Служебная командировка выходные выплата суточных. Начислим зарплату за время командировки

Расходы на командировки сотрудников являются весомой частью затрат фирмы, влияющих на итоги работы компании в целом. Поэтому крайне важно грамотно оформить все необходимые оправдательные документы по деловой поездке, и не менее важно учесть все расходы при оплате командировки, правильно отразив их на соответствующих статьях затрат. Узнаем, как оплачивается командировка в 2017 году.

Оплата командировочных

Рассмотрим, какие расходы относят к разряду командировочных. В п. 1 ст. 264 НК РФ представлен список затрат, признаваемых расходами при расчете налога на прибыль (ННП). Сотруднику, направленному в командировку, оплачивают:

• Суточные, являющиеся компенсацией за неудобства, связанные с проживанием вне дома, за каждый календарный день. Размер суточных компания устанавливает самостоятельно и закрепляет внутрифирменными локальными актами или колдоговором. Законодательно предусмотрены предельные нормы суточных, не облагаемых НДФЛ (аб.12 п. 3 ст. 217 НК РФ) – при поездках по стране они составляют 700 руб., за рубеж –2500 руб. К примеру, если предприятием определены нормы суточных по РФ в 1200 руб., то с разницы в 500 руб. придется удерживать НДФЛ;
• Расходы на проезд в обе стороны, в том числе на такси, служебном или личном автотранспорте. Принимается к учету стоимость проезда в полном объеме, включая сервисные сборы перевозчиков, плату за постель и т.п.;
• Расходы на проживание, в т. ч. на аренду квартиры в месте командирования. Включаются затраты за наем жилья, оплату гостиниц и дополнительные услуги, предусмотренные прейскурантом;
• Другие затраты, учитываемые распоряжением работодателя. К примеру, стоимость оформления полиса ДМС на время командировки, пользования арендованным авто, такси или аэроэкспрессом, услуг vip-залов в аэропортах и вокзалах, расходы на отправку багажа и др. При подтверждении этих расходов соответствующими документами, их можно учесть при исчислении ННП и упрощенного налога.

Как оплачиваются командировочные расходы, и какие документы являются основанием для этого

С возможностью не оформлять еще недавно обязательное командировочное удостоверение и служебное задание, процесс документального оформления командировки значительно упростился. Сегодня для отправки сотрудника в служебную командировку требуется лишь письменное распоряжение руководства фирмы. Форму приказа можно разработать внутри фирмы или применить типовую Т-9 . В этом документе прописывается цель и сроки поездки, указываются необходимые нюансы, например, если командировка планируется с выездом на личном или служебном транспорте.

Оплата командировочных расходов в 2017 году производится в два этапа:

• Перед поездкой выдается аванс с отметкой в авансовом отчете унифицированной формы 0504505, утвержденной приказом МФ РФ 30.03.2015 № 52н;
• По приезду сотрудник заносит все расходы в авансовый отчет , прилагает оправдательные документы, сдает документ в бухгалтерию.

Как оплачиваются командировочные: расчет аванса

Итак, перед направлением работника в служебную поездку ему необходимо выплатить аванс. Его размер складывается из примерной стоимости проезда, затрат по найму жилья и суммы суточных за командировочные дни. Аванс выдают наличными из кассы фирмы либо перечисляют на банковскую карту специалиста. Компания может в безналичном порядке оплатить расходы (к примеру, стоимость проезда или гостиничного номера). В таком случае величина аванса уменьшится на сумму уже произведенных затрат.

Оплата командировочных расходов авансовой выплатой, пример:

Специалист ООО «Горки» (г. Тверь) Рощин Р.Т. направлен в командировку в г. Пермь на 5 календарных дней с 14-го по 18-е августа 2017.

Компанией перечислением с расчетного счета оплачен проезд ж/д транспортом в обе стороны и забронирован, но не оплачен гостиничный номер на 3-е суток по 3300 руб. в день. Колдоговором фирмы установлен размер суточных – 700 руб. в день. Величина аванса складывается:

• из суточных 3500 руб. (700 х 5 дн.);
• затрат на проживание 9900 руб. (3300 х 3 дн.)

Итого сумма аванса составит 13 400 руб. На эту сумму бухгалтер делает проводку:

• Д/т 71 К/т 50.

Принятие к учету командировочных расходов

По приезде из командировки сотрудник обязан в трехдневный срок отчитаться в понесенных расходах и подтвердить их документами. Дни нахождения в командировке подтверждаются предъявлением проездных документов. Если использовался личный автомобиль, то сотрудник должен приложить к отчету служебную записку с подтверждающими затраты документами – автозаправочными чеками и т.п.

