Кто имеет право ставить подписи в УПД? Для вычетов по ндс и подтверждения расходов теперь достаточно одного документа Подписи в упд со стороны покупателя образец.

Под занавес уходящего года ФНС России по согласованию с Минфином России выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, в котором предложила форму нового первичного документа. Называется он «Универсальный передаточный документ (акт)», а сокращенно — УПД.

Его необычность в том, что он объединяет в себе как накладную на реализацию товара (акт выполненных работ или оказанных услуг), так и . Причем, как пояснили налоговики в своем письме, пользоваться таким документом можно было уже с самого начала 2013 года. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ) предоставляет право организациям и предпринимателям самим разрабатывать нужную и удобную «первичку». Главное — предусмотреть в ней все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 указанного закона.

Так вот, ФНС предлагает совместить бухгалтерский документ со счетом-фактурой. Понятно, что данное, уже свершившееся новшество не оставит в стороне и «упрощенцев». Ведь вы теперь можете как получать универсальный передаточный документ от контрагентов, так и сами его выписывать. О том, насколько это может быть вам полезным и на что обращать внимание, работая с УПД, читайте наш комментарий.

Какие функции может выполнять универсальный передаточный документ

Итак, универсальный передаточный документ создан на базе счета-фактуры. Причем счет-фактура перенесен в новый документ полностью и отделен жирной чертой. После чего идет информация о дате отгрузки и приемки груза, ответственных лицах — то есть те реквизиты, которые обычно содержатся в таких первичных документах, как № ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т. п.

Благодаря тому, что в новой форме присутствуют как реквизиты налогового документа — счета-фактуры, так и первичного бухгалтерского документа, ее можно использовать в двух разных качествах. Либо просто как документ, подтверждающий переход права собственности. Либо как документ на переход права собственности и для исчисления НДС. В зависимости от выбора в выписанном УПД нужно указать статус документа в специальном поле в верхнем левом углу. Для этого используется код 2 (передаточный документ (акт)) или 1 (счет-фактура и передаточный документ (акт)). При этом не запрещено выписывать УПД со статусом только передаточного документа и отдельно при необходимости оформлять счет-фактуру.

Обратите внимание! Универсальный передаточный документ может подтверждать как переход права собственности, так и . Собственник имущества сам решает, какой статус придать этому документу.

Когда УПД может быть удобен для «упрощенцев»

Организации и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, не являются плательщиками НДС (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ). Поэтому при продаже товаров (работ, услуг) выписывают только один основной документ — накладную или акт, подтверждающие реализацию и переход права собственности покупателю. На наш взгляд, при таких продажах удобнее продолжать использовать накладные или акты, потому что их форма привычнее и не такая объемная, как у универсального передаточного документа. Однако, если вы хотите, можно начать применять и УПД, указав его статус 2 (в верхнем левом углу), поскольку начисление НДС при продаже не происходит.

Если же вы начисляете НДС при реализации, например пошли навстречу ценному покупателю, который хочет получить товар с «входным» налогом, то здесь уже универсальный передаточный документ может быть удобен, поскольку он заменяет сразу два документа — накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру. Такому УПД присваивается статус 1.

Кроме того, использовать УПД может быть удобно посредникам на УСН, реализующим от своего имени товары (работы, услуги) с НДС, так как у данных лиц есть обязанность выставлять накладные (акты) и счета-фактуры для покупателей.

Как заполнить новый документ

Итак, универсальный передаточный документ может совмещать функции как документа на отгрузку, так и счета-фактуры. И чтобы это действительно произошло, важно правильно заполнить УПД. Ведь счет-фактура содержит свои обязательные реквизиты, а бухгалтерская «первичка» — свои, и эти реквизиты различны. Рассмотрим каждый из случаев.

