лице директора Русиновой Т.Г., действующей на основании устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью "Дента+", именуемое в дальнейшем "Заказчик", в лице генерального директора Петросяна Г.А., действующего на основании устава, с другой стороны, составили настоящий акт о нижеследующем. В соответствии с договором от 23 января 2013 г. № 28/001 Исполнитель оказал Заказчику следующие услуги:

Всего оказано услуг на сумму: Четыре тысячи семьсот двадцать рублей, в том числе НДС 18% - Семьсот двадцать рублей.

Подписи сторон:

Исполнитель:

Директор ООО «Контора» Т.Г.Русинова

Заказчик:

Генеральный директор ООО «Дента+» Г.А.Петросян

Как правильно уничтожить первичные документы налогового учета, срок хранения которых истек, чтобы избежать претензий проверяющих?

Последовательность действий должна быть такой. Сначала руководитель компании своим приказом должен утвердить состав экспертной комиссии, которая будет решать, какие бумаги подлежат уничтожению. В комиссию, как правило, включают наиболее квалифицированных специалистов, которые способны оценить важность тех или иных документов.

Затем комиссия составляет акт, где фиксирует перечень документов, которые необходимо уничтожить.

Акт утверждает руководитель компании. Затем все бумаги, как правило, упаковывают в мешки, при этом пересчитывают каждый том или папку собранных дел. После этого документы можно уничтожить любым способом: разорвать, отправить в шредер, сжечь. Бумаги можно также сдать как макулатуру в специализированную организацию, занимающуюся переработкой вторсырья.

В конечном итоге экспертная комиссия должна зафиксировать факт физического уничтожения отобранных документов.

Обратите внимание : если первичные документы были сданы на хранение в архив, уничтожить их можно лишь по согласованию с архивом. На акте об уничтожении обязательно должна быть подпись архивного служащего.

Как действовать, если документы, подтверждающие затраты компании, были утрачены в результате чрезвычайной ситуации?

От ситуации, когда первичные документы утрачены по не зависящим от компании причинам, не застрахована ни одна бухгалтерия. Так, бумаги могут сгореть при пожаре или их могут украсть. Однако отсутствие документов, даже если они пропали по объективным причинам, может грозить компании серьезными неприятностями - когда чиновники хотят взыскать штрафы за утрату документов, их, как правило, не интересуют причины, по которым компания не представила запрашиваемые бумаги. Поэтому руководство компании допускает серьезную ошибку, если не предпринимает никаких мер, чтобы документально подтвердить факт чрезвычайной ситуации, в результате которой были утрачены бумаги, подтверждающие затраты.

Однако, если действовать правильно, штрафов можно избежать. Во-первых, нужно обязательно собрать оправдательные документы, которые подтвердят, что в утрате первички не было вины компании и ее должностных лиц.

Ниже приведена таблица, где мы перечислили оправдательные документы, которые помогут избежать наказания в случае утраты бухгалтерских бумаг.

Какие документы помогут избежать штрафа в случае утраты первички

Кроме того, при утрате бухгалтерских бумаг можно обратиться к Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. № 105. Там прописано, как действовать компании в такой ситуации.

Так, согласно пункту 6.8 этого Положения, в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает своим приказом соответствующую комиссию. В нее следует включить работников бухгалтерии и специалистов, которые могут выявить причины утраты документов: главного энергетика, главного инженера, начальника службы безопасности и т. п. Комиссия в некоторых случаях должна привлечь представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора, а также независимых экспертов - аудиторов и оценщиков.

Результаты работы комиссии оформляют актом, который утверждает руководитель компании. В акте необходимо подробнейшим образом описать место, которое исследовалось, характер внешних повреждений, указать причины утраты документов. Кроме того, в акте необходимо указать лиц, ответственных за сохранность документов (это может быть главный бухгалтер, делопроизводитель и т. п.), и получить от них письменные объяснения. Нелишним будет приложить к акту опись пострадавших документов.

Алгоритм действий при утрате документов определили и налоговики (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 13 сентября 2002 г. № 26-12/43411). В нем сказано, что помимо создания комиссии необходимо провести инвентаризацию. Кроме того, по мнению чиновников, документы, срок хранения которых не истек, придется восстанавливать. Например, копии выписок и платежных поручений можно запросить в банках; договоров, актов, накладных - у контрагентов.

