Правила составления табеля. Инструкция по учету использования рабочего времени

В любых организациях в обязательном порядке ведется табель учета рабочего времени. Правила оформления этого документа, его назначение и готовый пример, который можно использовать в качестве образца – все это рассматривается далее.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Планируемая продолжительность смены и общее количество рабочих дней в месяце практически всегда будут отличаться от часов и дней, которые были отработаны фактически. Для фиксирования факта и ведется табель учета: он позволяет собрать все сведения о рабочем времени, которое было на самом деле отработано.

Назначение этого документа двойное:

1. Получить сведения обо всем отработанном периоде времени.
2. Получить данные по неявкам за аналогичный период.

Подобная информация пригодится, прежде всего, бухгалтеру. Также сведения понадобятся некоторым проверяющим лицам – соответствующее описание приведено в таблице.

Форма: бланк и образец

Каждая компания вправе применять как собственный образец, так и вести учет рабочего времени с помощью специальной формы Т-12 . Можно взять за основу именно ее бланк (он приводится ниже) и адаптировать под потребности компании.

Документ состоит из 3 основных частей:

1. На титульной странице приводится единая система кодов, с помощью которых обозначают, например, дополнительные выходные (в счет переработок), заболевания по больничным, простой в связи с виной работодателя и др. Каждое обстоятельство имеет буквенный и цифровой код.
2. Вторая (табличная) часть – это собственно учет рабочего времени. Он осуществляется в каждодневном режиме (включая дни выходные и праздничные).
3. И третья часть представлена также в виде таблицы. В ней приводятся сведения по выплату зарплаты (суммы, часы и дни, ставка).

Вот как выглядит пустой бланк формы Т-12.

Наряду с формой Т-12 существует и Т-13. В ней отсутствует последняя (третья) часть – то есть этот документ представляет собой простой табель для фиксирования рабочего времени, без расчетов по зарплате. Готовый пример документа показан ниже.

Порядок ведения

Ведут документ специально назначенные сотрудники: они фиксируют рабочее время по каждому дню. Как правило, ответственный за корректное оформление – это директор структурного подразделения (например, отдела продаж). Ответственность может разделить и его заместитель. Если компания достаточно большая, вводят специальную должность табельщика, который и фиксирует все сведения.

В любом случае ответственные лица всегда назначаются руководителем, о чем выходит соответствующий приказ (образец свободный) – например, документ, показанный ниже.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. С текстом приказа все ответственные должны ознакомиться и поставить свою подпись и дату.

В общем случае порядок выглядит так:

1. Ответственное лицо фиксирует сведения за каждый день.
2. После заполнения (по истечению месяца) документ передают в отдел кадров.
3. После отдела кадров он поступает в бухгалтерию.
4. Последняя подпись остается за руководителем структурного подразделения.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Когда документ будет заполнен и подписан всеми ответственными лицами, то его подшивают и отправляют в архив на хранение. Минимальный срок хранения составляет 5 лет. Но если труд на предприятии осуществляется в опасных и вредных условиях, время хранения значительно увеличивается – не менее 75 лет.

Как заполнять табель: пошаговая инструкция

При заполнении применяется единая система обозначений. В табеле осуществляется учет отработанного времени в соответствии с правилом «для одной должности предназначается одна позиция». Берутся во внимание только те сотрудники, которые имеют трудовой договор, в том числе внутренние совместители – по ним, в частности, необходимо прописать сведения дважды.

Не учитываются данные по таким работникам:

• трудящимся неофициально;
• внешним совместителям;
• работающим на основании гражданского договора.

Порядок заполнения предусматривает корректное оформление титульного листа и собственно табличной части.

Титульный лист

Здесь фиксируются такие сведения:

1. Название компании (допускается краткий вариант, например, ООО «Альфа»).
2. Коды по ОКУД и ОКПО.
3. Номер – систему нумерации компания выбирает самостоятельно. Например, распространен вариант последовательного присвоения номеров, в течение календарного года.
4. Отчетный период – т.е. месяц с датами начала и окончания ведения документа.
5. Под датой составления имеется в виду последний день, после которого его должны подписать все ответственные сотрудники. Затем документ переходит в архивное хранение.

Табличная часть

Здесь нужно заполнить все графы:

Сведения для расчета зарплаты

Если ведется форма Т-12, то заполняется и этот раздел. Здесь фиксируются сведения в основном о 2 формах выплаты:

1. Собственно зарплата (обозначается 4-значным кодом 2000).
2. Выплаты за отпускные дни (обозначается кодом 2012).

Все суммы списываются с так называемого корреспондирующего счета – он будет одним и тем же, вне зависимости от вида выплаты.

Как обычно, рабочее время фиксируется с учетом суммарного количества дней и часов.

В конце документа ставят подписи все уполномоченные сотрудники:

• лицо, ведущее документ (если таковой есть)
• представитель отдела кадров;
• начальник подразделения.

Видео инструкция по оформлению

Видео комментарий по заполнению:

Дополнительный лист

Есть несколько случаев, когда самого табеля не хватит, поскольку учет предполагает фиксирование дополнительной информации. Тогда следует оформить еще один лист:

1. Если сотрудник увольняется в середине месяца или в начале. В этом случае все фактически отработанные дни и часы фиксируются как раз на дополнительном листе. А в бланке делают запись «Уволен» ровно той датой, когда и состоялось увольнение. Затем документ сдается вместе с дополнительным листом.
2. Также он понадобится, когда работник не работал, но при этом на контакт не вышел и о причинах своей неявки не уведомил. Если он так и не появился (или не взял документов, подтверждающих уважительность причины), и наступило время сдавать документ, ставится код 30 (буквенное обозначение «НН»).

В подобных случаях лучше делать все отметки карандашом. Если впоследствии выяснится, что работник, например, получил больничный, следует проставить отметку по коду 19 (буква «Б»).

Суммированный учет: особенности расчета

Если нормальное количество часов (8 часов в день и 40 часов в неделю) соблюдать не удается, то общую продолжительность фактически выработанного времени определяют как простую сумму. Такой порядок существует на предприятиях, которые:

• работают круглосуточно, посменно;
• используют гибкий график;
• организуют вахтовый метод работы.

