Простой образец акта приема передачи документов. Образец акта приема-передачи документов в архив, порядок действий Форма акта приема передачи в делопроизводстве
В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов.
Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.
В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.
Когда он применяется
желательно составлять в следующих случаях:
- перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
- передача документов от одного должностного лица другому;
- передача товарно-материальных ценностей;
- передача документов при смене юридического статуса компании.
Этот перечень не является исчерпывающим.
Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего
это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.
Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь
, как это стало просто!
Особенности процесса в различных ситуациях
Архивное хранение
В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.
Дела долгого срока хранения должны быть и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.
Лицо, сдающее документы на хранение сдает их по акту ответственному за архив лицу.
Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия
При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.
При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.
Смена директора, учредителя
При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.
Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.
Нюансы составления для различного вида бумаг
Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.
Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в организации.
Для бухгалтерского делопроизводства
Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.
При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.
Для кадровых документов
При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.
В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.
Чистые бланки лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.
Учредительные и правоустанавливающие
Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.
Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.
Порядок передачи бумаг в государственный архив при ликвидации предприятия рассмотрен в следующем видео сюжете:
В случае смены сотрудника, который является ответственным за хранение архива, будь то руководитель или заведующий, составление акта приема-передачи документов необходимо проводить в обязательном порядке и в соответствии с установленными формами нормативных документов. В первую очередь нужно , которая будет включать в себя не менее трех человек, одним из которых должен быть представитель службы делопроизводства. Далее представлен образец оформления акта.
АКТ | 22.07.2014 |
22.07.2014 г. № 29
г. Норильск
В соответствии с приказом ЗАО "Диадема" от 17.07.2014 г. № 14 Малькова Р.С. передала, а Смирницкая А.Ю. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составе председателя Чернова Г.А. и членов Ященко С.Е., Кирилловой И.В., Румянцевой Н.Х. документы архива за 2007-2012 годы и справочный аппарат к ним.
№ п/п | Название и № описи | Кол-во экземпляров описи | Кол-во принятых дел | Кол-во ед. хр. страхового фонда | Примечание |
---|---|---|---|---|---|
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
1 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2007—2011 годы | 1 | 39 | - | |
2 | Опись № 1 дел постоянного хранения за 2012 год | 1 | 12 | - | |
3 | Опись дел № 2 по личному составу за 2007—2011 годы | 1 | 31 | - | |
4 | Опись дел № 2 по личному составу за 2012 год | 1 | 23 | - |
Итого принято 105 (сто пять) дело и 2 (две) описи по одному экземпляру.
Документы и описи находятся в удовлетворительном состоянии.
Наряду с этим передаются:
- дело фонда;
- журнал учета поступающих и выбывающих документов (имеет электронный вид);
- журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование;
- печать «Архив».
Общая площадь архива - 54,3 кв.м. Помещение архива находится в удовлетворительном состоянии.
Оборудование и инвентарь - наличие и состояние:
- стеллаж комбинированный - количество 5 (пять) шт.;
- стеллаж металлический - количество 7 (семь) шт.;
- порошковый огнетушитель ОП-4 (3) -АВСЕ-01 - количество 3 (три) шт.,
- гигрометры психрометрические ВИТ-2 - количество 2 (две) шт.
Помещение обеспечено охранной сигнализацией и оснащено системой пожарной безопасности. Оборудование и инвентарь находятся в хорошем состоянии.
Документы, подлежащие передаче (вернее опись документов, находящихся в архиве), должны быть перечислены в форме таблицы. А поскольку на обычном предприятии страховой фонд отсутствует, в соответствующей графе ставится прочерк.
Очень часто на предприятиях основным научно-справочным аппаратом является только архивное описание дел, и это совершенно нормально.
При назначении другого сотрудника ответственным за архив в акте приема-передачи следует указать:
- факт наличия архивных документов и состояние, в котором они находятся;
- наличие учетных документов, и их состояние;
- факт наличия печати;
- в каком состоянии и количестве находится инвентарь и оборудование.
Здесь можно ознакомиться с установленной формой .
