Кто расписывается в упд. Кто имеет право ставить подписи в УПД? Из правовой базы

Кто должен подписывать в пунктах 15 и 18 формы "Универсальный передаточный документ".Если судить по аналогии с ТОРГ-12, то пункт 15 очень походит одновременно на пункты "Груз принял" и "Груз получил грузополучатель" обычной товарной накладной.В нашем случае в обычной ТОРГ-12 подпись, при получении товара на складе, ставит кладовщик в строке "Груз получил грузополучатель".А как поступать в случае с УПД?И очень непонятен пункт 18 УПД - кого считать ответственным за правильность оформления факта хозяйственной жизни?Кого считать таковым ответственным, при условии оприходования товара на складе, кладовщиком?

Если доставка груза осуществляется через доверенное лицо покупателя (водителя, перевозчика и др.), это лицо проставляет свою подпись в строке 15. Автограф в графе «Товар (груз) получил/услуги » подтверждает, что поставщик передал товар. Затем, когда доверенное лицо передает полученный груз покупателю, сотрудник, ответственный за оформление сделки ставит свою подпись по строке 18.

В строке "Ответственный за правильность оформления хозяйственной жизни" (18) ставят свою подпись директор или иное лицо, уполномоченное приказом (главный бухгалтер, бухгалтер, кладовщик и т.д.). Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего документ, за соблюдением его обязательных реквизитах. Ответственное лицо должно своевременно передать документ для принятия его к учету. Руководитель должен назначить приказом должностное лицо, которое будет подписывать УПД в данной строке. Если руководитель покупателя не передал эти полномочия сотруднику, то он сам должен подписать УПД по данной строке.

Если доставку товара осуществляет поставщик, а на складе покупателя товар принимает кладовщик, то он и расписывается в документе по строке 15. А в строке 18 ставит свою подпись директор или иное лицо, назначенное приказом (кладовщик, бухгалтер и т.д.). Обе подписи подтверждают, что покупатель принял товар.

Если товар доставил водитель покупателя, а принимает на складе кладовщик, тогда водитель ставит свою подпись по строке 15, а кладовщик подписывает по строке 18. Для этого руководитель приказом должен назначить кладовщика ответственным за правильность оформления сделки. Приказ составляется в произвольной форме.

Обоснование

Из правовой базы

ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Сергея Разгулина , действительного государственного советника РФ 3-го класса

Как организовать документооборот в бухгалтерии

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы .

Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н , ). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430 .

Внесены изменения в Закон о бухгалтерском учете

что изменилось
С 1 января 2014 года Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» действует в новой редакции.

комментарий
В 2014 году ожидается появление первых федеральных стандартов бухгалтерского учета.

Оформление первичных документов

Ранее лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий. Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий. Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов. При этом у лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен своевременно передать документ для принятия его к учету.

Бухгалтерско-юридические секреты нового оформления «первички»

На первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника

Во всех первичных документах надо записать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. Это следует из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Но достаточно включить в «первичку» только наименование должности. Конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой специалист является ответственным, не надо.

К примеру, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, - это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, - ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д.

Универсальный передаточный документ (УПД) разработан на основе формы счета-фактуры. Применение УПД позволяет, не нарушая законодательства, объединить счет-фактуру с разными формами учета, которые во многом его дублируют , М-15, товарный раздел ТТН), а также:

• учесть оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета;
• использовать право на налоговый вычет по НДС;
• подтвердить затраты в целях исчисления налога на прибыль (и других налогов).

УПД содержит все обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных документов. То есть он заменяет сразу 2 документа (например, счет-фактуру и ТОРГ-12). Однако УПД можно использовать и только как первичный документ (например, ТОРГ-12). Для этого в УПД не заполняют строки, установленные исключительно для счета-фактуры:

• «К платежно-расчетному документу» (строка 7);
• «В том числе сумма акциза» (графа 6);
• «Налоговая ставка» (графа 7);
• «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);
• «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);
• «Номер таможенной декларации» (графа 11).

Имейте в виду, выставлять отдельный счет-фактуру при отгрузке товаров (работ, услуг), имущественных прав не требуется, если составлен УПД.

