Объект предмет и структура документоведения. Документоведение

В процессе работы любой системы управления неизбежно возникает проблема передачи управляющих воздействий, контроля реакции на них и выдачи корректирующих воздействий. Приходится решать ее и при управлении коллективами людей. Человечество в процессе развития выработало способы их решения, в частности с помощью объектов, содержащих информацию – документов. Закономерности их жизненного цикла и правила работы с ними изучает дисциплина, называемая делопроизводство, составной частью которой является документоведение.

Документоведение сравнительно молодая научная дисциплина, которая выросла сначала в рамках архивоведения и лишь в 1942 году профессор К.Г. Митяев разработал самостоятельный курс «История и организация делопроизводства в СССР» , а год спустя, ввел в оборот термин «документоведение». К концу 1950-х – началу 1960-х годов объемы информации увеличиваются в связи с научно-технической революцией, что приводит к росту количества документов. Возникает острая необходимость в научных исследованиях в этой области, а также в подготовке высококвалифицированных кадров, что послужило дальнейшим толчком к развитию документоведения как научной и учебной дисциплины.

Делопроизводство определяется как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами », т.е. весь процесс с момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Документоведение – научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:

• закономерности образования документов
• способы их создания
• становление и развитие систем документации, складывающиеся в различных отраслях человеческой деятельности

Важнейшей задачей документоведения на современном этапе является теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения управления. Это предмет документоведение.

Сама же организация документных работ: создание, изготовление, прием, распределение, регистрация документов, контроль исполнения, справочная работа, вопросы классификации документов, порядок проведения экспертизы ценности, хранения и использования документов – предмет делопроизводства. Параллельно с термином «делопроизводство» в 90-е годы используется термин «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления» . Появление этих терминов связано с внедрением компьютерных систем в управление и с тем, что помимо традиционной работы с документами осуществляется и информационное обеспечение управления, работа с базами данных.

Документы являются объектом исследования многих научных дисциплин – архивоведения, источниковедения, информационных дисциплин, правовой, исторической науки, бухгалтерского учета, статистики и др. Так, для юриста документ служит способом доказательства, свидетельства чего-либо, для историка – исторический источник, для специалиста в области управления – средство фиксации и передачи управленческих решений. В отличие от перечисленных наук документоведение интересуется документом как таковым, не рассматривая его в качестве средства для решения других задач. Таким образом, объектом документоведения является документ в том смысле как это определено в государственном стандарте на терминологию в области документоведения и архивоведения: «Документ; документированная информация: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

Причина появления любого документа – необходимость фиксирования информации. Отобразив информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Таким образом, документ оценивается по информации, которую он содержит.

Документ как объект исследования можно рассматривать на разных уровнях:

• это может быть отдельный документ
• система документов (документы, применяемые в определенной сфере деятельности)
• вся совокупность разнообразных систем документации, т.е. все виды, жанры документов, создающихся в обществе

Делопроизводство является одной из научных дисциплин, участвующих, с одной стороны, в совершенствовании функционирования государства, а с другой стороны – в решении задачи обеспечения общества ретроспективной документной информацией (через архивоведение).

В основе изучения истории делопроизводства XVI – начала ХХ веков лежали законодательные акты – Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г.; Литовская, Руская (Волынская) метрики; Генеральный регламент 1720 г.; «Табель о рангах » 1722 г.; «Учреждения для управления губерний Российской империи» 1775 г.; «Общее учреждение министерств» 1811 г.; «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 г. Законодательные акты XVI – начала ХХ веков – важнейшие источники о преобразованиях структуры органов управления и организации делопроизводства. За дореволюционный период законодательный материал, опубликован в «Полном собрании законов Российской империи» и «Своде законов Российской империи».

Источниками по организации работы с документами в дореволюционный период являются также руководства к составлению деловых бумаг в письмовниках XVIII–XIX веков. Такие сборники включают образцы документов с кратким или подробным руководством, как сочинять разного рода письма. К переписке было принято относить такие документы, как прошения, заявления, постановления, доношения, записки, расписки, векселя и некоторые др. Письмовники имели большое значение для практики делопроизводства. Известно более ста сборников, изданных в конце XVIII – начале ХХ века.

