Кто первый должен подписывать трудовой договор. Заверение записи об увольнении в трудовой книжке: тонкости и подводные камни Где хранить акт

СПРАВКА! Трудовой договор считается заключенным с момента, когда он был подписан обеими сторонами, если иные моменты не были установлены законодательными и нормативными актами (ст. 61 ТК РФ). Получение своего экземпляра документа Важно, чтобы трудовой договор был на руках у работника. Данный вопрос обговорен статей 67 ТК РФ. Наниматель обязан выдать оригинал соглашения. Если не дали трудовой договор на руки, служащий может жаловаться в вышестоящие инстанции, например, в трудовую инспекцию. ВАЖНО! Работодатель имеет право не выдавать служащему дубликат утерянного трудового договора. Взамен он может выдать копию документа. Позиция работодателя правомерна и обоснована 62 статьей ТК РФ, где говорится о выдаче именно копий документов, а не дубликатов. Гарантии Все гарантии при заключении трудового договора регламентированы 64 статей ТК РФ.

Кто первым подписывает трудовой договор?

Инфо

При этом самостоятельно оцените какова вероятность, что директор откажется подписать договор или захочет изменить его отдельные условия. Если работник выйдет на работу без подписанного договора, то отказать в дальнейшем приеме уже не получится, так как сотрудник был фактически допущен к работе и ознакомлен с условиями приема на данную работу. Если работник еще не выйдет на работу, а директор откажется подписывать договор, то работнику придется сообщить от отказе в приеме на работу или пересогласовывать условия приема, если вдруг директора не устроят его отдельные пункты.

Подробности в материалах Системы Кадры: Приложения к Методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти УТВЕРЖДЕНЫприказом Росархиваот 23 декабря 2009 г.

Кто подписывает трудовой договор

В противном случае он будет обязан выплатить сотруднику средства согласно отработанному последним количества времени. Кто первый подписывает трудовой договор работник или работодатель? Принципиальной разницы в очередности подписания договора нет. Это не прописано в ТК РФ или иных актах, законах. Как правило, в организациях этим вопросом занимается отдел кадров, сотрудники которого дают контракт первым на подписание будущему работнику, после чего представляют работодателю.
Ставится ли печать на трудовом договоре со стороны работодателя? Печать фирмы не является обязательным реквизитом, так как он не предусмотрен Кодексом РФ, в отличие от подписей сторон. Поэтому отсутствие печати не делает контракт недействительным, если на нем имеются подписи двух сторон.

Заключаем трудовой договор

ТК РФ). И только при наличии медицинского заключения, из которого следует, что работа не противопоказана молодому работнику, работодатель вправе заключить трудовой договор. Отметим, что возможно заключение трудового договора и с лицами, не достигшими 16 лет, но только при соблюдении установленных ТК РФ условий.С 15-летним работником трудовой договор может быть заключен только для выполнения легкого труда, не причиняющего вред его здоровью.Заключение трудового договора возможно только в следующих случаях:- когда подросток уже получил основное общее образование (закончил 9 классов общеобразовательной школы);- продолжает освоение программы общего образования по отличной от очной форме обучения;- подросток с согласия родителей и комиссии по делам несовершеннолетних оставил общеобразовательное учреждение (т.е.

Кто имеет право первой подписи?

Условия, определяющие в необходимых случаях характер работы (подвижной, разъездной, в пути, другой характер работы).9. Условие об обязательном социальном страховании работника. Например: «Работник подлежит обязательному социальному страхованию в соответствии с действующим законодательством РФ».10.

Другие условия в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права. Обратите внимание! Невключение в текст договора одного или нескольких обязательных условий не делает такой договор незаключенным и не является основанием для расторжения трудового договора. Вместе с тем, если трудовая инспекция при проверке обнаружит факт неотражения в трудовом договоре обязательных условий, работодатель может быть привлечен к административной ответственности за нарушение трудового законодательства.

Кто первый должен подписывать трудовой договор

Nastay писал(а): Статья 67. Форма трудового договораТрудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.
Согласно этому работнику должны передать подписанный работодателем договор, а не работник передает экземпляр работодателю. А потом сначала идет подпись Работодателя, а потом уже работника.Хотя у нас любят, чтобы сначал расписался работник, а потом директор, и часто так «подставляют» с приказами.

