Нужно ли ип оформлять приказ на выдачу денег подотчет для себя. Правила ведения кассовых операций для ИП

Мой вопрос: нужно ли предпринимателю оформлять заявление на себя на получение подотчетной суммы? Я поняла так наше законодательство, что, если с физ.лицом заключен трудовой договор, то заявление на подотчетную сумму оформлять нужно обязательно, в том числе и на ген. директора, а как быть с предпринимателем? Заработную плату он не получает, но подписывает все текущие документы.

сообщаем следующее: В настоящий момент данная ситуации законодательно не разъяснена. Поэтому, выдавая деньги под отчет предпринимателю, т.е. расходы, связанные с его предпринимательской деятельность, так же необходимо составить заявление на ИП на получение подотчетной суммы или же распоряжение, как в случае с гендиректором.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»

1.Статья: Как учесть в работе все новые правила по кассовым операциям

Индивидуальные предприниматели

Свой новый порядок ЦБ РФ распространил на индивидуальных предпринимателей. Причем в проекте Положения были еще и другие лица, занимающиеся частной практикой, например нотариусы и адвокаты. Однако в итоге их пощадили и не включили в окончательный вариант документа.

Если слушатели помнят, то попытки Центробанка распространить прежние правила на индивидуальных предпринимателей производились неоднократно. Банки очень хотели получить контроль над деньгами предпринимателей. Как мы видим из Положения № 373-П, они этого добились. Кстати, отдельно в Положении говорится о распространении его норм на компании на «упрощенке». Но аналогичного правила относительно предпринимателей, перешедших на этот спецрежим, нет.

После прочтения документа у предпринимателей, как и у меня, остаются вопросы. По новым правилам ИП обязаны соблюдать порядок кассовых операций и устанавливать лимит кассы. Что такое касса у индивидуального предпринимателя, совершенно не ясно.

В какой момент деньги, которые ИП хранит у себя в кошельке, превращаются в «деньги в кассе» и в какой момент «деньги в кассе» перестают быть таковыми? Проще говоря, как определить, в какой момент предприниматель кладет деньги в карман? Непонятно, как рассчитывать лимит кассы, если у предпринимателя все деньги личные. Исключаю ситуацию с платежными агентами, речь сейчас не о них.

Индивидуальный предприниматель не обязан иметь счет в банке. Порядок кассовых операций Центробанка – не документ, который может к этому обязать. В результате таких рассуждений приходим к еще одному подводному камню нового порядка. Куда предприниматель должен сдавать сверхлимитную выручку?

Фактически, предприниматель, у которого не то что кассира, но и бухгалтера нет, издает распорядительный документ о лимите кассы для самого себя. Нелогично, но пока Центробанк не дал пояснений по новому положению, получается именно так.

Следующий вопрос. Кто может у ИП, не имеющего кассовых и бухгалтерских работников, вести учет кассовых операций. В пункте 1.6 упомянуты только кассиры, иные работники или руководитель. Предприниматель не является ни работником, ни руководителем. У него особый статус. Значит, вести учет просто некому? Тоже странный вывод. Предпринимателя к руководителю в новом Порядке никто не приравнивал, более того, из смысла пункта 1.5 можно сделать вывод, что при упоминании слова «руководитель» во всем этом документе имеется в виду именно руководитель юрлица. Выходит, ни одного кассового документа сам предприниматель выписать не может.

Тогда каким образом ИП будет забирать свои личные деньги из кассы? Более того, наличную выручку, согласно Указанию ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У, можно тратить на строго определенные цели и складывание собственных денег предпринимателя в его кошелек там не упомянуто.

Таким образом, предприниматель обязан все свои деньги сдать сначала в банк, заплатив комиссию, потом получить их обратно в кассу, опять заплатив комиссию.

А дальше что? Зарплату выдать он себе не может, он у себя не работает. Подотчет самому себе – полный абсурд, да и что прикладывать к отчету. Подобные вопросы возникают практически по каждому пункту нового Порядка. Будем ждать разъяснений.