Перечень операций, для оформления которых может быть использован УПД (см. таблицу 1):

УПД также можно использовать при отгрузке комитентом (принципалом, доверителем) товаров комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи от своего имени или от имени комитента (принципала, доверителя). В этом случае УПД - первичный документ на передачу ценностей комиссионеру (агенту, поверенному) для продажи без перехода права собственности на них.

Составление и форма УПД

А теперь рассмотрим, как построчно заполнить форму УПД, в таблице 2:

Отражение УПД со статусом «1» в книге покупок, книге продаж и журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур

Рассмотрим, как нужно регистрировать универсальный передаточный документ со статусом «1» при выставлении или получении у продавца и покупателя.

Отражение УПД у продавца

Напомним, что счета-фактуры регистрируют в книге продаж в хронологическом порядке в том налоговом периоде, в котором возникает налоговое обязательство, то есть по моменту определения налоговой базы (п. 1 ст. 167 НК РФ). Если документ формируется при отгрузке товаров (работ, услуг, имущественных прав), то моментом определения налоговой базы является день их отгрузки или передачи.

Также счета-фактуры подлежат единой регистрации в хронологическом порядке в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур по дате их выставления (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

Особенности составления и использования УПД в статусе «1» позволяют определить дату отгрузки. Но при этом создаются две ситуации, когда день составления УПД совпадает с днем отгрузки и, наоборот, не совпадает. Рассмотрим их.

День составления УПД совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД:

• в день передачи (перевозки, доставки) товара покупателю;
• в день передачи имущественного права;
• в день оказания услуг (при длящихся услугах - последний день налогового периода (письмо Минфина России от 25 июня 2008 г. № 07-05-06/142);
• в день сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. В этот же день производится и отгрузка (передача) товаров, работ, услуг, имущественных прав. В общем случае эта же дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры на бумажном носителе покупателю (кроме сдачи работ).

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата отгрузки, совпадающая с датой составления счета-фактуры. За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления.

Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 3:

День составления УПД не совпадает с днем отгрузки

Продавец составил УПД в день, не совпадающий с датой (раньше или позже):

• передачи товара (перевозки, доставки) покупателю;
• передачи имущественного права;
• оказания услуг;
• сдачи заказчику результатов выполненных работ.

В УПД со статусом «1» показатель строки (1) определяет фактическую дату составления и первичного документа и счета-фактуры. Однако при этом в строке указывается еще и фактическая дата отгрузки (передачи) товара, услуг, результатов работ, имущественных прав, вносимая ответственным лицом продавца. В общем случае эта дата рассматривается и в качестве даты выставления счета-фактуры покупателю (кроме сдачи работ). Дата составления документа в таких условиях является просто показателем, позволяющим однозначно идентифицировать документ.

В книге продаж этот документ регистрируют за тот налоговый период, к которому относится момент определения налоговой базы, то есть дата фактической отгрузки (дата строки УПД). За исключением случаев, когда происходит сдача работ, тогда моментом определения налоговой базы является дата их приемки (строка УПД).

А в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур УПД нужно регистрировать в налоговом периоде, к которому относится дата его выставления. Какие даты вам нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге продаж, показано в таблице 4:

Отражение УПД у покупателя

Напомним, что покупатели регистрируют полученные счета-фактуры в хронологическом порядке по дате получения в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

УПД со статусом «1» позволяет определить эту дату как дату оформления (подписания) грузополучателем/заказчиком документа о принятии товара, имущественных прав, оказанных услуг, результатов выполненных работ - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) проставляется в графе 2 части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, а в графе 6 части 2 журнала указывается дата составления документа, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Что касается книги покупок, то покупатели регистрируют в ней счета-фактуры после их регистрации в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, по мере возникновения права на налоговые вычеты (ст. 172 НК РФ), то есть не ранее принятия на учет полученных товаров, результатов работ, услуг, имущественных прав (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).

При составлении и использовании УПД со статусом «1» дата получения счета-фактуры и дата возникновения основания для принятия к учету приобретенных товаров, работ, услуг, имущественных прав совпадают - это показатель строки .