В трудовом договоре можно предусмотреть конкретную дату, с которой работник приступает к исполнению трудовых обязанностей.Например, трудовой договор подписан сторонами 30.10.2011. Договором предусмотрено, что работник приступает к исполнению трудовых обязанностей с 11 ноября 2011 г.Если в трудовом договоре не определен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после вступления договора в силу.Например, трудовой договор подписан 10 ноября 2011 г. Обратите внимание! В настоящее время для принятия решения об аннулировании договора не имеют значения причины, по которым работник вовремя не приступил к работе.

Ранее (до 06.10.2006) работодатель мог аннулировать трудовой договор только в том случае, если работник не приступил к работе без уважительных на то причин.
Если в компании принят график с 9.00 до 18.00, а вы устно договорились, что будете приходить к 10.00, попросите отобразить это условие в договоре,- говорит Галина Демина.- Иначе вы не будете застрахованы от выговоров за систематические опоздания, если у шефа вдруг поменяется настроение. И тем более, необходимо настаивать на письменных уточнениях, если вам обещают свободный или плавающий график». Испытательный срок при приеме на работу Испытательный срок до 3-х месяцев- обычная практика современных рекрутеров, что в конце концов не так уж плохо: в это время вы сможете и себя показать, и других посмотреть.
Правда, если вы претендуете на очень ответственную должность, к примеру, на генерального директора или главного бухгалтера, испытательный срок могут продлить до полугода. Главное, чтобы все было четко прописано в договоре.

Бонусная система Если вы на словах договорились о зарплате 30 тысяч рублей, а в договоре увидели только 3 тысячи, то подписывать такой документ, конечно, не стоит. Не ждите, что о вашей «настоящей» зарплате вспомнят, когда будут выплачивать вам отпускные, больничные или компенсацию по сокращению. В идеале в трудовом договоре должна быть указана не только ваша реальная зарплата, но и все премии, надбавки и бонусы, о которых вы договаривались на собеседовании, а также условия их получения.

Правила внутреннего распорядка Перед подписанием трудового договора вас должны ознакомить с правилами внутреннего распорядка компании. «Вы обязательно должны знать, какое время прихода и ухода зафиксировано в документах.
При этом следует учитывать, что никакого принципиального значения очередность подписания трудового договора не имеет, так как ни нормами ТК РФ, ни нормами иных нормативных документов, регулирующих трудовые отношения и иные непосредственно связанные с ними отношения, очередность подписания трудового договора не установлена и не предусмотрена.Как правило, первым трудовой договор подписывает работник, так как вопросами оформления на работу занимается, как правило, кадровая служба организации.Соответственно, кадровая служба представляет на подпись руководителю (работодателю) трудовые договоры, подписанные работниками.Т.А.СавинаСоветник налоговой службыII ранга27.09.2004 Федеральный закон от 30.06.2004 n 60-ФЗ «О внесении изменений в главу 29 части второй Налогового кодекса Российской Федерации» был опубликован в «Парламентской газете» от 03.07.2004 и в «Российской газете» от 03.07.2004.

Внимание

Отсутствие прописки не является основанием для отказа в заключении трудового договора. Сошлитесь на статью 64 Трудового кодекса; -вы беременны. Отказ беременным женщинам в заключении трудового договора незаконен, к тому же вы не обязаны заранее уведомлять своего будущего работодателя о своем положении; -вы приглашены в компанию в порядке перевода от другого работодателя.

Если у вас на руках есть письменное приглашение на работу, с вами обязаны заключить трудовой договор. Важные мелочи 1. Если вы расписываетесь на внутренних документах компании, всегда ставьте рядом текущую дату. 2. Уточните, что конкретно составляет коммерческую или служебную тайну вашей компании, если подписываете условие о ее неразглашении.
3. Никогда не ставьте подпись под документами и положениями, которых вы не читали. 4.