Тогда основным понятием становится учетный период. – календарный месяц, 1 квартал или весь год. Конкретный интервал выбирается в зависимости от особенностей работы предприятия. Например, если предполагается труд в опасных и вредных условиях, то за основу берется период в 1 квартал.

Если в течение какого-либо времени сотрудник не выполнял работу по уважительным причинам, то это время не учитывается (т.е. оно исключается полностью).

Нестандартные ситуации: что делать

В большинстве случаев документ оформлять достаточно просто, поскольку учет основан на равномерном, одинаковом распределении рабочего времени по каждому сотруднику. Однако подобный порядок нередко нарушается в силу определенных обстоятельств, например:

1. Если коллега отпрашивается, и руководитель не возражает, то фиксируют только фактически отработанные часы (целым числом). Отсутствие обозначают пометкой «Я» или двумя цифрами «01».
2. Если он заболел, то ставят «Б», а в нижней части поля оставляют пустыми. Разумеется, наличие больничного – обязательное требование для такой пометки.
3. Если был запланирован , и работник взял его по согласованию, в соответствии с действующим порядком, ставят обозначение «НВ» (в цифровом варианте код «28»). Бывают случаи, когда истинные причины отсутствия временно неизвестны. Тогда можно поставить «НН», но в случае прояснения ситуации выбирается соответствующее обозначение, а «НН» зачеркивается.
4. Если коллега отправился в командировку, помечают «К». Когда он официально вернется и приступит к обычным обязанностям, ставят букву «Я».

Как внести изменения

Учет рабочего времени предполагает фиксирование информации, которая может измениться в течение дня или недели, поэтому и табель предусматривает возможность внесения изменений. Корректировки необходимо вносить для того, чтобы отразить фактическую ситуацию, истинность которой подтверждается документально.

При этом существуют 2 способа внесения исправлений:

1. Допускается наличие неточностей, но при этом документ дополняется так называемым корректирующим бланком. Обе бумаги подаются для проверки вместе.
2. Корректируется исходный документ, а дополнительный бланк не составляется. Тогда нужно осторожно перечеркнуть все неверные данные. Это делается с помощью горизонтальной черты. Если ошибочные сведения содержатся в соседних полях, прочеркивается единая линия.

При этом обязательно вносится соответствующая запись, которая детально объясняет ситуацию, например.

Рассмотрим в статье, что представляет собой табель рабочего времени, какие формы используются. Правила заполнения табеля, пример заполнения. Выявим основные трудности при заполнении табеля, которые могут привести к ошибкам при расчете заработной платы.

Табель учета рабочего времени – это документ, который отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником и количество неявок за месяц по каждому сотруднику организации. На его основании производится расчет и .

Все организации обязаны вести табель учета рабочего времени.

Для учета рабочего времени существуют две унифицированный формы Т-12 и Т-13, утвержденные Госкомстатом России.

Форму Т-12 применяется не только для учета рабочего времени, но и для расчета оплаты труда. Поэтому, в небольших фирмах, когда бухгалтер ведет еще и кадровую часть, используют данную форму Т-12.

Когда необходима информация только о количестве отработанных часов и неявок, то используют либо первую часть формы Т-12 либо форму Т-13.

Для учета рабочего времени можно применять любую форму.

Правила заполнения табеля учета рабочего времени

Табель учета рабочего времени ежедневно заполняет кадровик, если на предприятии отсутствует отдел кадров, тогда табель ведет сотрудник бухгалтерии.

При заполнении табеля не забываем указывать наименование организации и структурного подразделения.

Обязательно должны быть заполнены «Номер документа» и «Дата составления»

В ячейке «Отчетный период» проставляем начало и конец месяца, за который ведется табель.

– порядковый номер;

– фамилию, инициалы, должность (специальность или профессию);

– табельный номер;

– отметки о явках и неявках на работу по числам месяца

В верхней строке таблицы ставится буквенный или цифровой код рабочего времени по каждому дню месяца (явка, командировка, и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Например, если сотрудник 3 июля 2014 год отработал полностью смену, то в табеле за июль в ячейке с числом 3 напротив фамилии сотрудника проставляется код “Я” и 8 рабочих часов. Если в этот день сотрудник заболел, то необходимо поставить “Б”, а так как рабочих часов у него не было, нижняя ячейка не заполняется или проставляется 0.

– промежуточные и итоговые результаты;

– при наличии неявок проставляются отметки о неявках по причинам.

В конце табеля обязательно проверяем, чтобы была подпись лица, ответственного за заполнение табеля рабочего времени, а также подпись руководителя структурного подразделения и работника кадровой службы.

Основные коды для заполнения табеля учета рабочего времени

Нестандартные ситуации при заполнении табеля

1. Работник заболел во время отпуска.

После отпуска работник вышел на работу и предоставил больничный лист на период заболевания. В табеле вместо отпуска (ОТ) проставляется код временной нетрудоспособности (Б) с первого дня болезни, а сам отпуск продляется на период заболевания.

Бывают случаи, когда сотрудник продолжает болеть и после окончания отпуска, предупредив работодателя. Так как слова работника не являются основанием заполнения табеля учета рабочего времени, поэтому после отпуска ставим неявки по невыясненным причинам (НН). После предоставления работником больничного – исправляем период на код Б.

2. У работника в период отпуска были праздничные дни.

Работник, например, с 1 по 29 июня 2014 года был в отпуске. В табеле учета рабочего времени основной период отпуска проставляем код ОТ, при этом 12 июня отмечаем кодом В (нерабочий праздничный день), так как данный день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Учёт и контроль - два основных постулата бизнеса. Поэтому табельный учёт актуален для всех компаний, которые имеют в штате хотя бы одного сотрудника. И это не просто внутренние документы для расчёта вознаграждений и выявления нарушений. Это обязанность каждого работодателя, установленная законодательством РФ. Корректность ведения табельного учёта контролируют трудовой и налоговый регуляторы, Росстат и инспекция по труду. Поэтому в компании, имеющей наёмный персонал, должен быть внедрён весь пакет внутренних документов, регламентирующий табельный учёт.

