Командировочные расходы. Как пишется рапорт на командировку

На основании этой записки уже может издаваться приказ о командировании работника. После написания обязательно должна стоять резолюция руководителя или иного уполномоченного на это лица. В документе указываются все причины, позволяющие отсрочить время поездки.

Все эти даты указываются в заявлении на командировку, а дата составления заявления может оказаться как ранней, так и поздней. Некоторые работники должны дать свое согласие в письменном виде на то, что они могут поехать в командировку на какое-то время. Кадровику следует знать, пишется ли вообще заявление при оформлении командировки и каким оно должно быть по трудовому законодательству и кадровым нормативам. Но в большинстве своем выдается сперва аванс, а затем остаток суммы по итогам работы вот почему дата составления заявления и даты начала и конца командировки могут не совпадать.

Также сотрудник отмечает, что он осведомлен с возможностью отрешиться от командировки без негативных последствий для себя, согласно ст. тут следует соблюсти последующую формулировку пишете о том, что вы осведомлены, и вам разъяснено право отрешиться от служебной поездки на основании ст.

Пример заявления на командировку

Дело в том, что трудовое законодательство не распространяется на лиц, с которыми у компании заключены гражданско-правовые договоры (ст. Вне зависимости от того, в каком порядке делается оплата командировочных трат, по окончанию поездки сотрудник должен представить авансовый отчет. Всего, начисление командировочных валютных средств на покрытие расходов.Учитываться расходы на бензин в виде командировочных расходов.Статья обрисовывает аспекты составления заявления на возмещение командировочных расходов.Сверхнормативные расходы, понесенные сотрудником во время служебной командировки можно компенсировать, написав заявление о.И уже на основании его начисляются выплаты работнику, которые должны покрыть его расходы.Заявления на командировку и командировочные расходы требуются при направлении в поездку.Для погашения долгового обязательства гражданина, судебным органом может быть принято решение об описи.Все документальные доказательства нужно приложить к заявлению, по другому остаток возместительных валютных сумм могут просто не выплатить.

конкретно потому определение даты окончания служебной поездки осуществляется по факту прибытия сотрудника, а не выхода на работу. неважно какая организация позволяет человеку перед командировкой получить валютные средства под отчет. То есть это могут быть издержки по поездке до места предназначения, проживание и питание, другие расходы. Возмещать произведенные издержки может как отправляющая в командировку организация, так и принимающая. В нем же он показывает, что обязуется все отчетные документы предоставить в течение того количества дней, о которым они за ранее условятся с работодателем.

Командировочные расходы — расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Комментарий

Командировочные расходы — это расходы, связанные со служебной командировкой сотрудника организации: компенсация транспортных расходов, наем жилого помещения, суточные и т.д.

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Командировочные расходы определены в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ). Так, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ (регулирует налог на прибыль организаций) указывает, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся:

"расходы на командировки, в частности на:

— проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;

— наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);

— суточные или полевое довольствие;

— оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;"

Дата признания командировочных расходов

Расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета (пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в марте. Авансовый отчет работник представил в апреле и в этом же месяце авансовый отчет был утвержден руководителем. В авансовом отчете работник отразил счет за гостиницу за март.

Командировочные расходы, в том числе и расходы на гостиницу за март, отражаются в апреле — на дату утверждения авансового отчета.

Суточные

Суточные — это компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Работодатели негосударственного сектора сами определяют сумму суточных и утверждают ее коллективным договором или локальным нормативным актом.

По налогу на прибыль , сумма суточных признается расходом без ограничения, исходя из размера, установленного работодателем (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

По НДФЛ же сумма суточных ограничена нормативом, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок. То есть, выплата суточных сверх установленного норматива облагается НДФЛ, а иные командировочные расходы не облагаются налогом.

Суточные облагаются страховыми взносыми (как и по НДФЛ) только если размер суточных превышает установленный норматив — 700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок (п. 2 ст. 422 НК РФ). Это правило введено с 2017 года. До этого, суточные не облагались страховыми взносами полностью (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).

Иные возмещаемые (и подтвержденные документально) работнику командировочные расходы (например, транспортные расходы, расходы на такси и т.д.) не облагаются страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Пример

Работник находился в командировке в городе Самара в связи с приобретением компанией станка. Организация установила суточные в размере 1000 рублей за каждый день командировки. Работник находился в командировке 5 дней.