Практически в каждой компании есть удаленщики, которые «недосягаемы» физически для работодателя — как эксперты советуют подписывать с ними договора и акты, особенно должностные инструкции?

При оформлении прима на работу дистанционного работника возникает немало вопросов, связанных со сложностью документооборота. Поэтому до начала оформления кадровых документов компании необходимо решить, какой из двух вариантов кадрового документооборота будет применяться: традиционный или обмен электронными документами.

Вариант 1. Традиционный

При использовании этого варианта компания будет отправлять оригиналы всех кадровых документов почтой. Работник будет их подписывать (или ставить роспись об ознакомлении) и отправлять обратно почтой. При этом возникают риски нарушения сроков при ознакомлениях, уведомлениях и т.д.

Вариант 2. Обмен электронными документами (312.1 ТК РФ)

ТК РФ позволяет работодателю направлять работнику кадровые документы (приказы, уведомления, требования и так далее) и иные документы по электронной почте. Работник также вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, необходимые при приеме на работу, различные заявления в электронном виде. При этом способе практически исключается почтовая пересылка, имеется возможность точно соблюдать сроки и экономить на почтовых расходах.

Однако для того чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо использовать электронную подпись.

Обратите внимание, трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

До приема дистанционных работников рекомендую компании отразить в ПВТР применение дистанционной работы и особенности применения электронной подписи. Например,

• можно предусмотреть, использует ли компания электронную подпись, кто несет расходы на получение электронной подписи,
• каков порядок обмена электронными документами, каков их формат, каков порядок подтверждения получения документов.

Как известно, работодатель обязан знакомить работника с локальными нормативными актами до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ), в том числе с должностной инструкцией. Если компания решила использовать электронную подпись, то и ознакомить работника с локальными нормативными актами можно без получения рукописной подписи работника в листе ознакомления, а с помощью электронной подписи. План действий может быть таким:

• отправить скан ПВТР, Положения об оплате, Положения о защите персональных данных, должностной инструкции, иных локальных нормативных актов, относящихся к работе сотрудника по электронной почте с использованием электронной подписи со стороны работодателя;
• работник должен отправить в обмен электронный документ. В ст. 312.1 ТК РФ специальо не указано, что это должен быть за электронный документ. Это может быть электронное письмо о том, что работник ознакомился с локальным актом или скан листа ознакомления с подписью работника. Работник также должен использовать при отправке электронную подпись.

Возникает вопрос, как быть, если стороны договорятся об использовании электронной подписи именно в трудовом договоре. Ведь до подписания трудового договора кандидат не будет знать том, что ему нужно получить электронную подпись. Налицо некоторая несостыковка правовых норм в этом вопросе. Полагаем, что когда принято решение о приеме кандидата на работу, дополнительном этапом до ознакомления его с локальными актами и подписания трудового договора должен быть этап согласования сторонами вопроса об использования цифровой подписи и получения работником электронной подписи.

Каков порядок действий при подписании трудового договора с дистанционным работником? Если же трудовой договор подписывается сторонами в традиционном порядке, то компании придется отправить оба экземпляра трудового договора почтой в адрес работника и написать сопроводительное письмо с просьбой подписать и вернуть один экземпляр в адрес работодателя.

Если стороны используют обмен электронными документами и электронную подпись возникает ряд практических вопросов:

Должен ли работодатель отправить работнику договор для подписания в формате WORD или PDF?

Должен ли работник отправлять документ работодателю в формате WORD (заполнив в электронном виде раздел «подписи сторон»)? Или должен направить документ в формате PDF? В этом случае он должен распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и только тогда отправить работодателю по электронной почте?

Только ли электронной почтой могут пользоваться стороны или и другими каналами связи WhatsApp, Skype и т. д.?

После получения документа от работника, как должно осуществляться хранение электронного документа, подписанного электронной подписью?

Как на документе будет видно, что он подписан электронной подписью?

Пока разъяснений государственных органов или судебной практики по данным вопросам нет. Но прокомментировать эти вопросы можно исходя из определений электронного документа, данных в нормативных актах.

п. 2 ст. 434 Гражданского кодекса РФ:

Электронный документ — это информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту.