Табель учёта рабочего времени - нормативы, правила и способы ведения

Порядок и правила ведения учёта рабочего времени в организации регламентированы в первую очередь статьёй 91 Трудового кодекса РФ (частью 4), в которой указано, что все работодатели обязаны вести регулярный учёт трудового времени по каждому служащему своего предприятия. Только на основании этого реестра могут быть насчитаны зарплаты и премии, компенсационные выплаты на отпуск и по больничным листам, а также другие дотации работнику. Ежемесячно заполнять табель учёта должны все предприятия, имеющие наёмный персонал, независимо от их правового статуса и организационной формы: и юр. лица, и индивидуальные предприниматели.

Во вторую очередь табель учёта, являясь первичным документом бухучёта и кадрового делопроизводства, подчиняется нормативным требованиям, отражённым в Постановлении Госкомстата России №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты».

Основные требования, которые предъявляются к учётной первичке:

1. Вести учёт рабочего времени имеет право только работник предприятия, назначенный на эту функцию приказом, иначе его действия при проверке будут признаны неправомерными, а сам регистр - недействительным. При этом наниматель должен для начала предложить сотруднику выполнять этот функционал за дополнительную плату, а тот имеет право отказаться от этой обязанности. Неоплачиваемая работа по ведению учётного регистра также является незаконной. В итоге до начала заполнения табеля на предприятии должен быть ратифицирован приказ о введении в должность табельщика со всеми реквизитами, в том числе с визой работника об ознакомлении. Должность сотрудника не имеет значения, это может быть:
2. Способы ведения учётной первички по отработанному времени не регламентированы законодательством. Ключевое правило здесь - использование любого из способов закрепляется локальным положением о табельном учёте и внутренним трудовым распорядком.

   Без регламента, утверждающего правила внутреннего учёта, табель будет признан недействительным

3. Ещё в 2013 году нормативными актами было установлено, что каждый работодатель имеет право на своё усмотрение выбирать тот способ учёта, который более удобен для предприятия, это могут быть:
   • ручной способ, когда табельщик ведёт реестр на бумажном носителе, регулярно заполняя его от руки. Такой метод имеет место в компаниях, где числится минимальное количество сотрудников и учёт элементарен, например, когда все работают одно и то же количество времени, без переработок;
   • электронный вид, к примеру, ведение табеля в программе excel. Это наиболее распространённый для малых и средних предприятий способ. Эксель даёт возможность табельщику при помощи заранее внесённых в файл формул автоматически считать итоговые цифры по каждому сотруднику, отделу, организации и хранить все табели в электронном виде в целом по году;

     В формате экселя удобно вести табель

   • автоматический табельный учёт - наиболее оперативный онлайн-способ, который, будучи связанным с 1С и пропускной системой предприятия, позволяет контролировать вход/выход каждого сотрудника в режиме реального времени. Каждый руководитель структурного подразделения или гендиректор имеет возможность посмотреть по каждому подчинённому (и по себе) отработанное время. Понятно, что используется такой учёт на крупных предприятиях, а также в ведомствах и госструктурах. Такой способ даёт возможность свести к нулю ошибки, снизить влияние человеческого фактора и автоматизировать процесс.

     В программе 1С, связанной с пропускным режимом, учёт ведётся фактически автоматом

4. По форме существует четыре возможных варианта ведения табеля учёта:
   
5. Хранение учётных документов должно осуществляться на основании требований архивирования, а также статьи 29 закона № 402-ФЗ. Срок хранения - 5 лет.

Корректность и регулярность заполнения табеля контролируются при камеральных и выездных проверках. Проверить, как ведётся табель, может и инспекция по труду. Поэтому контроль первичной документации - серьёзный процесс для всех работодателей.

Участвует учёт рабочего времени и в статистической отчётности по предприятию.

Табель полезен для корректного внутреннего учёта по определённым видам рабочего времени сотрудников. Он даёт полноценное обоснование денежной демотивации, а также увольнения нерадивых служащих, являясь страховкой нанимателя при трудовых спорах (как внутренних, так и судебных). А ещё табельный учёт при правильном использовании - хороший аналитический инструмент управленческого учёта, на его базе можно регулярно выстраивать графики и проводить анализ эффективности использования рабочего времени на предприятии.

Видеообзор: грамотная организация табельного учёта

Как правильно заполнить табель учёта рабочего времени

Прежде всего нужно усвоить основополагающие требования к ведению табельного учёта:

1. Учётный регистр должен основываться на утверждённом на уровне Правительства РФ производственном календаре. Нормативное основание для определения нерабочих дней регламентировано статьёй 112 ТК РФ. В производственном календаре на каждый год определяется количество рабочих, праздничных, а также сокращённых на 1 час предпраздничных дней. Регулируется количество рабочих часов по каждому кварталу, устанавливаются переносы при стандартном рабочем графике.
2. Табель открывается с первого календарного дня месяца, закрывается последним днём. При производственной необходимости допускается промежуточная отчётность, которая сдаётся пятнадцатого числа каждого месяца.
3. Запрещено вносить данные заранее. Поэтому табель должен быть заполнен и отправлен на согласование в первые рабочие дни по окончании месяца. Тайминг процедуры должен быть установлен во внутреннем акте.
4. Учёт может вестись как по структурным подразделениям организации, так и по предприятию в целом. Установить этот пункт нужно во внутреннем регламенте по учёту. Если учёт идёт отдельно, оформляется столько табелей, сколько отделов существует в организации.
5. Каждая ячейка в табеле должна быть заполнена.
6. При оформлении на работу каждому сотруднику присваивается табельный номер. Неправильным считается изменение этого кода в течение трудовой деятельности человека на предприятии, то есть при изменении должности работника он остаётся тем же. И даже при увольнении человека его табельный номер не присваивается никому ещё в течение трёх лет.
7. При заполнении табеля используются унифицированные коды для учёта рабочего времени, утверждённые Госкомстатом. Здесь есть два варианта на выбор - буквенный и цифровой. Какой из них будет использоваться, должно быть определено в регламенте по учёту.