Разумеется, восстанавливать в первую очередь нужно те документы, которые подтверждают понесенные компанией расходы. Как известно, отсутствие таких бумаг чревато для организации неблагоприятными последствиями в виде доначисленных к уплате сумм налога на прибыль и штрафов по статье 122 Налогового кодекса РФ.

Но даже если документы пропали после того, как компания отчиталась в инспекции и уплатила налог, эти документы могут оказаться необходимыми, например, при выездной налоговой проверке. И, если документов не будет, налоговики доначислят налоги в соответствии с подпунктом 7 пункта 1 статьи 31 Налогового кодекса РФ (расчетным путем на основании имеющейся у них информации о налогоплательщике или данных об аналогичных налогоплательщиках).

Какие санкции грозят компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

За отсутствие подтверждающих документов предусмотрена налоговая ответственность. Речь идет о статье 120 «Грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения» Налогового кодекса РФ.

В ситуации, когда необходимые документы отсутствуют (оформлены с серьезными ошибками, не оформлены, утеряны и тому подобное), налоговики потребуют от компании заплатить штраф. Его размер составляет 10 000 руб. Так сказано в пункте 1 статьи 120 Налогового кодекса РФ. Если же отсутствующие документы относятся к нескольким налоговым периодам, сумма штрафа возрастет до 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ). А если утрата документов повлекла за собой занижение налоговой базы, то размер штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. Об этом говорится в пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ.

Обратите внимание на несколько важных моментов. В пункте 3 статьи 120 Налогового кодекса РФ речь идет об отсутствии документов, а не документа. То есть если у компании нет всего одного первичного документа, то по статье 120 Налогового кодекса РФ ее оштрафовать нельзя.

Для штрафа по статье 120 Налогового кодекса РФ нет оснований, если компания не может представить документы из-за того, что в офисе произошел пожар, документы украли, они уничтожены в результате стихийных бедствий и тому подобное (то есть в тех случаях, когда вины организации в утрате документов нет). К такому выводу приходят многие арбитражные суды.

И еще один нюанс : если документ, подтверждающий произведенные компанией затраты (например, акт приемки-сдачи выполненных работ), не оформлен или составлен с серьезными ошибками, налоговая инспекция может не принять такие расходы для целей налогообложения. В результате с компании взыщут сумму заниженного налога, а также штраф по статье 122 «Неуплата или неполная уплата сумм налога» Налогового кодекса, которая предусматривает штраф в размере 20 процентов от неуплаченной суммы.

Однако обратите внимание : предъявить требования об уплате штрафов за одно и то же нарушение одновременно по статьям 120 и 122 Налогового кодекса РФ налоговая инспекция не вправе. Об этом сказано в определении Конституционного суда РФ от 18 января 2001 г. № 6-О.

Какие санкции грозят должностным лицам компании, если первичные документы, подтверждающие расходы, оформлены с ошибками или не оформлены вовсе?

За отсутствие подтверждающих документов может быть наказана не только компания, но и ее должностные лица - директор и главный бухгалтер.

Так, за нарушение порядка и сроков хранения учетных документов предусмотрена административная ответственность по статье 15.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Должностных лиц провинившейся компании могут оштрафовать на сумму от 2000 до 3000 руб. Причем оштрафовать руководителя или главного бухгалтера может только мировой судья.

Обратите внимание : должностных лиц компании за нарушение сроков хранения документов могут наказать и по инициативе сотрудников архивной службы (если соответствующие нарушения будут выявлены при проверке). Размер штрафа составляет от 300 до 500 руб. Штраф в данном случае налагается по статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Сентябрь 2013 г.

Итак, по общему правилу расходы принимаются к вычету только в тех случаях, когда они могут быть подтверждены документально. Однако в отношении индивидуальных предпринимателей ст. 221 НК РФ предусмотрено исключение из этого правила. Им разрешено учесть в составе профессионального вычета и неподтвержденные расходы. Но в размере 20% общей суммы доходов, полученной от предпринимательской деятельности. Это следует из абз. 4 п. 1 ст. 221 НК РФ (см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2009 N 20-14/2/028404).

Например, индивидуальный предприниматель П.С. Арутюнов в течение года получил доход от предпринимательской деятельности в размере 450 000 руб. Расходы, связанные с осуществлением этой деятельности, составили 185 000 руб. Документы, подтверждающие произведенные расходы, у П.С. Арутюнова отсутствуют. Вместе с тем П.С. Арутюнов вправе уменьшить свои доходы на 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%).