Эльвира Митюкова,

к. э. н., управляющий партнер консалтинговой компании ООО «Академия успешного бизнеса»

2.Статья: Рассказ о том, как предпринимателям брать деньги для личных нужд, устанавливать лимит и оформлять подотчет

Второй - предприниматель или кто-то из наемных работников может деньги, превышающие лимит, взять под отчет. Для этого нужно написать заявление в произвольной форме и заполнить расходный кассовый ордер по форме №0310002.Цели подотчета должны быть связаны с предпринимательской деятельностью. Например покупка ГСМ, товарно-материальных ценностей, канцелярских принадлежностей и т. п.

В течение трех дней после того, как закончится срок подотчета (а период, на который выдаются подотчетные суммы, должен быть указан в заявлении о выдаче денег), подотчетному лицу нужно отчитаться (п. 4.4.Положения № 373-П). Для этого оформляют авансовый отчет. Если деньги не были потрачены, их нужно внести в кассу согласно приходному кассовому ордеру по форме №0310001.

А третий вариант - это изъятие денег для личных нужд?

Да. Индивидуальный предприниматель - это физическое лицо, и вся выручка, которую он получает от своей деятельности, является его личными средствами, в том числе и наличные деньги. Ими он может распоряжаться по своему усмотрению, если это не связано с предпринимательской деятельностью (п. 1 ст. 861 ГКРФ). Таким образом, как я уже говорила, предпринимателю достаточно оформить расходный кассовый ордер по форме №0310002 на себя с формулировкой: «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». Обратите внимание: каждый выписанный приходный или расходный кассовый ордер следует отражать в кассовой книге (п. 5.2 Положения № 373-П).

Елена Мелконян,

советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса

Понятно, что никому не хочется, чтобы налоговики при проверке авансовых отчетов отказали в принятии того или иного расхода. Но хотя бухгалтеры и инструктируют своих работников о том, как должны быть оформлены документы при наличных расчетах, все равно случаются ситуации, когда подотчетник приносит "не такой" документ. Вот и возникают вопросы: можно ли принять к вычету НДС только по чеку ККТ, нужна ли печать на товарном чеке? Ответы на эти и другие вопросы вы узнаете из второй части отчета об интернет-конференции, проведенной на сайте сайт в конце сентября.

Только товарный чек вмененщика подтверждает одновременно и приобретение, и оплату

(?) Можно ли учесть расходы, которые подотчетник подтвердил только товарным чеком?

Участник [email protected]

Ответ

Есть категории продавцов, которые не должны применять ККТ, например плательщики ЕНВД. Они вправе вместо чека по требованию покупателя выдавать документ, содержащий такие реквизиты <1>:

Номер и дата;

Наименование и ИНН продавца;

Наименование, количество, цена товаров;

Должность, фамилия и инициалы лица, выдавшего документ, и его личная подпись.

То есть товарный чек вмененщика одновременно подтверждает и приобретение, и оплату товарно-материальных ценностей. И на основании такого документа можно учесть расходы в целях налогообложения <2>.

В то же время однозначно сказать, что имеющийся у вас документ выдал именно плательщик ЕНВД, нельзя. Ведь на товарном чеке, как правило, не указывается, что продавец применяет вмененку. Поэтому налоговики могут сказать, что нет документа, подтверждающего оплату расходов.

В случае спора с ними вы можете использовать такие аргументы:

НК РФ не обязывает покупателя проверять налоговый статус продавца. Так что запрашивать, например, копию выданного ИФНС уведомления о постановке на учет в качестве вмененщика не нужно;

НК РФ не называет в качестве обязательного документа, подтверждающего произведенные расходы, именно чек ККТ.

Вместе с тем имейте в виду, что если в товарном чеке нет вышеуказанных реквизитов, то необходим еще и чек ККТ <3>. Без него расходы лучше не учитывать.

Без счета-фактуры принимать к вычету НДС опасно

(?) Куда деть НДС, выделенный в кассовом чеке, при отсутствии счета-фактуры?

Участник victor314

Ответ

Плательщики НДС, использующие приобретенные по такому чеку товары (работы, услуги) в облагаемой НДС деятельности, могут выбрать один из вариантов действий.