Минфин РФ в своих комментариях по учёту рабочего времени обратил внимание декларантов, что есть 2 вида оформления табеля (смотри Письмо №02–06–10/32007):

• сплошной метод - информация по количеству отработанного времени фиксируется за каждый день месяца;
• метод отклонений - когда фиксируются только показатели, не относящиеся к стандарту производственного процесса (человек отсутствовал на работе, был в командировке, находился в очередном отпуске или отдыхал без содержания и пр.).

Пошаговый алгоритм заполнения табеля

Для образца возьмём унифицированную форму Т-13, которая максимально полно отражает схему. Порядок заполнения следующий:

1. Первым делом оформляется шапка табеля, где должны быть указаны стандартные для кадрового учёта реквизиты:
   
2. В табличной форме заполняются ежедневные данные учётного регистра. Содержание столбцов:
   
3. Табель в обязательном порядке должен быть распечатан на бумажном носителе и завизирован ответственными работниками:
   

Таблица: кодовые обозначения табельного учёта, установленные Госкомстатом

Видеоинструкция: как заполнить форму Т-13

Некорректное заполнение табеля - типичные ошибки и алгоритм их исправления

Наиболее распространённой ошибкой при оформлении бланка является кодовая фиксация отпускных дней в период, когда производственным календарём предусмотрены праздничные дни. Если отпуск выпадает на праздничные дни, в табеле проставляется стандартный для всех код - «В» либо «26» (выходной день). А вот выходные в отпускном периоде не учитываются, поэтому в субботу и воскресенье у работника должно стоять «ОТ» или «09» (отпуск).

Не менее типичное несоответствие - неправильное оформление командировочных дней в выходной или праздник. Случается, что человек возвращается из командировки в 00.01, это по трудовому законодательству признаётся днём командировки. И если в авансовом отчёте по командировке фигурирует этот факт, то в табеле и в выходной, и в праздничный день должен стоять код «К/06» (командировка), а не «В».

Вносить исправления в табель нормально и допускается учётной политикой. Если ошибка обнаруживается уже после оформления и подписания табеля, то табельщиком должен быть составлен уточнённый документ. Оформляется он аналогично первичному табелю с одним отличием - в шапке документа фиксируется, что бланк корректирующий, и ставятся правильные коды учёта. Бланку присваивается следующий за первичным порядковый номер. Корректировки должны быть засвидетельствованы документально. К табелю нужно будет приложить служебку, в которой следует отразить причины и основания для уточнений, использовав копии документов.

Например, нестандартная ситуация, когда сотрудник не выходит на рабочее место и его руководитель не в курсе, почему это произошло. По правилам кадрового делопроизводства нужно:

1. Руководителю - подготовить докладную и акт об отсутствии на работе.
2. Двум работникам - подписать акт в качестве свидетелей.
3. Табельщику - указать в документе код «НН/30» (неявка по невыясненной причине).
4. По возвращении человека на рабочее место попросить объяснить неявку. Здесь возможны варианты:
   • работник предъявляет листок нетрудоспособности - в корректирующем документе меняют запись на «Б/19», копия больничного подшивается;
   • документа, подтверждающего уважительную причину, нет - нарушитель трудовой дисциплины должен написать объяснительную. Если причина не признаётся уважительной, в корректировочном табеле указывается прогул. К нему прикладывают копии акта и объяснительной.

Корректировочный табель может быть заполнен двумя способами:

1. Продублировать в отчёте показатели, которые не подлежат корректировке, и внести поправки только в те строки, где это необходимо.
2. Заполнить только те строки табеля, где нужно изменить данные.

Корректирующий табель составляется, когда надо внести изменения в уже подписанный документ

Ответственность: если табель не ведётся, если есть ошибки

Табельный учёт фиксирует факт отработанного времени, от него зависят сумма фонда оплаты труда, размер социальных взносов и цифры по расходам бизнеса, сокращающим налогооблагаемую базу. Поэтому, если при проведении фискального контроля ИФНС обнаружит ошибки в табеле или вообще его отсутствие, это может повлечь за собой признание бизнес-затрат документально необоснованными. А отсюда может последовать 2 варианта санкций:

1. Штраф и пени за сознательное занижение налоговой базы.
2. Перерасчёт суммы налогового сбора.

Основные недочёты в ведении табельного учёта подпадают под действие статьи 52.7 КоАП РФ, ей предусмотрены санкции:

• 1 000-5 000 ₽ - штраф, который накладывается на должностное лицо или индивидуального предпринимателя, если нарушение зафиксировано впервые;
• 30 000 -50 000 ₽ - штраф для организации при первом нарушении;
• 10 000-20 000 ₽ - штраф для ИП или руководства, когда нарушение зафиксировано во второй и последующий разы, также за это могут лишить должности гендиректора компании на срок от года до трёх лет;
• 50 000 -70 000 ₽ - штраф для юр. лица при повторном нарушении.

Штрафы налагаются не на прямого исполнителя - табельщика можно демотивировать только внутренними актами. Отвечает за табельный учёт по предприятию руководство компании в целом и ответственное лицо, заверяющее документ.

Ведение табеля - постоянный и ответственный труд, который должен быть оплачен, и относиться к этой обязанности нужно соответственно. Каждый, кому была доверена эта миссия, должен скрупулёзно и точно фиксировать каждую минуту рабочего времени сотрудников компании. Это влияет на мотивацию, регулирует как внутренние взаимоотношения работника и нанимателя, так и внешние трудовые споры. Есть и довольно серьёзная ответственность по этому вопросу, которая вменяется и руководству компании (вплоть до дисквалификации гендиректора), и всей организации в целом.

Табель учета отработанного времени является не просто документом с фиксацией рабочих часов, но и основанием для начисления зарплаты, размер которой зависит от буквенного обозначения того или иного периода.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Также именно табель является документом, в котором, по сути, отражается вся трудовая жизнь коллектива - от и отпусков до сверхурочных и . Именно поэтому так важно знать, как правильно его заполнить, чтобы не нарушить ни нормы закона, ни права тружеников.