Расходы по найму жилья подтверждаются предоставлением квитанций гостиницы, договора аренда квартиры и др. Другие расходы также должны быть обеспечены документальным подтверждением.

Рассмотрим пример на основе исходных данных предыдущего: как оплачиваются командировочные дни, если работником понесены расходы, превышающие полученный аванс. Специалист ООО «Горки» вернулся из командировки и 21-го августа представил заполненный авансовый отчет. Были понесены расходы:

• суточные в сумме 3500 руб.;
• проживание в гостинице 9900 руб.;
• квитанция на упаковку багажа в сумме 1000 руб.;
• квитанция на перевозку багажа – 1900 руб.;
• квитанция на проезд в грузовом такси (из-за объемного багажа, приобретенного для нужд предприятия) – 600 руб.

Всего расходы по командировке составили 16 900 руб. Образец заполненного авансового отчета:

На основании этого документа, утвержденного руководителем, расходы по командировке принимаются к учету и бухгалтером заполняются следующие поля:

Затраты по командировке списываются на счет производства (Д/т 20 К/т 71 на сумму 16900 руб.), а перерасход выдается специалисту из кассы в сумме 3500 руб. (Д/т 71 К/т 50). Таким образом, оплата командировки произведена, а расходы приняты к учету.

В настоящие время для успешного ведения дел и процветания компании часто требуется направить сотрудников в поездки, связанные с решением тех или иных вопросов, относящихся к деятельности организации. Данные поездки регулируются трудовым законодательством и считаются служебной командировкой (ст. 166 ТК РФ).

За время нахождения в такой поездке сотруднику гарантируется сохранение места работы, среднего заработка и возмещение расходов, связанных с командировкой. На практике у бухгалтера возникает много вопросов, связанных со средним заработком. Что следует выплачивать сотруднику при направлении его в служебную командировку - средний заработок или заработную плату, если последняя будет больше? Надо ли рассчитывать и уплачивать ЕСН и НДФЛ с суммы начисленного работнику среднего заработка за время его нахождения в командировке? Может ли организация при расчете налога на прибыль учесть в составе расходов на оплату труда сумму начисленного среднего заработка работнику за время нахождения его в командировке?

Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ ). Согласно ст. 167 и 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой. Таким образом, в тех случаях, когда Трудовым кодексом предусматривается сохранение за работником среднего заработка, следует исчислять средний заработок, а не выплачивать текущую заработную плату. Порядок исчисления среднего заработка определен в ст. 139 ТК РФ . В данной статье говорится, что для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя независимо от источников этих выплат.

Посчитаем средний заработок по правилам

Особенности порядка исчисления средней заработной платы представлены в Постановлении № 922 . Им определено, что для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, такие как материальная помощь, оплата обучения, отдыха и др. Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале - по 28 (29) число включительно). При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды (а также начисления за эти периоды) на основании п. 5 Постановления № 922 :

Когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

Работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

Работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

Работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

Другие случаи, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

На практике встречаются случаи, когда у сотрудника в расчетный период для исчисления среднего заработка попадает время, указанное в п. 5 Постановления № 922 , и отсутствует начисление заработной платы, тогда надо брать период, предшествующий расчетному и равный ему (п. 6 Постановления № 922 ).

Также бывают случаи, когда в командировку направляется новый сотрудник (только принятый на работу), тогда средний заработок определяют исходя из должностного оклада, из установленной тарифной ставки (п. 8 Постановления № 922 ).

Отметим, что во всех случаях средний месячный заработок работника, отработавшего полностью в расчетный период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда (п. 18 Постановления № 922 ).

В некоторых случаях текущая заработная плата может быть выше среднего заработка, исчисленного в установленном порядке, но если сотруднику, направленному в служебную командировку, сделают выплату в размере заработной платы за дни нахождения в командировке, это будет противоречить положениям трудового законодательства. Значит, работнику за дни нахождения в служебной командировке необходимо выплачивать средний заработок, установленный трудовым законодательством. Об этом говорится в Письме Роструда от 05.02.2007 № 275-6-0 . Сотрудники финансового ведомства при ответе на вопрос, какую заработную плату выплачивать работнику, направленному в командировку, когда текущая заработная плата выше среднего заработка, в письмах ссылаются на п. 5.5.4 Положения о Федеральной службе по труду и занятости (далее - Положение ).В соответствии с п. 5.5.4 Положения полномочия по информированию и консультированию работодателей и работников по вопросам соблюдения трудового законодательства осуществляет Роструд. Таким образом, по вопросу о правомерности сохранения не среднего заработка, а текущей заработной платы при направлении сотрудника в служебную командировку нужно обратиться в Роструд (письма Минфина РФ от 26.05.200 8 № 03-03-06/1/335 , от 20.11.2007 № 03-03-06/1/818 ). Однако, несмотря на письма Роструда и Минфина, названные выше, есть и другая позиция финансового ведомства, которая основывается на норме законодательства, указанной в ст. 139 ТК РФ : организацией в коллективном договоре или в локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (Письмо Минфина РФ от 30.11.2007 № 03-03-06/2/197 ).