Эта дата (строка УПД) отражается в графе 4 книги покупок. При этом в графе 2 книги покупок указывается дата, приведенная в показателе строки (1) УПД.

Какие даты нужно указать при регистрации УПД в журнале учета и книге покупок, наглядно показано в таблице 5:

Отражение УПД со статусом «1» в налоговом учете

Рассмотрим, как продавцу и покупателю определить доходы и расходы в налоговом учете при применении УПД со статусом «1».

Налог на прибыль у продавца

Напомним, что в целях исчисления налога на прибыль при применении налогоплательщиком метода начисления датой признания полученных доходов продавцом признается дата реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 271 НК РФ).

С учетом правил статьи 39 Налогового кодекса, это дата передачи на возмездной основе (в том числе обмен товарами, работами или услугами) права собственности на товары, результатов выполненных работ одним лицом для другого лица, возмездное оказание услуг одним лицом другому лицу, независимо от фактического поступления денежных средств (иного имущества, работ, услуг, имущественных прав) в их оплату.

Доходы определяются на основании первичных документов или других документов, подтверждающих полученные доходы, а также документов налогового учета (п. 1 ст. 248 НК РФ).

Внимание

УПД со статусом «2» приравнивается к простому первичному документу, и поэтому отражается в налоговом учете в обычном порядке.

Применим эти правила к УПД со статусом «1» и получится, что датой признания дохода для включения выручки в состав налоговой базы по налогу на прибыль, будет считаться:

• дата оформления отпуска груза (показатель строки (1) или более поздний показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент передачи вещи продавцом покупателю (заказчику) или уполномоченному им лицу, или перевозчику;
• дата оформления получения груза (показатель строки ), если право собственности на передаваемый груз переходит в момент вручения вещи покупателю или уполномоченному им лицу;
• дата оформления обоими сторонами факта приемки-передачи услуг, имущественных прав, результатов работ, то есть наиболее позднее значение показателей строк (1), и

Во всех перечисленных случаях при наличии иных документов, подтверждающих указанные факты, в целях налогообложения продавца (исполнителя, правообладателя) будет применяться более ранняя дата, следующая из иного документа.

Налог на прибыль у покупателя

Аналогичные даты используются покупателем (заказчиком) при определении даты осуществления расходов в целях их отражения в регистрах налогового учета. Принятые по УПД ценности отражаются в налоговом учете как приобретенные материалы, товары, основные средства, имущественные права, потребленные услуги и полученные результаты работ для дальнейшего применения к ним соответствующих правил учета в составе расходов, установленных главой 25 Налогового кодекса для различного вида затрат.

Имейте в виду, что дата признания отраженной в УПД со статусом «1» суммы в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль покупателем (заказчиком, правополучателем) не может быть ранее показателя строки , если только иное не следует из содержания факта хозяйственной жизни, зафиксированного в документе.

Поставщики перешли на УПД.В связи с этим вопросы:1) Кто подписывает строку "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни": директор или главный бухгалтер?

Вопрос: Наши поставщики перешли на УПД.В связи с этим вопросы:1) Кто подписывает строку "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни": директор или главный бухгалтер?2) У нас договор с транспортной компанией. Груз получает у поставщика представитель транспортной компании по нашей доверенности.Раньше он расписывался в накладной ТОРГ 12 в строке "Груз принял". А в строке "Груз получил грузополучатель" расписывался наш сотрудник, который получал груз у нас на фирме. Вопрос: кто теперь расписывается в УПД в строке "Товар (груз) получил"?3) Обязательно ли заполнять данные о транспортировке груза (Номер и Дата транспортной накладной), если у нас (у покупателя) договор с транспортной компанией и подписи поставщика в транспортной накладной нигде нет?4) Должна ли я давать поставщику экземпляр транспортной накладной, если он там нигде не фигурирует (только адрес погрузки)?

