Приходные и расходные ордеры - это унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом для использования организациями или индивидуальными предпринимателями с использованием наличных денежных средств. В зависимости от того какую функцию они несут в кассе организации - приход или расход - существуют приходный кассовый ордер и расходный кассовый ордер. Давайте рассмотрим подробнее каждый из них, для чего он нужен, какую функцию в себе несёт и когда необходимо оформить.

Когда заполняется Приходный кассовый ордер (ПКО)?

Когда в кассу организации или ИП поступают наличные денежные средства, то необходимо отразить факт совершения этой хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета. И для оприходования наличности существует приходный кассовый ордер.

Он составляется по унифицированной в единственном экземпляре и подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Приходный кассовый ордер состоит из двух блоков:

1. Сам ПКО;
2. Квитанция, которая после заполнения отрывается и отдается лицу, внесшему деньги в кассу.

Выписывать приходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в приходном ордере не допускаются. Если вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

На втором блоке ПКО «Квитанция» после заполнения ставится печать юридического лица или предпринимателя. Необходимости ставит печать, чтобы половина попадала на приходный кассовый ордер и вторая половина на квитанцию, сейчас нет.

В каких случаях заполняется Приходный кассовый ордер?

Приходный кассовый ордер мы заполняем при:

• внесении учредителями своей доли в уставном капитале;
• поступлении в кассу выручки. Если вы в своей работе используете кассовый аппарат и в течение дня пробиваете покупателям кассовые чеки, то оформлять приходный кассовый ордер на каждый пробитый чек не нужно, приходуется только одним ПКО общая сумма в конце рабочей смены;
• возврате заёмных средств. Если ваша организация или ИП давали займ юридическому или физическому лицу, и займ возвращается в кассу организации;
• возврате от подотчётного лица. Ваша организация выдала работнику деньги под отчет, работник закупил необходимое и остаток аванса приносит в кассу организации или предпринимателя;
• снятии денежных средств с расчетного счёта юр лица. Если вы снимаете денежные средства с расчетного счета организации на заработную плату, хозяйственные нужны и пр., то эти денежные средства должны сначала приходоваться в кассу организации.

Порядок заполнения Приходного кассового ордера

Теперь мы рассмотрим пошагово порядок заполнения каждого поля Приходного кассового ордера.

сайте Росстата .

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. приходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Дебет» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Кредит» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

75 «расчеты с учредителями» - при взносе учредителями доли в уставном капитале;

51 «расчетные счета» - при снятии денежных средств с расчетного счёта;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при возврате неиспользованного аванса от работника;

62 «расчеты с покупателями и заказчиками» - при поступлении оплаты от покупателя в кассу организации;

90.1 «выручка от продаж» - при оприходовании выручки за смену с применением контрольно-кассовой техники.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-».

В поле «Принято от» прописывается полностью либо ФИО вносителя в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО вносителя физического лица тоже в родительном падеже.

В поле «Основание» вносится основание для внесение денежных средств: взнос в уставный капитал, выручка от продаж, получение наличных из банка, оплата товаров/услуг согласно накладной № (договора №) и т.д.

В поле «Сумма» прописывается сумма вносимых денежных средств прописью с заглавной буквы, копейки указываются цифрами. Стоит отметить, что если Вы в табличной части ПКО указали полную сумму без копеек, то и в поле «Сумма» необходимо указать только полную сумму прописью без указания копеек. Не допускается сокращение руб и коп. Если сумма включает НДС, то пишется «включая НДС, процентная ставка НДС и сумма НДС».

В поле «Приложение» вписываются первичные документы, на основании которых вносятся деньги.

В двух нижних строчках ставятся подписи кассира и главного бухгалтера.

Блок «Квитанция» заполняется аналогично блоку «Приходный кассовый ордер». Ставится печать, отрывается по линии и отдается вносителю.

Образец заполнения Приходного кассового ордера (ПКО)

Нажмите для увеличения

Когда заполняется Расходный кассовый ордер (РКО)?

По аналогии с приходным кассовым ордером, расходный кассовый ордер заполняется в случае когда деньги необходимо получить в кассе организации.

РКО составляется по унифицированной в единственном экземпляре и хранится в кассовой книге организации.

Расходный кассовый ордер составит только из одного блока - самого расходного кассового ордера. Подписывается главным бухгалтером, бухгалтером, бухгалтером-кассиром, кассиром организации или другим уполномоченным лицом.

Выписывать расходник можно как вручную, так и с помощью компьютера. Исправления в расходном ордере не допускаются. Если Вы допустили ошибку, ордер необходимо переписать. В противном случае такой документ является не действительным и нарушающим кассовую дисциплину.