п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»:

Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

То есть электронным считается как бумажный документ, получаемый (отправляемый) с помощью любого современного канала связи, по e-mail, WhatsApp или Skype и т.д., так и документ, изначально созданный и отправляемый в электронном виде и хранящийся на электронных носителях.

О том, что документ подписан электронной подписью будет видно на ярлыке файла. Кроме этого, можно в качестве дополнительного сервиса при получении электронной подписи заказать специальные отметки на самом тексте документа.

Рекомендации здесь могут быть такими:

• направить работнику договор, подписанный работодателем в формате PDF;
• распечатать договор, подписать собственноручно, сделать скан-копию и пришлет работодателю формате PDF;
• распечатать договор и хранить подписанный с обоих сторон договор в личном деле;
• хранит в электронном виде файлы, направленные с использованием электронной подписи. Возможно, в случае проверки их придется предъявить для доказательства подписания работником договора;
• работодателю следует закрепить в локальных нормативных актах, например в ПВТР, порядок обмена электронными документами, их формат, порядок их хранения, используемые каналы связи и т.д.).

Обратите внимание, в случае, если трудовой договор подписан с помощью электронной подписи работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением не позднее 3 календарных дней (ч. 2 ст. 312.2 ТК РФ). Однако законодательством не предусмотрена обязанность работника возвращать подписанный собственноручно трудовой договор, ведь он уже подписал его с помощью УКЭП.

Похожие проблемы возникают не только при оформлении трудового договора или ознакомлении с локальными актами, но и при оформлении кадровых документов. Кадровику, как обычно, следует попросить работника подписать согласие на обработку персональных данных (если планируется получать сведения у третьих лиц или передавать третьим лицам), обязательство о неразглашении коммерческой тайны (если в компании действует режим коммерческой тайны), заполонить анкету (если в компании используются анкеты), оформить приказ о приеме на работу, личную карточку работника.

Итоги

В зависимости от выбранного порядка документооборота с дистанционным работником можно:

Вариант 1. Направить все указанные выше документы почтой и в сопроводительном письме попросить работника подписать в нужных местах и вернуть по почте. Работник соответственно подписывает документы и направляет их почтой в адрес работодателя.

Вариант 2 . Направить документы в виде электронных документов, применив УКЭП. На наш взгляд, удобнее, если документы будут направлены в формате PDF, работник распечатает документы, подпишет собственноручно, сделает скан-копии и пришлет работодателю формате PDF, используя при этом УКЭП. Кадровый работник распечатает полученные документы, будет хранить бумажные варианты в личном деле, а электронные документы в специальной папке в электронном виде. Ведь именно электронные документы в данном случае будут являться оригиналами документов, а бумажные носители — лишь копиями.

Кроме того, обратите внимание, в силу ч. 4 ст. 312.1 ТК РФ каждая из сторон обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе. То есть, получив, документы для подписания, работник должен, например, ответить электронным письмом, о том, что документы получены. В свою очередь работодатель, при получении подписанных документов от работника, должен также в ответ направить письмо о получении документов. Детали этих подтверждений (не только срок, но, например, текст подтверждения, действия при проблемах, сбоях в получении и т.д.) следует предусмотреть в трудовых договорах и локальных нормативных актах.

Еще один возможный вариант при оформлении работника на дистанционную работу.

Вариант 3 — это явка в место нахождения работодателя для оформления. Если стороны согласны и транспортные расходы невелики — это приемлемый вариант. В таком случае можно и проверить документы работника, и ознакомить работника с локальными актами, и подписать договор, а также приказ, личную карточку и т.д.

Что будет являться (признаваться) надлежащим ознакомлением работника под роспись с приказом и иным любым локальным актом при электронном документообороте работодателя с позиции трудового законодательства. Основная мысль: что признается надлежащим ознакомлением работника (в том числе позиции суда) под роспись с приказом и иным любым локальным актом работодателя? Только личная подпись работника или, например, допустимо организовать электронную рассылку по индивидуальной электронной почте работника.

Ответ

Личная подпись или электронная подпись работника. Рассылка по почте не является надлежащим уведомлением.