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Основные правила оформления акта приема-передачи документов
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
Инструкция по заполнению акта приема-передачи документов
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
- Вначале пишется наименование документа с коротким обозначением его сути.
- В строке ниже указывается город, в котором работает организация, выписывающая акт, а также дата его оформления.
- Далее вписывается информация о компании, которая передает документы: вносится ее название с указанием организационно-правовой формы (ИП, ООО, ОАО, ЗАО), а также должность ответственного лица (обычно здесь пишут Директор, Генеральный директор или указывают иного, уполномоченного на подписание подобного рода документов сотрудника) его фамилию, имя, отчество (полностью).
- Затем всё то же самое вносится о второй стороне: название организации, должность, фамилия, имя, отчество ответственного лица.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Подразделения передают документы в архив организации с помощью специальной описи. Фактически она представляет собой акт приема-передачи, но имеет особую форму. В статье узнаем, где ее найти, как адаптировать и утвердить.
ОПИСЬ СОСТАВЛЕНА ПО ПРАВИЛАМ
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов) говорят о передаче документов на хранение в архив организации следующее:
Из приведенного фрагмента можно сделать следующие выводы:
1. Существует форма сдаточной описи, утвержденная Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, - приложение № 23 (для документов на бумажном носителе) и приложение № 24 (для электронных дел).
2. На дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения составляются отдельные описи. Дела по личному составу включаются в опись дел временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Третья опись составляется на дела с меньшими сроками хранения, но тоже передаваемые в архив. То же касается и электронных документов: составляются отдельные описи на дела с разными сроками хранения.
Форма описи
Рассмотрим пример заполненной формы описи для передачи документов (на бумажном носителе) (Пример 1).
Смена ответственных лиц всегда сопровождается муторными процедурами и бумажной волокитой. Увы, но это факт. Чтобы не затягивать дело, нужно один раз изучить правила составления и оформления нужных актов. Если делать всё строго по инструкции – не придётся переделывать и терять время.
Предварительные шаги
Акт приёма-передачи при смене ответственного за архив – это важный документ, и его нельзя составлять «на коленке». Обязательный этап перед тем, как дела будут переданы от прежнего заведующего к новому – создание специальной проверяющей комиссии. Эта комиссия должна всесторонне проверить все факты, которые будут указаны в самом акте. Создаётся комиссия на основании специального приказа руководителя. Этот же приказ, в свою очередь, служит основанием для составления акта приёма-передачи. Вот такая схема.
В своём приказе руководитель сам определяет состав комиссии. Нужно назначить минимум трёх человек, которые могут дать объективную оценку проверяемым фактам (иначе говоря, что-то смыслят в делопроизводстве и архивных документах). Хотя бы один из членов комиссии должен быть представителем службы документационного обеспечения – например, секретарём. Ответственный за архив членом комиссии быть не может, поскольку это заинтересованное лицо.
Проверка проводится один раз и занимает максимум один рабочий день. Что именно проверяется?
- наличие в архиве всех документов, которые там должны быть (как оригиналов, так и копий);
- их состояние, степень сохранности;
- соответствие фактического количества документов указанному;
- наличие печатей и штампов архива (если они изначально были предусмотрены);
- исправность охранной и противопожарной систем помещения архива.
Только после этого можно писать сам акт.
Реквизиты
В левой верхней части листа следует указать название фирмы. Ниже с той же стороны пишется название акта, его номер и дата составления. Специфический реквизит акта приёма-передачи дел – гриф утверждения. Он проставляется в правом верхнем углу. В грифе утверждения нужно указать должность утверждающего лица (то есть руководителя организации). Должность указывается кратко: «генеральный директор объединения», «начальник цеха» и т.п.
Это все необходимые реквизиты.
Что писать?
- Сперва в тексте указывают, что акт составляется на основании приказа о создании комиссии («на основании приказа № от такого-то числа»).
- Затем нужно констатировать сам факт передачи дел. Должно быть чётко и однозначно указано, что в присутствии всех членов комиссии прежний ответственный передал дела, а новый принял их.