В каких случаях заполняется Расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер мы заполняем при:

• необходимости выдачи подотчетным лицам на закупку необходимых товаров или материалов для организации;
• выдаче подотчетным лицам на личные и командировочные расходы;
• сдаче наличных денежных средств в банк на расчетный счёт организации;
• выплате заработной платы (аванса) сотрудникам наличными в кассе;
• выплате дивидендов учредителям.

Порядок заполнения Расходного кассового ордера

Теперь рассмотрим пошагово как правильно заполнить расходный кассовый ордер.

В поле «Организация» прописываем полное наименование юридического лица или индивидуального предпринимателя согласно уставным документам.

В поле «Структурное подразделение» прописывается подразделение, которое ордер выдало. Если в организации или у ИП отсутствует подразделение, то ставится прочерк.

В поле «по ОКПО» вписываем код ОКПО, выданный органами Статистики. Если Вы не знаете свой код, то узнать его Вы можете на официальном сайте Росстата .

Поле «номер документа» присваивается с первого номера, начиная с 1 января нового года и имеет сквозную нумерацию в течение года до 31 декабря. Организация вправе к цифрам использовать префиксы.

В поле «Дата составления» ставится текущая дата, т.к. расходный кассовый ордер составляется на момент совершения хозяйственной операции.

Колонки «Дебет» и «Кредит» заполняются в соответствии с бухгалтерскими проводками и оформляет их бухгалтер. Но, по умолчанию, графа «Кредит» заполняется 50.1 - поскольку это бухгалтерский счёт кассы организации. В графе «Дебет» может быть один из следующих бухгалтерских счетов:

70 «расчеты по заработной плате» - при расчетах с работниками организации наличными денежным средствами;

51 «расчетные счета» - при внесении денежных средств на расчетный счёт из кассы организации;

71 «расчеты с подотчетными лицами» - при выдаче работнику аванс на нужды предприятия или командировочные расходы;

60 «расчеты с поставщиками и подрядчиками» - при оплате поставщикам наличными денежными средствами.

В поле «Сумма» отражается сумма, вносимая в кассу. При этом указание копеек и рублей разделается символом «-». Либо при полных рублях копейки можно не указывать.

Поле «Код целевого назначения» заполняется только при условии использования организацией системы кодирования.

В поле «Выдать» прописывается полностью либо ФИО того, кому выдаются наличные в родительном падеже (отвечает на вопрос - от кого?), либо полное наименование юридического лица или ИП и ФИО получателя физического лица тоже в родительном падеже.

Приходный ордер – это документ, оформляемый при поступлении наличности в кассу. Его заполнение имеет свои нюансы, о которых вы сможете прочитать в следующей статье.

Прежде всего, стоит отметить, что приходник состоит из двух составляющих:

• Самого приходного ордера;
• Квитанции, которая является отрывной; ее отдают вносителю средств.

Сначала необходимо полностью заполнить сам ордер, и только после этого приступать к заполнению квитанции.

Порядок заполнения приходного кассового ордера такой:

• Прописывают полное название организации, указывая при этом организационную форму. Название должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах.
• Указывают специальные коды ОКУД и ОКПО, которые были присвоены компании при ее открытии.
• Указывают номер приходника, в соответствии с регистрационным журналом учета кассовых документов.
• При указании даты необходимо обращать особое внимание на то, соответствует ли она дню передачи денег в кассу.
• Если наличность сдается в структурное подразделение, указывается его код, если в центральный офис компании – ставится прочерк.
• Также указывают код хозяйственной операции (на какие цели внесены деньги в кассу).
• В строчках «кредит» и «дебет» прописывают номера счетов, применяемые для отражения операции.
• В графе «принято от» указывают инициалы вносителя средств. Если средства вносятся со счета – реквизиты банка и кассира другой организации.
• Строка «основание» предназначена для указания содержания операции.
• Сумма вносимых средств отражается прописью. Она должна быть не более ста тысяч рублей.
• В поле «в том числе» прописывается сумма НДС (при наличии);
• В графе «приложение» указываются реквизиты прилагаемых документов, если такие имеются.
• В квитанции, которая является отрывной, повторяются все сведения из самого ордера.

Основания для принятия наличности

В качестве основания по приходу наличности может быть указано следующее:

• Оплата за продукцию, отгруженную в соответствии с накладной;
• Оплата за выполненные по контракту работы;
• Возмещение материального ущерба по решению суда;
• Внесение предоплаты в соответствии с контрактом;
• Возвращение неиспользованной подотчетной суммы;
• Компенсация недостачи, обнаруженной в ходе проверки.

Регистрация приходника и последующие действия с ним

Перед попаданием в кассу ПКО должен быть зарегистрирован в специальном журнале регистраций. После того, как он был составлен и зарегистрирован, уполномоченный сотрудник должен подписать квитанцию. Это делается до поступления средств в кассу.