Ситуация № 1 . УПД выполняет роль одновременно и счета-фактуры, и первичного учетного документа (статус 1). Убедитесь, что верно заполнены все реквизиты счета-фактуры, входящего в УПД. Это строки 1 — 7, а также графы 1 — 11 формы. Правила заполнения, напомним, указаны в пункте 5 статьи 169 НК РФ и постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Кроме того, в наличии должны быть подписи руководителя организации и главбуха либо их уполномоченных лиц. Предприниматель, помимо своей подписи, указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Далее УПД заполняют так, как описано в ситуации № 2.

Ситуация № 2 . УПД является бухгалтерским первичным документом (статус 2). Здесь в УПД нужно вписать показатели, которые являются обязательными для любой «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Информацию о том, какие поля УПД соответствуют обязательным реквизитам первичных учетных документов, мы представили в таблице ниже. Обратите внимание: можно заполнить и другие строки формы. Это не будет ошибкой — наоборот, так полнее раскрывается содержание проведенной операции. Только будьте аккуратны с графами 7 и 8 УПД, в которых указывается налоговая ставка по НДС и сумма налога. Если, выставляя УПД, вы заполните их, вас посчитают плательщиком НДС. То есть это будет означать, что вы выставили счет-фактуру с налогом. А поскольку в большинстве случаев такой обязанности у вас нет, эти графы оставляйте пустыми. Если же вы выписываете счет-фактуру добровольно по просьбе контрагента или в качестве посредника, то данные графы, конечно, вам придется заполнить.

Таблица Какие показатели УПД соответствуют обязательным реквизитам первичного учетного документа

На что нужно обратить внимание продавцу, выписывающему УПД

Бланк УПД, помимо привычных реквизитов, не вызывающих вопросов, содержит и те, с которыми бухгалтер столкнется впервые. ФНС России в приложении № 3 к письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ пояснила, какую информацию вписывать в незнакомые графы. А также на что обратить внимание, заполняя уже знакомые поля.

Строка 3 «Грузоотправитель и его адрес » и строка 4 «Грузополучатель и его адрес ». В данных строках приводится наименование и адрес отправителя и получателя груза. Так вот данные показатели допустимо дополнить информацией об ИНН и КПП указанных лиц.

Графа Б «Код товара/ работ, услуг ». Данный реквизит не является обязательным, и его можно не заполнять. Главное, чтобы предмет сделки был ясен из графы 1.

Если же графу Б вы решили заполнить, то в ней можно указать артикул в отношении товаров. А если речь идет о работах и услугах — код вида деятельности, в рамках которого они выполняются, согласно ОКВЭД и ОКУН соответственно. Проставленные коды видов деятельности в УПД могут облегчить вам подсчет доходов, если вы совмещаете несколько специальных налоговых режимов. Либо пользуетесь пониженными тарифами страховых взносов. Поскольку пронумерованная таким образом «первичка» позволит однозначно относить операции к конкретному виду деятельности.

Строка 10 «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал ». По этой строке укажите должность лица, ответственного за отгрузку или сдачу работ (услуг). Также приведите его подпись, фамилию и инициалы. Заметьте: если вы оформляете УПД со статусом 1, то после заполнения табличной части формы вы обязательно ставите подписи руководителя, главного бухгалтера или их уполномоченных лиц. Так вот, если товары (работы, услуги) сдает одно из этих лиц, то по строке 10 достаточно указать только его должность и ФИО. А подпись повторно можно не ставить. То есть ответственному лицу достаточно расписаться один раз.

Строка 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи) ». По общему правилу дата отгрузки должна совпадать с датой оформления отгрузочного документа. Ведь «первичку» нужно составлять в день совершения хозяйственной операции. Однако могут быть случаи, когда документ оформлен в один день, а отгрузка по ряду причин состоялась только на следующий. Тогда даты будут разными. Поэтому в УПД предусмотрена строка 11 — в ней указывается реальная дата операции. И даже если даты совпадают, то все равно рекомендуется указывать информацию по строке 11. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ. А также поможет в решении спора.

Строка 12 «Иные сведения об отгрузке, передаче ». Здесь могут быть приведены ссылки на сопутствующую передаче информацию. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например, если по УПД передаются работы или услуги, отдельно может быть приложен подробный отчет с их описанием, поскольку налоговики, как правило, в таких случаях требуют детальной информации.

