Лист описи документов в личном деле. Составляем опись дел

Любой работодатель стремится к систематизированному хранению персональной информации о своих работниках по нескольким причинам.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Во-первых, так намного легче находить нужные сведения о конкретном сотруднике, во-вторых, защитить его персональные данные от разглашения, в-третьих, оперативно вносить возникающие изменения и уточнения. Еще в советские времена для достижения подобных целей была придумана такая конструкция, как личное дело работника.

Законодательные требования

Для государственных организаций

Исключение составляют государственные и муниципальные служащие.

Такое исключение предусмотрено частью 3 статьи 42 Федерального закона от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В обобщенном виде раскрывает содержание сведений входящих в личное дело сотрудника.

Это сделано для того, чтобы можно было отследить все изменения в персональных данных госслужащего. Такая база данных призвана минимизировать работу аналогичного органа, при смене госструктуры, так как личное дело следует за ним, для возможности раскрытия информации о доходах и контроля за соблюдением ограничений. Углубленно раскрывает правила ведения данного дела Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Утвержденное данным документом положение четко определило, какие действия, и в какие сроки нужно совершать с личным делом работника, что входит в него, как его хранить, передавать и защищать от неправомерного разглашения, содержащихся в нем данных.

Для частных предприятий, ИП

Ни ТК РФ, ни другие акты трудового законодательства не обязывают коммерческие организации и ИП заводить личные дела своих работников. Отчасти это сделано потому, что мелким юридическим лицам экономически это невыгодно, а в крупных компаниях зачастую текучка кадров слишком интенсивная и непродуктивно заполнять личные дела.

Однако закон и не запрещает указанным лицам по своему желанию вводить у себя на предприятии подобную систему. Только в случае ее принятия требуется издание локального акта работодателя, например, приказа, распоряжения, который раскрывал бы правила обращения, хранения и заполнения личного дела на данном предприятии и возлагал ответственность за сохранность персональной информации, хранящейся в нем на конкретного работника.

Стоит отметить, что те предприятия, где решено использовать практику заведения личных дел, обычно, при составлении своих правил берут за образец именно положения, утвержденные выше обозначенными документами.

Формирование личного дела

Оформление обложки (титульный лист)

Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение. Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос. архива, наименование архива.

Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.

Обязательными для отображения являются следующие элементы:

• По центру с отступом сверху места для штампа архива указывается наименование полное и сокращенное, составившей личное дело организации.
• Еще ниже, также по центру указывается наименование отдела предприятия, где работает человек. Важно после указанной строчки оставить немного места, для уточнения указанной информации, при смене сотрудником отдела. В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки.
• Указывается номер дела, только перед ним вначале прописывается индекс по номенклатуре дел фирмы (Дело № 05 (индекс) — 256 (номер)).
• Далее идет заголовок дела, в данном случае это ФИО работника, на которого оно заведено.
• В правом нижнем углу указываются крайние даты, то есть дата открытия дела (день приема на работу) и закрытия (день приказа об увольнении). Также сколько листов содержится в деле, после его описи и срок хранения.

Из чего состоит папка?

Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках. Ни один архив не примет от организации на хранение пластиковые скоросшиватели или файлы.

Перечень документов, обязательно подшивающихся в обложку, для государственных служащих установлен законом.

В личное дело, как правило, входят документы:

• Предъявляемые человеком при трудоустройстве: заявление в данную организацию о приеме на работу на определенную должность.
• Резюме или автобиография, коротко раскрывающая всю необходимую информацию о сотруднике.
• Копии основных персональных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН).
• Копии дипломов, подтверждающие уровень образования и квалификацию сотрудника.
• Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы.
• Документы, издаваемые самим работодателем, а также подтверждающие изменение у работника персональных данных, например, приказ о приеме на работу, иные приказы, например, о переводе на другую должность, в другой отдел, о наложении дисциплинарного взыскания или поощрении.
• Кадровая справка.
• Трудовой договор и возможные дополнительные соглашения к нему.
• Листы, подтверждающие прохождение работником аттестации.
• Свидетельства, справки и иные документы, подтверждающие изменение личной информации о сотруднике.
• Должностные инструкции, с отметкой об ознакомлении с ними сотрудника.
• Внутренняя опись.

Какие документы не подшиваются?

В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 75 лет).

Из-за этого не стоит подшивать акты, хранящиеся меньше данного срока.

В частности, это касается уведомлений о начале отпуска, заявлений о его предоставлении, приказов об очередных отпусках, которые подшиваются в отдельный журнал регистрации и хранятся 5 лет.

Заполнение документов

Оформлять, пронумеровывать, описывать, вносить любые изменения, закрывать и сдавать в архив личное дело, может, только сотрудник кадровой службы, назначенный ответственным приказом организации.

Только этот специалист должен иметь доступ к персональным делам и в случае разглашения персональной информации о работнике понесет ответственность.

Также в его обязанности входит ознакомление работника под роспись с личным делом, как правило, это должно происходить не менее чем раз в календарный год.

Опись

Документы, в деле должны располагаться по дате поступления. Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты.

Если личное дело подшито в картонную обложку, то внутренняя опись может находиться на обратной стороне титульного листа, либо подшиваться последней. Сверху располагается наименование документа. Ниже указывается в именительном падеже ФИО работника. Во внутренней описи присутствуют следующие графы, куда вписывается информация в соответствии с их названием.

Обязательные поля:

1. № п/п – согласно журналу учета личных дел.
2. Индекс документа – присваивается по номенклатуре дел.
3. Дата документа – цифровое обозначение даты его выдачи арабскими цифрами.
4. Заголовок документа - его название (свидетельство, диплом, приказ).
5. Номер листов дела – цифровое обозначение согласно нумерации, которые занимает данный документ.
6. Дата включение – имеется в виду дата его появления в материалах дела.
7. Примечание – используется для корректировки информации, например, указывается оригинал или копия.

Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи. Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата.

Порядок ведения документации

Регистрация и учёт

В приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета.

Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом. Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу.

В подобном журнале отображаются краткие сведения о каждом личном деле. То есть содержится присвоенный номер, ФИО работника, дата его формирования, закрытия, дата сдачи в архив или передачи (для государственных служащих при переводе из одного органа в другой).

Смотрите также видео об оформлении личного дела сотрудников

Внесение изменений

Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности.

Другие сотрудники кадровой службы без приказа не могут осуществлять с личными делами работников никаких действий.

Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках. Неверная фамилия на обложке дела зачеркивается горизонтально одной чертой, а сверху указывается новая. Также следует поступать при изменении любой другой информации.

Все изменения вносятся с приложением копий документов и ссылкой на них (свидетельство о браке, о перемене имени, разводе).

Хранение

Информация из личного дела строго конфиденциальна. Именно поэтому на предприятии, система хранения должна быть продумана, таким образом, чтобы исключить доступ иных лиц. Идеально подойдет сейф или металлический шкаф, запирающийся на ключ.

Персональные дела хранятся исключительно в кадровой службе только на работающих сейчас сотрудников.

Закрывается кадровой службой и передается в свой архив дело на уволенного сотрудника. На госслужбе личные дела, прекративших службу сотрудников хранятся 10 лет в архиве самого работодателя и только после, передаются в государственных архив. Для других предприятий время самостоятельного хранения не установлено, но многие используют годичный срок.

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель. Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним.

Выдача личных дел работников

До того, как провести внутреннюю опись личного дела, его необходимо правильно сформировать, убедившись, что все документы в нем являются документами длительного хранения. И обложка личного дела, и внутренняя опись документов личного дела заполняются в соответствии с требованиями, установленными государственными регламентами. В статье расскажем, как это правильно сделать.

Из статьи вы узнаете:

Как формируется личное дело и зачем проводится опись документов в личном деле

С того момента, когда сотрудник считается официально принятым на работу, то есть, когда издан и подписан приказ об этом, на него формируется личное дело. Это папка, в которую подшиваются все документы, касающиеся его трудовой деятельности на данном предприятии.

Оформление личного дела сотрудника, образец его, не регламентируется каким-либо общим для исполнения всеми работодателями нормативным актом. Обязанность кадровой службы вести такие дела установлена только в отношении государственных предприятий федеральным законом «Об основах государственной службы Российской Федерации» № 119-ФЗ от 31 июля 1995 г. Но понятие «личное дело» является устоявшимся и такие дела ведутся на предприятиях любой формы собственности.

Это удобный и рациональный способ сформировать единый пакет документов, объединенный общим назначение - полные и достоверные сведения о всех фактах трудовой биографии данного работника,. И, чем больше в личном деле будет таких документов, тем более объективное представление о нем может составить кадровая служба и руководство предприятия. И, значит, тем более объективными будут кадровые и управленческие решения, принимаемые в отношении данного сотрудника.

Поскольку личное дело формируется из копий и оригиналов документов, представленных в бумажном виде, чтобы было удобно осуществлять их поиск, формируется опись личного дела сотрудника. Посредством описи эти документы в установленном в документоведении порядке нумеруются, классифицируются и индексируются. Это позволяет при последующем хранении учесть каждый документ, срок хранения которого превышает 10 лет.