Вариант 1 . Принять к вычету. Еще в 2008 г. ВАС решил, что по чеку ККТ с указанным в нем НДС можно принять налог к вычету <4>. Но такой подход приведет к спору с налоговиками. Ведь, по мнению контролирующих органов, для того чтобы предъявить к вычету НДС по товарам, приобретенным за наличный расчет, организации нужно иметь <5>:

Кассовый чек с суммой НДС, выделенной отдельной строкой;

Счет-фактуру.

Напоминаем подотчетнику

Если в кассовом чеке на приобретенные товары (работы, услуги) выделен НДС, нужно потребовать у продавца счет-фактуру.

Вариант 2. Включить НДС в стоимость приобретенных товаров (работ, услуг). Это наиболее распространенный на практике вариант. Логика у бухгалтеров такая: раз к вычету НДС принимать небезопасно, значит, его можно учесть в стоимости купленных товаров. Ведь это - невозмещаемый расход, непосредственно связанный с приобретением товаров (работ или услуг).

Однако налоговики и здесь могут увидеть ошибку. Они считают, что п. 2 ст. 170 НК РФ содержит исчерпывающий перечень случаев, когда НДС может быть учтен в стоимости приобретаемых товаров (работ, услуг). И в нем нет такого основания, как невозможность принятия НДС к вычету <6>.

Вариант 3. Не учитывать входной НДС при налогообложении. То есть не принимать его к вычету и не включать в расходы при исчислении налога на прибыль. Это - самый безопасный и в то же время самый невыгодный для организации вариант.

Поэтому каждая организация сама решает, какой именно вариант учета входного НДС она выберет.

Под отчет можно выдать деньги только сотруднику организации

(?) Какая ответственность грозит фирме, если она выдает в подотчет суммы лицам, не являющимся сотрудниками? Фирма применяет УСНО 6%.

Участник dmb2003

Ответ

Подотчетным лицом может быть только работник организации <7>. В вашем случае речь идет не о подотчете, а о гражданско-правовых отношениях с лицами, не являющимися работниками вашей организации.

Определить, что именно представляют собой выданные физлицам деньги, можно, только проанализировав суть ваших с ними отношений.

Так, к примеру, если с человеком заключен гражданско-правовой договор, вы можете выдать ему аванс под закупку материалов для выполнения предстоящих работ или услуг.

Если у вас оформлены агентские отношения или отношения комиссии, в рамках которых физлицо приобретает для вас какие-либо товары или материальные ценности, вы также можете выдать ему аванс под предстоящее выполнение данного ему поручения.

Ответственность собственно за выдачу денег неработникам не установлена. Однако все же штраф за нарушение порядка ведения кассовых операций возможен, если физлицо от вашего имени покупает у сторонних организаций (предпринимателей) какие-либо товары (оплачивает работы/услуги) и сумма оплаты превышает 100 000 руб. по одному договору. Ведь в таком случае вы превысите <8>.

При этом применяемый вашей организацией режим налогообложения никакого значения не имеет.

Подотчетные деньги можно "выдать" и на зарплатную карту

(?) Можно ли деньги, выданные в подотчет, отправлять с расчетного счета на зарплатную карту?

Участник Дания

Ответ

Ни в одном нормативном акте запрета на это нет.

Но зато есть два Письма ЦБ РФ (выпущенных в разное время), в которых высказаны различные точки зрения по этому вопросу.

Так, в Письме 2006 г. сказано, что выдача денег под отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена <9>. То есть под отчет сотрудникам нужно выдавать только наличку из кассы.

А уже в 2008 г. ЦБ, ссылаясь на свое Положение об эмиссии банковских карт <10>, делает вывод, что перечень операций, которые физические лица могут проводить по своим картам, открытый. И этот вопрос решает сама организация <11>. Так, в коллективном договоре или в локальном нормативном акте (например, приказе, положении о командировках) может быть предусмотрена возможность перевода денег на на банковские карты сотрудников <12>.