Что это за документ?

Согласно норм, закрепленных в ст.91 ТК РФ, работодатель обязан вести учет отработанных часов на каждого сотрудника, а также учет всех периодов, в течение которых за работником сохранялось его рабочее место. И на основании п.2 Постановления Госкомстата №1 учет обязаны вести во всех учреждениях независимо от формы собственности посредством заполнения установленной формы табеля.

Табель, является унифицированной формой первичной учетной документации, бланк которого утвержден законом, а именно тем же Постановлением Госкомстата № 1.

Оговоренный документ предназначен для фиксации всех видов труда и отдыха, а также иных периодов на основании распорядительных документов и с момента трудоустройства работника.

Зачем нужен?

Прежде всего, табель учета предназначен для ежедневной фиксации присутствия либо отсутствия сотрудников на рабочих местах, а также ежемесячного суммирования отработанного времени, в соответствии с которым уже и рассчитывается за расчетный период. Ведь сотрудники не только отрабатывают положенное количество часов каждую смену, но и направляются в командировки, болеют, используют как , так и .

Также работники могут быть привлечены к работе в законный выходной либо отработать сверхурочно, могут быть отстранены от работы либо переведены на , что приведет к изменению количества установленной нормы рабочих часов, которую нужно отразить для правильного .

Если за фактически отработанные часы оплата исчисляется в соответствии с окладной системой либо почасовой, то для оплаты отпусков и больничных предусмотрен уже . А в табеле как раз и отражаются все периоды путем применения буквенного обозначения и количества отработанных часов для фактического исчисления оплаты труда и нормы выработки.

Форма и их различие

Табель учета представляет собой табличный вариант учета с графами, соответствующими дням месяца и суммированием отработанного количества часов из расчета на списочную численность коллектива. Оговоренный документ содержит 17 или 13 вертикальных граф, а горизонтальные предназначены для каждого работника с указанием его фамилии и инициалов, должности и табельного номера, присваиваемого при трудоустройстве.

Как правило, табель ведется на каждый отдел либо цех отдельно, ведь при огромном штате произвести учет именно по отдельно взятым структурным подразделениям проще, учитывая, что специалист, ответственный за ведение табеля, ознакомлен со всеми , больничных либо иных ситуациях, которые должны быть отражены в табеле.

В настоящий момент Постановлением Госкомстата №1 утверждено 2 формы табеля, а именно:

• Т-12;
• Т-13.

Две эти таблицы имеют мало различий, но вот порядок их заполнения отличается.

Форма Т-12 предназначена для ведения вручную, а форма Т-13 предусматривает возможность внесения данных в электронном виде с последующим расчетом оплаты труда сразу же, в то время как в Т-12 отражение начислений производиться в других документах.

Т-12

Табель формы Т-12, как правило, имеет 17 утвержденных вертикальных граф, предназначенных для:

• отметки явки на рабочее место каждого работника;
• отсутствия на рабочем месте в соответствии с буквенным кодом;
• количества отработанных часов за первую и вторую половину месяца с итоговой суммой;
• количества отработанных дней за месяц;
• количества дней не явки на предприятие с указанием кода и часов;
• количества выходных либо праздничных.

Табель Т-12 ведется вручную и заполняется ответственным лицом ежедневно, а за два дня до окончания расчетного периода сдается на проверку в бухгалтерию для перепроверки данных и начисления зарплаты.

Т-13

Табель формы Т-13 имеет 13 вертикальных граф, предназначенных помимо вышеперечисленных для внесения данных о начислении оплаты труда, а именно:

• кода оплаты;
• корреспондирующего счета в соответствии с количеством отработанных часов и видом кодировки отсутствия на рабочем месте.

Документ формы Т-13 ведется в электронном виде, как правило, в формате Эксель с использованием специальных программ, которые осуществляют расчет автоматически. К оговоренной форме имеет доступ несколько сотрудников, которые внесением и подсчетом итогов и занимаются.

Как заполнять табель учета рабочего времени?

Табель учета ведется ежедневно. Как правило, данные вносятся после наряда, по результатам проверки наличия работников на рабочих местах и на основании приказов, которые подтверждают законное основание отсутствия либо уважительность причины. В середине месяца табель передается в бухгалтерию для сверки данных для , но затем оговоренный документ возвращается исполнителю для последующей фиксации данных.

В последний день месяца табель закрывается, выводятся все итоговые суммы - количество рабочих дней в месяце, отработанные часы и иные данные - и табель передается в бухгалтерию для начисления оплаты за месяц. Однако в силу того, что на основании ст.136 ТК РФ отчетным периодом для начисления оплаты труда может являться не 1-е и 31-е соответственно, а, допустим, 5-е и 25-е, табель сдается именно в оговоренные числа, но это в идеале.

Для того чтобы начислить зарплату сотрудникам при небольшом штате, бухгалтерии требуется как минимум один рабочий день, а если предприятие обладает большим штатом и определенной спецификой, подразумевающей доплаты и надбавки, времени для расчетов нужно больше.

Поэтому табели учета отработанных часов передаются в бухгалтерию раньше - как минимум на несколько рабочих дней с указанием данных, которые еще не имели место.

Такой способ внесения отработанных часов на перед в ряде случаев приводит к некоторым сложностям. В частности, работник может заболеть либо попросить 1 день административного отпуска в случае возникновения семейных проблем, требующих срочного решения. А ведь зарплата уже начислена, и на основании табеля, в который внесены такие данные.

В подобной ситуации предусмотрена отдельная процедура, которая подразумевает внесение изменений в расчеты на основании корректирующего табеля, к которому прикладывается пояснительная записка с обоснованием корректировки и последующего с приложением копий листа нетрудоспособности либо приказа об административном отпуске.

Общие правила ведения

Как правило, табель имеет несколько страниц:

• На первой предусмотрены графы для внесения общих данных в частности, наименования предприятия, которое должно полностью соответствовать учредительным документам, затем указывается название структурного подраздела, номер документа, фактическая дата составления и период отчетности.
• На второй и третьей страницы предусмотрена таблица для внесения данных об отработанных часах работниками находящимися в штате. Данные о каждом из работников переносятся в табель из личной карточки во избежание ошибок, а также указывается табельный номер, который присваивается каждому труженику при трудоустройстве.
• И четвертая страница предназначена для расчета оплаты труда, которая заполняется уже бухгалтерией после получения табеля в конце отчетного периода.