Трудовой договор. Подписание трудовых договоров ЭЦП не предусмотрено законодательством (исключение - дистанционная работа).

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При этом один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя (ст. 67 ТК РФ).

При этом, в случае если трудовой договор будет оформлен только на электронном носителе с использованием ЭЦП, требования к форме трудового договора, установленные ст. 67 ТК РФ, будут считаться несоблюденными.

Кадровые документы. Подписывать кадровые первичные учетные документы ЭЦП можно.

При этом если речь идет о документах, с которыми необходимо ознакомить работников под роспись в силу требований законодательства, то для ознакомления документ необходимо будет распечатать и заверить уполномоченным лицом.

Объясняется это тем, что документ в электронной форме, заверенный электронно-цифровой подписью, имеет юридическую силу только в электронной форме (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ)

Первичный учетный документ (в том числе кадровый) составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. ч. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ

Электронный документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами не предусматривается обязательное составление документа на бумажном носителе (ч. 1 ст. 6 Закона № 63-ФЗ).

Таким образом, поскольку законодательством не установлено иное, кадровые первичные документы могут составляться в электронном виде.

Подробно об этом см. материалы в обосновании.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Юрист» и в материалах «Системы Кадры» .

«Прием на работу

Для трудоустройства дистанционный сотрудник представляет в электронной форме. При этом работодатель может потребовать направить ему нотариально заверенные копии данных документов на бумаге по почте заказным письмом с уведомлением (ч. 3 ст. 312.2 ТК РФ).

Со своей стороны работодатель еще до заключения трудового договора должен ознакомить сотрудника с локальными актами (Правилами трудового распорядка, Положением о премировании и т. п.). Сделать это можно путем обмена электронными документами с электронной цифровой подписью между работодателем и дистанционным сотрудником*. Это следует из положений части 5 статьи 312.1, части 5 статьи 312.2 Трудового кодекса РФ, статьи 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Трудовой договор

Отношения между дистанционным сотрудником и работодателем регулирует (ст. 56, 57 ТК РФ). При его оформлении руководствуйтесь общими правилами заключения договора, а также специальными нормами, которые касаются трудовых отношений с удаленными работниками (ст. 312.2 ТК РФ). В частности, в трудовом договоре с дистанционным работником дополнительно можно указать:

• порядок и сроки предоставления отчетов о выполненной работе;
• сведения о программно-технических средствах, средствах защиты информации, оборудовании, которое следует применять в ходе работы. Все эти средства может предоставлять работодатель, тогда в договоре нужно прописать порядок и сроки обеспечения сотрудника таким оборудованием, а также порядок его возврата при расторжении договора. Кроме того, условиями договора может быть предусмотрено, что сотрудник использует собственные или взятые в аренду средства, тогда в договоре уместно прописать порядок и сроки выплаты компенсации за такое использование;
• порядок возмещения других расходов, связанных с выполнением дистанционной работы (например, расходов на Интернет, телефонную связь);
• для расторжения трудового договора по инициативе работодателя.

В качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе укажите местонахождение работодателя.

Трудовой договор о дистанционной работе (а впоследствии и дополнительные соглашения к нему) можно заключить путем обмена электронными документами с цифровыми подписями между работодателем и сотрудником*. При этом не позднее трех календарных дней с момента заключения договора работодатель должен направить сотруднику бумажный экземпляр договора по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила предусмотрены в статьях 312.2-312.5 Трудового кодекса РФ, статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ.

Приказ о приеме на работу

Приказ о приеме на работу дистанционного сотрудника оформите в . Ознакомить сотрудника с ним можно путем обмена электронными документами с цифровыми подписями между работодателем и дистанционным сотрудником* (ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ).

Особенности документооборота

Если дистанционному сотруднику необходимо обратиться к работодателю с заявлением, предоставить объяснения либо передать другую информацию, то он может это сделать в электронной форме, заверив свое обращение цифровой подписью*.

Также дистанционному сотруднику могут понадобиться копии документов, связанных с работой. Тогда работодателю следует направить такие копии по почте заказным письмом с уведомлением, если в заявлении прямо не указано, что документы могут быть предоставлены в электронном виде. В любом случае направить копии нужно не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса от сотрудника.

