Передача документов в архив при ликвидации. Сдача документов в архив

Сегодня процесс прекращения деятельности предприятия должен осуществляться в соответствии с действующими законодательными нормами.

Необходимо будет составить некоторые специальные документы, а также подать данные в ФНС. Вносятся соответствующие правки в Единый государственный реестр юридических лиц.

Как происходит

Для закрытия юридического лица необходимо будет в обязательном порядке реализовать определенный алгоритм действий.

Он включает в себя несколько основных этапов и все они имеют свои особенности. Реализовать процедуру ликвидации возможно будет разными способами.

При этом все их можно будет разделить на две основные группы:

• по собственной инициативе, добровольно;
• принудительно, по инициативе третьих лиц.

Причем в качестве третьих лиц могут выступить только лишь акционеры или же заинтересованные иным образом.

Нередко принудительная ликвидация осуществляется на основании судебного иска, поданного налоговой службой или же прокуратурой. В зависимости от оснований для проведения подобного рода процедуры будет выбран алгоритм реализации ликвидации.

Процедура ликвидации предприятия начинается с собрания акционеров, которые должны принять решение по поводу начала подобного рода процесса.

Необходимо помнить, что осуществление данной процедуры возможно будет только лишь в случае, если суммарное количество положительных голосов составит ¾ или же более. Иначе ликвидация осуществлена не будет.

Основными этапами проведения добровольной ликвидации юридического лица являются следующие:

• совет учредителей принимает решение о проведении ликвидации – обязательно составляется специальный документ;

• налоговые органы уведомляются о начале проведения данной процедуры – составляет специальная форма ;
• все государственные фонды уведомляются о начале ликвидационной процедуры;
• кредиторы уведомляются;
• формируется ликвидационная комиссия и осуществляет все необходимые действия;
• производится взыскание дебиторской задолженности;
• осуществляются расчеты с работниками;
• выплачиваются в бюджет все налоги в течение периода ликвидации предприятия;
• налоговыми органами проводится специальная проверка;
• составляется и в последствии утверждается промежуточный баланс;
• все требования кредиторов удовлетворяются;
• производится закрытие счетов в банках;
• осуществляется государственная регистрация ликвидации юридического лица;
• предприятие снимается с учета в различных внебюджетных фондах;
• проводятся заключительные операции по ликвидации предприятия.

Максимально подробно вопрос проведения ликвидации юридического лица отражается в Гражданского кодекса РФ. Очень важно осуществлять все действия в соответствии с данным документом. В противном случае могут возникнуть достаточно серьезные проблемы.

В дальнейшем возможно будет оформить специальную справку, подтверждающую факт ликвидации. Она может потребоваться для выполнения различных действий в дальнейшем.

При этом расчетный счет в банке совсем не обязательно закрывать. Кредитная компания может сделать это самостоятельно, отправив соответствующий запрос в Единый государственный реестр.

Какие нужны документы

Особенно важно максимально внимательно отнестись к процедуре составления документации, требуемой при оформлении ликвидации предприятия.

Необходимо в первую очередь сформировать уведомление учредителей о проведении собрания. На законодательном уровне формат его не установлен.

Но он обязательно должно включать в себя следующие основные реквизиты:

• наименование органа, который является инициатором проведения собрания акционеров;
• дата, а также место и время проведения собрания;
• форма проведения собрания рассматриваемого типа;
• повестка дня.

После того как собрание проведено и собрано достаточное количество голосов за ликвидацию, необходимо будет соответствующим образом уведомить об это решении налоговую службу.

Для этого необходимо будет составить уведомление по форме №Р15001. Данный формат документа утвержден приказов ФНС Российской Федерации от 25.01.12 г.

Все документы, которые необходимы для ликвидации, можно будет представить в налоговый орган различными способами:

• самостоятельно;
• через доверенное лицо – понадобится оформить специальную довереннотьс;
• через интернет.

