Оформление отчетных документов для командировочных. Какие нужно предоставить отчетные документы для командировочных Документы из гостиницы для командировки

Поездка в командировку — это выезд в место, отдаленное от основного базирования работы. Сотрудника отправляют в командировку приказом директора организации .

В каких случаях возникает необходимость

Для любой командировки крайне важна корректно оформленная документация, она должна соответствовать требованиям законодательства РФ. Если раньше в пакет документов командированного сотрудника входило командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о работе, то с 2016 года пакет включает в себя совсем другую документацию.

Итак, сейчас командировка, связанная с исполнением служебных обязанностей, включает в себя:

Таким образом, в случае, когда поездка попадает в разряд служебных командировок, нужно должным образом оформить все необходимые документы. Это требуется для того, чтобы все расходы, которые сотрудник понесет во время поездки, были обоснованы и имели соответствующие подтверждения .

Любая организация вправе установить свои правила относительно необходимой для командировок документации. Количество и формы необходимых документов прописываются в локальном акте организации.

Составление приказа

Приказ – это фактически распоряжение руководителя о направлении в служебную поездку кого-либо из сотрудников. Как правило, каждая организация имеет свою, выработанную и утвержденную форму приказа, либо можно использовать унифицированную форму Т-9 (Т-9а, если командировка на несколько сотрудников).

В приказе должно быть прописано:

• ФИО, должность, подразделение сотрудника;
• куда отправляется сотрудник;
• сроки поездки;
• цель поездки.

Так же необходимо указать основание составления приказа , это может быть служебное задание, если оно составляется работодателем. В случаях, когда служебное задание не используется, основанием может служить номер договора с контрагентом либо реквизиты других документов.

Если необходимо выдать сотруднику денежные средства до командировки, то используется авансовый отчет . Документ заполняется в одном бланке и сдается в бухгалтерию.

Заполненная форма – документ, в котором указаны примерные суммы, необходимые на командировку сотрудника (проживание, проезд). По возвращению работник должен составить отчет и предоставить все подтверждающие расходы документы.

В случае если расходы превысили сумму, выданную под отчет, и работник имеет подтверждающие документы на перерасход, то ему выплачиваются средства, которые он израсходовал из личных денежных средств.

Если израсходовано на командировку меньше, чем выдано под отчет, то работник обязан внести в кассу остаток средств. Все подтверждающие документы крепятся к бланку отчета, авансовый отчет заверяется главным бухгалтером и руководителем и сдается в бухгалтерию.

Согласно статье 168 ТК РФ , сотруднику компенсируются расходы на аренду жилья, суточные, дополнительные затраты, связанные с пребыванием в другом населенном пункте, и траты, согласованные с руководством.

Оформление в табеле

Дни, которые сотрудник провел в командировке, в табеле отмечают буквой «К» , но количество часов не записывают, поскольку за работником сохраняется на это время средний заработок.

Если же командировка выпала на выходной/праздничный день, тогда в табеле прописывается «К-В» , и этот день подлежит оплате в двойном размере. При этом важно помнить, что работать в выходной день сотрудник может со своего согласия и на основании приказа руководителя.

Служебная записка

Служебная записка составляется, если нет других документов, подтверждающих расходы. В таком случае в записке делается отметка об организации, куда направляется сотрудник, времени его прибытия и убытия. Этот документ подтверждает факт пребывания работника на месте, фиксируя дату и время прибытия и возвращения.

Требуется в двух случаях :

1. Если сотрудник отправляется в командировку на личном либо арендованном транспорте;
2. Если у работника нет подтверждения о факте транспортировки и проживания.

Форма служебной записки не регламентирована законодательством , поэтому предприятие должно разработать форму самостоятельно. Сотрудник заполняет бланк служебной записки по возвращению из командировки.

Подтверждающая документация для гостиницы

С 21.10.2015 временное проживание в период командировки возможно исключительно при подписании соглашения , в котором должны быть прописаны стоимость и сроки проживания (в сутках).

Подтверждающими документами будут кассовый чек и счет на оплату услуг.

Перечень для бюджетной организации

Согласно законодательству, работодатель обязан оплатить работнику затраты на аренду жилья во время командировки. С целью экономии бюджетные учреждения компенсируют проживание по минимальным нормативам. Как правило, это не более 2000 руб. в сутки.

Для получения этих средств сотруднику необходимо оформить документы, подтверждающие затраты (справка, подтверждаемая кассовым чеком). В документах должно быть обязательно указано: наименование платежного документа, серия и номер, наименование организации, подписи и печати.

Квитанция должна быть распечатана с помощью автоматической системы и содержать необходимые пометки. Выплата происходит в ближайший платежный день. Оплата за аренду жилья может производиться и до отъезда, авансом.

Оплата за проживание в гостинице относится на подстатью 212 «Прочие выплаты» в соответствии с бюджетной классификацией.

Служебная квартира и аренда у родственников

По согласию с работодателем сотрудник может арендовать квартиру или комнату. В таком случае подтверждающим документом будет договор аренды и расписка о получении средств собственником жилья .

В случае если компания самостоятельно арендует квартиру для своих работников, то имеет смысл заключить долгосрочный договор с собственником жилья. В таком случае для командированного сотрудника подтверждением будет акт . Важно отметить в акте факт оплаты, иначе будет считаться, что сотрудник не понес расходов.

В случае, если работник захотел остановиться во время командировки у родственников, то подтверждающим документом может быть служебная записка или удостоверение . Важно, чтобы там были прописаны срок пребывания и подтверждение принимающей стороны.

В данном случае форма подтверждения не регламентирована.

Порядок оплаты за проживание с примерами

В случае, если работодатель оплатил проживание в гостинице безналичным расчетом, сотрудник не включает это в авансовый отчет.

Когда оплата услуг гостиница произведена безналичным расчетом, сумма не корреспондирует со счетом 71.

Пример : сотрудник Иванов А.А. был направлен в командировку на трое суток. Стоимость гостиницы на этот период составила 6000 руб. Организация оплатила проживание сотрудника безналичным расчетом на счет гостиницы.

Бухгалтерские проводки следующие :

1. Дт 76(60) Кт 51 – оплата гостиницы — 6000 руб.
2. Дт 26(20,44) Кт 76(60) – после утверждения авансового отчета, когда сотрудник оплачивает гостиницу самостоятельно и прикладывает соответствующие документы к отчету — 6000 руб.

Пример : Иванов А.А. был направлен в командировку и получил в подотчет сумму на оплату проживания в гостинице в размере 6000 руб.

Проводки:

1. Дт 20 Кт 71 — списаны расходы на проживание – 4920 руб.
2. Дт 19 Кт 71 — выделен НДС – 1080 руб.
3. Дт 68 Кт 19 — НДС к вычету – 1080 руб.

Бухгалтерский учет с проводками

Денежные средства на командировочные расходы сотрудник получает под отчет (после командировки он оформляет на эту сумму авансовый отчет)

Дт 71 Кт 50 — Выданы денежные средства под отчет.

В случае, если у сотрудника осталась сумма неиспользованной.

Дт 50 Кт 71 – Взнос в кассу неиспользованной подотчетной суммы.

Если же случился перерасход, и сотрудник потратил личные средства — после утверждения авансового отчета сотрудник получает потраченную им сумму.

Дт 71 Кт 50 – выдана сумма, перерасход подотчетной суммы.

Расходы на командировку относятся на бухгалтерские счета в зависимости от цели командировки. Если по расходам выделяется НДС (при наличии СЧФК), то сумму налога можно отнести на счет 19 и направить к вычету.

Бывает, что расходы работника работодатель не может возместить и вынужден удержать из зарплаты сумму (важно, что больше 20% удерживать нельзя). Либо работник вносит сумму через кассу.

1. Дт 70 Кт 71 – удержана сумма из зарплаты.
2. Дт 50 Кт 71 – внесена в кассу сумма.

Налоговый отчет

Лимит на суточные в 2018 году составил 700 рублей на командировки по России , 2500 рублей — для заграницы . Все суммы свыше лимита подвергаются вычету НДФЛ. Такой же лимит установлен на уплату страховых взносов.

Предприятия, работающие по УСН, рассчитывают командировочные по общей системе и принимают их в расходы. Расходы по УСН считаются на дату оплаты.

В случае, если сотрудник перерасходовал средства, то эта сумма вносится в книгу учета доходов и расходов в момент компенсации суммы сотруднику.

В случае ИП без работников на УСН: предприниматель не может учитывать расходы на командировку для своих поездок, потому что командировка – поездка сотрудника по приказу работодателя, а у ИП работодателя нет.

Дополнительная информация по командировкам представлена в данном видео.

Любое задание, порученное работнику, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении. И командировка в другой населенный пункт в этом случае не является исключением. Отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, работник должен позаботиться о том, чтобы по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных. Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия.

Необходимые документы для командировки

Специфика многих организаций (предприятий) предусматривает постоянное общение с партнерами. Но многие из них зачастую находятся за пределами данного населенного пункта. Поэтому некоторые сотрудники вынуждены ехать в другой город для решения важных производственных вопросов.

Чтобы по прибытии подтвердить выполнение конкретного поручения, они должны оформить соответствующие отчетные документы для командировочных. Только после этого бухгалтерия сможет оплатить работникам расходы, понесенные за период выполнения ими служебного задания. Список сотрудников, имеющих право выезжать в командировки, а также срок и иные подробности поездки обычно оговариваются определенными соглашениями, различными локальными нормативными актами или коллективным договором. В любом случае, отправляясь в поездку, работник должен иметь при себе:

1. Командировочное удостоверение. Хотя с 2015 года оно официально упразднено, но многие предприятия все-таки по старинке его используют.
2. Соответствующий приказ руководителя.
3. Служебное задание.

Это - основные для командировочных, без которых любая поездка работника не будет иметь под собой никаких оснований.

Оплата командировок

Расчеты с сотрудниками за выполненные задания бухгалтерия производит ступенчато. Сначала, перед отъездом, работнику выдается аванс, сумма которого рассчитывается на основании имеющихся норм. Эти денежные средства предусмотрены для оплаты проезда, найма жилья, дополнительных расходов, связанных с проживанием (суточных), и других нужд, разрешенных нанимателем. Окончательный расчет производится после того, как по возвращении работник сдаст оформленные отчетные документы для командировочных. Они должны содержать в себе:

• авансовый отчет, в котором перечислены все понесенные затраты;
• служебную записку в том случае, если для работы сотруднику приходилось использовать собственный транспорт или брать его в аренду.

Вместе с авансовым отчетом в бухгалтерию необходимо также сдать командировочное удостоверение, в котором должны быть отметки тех предприятий, которые посетил сотрудник, выполняя порученное ему служебное задание. должно соответствовать тому, что изначально указывалось в приказе. Если в случае производственной необходимости требовалось посещение компаний, расположенных в других населенных пунктах, то этот факт должен быть отмечен в отчете о командировке.

Срок командировки

Для выезда в командировку работнику выдается два основных документа (приказ и командировочное удостоверение), которые, в принципе, дублируют друг друга. Оба они содержат в себе информацию о месте назначения и сроках поездки.

Первым днем командировки считается отъезд сотрудника с постоянного места работы. Дата отправления указана на билете используемого транспортного средства (автобуса, поезда, самолета). Причем отсчет суток производится до 24 часов. Позднее уже считаются следующие сутки. Это обязательно надо учитывать при покупке билетов. Последний день определяется по дате возвращения, также указанной в билете. До 2015 года расчет проводился на основании информации, отмеченной в командировочном удостоверении. Но после того как в силу вступило Постановление РФ №1595 от 29.12.2014 года, для подтверждения выезда работнику достаточно предъявить командировочные отчетные документы в виде билетов на проезд. Именно они будут служить доказательством срока командировки, на основании которого бухгалтерия затем выплатит работнику «суточные» (дополнительные расходы, связанные с проживанием). Эти средства предусмотрены для питания человека, находящегося вдали от дома в связи с выполнением служебных обязанностей по поручению руководства. Возможно, поэтому подобные затраты иногда называют «полевым довольствием», которое рассчитывается, исходя из норм, утвержденных Правительством России.

Съемное жилье

Отправляясь в командировку, многие сотрудники заранее бронируют себе номера в гостиницах. Это гарантирует им возможность проживания там по прибытии. Но иногда не удается воспользоваться такой услугой из-за отсутствия свободных мест или же работник предпочел решить этот вопрос на месте. В таком случае ему придется довольствоваться съемным жильем. Такой вариант тоже возможен.

По возвращении ему необходимо будет указать это обстоятельство, оформляя отчетные документы для командировочных. За проживание на квартире он получит компенсацию, размер которой утвержден отдельным положением. Общая сумма будет состоять из посуточной оплаты, умноженной на количество дней нахождения в командировке. В некоторых случаях руководство предприятия арендует квартиру в том населенном пункте, куда наиболее часто выезжают его сотрудники для решения производственных вопросов. Это заметно упрощает жилищный вопрос для работника. Он по праву находится в съемном помещении, не затрачивая на это собственных средств. Следовательно, по возвращении предприятие ничего не должно ему возмещать.

Возмещение затрат

По возвращении домой работник может рассчитывать на возмещение затрат, понесенных им за время нахождения в командировке. Порой они бывают даже несоизмеримы с фактическими расходами. Это может произойти в том случае, если он не представил в бухгалтерию подтверждающие документы или самовольно неоправданно превысил предельно допустимые нормы. В этом случае сотруднику придется лично разбираться с руководством. Что должно войти в отчетные документы для командировочных? Образец итогового авансового отчета представляет собой перечень всех финансовых затрат сотрудника.

Как правило, возмещению подлежат:

1. Суточные, размер которых зависит от количества дней нахождения в командировке. Они подтверждаются проездными билетами или командировочным удостоверением. В России установлены единые допустимые нормы оплаты, в соответствии с которыми за сутки работнику положено 700 рублей (в пределах страны) и 2500 (при выезде за границу).
2. Расходы на транспорт подтверждаются оригиналами приобретенных в кассе билетов.
3. Расходы на проживание. Возмещение производится на основании представленных чеков и счетов-фактур.

Разницу между авансом и фактически затраченной суммой сотрудник сможет получить при начислении зарплаты за текущий месяц.

Проживание в гостинице

Выезжая по служебной необходимости, работник, как правило, решает разные важные для предприятия вопросы. Многие из них невозможно решить за один день. А находясь в другом городе, ему нужно где-то ночевать. Самый простой вариант - это гостиница. Там любой приезжий может найти все, что нужно для проживания.

Что представляют собой отчетные документы из гостиницы для командировочных? Обычно это квитанция (счет) на оплату услуг проживания. Она представляет собой формы 3-Г, в котором отражена следующая информация:

• реквизиты гостиницы;
• наименование документа, номер и дата его оформления;
• данные о посетителе (Ф.И.О. с указанием страны проживания, паспортные данные, адрес прописки и дата заезда);
• расчет стоимости проживания с выделенной НДС;
• печать предприятия.

Вместе со счетом в бухгалтерию надо представить кассовый чек, который выдается там же, в гостинице, после произведения оплаты. Он будет подтверждением затрат, которые нужно возместить. В счет могут быть включены также дополнительные услуги (бронь, кафе, прачечная, стоянка автомобиля, телефонная связь, трансфер до аэропорта и другие). Но оплата их производится только в случае, когда таковые предусмотрены коллективным договором данного предприятия, или с личного разрешения руководства.

Сотрудник, направленный в служебную поездку, по возвращению на рабочее место обязан отчитаться по результатам командировки и всех понесенных расходах. Для этого бухгалтерия потребует с него отчетные документы по командировке. Отсутствие документального подтверждения расходов может повлечь за собой отказ со стороны руководства в их возмещении.

Трудовой кодекс РФ определяет, что работодатель обязан возмещать расходы, понесенные их сотрудниками в командировках. Возмещаются расходы на съем жилья, суточные, а также прочие дополнительные траты, которые работник совершил с разрешения руководства. Возмещения денежных средств возможно только, если будут документально подтверждены расходы на проживание в командировке.

Порядок и размер возмещения, как и перечень отчетной документации, не закреплены на законодательном уровне, а регулируются нормами коллективного договора. Перед отъездом сотруднику выдают аванс, а после возвращения на протяжении 3 дней он должен подготовить отчет со всеми подтверждающими расходы документами.

Что касается найма жилья, то сотрудник может выбирать условия проживания в командировке:

• забронировать номер в отеле;
• арендовать квартиру;
• служебное жилье для командировочных;
• поселиться у родственников.

Гостиничные документы для подтверждения расходов

Согласно правилам, утвержденным Постановлением Правительства № 1085от 09.10.2015, оплата проживания в гостинице в командировке подтверждается кассовым чеком, либо иным документом в форме БСО.

Отчетной документацией, которая позволяет подтвердить расходы на проживание в гостинице, может быть и договор между командируемым сотрудником и организацией, что предоставляет гостиничные услуги. Документ должен содержать следующие сведения:

• полное название организации, регистрационные данные;
• личные данные командируемого сотрудника;
• информация о бронировании, его цена;
• точный период проживания;
• подпись, печать при наличии.

Для оплаты гостиницы в командировке сотрудник получает в кассе аванс непосредственно перед отъездом. Факт оплаты номера подтверждается кассовым чеком, приходным кассовым ордером, прочими БСО.

Согласно КОСГУ проживание в командировке в гостиничном номере и его оплата относится к категории 212 «Прочие выплаты».

Отчетные документы за проживание в квартире

По согласию работодателя командируемый сотрудник имеет право воспользоваться не гостиничными услугами, а снять квартиру или отдельную комнату. В таком случае командировочные документы о проживании также понадобится предъявить.

Затраты на аренду можно подтвердить письменным договором между сторонами найма помещения. Документ обязательно должен содержать информацию о сроках аренды, ее стоимости. Если оплата жилья в командировке без документов, чеков, приходных кассовых ордеров, физическое лицо владелец квартиры подтверждает факт получения наличных личной распиской.

Если сотрудник или организация для поиска жилья пользовались услугами риелтора, при составлении авансового отчета понадобится приложить договор с агентством недвижимости, а также квитанции об оплате его услуг.

Оплата проживания в командировке в бюджетной организации

Если в служебных целях в другой регион направляется сотрудник государственной некоммерческой организации, которая финансируется из бюджета определенного уровня, то порядок подтверждение расходов будет аналогичен, как и в любой коммерческой организации. Отличие в процедуре – указание другого источника финансирования служебной поездки.

В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Что говорит закон?

Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:

• своевременное прибытие на место назначения;
• результативное выполнение командировочного задания;
• отъезд в назначенное время;
• предоставление по возвращению на постоянное место работы.

Нормативная база

Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.

Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.

В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.

В предприятия включают следующие вопросы:

• последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
• границы размеров компенсирования затрат;
• регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
• перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
• нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.

Где можно останавливаться?

Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:

• гостиничный номер;
• служебные квартиры;
• самостоятельная аренда комнаты;
• проживание у родственников.

Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.

Гостиничный номер

Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.

Служебные квартиры

Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.

Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.

Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.

У родственников

Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.

В этом случае, положительно решаются два вопроса:

• оптимальное решение бытовых проблем,
• близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.

Какие документы потребует работодатель?

Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.

Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.

Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.

Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:

• уставные и банковские реквизиты отеля;
• паспортные данные проживающего;
• размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
• срок пребывания;
• печать и подпись руководителя гостиницы.

Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.

Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.

С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.

Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.

В общем виде документы для оформления представлены в таблице:

В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.

И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.

Оплата проживания в командировке в 2020 году

Как считать?

Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.

В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.

Нормы, условия, лимиты

При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.

Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:

• простые сотрудники;
• административно-управленческий персонал предприятия.

Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.

В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.

Пример:

Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.

После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб/сут.* 3 дня = 16 800 руб.

Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:

• 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. - максимально разрешенный размер расходов на проживание;
• 16 800 – 10500 = 6 300 руб. - налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
• 6 300 * 13% = 819 руб. - начислен НДФЛ;
• 6 300 * 22% = 1 386 руб. - страховые взносы ПФР;
• 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. - страховые взносы ФФОМС;
• 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. - страховые взносы ФСС;
• 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. - страховые взносы от несчастных случаев на производстве.

Налоговый учет

Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.

Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.

Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.

Если есть подтверждающие документы

Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.

Компенсация без подтверждающих документов

Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.

Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».

Сегодняшний успешный бизнес практически невозможен без командировок сотрудников организации. В поездках решаются основополагающие вопросы для работы фирмы. Поскольку командировка по служебным задачам осуществляется за счет компании, то работник, который отправляется в дорогу, обязан по своему возвращению предоставить в бухгалтерию определенные отчетные документы. Именно данному вопросу будет посвящена эта статья.

Любой современный бизнес тяжело представить без периодических командировок. Цель для них может быть самой разнообразной:

• встреча с деловыми партнерами;
• личное подписание договоров;
• заключение выгодных сделок;
• принятие участия во всевозможных конференциях и выставках.

Для того чтобы сотрудника отправили в командировку, необходима соответствующая документация. К ней относится приказ, подтверждающий направление человека в командировку, а также командировочное удостоверение.

В этих документах указан временной период длительности командировки. При этом, вернувшийся из нее, сотрудник обязан предъявить в бухгалтерию и отдел кадров соответствующие отчетные документы. В данной ситуации для бухгалтерии необходимо принести все отчетные справки, ведомости и чеки, которые подтверждают расходную часть командировки.

Длительность служебной поездки за счет организации определяет затраты последней на ее проведение. Поэтому все отчетные документы должны предъявляться командированным сотрудником в идеальном состоянии. На них не должно быть жирных пятен, механических повреждений, зачеркиваний и собственноручных надписей, а также пятен, из-за которых невозможно прочесть документ.

Предоставляемые в бухгалтерию документы должны содержать следующие сведения:

• расходы на проживание в гостинице, в снятой квартире и т.д.;
• расходы на питание;
• расходы на проезд, бытовые услуги;
• оплата сотрудником интернета и телефонной связи.

Также сюда следует включать расходы на использование личного или служебного транспорта. Это затраты человека на горюче-смазочные материалы и бензин.

Помимо этого сотрудник, вернувшийся со служебной поездки, кроме отчетной документации, обязан предоставить свой отчет. На основании этой документации сотрудники бухгалтерии проведут расчет всех командировочных расходов и компенсируют работнику его затраты на служебную поездку.

К отчетным документам, что касаются расходной части, относятся:

1. чеки или счета за проживание в гостинице, оформленные по формы 3Г;
2. билеты на все виды транспорта, который человек использовал во время командировки;
3. фискальные чеки с заправочных станций;
4. чеки на покупку еды или питание в столовой;
5. товарные чеки;
6. проездные документы.

Помимо этого в перечень отчетных документов, которые сотрудник может предъявить бухгалтерии по своему возвращению из служебной поездке, могут входить:

• акт, составленный в ходе оказания человеку определенного рода услуг. Считается основным, если он отвечает цели поездки или прописан в приказе о назначении на командировку;
• договор, составленный в ходе аренды жилого помещения. Подается в случае, если сотрудник фирмы проживал не в гостинице, а снимал жилье. Также он предоставляется, если командировка была длительной.

Эти договора и акты в своем тексте будут содержать конкретную сумму, надлежащую к уплате. Поэтому их предъявление в бухгалтерию поможет сотруднику возместить свои затраты.

Именно данные документы могут подтверждать реальные затраты сотрудника организации на служебную поездку и их следует подать в бухгалтерию по своему возвращению.

Важно знать, что нужно успеть вложиться в строго отведенные законом сроки предъявления отчетной документации по командировке. Данные сроки регламентируются учредительными документами каждой конкретной организации.

Поэтому желательно принести все необходимые справки, чеки и билеты в первый же день выхода на работу.

Очень часто сотрудников различных организаций отправляют на совместные конференции по обмену новыми технологиями, обмену знаниями и опытом, а также на стажировку с целью получения более высокой квалификации. В такой ситуации в бухгалтерию и отдел кадров необходимо будет предъявить:

Обычно срок подачи подобной документации составляет ровно одну неделю с момента возвращения с конференции или стажировки.

Поскольку бухгалтерия ведет отчетность документации, которая связана с учетом всех видов расходов компании за текущий месяц, то предоставление сотрудником отчетной документации по возвращению из служебной поездки является обязательным действием и регламентируется законом. Все указанные в ней расходы заносятся в ежемесячный отчет организации по своим затратам для налоговой службы и несоответствие между реальными и указанными расходами может караться санкциями.
Но иногда встречаются форс-мажорные ситуации, в которых человек может потерять или сильно повредить расходный вид документации. Например, порвался билет или проводник его попросту не вернул вовремя, потерялся чек с гостиницы, столовой или с заправочной станции. В такой ситуации, да еще за короткий промежуток времени, в чужом городе восстановить их будет очень проблематично. Для ускорения процесса восстановления утраты можно обратиться в специализированные службы. Но они работают только в самых крупных городах страны. Поэтому зачастую сотрудник компании не успевает уложиться в сроки с подачей всей отчетной документации.

Без реальных бумаг подтвердить расходную часть поездки невозможно, так как бухгалтерия не имеет права верить на слово. Любая потраченная копейка должна быть занесена в чек. Только таким образом вы сможете возвратить себе денежные средства.
Следует знать, что оформление всевозможных вариантов отчетных документов требует внесения в них реквизитов компании, которая будет осуществлять оплату служебных расходов своих сотрудников в ходе командировки.

При соблюдении всех требований к отчетной документации, по возвращению из служебной поездки вы сможете рассчитывать на возмещение своих реальных затрат. В противном случае, особенно при утрате или повреждении отчетной документации, вы получите при самом лучшем стечении обстоятельств только частичную компенсацию, так как бухгалтерия в последствии будет обязана предъявить расходную часть фирмы налоговой службе, а любые несоответствия караются административным штрафом. В такой ситуации компания, особенно если она государственная, может быть обвинена в нецелевом использовании денежных средств. Поэтому всегда с должным вниманием относитесь к отчетной командировочной документации.

Видео «Как оформить командировку»

На записи мужчина рассказывает о том, как правильно оформить необходимые документы и как определить фактические сроки пребывания сотрудника в командировке.