Но если раньше некоторые банки руководствовались Письмом ЦБ 2006 г. и устанавливали запрет на перечисление подотчетных денег на зарплатные карты работников в договоре с организацией на открытие и обслуживание этих карт, то теперь они это уже не делают. Ведь в этом Письме ЦБ ссылался на старый Порядок ведения кассовых операций <13> и старое Положение о правилах организации наличного денежного обращения <14>, которые с этого года уже не действуют <15>.

А на днях Минфин выпустил Письмо, в котором он даже рекомендует перечислять подотчетные суммы на зарплатные карты работников <16>. Но чтобы налоговики и сотрудники ФСС и ПФР не расценили перечисленные на карту работника суммы как зарплату и не доначислили НДФЛ и страховые взносы, при перечислении средств указывайте в назначении платежа "на командировочные расходы" или "на хозяйственные нужды". Подтверждением того, что работник не потратил деньги на личные нужды, будет его авансовый отчет (форма N АО-1) с приложенными к нему подтверждающими документами.

Печать организации на чеке ККТ не нужна

(?) Достаточно ли на кассовом и товарном чеках штампа "Оплачено" или обязательна печать организации?

Участник Лидия Лучинина

Ответ

Перечень реквизитов, которые обязательно должны быть в чеке ККТ, приведен в п. 4 Положения по применению ККМ <17>. И ни штамп "Оплачено", ни печать организации там не поименованы. Так что на кассовом чеке они не нужны. Чек ККТ и без этих реквизитов будет подтверждать оплату.

Теперь что касается товарного чека. Четкого перечня реквизитов, которые должны быть в товарном чеке, нет. Поэтому на нем вполне может стоять и печать организации-продавца (что чаще всего и бывает на практике), и штамп "Оплачено". Но имейте в виду, что товарный чек со штампом "Оплачено" не приравнивается к чеку ККТ и не заменяет его <18>. Так что налоговики не примут у вас расходы по такому товарному чеку, если у вас нет чека ККТ.

Единственный случай, когда товарный чек может подтверждать оплату, это если его выдал плательщик ЕНВД.

С предпринимателем лучше рассчитываться по безналу

(?) Мы рассчитываемся с ИП, оказывающими нашей организации транспортные услуги, наличными. Какой вариант оформления правильный? Вариант 1: наличные деньги выдаются в подотчет нашему сотруднику, ИП выписывает нам квитанцию к ПКО, сотрудник прикладывает квитанцию к авансовому отчету. В бухучете делаются проводки: Дт счета - Кт счета , Дт счета - Кт счета . Вариант 2: наличные выдаются непосредственно ИП, мы оформляем , где указываем паспортные данные ИП, и он расписывается в нем. В учете делаются проводки: Дт счета - Кт счета .

Участник Галина62

Ответ

Предприниматель при получении наличных денег за транспортные услуги, оказанные юридическим лицам, должен выдать чек ККТ (если только ИП не применяет вмененку) <19>. Таким образом, выдача предпринимателем квитанции к приходному кассовому ордеру - это нарушение порядка ведения кассовых операций.

А у вашей организации при отсутствии чека ККТ, выданного предпринимателем, могут быть проблемы с подтверждением расходов.

Также вам следует помнить о предельной сумме расчетов наличными между организациями и (или) предпринимателями по одному договору (100 000 руб.) <20>. Превышение этого лимита грозит и вам, и предпринимателю большим штрафом <21>:

Для организации - от 40 000 до 50 000 руб.;

Для руководителя (ИП) - от 4000 до 5000 руб.

Передача наличных денег предпринимателю возможна как через подотчетное лицо, так и через кассу организации. Проще выдать деньги предпринимателю через кассу по расходно-кассовому ордеру - по его паспорту и под его личную роспись. Это уменьшит документооборот: вашему работнику не потребуется составлять авансовый отчет.

А чтобы вообще избежать проблем с подтверждением наличных расходов, лучше выплачивать предпринимателю деньги безналично. К примеру, перечислять их на его банковский счет (банковскую карту).