Важно помнить: уведомление по форме №Р15001 должно быть обязательно заверено нотариально. В противном случае оно будет недействительно и его не примет налоговая.

Очередным этапом является уведомление кредиторов и иных лиц о проведении ликвидации. Необходимо будет сделать это в журнале «Вестник государственной регистрации».

Для этого также потребуется собрать некоторый пакет документов. Он включает в себя:

• специальный бланк-заявка – необходимо наличие печати предприятия;
• копия решения о проведении ликвидации, а также назначении ликвидационной комиссии;
• платежный документ, а также платежный ордер;
• сопроводительное письмо;
• доверенность – если представление всех документов осуществляется третьим лицом.

После того, как все обозначенные выше действия выполнены, ликвидационная комиссия в обязательном порядке должна составить следующие документы:

• специальное заявление о государственной регистрации по причине прекращения существования юридического лица – составляется по форме ;
• составляется специальный ликвидационный баланс;

• оформляется квитанция об оплате государственной пошлины (она составляет 800 рублей).

Ранее также необходимо было в комплекте со всеми документами представлять в налоговую службу справку об отсутствии задолженности перед Пенсионным фондом РФ.

На сегодняшний день осуществлять подобную процедуру уже нет необходимости. Так как налоговые органы самостоятельно могут проверить удаленно, через средства коммуникационной связи факт наличия долга.

В случае его присутствия во внесении соответствующих записей в Единый государственный реестр юридических лиц будет отказано.

В то же время существуют способы ликвидации юридических лиц при наличии задолженности – это банкротство.

Но подобного рода разновидность ликвидации имеет некоторые существенные особенности, в связи с которыми проведение процедуры является не выгодным. Использовать банкротство как способ прекращения деятельности стоит только в крайнем случае.

После истечения 6 рабочих дней с момента подачи всех необходимых документов можно будет получить в налоговых органах следующие бумаги:

• лист записи в Единый государственный реестр юридических лиц;

• уведомление о снятии с государственного учета юридического лица в налоговой службе.

Если же по какой-то причине налоговая не желает вносить соответствующие данные в ЕГРЮЛ, то оформляется письменный отказ. В нем указывается причина подобного действия.

Как составить приказ, образец

Сегодня одним из обязательных документов, формируемых при осуществлении ликвидации предприятия, является специальный приказ. На законодательном уровне он не утвержден. Но при этом необходимо включать в данный документ некоторые обязательные блоки.

Ими являются следующие:

• основная причина проведения ликвидационной процедуры;
• дата завершения рассматриваемого типа процедуры;
• устанавливается перечень лиц, которые будут входить в ликвидационную комиссию (указываются подробные реквизиты – Ф.И.О.);
• устанавливается полный перечень задач, которые должны быть соответствующим образом решены председателем;
• указываются основные реквизиты данного документа.

Важно помнить, что если предприятие имеет какие-либо подразделения или же филиалы, потребуется осуществлять все действия в соответствии со ГК РФ.

В первую очередь понадобится составить приказ о прекращении деятельности каждого обособленного подразделения предприятия.

При отсутствии должного опыта составления подобной документации стоит ознакомиться с верно сформированным образцом. Так можно будет избежать проблем с контролирующими органами.

В случае наличия нескольких различных филиалов, подразделений, которые зарегистрированы соответствующим образом в налоговых органах, для каждого необходимо будет составить отдельный приказ.

Аналогичным образом обстоят дела со всеми остальными документами. Важно не допустить ошибок при формировании приказов на увольнение сотрудников. Это может стать причиной возникновения большого количества проблем.

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия

Важно помнить, что при реализации процедуры ликвидации все документы по личному составу, а также бумаги, срок хранения которых ещё не истек, должны быть размещены в специальном архиве. Данный момент установлен на законодательном уровне Федерального закона №125-ФЗ 22.10.04 г. «Об архивном деле».

Прежде, чем сдать документы в архив, необходимо будет осуществить их подготовку. Она включает в себя следующие действия:

• оценка ценности, практической необходимости конкретного документа;
• оформление дел;
• все документы постоянного и долговременного хранения описываются соответствующим образом.