Ответ: 1. В строке "Ответственный за правильность оформления хозяйственной жизни" (13) и (18) ставят свою подпись директор или иное лицо, уполномоченное приказом (главный бухгалтер, бухгалтер, кладовщик и т.д.). Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего документ, за соблюдением его обязательных реквизитах. Ответственное лицо должно своевременно передать документ для принятия его к учету. Руководитель должен назначить приказом должностное лицо, которое будет подписывать УПД в данной строке.

Если груз получает по доверенности, в УПД в строке "Товар (груз) получил" ставит свою подпись представитель транспортной компании. В строке 8 нужно указать реквизиты договора и доверенности, по которой перевозчик получил товар.

Строку 9 УПД заполнять не обязательно. Этот реквизит не относится к обязательным реквизитам первичного документа.

Организация обязана организовать внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. О том, как это сделать, читайте в рекомендации.

4. Экземпляр транспортной накладной поставщику отдавать Вы не должны. Покупатель оформляет транспортную накладную в двух экземплярах: по одному для себя и для транспортной компании. Это следует из п. 9 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 г. №272.

Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Из правовой базы

ПИСЬМО ФНС РОССИИ ОТ 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@

Как организовать документооборот в бухгалтерии

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы.

Это следует из части 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Минфина России от 10 сентября 2013 г. № 07-01-06/37273.

Допустим, организация, которая не является малым (средним) предприятием, заключила договор со сторонним исполнителем об оказании услуг по ведению бухучета. Кто должен подписывать первичные документы за главного бухгалтера в таком случае?

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н, информация Минфина России № ПЗ-10/2012). Это могут быть сотрудники организации (кассир, менеджер и т. д.), а также представители сторонней организации, которая ведет бухучет.

В отличие от организаций индивидуальный предприниматель не может передавать право подписи первичных документов сторонним лицам. На это прямо указано в пункте 10 Порядка, утвержденного приказом от 13 августа 2002 г. Минфина России № 86н и МНС России № БГ-3-04/430

Оформление первичных документов

Ранее лица, подписывающие первичный документ, отвечали за правильность оформления сделок, операций или событий. Теперь эти лица отвечают лишь за оформление сделок, операций или событий. Ответственность за оформление подразумевает контроль со стороны лица, подписавшего первичный документ, за соблюдением его обязательных реквизитов. При этом у лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, появилась новая обязанность: он должен своевременно передать документ для принятия его к учету.

Бухгалтерско-юридические секреты нового оформления «первички»

На первичном документе достаточно должности и подписи сотрудника

Во всех первичных документах надо записать должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления. Это следует из пункта 2 статьи 9 закона № 402-ФЗ. Но достаточно включить в «первичку» только наименование должности. Конкретизировать, что именно этот сотрудник совершил сделку, а другой специалист является ответственным, не надо.

К примеру, в товарной накладной ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз, специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного (старшего) бухгалтера. Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, — это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, — ответственные за правильность оформления. Переименовывать строки с должностями в унифицированной форме нет необходимости. Как вариант можно включить формулировки из закона № 402-ФЗ в отдельный порядок оформления документов. Например, издать приказ директора о том, что ответственным за правильность оформления первичных документов является главбух. А совершать сделки может менеджер, кладовщик и т. д.

Теперь у вас есть универсальный документ для подтверждения расходов и вычетов

Обязательные реквизиты УПД

Ошибка в едином документе может привести к тому, что налоговики откажут покупателю как в вычете НДС, так и в учете расходов. Поэтому безопаснее сразу проверить поступивший документ по обязательным реквизитам.

Образец универсального передаточного документа приведен ниже. Основную его часть занимает счет-фактура — он отделен жирной чертой. Его строки обозначены в круглых скобках, например строка (1), а графы — обычными цифрами, например графа 3.

Красным цветом выделены реквизиты, обязательные одновременно для счета-фактуры и первичного документа.
Зеленым цветом выделены реквизиты, обязательные только для счета-фактуры.
Синим цветом выделены реквизиты, обязательные только для первичного документа.

С той частью УПД, которая является счетом-фактурой, все привычно. Здесь нужно ориентироваться на привычные правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Согласно этому документу в общем случае заполнять нужно все реквизиты счета-фактуры. За исключением тех, показатели по которым отсутствуют, например, по российским товарам не надо заполнять графы 10, 10а и 11.