В результате Октябрьских событий 1917 года, наряду с разрушением государственной машины Российской империи, было формально ликвидировано и прежнее делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Для руководства отраслями государственного управления были созданы 13 Народных комиссариатов (наркоматов).

Для работы в госучреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты, а также другие, не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные правила письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы. Немногочисленные практические руководства по составлению и оформлению документов типа дореволюционных письмовников не смогли оказать существенного влияния на упорядочение документообразования в административном аппарате, т.к. касались главным образом документов по урегулированию гражданско-правовых отношений.

Необходимо было законодательно отрегулировать деятельность властных структур, упорядочить процессы документирования. 30 октября 1917 года правительство издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов».

Для улучшения качества оформления документов было принято Постановление от 02 марта 1918 года «О форме бланков государственных учреждений». В этом документе перечислялись обязательные реквизиты бланков документов. Уделялось внимание упрощению и рационализации делопроизводства. 08 декабря 1918 года было издано Постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранении канцелярской волокиты».

Политика привлечения в аппарат управления советских учреждений чиновников с дореволюционным опытом работы неизбежно приводила к возрождению прежних бюрократических процедур работы с документами. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911 года. В этих условиях был создан специальный орган – Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ), который контролировал работу государственного аппарата и осуществлял его рационализацию.

В соответствии с решениями XII съезда РКП (б) был создан объединенный партийно-советский орган ЦККРКИ, который в числе других должен был осуществлять мероприятия по рационализации техники управления, делопроизводства. Основную нагрузку в этой работе выполнял отдел административной техники ЦККРКИ. Деятельность отдела отличалась многообразием: изучение государственного аппарата с использованием хронометража, анкетирования, консультаций по улучшению деятельности органов управления на местах, методическая помощь. Благодаря деятельности РКИ в стране в 1920 годы сложилась система научно-исследовательских, хозрасчетных, ведомственных и общественных организаций, разрабатывающих вопросы научной организации управления на единой методической основе.

В 1928 году были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» , в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения). В 1931 году издан проект «Общих правил документации и документооборота», который был тиражирован и разослан на согласование во все учреждения и организации. В данном документе обобщен передовой практический опыт, который к тому времени был уже накоплен различными ведомствами и организациями. Также обобщались исследования отечественных и зарубежных ученых. Новые технологии реализовывались в деятельности отдельных крупных ведомств. В них разрабатывались отдельные нормативно-методические материалы, инструкции по ведению делопроизводства, правила. В последующие годы, вплоть до 60-х годов, деятельность по созданию общей научно-методической базы делопроизводства в советских учреждениях не предпринималась.

В 1958 году архивная служба наделяется полномочиями по осуществлению контроля за организацией делопроизводства. Впервые идея создания в СССР единой государственной системы делопроизводства прозвучала в специальном Постановлении Правительства СССР о механизации труда инженерно-технических работников административно-управленческого аппарата, принятом в декабре 1959 года.

В 1963 году архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР» , которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов. В 1966 году в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому была поручена разработка Единой государственной системы делопроизводства. В подготовке проекта ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации.

В 1973 году основные положения «Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД)» были утверждены Государственным комитетом Совмина СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам и ведомствам для использования их в практической работе. ЕГСД представлял собой научно-методический, упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до передачи их в архив. В ЕГСД также излагались требования к службам делопроизводства в учреждениях и их порядок работы. Положения ЕГСД дополнялись Унифицированной системой организационно-распорядительной документации и подкреплялись ГОСТами, перечень которых был указан в приложении. На базе ЕГСД практически во всех республиках СССР были утверждены республиканские инструкции по делопроизводству. ЕГСД была рассчитана на ручные методы работы с документами, кроме того, основные положение ЕГСД касались только организационно-распорядительной документации, оставляя за пределами своего влияния остальные системы документации. Формально, основные положения ЕГСД не являлись юридически обязательными для применения, не имели статуса общегосударственного норматива, так как система не была утверждена, а лишь была рекомендована к использованию специальным решением Госкомитета СССР по науке и технике.

Определенную роль в повышении качества подготовки управленческих документов и общей культуры управления сыграли государственные стандарты (ГОСТы). Стандарты на ОРД установили состав реквизитов, правила их оформления и расположения, требования к бланкам, к текстам документов и документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств. Все эти нормы были включены в отдельный раздел «Подготовка служебных документов» в ЕГСД. В 1990 году они были переработаны и объединены в ГОСТ 6.38–90 «Унифицированная система документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В 70-е годы установлена единая терминология, применяемая в делопроизводстве и архивном деле. Толкование терминов стало однозначным с введением ГОСТ 16487–70 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Он был переработан в 1983 году.

Появившиеся на практике в 80-е года проблемы с внедрением ЕГСД были, в первую очередь, связаны с появлением новых информационных технологий, с появлением электронно-вычислительных машин различного класса. В 80-х годах с учетом сложившихся условий была подготовлена ее вторая редакция, получившая название «Единая государственная система документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ)».

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. Устанавливаются нормативные требования в организации службы делопроизводства, в частности предусматриваются некоторые условия ее создания в управленческих структурах негосударственных форм собственности.

«Основные правила работы ведомственных архивов» , утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 №263 установили:

• основные требования для систематизации документов в текущем делопроизводстве
• принципы и критерии ценности документов, организация экспертизы ценности документов и порядок ее проведения
• правила подготовки и передачи дел на хранение в архив

Утвержденный 1989 году «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов», состоящий из двух частей, предназначался для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых документов.

С 70-х годов в управление стали внедрять средства вычислительной техники, в связи с этим возникли планы создания автоматизированных систем управления (АСУ) и Общегосударственной автоматизированной системы сбора и обработки информации для учета, планирования и управления хозяйством (ОГАС). Для реализации этих планов необходимо было разработать унифицированные системы документации, представляющие собой комплексы взаимосвязанных правил и требований, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Полный перечень унифицированных систем документации (УСД) был оформлен в Общесоюзном классификаторе управленческой документации (ОКУД). Каждая УСД, включенная в ОКУД, содержала наименования унифицированных форм документов, кодовое обозначение каждой формы. Наличие кодов обеспечивало автоматизированную обработку данных, содержащихся в формах конкретных УСД. Наряду с ОКУД действовал еще ряд классификаторов, необходимых как средство информационного обеспечения в области экономики, финансов и т.д. Например, Общесоюзный классификатор предприятий и организаций (ОКПО), Общесоюзный классификатор продукции (ОКП) и др. Концепция ОГАС была в 1980-х гг. была реализована в народном хозяйстве лишь частично.

В настоящее время правила оформления документов закрепляются в правовых и нормативных актах, полностью или частично посвященных этим вопросам, издаваемых республиканскими органами государственной власти, органами управления коммерческих и некоммерческих организаций и их объединений. Важное значение для изучения современного делопроизводства имеют Конституция Республики Беларусь, Гражданский кодекс Республики Беларусь и действующие законодательные и нормативные акты, которые регламентируют общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических (граждан) и юридических лиц. Например, Гражданский кодекс устанавливает виды документов, фиксирующие гражданские взаимоотношения. Специальные законы закрепляют обязательность документирования информации и регулируют работу с документами.

Требования к оформлению документов закрепляются в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества документов.

После обретения независимости Республика Беларусь использовала лучшие научные достижения в области организации делопроизводства.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические материалы по организации делопроизводства изучаются в рамках данного курса: ГСДОУ, Примерная инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, Перечни документов со сроками хранения, государственные стандарты, общегосударственные классификаторы технико-экономической документации.

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

Ульяновский государственный университет

Факультет культуры и искусства

И.А. Кутейников

Документоведение

Учебное пособие

Конспект лекций для подготовки к экзаменам

Для студентов факультета культуры и искусства

Направление бакалавриата 034700 «Документоведение и архивоведение»

Профиль «Документоведение и ДОУ»

Ульяновск

Тема 1. Документоведение как наука

1. Предмет и объект документоведения

3. История документоведения

1. С древних времен люди стали понимать, что составление документов, их движение, хранение подчиняется определенным закономерностям и правилам.

Например, создание документа проходит по следующему регламенту:

Сбор необходимой информации для составления документа;

Составление и оформление документа;

Согласование его с заинтересованными лицами;

Подписание документа;

Введение документа в документооборот.

В работе с документами также прослеживаются определенные закономерности , например:

Важные документы должны быть зарегистрированы;

Исполнение срочных и важных документов должно контроли­роваться;

При хранении документов должен быть определенный порядок, позволяющий быстро найти необходимый документ;

Через определенное время часть документов должна переда­ваться на архивное хранение, другая часть - уничтожаться.

Правила документирования и работы с документами, вначале негласные, разрозненные становились традициями, а затем обязательными, закрепленными в нормативных актах. Так постепенно складывалась теория документоведения.

Документоведение - научная дисциплина, которая изучает в историческом развитии:

Закономерности образования документов;

Способы их создания;

Становление и развитие систем документации, складывающие­ся в различных отраслях человеческой деятельности.

Предметом изучения курса документоведения являются :

Документы;

Способы документирования.

Объектами изучения документоведения являются :

Функции, свойства и структура документов;

Закономерности создания документов;

Способы документирования;

Создание систем документации;

Принципы организации документооборота;

Пути совершенствования документационных процессов в об­ществе.

Документоведение связано с теорией информации, лингвисти­кой, историей, правом, архивоведением, информатикой и дру­гими науками.

Актуальной задачей документоведения является теоретическое обоснование и определение направлений совершенствования современных документационных процессов.

2. Документирование - неотъемлемая черта со­временного этапа развития цивилизации. Документы и доку­ментная информация лежат в основе большинства управленче­ских решений и являются их материальным воплощением, обеспечивая юридическую силу и тем самым способствуя их исполнению. Знание документоведения и владение делопроиз­водством стало важным для большинства офисных работников. Обучение студентов по направлению бакалавриата «Документоведение и архивоведение» профиля «Документоведение и документационное обеспечение управления» необходимо для подготовки :

Менеджеров различного уровня;

Специалистов в сфере финансов и бухгалтерского учета;

Юристов;

Специалистов по работе с персоналом;

Специалистов других областей, работающих с документами.

Главная задача курса заключается в том, чтобы изучить :

Теоретические основы документоведения;

Современные требования, предъявляемые к составлению и оформлению документов, организации их движения, учета и хранения.

В результате изучения дисциплины "Документоведение и документационное обеспечение управления" специалист должен знать :

Способы документирования;

Свойства и функции документа;

Структуру и формуляр современного документа;

Основной состав документов предприятия;

Законодательные и нормативно-методические материалы по документированию и организации работы с документами;

Системы документации;

Правила составления и оформления документов;

Организацию работы с документами;

Правила систематизации документов предприятия;

Правила составления номенклатуры дел;

Правила проведения экспертизы ценности документов;

Особенности работы с конфиденциальными документами;

Состав, структуру и функции службы документационного обес­печения управления;

Системы электронного документооборота;

Основы создания архива организации.

При этом специалист должен уметь :

Разрабатывать основные бланки и шаблоны документов предприятия;

Составлять документы по различным управленческим ситуациям;

Строить рациональную схему делопроизводства предприятия;

Организовывать контроль за сроками исполнения документов;

Самостоятельно проводить систематизацию документов и фор­мирование дел;

Составлять номенклатуру дел организации;

Определять сроки хранения документов;

Работать с конфиденциальными документами;

Готовить дела к передаче на архивное хранение.

3. Документоведение в России возникло в XVI-XV1I веках. Появи­лись первые устойчивые формы документов. Связано это было :

С развитием торговых отношений;

С развитием правовых отношений;

С развитием международных связей.

В начале XVIII века рост документов привел :

К созданию унифицированных форм документов;

К составлению правил документирования;

К закреплению правил составления документов законодатель­ными актами государства.

В XVIH-XIX веках устанавливаются :

Правовые основы документирования;

Основы классификации документов (деление их на внутренние и внешние).

В первой половине XX века :

Создаются унифицированные системы документации;

Вводятся понятия - научная, историческая и правовая ценность документов.

В 1943 г. преподавателем Московского государственного историко-архивного института профессором КГ. Митяевым вво­дится термин «документоведение» и разрабатывается самостоятельный научный курс.

К концу 1950-х - началу 1960-х гг. в связи с научно-технической революцией в стране :

Увеличиваются объемы информации;

Резко возрастает количество документов;

Возникает необходимость в научных исследованиях в области документоведения;

Возникает необходимость в подготовке специалистов в этой области.

Все это послужило дальнейшим толчком к развитию докумен­товедения как научной и учебной дисциплины. В 1960-х гг .:

Разрабатывается и внедряется Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);

Создается Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (1966 г.);

Появляются первые специальные научные работы, посвящен­ные объекту документоведения и его задачам.

В 1990-е гг. вводится термин "документационное обеспечение управления" и "информационно-документационное обеспече­ние управления". Появление этих терминов связано с внедре­нием компьютерных технологий в работу с документами. Конец XX века - начало XXI века характеризуется :

Использованием наряду с традиционными документами элек­тронных документов;

Разработкой концепций электронного делопроизводства и до­кументооборота.

ВВЕДЕНИЕ 2

1. Основные этапы развития документоведения 5

2. Структура документоведения 8

3. Взаимосвязь документоведения с другими науками 10

4. Источники в документоведении 22

Заключение 33

Список литературы 36

ВВЕДЕНИЕ

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель­ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея­тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце­дур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по­треблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи­зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Все большее значение в современном управлении приобре­тают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе дейст­вующего законодательства и других правовых норм оперативность фикса­ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально новые способы организации ин­формации и доступа к ней, обуславливают актуальность курса “Документоведение”.

Существуют разные определения понятия “документоведение”, однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие “документ”. И это закономерно, поскольку “документоведение” – термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности – явлений не менее сложных и многоплановых.

Можно сказать, что документоведение – это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата – в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.

Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте – документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Таким образом, документоведение наиболее полно изучает все функции, как общие, так и частные, присущие документам. Однако документоведение не ограничивается лишь пассивным изучением документа. Выявляя закономерности документообразования, документоведение начинает активно влиять на сам процесс документирования, внося в него научные основы, проводя унификацию и стандартизацию документов и систем документации, относя определенные группы видов документов к функциональным и отраслевым системам, внутри них к отдельным операциям.

Целью настоящей работы является углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

показать взаимосвязь документоведения с другими науками;

проследить эволюцию документа как носителя информации;

проанализировать процесс формирования и развития систем документации;

1. Основные этапы развития документоведения

Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов – и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название “книго-архиво-музееведение”.

Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа.

Со временем в процессе дифференциации в качестве самостоятельных научных дисциплин выделились теория классификации документов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования.

История документационной науки оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие “документ” уступает место понятию “информация”, поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.

С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г. Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности – наука, техника, культура, социальная жизнь и т.д.

В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г. Воробьев, К.Н. Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, созданием информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.

Вплоть до середины 1980-х годов обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.

Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т.д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.

Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, в работах которых понятие “документ” выступает как самостоятельная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия “документ”, классификации документов, являются Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появлением их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.

В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В. Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н. Швецова-Водка) и т.д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.

Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа являются общими для них. К общетеоретической проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т.д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.

2. Структура документоведения

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т.д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.

Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".

Документоведение - наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.

Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.

Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.

• - единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;
• - общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;
• - единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.

Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.

Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.

С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.

В 1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.

1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.

В 1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.

Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документоведения являются также системы документации.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.

Задачи документоведения:

• - теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;
• - выработка рациональных норм организации ДОУ.

ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ, научная дисциплина, изучающая способы и закономерности образования документов, принципы организации работы с ними - от создания (получения) до уничтожения или передачи на архивное хранение. За рубежом документоведение не рассматривается как самостоятельное научное направление, а данные вопросы изучаются в курсах информатики или менеджмента управления документацией. В России документоведение зародилось в середине - 2-й половине 19 века; в работах Н. В. Варадинова, В. Н. Вельдбрехта, Ф. Н. Наливкина и И. И. Рихтера предпринята первая попытка систематизации делопроизводственной документации, составления правил оформления документов, выделения этапов их движения, применения десятичной классификации к документам, создаваемым в учреждениях. Представление о документе как носителе информации расширило появление новых способов документирования: фотографии (1839), звуковой записи (1877), кинозаписи (1895), которые стали существовать наряду с традиционными бумажными носителями. В 1920-х - начале 1930-х годов в сферу управления активно внедрялась научная организация труда (НОТ). Большое внимание в работе АО «Бюро организационного строительства "Оргстрой"» (образовано в 1925 при ЦКК - Наркомате РКИ СССР) и Государственного института техники управления (1926) уделялось вопросам стандартизации форм документов, а также применяемых при их создании материалов (бумага, лента для пишущих машин, чернила) и средств (ручки, перья, механические приспособления). Были разработаны первые стандарты на отдельные виды документов. Разработанный Государственным институтом техники управления проект «Общие правила документации и документооборота» можно считать первой научной попыткой создания в стране единой системы делопроизводства. С отказом от разработки НОТ как направления (начало 1930-х годов) и закрытием Государственного института техники управления (1932) работы по изучению документа и технологии работы с ним были свёрнуты.

В 1960-е годы резкое увеличение числа документов потребовало внедрения средств механизации, а затем автоматизации, что, в свою очередь, вызвало необходимость углублённого изучения документа, его унификации и стандартизации и приведения к единообразию технологии его обработки. В 1960 годы в Московском государственном историко-архивном институте (МГИАИ, ныне ИАИ в составе РГГУ) образована первая в СССР кафедра документоведения. Постановлением СМ СССР от 25.7.1963 Главное архивное управление при СМ СССР было назначено головной организацией для координации работ по разработке Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД); в 1966 году образован Документоведения и архивного дела институт. Постановлением СМ РСФСР от 8.5.1964 в МГИАИ открыт факультет государственного делопроизводства. Документоведение стало складываться как самостоятельная научная дисциплина, связанная с практическими потребностями улучшения работы государственного аппарата. Дальнейшее развитие документоведения происходило на стыке многих научных дисциплин (архивоведения, дипломатики, источниковедения, палеографии, сфрагистики, правоведения, языкознания, информатики и др.). В МГИАИ разработан курс документоведения, из которого постепенно выделяются отдельные дисциплины - организация и технология документационного обеспечения управления, информационное обеспечение управления, документная лингвистика, оргпроектирование. В 1987 году постановлением коллегии Министерства высшего и среднего специального образования СССР в МГИАИ создано Учебно-методическое объединение по специальности «документоведение и документационное обеспечение управления». Постановлением Государственного комитета СМ СССР по науке и технике от 4.9.1973 одобрены «Основные положения Единой государственной системы делопроизводства» (последняя редакция - 1988), которые явились результатом научных и практических работ по документоведению. Тогда же создан комплекс государственных стандартов на управленческой документации (в первую очередь, организационно-распорядительной). С середины 1990-х годов развитие документоведения происходит в условиях возникновения новых форм экономических отношений и повсеместного внедрения компьютерных технологий. С 1993 Институт Документоведения и архивного дела при участии ИАИ РГГУ ежегодно проводит международные конференции по документоведению - «Документ в информационном обществе». С 1997 года издаётся специализированный журнал «Делопроизводство». В начале 2000-х годов более 100 российских вузов, в которых созданы специальные кафедры, готовят специалистов по документоведению и документационному обеспечению управления. В 1977, 1988, 2006 публиковались учебные пособия (М. П. Илюшенко, Т. В. Кузнецова, Я. З. Лившиц).

Лит.: Митяев К. Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. 1964. № 2; Банасюкевич В. Д., Сокова А. Н. Вопросы формирования теории Документоведения // Развитие советского Документоведения (1917-1981). М., 1983; Ларин М. В. Управление документацией в организациях. М., 2002; Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. М., 2004; Кузнецова Т. В. Введение в специальность Документоведение и документационное обеспечение управления. М., 2006.