В архив должны быть сданы следующие документы:

• подпись руководителя;
• свидетельство о ликвидации;
• протокол собрания;
• все приказы, касающиеся приема и увольнения работников;
• контракты и трудовые соглашения;
• личные карточки сотрудников по ;
• личные дела работников;
• лицевые счета работников;
• невостребованные личные документы;
• акты о несчастных случаев;
• всевозможные штатные расписания.

Помимо обозначенных выше необходимо будет приложить к перечню:

• опись дел по личному составу;
• историческую справку в 1 экземпляре.

Как сделать запись в трудовой книжке

Увольнение при ликвидации осуществляется в соответствии с законодательными нормами. В трудовой книжке отображается, что процедура данная производится по инициативе работодателя.

Запись выглядит следующим образом: «Уволен в связи с ликвидацией организации, Трудового кодекса Российской Федерации».

Последствия ликвидации

Ликвидация – процедура юридически важная. Она имеет ряд определенных последствий. К наиболее существенным можно отнести следующие:

• при ликвидации переход прав и обязанностей к другим лицам не осуществляется;
• в случае недостаточного количества средств для удовлетворения требований кредиторов осуществляется распределение пропорционально очередности;
• при передачи имущества участника ликвидации в пределах суммы его вклада налогом на добавочную стоимость не облагается.

Процесс ликвидации достаточно прост, не имеет каких-либо сложностей – если осуществляется в рамках действующего законодательства. Но при этом необходимо помнить о множестве различных нюансах. Все они отражаются в действующее законодательстве.

Видео: Ликвидация ИП шаг за шагом

После окончания процедуры ликвидации организации налогоплательщики обязаны обеспечить сохранность документации. О каких документах идет речь?

К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов.

Закрытие предприятия по нормам

Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей). Как юридически грамотно поступить с образовавшимися за все время деятельности организации документами, сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Законы

После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы. Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы. Поэтому законодательством и предусмотрены обязательные сроки по хранению документов.

Эти сроки едины и не зависят от рода деятельности, правового статуса фирмы и применяемого ею режима налогообложения.

То есть, даже если баланс организации был нулевой, или предприятие находилось на упрощенной или вмененной системе, оно обязано соблюдать установленные сроки.

Документы

Бывшим работникам предприятия требуются различные справки и подтверждающие документы для назначения пенсий, установления стажа, назначения пособий. Именно поэтому информация должна быть передана на хранение в государственные архивы для включения в состав архивных документов.

Чтобы правильно сформировать всю документацию, подлежащую хранению в архиве, создается специальная ликвидационная комиссия, работающая по принципам согласно Приказа № 558 (имеющим силу с 30.09.11 года).

Она составляет акт о передаче дел, заверяет его печатью. Следовательно, документы должны быть переданы на хранение до момента уничтожения печати.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Временные сроки по основным документам прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. 23. Дополнительно, ряду предприятий может понадобиться согласование с комиссией государственного архива. Обычные фирмы передают дела в архив на договорных отношениях.

Можно выделить три группы документов по срокам хранения:

1. Постоянно хранящиеся.
2. Длительно хранящиеся – кадровая документация по сотрудникам хранится 75 лет .
3. Временно хранящиеся – не больше 10 лет .

Документы первой и второй группы по закону необходимо хранить в государственных муниципальных архивных учреждениях. Документы третьей группы такие учреждения хранить не обязаны и могут отказать в их приемке. Для временно хранящейся документации существуют профессиональные архивные компании.

О персонале

Наиболее длительные сроки определены для документации по персоналу. По кадровой документации, трудовым книжкам увеличен срок хранения. До пяти лет необходимо хранить табеля по учету рабочего времени.