Обратите внимание!

Профессиональный налоговый вычет в размере 20% доходов не вправе применить лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы, адвокаты (Письма Минфина России от 27.04.2007 N 03-04-05-01/129, от 06.06.2007 N 03-04-05-01/179, УФНС России по г. Москве от 05.04.2010 N 20-14/4/034950@). Это означает, что указанные лица в принципе не смогут учесть расходы, которые не подтверждены документально.

Примечание

Подробнее о том, какие документы подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы, вы можете узнать в разд. 3.4.1.3.1 "Какие документы подтверждают расходы".

Для получения 20%-ного вычета предприниматель не обязан объяснять причину отсутствия у него подтверждающих документов или каким-то образом доказывать, что расходы все же были произведены. Такие выводы содержит Постановление Президиума ВАС РФ от 11.05.2005 N 15761/04. Аналогичного мнения придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 19.08.2008 N А44-7/2008, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.12.2007 N А78-43/07-С2-20/1-Ф02-9008/07, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.03.2007 N Ф04-1228/2007(32168-А75-34)).

Правоприменительную практику по вопросу необходимости подтверждения расходов с целью заявления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Важно учитывать, что расходы, подтвержденные документально, не могут учитываться одновременно с расходами в пределах установленного норматива в размере 20% (ст. 221 НК РФ). Это означает, что в случае применения вычета по 20%-ному нормативу учесть еще какие-либо расходы, подтвержденные документами, не получится.

Заметим, что Президиум ВАС РФ в Постановлении от 16.02.2010 N 13158/09 пришел к следующему выводу: вычет в размере 20% суммы дохода можно применить в случае, когда документально подтверждена лишь часть понесенных расходов. При этом суд указал, что вычет по нормативу должен применяться, если документально подтвержденные расходы составляют менее 20% общей суммы дохода. Аналогичный вывод следует из Определения ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09.

В то же время до принятия указанного Постановления Президиума ВАС РФ арбитражная практика складывалась иначе. Так, судьи отмечали, что вычет по нормативу 20% применяется, только если у предпринимателя полностью отсутствуют документы, подтверждающие расходы. Если же расходы подтверждены частично, вычет в размере 20% применить нельзя (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.10.2009 N А78-1356/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 10.02.2010 N ВАС-844/10), от 09.09.2009 N А33-17615/08, ФАС Уральского округа от 01.09.2009 N Ф09-6434/09-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09)).

Правоприменительную практику по вопросу предоставления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода, если документально подтверждена лишь часть произведенных расходов, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и страховым взносам.

Например, дополним условия предыдущего примера и предположим, что предприниматель П.С. Арутюнов может документально подтвердить только часть своих расходов в размере 85 000 руб. По иным расходам в размере 100 000 руб. документов нет.

В такой ситуации П.С. Арутюнов не вправе учесть одновременно документально подтвержденные расходы в размере 85 000 руб. и расходы, рассчитанные по нормативу в размере 20% доходов (450 000 руб. x 20%). Однако П.С. Арутюнову целесообразно заявить вычет по нормативу, поскольку сумма документально подтвержденных расходов меньше 20% суммы доходов (85 000 руб. < 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%)).

В заключение отметим, что ФАС Восточно-Сибирского округа в Постановлении от 30.06.2009 N А33-17499/08 указал следующее. Налогоплательщик не имеет права на вычет в размере 20%, если представленные им документы, подтверждающие расходы, содержали недостоверные сведения и не были учтены налоговым органом.

С отрудник был направлен в командировку по России на один день и получил 700руб. на расходы, подтверждающие документы не предоставил, как правильно оформить такие расходы и обосновать? Уточнение вопроса 365356 средства выдавались под отчет на командировочные расходы, из отчетных документов- командировочное удостоверение с отметкой принимающей стороны, цель

При отсутствии документов, подтверждающих расходование средств командированного сотрудника – за счет текущей прибыли.
Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя. Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они подтверждены документально (ст. 252 НК РФ). Если документов, подтверждающих необходимость проведения затрат в командировке у командированного лица нет, учитывать такие расходы при расчете налога на прибыль нельзя. Основание – письмо Минфина России от 28 апреля 2010 г. № 03-03-06/4/51.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

Ситуация: Можно ли учесть при расчете налога на прибыль суточные, если сотрудник отправлен в однодневную командировку по России

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией.