Строка 13 «». В этой строке указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки со стороны продавца. А также его подпись, фамилия и инициалы. Правда, подпись может не понадобиться, если это лицо уже было указано выше как ответственное за отгрузку или за подписание счета-фактуры. Тогда достаточно только должности и ФИО.

Обратите внимание! В универсальном передаточном акте может быть по одной подписи от имени продавца и покупателя. При условии, что лица, ставящие подпись, ответственны как за саму операцию, так и за ее оформление.

Строка 14 «Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т. ч. комиссионера (агента)) ». Здесь нужно указать наименование организации, составившей документ, это может быть фирма, которая ведет бухучет у продавца на основании договора.

Строку разрешается не заполнять, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом если строку все же заполнить, то ставить печать не обязательно. Документ будет действителен и без нее.

Какие сложности могут возникнуть у покупателя, заполняющего УПД

Теперь несколько слов о том, какие строки УПД могут вызвать вопросы у покупателя.

Строка 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял ». По этой строке укажите должность лица, получившего груз или принимающего результаты работ (услуг). А также подпись лица, его фамилию и инициалы.

Строка 16 «Дата получения (приемки) ». Речь идет о реальной дате, когда покупатель получил товар, принял результаты работ (услуг).

Данный реквизит не является обязательным. Но ФНС России рекомендует его указывать всегда. При этом обратите внимание: дата в этой строке не может быть раньше даты составления самого УПД (строка 1). А также раньше даты передачи, зафиксированной продавцом в строке 11 .

Строка 17 «Иные сведения о получении, приемке » . Здесь можно указать, что приемка про изошла без претензий. А если таковые были, сослаться на документы, которыми претензия оформлена.

Строка 18 «Ответственный за правильное оформление сделки, операции ». В этой строке записывают должность лица, ответственного со стороны покупателя за правильное оформление сделки. Лицо ставит свою подпись с расшифровкой. Правда, подпись может не понадобиться, если это же лицо указано в строке 15 как ответственное за приемку. Тогда достаточно вписать только должность и ФИО, а подпись повторять не требуется.

Строка 19 «Наименование экономического субъекта — составителя документа ». Здесь нужно привести наименование фирмы, которая заполнила документ от имени покупателя. Это может быть в том числе и компания, которая ведет у него бухучет на основании договора. Строку не заполняют, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом, если строку заполнить, ставить печать не обязательно. Документ действителен и без нее.

Как отражать УПД в учете

Как вы, наверное, уже убедились, в универсальном передаточном документе может фигурировать несколько разных дат (дата составления самого УПД, дата отгрузки, дата приемки). В такой ситуации главное — не запутаться и отразить документ в учете на нужное число.

Ситуация № 1. Вы сами выставляете УПД . Являясь продавцом, на основании универсального передаточного акта вы отразите в учете бухгалтерскую выручку. По общему правилу сделать это нужно на дату отгрузки, которая указывается в строке 11. А если данная строка не заполнена, доход признайте на дату составления УПД (строка 1).

На заметку. Три главных отличия счета-фактуры от первичного учетного документа
Отличие 1. Счет-фактура необходим для целей учета НДС. И по общему правилу его выставляют только плательщики данного налога. А «упрощенцы» таковыми не являются (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ), поэтому при реализации счета-фактуры не выписывают.
Что касается первичных учетных документов (накладная, акт), то их при реализации товаров (работ, услуг) должны выставлять все продавцы независимо от применяемой системы налогообложения. На основании первичных бухгалтерских документов происходит списание ценностей в бухучете и формируется доход от продажи.
Отличие 2. Обязательные реквизиты счета-фактуры установлены статьей 169 НК РФ. А показатели, необходимые для первичного учетного документа, перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. И реквизиты не идентичны. Например, при продаже товара в счете-фактуре должна быть указана страна его происхождения (исключение — российские товары). А вот для первичного документа такое требование не предусмотрено. С другой стороны, ряд позиций, обязательных для «первички», отсутствуют в счете-фактуре. Например, наименование организации, составившей документ.
Отличие 3. Чтобы внести исправления в счет-фактуру, нужно оформить новый счет-фактуру по той же форме и с тем же номером и датой, что и неверно составленный документ, но уже с корректными данными. В специальной строке 1а такого счета-фактуры следует указать порядковый номер и дату исправления.Ошибки в первичном учетном документе исправляют проще: неверная сумма зачеркивается и рядом пишется правильная. Также указывается дата исправления и ставится подпись руководителя организации или предпринимателя с расшифровкой (п. 7 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Однако право собственности на передаваемый груз может переходить в момент, когда вещь вручена покупателю. Тогда доход отражают на дату, на которую оформлено получение груза (строка 16). Аналогичный порядок действует, когда продавец передает результаты работ (услуг).