Среди прочего определено, что 75 лет обязаны храниться:

• трудовые договора;
• карточки личные по всем сотрудникам, (включая временно работающих);
• неистребованные подлинники личной документации (книжки трудовые, документы об образовании);
• книги и вкладыши учета трудовых книжек;
• удостоверения командировочные работников, направленных в районы Крайнего Севера, а также в местности, приравненные к ним;
• приказы об увольнениях/приемах на работу либо о переводах;
• документы по заработным платам работников;
• акты по травмам и авариям на производстве.

Табеля, графики трудовые, справки о заработках, расчетные ведомости и журналы хранят 5 лет; документацию, связанную с аттестацией мест работы — 45 лет.

Бухгалтерские

Документы подлежат хранению в течение четырех лет согласно 23 статьи НК РФ. К ним причислены: данные налогового и бухгалтерского учетов; регистры; первичные документы; счета-фактуры; документы по оплате налоговых платежей; документы, подтверждающие доходы и расходы.

Ряд документов относится к первой группе и подлежит постоянному хранению:

• книги по учету доходов/расходов ИП/организаций на УСН;
• свидетельства, связанные с постановкой на учет;
• полисы страхования по опасным объектам производства;
• отчетность финансовая по стандартам МСФО;
• документы и акты по операциям с недвижимостью;
• документы по утверждению и рассмотрению бюджетной бухгалтерской отчетности.

Документы с истекшими сроками длительности хранения на момент передачи в архив подлежат уничтожению с обязательным составлением акта.

Регистрационные

Документация по уставной деятельности предприятия подлежит сдаче в архив (протоколы собрания, решения и прочее) в установленном порядке.

Документация, связанная с первичной регистрацией бывшего предприятия, в полном объеме имеется в налоговых органах по месту учета, поэтому хранению не подлежит.

В случае необходимости, вся информация может быть запрошена в ИФНС.

Ликвидационные

Все документы, связанные с ликвидационными или реорганизационными процедурами, также относятся к регистрационным делам по организациям, которые уже прекратили свою деятельность.

Такая документация подлежит обязательному хранению в налоговых органах на протяжении 15 лет с момента записи в государственных реестрах о соответствующей процедуре.

Подобная информация хранится отдельно от общих сведений по действующим фирмам и предпринимателям и по истечении срока хранения также передается в государственные архивы.

Предварительно обязательно проведение экспертизы по установлению ценности информации и длительности хранения документов. Порядок и последовательность действий процедуры установлены в Правилах хранения Постановлением № 760 от 13 декабря 2005 года.

Смотрите видео, как подшивать документы перед сдачей в архив

Избавиться по правилам

После ликвидации общества лица, назначенные ответственными по данной процедуре (к ним могут относиться члены комиссии по ликвидации или конкурсные управляющие, либо учредители), обязаны произвести три действия:

1. По закрытию расчетного счета. Данная операция производится по заявлению клиента на основе выписки об исключении из ЕГРЮЛ. После закрытия счета необходимо уведомить налоговые органы и фонды в семидневный срок (считаются рабочие дни).
2. По передаче документации в специальные архивы согласно закона федерального № 125.
3. По уничтожению всех печатей и штампов, чтобы избежать дальнейшего использования в мошеннических целях (Разд. 7 мет. рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003)

Ликвидационная комиссия обладает всеми полномочиями по управлению делами, в том числе организации передачи документов на хранение, ликвидируемой организации. Все подробности по организации хранения документации оформляются в акте – сроки хранения, места хранения, порядок обработки документов.

Если ликвидация была добровольной, следовало заранее заключить договор с архивом, чтобы передать на хранение все необходимые документы.

В обратной ситуации передается для хранения в архив только кадровая документация. В случае с реорганизацией ответственной за документацию становится сторона, принимающая дела. Когда идет разделение, это будет сторона с большим по величине уставным капиталом.

В заключаемом договоре необходимо предусмотреть:

• на ком лежат расходы и обязанность по подготовке документации;
• срок хранения;
• кто несет расходы по уничтожению документов по окончании срока хранения;
• обязательно дополнительно составляется акт в двойном экземпляре.