Перечень расходов на командировки, которые можно учесть при налогообложении прибыли, приведен в подпункте 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. К ним относятся:*

• расходы на проезд сотрудника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
• расходы на наем жилого помещения;
• суточные или полевое довольствие;
• расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
• консульские, аэродромные сборы и иные аналогичные платежи и сборы.

Суточные не выплачиваются, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства (п. 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 , п. 15 Инструкции Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 7 апреля 1988 г. № 62). А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.*

В то же время организация обязана возмещать командированному не только суточные, но и расходы на проезд, на наем жилого помещения, а также иные расходы, произведенные с разрешения или ведома работодателя.* Это установлено статьей 168 Трудового кодекса РФ.

То есть указанные выплаты можно рассматривать как возмещение затрат сотрудника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы (жительства). Следовательно, их можно учесть при расчете налога на прибыль на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ – в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией. Но при условии что они закреплены локальным нормативным актом организации (например, коллективным договором ) и подтверждены документально (ст. 252 НК РФ ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 21 мая 2013 г. № 03-03-06/1/18005 .

Внимание: если у организации не будет первичных документов, подтверждающих понесенные сотрудником расходы, могут возникнуть претензии проверяющих к признанию данных затрат. Соответствующие документы (чеки, квитанции и т. п.) потребуйте от командированного сотрудника.

Суммы, выплаченные сотруднику взамен суточных при однодневной командировке, не получится подтвердить теми же командировочными документами , что и обычные суточные. То есть, в отличие от суточных при командировках в несколько дней, в данном случае понадобятся первичные документы, отражающие фактические расходы командированного.

Объясняется это тем, что специалисты финансового ведомства квалифицируют данные затраты не как суточные, а как другие расходы, связанные с производством и реализацией. А такие расходы должны быть подтверждены соответствующими первичными документами (чеками, квитанциями и т. п.) в общем порядке (ст. 252 НК РФ ).*

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

При очередной проверке налоговики обяза­тельно обратят на это внимание и оштрафуют фирму. Ведь отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Штраф за это нарушение составляет 10 000 рублей. Если отсутствуют документы за период более года, то штраф составит уже 30 000 рублей. Ну а в слу­чае, если отсутствие документов привело к за­нижению налога, то штраф составит 20 процен­тов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

Чтобы избежать ответственности, нужно до­казать свою невиновность в том, что первичные документы отсутствуют. Составьте акт, в кото­ром перечисляются отсутствующие документы и причина их отсутствия. Этот акт должен быть утвержден руководителем фирмы.

Если документы пропали по причине пожа­ра, кражи или другой чрезвычайной ситуации, вам также понадобится справка, подтверждаю­щая, что такая ситуация действительно имела место. Так, если случился пожар, то необходима справка из пожарной части; если случилось за­топление — справка организации, которая эк­сплуатирует здание; если документы украли - справка из полиции.

Случается и так, что новый бухгалтер прихо­дит в фирму и не может разобраться в документа­ции, потому что его предшественник вел бухгал­терию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» до­кументации. Если же такую проверку провести не удалось и новый бухгалтер приступил к работе, то советуем связаться с предыдущим бухгалтером и потребовать от него письменных объяснений, почему те или иные первичные документы отсут­ствуют. Затем составьте акт об отсутствии доку­ментов. Таким образом, ответственность за отсут­ствие документов с нового бухгалтера будет снята.

Случается и так, что новый бухгалтер прихо­дит в фирму и не может разобраться в документа­ции, потому что его предшественник вел бухгал­терию спустя рукава. Чтобы избежать подобных недоразумений, мы рекомендуем, прежде чем начать работу, провести «инвентаризацию» до­кументации.

Еще один неприятный момент, который гро­зит фирме в такой ситуации, - доначисление налогов и начисление пеней.

Дело в том, что расходы, не подтвержден­ные документально, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Если такие расходы все же были учтены, налоговики посчитают, что нало­говая база по налогу на прибыль была заниже­на, и доначислят налог, а также начислят пени.

Чтобы избежать налоговых санкций, мы со­ветуем попытаться восстановить недостающие документы. Если, например, отсутствуют доку­менты, подтверждающие покупку товаров (ра­бот, услуг, имущественных прав), договоритесь с поставщиками, чтобы вам выписали их копии Конечно, восстановить недостающие доку­менты можно, только если вам известно, каких именно документов не хватает для подтвержде­ния расходов, а также у каких именно постав­щиков были закуплены товары (работы, услу­ги, имущественные права). Гораздо сложнее, если, например, затерялись документы, под­тверждающие выдачу денег под отчет работни­ку фирмы, который в настоящий момент уже на фирме не работает.