Как только кассир получил приходник, он должен проверить, есть ли на нем подпись главного бухгалтера, и подлинная ли она. Также он проверяет, правильно ли заполнен документ.

Если хотя бы одно из требований не было соблюдено, приходник возвращается на доработку. Если документ заполнен правильно, кассир принимает наличность, он подписывает данный документ и проставляет на нем свои инициалы. На квитанции он ставит дату приема наличности, и ставит фирменную печать организации. Возле приложений нужно поставить печать или надпись «получено».

После приема средств в кассу кассир отрывает квитанцию от самого ордера и передает ее вносителю.

ПКО: скачать бланк (Word)

С 2012 года кассовые операции обязаны вести как организации, так и индивидуальные предприниматели. И если организациям к этому не привыкать, то предприниматели были таким фактом обескуражены, тем более те из них, у которых кассира или бухгалтера в штате отродясь не значилось. Одним из основных документов, без которых не обойтись при ведении кассовых операций, является приходный кассовый ордер.

Источники поступления наличных

Заполнение приходного кассового ордера производится при поступлении наличных денежных средств в кассу организации или ИП, например:

— получение с расчетного счета;

— получение оплаты за товары, продукцию, работы, услуги от покупателей;

— оприходование розничной выручки из операционных касс;

— возврат неизрасходованных авансов от работников;

— получение кредита или займа наличными;

— погашение работниками долгов по ссудам, причиненного материального ущерба и др.

Форма приходного кассового ордера

Независимо от того, из какого источника поступают наличные в кассу, такое поступление оформляется приходным кассовым ордером (унифицированная форма № КО-1, по ОКУД 0310001). Форма бланка утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 г. №88.

Бланк приходного кассового ордера состоит из основной части документа и отрывной – квитанции. Такое разделение связано с тем, что квитанция выдается вносителю денег. Бланк ордера содержит такие реквизиты (данные), как название документа «Приходный кассовый ордер», его номер, дату составления, в табличной части указываются бухгалтерские проводки и сумма операции (сумма поступивших наличных) цифрами.

Сумма цифрами из табличной части должна соответствовать сумме прописью, которая приводится под таблицей.

От кого и зачем приняли

Под таблицей указывается, от кого принимаются наличные, например:

— от ОАО «Альфа-банк» через кассира Зайцеву И.О.;

— от ООО «Мечта» через Некрасова П.Р. (если производится оплата наличными от покупателя);

— от кассира-операциониста Огурцову Н.М. (если приходуется дневная выручка из операционной кассы);

— от Демидова Н.Г. (поступление от работника предприятия);

— от Кошкина А.С. (поступление личных средств индивидуального предпринимателя) и т.д.

В строке «Основание» приводится содержание хозяйственной операции, например (в скобках приведены соответствующие проводки для табличной части документа):

— получено с расчетного счета на выплату заработной платы и на хозяйственные расходы (Д50-К51);

— дневная выручка из операционной кассы №2 (Д50-К90);

— возвращен неизрасходованный остаток подотчетных сумм (Д50-К71);

— пополнение кассы индивидуального предпринимателя для текущей деятельности (Д50-К84).

Аналогично основной части ордера заполняется и квитанция к нему.

Бланк приходного кассового ордера можно .

Образец заполнения ПКО:

Процедура составления

Если прием денежных средств производится в организации, где кассир и бухгалтер – разные лица, то при получении ПКО от бухгалтера кассир должен проверить наличие подписи бухгалтера или главного бухгалтера, если же их нет – подписи руководителя.

При этом проверяется заполнение приходного кассового ордера:

— соответствие подписи имеющимся образцам;

— соответствие суммы цифрами сумме прописью;

— наличие подтверждающих документов, которые перечислены в «Приложении».

Наличные от вносителя проверяются под его наблюдением, при этом кассир ведет полистный, поштучный пересчет. После того, как наличные посчитаны, их сумма сверяется с данными ПКО. Если есть соответствие, то кассир подписывает основную часть ордера и квитанцию к нему, на квитанции ставит штамп. Затем квитанция отрывается и выдается вносителю.

Индивидуальный предприниматель, не имеющий в штате кассового работника и самостоятельно проводящий кассовые операции, расписывается на ПКО сам.

Если ИП или организация использует контрольно-кассовую технику, то ПКО составляется в конце рабочего дня по данным контрольной ленты на всю сумму выручки за день.

Если приходуются наличные, полученные из банка, то оторванная квитанция прилагается к поступившей выписке банка.

О том, как индивидуальному предпринимателю вести кассовые операции, . О том, почему важно соблюдать лимит расчета наличными, . О расчете лимита кассы, .

А вам приходится проводить заполнение приходного кассового ордера? Есть ли у вас вопросы по работе с этим важным документом? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!