Инструкция по заполнению

Учитывая, что с 2013 года условные обозначения, утвержденные Постановлением Госкомстата №1, носят рекомендательный характер, каждый работодатель волен разработать упрощенный бланк табеля с учетом особенностей специфики предприятия, таким образом исключив часть оснований для буквенного учета, который на предприятии не присутствует.

А так как для правильного заполнения табеля помимо буквенного кода существует еще ряд правил заполнения оговоренного документа, желательно создать еще и Положение либо Инструкцию с освещением всех нюансов и оснований для внесения тех или иных данных.

Кто подписывает?

Табель учета имеет несколько строк в конце таблиц для подписей сего документа ответственными лицами, которые заполняют табель и отвечают за достоверность отраженных данных.

В частности, должны быть подписи начальника отдела, работника кадров и лица, которое табель и ведет.

А так как на крупных предприятиях, производить учет отработанного времени нескольким работникам достаточно сложно, вводиться специальная штатная единица табельщика либо нормировщика, который знает, как вести табель и какие нюансы должны быть учтены.

Обозначения

Нормы Приказа Госкомстата № 1, которыми были утверждены буквенные обозначения до 2013 года являлись обязательными для соблюдения всеми предприятиями, однако после оговоренной даты сии правила были отнесены к рекомендательным. А так как долгие годы условными обозначениями пользовались и оценили их удобство и объективность, все осталось по-прежнему.

В оговоренном нормативном акте предусмотрен раздел, утверждающий буквенный код для каждого основания присутствия либо отсутствия сотрудников на предприятии.

Так, в рабочий день на каждого сотрудника ставится код: «Я», а под ним указывается количество отработанных часов. Если же работник пребывает в законном отпуске, проставляется: «ОТ» и нулевые часы, так как сотрудник фактически отсутствует.

А учитывая, что оснований для отсутствия либо исполнения обязанностей в особых условиях на предприятии достаточно много разработана специальная таблица, предусматривающая буквенный код состоящий из 36 наименований всех случаев, оговоренных в ТК РФ или иных нормативных актах.

Образец заполнения на 2019 год

К примеру, заполнение табеля за рабочую неделю будет выглядеть следующим образом:

Скачать заполненный бланк табеля с условными обозначениями можно на нашем сайте:

Особенности оформления

Учитывая, особенности труда на каждом предприятии, табулирование рабочего времени в разрезе различных ситуаций имеют следующий порядок отражения.

Ночные часы

В соответствии со ст.96 ТК РФ работой в ночные часы считается период с 10 вечера до 6 утра.

Следовательно, если работник имеет 12- часовую смену и приступает к работе в 8 вечера, в табеле сей период отражается так:

Сверхурочная работа

Дни отсутствия работника в связи с выполнением служебного задания в табеле имеют буквенный код – К, часы же выставляются, в соответствии со сменой, то есть 8. Если дни командировки совпадают с выходными днями, в табеле вместо кода «В» проставляется код «К» и часы пребывания в командировке.

Отпуск

Правовые основы отпусков оговорены в главе № 19 ТК РФ, в соответствии с которой предусмотрены следующие виды отпусков с буквенным обозначением в табеле:

• основной отпуск – ОТ;
• все виды – ОД;
• ученический отпуск с оплатой – У;
• ученический отпуск без оплаты – УД;
• – ОЖ;
• административный отпуск – ДО;
• льготный административный отпуск – ДБ.

Учитывая, что в период нахождения в отпуске любого вида сотрудник не работает, часы в табеле указываются нулевые.

Отсутствие работника по неизвестной причине

В ряде случае работник может отсутствовать на предприятии по не выясненным причинам, либо в связи с обстоятельствами, которые не подтверждены документально.

К примеру, при заболевании больничный выдается только после выздоровления, а это как минимум 5 дней. Без больничного всего лишь на основании звонка сотрудника указать, что работник болеет нельзя, ведь существует вероятность, что больничный не будет предоставлен либо будет неоплачиваемым.

Также работник может исполнять государственные либо общественные обязанности, которые будут подтверждены документально уже по окончании работы. И сотрудник просто может не выйти на работу в связи с семейными проблемами, но не позвонить.

В подобной ситуации в табеле указывается код «НН» и часы труда указываются нулевые.

Работа в дни болезни

В порядке норм, изложенных в ст.76 ТК РФ, руководитель компании обязан отстранить труженика от работы при наличии медицинских противопоказаний. То есть если работнику был оформлен больничный лист, привлекать его к выполнению непосредственных обязанностей запрещено законом. Однако по производственной необходимости при негласном согласии руководства сотрудников все же отзывают из больничного в нарушении норм закона, компенсируя подобный труд предоставлением негласных и оплачиваемых отгулов.

Официально же в табеле факт присутствия труженика на рабочем месте в табеле не отмечается, так как подобные действия являются прямым нарушением законодательства и, следовательно, документировать нарушения никто не будет во избежание штрафных санкций.

Поэтому независимо от того пребывает ли работник в больнице или на предприятии при наличии больничного листа в табеле проставляется код «Б». В случае если в соответствии с законом, а именно ст.9 ФЗ №255 пособие сотруднику не положено, в табеле ставится отметка: «Т».

Отстранение от работы

Отстранить от работы работника могут по многим причинам, которые оговорены в ст.76 ТК РФ, однако если отстранение произошло по вине работника и оплата за сей период не предусмотрена, в табеле отражается код: «НБ».

Если же причиной отстранения являлась вина работодателя и сотрудник в порядке закона имеет право на оплату за сей день, указывается код «НО».

Простой

В силу экономических проблем на предприятиях присутствуют не только периоды непрерывного труда, но и простои, которые в порядке ст.157 ТК РФ подлежат оплате, но в размере зависящем от некоторых обстоятельств.