Чтобы передать документацию в центр государственной архивации необходимо обратиться в орган, управляющий архивами на территории субъекта России, адрес которого размещен на сайте местной администрации.

Предметы и документы, подлежащие уничтожению

В процессе подготовки документов на хранение необходимо выделить те, которые подлежат уничтожению в связи с завершением срока хранения. Это относится к документам бумажным и электронным. По общим требованиям, содержащимся в налоговом кодексе, срок хранения бухгалтерской и налоговой документации не может быть меньше четырех лет. Касаемо документов, подтверждающих убытки, срок сохраняется в течение всего налогового периода уменьшения убытка, то есть десяти лет.

Уничтожать можно документы того периода, проверка которого уже завершена.

Исчисляется срок хранения с 01.01 года за годом завершения дел. Процедура уничтожения документации оформляется актом унифицированной формы.

Помимо документов утилизации подлежат печати и штампы ликвидируемой организации. Уничтожение печатей производится специальными штемпельными организациями по заявлению Председателя ликвидационной комиссии с предъявлением необходимых документов или самостоятельно силами организации с составлением акта. Если печать была учтена в реестре печатей, ее уничтожением должен заниматься орган, занимающийся учетом печатей.

Оформление

Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов. До передачи документов в архив, их следует предварительно подготовить. Для этого можно обратиться в специализированные фирмы.

Что включает в себя подготовка документации?

1. Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
2. Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения. Предварительно из документов должны быть удалены все предметы типа скрепок, скобок и прочее. Проколотые в четырех местах, документы переплетают и помещают в папки.
3. Нумерация документов в делах – производится с помощью простого карандаша цифрами арабскими. Размещение чисел обязательно в правом верхнем углу; для схем, чертежей и рисунков – на обороте в левом углу.
4. Опись внутренняя – необходимо составлять на отдельном бланке для документации со сроком хранения более десяти лет к моменту ликвидации. Обязательно указывать вид документа, количество его листов, номер по порядку. В конце описи прописью подводится общий итог.
5. Обложка – делается по установленному формату к каждому делу с указанием названия дела, названия предприятия, дате создания и сроке хранения.

Если не уничтожать

Если при ликвидации организация не осуществит процедуру передачи документов в архивы, она может быть привлечена к административной ответственности. Это предусмотрено в Законе об архивном деле и в КоАП.

Суммы штрафов по ООО составляют: 2500-5000 рублей на ответственных лиц, 200000-300000 на юридических лиц.

Члены ликвидационных комиссий также подлежат наказанию и могут быть привлечены к ответственности уголовной за преднамеренное сокрытие документации.

Правильно организованный процесс передачи документов ликвидируемой организации на хранение в архив обеспечит спокойствие учредителей.

Когда компания по тем или иным причинам заканчивает свою деятельность, у руководства и бухгалтерии возникает логичный вопрос: как сдать документы в архив при ликвидации? Ведь в процессе деятельности образовалось достаточно документов, которые подлежат хранению на протяжении определенного времени. На вопрос о том, как сдать документы в архив, могут ответить специалисты нашей компании. Более того, мы возьмем на себя данный процесс.

Как сдать документы в архив при ликвидации правильно?

Необходимость передачи документов в архив при ликвидации регламентируется п. 10 ст. 23 Федерального закона «Об архивном деле Российской Федерации». Документы с не истекшим сроком хранения передаются на хранение в государственный или муниципальный архив.

Подготовка документов

Предварительная подготовка документов, включает в себя следующее:

• экспертиза документов для установления ценности и сроков хранения;
• оформление дел;
• описание документов, подлежащих временному и постоянному хранению;
• прошивка документов, если она не была выполнена ранее;
• согласование с принимающим архивом.

Перед тем как сдать документы в архив, нами проверяется правильность архивной обработки каждого из них. При выявлении ошибок или недоработок мы их исправляем и выполняем грамотную подготовку для гарантированного принятия их в государственный или муниципальный архив.