По налогу на прибыль организация признает суточные в размере 5 000 рублей.

1500 рублей дохода работника облагается налогом на доходы физических лиц (1000 — 700) * 5.

1500 рублей дохода работника облагается страховыми взносами.

Дата получения дохода работником по НДФЛ

Если работник получает суточные сверх установленного норматива (700 рублей в день для командировок по России и 2500 рублей для загранкомандировок), то сумма суточных превышающая норматив, облагается НДФЛ. Облагаемый доход у работника может возникнуть в в иных случаях. Например, если работник не возвращает часть полученных в подотчет средств, без подтверждающих документов.

Сверхнормативные расходы возмещаем по заявлению (образец 2018)

Доход работника, определяется на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки. Это предусмотрено пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ.

Пример

Работник получил аванс 11 марта. По возвращении из командировки, работник представил авансовый отчет 10 апреля, который был утвержден руководителем 15 апреля.

Доход работника, облагаемый НДФЛ, возникает на 30 апреля и удерживается при ближайшей выплате (например, при выплате заработной платы).

Документальное оформление командировок

До 2015 года командировки оформлялись командировочными удостоверениями, служебным заданием и отчетом о его выполнении.

С 8 января 2015 г. изменениями в Положение о командировках (Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) было исключено требование об оформлении командировочного удостоверения, служебного задания и отчета о его выполнении.

Поэтому, в настоящее время, командировочные расходы могут подтверждаться документами:

— подтверждающие решение о направлении в командировку (например, приказ о направлении в командировку, в котором может быть указано и цель, задание для работника)

— первичные документы, подтверждающие расходы (билеты, чеки, счета гостиниц и т.д.)

— отчет о выполненном задании в произвольной форме

Дополнительно

Служебная командировка — поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Суточные — компенсируемые работодателем дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, во время командировки.

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"

Какими документами подтверждаются коммандировочные расходы?

Как подтвердить дату начала и окончания командировки?

Заявление на командировку и командировочные расходы образец

Заявления на командировку и командировочные расходы требуются при направлении в поездку.Скачать эталон заявление на выдачу средств на.По тк рф есть отдельные категории людей, которые должны дать свое согласие. тут следует соблюсти последующую формулировку пишете о том, что вы осведомлены, и вам разъяснено право отрешиться от служебной поездки на основании ст. но есть и ряд категорий трудящихся, на которых данное правило не распространяется. Заявление на командировку в 2018 году можно и отменить. Все зависит от договоренности с работодателем, когда начальство решит начать выплату командировочных средств.

Заявление на командировочные расходы — эталон его вы можете отыскать в нашей статье.Заявление на командировку в 2018 году как оформляется. В шапке пишется фамилия и имя директора, а также заглавие предприятия. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее выполнения.

Заявление о возмещении потраченных на нужды компании личных средств

Статья обрисовывает аспекты составления заявления на возмещение командировочных расходов.Заявление на командировочные расходы эталон (30) заявление на.1 как написать заявление на командировку.

Заявление на возмещение командировочных расходов и образец его заполнения

Но в большинстве собственном выдается сначала аванс, а потом остаток суммы по итогам работы вот почему дата составления заявления и даты начала и конца командировки могут не совпадать. Они могут поехать в командировку только по собственному желанию. таковой порядок употребляется в связи с тем, что он может приехать в выходной денек и сотрудник сумеет приступить к работе на основном месте труда только в пн. По окончании поездки служащий пишет соответственный отчет о расходе приобретенных им средств и возвращает неизрасходованные средства, если таковые находятся. В строке кому указывается должность (управляющий, генеральный директор), фамилия инициалы и заглавие организации.

Все эти даты указываются в заявлении на командировку, а дата составления заявления может оказаться как ранней, так и поздней. Обязательно следует указать директору чего конкретно, наименование предприятия, директором которого он является и где работает сотрудник. Все служебные командировки регламентируются положением 749 о направлении в командировку от г. Этот вариант подойдет тем, кто предполагает увеличение затрат (к примеру, на проживание или проезд более удобным или быстрым транспортом) за счет собственных средств. Вне зависимости от того, в каком порядке производится оплата командировочных трат, по завершению поездки сотрудник должен представить авансовый отчет. Поэтому ему надо будет написать заявление, о том, чтобы с его зарплаты вычли причитающиеся суммы. Все документальные подтверждения необходимо приложить к заявлению, иначе остаток возместительных денежных сумм могут просто не выплатить.