В налоговом учете при УСН, напомним, факт продажи значения не имеет. Доход продавец признает по дате оплаты (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

И это еще не все. Если УПД имеет статус 1 (счет-фактура и передаточный документ), нужно определиться еще с одной датой — на которую счет-фактура считается выставленным. Ведь если вы выписываете счет-фактуру по просьбе контрагента, то именно по итогам квартала, в котором документ выставлен, нужно подать декларацию по НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ). А если вы работаете посредником, на дату выставления счета-фактуры должны зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур.

Так вот, датой выставления счета-фактуры будет дата отгрузки (строка 11). А если она не указана — дата составления УПД (строка 1). Исключение — случаи, когда в разные дни передаются и принимаются результаты работ. Тогда актуальной будет дата приемки работ из строки 16, а не дата их сдачи.

Обратите внимание! Если вы выписываете УПД со статусом счета-фактуры, имейте в виду, что даты, когда счет-фактура составлен и выставлен, могут не совпадать. Первая дата всегда будет фигурировать по строке 1 формы, а вторая — по общему правилу указывается по строке 11.

Ситуация № 2 . Вы получили универсальный передаточный документ . На основании полученного передаточного акта покупатель отражает у себя расходы. В бухгалтерском учете делать это нужно на дату покупки, указанную по строке 16. Эта же дата является и датой получения счета-фактуры, если, конечно, УПД выписан со статусом 1 и в документе приведены все необходимые в таком случае реквизиты.

Отражая расходы в налоговом учете, помните, что при УСН важен факт не только оформления покупки, но и ее оплаты. Также к расходам могут предъявляться дополнительные требования. Например, чтобы учесть расходы по купленному основному средству, оно должно быть введено в эксплуатацию (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Пример . Отражение универсального передаточного акта в учете покупателя на УСН
ООО «Омега», работающее на общей системе налогообложения, продает деревянную мебель ООО «Стар», которое применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Передачу товара оформили универсальным передаточным документом (см. форму на с. 56—57). Оплата товара произведена 7 ноября.
На основании универсального отгрузочного документа 6 ноября бухгалтер ООО «Стар» оприходовал в бухучете товар на сумму 11 092 руб., включая НДС — 1692 руб. В налоговом учете затраты были отражены 7 ноября.

Обратите внимание!
УПД — совершенно новая форма, которую рекомендует к использованию налоговая служба. Он совмещает в себе элементы накладной и счета-фактуры.
УПД не обязателен для использования. Вы можете действовать привычным способом и, когда это требуется, оформлять по-прежнему два документа — передаточный акт или накладную и счет-фактуру.
Чтобы универсальный передаточный акт имел статус одновременно и счета-фактуры, и накладной, то есть выступал единым документом, нужно заполнить в нем ряд обязательных реквизитов.

Вопрос: первый обязательна ли печать Продавца (юридическое лицо) в УПД. Второй: наш поставщик предоставил УПД, которое по моему мнению заполнено неверно. В строке 2 Продавец указан наш поставщик товара.В строке 3 Грузоотправитель указано другое юр. лицо (пример ООО Снаб). В строке 14 Наименование экономического субъекта указан наш Поставщик.А печать стоит грузоотправителя (ООО Снаб). Верно ли такое заполнение УПД?Если организация имеет печать (в нашем случае Продавец),то она обязана поставить свою печать, а не печать грузоотправителя

Ответ: Да, УПД оформлен не верно.