Налогообложение

налог на прибыль . Глава 25 «Налог на прибыль организации» НК РФ объектом налогообложения признает прибыль, полученную налогоплательщиком. Прибылью являются доходы, уменьшенные на величину расходов, которые определяются в соответствии с данной главой. К расходам налогоплательщика согласно ст. 255 НК РФ относятся расходы, связанные с оплатой труда. В них входят любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами. В частности, п. 6 ст. 255 НК РФ отмечает, что к расходам по оплате труда относится сумма начисленного работникам среднего заработка, сохраняемого на время выполнения ими государственных и (или) общественных обязанностей и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ о труде.

Таким образом, суммы среднего заработка, начисленного работнику за дни командировки, уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, включаясь в состав расходов на оплату труда.

ЕСН . В силу пп. 1 п. 1 ст. 235 НК РФ плательщиками ЕСН признаются лица, производящие выплаты физическим лицам, в том числе организации.

В соответствии с п. 1 ст. 236 НК РФ объектом ЕСН для налогоплательщиков являются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые налогоплательщиками в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам.

Согласно ст. 237 НК РФ при определении налоговой базы по ЕСН учитываются любые выплаты и вознаграждения вне зависимости от формы, в которой они осуществляются, предусмотренные п. 1 ст. 236 НК РФ , начисленные налогоплательщиками за налоговый период в пользу физических лиц.

Таким образом, при начислении работнику среднего заработка за время нахождения в командировке следует начислять и уплачивать ЕСН с этих сумм.

НДФЛ . Налогоплательщиками НДФЛ являются физические лица, являющиеся налоговыми резидентами РФ, а также физические лица, получающие доходы от источников в Российской Федерации, не являющиеся налоговыми резидентами РФ.

Объектом налогообложения признается доход, полученный налогоплательщиками: от источников в Российской Федерации и (или) за ее пределами - для физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ; от источников в Российской Федерации - для физических лиц, не являющихся налоговыми резидентами РФ.

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ налоговая база - это все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Из всего вышесказанного можно сделать вывод, что средний заработок, начисленный работнику, является доходом последнего, а следовательно, надо начислять и удерживать НДФЛ.

Пример.

Коммерческий директор ООО «Радуга» был направлен в июле 2008 г. в командировку на территории РФ, время нахождения в командировке - 4 дня. В коллективном договоре предусмотрены суточные в размере 1 000 руб. за каждый день нахождения сотрудника в командировке на территории РФ. Оклад данного работника составляет 14 000 руб. в месяц. За расчетный период (с июля 2007 по июнь 2008 года) данный сотрудник был на больничном 7 дней (с 01.04.2008 по 07.04.2008) и за период временной нетрудоспособности ему был начислен средний заработок в сумме 3 267 руб. За указанный расчетный период сотруднику выплачена материальная помощь в размере 2 000 руб. Рассчитаем средний заработок при направлении сотрудника в командировку и определим, в каком порядке выплаты подлежат налогообложению.

Для расчета среднего заработка не учитывается выплатав виде материальной помощи в сумме 2 000 руб. (п. 3 Положения № 922 ).

На основании п. 5 Положения № 922 при исчислении среднего заработка из расчетного периода следует исключить время временной нетрудоспособности, а также начисленную за это время сумму. В нашем примере это 3 267 руб., время - 7 дней.

Средний дневной заработок, кроме случаев определения среднего заработка для оплаты отпусков и выплаты компенсаций за неиспользованные отпуска, рассчитывается путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за отработанные дни в расчетном периоде, на количество фактически отработанных в этот период дней.

Таким образом, средней дневной заработок будет равен 629 руб. (14 000 х 11+ 10 818) / (269 дн. - 7 дн.), где 10 818 руб.
(14 000 руб. / 22 дн. х 17 дн.) начислено за 17 рабочих дней в августе по табелю.

За время нахождения в командировке работнику полагается сумма в размере 2 516 руб. (4 дн. х 629 руб.). Данная сумма подлежит обложению ЕСН и НДФЛ, с нее начисляются взносы на ОПС и в ФСС (от несчастных случаев и производственного травматизма), и включается в расходы по оплате труда по исчислению налога на прибыль.

Согласно п. 3 ст. 217 НК РФ при оплате работодателем командировочных расходов сотруднику не подлежат обложению НДФЛ суточные в пределах норм, установленных законодательством:

Не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;

Не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Суммы, превышающие эти нормы, являются объектом налогообложения НДФЛ.

По условию примера, согласно коллективному договору сотрудникам за время нахождения в командировке выплачиваются суточные в размере 1 000 руб. Итак, сотруднику выплачено: 4 дн. х 1 000 руб. = 4 000 руб. От обложения НДФЛ освобождается сумма, равная 2 800 руб. (4 дн. х 700 руб.).

Таким образом, доход, подлежащий обложению НДФЛ, равен 1 200 руб. (4 000 - 2 800), а сумма НДФЛ - 156 руб. (1 200 руб. х 13%).

В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Обратите внимание: Суточные включаются в прочие расходы, связанные с производством и реализацией, и уменьшают налоговую базу по прибыли в размере норм, установленных законодательством (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ ).

А также в Постановлении Правительства (Положение под номером 749). При отправке сотрудника в служебную поездку оформляется приказ, командировочное удостоверение (временно отменено) и служебное задание. За работником на время пребывания в командировке сохраняется средний размер его заработка. Дополнительно выплачиваются суточные. Эта сумма представляет собой возмещение всех расходов, которые связаны с тем, что сотрудник проживает временно не по своему основному месту жительства.

Как оплачивается командировка?

В вопросе оплаты командировочные необходимо разделить на три части:

• средний заработок;
• суточные;
• компенсация расходов.

При расчете среднего заработка в учет берется последний рабочий год. Если некоторые месяца были отработаны не полностью (из-за больничных, отпуска или по другим причинам), то расчет этих дней ведется соответствующим образом. Если работник еще не успел отработать 12 мес. в компании, то учитывается исключительно тот период, на протяжении которого он числится на этом рабочем месте.

При расчете суточных компания опирается на внутренние положения. Во многих организациях используются следующие суммы: 2500 р. – для поездок за границу, 700 р. – для поездок внутри России. Эти суммы установлены в общероссийском Положении, где сказано, что они не облагаются НДФЛ .

Под компенсацией расходов, прежде всего, подразумевают проезд и проживание. Сюда причисляют и дополнительные расходы, которые тратятся сотрудником при выполнении служебного задания. По установленным правилам, с этих сумм подоходные налоги не выплачиваются.

Оплата по среднему заработку работника командировки

За каждый рабочий день пребывания в отъезде выполняется оплата по среднему заработку. Оплата по окладу в некоторых случаях приводится для сравнения.

Работодателем производится подсчет среднедневного заработка за период продолжительностью в один год. При ежемесячном окладе в 10 тыс. руб. (120 тыс. руб. за год) расчет будет выглядеть следующим образом: 120 тыс. : 12: 29,4 (среднемесячное количество дней) = 340 руб. Однако это формула актуальна лишь для тех сотрудников, которые полностью отработали расчетный период. Если были месяца, когда человек отработал не все дни, то и расчет будет выполняться по-другому.

Когда возможна доплата к командировочным?

Средний заработок может быть меньше оклада, а потому работникам невыгодно ездить в таких случаях в командировки. Поэтому по внутренним правилам некоторых организаций предусматривается доплата. Расчет доплаты определяется очень просто – исходя из размера самого оклада. Таким образом, в формулу расчета подставляется не среднемесячный заработок работника, а его текущий оклад.

Другие доплаты связаны с расходами, которые относятся к командировке. Все эти расходы должны быть подтверждены документально работниками. Некоторые работодатели устанавливают доплату за питание и даже за культурные развлечения сотрудника во время поездки. Однако это должно быть прописано в локальной документации.

Как происходит оплата командировки в выходной день?

Интересным для работников и нанимателей является вопрос о том, как оплачивается командировка в выходные дни по Трудовому Кодексу. Так как по ТК РФ выходной является таким днем, когда сотрудник может распоряжаться временем по своему усмотрению, то при попадании командировки на этот день работодателю придется соблюдать нормы 113-ой статьи .

Если работник в выходной день был в пути, то это тоже учитывается. Таким образом, при пребывании в командировки в выходные работникам гарантируется повышенная оплата. В данном контексте под повышенной оплатой подразумевается как минимум двойной размер (153-я ст.). Если сотрудник пожелает, то вместо двойной оплаты ему могут предоставить дополнительный день отдыха.

Оплата командировки в праздничные дни