Командировочные деньги

Алекс Мильштейн

– Нет, со Степаном каши не сваришь! – сказал Миша Ойсерт, выходя из кабинета декана. – Упрям, как три барана вместе взятых! Абсолютно ничего не хочет слушать и понимать!
– А ты что ожидал иного! На Степане где сядешь, там и слезешь! – засмеялись мы.

Около двадцати парней с нашего потока, собрались августовским утром в институте, готовые ехать в Каширу на месячную производственную практику после четвертого курса, как вдруг Миша Ойсерт высказал предположение, что нам полагаются командировочные деньги – суточные, проездные, квартирные. Никто, разумеется, не стал возражать, и Миша, как закоперщик, был отправлен к декану качать права.

Заявление на командировочные расходы

Степан Григорьевич отмел все претензии, заявив, что проживание оплачивает институт, билет до Каширы стоит копейки, суточные не положены, так как есть стипендия, а кроме того, на месте нам начислят зарплату. Миша возразил: зарплата – за работу, стипендия – за учебу, суточные же – сами по себе. Ведь на предприятиях сотрудники, отправляемые в командировку, получают суточные, несмотря на то, что имеют зарплату. А поездка на производственную практику, в принципе, ничем не отличается от командировки. Степан Григорьевич не стал спорить – просто велел выйти из кабинета и закрыть дверь с противоположной стороны.

– Все равно нам должны выдать командировочные! Я уверен! – стоял на своем Миша, который в упрямстве не уступал декану. – Хватит пасовать перед Степаном – пошли к ректору!

– Только нас ректор и ждет! – заныли пессимисты. – Зря время потеряем! Поехали лучше на вокзал, а то досидимся до перерыва электричек!

– А почему, действительно, не сходить к ректору! За права надо бороться! – заявили оптимисты. – Куда нам спешить! Каширская ГРЭС подождет! Ничего с ней не случится! Днем раньше приедем, днем позже – какая разница!

Ярцев вызвался составить Мише Ойсерту компанию, и они записались на прием к ректору. Попали перед обедом. Ректор дал команду главбуху и юристу выяснить, что к чему. Чудеса бывают – Миша оказался прав! По какому-то постановлению Министерства высшего и среднего специального образования в нашем конкретном случае полагались проездные и суточные – правда, мизерные! Двинули в бухгалтерию оформлять командировки. Процедура долгая – на кассу вышли лишь в четвертом часу. Опять заминка – день зарплаты, полно народу. Попробовали влезть по наглому – дескать, пропустите, на поезд опаздываем. Не пустили – очередь, она беспощадна к своим членам! Деньги, 18 рублей с копейками на брата, получили около пяти вечера – какая там Кашира!

Одна светлая голова предложила отметить начало практики. Идею поддержали, за исключением двух-трех малодушных. В общем, почти все командировочные деньги пустили в дело – закупили выпивки с закуской и на Гальяновку, в общежитие. Гуляли допоздна – лично я вырубился в первом часу ночи. Вырубавшихся укладывали на свободные кровати – благо в этот период общага пустовала. Утром проснулись – башка гудит, нутро выворачивается наизнанку, ноги ватные, во рту сухо и противно… Отправились лечиться – то бишь, выпить кружку-другую пива. Не очень-то помогло! Евсеев и Юрченко у нас слыли большими любителями пива – по 10-12 кружек зараз уговаривали! Худые, как вобла, – куда только влезало! Бывал с ними в пивбаре – пьют, курят и даже в богоугодное место не ходят! Удивительная мочестойкость! Я за три часа убегаюсь в туалет, а они лишь перед уходом вспомнят «Давай, зайдем, отметимся что ли!». Так вот даже они цедили пиво с весьма кислым видом.

Кое-как добрались до Павелецкого вокзала, сели в электричку, всю дорогу дремали. Под вечер приехали в Каширу – вроде, полегчало. Устроились в гостинице. Пора и ужинать. Остатки вчерашнего застолья хозяйственный Евсеев захватил с собой. Перекусили бутербродами и с твердым намерением «Все, на этом завяжем!» – допили спиртное. Стало хорошо и весело! Решили подышать свежим воздухом и познакомится с городом. Уже в сумерках брели по одной из центральных улиц. Гоготали, пользовались ненормативной лексикой, отпускали замечания в адрес девушек… Ясное дело, местная прогрессивная общественность возмутилась и приняла радикальные меры к пресечению подобной вакханалии. Вышли на круглую площадь, в центре ее красовалась клумба, обрамленная широкой проезжей частью, вокруг которой произрастал густой декоративный кустарник. За площадью начинались две новые улицы, уходящие вдаль под углом примерно шестьдесят градусов друг к другу. Смотрим, прямо навстречу нам по этим улицам на площадь вылетают и резко тормозят три милицейских газика.

– Драпаем! – крикнул Юрченко, первым сообразивший, что менты прибыли по наши души. Сразу протрезвев, мы, как тараканы, кинулись в разные стороны, перескочили через невысокое ограждение и залегли в кустах. Лишь один Миша Ойсерт топтался на площади, не в силах сообразить, что же вдруг стряслось. Парень он был грамотный, эрудированный, но чересчур заторможенный. Когда играли в карты, вечно уточнял, какие козыри, чей заход, и вообще мыслил дискретно – отдельными блоками, между которыми никак не мог наладить должную связь.

Два мента подскочили к Мише, скрутили его и принялись запихивать в торцевую дверь газика. Менты из других машин побежали за нами. К счастью, кустарник оказался не только густым, но и колючим – лазить по нему ментам не захотелось, и они вернулись назад. «Грузите этого – и в отделение! Там он все и про всех, как миленький, расскажет!», велел старший, и укатил с напарниками. Однако Миша уперся и не желал ехать в каталажку.

– Васька, помоги! – позвал один мент. – Этот козел брыкается!

Из кабины вылез водитель, втроем они затолкнули Мишу в газик, но он моментально выскочил наружу из незакрытой водительской двери и отполз в сторонку. Менты, не заметив бегства арестанта, сели в машину и тоже укатили. Миша поднялся и принялся что-то искать. Несколько наших подбежало к нему.

– Очки! Очки потерял! – бормотал Миша.
– Плюнь на очки! Заднее место спасать надо! Бежим!

Злотин подхватил Мишу, и мы бросились, не разбирая дороги, через кустарник. В самый раз! Через минуту на площади вновь послышался скрип тормозов и ругань старшего мента «Упустили! Что вы за кулемы – пьяного очкарика довезти и то не смогли!». Отбежав подальше, остановились перевести дух и привести себя в порядок. Миша дрожал мелкой дрожью, заправляя рубашку в брюки. Ему жутко повезло: попасть на практике пьяным в милицию – это гарантированное исключение из вуза! Коту под хвост четыре года учебы! Знал бы он вчера, каким боком выйдут командировочные деньги, черта с два стал бы их выбивать!

Вот такой выдался нестандартный дебют производственной практики, а в миттельшпиле и в эндшпиле ничего примечательного не произошло. Да – Миша Ойсерт заказал новые очки и через неделю перестал близоруко щуриться.

Copyright: Алекс Мильштейн, 2012
Свидетельство о публикации №212111901790

Список читателей / Версия для печати / Разместить анонс / Заявить о нарушении

Рецензии

Написать рецензию

Доброго дня,Алекс!
Замечательно,смех сейчас,а тогда было явно не до смеха…
Эх,Миша Осерт,повезло ему на ментов в его случае…
…"но он моментально выскочил наружу из незакрытой водительской двери и отполз в сторонку. Менты, не заметив бегства арестанта, сели в машину и тоже укатили. Миша поднялся и принялся что-то искать. Несколько наших подбежало к нему.

– Чего телишься! – воскликнул Злотин. – Сматывайся!
– Очки! Очки потерял! – бормотал Миша."…
Потрясающая реакция,вообще характеры людей и их реакция — отдельная песня!
Спасибо Вам большое!
Солнечных,добрых дней лета Вам,удачи,настроения отличного!!!
С уважением,Дария.☼

Дария Павлова 21.08.2016 17:07 • Заявить о нарушении

Добавить замечания

Приветствую, Дария!
Да, богата была наша молодость забавными и поучительными эпизодами. Мне повезло — многое сохранилось в памяти. Приятно, что Вам тоже понравилась эта сценка — сейчас она смешна, но тогда, действительно, было не до смеха.
С уважением и признательностью:

Алекс Мильштейн 21.08.2016 17:21 Заявить о нарушении

Добавить замечания

На это произведение написаны 4 рецензии , здесь отображается последняя, остальные — в полном списке .