Какие реквизиты УПД необходимо заполнить, чтобы использовать его в качестве первички, можно определить из таблиц, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к письму ФНС России № ММВ-20-3/96@. Некоторые показатели уже содержатся в части счета-фактуры. Поэтому перечислим другие данные.

Основание передачи и получения товаров (работ, услуг) — строка . Этот показатель лучше не оставлять пустым. В УПД безопаснее привести дату и номер договора, по которому компания отгружает товары или оказывает услуги. Если поставщик выдавал товары по доверенности, то нужно также указать реквизиты этого документа. Это дополнительно будет доказывать реальность сделки.

Должности и подписи сотрудников продавца и покупателя, которые отгрузили или получили товары, услуги, работы, — строки , . А также ответственных собственно за оформление этих операций у поставщика и покупателя — строки , . Если это те же работники, которые отгружают (принимают) товар, подпись можно второй раз не ставить, а указать только Ф.И.О. и должность.

Наименование компаний, которые составили документ, — строки и . Налоговики имеют в виду компанию, которая выписала УПД. Как правило, это поставщик или исполнитель услуг (работ). И ее контрагента — покупателя или заказчика.

Необязательные реквизиты УПД

Остальные реквизиты обязательными не являются. Но многие из них все же лучше заполнить, чтобы у контролеров не было лишних вопросов.

Дата отгрузки и получения товаров (работ, услуг) — строки , . В строке должна стоять дата фактической отгрузки. Если компания не заполнит эти данные, будет считаться, что товар отгружен на дату составления документа в строке (1).

Налоговики допускают ситуацию, когда даты в строке (1) и будут отличаться — например, если компания составит УПД раньше, чем отгрузит товар. Хотя напомним: раньше чиновники настаивали, что счет-фактуру нельзя выставлять раньше отгрузки товаров (письмо Минфина России от 9 ноября 2011 г. № 03-07-09/39), несмотря на то, что запрета на это нет (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Например, поставщик составит универсальный документ в декабре. Но из-за того, что транспорт сломался и товар отгрузили только в январе, УПД бухгалтер зарегистрирует в книге продаж за I квартал.

В этом случае датой выставления счета-фактуры будет считаться показатель строки , то есть день фактической отгрузки. И такое несовпадение не должно мешать вычетам и расходам.

Но по правилам бухучета первичный документ составляют, когда компания совершает сделку или хозяйственную операцию, а не раньше этого момента (п. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Поэтому безопаснее все-таки не составлять УПД до отгрузки товаров. Исключением могут быть ситуации, которые мы приводили выше. То есть если товар не смогли отгрузить покупателю по объективным причинам.

Важная деталь

Из разъяснений налоговиков следует, что компания может составлять УПД до отгрузки товаров. Но безопаснее по-прежнему избегать таких расхождений и выписывать документ при отгрузке.

Покупателю ревизоры советуют всегда фиксировать в строке дату, когда компания получила товары, приняла услуги или работы. Если этот показатель покупатель все-таки не укажет, будет считаться, что он получил товар на день, указанный в строке . А если и эта строка не заполнена, то на дату документа в строке (1). Здесь главное не запутаться, ведь от этой даты зависит период, в котором покупатель заявляет вычеты или списывает расходы.

Данные о перевозке — строка . В УПД желательно указать реквизиты транспортной накладной, путевых листов или других документов, которые подтверждают доставку товара покупателю. Это позволит подтвердить факт поставки товаров.

Печать. Бланк универсального передаточного документа предполагает наличие печати (М.П.). Но из разъяснений по заполнению документа следует, что печать можно не ставить. Ведь этот реквизит для первички необязателен.

Тем не менее печать повышает доверие к документу как со стороны инспекторов, так и контрагентов. Поэтому лучше заверять УПД печатью. К тому же если на печатях есть полные названия компаний, их можно не дублировать в строках и .

Дополнительные показатели. В таблице слева можно для удобства ставить порядковый номер наименования товара (графа А). И указывать артикул товаров или коды ОКВЭД (ОКУН) по работам или услугам (графа Б). Коды могут быть полезны, например, чтобы подтвердить, что компания обоснованно применяет льготу.

Какие документы стопроцентно подтвердят расходы на доставку товара

Какие документы оформить при разных способах доставки

* Во всех четырех случаях поставщик также выставит счет-фактуру и № ТОРГ-12 на отгружаемый товар в двух экземплярах (для себя и для покупателя).

Форма универсального передаточного документа (далее - УПД) предложена к применению хозяйствующим субъектам Федеральной налоговой службой (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@ "Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры" (далее - Письмо ФНС)).

Основные правила заполнения данной формы сводятся к следующему (смотрите Приложение 4 к Письму ФНС):

При использовании УПД со статусом "1" в качестве основания для применения права на вычет по НДС необходимо заполнение обязательных реквизитов, установленных п. 5 и п. 6 ст. 169 НК РФ с учетом положения абзаца 2 п. 2 ст. 169 НК РФ (смотрите также письмо Минфина России от 28.08.2013 N 03-07-15/35322);

При использовании УПД со статусом "1" в качестве первичного документа необходимо наличие обязательных реквизитов, перечисленных в части 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ).

Заполнение строки 15 "Товар (груз) получил / услуги, результаты работ, права принял"

Указанный показатель является уточняющим обстоятельства осуществления операции (сделки). По строке 15 может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.

Следовательно, получателем товара может быть как непосредственно сам покупатель, так и грузополучатель, прямо поименованный в договоре поставки либо в отгрузочной разнарядке.

Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Таким образом, в строке 15 указывается должность лица, фактически получающего (принимающего) товар от поставщика, то есть уполномоченного покупателем на получение товара у поставщика. В рассматриваемой ситуации по доверенности уполномоченным покупателем лицом является водитель грузополучателя, который и должен поставить подпись с указанием фамилии и инициалов.

Заполнение строки 18 "Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни"

Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции (сделки) со стороны покупателя. В строке 18 указывают должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов. Если таких лиц несколько, то необходимо ввести дополнительные строки (18а, 18б и т.д.) для указания должности, Ф.И.О. и подписи этих лиц.

Заметим, если ответственным за оформление сделки является лицо, уполномоченное на получение (принятие) товара (услуги, работ, прав) и поставившее подпись в строке 15 "Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял", то в строке 18 можно указать только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.

Обращаем внимание, согласно пп.пп. 6 и 7 части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ обязательными реквизитами первичного учетного документа являются, в частности, наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи данных лиц, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, строка 18 обязательна для заполнения. В рассматриваемой ситуации строку 18 должно подписать лицо (лица), ответственное(-ые) за оформление операции по приемке товара со стороны покупателя.

Что касается перечня лиц, ответственных за совершение тех или иных операций в организации, то прямого указания на утверждение его локальными документами хозяйствующего субъекта в Законе N 402-ФЗ или в иных нормативно-правовых актах по бухгалтерскому учету нет.

Вместе с тем в Приложении N 4 к Письму ФНС подразумевается наличие соответствующего распорядительного документа в организации.

Кроме того, согласно части 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

В соответствии с п. 4 ПБУ 1/2008 "Учетная политика организации" при формировании учетной политики утверждаются в том числе:

Правила документооборота и технология обработки учетной информации;

Порядок контроля за хозяйственными операциями;

Другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета.

В связи с этим, полагаем, организации целесообразно определить лиц, ответственных за совершение тех или иных сделок и за оформление фактов хозяйственной жизни, утвердив составленный список руководителем. Поскольку организация самостоятельно формирует свою учетную политику (часть 2 ст. 8 Закона N 402-ФЗ), то она не ограничена в порядке определения лиц, ответственных за совершение операций. Это могут быть как конкретные лица (по Ф.И.О.), так и лица, выполняющие определенные функции. Также и сами сделки могут быть сгруппированы по схожим признакам (например отгрузка товаров, оказание услуг и т.п.) или в ином порядке, удобном организации.