Дистанционный сотрудник вправе получать все страховые выплаты на общих основаниях: , пособие по беременности и родам и т. п. Для их получения сотрудник направляет работодателю соответствующие оригиналы документов: листки нетрудоспособности, справки и проч. по почте заказным письмом с уведомлением.

Такие правила установлены частями 6-8 статьи 312.1 Трудового кодекса РФ».

2. Ситуация: Можно ли вести табель учета рабочего времени в электронном виде без оформления на бумажном носителе

«Можно, но только если он будет заверен электронной цифровой подписью*.

Табель учета рабочего времени (по форме № Т-13 или самостоятельно разработанной форме) является первичным учетным документом (п. 2 постановления Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835). Первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных и машинных носителях информации. Переход на ведение учета отработанного времени в машинном виде должен быть зафиксирован в акте об учетной политике организации (ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Информация в электронной форме, завизированная электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно. Исключение составляют случаи, когда федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативно-правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа только на бумажном носителе. Об этом сказано в статье 6 Закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ. При этом организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях по требованию государственных органов (ч. 6 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Таким образом, табель учета рабочего времени можно вести в электронном виде, если он содержит надлежаще оформленную электронную подпись лица, ответственного за ведение табеля, руководителя структурного подразделения и сотрудника кадровой службы. При необходимости на основании данного электронного документа работодатель может изготовить табель на бумажном носителе.

Аналогичная точка зрения содержится в письме Минфина России от 11 января 2012 г. № 03-02-07/1-1».

3. Статья: Электронные документы в кадровой службе

«Электронные документы помогают сдать отчетность и получить госуслугу, обменяться информацией внутри компании и взаимодействовать с гражданами и организациями. почему же кадровики не могут полностью перейти на электронный документооборот и что для этого нужно?

Электронные документы в кадровой службе чаще всего используют, когда необходимо*:

1. Сдать отчетность в ПФР, ФСС России, Росстат.

ПРИМЕР

Страхователи, у которых в прошлом календарном году среднесписочная численность физических лиц, получающих выплаты и иные вознаграждения, превысила 25 человек, обязаны представлять отчеты по формам РСВ-1 и 4-ФСС в территориальные органы ПФР и ФСС России в электронной форме (ч. 1 ст. 10, ч. 9, 10 ст. 15 Закона № 212-ФЗ, письмо Минтруда России от 09.09.2015 № 17-4/ООГ-1244).

2. Взаимодействовать с госорганами и внебюджетными фондами, переписываться с ними.

ПРИМЕР

Любая сторона коллективного спора может подать электронное заявление в соответствующий госорган по урегулированию коллективных трудовых споров для уведомительной регистрации спора (ч. 3 ст. 401 Трудового кодекса РФ).

УСЛОВНЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

Закон № 63-ФЗ - Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Закон № 212-ФЗ - Федеральный закон от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования».

Закон № 149-ФЗ - Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

3. Использовать электронные сервисы государственных органов и внебюджетных фондов.

4. Обмениваться письмами и др. документами внутри компании.

5. Переписываться с гражданами и организациями.

6. Оформлять и прекращать трудовые отношения с дистанционными работниками (ст. 312.1, 312.2, 312.5 ТК РФ).

В то же время использовать электронные документы в кадровом документообороте проблематично. Связано это прежде всего с тем, что кадровые документы имеют длительные сроки хранения.

Большую часть документов по личному составу работодатель должен хранить 50 лет. При этом сертификат ключа проверки электронной подписи, которой подписывают электронные документы, действует не больше одного года.

Чтобы кадровые службы перешли на электронный документооборот, нужно:

• изменить трудовое законодательство;
• закрепить правила архивного хранения электронных документов в течение длительного срока;
• утвердить стандарт (формат) электронного кадрового документа;
• упростить порядок представления таких документов в качестве доказательств в контрольно-надзорные органы и суд.

В настоящее время кадровики с помощью электронных документов взаимодействуют с госорганами, ведут корпоративную переписку, если в компании приняты правила работы с этим видом документов».