Написать рецензию Написать личное сообщение Другие произведения автора Алекс Мильштейн

Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

2. Заявление на выдачу подотчета от директора

3. Заявление на выдачу аванса на карту

4. Выдача командировочных расходов из кассы

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

6. Командировка без аванса

Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

(если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления . Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать :

• сумма наличных денег;
• срок выдачи наличных денег;
• подпись руководителя;
• дата.

Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Орлова О.О.

Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Выдачу разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

В ООО «Альбатрос»

от директора Ястребова Я.Я.

Заявление о выдаче денег под отчет

Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

директор Орлов Орлов О.О.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

3. Заявление на выдачу аванса на карту

В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

Директору ООО «Альбатрос»

Ястребову Я.Я.

от инженера Чайкина А.А.

Заявление о выдаче денег под отчет

Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

Реквизиты банковской карты:

Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

БИК: 045402790

Кор/счет: 30101810800000000790

Номер лицевого счета: 40817840500409007051

27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

Перечисление разрешаю:

Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги , а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

4. Выдача командировочных расходов из кассы

Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

1. Кассир готовит нужную сумму денег.
2. Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
3. Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
4. При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
5. Кассир подписывает РКО.

Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

• полученных с расчетного счета организации
• поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.

Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

5. Проводки по авансу на командировочные расходы

Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

1. Деньги выдаются из кассы:

Дебет 71 – Кредит 50

1. Деньги перечисляются на карту:

Дебет 71 – Кредит 51

Пример

Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

Дебет 55 – Кредит 51

В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

Дебет 71 – Кредит 55

Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

Пример

Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

Сделаны бухгалтерские проводки:

6. Командировка без аванса

Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

1. У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:

• временных финансовых трудностей
• экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.

1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.

При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

— административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

— административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

Выдача денег на командировку наличными и на карту

Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы.

Именно поэтому порядок направления в командировку и возмещаемые работнику расходы регулируются не только , но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов.

Расходы на командировку

Трудовой кодекс в ч. 1 ст. 168 указывает обязательные расходы, которые необходимо возместить работнику в командировке:

• транспортные расходы работника,
• расходы на проживание;
• суточные.

Кроме того, в ТК РФ содержится указание о том, что возмещаются иные расходы, которые работник согласовал с работодателем. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать.

При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией. Конкретный размер и порядок выплаты таких расходов должны содержаться в коллективном договоре или локальном акте организации. И для командировочных расходов в 2016 году этот принцип сохранился.

Оформление командировки

Если ранее для направления работника в командировку и оплаты командировочных расходов необходимы были командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесенные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения обязательным является только письменное распоряжение руководителя о направлении в командировку - действует это уже при выплате командировочных расходов в 2015 году. В отношении распоряжения не установлена определённая форма. Это может быть приказ, к примеру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место, цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть установлены документы, которые необходимо оформлять. И в таком случае для работника будет обязательным именно такой порядок.

Выдача аванса на командировочные расходы

Работодатель не просто возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда (п. 10 Положения). Сумма определяется исходя из ориентировочных расходов на проезд и проживание и суточных. Расходы могут быть оплачены работодателем в безналичном порядке, когда транспортная организация или гостиница выставит счет за командировочные расходы, или выданы работнику наличными. Заявление на выдачу аванса может содержать расчет, но смета может составляться и как отдельный документ с расчетом суточных исходя из продолжительности командировки и размера, установленного в организации. Законодательно форма не установлена, и организация самостоятельно определяет, кто составляет документы и как именно подтверждается размер затрат на командировочные расходы.

Аванс на командировочные расходы выдается работнику наличными или переводится на банковскую карту работника.

Суточные

За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, размер которых законодательством не установлен. Организация самостоятельно устанавливает их в локальном акте. Только в целях налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

• 700 рублей в день при командировках по России;
• 2500 рублей в день при командировках за границу.

Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Основное — правильно определить размер суточных в зависимости от фактического срока командировки.

Надо отметить, что при расчете командировочных расходов за границей есть особенности - суточные за время нахождения на территории иностранного государства номинируются в валюте иностранного государства и определяются также в локальном акте организации. Но в связи с тем, что при командировке за границу работник пересекает границу РФ, то есть очень часто находится в день въезда и выезда и на территории РФ, и на территории заграничного государства, п. 17 Положения установлено, что суточные в день выезда рассчитываются как за время нахождения за рубежом, а в день въезда - как за время нахождения в РФ. Время пересечения границы определяется по штампам в заграничном паспорте. При оформлении заявления на аванс на командировку за границу надо это учитывать.