- Дальше кратко упоминается, что именно было передано (например, «архивные документы за 2010-2015 гг. и справочные материалы к ним»).
Выглядит всё это примерно так: «В соответствии с приказом ООО «Артемида» от 15.06.2015 № 176 Иванова И. И. передала, а Петрова А. А. приняла в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа (в составе председателя Сидорова В. В. и членов Скворцовой С. С. и Плотниковой Е. Е.) документы архива за 2010-2015 гг. и справочные материалы к ним».
После этого нужно составить и заполнить таблицу. Таблица состоит из шести столбцов:
- порядковый номер строки;
- название и номер описи;
- количество экземпляров описи;
- количество принятых единиц;
- количество единиц хранения страхового фонда;
- примечания.
Ниже таблицы пишется, что ещё было передано дополнительно (обычно это дело фонда, книга и журнал учёта и печать). Затем прикладывается опись помещения архива. Тут нужно указать площадь помещения и перечень всего, что в нём есть (стеллажи, полки, ремонтные инструменты и т. д.). В самом конце текста следует поставить отметку о том, что помещение архива и все внутренние системы (сигнализации, пожарной безопасности) находятся в удовлетворительном состоянии и исправно работают.
Наконец, ставятся подписи. Вначале акт приёма-передачи подписывается сдающим и принимающим документы архива (то есть прежним и новым заведующими), а затем – всеми членами комиссии. При этом первой помещается подпись председателя, а ниже расписываются члены комиссии (в алфавитном порядке по фамилиям, но без указания должностей).
Нюансы оформления
- Иногда в акте приёма-передачи дел указывают сведения о количестве экземпляров этого документа и их местонахождении. Это дополнительный элемент, и включать его в акт необязательно.
- К акту можно прикладывать документы, подтверждающие, разъясняющие или дополняющие изложенные в нём факты. Если есть приложения, на них нужно дать ссылку после текста. Эта ссылка оформляется как реквизит «Отметка о наличии приложения» и располагается сразу за пунктом с указанием данных о числе составленных экземпляров акта.
- Если в тексте есть название приложения, то в отметке указывается количество его листов и экземпляров. Если в тексте названия приложения нет, то это название указывается в отметке (как и количество листов и экземпляров).
- Если приложений несколько, то их нужно пронумеровать.
- Случается, что в ходе приёма-передачи дел выявляется факт их недостачи. Как составить акт приема-передачи при смене ответственного за архив в таком случае? Никак, этого нельзя делать. О недостаче следует немедленно сообщить руководителю компании. Если документы найдутся – акт можно будет оформить по стандартной процедуре. Если нет – придётся привлечь к ответственности и покарать виновных.
Кстати, акт приёма-передачи составляется не только при смене «архивного управленца», но и при смене руководителя организации. Алгоритм действий при этом сохраняется тот же.
- Отстранение работника, не прошедшего в установленном порядке обязательный медицинский осмотр Отказаться от медкомиссии на работе
- Табель учета рабочего времени: расшифровка сокращений Как в табеле обозначается учебный оплачиваемый отпуск
- Какая норма продолжительности рабочего времени в неделю устанавливается данным работникам?
- Сергей михеев — железная логика (видео) последний выпуск Политолог михеев
- Евгений сатановский — последние видео Сатановский последние публикации
- Священник Игорь Затолокин
- Человек — существо духовное
- Основные ошибки заполнения
- Отчет рсв в году сроки сдачи
- Салат из огурцов на зиму «Пикантный Салат из огурцов пикантный на зиму
- Телячья вырезка в духовке
- Серия - Русская фантастика
- Игорь прокопенко - тайны апокалипсиса
- Книга сентября: мемуары Карины Добротворской
- Любовь до смерти и после: «100 писем к Сереже» Карины Добротворской
- Магические способности по дате рождения — особенности расчета
- PR в мифологии Древнего Китая
- Как приготовить мидии Сколько времени занимает варка
- Рулетики из бекона с черносливом и грецким орехом
- Рецепт вареная колбаса с языком Колбасный язык