Полагаем, если по внутреннему распорядительному документу организации-покупателя главный бухгалтер является лицом, ответственным за оформление операции по приемке товара от поставщика, то по строке 18 указывается его должность, подпись с указанием фамилии и инициалов. В то же время заметим, главный бухгалтер (бухгалтер) необязательно должен быть лицом, ответственным за оформление фактов хозяйственной жизни. Более того, на основании части 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, не несет ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

аудитор, член МоАП, профессиональный бухгалтер Федорова Лилия

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Мягкова Светлана

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Количество подписей в УПД со стороны покупателя и продавца может быть разным. Ответ на вопрос, кто подписывает УПД со стороны покупателя и продавца, зависит от того, как в компании распределены полномочия по подписанию счетов-фактур, передаче и получению товаров (результатов работ, услуг), оформлению хозяйственных операций.

Как правильно подписать УПД?

Реквизит «подпись» предусмотрен в нескольких местах УПД:

1. В форме счета-фактуры в составе передаточного документа предусмотрено место для подписи руководителя компании (или уполномоченного им лица) либо предпринимателя с расшифровкой (ФИО), а также главного бухгалтера либо другого уполномоченного лица.
2. В строке 10 предусмотрено место для подписи лица, которое отгрузило (передало) товар (услугу, результаты работ, права) с указанием его должности и ФИО.
3. В строке 13 подписи в УПД ставят лица, которые уполномочены на составление УПД как первичного документа со стороны продавца (подрядчика, исполнителя).
4. В строке 15 предусмотрено место для подписи лица, которое отвечает за получение (приемку) товара, услуг, результатов работ, прав.
5. В строке 18 предусмотрено место для подписи лица, ответственного за правильность оформления операции со стороны покупателя, заказчика.

Какие обязательные подписи в УПД должны быть всегда? Все ли подписи должны быть в УПД в указанных местах? Ответы на эти вопросы можно найти в рекомендациях, которые налоговики довели в приложениях к Письму от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Этим письмом утверждена официальная форма универсального передаточного документа и доведены правила заполнения УПД. Подписи согласно указанным рекомендациям могут заполняться не все и не всегда.

Для продавца (исполнителя, подрядчика):

1. В форме УПД должна стоять подпись руководителя (или предпринимателя) и главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц в разделе счета-фактуры.
2. При заполнении строки 10 подпись можно не ставить в том случае, когда лицо, имеющее право подписи счета-фактуры, и лицо, уполномоченное на приемку товара, услуг, результатов работ, — это один и тот же человек. В такой ситуации подпись достаточно поставить в разделе УПД для счета-фактура, а в строке 10 указать должность и ФИО этого лица.
3. При заполнении строки 13 без подписи можно обойтись, если лицо, ответственное за оформление операции, и лицо, уполномоченное на отгрузку товара, услуги или результата работ, — один и тот же человек.

Для покупателя (заказчика):

1. В строке 15 ставятся подпись лица, принявшего товар (услуги, права, результаты работ), а также должность и ФИО этого лица.
2. В строке 18 подпись лица, отвечающего за оформление операции, можно не ставить, если оно же принимает товар, услугу, результаты работ или права. В строке 18 достаточно указать только должность и ФИО этого сотрудника.

Ниже мы привели образец, как подписывать УПД в таких случаях, который вы можете скачать.

Образец подписания УПД

В приведенном образце счет-фактуру от имени заказчика подписал директор, поэтому в строке 10 заполнены только ФИО и должность, так как это же лицо осуществляет передачу услуги. В строке 18 подпись также отсутствует, так как у заказчика за составление документа отвечает то же лицо, что и за приемку услуги.

Следует отметить, что официальная форма УПД является рекомендованной и при необходимости может изменяться компанией или предпринимателем. В частности, у компании может возникнуть потребность включить в форму УПД дополнительные строки. Например, если в компании за оформление хозяйственной операции отвечает несколько сотрудников, официальная форма УПД может быть дополнена строкой 13а, в которой будет стоять подпись и указываться ФИО и должность второго отвечающего за составление документа сотрудника.