Выход из такой ситуации - попытаться свя­заться с этим работником и договориться с ним заново оформить необходимые документы.

ЕСЛИ НЕТ ДОКУМЕНТОВ, ПОДТВЕРЖДАЮЩИХ РАСХОДЫ

Итак, по общему правилу расходы принимаются к вычету только в тех случаях, когда они могут быть подтверждены документально. Однако в отношении индивидуальных предпринимателей ст. 221 НК РФ предусмотрено исключение из этого правила. Им разрешено учесть в составе профессионального вычета и неподтвержденные расходы. Но в размере 20% общей суммы доходов, полученной от предпринимательской деятельности. Это следует из абз. 4 п. 1 ст. 221 НК РФ (см. также Письмо УФНС России по г. Москве от 27.03.2009 N 20-14/2/028404).

Например, индивидуальный предприниматель П.С. Арутюнов в течение года получил доход от предпринимательской деятельности в размере 450 000 руб. Расходы, связанные с осуществлением этой деятельности, составили 185 000 руб. Документы, подтверждающие произведенные расходы, у П.С. Арутюнова отсутствуют. Вместе с тем П.С. Арутюнов вправе уменьшить свои доходы на 90 000 руб. (450 000 руб. x 20%).

Обратите внимание!

Профессиональный налоговый вычет в размере 20% доходов не вправе применить лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы, адвокаты (Письма Минфина России от 27.04.2007 N 03-04-05-01/129, от 06.06.2007 N 03-04-05-01/179, УФНС России по г. Москве от 05.04.2010 N 20-14/4/034950@). Это означает, что указанные лица в принципе не смогут учесть расходы, которые не подтверждены документально.

Примечание

Подробнее о том, какие документы подтверждают произведенные налогоплательщиком расходы, вы можете узнать в разд. 3.4.1.3.1 "Какие документы подтверждают расходы".

Для получения 20%-ного вычета предприниматель не обязан объяснять причину отсутствия у него подтверждающих документов или каким-то образом доказывать, что расходы все же были произведены. Такие выводы содержит Постановление Президиума ВАС РФ от 11.05.2005 N 15761/04. Аналогичного мнения придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 19.08.2008 N А44-7/2008, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.12.2007 N А78-43/07-С2-20/1-Ф02-9008/07, ФАС Западно-Сибирского округа от 12.03.2007 N Ф04-1228/2007(32168-А75-34)).

Правоприменительную практику по вопросу необходимости подтверждения расходов с целью заявления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Важно учитывать, что расходы, подтвержденные документально, не могут учитываться одновременно с расходами в пределах установленного норматива в размере 20% (ст. 221 НК РФ). Это означает, что в случае применения вычета по 20%-ному нормативу учесть еще какие-либо расходы, подтвержденные документами, не получится.

Заметим, что Президиум ВАС РФ в Постановлении от 16.02.2010 N 13158/09 пришел к следующему выводу: вычет в размере 20% суммы дохода можно применить в случае, когда документально подтверждена лишь часть понесенных расходов. При этом суд указал, что вычет по нормативу должен применяться, если документально подтвержденные расходы составляют менее 20% общей суммы дохода. Аналогичный вывод следует из Определения ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09.

В то же время до принятия указанного Постановления Президиума ВАС РФ арбитражная практика складывалась иначе. Так, судьи отмечали, что вычет по нормативу 20% применяется, только если у предпринимателя полностью отсутствуют документы, подтверждающие расходы. Если же расходы подтверждены частично, вычет в размере 20% применить нельзя (Постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.10.2009 N А78-1356/08 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 10.02.2010 N ВАС-844/10), от 09.09.2009 N А33-17615/08, ФАС Уральского округа от 01.09.2009 N Ф09-6434/09-С3 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 28.12.2009 N ВАС-14304/09)).

Правоприменительную практику по вопросу предоставления профессионального вычета в размере 20% от величины полученного дохода, если документально подтверждена лишь часть произведенных расходов, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Например, дополним условия предыдущего примера и предположим, что предприниматель П.С. Арутюнов может документально подтвердить только часть своих расходов в размере 85 000 руб. По иным расходам в размере 100 000 руб. документов нет.