Вносимые работником в кассу наличные можно тратить на что угодно

(?) Организация оплатила с расчетного счета обучение сотрудника с условием, что он возместит эти затраты в течение полугода. Сотрудник в течение 6 месяцев вносит денежные средства в кассу организации. Эти деньги организация направляет на хознужды, погашение займа. Насколько это правомерно? Организация применяет УСНО с объектом "доходы". Не будут ли внесенные сотрудником деньги являться доходами при УСНО?

Участник Альфия

Ответ

Расходование таких наличных на любые цели, в том числе и названные вами, правомерно. На погашение займа нельзя расходовать только наличную выручку <22>. А в вашем случае возвращаемые работником суммы выручкой не являются, ведь это не плата за что-то, что вы ему продали.

Теперь по второму вопросу. Есть вероятность, что налоговики расценят эти суммы как доходы, облагаемые налогом при УСНО <23>. Но это требование можно попытаться оспорить, ссылаясь на то, что возвращаемые работником деньги не являются для организации экономической выгодой <24>. То есть придется доказывать, что деньги были предоставлены работнику в заем.

Так что, если вы и спорить не готовы, и налог с возвращаемых денег платить не хотите, оформите оплату обучения как целевой беспроцентный заем работнику. Суммы возвращаемого займа в доходах на УСНО не учитываются <25>. А НДФЛ с экономии на процентах будет ощутимо меньше налога при УСНО со всей возвращаемой работником суммы.

На вопросы отвечали эксперты ГК Л.А. Елина, Н.А. Мартынюк, Е.А. Шаронова

<1> п. 2.1 ст. 2 Закона от 22.05.2003 N 54-ФЗ (далее - Закон о ККТ)

<2> Письма Минфина от 06.09.2012 N 03-11-11/272, от 19.01.2010 N 03-03-06/4/2

<3> п. 1 ст. 2 Закона о ККТ

<4> Постановление Президиума ВАС от 13.05.2008 N 17718/07

<5> п. 7 ст. 168 НК РФ; Письма Минфина от 03.08.2010 N 03-07-11/335, от 15.06.2010 N 03-07-11/252, от 09.03.2010 N 03-07-11/51

<6> Письмо УФНС по г. Москве от 20.05.2011 N 16-15/049561@

<7> п. 4.4 Положения, утв. ЦБ 12.10.2011 N 373-П

<8> ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ; Указание ЦБ от 20.06.2007 N 1843-У

<9> Письмо ЦБ от 18.12.2006 N 36-3/2408

<10> Положение ЦБ от 24.12.2004 N 266-П

<11> Письмо ЦБ от 24.12.2008 N 14-27/513

<12> ст. 168 ТК РФ

<13> утв. Решением Совета директоров ЦБ от 22.09.93 N 40

<14> утв. ЦБ от 05.01.98 N 14-П

<15> Указание ЦБ от 13.12.2011 N 2750-У

<16> Письмо Минфина от 05.10.2012 N 14-03-03/728

<17> утв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 N 745

<18> п. 4 Положения по применению ККМ, утв. Постановлением Совмина - Правительства от 30.07.93 N 745

<19> пп. 1, 2.1 ст. 2 Закона о ККТ

<20> п. 1 Указания ЦБ от 20.06.2007 N 1843-У; п. 2 приложения к Письму ЦБ от 04.12.2007

Можно ли выдавать в подотчет не работнику финансы на совершение покупок, нужных для организации? Этот вопрос дается в нормативных указаний и разъяснений, которые были изданы Банком Российской Федерации. Посмотрим подробнее.

Кто может получить деньги организации под отчет

В соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У сотруднику под отчет могут быть выданы наличные на реализацию расходов, связанных с работой ИП (или юридического лица). То есть, лицо, не считающимся работником компании, подотчетные средства получить не сможет.

При всем при этом п. 5 указания 3210-У дает четкое определение понятию «сотрудник» для цели применения порядка ведения кассовых операций: это физическое лицо, с которым у компании существует договор трудового или гражданско-правового характера. Эту же интерпретационных норм п. 5 указаний 3210-У приводит Банк России в своем письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859. А это означает, что наличные средства под отчет может получить не только сотрудник, выполняющий в этой компании трудовую деятельность, но и подрядчик, к примеру, закупающий материалы, которые будут использоваться в ее работе.