Какие документы необходимо сдавать в архив?

Перед тем как сдать документы в архив при ликвидации, необходимо знать, какая именно документация должна быть передана на хранение в государственный или муниципальный архив.

• трудовые договоры и соглашения, а также подрядные договоры;
• приказы о приеме и увольнении сотрудников, начислении зарплаты,
• личные карточки работников согласно форме Т-2;
• документы о выдаче заработной платы, пособий, а также иных выплат;
• а также иные документы, возникшие в процессе деятельности организации и подлежащие временному или постоянному хранению.

Обращайтесь к профессионалам

Наши специалисты могут составить весь перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации. Получив доступ к документации, мы проверим наличие всех необходимых бумаг, проверим их ценность, выполним полную архивную обработку для передачи в Госархив.

Требования к документам

Стоит знать, что государственный архив предъявляет свои индивидуальные требования к передающимся архивным документам. Работая в данной области на протяжении многих лет, мы знаем все нюансы этих требований и всегда их соблюдаем. Мы точно знаем, как сдать документы в архив быстро и беспрепятственно.

Куда отдавать документы после ликвидации фирмы или ИП? Такой вопрос возникает очень часто. Любая организация, совершая процесс самоликвидации, сталкивается с большим количеством проблем, начиная от выплат задолженностей или сверки налоговых отчетов и заканчивая грамотным оформлением документации фирмы, а также определением места ее хранения.

Согласно законам РФ, документы ликвидируемой компании следует передать в распоряжение государственного или муниципального архива, при этом никакого значения не имеет официальный статус и конечная цель упраздняемого предприятия.

На сегодняшний день на территории России порядок мероприятий с документами при аннулировании фирмы регламентируют, помимо Гражданского Кодекса, следующие законодательные акты:

• «Основные правила работы архивов организаций»;
• «Об архивном деле в РФ»;
• «Об обществах с ограниченной ответственностью»;
• «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

Документы, подлежащие передаче в архивное учреждение

Следует обязательно при ликвидации компании отправлять в архив документы постоянного хранения и по личному составу, срок действия которых равен 75 годам. Выполнение данного требования является крайне важным для уволенных работников, так как вышеуказанная документация – это единственное основание для начисления им в будущем пенсий, а также восстановления трудового стажа, в том числе и льготного.

1. Документы постоянного срока хранения (т.е. эти документы после закрытия или ликвидации организации) руководитель обязан передать в обработанном состоянии на постоянное хранение в Архивный фонд РФ (Государственный, городской или муниципальный архивы):

• приказы по основной деятельности
• журнал регистрации приказов по основной деятельности
• штатные расписания
• структура организации
• номенклатура дел
• описи дел
• акты об уничтожении дел и утрате документов
• целевые программы информатизации
• прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги
• годовые планы и отчеты
• годовые бухгалтерские балансы
• годовые отчеты в фонды (ФСС, ПФ, Статистика) и ИФНС
• годовые сметы и др.
• уставные документы
• документы о приватизации
• реестры акционеров
• реестры владельцев ценных бумаг
• списки лиц, имеющих право на дивиденды
• журналы, книги учета работы с акциями
• заключение ревизионных комиссий, аудиторов, органов финансового контроля
• гранты
• лимиты
• паспорта сделок
• документы о благотворительной деятельности
• и другие документы

2. Документы по личному составу (45 — 75 лет хранения):

• приказы по личному составу (прием, перевод, увольнение работников)
• журналы регистрации приказов по личному составу
• штатные расстановки (с указанием Ф.И.О. и окладов сотрудников)
• личные дела работников
• личные карточки форма Т-2
• трудовые договоры с физическими лицами
• журналы регистрации трудовых книжек (50 лет)
• лицевые счета работников
• расчетно-платежные ведомости (при отсутствии лицевых счетов)
• сведения о совокупном доходе работника за год
• индивидуальные сведения о доходе работника (для ПФ)
• списки работников на производстве с вредными условиями труда
• табели и наряды работников вредных профессий
• акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний (45 лет хранения ЭПК)
• акты, заключения, отчеты, протоколы, справки о производственных авариях и несчастных случаев (45 лет хранения ЭПК). Если связано с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — хранить постоянно.
• и другие документы

Кроме того, в государственный архив должны быть переданы и документы временного хранения, которые продолжают быть в силе, ведь данная информация может оказаться значимой с юридической или экономической точки зрения. Стоит также подчеркнуть, что передача документации в упорядоченном виде осуществляется ликвидатором и только на основании соглашения, подписанного представителями архива и ликвидационной комиссии.

Документы временного срока хранения (5 — 10 лет хранения)

Приказы на отпуска и командировки

Приказы по административно-хозяйственной деятельности

Договоры с юридическими лицами

Документы по госзакупкам

Акты о приеме выполненных работ

Бухгалтерские документы

Путевые листы

И другие документы

Подготовка документов в архив

Совершить процедуру самостоятельной обработки документов для непрофессионала крайне сложно, поэтому рекомендуется воспользоваться помощью сотрудников специализированных фирм, заключив с ними предварительно соглашение на оказание услуг по упорядочению и экспертизе ценности документации.

Места хранения ценных бумаг аннулируемой организации

При упразднении компании первоочередное право на получение документации имеет фирма-правопреемник либо вышестоящее в отношении ликвидируемой организации предприятие. В случае если по закону таких учреждений нет, ликвидационная комиссия обязана обратиться в специализированный центр, в обязанности которого входит временное хранение документов по личному составу.

К сожалению, на текущий момент такие особые архивы созданы только в некоторых регионах страны, что существенно затрудняет деятельность не только государственной архивной организации, но и ликвидационного органа.

Так, согласно законодательным нормам, муниципальный архив обязан принять в распоряжение документы личного состава и постоянного хранения, однако при отсутствии свободных площадей на момент обращения он вправе отказать и разместить на своей территории бумаги временного срока. В подобной ситуации достаточно целесообразно воспользоваться услугами профессиональных архивных фирм, при сотрудничестве с которыми возникает куда меньше проблем.

Условия передачи документов в архив или иное специализированное учреждение

Крайне важно соблюсти при оформлении документов в архивную организацию все формальности. Не следует забывать, что во время фактического вручения бумажного наследия компании ликвидационной комиссии, стоит подписать передаточный акт, согласно которому она получает все права по управлению делами.

В последствие именно данный орган по аннулированию предприятия заключает договор с архивным центром, где прописывается отдельным пунктом, что финансовые затраты, связанные с подготовкой и последующим хранением документов, возлагает на себя ликвидируемая компания. В договоре с архивной организацией также имеет принципиальное значение указание об уничтожении документов в связи со сроком истечения их действия и возмещением расходов.

Вместе с тем, заключать соглашение не требуется источникам государственного комплектования, которыми чаще всего являются крупные ведомственные предприятия. Для выяснения, обладает ли компания подобным статусом, следует обратиться в соответствующий орган управления архивными делами.

На какие нюансы обратить внимание при аннулировании организации?

При ликвидации компании необходимо учесть следующие немаловажные аспекты:

• ознакомиться с архивным учреждением посредством запросов в местную администрацию и до передачи документов в архив выяснить заранее предъявляемые к ним требования;
• продумать все пункты договора приема-передачи, зафиксировать обязательства всех сторон, проверить наличие дел и составить акт с указанием их количества, а также технического состояния;
• позаботиться об особо важных документах и передать их в специальные архивохранилища.

Таким образом, каждая компания, подвергающаяся ликвидации, обязана провести данную процедуру согласно всем нормативным актам и требованиям, поскольку от правильности действий напрямую зависит будущее бывших работников фирмы.

Надеюсь теперь вам стало более понятно, куда и каким образом сдаются документы после ликвидации фирмы или ИП