Печать продавца на УПД не обязательна. Это следует и разъяснений по заполнению документа (Приложение 4 к Письму ФНС России N ММВ-20-3/96@).

В то же время, форма УПД содержит такой реквизит. Поэтому для покупателя безопаснее, чтобы в документе присутствовала печать. Чья печать должна быть в УПД поставщика или грузоотправителя разъяснений нет. Печать необходима для заверения подписи лица, совершившего отпуск груза.

Так как УПД в Вашем случае составляет поставщик (это следует из того, что в графе 14 указаны его реквизиты), подпись лица, совершившего отгрузку, должна быть заверена печатью поставщика.

Учтите, что УПД можно использовать не всегда. Когда использовать УПД и как его заполнить, чтобы покупатель не потерял право на вычет, читайте в рекомендации.

Обоснование

Как заполнить УПД

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов () и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

• строку 7 «К платежно-расчетному документу»;
• графу 6 «В том числе сумма акциза»;
• графу 7 «Налоговая ставка»;
• графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
• графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;
• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур . То есть в соответствии с требованиями пунктов и статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137 .

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов .

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль.В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - строку 19 «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

Подробные рекомендации по заполнению отдельных реквизитов УПД приведены в приложениях и к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 .

Из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры

Приложение 4

Приложение 4. Определение в форме УПД показателей, установленных законодательством в качестве обязательных

При использовании организацией документа со статусом "1" в качестве основания для применения права на вычет по НДС , необходимо убедиться в том, что заполнение показателей строк (1)-(7), граф (1)-(11) и подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица) и главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица) соответствуют требованиям пунктов 5 и 6 статьи 169 НК РФ с учетом положения абзаца 2 пункта 2 данной статьи.

При использовании УПД индивидуальным предпринимателем учитываются требования к содержанию информации о подписанте, установленные пунктом 6 статьи 169 НК РФ для этой категории субъектов хозяйственной деятельности.
При использовании организацией или индивидуальным предпринимателем универсального передаточного (отгрузочного) документа со статусом "1" и "2" в качестве первичного учетного документа необходимо убедиться в том, что внесенная в него информация в полной мере определяет показатели, установленные как обязательные пунктом 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ (см. таблицу ниже).

Если информация, содержащаяся в перечисленных выше рекомендованных строках УПД, не позволяет достоверно и полно определить значения обязательных показателей первичного учетного документа, то вывод о несоответствии документа требованиям законодательства необходимо делать с учетом возможного наличия в документе дополнительной информации в полях, введенных налогоплательщиком самостоятельно.»

Публикации

Подписи в УПД

УПД (универсальный передаточный документ) - это специальный первичный учетный документ, который содержит в себе обязательные реквизиты, применяемые к счетам-фактурам и реквизиты, обязательные к указанию в первичных документах организаций.

Обращаем Ваше внимание, что УПД организациям применять не обязательно , они могут применять любые первичные учетные документы, которые соответствуют требованиям законодательства.

УПД будет содержать следующую информацию: во-первых - кто совершает отгрузку ТМЦ, прав, услуг и работ, во-вторых - кто ответственный за правильное оформление со стороны продавца, в третьих - кто получил ТМЦ (права, работы, услуги) и в четвертых - кто ответственный за правильное оформление непосредственно со стороны покупателя.

Подписи в УПД должны расшифровываться : обязательно указание должности сотрудников, их подписи в УПД, расшифровки этих подписей, так же обязательно должен быть прописан документ, на основании которого проставляются подписи в УПД конкретных работников.

Таким образом, подписи в УПД должны выглядеть следующим образом:

Также важно, что при отсутствии подписей в строках УПД - 10, 13, 15 и 18, должности и расшифровки подписей все равно заполняются.