Как выдать деньги под отчет подрядчику

Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче финансов подрядчикам, не считающимся с точки зрения ст. 20 Трудового кодекса России вашими работниками, советуем закрепить порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных бумагах. Кроме того, в договор с подрядчиком лучше всего включить разделы, обрисованные графику выдачи, возврата и документального оформления подотчета.

ВАЖНО! Подрядчик должен соблюдать все условия, регламентирующие процессы движения выданных ему денежных средств, оформления заявлений и авансовых отчетов, которые установлены п. 6.3 указания 3210-У.

Кто может получить средства под отчет в безналичной модели

Утверждения предписания 3210-У распространяются только на наличные операции. Для безналичных подотчетных выплат нормативного документа нету. То есть, порядок совершения операций по выдаче подотчетных финансовых средств в безналичной модели обязан быть зафиксирован в локальных актах организации (или предпринимателя).

Общие моменты

Порядок ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую можно выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов компания определяет лично в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных работников определяется руководителем компании и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их

Приказ и документы

Основным процессом выдачи подотчётных средств считается составление приказа вышестоящего руководителя. Только на его основании бухгалтерия компании имеет право списать с основного счёта компании оговариваемую сумму на трудовые расходы. Этот бланк приказа можно скачать в интернет ресурсах или составить его в свободной форме, к примеру, которой также с лёгкостью найти на просторах интернет ресурсах.

Распоряжение должно содержать такие данные:

• список лиц, которым дается выдача подотчётных средств;
• должности работников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• сроки использования денежных средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Все работники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, обязаны в обязательном порядке познакомится с приказом и поставить свои росписи, тем самым подтверждая основу того, что они прочитали приказ и дают разрешение на получение средств.

Также с этими лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправиться в кассу для получения денежных средств.

Какие документы необходимы для оформления подотчётных расходов

Законодательством России о ведении кассовых дел установлен список документов, нужных к предоставлению при выдаче финансов под отчёт:

• служебная записка , которая содержит в себе причины выдачи денежных средств, и в том числе информацию об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором считается директор компании);
• распоряжение , который составляет и заверяет работодатель;
• Расходно – кассовый ордер.

Если средства списываются со счёта компании на производственные расходы, связанные с рабочими поручениями, то для получения наличных денежных средств может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• удостоверение командировочное;
• книга регистрации командировочных работников;
• трудовое задание;
• доверенность на уплату расходов от лица организации;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью уплаты расходов, нужных для нормальной работы организации. Выдаются эти средства, как работникам компании, так и подрядчикам, предоставившим компании свои услуги.

Законодательством установлен список основных затрат, которые компания имеет права компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• уплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья работнику за счёт организации;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для компании;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и прочее.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процедуре основного денежного оборота компании: производить крупные расчёты между организациями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который руководитель имеет право выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает ста тысяч рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о всех затратах. Отчётность необходимо подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководитель компании.

Каждая организация индивидуально определяет не только сумму, но и длительность использования финансов под отчёт.

Дело в том, что законодательством не предусмотрены конкретные сроки возврата данных финансовых средств. Компании могут выдать их, например, как на три дня, так и полгода.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законе установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

1. проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
2. составление заявления;
3. оформление расходного ордера;
4. проводка ордера в кассе;
5. проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя компании и лично работником, на которого будут выделяться деньги.

Подведем итог

Выдавать наличные средства под отчет, согласно указанию Банка Российской Федерации от 11.03.2014 № 3210-У, можно только сотрудникам выдающей деньги компании (или Индивидуальным Предпринимателям). При этом трактовка понятия «сотрудник», приведенная банкирами, охватывает большее количество лиц, чем трактовка, содержащаяся в трудовом законодательстве.