Государственные организации ведут внутренние описси документов личных дел в соответствии с п. 3.6.17 Правил Росархива от 06.02.2002 г. - далее - Правила. Для остальных предприятий эти Правила являются рекомендуемыми. И, если компания ведет документооборот в соответствии с теми нормами, которые установлены Росархивом, внутренняя опись личного дела образец, может быть использован тот, что предлагается в приложении №10 к Правилам.

Внутренняя опись личного дела образец

Внутренняя опись составляется, когда дело уже сформировано, но еще не отдано в переплет. По своему назначению она является оглавлением, благодаря которому в папке быстро можно найти подшитый в нее документ. Если составлять опись в соответствии с тем образцом, который предложен в Перечне, она будет представлена в виде таблицы, графы которой сдержат следующую информацию:

Порядковый номер документа, в соответствии с тем порядком, в каком он был подшит в дело;

Индекс документа - это его регистрационный номер в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой дел. В случае, когда такого номера документ не имеет, в этом поле проставляется пометка «б / н»;

Дата документа. За эту дату, как правило, принимается дата регистрации документа. В том случае, когда документ не был зарегистрирован, за его дату принимается дата подписания должностным лицом, она также является обязательным реквизитом;

Наименование документа и его краткое содержание, суть;

Примечание - в этом поле, в том числе, делаются пометки о состоянии документа, например: «включение», «изъятие» с обязательной ссылкой, на основании чего это включение или изъятие было произведено.

Опись личного дела образец представлен ниже.

Таблица, представляющая собой внутреннюю опись документов личного дела сотрудника, имеет последнюю, итоговую строку. В ней цифрами и прописью указывается количество документов, пошитых в деле. Если количество таких документов велико, внутренняя опись может состоять из нескольких листов. В этом случае каждый из них должен быть пронумерован и их общее количество также указано в описи. Все эти сведения справочного характера заверяются подписью должностного лица, ответственного за ведение кадровых дел, составившего опись.

Обратите внимание: Нумерация листов описи личного дела сотрудника не сквозная. Листы должны быть пронумерованы отдельно от нумерации документов дела, поскольку она является научно-справочным документом и к ним не относится.

Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество.

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

• анкета при поступлении на работу;
• конкурсная документация;
• копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела.

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись.

Важно! Копии документов, хранящихся в личных делах, заверять не обязательно. Законом такие требования не установлены. Используйте от журнала «Кадровое дело».

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

Важно! Сведения, которые хранят в личном деле, даже после увольнения работника, являются конфиденциальными и подпадают под действие закона о персональных данных. Доступ к личному делу должны иметь только те работники кадровой службы, которые подписали обязательство о неразглашении персональных данных. Эксперт «Системы Кадров» подскажет, как формируется личное дело сотрудника, какие документы можно хранить в личном деле , а какие запрещается законодательством о персональных данных.

Опись в личное дело работника: образец

Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:

• порядковый и регистрационный номер дела;
• индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дата документа;
• наименование (заголовок);
• номера листов дела;
• примечание.

Внутренняя опись документов личного дела

Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней - заверительную. В нее внесите информацию:

• общее количество листов в деле;
• лицо, ответственное за ведение дела;
• дату обновления описи.

Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)

Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело.

Внутренняя опись поможет вам сформировать и синхронизировать документы в личном деле. Кроме того, с ее помощью вы упорядочите документы сотрудника и быстрее найдете нужную информацию в личном деле. Мы подготовили для вас образец описи и пояснили, как исправить ошибки.

Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника

Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
• По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе - оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
• После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
• Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
• Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.

Составление и правильное оформление внутренней описи личного дела сотрудника позволяет исключить утерю документов кадрового учета и обеспечивает контроль над полнотой сведений о его трудовой деятельности.

Вести личные дела сотрудников по закону обязательно только в государственных и муниципальных организациях. Закон же определяет и требования к их оформлению. Но практическая польза от такого документа будет в любой организации. Поэтому многие для удобства сбора, обработки и хранения информации предпочитают вести персональные дела всех работников или отдельных категорий. Разберем эту тему подробнее.

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
• Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2019 года

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609). Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку. В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

• заявление о приеме на работу;
• документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
• листок учета кадров с дополнением;
• автобиографические сведения о сотруднике;
• дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
• приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
• письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
• должностная инструкция;
• данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
• копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
• документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
• документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
• прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
• заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
• иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив. Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним. Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

• указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
• возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
• при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
• даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
• личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
• согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.