Универсальный передаточный документ, оформленный в бумажном или электронном виде, при подписании его сторонами, подтверждает передачу прав между контрагентами в сделке по поставке товаров или оказанию услуг. Сделка может считаться состоявшейся только после того, как будут поставлены обязательные подписи в УПД.

Правила заполнения УПД: подписи ответственных лиц от сторон сделки

Сама форма передаточного документа, рекомендации по его заполнению доведены налоговыми службами в приложении к вышеуказанному письму. Кроме этого, в приложении разъясняется, кто может поставить подписи в УПД, а также конкретизировано, кто подписывает УПД со стороны покупателя и со стороны поставщика товаров или услуг.

Информацию о том, как заполнять УПД, образец заполнения вы можете найти в нашей статье .

Кто подписывает УПД со стороны покупателя

Как диктуют Правила заполнения УПД, подписи в документе могут ставить только лица, официально уполномоченные руководителем или ИП. Из чего следует вывод, что он должен определить распорядительным документом круг должностных лиц, чья деятельность связана с оборотом, в том числе – покупкой товаров или услуг, и издать распоряжение, в котором необходимо указать, кто подписывает УПД со стороны покупателя, с указанием Ф.И.О. и должностей наделенных правом подписи лиц.

УПД: кто ставит подписи от сторон сделки

Согласно нормам, которые предусматривают Правила заполнения УПД, подписи в документе ставят представители стороны, предоставляющей товары или услуги, и стороны, их покупающей.

От стороны продавца в бланке (блок счета-фактуры и строки 10 и 13) ставят подписи:

• Руководитель (собственник, предприниматель);
• Главный бухгалтер;
• Лица, отвечающие за оформление операции, отпуск и отгрузку товаров или услуг (назначаются распоряжением руководителя, издаваемым в начале финансового года). Если за передачу/отгрузку товара отвечает то же лицо, которое подписывает в УПД блок счета-фактуры, в строке 10 можно указать только его должность и Ф.И.О., а подписи достаточно той, что стоит в счете-фактуре. Также, можно обойтись указанием должности и Ф.И.О. в строке 13, если за отгрузку (строка 10) и за оформление данной операции отвечает один и тот же человек.

От стороны получателя в бланке (строки 15 и 18) ставят подписи:

• Лица, ответственные за оформление операции, принятие и оприходование товаров или услуг (назначаются распоряжением руководителя, которое издается в начале финансового года). Если одно лицо отвечает за прием товара и за оформление операции, можно указать в строке 18 его должность и Ф.И.О., а подпись достаточно поставить по строке 15.

Если за оформление отражаемых в УПД операций в организации отвечают несколько лиц одновременно, в бланк необходимо добавить строку для дополнительной подписи (например, 13а, или 18а).

Важное дополнение

С 1 октября 2017 года изменилась форма счета-фактуры . Налогоплательщикам следует учесть, что все реквизиты действующего счета-фактуры должны присутствовать в бланке УПД, который они могут обновить самостоятельно (письмо ФНС РФ от 14.09.2017 № ЕД-4-15/18322).

Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.

О чем пойдет речь

Универсальный передаточный документ объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на текущий год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Бланк универсального ПД

Данный бланк — всего лишь рекомендация чиновников. Компания вправе использовать иные УПД, бланки которых разработаны и утверждены в учетной политике компании. Однако при формировании индивидуальной формы передаточной документации учитывайте обязательные реквизиты для первичных документов (статья 9 закона № 402-ФЗ).

Кто и когда может применять

Форму универсальной первичной документации могут применять практически все организации и индивидуальные предприниматели, в том числе и учреждения бюджетной сферы и некоммерческие организации. Причем выбранная система налогообложение не играет никакой роли.

Применять универсальный ПД можно для отражения следующих операций:

1. При реализации товаров (готовой продукции, ТМЦ, МПЗ), выполнении работ либо при оказании услуг.
2. При передаче имущественных прав по активам.
3. При оформлении сделок по посредническим операциям.

Отдельные виды сделок и операций поименованы во втором разделе письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила: