Оформление графика отпусков. Оформление графика отпусков График отпусков форма т 7 образец заполнения

Один из обязательных кадровых документов предприятия – это график отпусков , бланк имеет типовую форму Т-7, которую вы можете скачать в конце статьи. Основное предназначение данной формы Т-7– это определять очередность ухода сотрудников предприятия в . Как правильно составить график отпусков? Образец заполнения формы Т-7 вы найдете ниже.

За две недели до начала нового года данный кадровый документ уже должен быть оформлен и утвержден руководством. Составляется график в конце года на год следующий. Прежде, чем начать заполнять график отпусков, нужно узнать у работников желаемый ими период отпуска. Эти пожелания необходимо учитывать при оформлении бланка.

График отпусков форма Т-7 образец заполнения

Для заполнения формы Т-7 можно использовать , из него берутся данные о сотрудниках: их ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер. Эти данные заносятся в таблицу в форме Т-7.

Когда наступит день ухода сотрудника в очередной оплачиваемый отпуск, нужно будет в таблице указать фактическую дату начала отдыха работника.

Когда график отпусков будет составлен и для всех сотрудников будут указаны планируемые даты начала отпуска, документ дается на ознакомления сотрудникам, после чего каждый из них должен поставить подпись напротив своей фамилии. Также на графике отпусков должны присутствовать подписи начальников структурных подразделений предприятия, работника кадровой службы и непосредственно самого руководителя, который и утверждает составленный график.

Если в дальнейшем появится ситуация, по которой работник решит изменить время своего отпуска (а такая ситуация возникает очень часто), то действовать нужно следующим образом. Во-первых, от работника нужно получить заявление, в котором он напишет свою просьбу о переносе даты начала отпуска и укажет причину, по которой он желает это сделать. Если руководство будет не против, то на основании этого заявления составляется приказ на изменение графика отпусков, а в график отпусков Т-7 вносятся необходимые поправки.

Для организации кадрового учета в компании начинающим кадровикам и бухгалтерам отлично подходит авторский курс Ольги Ликиной (бухгалтера М.Видео менеджмент) ⇓

★

График отпусков служит для документального оформления очередности предоставления отпусков работникам предприятия, учреждения или организации, а также их отдельных подразделений. Документ оформляется по форме, утвержденной Постановлением Государственного комитета статистики России 05.01.2004г. (форма Т-7).

График отпусков составляется в кадровом отделе и утверждается первым лицом организации или предприятия. При этом необходимо учитывать мнение органа профсоюза, если таковой существует на предприятии. И если существует – поддерживать с ним дружеские отношения.

Форма Т-7 предназначена для оформления принятых решений о сроках предоставления отпусков работникам предприятия и содержит следующие обязательные элементы:

Наименование организации;
наименование структурного подразделения;
номер документа и дата его составления;
указания года, на который составлен график;
должности работников;
фамилии, имена и отчества работников;
табельные номера работников;
даты начала и окончания предоставляемых отпусков;
данные о перенесении отпусков (в случае необходимости).

График отпусков служит основанием для издания приказов о долгожданном очередном отпуске. Перенос дат отпусков производится только в случае согласования такого шага с администрацией предприятия и с согласия самого работника, не исключено, что и по его инициативе. Об отпуске работника необходимо уведомить не позже чем за 14 дней до его начала.

График отпусков форма т-7 образец и бланки скачатьВсе бланки

• График отпусков — образец.docx
• График отпусков — бланк.xls
• График отпусков — бланк.doc

График отпусков – это необходимый документ для любой организации . Его наличие часто проверяют инспекторы по труду.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Законодательное регулирование

За работодателем остается право разработки и своей собственной формы или модификации (дополнение или удаление граф) унифицированной формы Т-7.

Бланк формы (кликабельно):

• В графе 1 унифицированной формы указывается структурное подразделение.
• В графе 2 – должность работника.
• В графе 3 – фамилия, имя, отчество.
• В графе 4 – табельный номер.
• В графе 5 – количество календарных дней отпуска работника.
• В графе 6 – запланированная дата отпуска.

Перед утверждением графика все эти графы нужно заполнить. В графах «Номер документа» и «Дата составления», нужно соответственно указать номер документа в этой организации и дату его составления . График подписывает руководитель кадровой службы, и утверждает руководитель организации.

На графике отпусков также делается отметка об учете мнения профсоюза , и заносятся дата и номер этого документа (протокола).

Образец заполнения формы Т-7 (кликабельно):

Внесение изменений

Иногда жизнь вносит свои коррективы, и сотруднику необходимо перенести свой отпуск на другое время . В таком случае ему нужно подать заявление на изменение даты своего отдыха, которое согласовывается с непосредственным руководителем.

При этом в форму Т-7 вносятся изменения в графы 8, 9 и 10 . Информация об этих изменениях берется или непосредственно из заявления работника, или из приказа о внесении корректив в график отпусков.

Важно отметить, что если по обоюдному соглашению работодателя и работника последний в этом году в отпуск не идет, то его отпуск , в графы 8, 9 и 10 вносятся изменения, а 7 графа остается незаполненной.

Пример, как вносить изменения (кликабельно):

По форме Т-7 в случае необходимости может быть составлено и дополнение к графику отпусков . Оно требуется тогда, когда график на год уже утвержден, а на работу принят новый сотрудник. В такой ситуации планирование отпуска нового работника выполняется на отдельном бланке и прикладывается к основному документу.

График отпусков должен быть в каждой организации независимо от формы собственности (в том числе у индивидуального предпринимателя), за исключением случая, когда работодателем является физическое лицо .

Таким образом, для графика отпусков действуют общие правила:

• График должен быть утвержден за две недели до начала календарного года . При этом, если в организации есть профсоюзный орган, его мнение должно быть учтено при утверждении графика.
• Утверждая график отпусков, работодатель должен учитывать пожелания работников , а отдельным категориям предоставлять отпуск в удобное для них время.
• В утвержденном графике должны быть правильно заполнены реквизиты и графы с 1 по 6 . Графы с 7 по 10 заполняются по мере использования отпусков.
• В случае переноса отпуска, отзыва из отпуска, увольнения и в других случаях заполняются графы 8–10 .
• Не обязательно включать в график отпусков внешних совместителей , а также утверждать дополнительные графики для новых сотрудников.
• График отпусков должен храниться в организации один год .

Форма Т-7 – это стандартная утвержденная форма для оформления графика отпусков. Прежде чем приступить к инструкции по ее заполнению, следует напомнить, что график отпусков должен формироваться заранее — не позднее середины декабря года текущего на год следующий. Главное негласное правило — учет интересов всех сторон, то есть как пожеланий сотрудников, так и руководства организации. Уход в отпуск того или иного работника никоим образом не должен отразиться на эффективности производственного процесса.

Скачать образец заполнения и пустой бланк графика отпусков по форме Т-7

ФАЙЛЫ

Кто составляет график отпусков

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

Что необходимо для заполнения формы Т-7

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

Ответственные лица

• В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
• Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
• Затем проставить дату заполнения документа.
• Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.

Составление графика

Второй пункт является основным. Именно он включает в себя те сведения, ради которых и составляется данный документ. Здесь, необходимо в соответствующие графы вписать структурное подразделение, ФИО сотрудников, их должность, табельный номер, а также период отпуска каждого работника.

Важное условие: по закону, отпуск в общей сложности не может быть меньше 28 календарных дней, но его можно разбивать на какое угодно количество частей, при условии, что одна из них составит не менее 14 дней.

После того, как график отпусков составлен, его нужно показать сотрудникам для ознакомления и подписи. Затем его необходимо подписать у руководителей структурных подразделений и только потом представить на подпись главному лицу организации.

Когда график будет оформлен и утвержден, его не стоит убирать на полку – в течение года его необходимо заполнять по строкам фактических дней отпуска и всевозможных изменений.

Внимание! Не менее чем за две недели перед началом отпуска в соответствии с данным графиком каждому сотруднику нужно будет направить уведомление с указанием начальной и конечной даты отпуска. Без этого уведомления сотрудник может на вполне законных основаниях отказаться идти в отпуск в установленные ранее сроки.

Важно! Если работник решил изменить дату своего отпуска, он обязан уведомить об этом руководство через заявление, оформленное в письменном виде. При этом смена даты отпуска возможна только при взаимном согласии сторон и при условии, что это не повредит производственным процессам в организации. Поэтому хорошо, если сотрудник предоставит руководству документы, свидетельствующие об уважительных причинах и реальной необходимости перенесения отпуска.

В график отпусков нужно обязательно вносить информацию, указывающую на основания, по которым перенос отпуска стал возможным, а также фактическую дату отпуска. Все эти сведения нужно подкреплять ссылками на внутренние документы (приказы, больничные листы и т.п.).

Что делать, если сотрудник устроился после составления графика отпусков

Такая ситуация отнюдь не редкость. Как правило, в подобных случаях применяется один из двух вариантов:

1. Внесение изменения в уже существующий график отпусков;
2. Составление дополнительного графика отпусков, который будет являться приложением к основному.

Все остальное делается по общей схеме: обязательная подпись работника, заверение изменений или дополнительного отпускного графика у начальника структурного подразделения и руководства предприятия.

Кто может идти в отпуск вне графика

Закон отдельно выделяет лиц, которым отпуск должен предоставляться по их желанию, вне зависимости от стажа работы и утвержденного графика. Это:

• внешние совместители, уходящие в отпуск по основному месту работы;
• женщины, ожидающие ребенка при наличии справки из медицинского учреждения;
• несовершеннолетние сотрудники;
• работники-мужчины, чьи супруги находятся в отпуске по беременности и родам (при наличии свидетельства о браке и справки из медучреждения);
• супруги военнослужащих — в одно время с отпуском военнослужащих (по желанию);
• граждане, пострадавшим от чернобыльской катастрофы.

Все остальные работники имеют право уходить в отпуск только после работы в организации не менее 6 месяцев и в соответствии с составленным заранее графиком отпусков.

На основании ст. 123 ТК РФ работодатели регулярно утверждают план будущего отдыха сотрудников и утверждают его не позже, чем за 2 недели до окончания текущего года. К примеру, график отпусков на 2019 год (excel скачать бесплатно можно ниже) должен был появиться в организации не позже 15.12.2017, а график отпусков 2019 в excel нужно утвердить до 17.12.2018. Такой небольшой перенос связан с тем, что 15 декабря выпадает на субботу, выходной день. Поэтому последний срок можно перенести на ближайший рабочий день, уточняет Минтруд в Письме от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399.

Компания вправе разработать собственный шаблон-образец, график отпусков утверждать по этому документу. Но его реквизиты должны обязательно совпадать с теми, которые включает унифицированная форма Т-7 график отпусков, бланк которой утвержден Постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1.

Шаблонный график отпусков на 2019 год (бланк)

Унифицированная форма Т-7 график отпусков: образец заполнения

Заполнение и работу с этим документом можно разделить на несколько этапов. На примере — образец заполнения графика отпусков на 2019 год. Предложенный вариант актуален для оформления формы Т-7 на будущий период в бумажном варианте и поможет, если вам необходимо узнать, график отпусков на 2019 год как составить, заполнить и утвердить в 1С. Правила заполнения аналогичные.

Отметим, что в некоторых компаниях первым делом выпускают приказ об утверждении графика отпусков на 2019 год. Образец такого документа организации разрабатывают самостоятельно. Но мы его в статье не рассматриваем, поскольку он не является обязательным распоряжением.

Этап первый. Заполнение

1. В первый столбец вносится наименование структурного подразделения.

2. Во второй — наименование должности лица из этого подразделения, согласно .

3. В третий столбец заносится Ф.И.О. лица из указанного подразделения, занимающего данную должность.

4. В четвертый столбец записываем табельный номер лица — его можно посмотреть либо в , либо в .

5. В пятый столбец заносим общее количество дней отдыха, которые положены сотруднику за отработанное время. Если работник не использовал какие-то дни отдыха в предыдущие периоды, здесь они все суммируются — получится вот такой умный график отпусков на 2019 год в excel (скачать бесплатно бланк можно в начале статьи).

6. В шестой столбец вносим сведения о планируемых датах отпуска.

Этап второй. Согласование (при наличии профсоюза)

Этап шестой. Убытие в отпуск

После того как график отпусков (форма Т-7 скачать бесплатно 2019) утвержден, отдых в соответствии с этим планом обязателен для всех. Отменить данный документ невозможно. Дальнейшие действия такие:

3. Сотрудник знакомится с приказом под подпись.

4. В столбец 7 вносятся даты отпуска из приказа.

5. В личную карточку работника (форма Т-2) в раздел VIII вносятся сведения о датах отдыха в соответствии с приказом.

Этап седьмой. Перенос отпуска

При всей простоте работы с формой Т-7 жизнь вносит свои коррективы. Например, вы можете подготовить и скачать график отпусков на 2019 год excel с учетом праздников, утвержденных на федеральном и региональном уровнях. Кроме того, надо учитывать, что иногда работнику необходимо перенести запланированный отдых в зависимости от обстоятельств. В таком случае алгоритм работы следующий:

1. Сотрудник заблаговременно пишет заявление в свободном виде.

2. Заявление работника согласовывает непосредственный начальник (в данном случае это будет руководитель предприятия).

Руководитель принимает соответствующее решение. При внесении изменений в форму Т-7 необходимо помнить, что все они вносятся тем же порядком, которым форма была утверждена (приказ или виза руководителя).

3. Лицо, ответственное за работу с Т-7, вносит необходимые сведения в столбцы 8, 9 и 10. Сведения берутся либо из заявления работника, либо из приказа о внесении изменений в график отпусков.

Если по соглашению сторон между работником и работодателем было принято решение, что первый не идет в отпуск в 2019-м, он пишет заявление на перенос своего отпуска, заявление согласовывается, в графике заполняются столбцы 8, 9 и 10, столбец 7 не заполняется.