В частности:

• простой по вине руководства оплачивается в размере 2\3 среднего дневного заработка и имеет буквенный код – РП;
• простой по вине работника не оплачивается и кодируется как «ВП»;
• простой по независящим от сторон обстоятельствам оплачивается в размере 2\3 оклада и отражается как «НП».

Однако, учитывая, что даже при простое работники могут находиться на предприятии по распоряжению руководства, часы труда все же отмечаются в соответствии с нахождением на территории учреждения.

Донорство

Порядок забора крови, а также предоставляемые в связи с донорством льготы регламентируются нормами ст.186 ТК РФ в соответствии с которыми за донором сохраняется средний заработок, соответственно в табеле проставляется код «Г», так как сдача крови относится к общественным обязанностям.

В случае если работник в день забора крови выходит на работу, табель заполняется следующим образом:

Прохождение медобследования

На основании ст.185 ТК РФ сотрудник имеет право на средний заработок за день прохождения медицинского обследования, соответственно в табеле сей день отражается кодом «МО».

А так как в утвержденной унифицированной форме Т-12 сей код не значится, руководство предприятия изначально имеет право утвердить данное обозначение в Положении о ведении табеля.

Совместительство

Порядок работы совместителей закреплен в главе 44 ТК РФ, в соответствии с которой утверждены ограничения протяженности труда данной категории тружеников и условия их трудовой деятельности.

Исходя из норм трудового законодательства совместитель является отдельной штатной единицей независимо от того, трудится ли он в порядке или . Следовательно при учете в табеле отработанных часов на совместителя ведется отдельная строка.

Важные нюансы

Как правило, табель заполняется в первой половине дня, отмечая фактическое присутствие либо отсутствие работников на предприятии, а так как режим труда у некоторых из сотрудников может быть разным, для заполнения используются графики смен, чтобы видеть полную картину. Еще одним важным нюансом при заполнении табеля является отсутствие работника по уважительным причинам, но без подтверждающих документов.

К примеру, работник может болеть в течении недели и соответственно отсутствовать на предприятии, а так больничный лист выдается только по окончании лечения, письменных оснований для отметки о болезни еще не будет. В подобной ситуации в табель проставляется отметка об отсутствии с последующим корректированием внесенных данных уже после предоставления листка нетрудоспособности.

Также важным аспектом при заполнении табеля являются распорядительные документы, то есть приказы, в которых отражаются данные об отсутствии работников либо изменениях в графике труда. Именно на основании полученных данных в табель и вносятся те или иные данные в соответствии с буквенным кодом, предусмотренным для различных ситуаций и утвержденным тем же Приказом Госкомстата № 1.

Ответственные лица

Как правило, за заполнение табеля отвечает лицо в основные обязанности которого входит ведение сего документа либо лицо, которому поручен учет отработанного времени на основании приказа по предприятию в порядке расширения зон обслуживания.

Однако помимо ответственного лица, за данные отраженные в табеле несут ответственность еще ряд лиц, в частности начальник структурного подразделения, который подписывает табель и кадровый работник, которые и приказы для отпусков оформляет, и данные сверяет, и подпись свою ставит.

Ответственность за незаполнение или ошибки ведения

В случае, если в табеле произошла ошибка, законом допускается оформление корректировочного табеля, который позволяет отрегулировать разные нюансы, описанные выше, то есть те же больничные или административные отпуска. Но если ошибка допущена в связи с банальной невнимательностью, причем неоднократно, либо в случае негативных последствий, руководство компании вправе применить к нерадивому сотруднику дисциплинарное взыскание, причем выговор можно вменить не только нормировщику, но и всем лицам, которые ответственны за его ведение и проверку отраженных данных.

Если же на предприятии вовсе не ведется табель, и при проверке контролирующими органами сей факт будет обнаружен работодателя ждет штраф:

• за нарушение норм ст.9 ФЗ №402 об обязательном ведении первичного учета и нарушения правил налогообложения в порядке ст.120 НК РФ в размере 10 тыс. рублей;
• за нарушение трудового законодательства, в части не предоставления положенных льгот и гарантий связанных с теми же ночными или сверхурочными работами, которые невозможно отразить без табеля в порядке ст.5.27 КоАП РФ в размере варьирующемся от тридцати до пятидесяти тысяч.

Порядок учета

Даже если на предприятии ведется электронный табель с применением формы Т-13, в распечатанном виде сей документ тоже должен присутствовать, ведь осуществить расчет посредством компьютерных программ достаточно просто, а вот произвести контроль, сравнение отраженных данных и хранение оговоренного документа в электронном виде не всегда удобно.

Также следует учитывать тот факт, что электронные базы данных могут исчезнуть, ведь свет могут отключить или в компьютере появиться вирус. Именно поэтому данные учета всегда надлежит дублировать в двух вариантах рукописном или распечатанном и электронном.

Сколько и где хранится?

В соответствии с п.586 Приказа Минкультуры № 558 табели учета должны храниться в бухгалтерии либо в архивной комнате, так как сей документ является основанием для расчета и начисления оплаты труда, при этом срок хранения табеля составляет 5 лет.

В случае, если на предприятии присутствуют вредные условия, и соответственно работникам начисляются положенные надбавки, табель хранится на протяжении 75 лет в связи с тем что труженикам дано право на получение пенсии досрочно, период которой определяется на основании фактически отработанного времени в определенных условиях за минусом больничных и отпусков, которые как раз и отражаются в документе.

Кому и в каких случаях может потребоваться выписка из документа?

На основании ст.62 ТК РФ каждый сотрудник в период трудовой деятельности либо при увольнении имеет право потребовать копии документов, в которых отражена их деятельность, данная норма распространяется и на табель учета. А так как табель ведется на цех или отдел и с учетом того, что предприятие обязано в соответствии с нормами ФЗ №152 хранить персональные данные и не распространять их без разрешения владельца, оформляется выписка только на одного сотрудника.

Контроль рабочего времени обязателен для всех предприятий вне зависимости от формы собственности и количества наемных работников. Требование установлено в ст. 91 ТК РФ.

Общие вопросы заполнения

Для учета отработанного сотрудником времени ведется табель, который входит в состав обязательных форм предприятия ведения кадрового учета.

Табель – документ, служащий основанием для определения количества отработанных работником часов, данные которого используются для начисления заработной платы, отпускных.

Его сведения используются:

• Для начисления заработной платы, отпускных работников.
• При проведении проверок различными внешними органами контроля.
• Для получения сведений руководством о соблюдении сотрудниками режима работы. Особую важность документ приобретает при сменном графике или сдельной формой оплаты труда.
• Формирования статистической отчетности и подсчета средней списочной численности.

Данные заносятся на основании следующих подтверждающих документов:

1. Приказы по организации о трудоустройстве, командировке, предоставлении отпусков различных видов.
2. Листки нетрудоспособности.
3. Справки и докладные начальников отделов.
4. Прочие деловые бумаги, принятые внутренним документооборотом.

Пользователями информации табеля учетного времени выступают работники бухгалтерии, руководство, внешние потребители – налоговая, трудовая инспекции и иные инстанции. Форма составляется в единственном экземпляре и хранится в течение 5 лет в бухгалтерии как оправдательный документ для начисления заработной платы. Данный срок соответствует периоду архивации общих документов бухгалтерии. Для производств с особыми условиями труда применяется срок 75 лет. Длительность хранения обусловлена необходимостью подтверждения времени ведения работ в особых условий труда для досрочного выхода на пенсию.

Составление данных возлагается на кадрового работника предприятия с последующим утверждением документа руководителем. При отсутствии кадровой службы в организациях или ИП с малой численностью обязанность вменяется должностному лицу.

Ответственные за его составление лица вносятся в учетную политику предприятия. Ненадлежащее исполнение обязанностей ведет к вероятному наказанию со стороны руководства в соответствии со ст. 192 ТК РФ.

Предприятие может применять различные методы заполнения табеля , выбор которых компания производит самостоятельно.

В учете может применяться:

• Метод сплошной регистрации . Учетный работник вносит данные каждый день. Способ применяется при наличии в организации режима работ с различным количеством часов – скользящего графика, неполного дня сотрудников.
• Метод отклонений . В состав отклонений входят опоздания, неявки по различным причинам, переработки в праздничные дни. Способ используется компаниями с постоянным часовым режимом труда.

Правила и образец заполнения

На бланк кадрового учета распространяются правила заполнения первичных документов. Записи должны быть достоверными, бланк иметь необходимые реквизиты предприятия, подразделения, должностных лиц.

Заполнение документа имеет ряд особенностей:

• Форма заполняется по целому предприятию либо по его отдельным подразделениям.
• Ведение учета производится по каждому сотруднику отдельно. Все штатные единицы имеют уникальный номер. Идентификация работника производится с указанием ФИО и должности для исключения совпадений среди однофамильцев.
• Данные формируются по всем сотрудникам штатного расписания. Также указываются работники, находящиеся в декретном отпуске.

Документ после составления подписывается ответственным лицом, работником кадровой службы и утверждается начальником структурного подразделения или предприятия.

Существуют два вида бланков – Т-12 и Т-13, которые утверждены Госкомстатом. В одном предприятии разрешается применение лишь одного из них, а также допускается самостоятельная разработка формы с сохранением всех обязательных реквизитов. Одновременное использование разных видов запрещено.

• Форма Т-12 используется для ручного заполнения и состоит из 2-х разделов, которые позволяют отмечать отработанное время и производить начисление заработной платы. При использовании расчетно-платежных ведомостей раздел с начислением оплаты труда можно не заполнять.

• Форма Т-13 применяется для автоматического заполнения бланка. В ней отражаются только данные кадрового учета времени явок и неявок с причинами отсутствия.

Для простоты и доступности информации табеля учетного времени всеми пользователями применяются условные обозначения, единые для всех документов. Перечень кодов и расшифровок приведен на титуле формы Т-12.

Основные используемые в документе коды:

Компания имеет право ввести самостоятельно разработанные обозначения. Порядок применения особых символов закрепляется в учетной политике.

Периодичность составления табеля утверждается в учетной политике. Оптимальным вариантом служит заполнение формы два раза в месяц для начисления промежуточной выплаты — аванса и окончательного расчета с работником по оплате труда по итогам месяца.

Нюансы заполнения при сменном графике работы

Сменный график работы предполагает работу в режиме с переходящим из месяца в месяц числом посещений. Работник с плавающим графиком может не отрабатывать либо превышать норму трудового времени, установленного в месяц. Незначительное отклонение в рамках 2-х смен допускается. Важно не допустить переработку по годовой норме рабочего времени, что обязывает работодателя оплачивать сверхурочные.
При попадании графика на 2 дня в табеле указывается фактическое время нахождения на рабочем месте в клетке каждого из дат. Разбивка на дни позволяет определить ночные часы для расчета оплат.

Изменения в данные табеля вносятся в месяце обнаружения ошибки или нестыковки. Это происходит на основании приказа руководителя. После его издания создается корректирующий документ, дата которого соответствует дню исправления. Исправленные сведения влекут пересчет работниками бухгалтерии заработной платы и отчетности.

Нормативные документы, регламентирующие правила ведения табеля

Законодательством регулируется порядок табелирования работников. Заполнение документа осуществляется с учетом требований законов и актов по бухгалтерскому учету по внесению обязательных реквизитов предприятия и сотрудников.

Для построения грамотного учета используются положения :

• ТК РФ, обязывающего предприятия нормировать рабочее время.
• Законодательство о бухгалтерском учете. Регламентирует возможность самостоятельной разработки форм первичных документов. Указывает, наряду с ПБУ 22/2010, на порядок изменения ошибочных данных.
• Постановление Госкомстата России от 05.01.2004г. за № 1, которым утверждены формы бланков табеля.

Видео: примеры заполнения форм Т-12 и Т-13

Посмотреть образцы заполнения документа как в ручном, так и в автоматическом режиме можно на следующих видео.
Общие сведения и правила оформления формы Т-12.

Создание и заполнение табеля в программе 1С:Предприятие. Часть1.