4. Статья: Ознакомить работников с кадровыми документами можно будет электронно

«Что корректируется: Трудовой кодекс РФ

Стадия проекта: в разработке

Предполагаемый срок вступления в силу: с 2018 года

Сейчас на всех кадровых документах сотрудники расписываются собственноручно. Трудовой договор, инструкции, положения, внутренние правила трудового распорядка сотрудники подписывают, когда ознакомляются с ними (абз. 2 и 3 ст. 68 ТК РФ).

Однако уже в ближайшем будущем работникам разрешат ставить на трудовых и кадровых документах электронные подписи*. Такой законопроект подготовили специалисты Минэкономразвития России. И он должен вступить в силу с 1 января 2018 года.

Как только новшество будет принято, вы сможете получать подписи своих работников, не дожидаясь их личного визита в отдел кадров или бухгалтерию. Достаточно будет переслать работникам внутренние документы на их почту через Интернет. Но, правда, у сотрудника должна быть электронная подпись.

По мнению разработчиков законопроекта, нововведение позволит оптимизировать работу кадровой службы и бухгалтерии. Одно лишь пока неясно — кому придется получать электронную подпись: сотруднику или работодателю. Известно только, что полученную ЭЦП сотрудники смогут использовать и для своих личных целей. Например, обращаясь в различные госструктуры.

Поэтому есть вероятность, что получать подпись придется самим гражданам. Какое решение будет принято окончательно, мы расскажем об этом».

Трудовая книжка является важнейшим документом, подтверждающим факт трудовой деятельности каждого работающего человека. Именно поэтому так важно, чтобы все записи, содержащиеся в ней, были корректными и правильно оформленными. Проверить данный факт может сам владелец. Подтверждением этому является подпись работника в трудовой книжке.

Такая подпись ставится собственноручно работником предприятия только после того, как все внесенные сведения были им тщательно проверены. Это делается для того, чтобы не допустить неточностей в совершенных записях со стороны организации-работодателя, обезопасить себя от будущей бумажной волокиты в случае, если выяснится, что запись сделана неверно либо вообще отсутствует, а также исключить возникновение других проблемных ситуаций.

Почему так важно проверять все данные?

Как правило, на неправильно совершенные записи либо их полноту лицо обращает внимание только при выходе на пенсию, во время оформления заграничного паспорта для выезда за рубеж или при сборе необходимой документации для получения банковского кредита. Некорректное заполнение основного трудового документа лица может повлечь отрицательные последствия, которые необходимо немедленно устранить. Однако не всегда это возможно сделать быстро и без существенных временных затрат, ведь организация – бывший работодатель может быть реорганизована, сменить свое фактическое место нахождения, поменять руководителя либо вообще быть ликвидирована. В этом случае потребуется не один день на восстановление правильной записи в трудовой книжке.

Именно поэтому так важно, перед тем как собственноручно завизировать имеющиеся сведения о трудовой деятельности, ознакомиться с ними и тщательно проверить все данные.

Когда работник должен ставить личную подпись в трудовой

Отечественным законодательством предусмотрено несколько случаев, когда работник обязан поставить свою подпись в основном документе о своей трудовой деятельности и профессиональном стаже. Среди них выделяют следующие:

1. на титульном листе трудовой книжки после того, как ответственный за ее ведение и хранение заполнит все основные сведения о конкретном сотруднике (фамилия, имя, отчество, день, месяц и гор рождения, записи о полученном образовании (полном или неполном), профессия, специальность или специализация с указанием уровня квалификации)}
2. на титульном листе после совершения всех записей, отраженных в пункте 1, при выдаче работнику дубликата трудовой книжки}
3. при выдаче вкладыша к трудовой книжке подпись ставится также на титульном листе, после заполнения всех необходимых полей (вкладыш имеет юридическую силу только в совокупности с трудовой книжкой)}
4. после ознакомления со всеми внесенными в трудовую книжку записями, реквизитами, а также после проверки наличия подписи и печати организации-работодателя или уполномоченного лица.