Нормы указания 3210-У применимы только к подотчетным расчетам наличными. Порядок безналичных выплат подотчетникам необходимо зафиксировать в локальных актах.

Практические советы при выдаче денег в подотчёт Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта. Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы. Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой.

Ведение учета расчетов с подотчетными лицами у ип

Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей. Установленные сроки Обязательное условие подотчётных выплат - предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах.

Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания. Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы.

Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт. Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств.

Бухгалтерские и юридические услуги

Образец заполнения расходного кассового ордера показан ниже. Как в учете оформить покупку за наличные Предприниматели редко разделяют деньги на те, что задействованы в бизнесе, и те, что предназначены для личных нужд.

Тем более теперь, когда разрешено беспрепятственно забирать любую сумму наличности для личных трат. Поэтому может сложиться ситуация, когда вы оплатили покупку, необходимую для бизнеса, личными деньгами.

Важно

Можно ли учесть эти затраты в целях налогообложения? Давайте разберемся. Согласно пункту 1 статьи 221 НК РФ для учета затрат в составе профвычета по НДФЛ расходы должны быть фактически произведены и документально подтверждены.

Внимание

Кроме того, они должны быть непосредственно связаны с извлечением дохода. Документы, подтверждающие траты, потребуются и в том случае, если вы применяете УСН с объектом доходы минус расходы.

Нужно ли ип оформлять приказ на выдачу денег подотчет для себя

Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все. Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления.
Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью. Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс.
за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Как получить деньги под отчет в ип самому себе?

По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу. Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия.

Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника. Схема для директора Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками.

Три актуальных вопроса по подотчетным

• служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
• приказ, который составляет и заверяет руководитель;
• кассовый расходный ордер.

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• книга регистрации командировочных сотрудников;
• рабочее задание;
• доверенность на оплату расходов от лица компании;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия.

Как происходит выдача денег в подотчёт

До 1 июня 2014 года индивидуальные предприниматели должны были руководствоваться Указанием Банка России от 20.06.2007 № 1843-У (далее - Указание № 1843-У). Из данной статьи вы узнаете, как можно оформлять расход денег на личные нужды с учетом всех этих нюансов.

На личные нужды ИП может потратить любую сумму Предприниматель является полноправным и единоличным владельцем бизнеса. И деньгами, полученными от ведения деятельности и оставшимися после уплаты налогов, он вправе распоряжаться по своему усмотрению (ст.

ГК РФ). Получается, что вы вправе в любой момент взять деньги из кассы и потратить их на личные нужды. Например, на покупку подарка родственнику. Подтверждают такой вывод теперь положения не только пункта 1 статьи 861 ГК РФ, но и вступившего в силу Указания № 3073-У.

Ранее Указание № 1843-У прямого разрешения на такие траты не содержало.

Как ип расходовать деньги на личные нужды

Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги. Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• оплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для организации;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями.
Как происходит процесс выдачи средств подотчёт? О каких нюансах должны знать сотрудники предприятия? И как осуществляется проверка по затратам? Центральные детали Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр. Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.

Каким документам ип перечисляет себе деньги в подотчет

Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения. Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору. В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины. В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы. Наличные из кассы Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу.

Каждый работодатель, согласно ч. 1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязан организовать и вести внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной деятельности. Порядок контроля за выдачей денег подотчетным лицам должен определить глава компании. Он может издать приказ со списком лиц, обладающих правом на получение денежных средств из кассы организации.

Подотчетными являются лица, которым организация или ИП выдает деньги для выполнения поручений и которые обязаны предоставить отчет об их использовании. Подотчетными лицами могут выступать любые работники предприятия

Как получить деньги

До 19.08.2017 г. работник для получения денег под отчет должен был направить в бухгалтерию или отдел кадров заявление, в котором указывалась необходимая сумма и пояснение, на что она будет потрачена.

Однако с 19 августа стало проще выдавать подотчетные. Поправки предусмотрены Указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У. С указанной даты заявление предоставлять не обязательно. Для выдачи денег достаточно приказа директора или другого распорядительного документа компании. Форма такого документа — произвольная. Но в нем обязательно должны содержаться следующие реквизиты:

• Ф.И.О. подотчетного лица;
• регистрационный номер документа;
• о сумме наличных денег;
• о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• о назначении (не обязательно);
• подпись директора и дата.