Иные расходы

Как выше уже говорили, перечень командировочных расходов открытый, и работодатель может установить в локальном акте расходы, размер, порядок отчетности в отношении типичных для организации расходов. Например, в отношении представительских расходов могут быть установлены лимиты, перечень и формы документов, необходимых для подтверждения командировочных и представительских расходов. Тем более что для признания в составе расходов в целях налогообложения прибыли к представительским расходам всегда было повышенное внимание, и в отношении переговоров в командировках порядок признания и требования к документам аналогичны (Письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759). Минфин России в своих Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 , от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 приводит примерный перечень документов. Поэтому к заявлению на командировочные расходы может быть предусмотрено приложение, к примеру, сметы и программы представительского мероприятия. И также впоследствии к авансовому отчету должен быть приложен отчет о мероприятии с указанием участников, места проведения, вопросов, которые обсуждались на встрече, и достигнутых результатов.

Отражение в учете

В связи с тем, что командировка - это всегда поездка в производственных целях, то и списываются расходы на командировку проводкой на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91) или же на счета формирования первоначальной стоимости приобретенного имущества (08, 10, 15) в зависимости от цели командировки.

Выдача денежных средств может производиться как из кассы (счет 50), так и перечислением на банковскую карту работника (счет 51).

Перед тем, как состоится служебная поездка, сотрудники кадровой службы должны оформить ее документально. Например, предварительно издается приказ от имени работодателя (а также служебная записка на командировку: образец 2018 года можно найти ). Так как инициатива исходит от руководителя предприятия, то командировка должна быть оплачена за счет бюджета компании (в случае военных ситуация немного другая, равно как и в отношении оформления соответствующего рапорта).

В 168 статье ТК РФ закреплено право работников на получение денежных средств , если они отправляются в служебную поездку. Точная сумма денег высчитывается, исходят из места назначения и других предполагаемых затрат. В любом случае работнику придется написать заявление, в котором он просит возмещения потенциальных командировочных расходов. Обычно это выдается на основании оформленного отчета о командировке .

Как написать заявление на командировку?

Само заявление на командировку необходимо написать, если руководитель хочет получить от сотрудника письменное согласие. В общем порядке получать согласие нет необходимости. Однако в законе установлен ряд лиц, в отношении которых получение согласия является обязательным.

• Сотрудники с детьми-инвалидами на иждивении в возрасте до 3-х лет;
• Сотрудники с родителями (либо иными родственниками) на иждивении;
• Отцы-одиночки и матери-одиночки, детям которых еще нет пяти лет.

Отдельно существует перечень категорий, которых нельзя в принципе отправлять в служебные поездки. Если же лицо все-таки входит в вышеуказанный список, то от него следует получить заявление, которое нужно написать в свободной форме . Главное – получить письменное подтверждение с фактом его отправления в служебную поездку.

Бланк заявления на командировку

Любая форма заявления на командировку является свободной. Унифицированная форма существует лишь для приказа по служебной поездке. Все документы-обращения от работников в этом отношении принимаются в виде, который предлагается кадровыми сотрудниками.

В кадровой службе должны представить образец. Иногда используются специальные фирменные бланки, где уже указано наименование предприятия, а в шапке – адресат (т.е. директор). В тексте необходимо привести информацию по конкретному факту: о выдаче денег, о согласии отправиться в служебную поездку, о возврате ранее срока по непредвиденным обстоятельствам и т.д. Кстати, о том, как оформляется служебное задание на командировку в 2018 году (образец прилагается), написано .

Заявление на командировку - образец

Наиболее важным является заявление на возмещение расходов по командировке. Оно подается заранее и в нем сотрудник просит о выдаче денег под отчет.

Еще одним видом документа является выражение согласия работника с тем, что его направляют в служебную поездку. Его следует написать в ответ на уведомление от работодателя о планировании оформления данной процедуры. Кроме выраженного согласия, в него записывается, что нет никаких противопоказаний медицинского характера. Также работник упоминает, что знает о праве отказа по 259 статье ТК РФ .