Совершение каждой новой записи, которая вносится сотрудником отдела кадров в трудовую книжку или в ее вкладыш, связанная с переводом в другое подразделение, назначение на другую должность, увольнение работника, должно сопровождаться оповещением работника. При этом само лицо, в отношении которого вносились соответствующие изменения, должно расписаться в личной карточке о том, что оно ознакомлено с данным фактом.

Например, в случае увольнения при вручении документа о трудовой деятельности сотруднику лично в руки, работник ставит подпись в трудовой книжке, а также в двух других документах, в частности:

• в личной карточке}
• в книге учета движения трудовых книжек.

Личная карточка – это документ установленного образца, который должен быть оформлен на каждого работника, трудоустроенного в конкретной организации. Она состоит из 11 разделов, в том числе общих сведений, информации о воинском учете, прием на работу и соответствующие переводы, аттестация, окончание курсов повышения квалификации, переподготовка.

Книга учета представляет собой комплексный документ, в котором регистрируется любое движение трудовых книжек внутри и вне организации-работодателя.

В законе есть одна оговорка, в соответствии с которой подпись работника не ставится в том случае, когда в день прекращения юридического действия трудового договора невозможно выдать трудовую книжку. Это может быть обусловлено тем, что работник отсутствует либо отказывается получить ее на руки. В этой связи представитель работодателя должен направить ему соответствующее уведомление, в котором содержится предложение забрать трудовую лично либо дать письменное согласие на ее отправку посредством почтовых услуг.

Цель внесения подписи работника в трудовую книжку

Некоторые считают, что подпись работника, проставляемая в указанных случаях в трудовой книжке, не несет в себе никакой смысловой и юридической нагрузки. Однако это мнение ошибочно.

Основные цели совершения подписи сводятся к следующему:

• проставление образца подписи на титуле трудовой книжки, чтобы в дальнейшем можно было сличить вновь совершаемые подписи в сведениях о работе}
• свидетельство того, что работник ознакомился с внесенными данными и подтверждает их корректное содержание}
• исключение возможности наступления предусмотренной законодательством ответственности.

Требования, предъявляемые к подписи работника

Ни Трудовой кодекс, ни законодательство, регулирующее порядок ведения и хранения трудовых книжек, не содержат прямых предписаний, касающихся постановки подписи работника. Однако практические работники накопили достаточно богатый опыт по данному вопросу. В этой связи подпись работника должна соответствовать следующим рекомендациям.

Однако относительно последнего пункта существуют активные дискуссии, ведь в соответствии с государственным стандартом реквизит «Подпись» включает в себя следующие элементы:

• название должности работника, который поставил свою подпись}
• личная подпись}
• расшифровка подписи с указанием фамилии и инициалов.

Вместе с тем, в государственном стандарте закреплен перечень документов, на которые распространяются все его требования. Трудовая книжка в этом списке не числится, поэтому в отношении нее положения ГОСТа носят рекомендательный характер и не требуют обязательного соблюдения всех требований.

Место для подписи работника в трудовой книжке

Многолетняя практика свидетельствует о том, что личные подписи самого работника и сотрудника кадровой службы, ответственного за ведение трудовых книжек, должны располагаться строго в графе 3. При этом подпись работника должна быть проставлена четко под подписью кадровика без пропуска строк. Данный факт свидетельствует о недопустимости размещения подписей обоих сотрудников на одной строке.

Кроме того, установлена очередность совершения подобных записей, которая сводится к следующему:

• ставится подпись ответственного лица с указанием расшифровки}
• делается оттиск печати организации-работодателя}
• совершается подпись работника и производится расшифровка фамилии и инициалов.

Печать должна располагаться так, чтобы не скрывать подписи, совершенные кадровиком и увольняемым работником. Не рекомендуется ставить ее таким образом, чтобы ее оттиск закрывал часть текста. Поэтому лучше, если печать будет захватывать лишь часть подписи работника и кадровика и нижние пустые строки.

Таким образом, нормативно-правовые акты, регулирующие трудовые отношения между работником и работодателем, а также основные правила заполнения трудовых книжек содержат лишь положения о том, где должен расписаться сотрудник в трудовой книжке. Все остальные моменты вырабатывались практическими работниками в течение профессиональной деятельности.