Заявление от работника

Приказ о подотчетных лицах

Какую сумму можно выдавать под отчет

В РФ все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. Указание на это имеется в п. 5 и 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У.

Считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Этот лимит на расходы установлен только для расчетов с другими организациями и ИП (см. п. 6 Указаний ЦБ РФ № 3073-У). А на расчеты с физлицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет. В этом случае выдача большей суммы не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Необходим ли отчет за полученную сумму

Согласно п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 г. № 3210-У, до 19.08.2017 г. нельзя было выдавать деньги под отчет, если сотрудник не предоставил отчет о ранее полученных суммах.

Но ЦБ внес изменения в подотчет. Теперь подотчетные можно выдавать, даже если работник не погасил задолженность по ранее выданным денежным средствам. Однако это не значит, что оформлять авансовые отчеты по израсходованным суммам сотрудникам больше не нужно. Отчетные документы о потраченных деньгах работник в обязательном порядке должен передать в бухгалтерию.

Сроки отчета

Законодательно конкретный срок, в течение которого сотрудник должен подать отчет о потраченных деньгах, нигде не установлен. Поэтому он указывается, как правило, в приказе работодателя.

Согласно п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, работник обязан предоставить отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы.

Если же срок возврата установлен не был, сотрудник должен сдать отчет в тот же день, в который их получил. Указание на это имеется в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704.

А вот для существуют особые условия . Согласно п. 26 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, сотрудник отчитаться по ним обязан в течение 3-х рабочих дней со дня возвращения.

Изменяем положение о ведении кассовых операций

Изменения по подотчетным суммам в 2019 году коснулись и документации. Так как с 19 августа 2017 года порядок выдачи денег в подотчет изменился, предприятиям следует обновить положение о работе с подотчетными суммами.

Сотрудники могут получать подотчетные средства наличными в кассе предприятия. Также компания может перевести деньги на банковскую карту, в том числе на зарплатную карту работника (см. Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Чтобы это стало возможным, порядок расчета с подотчетными работниками следует зафиксировать в учетной политике компании.

Через кассу деньги выдаются согласно следующим требованиям:

1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У.
2. Деньги подотчетному лицу выдаются на основании приказа (или иного распорядительного документа) или его письменного заявления. Согласно письму ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064, приказ должен быть подписан директором, в нем должна быть указана дата и регистрационный номер.
3. Срок, на который выданы подотчетные средства, устанавливается в распорядительном документе на их выдачу. Срок отчета, согласно абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У, составляет 3 дня. В течение этого времени подотчетник должен отчитаться или вернуть деньги организации.
4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике.
5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать только при расчете между предприятиями.
6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона.
7. Организации и ИП могут выдавать деньги в подотчет не только тем работникам, которые трудятся на основе постоянного трудового договора, но и тем, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859).
8. Выдача из кассы в подотчет оформляется проводкой Дт 71 Кт 50. Также можно указать Дт 71 Кт 51 при переводе денежных средств на карту.

Главные правила

Подведем итог вышесказанного:

1. Под отчет может быть выдана любая сумма.
2. С 19.08.2017 г. работнику для того, чтобы получить деньги под отчет, достаточно распоряжения главы компании. Заявление можно не писать.
3. Также про подотчетные лица изменения 2019 говорят, что с 19.08.2017 г. получить наличные под отчет они могут, даже если не погасили задолженность по прошлому авансу.
4. Подотчетные суммы можно переводить на банковские карты.
5. С 19 августа 2017 году нужно обновить локальные акты о расчетах с подотчетными лицами.

Ответственность

Организациям и ИП важно соблюдать порядок ведения кассовых операций. Ведь за нарушение этого порядка грозит немаленький штраф (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ):

• для организации — от 40 000 руб. до 50 000 руб.;
• для ее должностных лиц и ИП — от 4000 руб. до 5000 руб.