Заявление на выдачу денег на командировку

На любом предприятии перед отправлением сотрудника в поездку от него требуют написать заявление о выдаче денег под отчет на командировку. Оно нужно не столько для выдачи денежных средств, а столько для того, чтобы получить письменное подтверждение последующего предоставления всех отчетных документов.

Официально направляется оно руководителю предприятия, но рассматривается обращение, прежде всего, бухгалтерскими службами. Как правило, в таких документах есть место для отметки о том, что за человеком не числятся долги по предыдущим служебным поездкам.

Образец заявления на выдачу денег на командировку

В данном бланке есть ссылка на приказ, который является основанием для отправления работника в служебную поездку. В обращении сотрудник просит выдать средства под отчет. В нем же он указывает, что обязуется все отчетные документы предоставить в течение того количества дней, о которым они предварительно договорятся с работодателем. В тексте есть отметка об ознакомлении со всеми правилами.

Отдельные отметки предусмотрены для ответственного лица, которое будет заниматься вопросом возмещения денежных средств. Так как служебные поездки не являются единичным явлением, то важно знать, что направляющийся работник погасил ранее имеющуюся задолженность (если она была). Если работник рассчитывает получить денежные средства не наличными, а на карту , то он не просто упоминает этот факт, но еще и приводит реквизиты своего счета.

Практически каждого пятого работника отправляют в служебную командировку. И это действие должно корректно оформляться в документах. Человек должен предоставить заявление на командировку, которое позволит отправить его в конкретное место на определенное время для выполнения своих должностных обязанностей.

Когда необходимо?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Заявление подается лично гражданином, который направлен в командировку. Заявление имеет стандартный формат заполнения. Прописывается имя руководства, текст документа, проставляется дата и подпись. В тексте должна содержаться информация о положительном решении работника на поездку.

При направлении сотрудника стандартной категории без детей, согласие на отправление в командировку не требуется.

В соответствии с Трудовым кодексом, не подлежат отправлению матери–одиночки и граждане, воспитывающие ребенка до 3 лет. В и и указаны все категории лиц, кто требует дополнительную защиту.

Законодательная база

Официальный документ направляется на имя руководства, но обрабатывается заявка бухгалтерией.

В справке проставляется отметка об отсутствии долговых обязательств перед предыдущими поездками.

В бланке прописывается ссылка на , который считается основанием для отправки гражданина в служебную командировку. И в тексте письма работник требует выдать денежные средства, но в то же время он обязуется предоставить все подтверждающие документы о тратах. Он также знакомится со всеми правилами оформления.

В бланке присутствуют отдельные отметки, которые предусматриваются для ответственных лиц.

Главное условие – погашение задолженности по ранее выданным средствам по предыдущим командировкам. Возможно получить средства как на банковскую карту, так и наличными.

На личном транспорте

Действующее законодательство позволяет выбрать самостоятельно вид транспорта для поездки.

Строгих рамок по выполнению ни в Трудовом кодексе, ни в Налоговом не прописывается. Только этот момент необходимо согласовывать с руководством работодателя.

Из транспорта может быть:

• железнодорожный транспорт;
• автобусы;
• авиатранспорт;
• служебный или .

Как правило, руководство всегда выбирает самый выгодный вариант по финансам.

При передвижении на собственном транспорте могут учитываться расходы на бензин в виде командировочных расходов.

Для этого необходимо предоставить заявителю паспорт технического средства, который подтвердит владельца, а также написать заявление о поездке в командировку на собственном транспорте.

За счет принимающей стороны

В соответствии с Трудовым кодексом России, все расходы работника должны быть возмещены. То есть это могут быть затраты по поездке до места назначения, проживание и питание, иные расходы. И возместить эти расходы вправе как отправляющая сторона, так и принимающая.

В любом случае, при отправлении работника обе стороны заключают соглашение, где прописывается сторона, возмещающая убытки.

производится только после предоставления всей документации, которая подтвердит расходы работника.

Об отмене

Заявление на командировку в 2019 году можно и отменить. Отмена возможна по нескольким причинам:

• заболевание работника;
• изменение общих обстоятельств;
• отсутствие возможности поездки.

Особых нюансов при оформлении этого нет. Но если выдача денежных средств уже состоялась, то необходимо возвратить деньги. Если они не потрачены, то работник обязуется их возвратить в течение трех дней.

Но законодательство допускает и другие ситуации. Если деньги потрачены на билет, оплату недвижимости, то они относят их к коммерческим расходам или убыткам.

Как написать?