Изменения 2017 года | Обновление требований от 12.12.2017 г.

ВНИМАНИЕ!

Министерство транспорта РФ приказом от 18.01.2017 № 17 года внесло поправки в порядок заполнения путевых листов,
утвержденный приказом Минтранса от 18 сентября 2008 г. № 152.
Документ зарегистрирован в Минюсте 13 февраля и официально опубликован 15 февраля 2017 года.

После скачивания образца, обязательно прочитайте ниже рекомендации и требования к путевым листам, учитывайте особенности своей деятельности!

Зачем делать ежедневный предрейсовый осмотр:

Внимание! Последние изменения!

Приказ Министерства транспорта РФ от 7 ноября 2017 г. N 476 "О внесении изменений в отдельные приказы Министерства транспорта Российской Федерации по вопросам организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств и оформления путевых листов"

В путевом листе должны отражаться ОГРН перевозчика и сведения о проведении предрейсового контроля.
Дополнен перечень обязательных реквизитов путевого листа.
Помимо прочего, в нем должны указываться ОГРН юрлица (предпринимателя), а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством).
Кроме того, ранее предусматривалось проведение ежедневного контроля технического состояния транспортных средств перед выездом на линию с места стоянки и по возвращении к месту стоянки. Теперь речь идет только о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортных средств до их выезда с места постоянной стоянки.
Зарегистрировано в Минюсте РФ 1 декабря 2017 г. Регистрационный N 49083.

Приказ Минтранса России от 06.04.2017 N 141 "Об утверждении Порядка организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств"

Для ЮЛ и ИП, осуществляющих перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержден порядок проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств

Контроль технического состояния транспортных средств проводится контролерами, назначаемыми перевозчиками. При этом контролеры должны соответствовать профессиональным и квалификационным требованиям, утвержденным Минтрансом России.

При проведении контроля проверяется работоспособность и состояние основных узлов и систем транспортного средства, влияющих на безопасность дорожного движения. Закреплен перечень проверяемых узлов и систем (проверяется, в том числе, исправность тормозной системы, рулевого управления, стеклоомывателей и др.).

В путевом листе исправного транспортного средства ставится отметка "прошел предрейсовый контроль технического состояния", а также подпись, фамилия и инициалы контролера, проводившего предрейсовый контроль, дата и время его проведения.

Перевозчик ведет учет прохождения предрейсового контроля в специальном журнале.

Приказ вступает в силу по истечении 180 дней со дня его официального опубликования.

Вместе с тем, ранее:

Приказ Минтранса России от 18.01.2017 N 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. N 152"

Уточнен порядок заполнения путевых листов юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями

Установлено, что дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Кроме того, отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

Любая организация, индивидуальный предприниматель, применяющие для осуществления своей деятельности легковой автотранспорт, должны четко представлять: в чем заключается необходимость путевых листов, как они выглядят и как их надо заполнять.

Обязанность оформления путевых листов определена Федеральным законом от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ. Действующее законодательство обязывает оформление путевых листов для контроля, правильного учета движения топливных ресурсов и расчета заработка водительскому составу. Кроме того, ведение учета расходов по использованию автотранспорта необходимо для целей налогообложения. Поэтому путевой лист можно смело назвать главным первичным документом, служащим основанием для осуществления контроля пробега автомобиля, списания ГСМ, оплаты труда и расчета налогов.

В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 года № 78 для оформления путевых листов предусмотрены типовые формы №3 и 3-спец. - для легковых автомобилей; №4 - для легкового такси; № 4-С и 4-П - для грузового транспорта; №6 и 6-спец. - для автобусов. Правила заполнения этих форм оговорены в Приказе Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года № 152. Эти Правила обязывают выписывать путевые листы на один день или смену. Однако в случае необходимости оформления служебной командировки диспетчеру либо уполномоченному лицу необходимо указать дату выезда и возвращения в гараж (число, месяц, год) согласно приказу руководителя. Действие срока путевого листа не должно превышать один календарный месяц. Чтобы исключить возможные придирки контролирующих органов, путевые листы надо регистрировать в журнале, который должен быть соответствующим образом прошнурован, пронумерован и скреплен печатью (унифицированная форма №8).

Путевой лист легкового автомобиля - так нужен или нет?

Путевой лист обязательно должны приобрести:

1. Водители маршрутных такси, организующие перевозку пассажиров в районе или городе.
2. Шофер, занимающийся перевозкой какого-либо груза, предметов, товаров, багажа.
3. Водители транспортных компаний, совершающих рейсы междугороднего сообщения.
4. Шофер другого наземного транспорта общественного назначения - трамвая, троллейбуса.

Заметьте, что любое юридическое лицо, имеющее транспорт в распоряжении компании, должно принимать от своих сотрудников путевые листы чтобы:

1. Знать, где же находился автомобиль компании, какую работу выполнял водитель.
2. Отчитаться перед налоговой службой.
3. Рассчитать средства, которые были потрачены на бензин и ГСМ, которые не подлежат налогообложению.
4. Уменьшить сумму налогов.
5. Вести нормативно-правовую базу данных в бухгалтерии.

Когда не нужно оформлять путевой лист:

1. Физическому лицу, использующему собственный транспорт в своих целях.
2. Физическому лицу, предоставляющему автомобиль другому лицу по доверенности.

По вопросу необходимости оформления путевого листа, если автомобиль зарегистрирован на коммерческую организацию.

Недавно к нам в редакцию пришло письмо, в котором его автор рассказал, что его остановили сотрудники Госавтоинспекции и сначала попросили предъявить доверенность на право управления транспортным средством (!), а затем путевой лист. Как вы уже поняли наш герой ехал за рулем корпоративной машины, которая принадлежит юридическому лицу. Так как водитель за рулем корпоративного автомобиля не осуществлял коммерческую перевозку пассажиров и не перевозил коммерческий груз, то согласно действующему законодательству он имел право передвигаться без путевого листа.

То же самое касается доверенности на управление ТС, которая была отменена еще в 2012 году. Но, несмотря на то, что водитель не нарушал закон, он был привлечен к административной ответственности за отсутствие путевого листа. Как вы думаете, законно ли это? Обязан ли в такой ситуации водитель иметь при себе заполненный путевой лист? Давайте разбираться.

Для начала давайте выясним, законно ли инспекторы ДПС требовали от водителя доверенность на право управления автомобилем.

И так, для этого давайте вспомним Постановление Правительства РФ № 1156 от 12.11.2012 года, который отменил абзац четвертый пункта 2.1.1 ПДД РФ. Напомним, что этот пункт регулируют перечень документов, которые водитель автомобиля обязан возить с собой и предъявлять их сотрудникам полиции при первом требовании.

Так, в частности Постановление Правительства № 1156 от 12.11.2012 года отменило абзац, обязывающий ранее водителей возить с собой документ на право управление транспортным средством в отсутствии собственника. То есть, другими словами Правительство в 2012 году отменило обязанность водителей возить с собой доверенности на право управления ТС. Соответственно, с 2012 года сотрудники полиции не имеют право требовать от водителей предъявить доверенность.

К счастью наш герой, которого остановили сотрудники ГИБДД для проверки документов знал об этом Постановлении и фактически процитировал его слово в слово сотрудникам полиции. В итоге инспекторы ДПС сразу забыли о своей просьбе и неожиданно переключились на путевой лист, потребовав предъявить заполненный документ, указав на то, что автомобиль зарегистрирован на юридическое лицо, а значит, в соответствии с законодательством все водители, управляющие корпоративным транспортом, обязаны возить с собой и предъявлять по первому требованию заполненные путевые листы .

Как вы уже поняли наш герой не имел оформленного путевого листа. В итоге сотрудники Госавтоинспекции, составив протокол об административном правонарушении и выписали штраф.

К сожалению, наш герой не юрист в области автотранспортных перевозок и в области безопасности дорожного движения. Поэтому он поверил сотрудникам полиции, что каждый водитель корпоративного транспорта обязан иметь при себе заполненный путевой лист. В итоге он, как законопослушный гражданин РФ, заплатил в установленный законом срок выписанный штраф.

Но на самом деле сотрудники ГИБДД выписали штраф не законно, и его можно было легко, оспорив в суде, отменить. Все дело в том, что наш герой, несмотря на управление автомобилем, который принадлежит юридическому лицу, был не обязан возить с собой заполненный путевой лист, поскольку не осуществлял коммерческую перевозку пассажиров или грузов. Но к сожалению Вам не удасться доказать свою правоту инспектору ГИБДД, поэтому мы настоятельно рекомендуем иметь при себе путевой лист при любой поездке на транспорте, принадлежащего организации.

И так давайте внимательно рассмотрим пункт 2.1.1 Правил дорожного движения:

Согласно пункту 2.1.1 ПДД РФ водитель механического транспортного средства обязан иметь при себе и по требованию сотрудников полиции (в том числе сотрудникам ДПС ГИБДД РФ) передавать им, для проверки следующие документы:

Водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории

Регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа - и на прицеп (кроме прицепов к мопедам)

- в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а при перевозке крупногабаритных, тяжеловесных и опасных грузов - документы, предусмотренные правилами перевозки этих грузов

Документ, подтверждающий факт установления инвалидности, в случае управления транспортным средством, на котором установлен опознавательный знак "Инвалид"

Страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца (полис ОСАГО)

В случаях, прямо предусмотренных законодательством Российской Федерации, иметь и передавать для проверки работникам Федеральной службы по надзору в сфере транспорта карточку допуска на транспортное средство для осуществления международных автомобильных перевозок, путевой лист и документы на перевозимый груз, специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного и (или) крупногабаритного транспортного средства, транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов, а также предоставлять транспортное средство для осуществления весового и габаритного контроля

Обратите внимание на выделенный красным текст. Этот пункт указывает на то, что водители обязаны возить с собой путевой лист, только в установленных законом случаях. То есть, путевой лист, если следовать логике закона, водитель должен возить с собой не всегда. Иначе бы в законе не было бы отметки об "установленных случаях". Но тот ли случай или нет будет определять именно сотрудник ГИБДД при остановке вашего автомобиля.

Мы знаем, что возить с собой заполненный путевой лист нужно только в установленных законом случаях.

Но в каких же тогда случаях, установленных законом, водители обязаны иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его по требованию полиции?

Да, действительно в определенных случаях путевой лист все-таки нужно заполнять и возить с собой, чтобы предъявить его по первому требованию. Например, в случае, когда водитель занимается коммерческой перевозкой груза (ов) или пассажиров.

Для начала давайте выясним, в каких случаях заполняется путевой лист. Этот вопрос регулируется Приказом Министерства транспорта РФ №152 от 18.09.2008 г. года "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", с изменениями на 2017 год.

Так, согласно этому документу, путевой лист заполняется на транспортные средства, принадлежащие юридическим лицам или индивидуальным предпринимателям для перевозки грузов, пассажиров или багажа. Вот выдержка из Приказа Минтранса №152:

"9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях"

Многие скажут что в этом документе нет ни слова о "коммерческих перевозках" поэтому, судя по всему, путевой лист должен оформляться во всех случаях эксплуатации транспортного средства, которое принадлежит юр.лицу или ИП. На самом деле это не так. Дело в том, что Приказ Минтранса №152 прямо ссылается на более важный Федеральный закон:

Закон № 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" от 8 ноября 2007 года

Статья 1. Предмет регулирования

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при оказании услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, которые являются частью транспортной системы Российской Федерации. Отношения, связанные с оказанием услуг автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом и не урегулированные настоящим Федеральным законом, регулируются другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Настоящий Федеральный закон определяет общие условия перевозок пассажиров и багажа, грузов соответственно автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями, в том числе с использованием автомобильных прицепов, автомобильных полуприцепов (далее также - транспортные средства), а также общие условия предоставления услуг пассажирам, фрахтователям, грузоотправителям, грузополучателям, перевозчикам, фрахтовщикам на объектах транспортных инфраструктур.

Перевозки пассажиров и багажа, грузов автомобильным транспортом в международном сообщении регулируются международными договорами Российской Федерации.

К отношениям, связанным с перевозками пассажиров и багажа, грузов для личных, семейных, домашних или иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, применяются также положения законодательства Российской Федерации о защите прав потребителей.

То есть, как видите Приказ Минтранса №152, ссылаясь на Федеральный закон №259, подразумевает, что путевой лист должен оформляться при коммерческих перевозках грузов и пассажиров. Но в этих документах нет ни слова о том, что у водителя автомобиля, который принадлежит юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю, должен быть на руках заполненный путевой лист при любых видах перевозок. То есть, при отсутствии факта коммерческих перевозок согласно приказу Министерства транспорта, путевой лист не должен заполняться. Например, при поездках для корпоративных нужд компании. Иначе в подобном документе это было бы прописано.

В каких случаях перевозка груза и пассажиров может считаться коммерческой?

Согласно Федеральному закону №259 от 8 ноября 2007 года, коммерческими перевозками считаются услуги по перевозки грузов, багажа и пассажиров.
Также согласно этому же закону разъяснены такие понятия как груз, багаж и пассажир:

Груз - материальный объект, принятый для перевозки в установленном порядке

Багаж - вещи пассажира, принятые для перевозки в установленном порядке

Пассажир - физическое лицо, заключившее договор перевозки пассажира, или физическое лицо, в целях перевозки которого заключен договор фрахтования транспортного средства

Также обратите внимание на статью 2 "Основные понятия, используемые в настоящем Федеральном законе №259", где разъясняется, что такое перевозчик:

"Перевозчик - юридическое лицо, индивидуальный предприниматель, принявшие на себя по договору перевозки пассажира, договору перевозки груза обязанность перевезти пассажира и доставить багаж, а также перевезти вверенный грузоотправителем груз в пункт назначения и выдать багаж, груз уполномоченному на их получение лицу"

И так, что из этого следует:

Нужно ли оформлять путевой лист для водителей, которые находятся за рулем корпоративного (служебного транспорта) если они не осуществляют коммерческих перевозок, а эксплуатируют автотранспорт для внутренних нужд юридического лица или индивидуального предпринимателя?

Как вы уже поняли в этом нет необходимости, поскольку действующее Российское законодательство четко обозначила тех лиц, которые обязаны во время управления транспортным средством иметь при себе заполненный путевой лист и предъявлять его по первому требованию сотрудникам полиции.

К сожалению, некоторые сотрудники ГИБДД, по всей видимости, либо не знают об этих не очень легких законодательных нормах (хотя это их прямая обязанность), либо намерено пользуются на дороге юридической неграмотностью водителей, которые трудятся в различных компаниях.

Многие водители, даже в душе понимая, что сотрудники ДПС не законно требуют путевой лист, стараются не связываться. Для многих, к сожалению, проще заплатить штраф.

Но это приводит к безнаказанности тех недобросовестных сотрудников ГИБДД, которые незаконно требуют предъявить путевой лист с водителей, которые не занимаются коммерческими перевозками.

Поэтому советуем вам в случае незаконного привлечения к административной ответственности за отсутствие оформленного путевого листа, оспаривать действия сотрудников ГИБДД в суде, а пойдете вы в суд или нет - решать вам, но явно проще возить с собой путевой лист.

Особенности выписки путевых листов

Бухгалтер любой организации должен знать, что такой документ выписывается на 1 день, либо на 1 поездку. К примеру, вас отправляют в командировку в другой город на транспорте компании с водителем. Он должен получить путевой лист перед выездом.

Заметьте, если ваше нахождение в другом городе затянулось на 1 месяц и даже больше, то, чтобы вас привезли обратно, водитель должен будет выписать 2 такой же лист. Подтверждение этому вы найдете в Приказе №152 Минтранса РФ от 18 сентября 2008 года, под названием «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». В нем указан срок выдачи - от 1 до 30 дней.

Оформлять листок следует на каждого водителя, особенно в том случае, когда транспорт будет использоваться несколькими сотрудниками во время перевозки (п. 11 того же приказа).

На каждый легковой или грузовой автомобиль компании также должен быть выписан свой, отдельный путевой лист (п. 9 того же приказа).

Документ должны регистрировать в бухгалтерии, либо сами руководители организации. Заметьте, срок хранения документов - не менее 5 лет.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля в 2017 году - порядок внесения изменений до выезда и на линии

Чтобы правильно оформить бланк путевого листа , необходимо следовать следующим правилам:

1. Не забыть проставить сразу дату и код , по которому будут начислять компенсацию в бухгалтерии.
2. Указать марку авто, прицепа, гаражный номер , а также количество сотрудников-водителей, личные данные.
3. Определить количество рейсов , протяженность маршрута.
4. Записать, сколько литров топлива и других горюче-смазочных материалов требуется . Если в машине есть остаток, то его количество отмечают.
5. Сделать отметку о состоянии здоровья водителя у лица, который допускает водителя к своей деятельности.
6. Внести показания спидометра ТС.
7. Записать, во сколько вы выехали на машине из гаража , во сколько прибыли на место сбора пассажиров, либо груза, указать адрес этого места.
8. Описать объект перевозки.
9. Время прибытия на место отгрузки перевозимого товара следует также задокументировать.
10. Предъявление ТТН грузополучателю также отметьте в соответствующей графе.
11. Укажите и время отбытия с места отгрузки . Если случится простой на линии, то о нем следует также написать в документе, отметьте и причину.
12. Далее запишите, во сколько вы прибыли в гараж или на КПП , затем сдайте транспорт механику ОТК или КПП под подпись.

Основные формы путевых листов для легковых и грузовых автомобилей

1. Для легковушки. Оформляется такой документ по №3. Эта бумага позволяет зафиксировать работу сотрудника. В налоговой это доказательство служит основанием для начисления зарплаты.
2. Для специального авто. Это разновидность предыдущего документа для легковой машины, поэтому выписывают его по форме №3, специальной. В таком листе записываются также данные о работе водителя.
3. Для таксиста на легковой машине. Оформляется по №4. В нем также фиксируется работа шофера. По документу начисляют зарплату водителю.
4. Для грузового автомобиля, водитель которого работает сдельно , выписывается документ по форме №4-с.
5. Для грузового транспорта, водитель которого выполняет работу повременно и ежедневно , оформляется лист по №4-п.
6. Для автобуса бумага выписывается по форме №6. Обычно используется такой путевой лист для транспорта, действующего по пригородным или городским маршрутам.
7. Для автобусов необщего пользования. Перевозя пассажиров в таком транспорте, водитель должен обладать документом по специальной форме №6.

Как правильно разработать собственную форму путевых листов - правила

Не все работодатели желают связываться с оформлением путевых листов. Как правило, на заполнение бумаги уходит много времени. Поэтому можно упростить такой документ только некоторым организациям - тем, которые не имеют штатных водителей и транспортных средств, предназначенных для выполнения перевозок в целях компании.

Согласно Федеральному закону «О бухгалтерском учете» (от 21.11.1996 N129) в документе вы должны указать все главные сведения.

Штрафы 2017 за отсутствие путевых листов

Физическое лицо , передвигающегося без положенных бумаг, в частности путевого листа, не может быть уголовно наказан. Он будет привлечен к административной ответственности. Это означает, что его обяжут выплатить штраф в размере 500 рублей (ч. 2 ст. 12.3 КоАП РФ).

Юридическому лицу грозит больший штраф - 100 тысяч рублей (ч. 1 ст. 12.31.1 КоАП РФ). Такое же наказание ожидает компаний, организующих перевозку электрическим, наземным транспортом.

Если у Вас возникли вопросы с утверждением формы путевого листа, задавайте их в комментариях или свяжитесь с нами по телефону.

Мы можем разработать путевой лист такси именно под Вашу организацию с целью предотвращения штрафных санкций

С 1 марта 2017 года путевые листы изменятся. Добавят новый реквизит, отменят печать. Если вы составляете путевые листы по своей форме, измените ее. Скачать бланк и образец заполнения можно у нас.

Минтранс готовит проект изменений по путевым листам. В них появится новый обязательный реквизит – сведения о предрейсовом контроле технического состояния автомобиля. А печать отменят. Бланк путевого листа компании разрабатывают самостоятельно. Но налоговики требуют включать в него все обязательные данные, которые утвердил Минтранс (приказ от 18 сентября 2008 г. № 152). Поэтому компаниям потребуется изменить свой бланк, добавив в него новый реквизит.

Как часто оформлять путевые листы

Периодичность, с которой составляют путевые листы, зависит от того, является организация автотранспортным предприятием или нет.

Автотранспортные компания оформляют путевые листы ежедневно: такие документы действительны в течение одного дня (смены). На более длительный срок путевые листы выписывают только при командировках. Тогда водитель самостоятельно записывает подробный маршрут с указанием соответствующих дат. Это следует из раздела 2 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78.

Организации, которые не относятся к автотранспортным, оформляют путевые листы с той периодичностью, которая позволяет обосновать расходы на ГСМ. Но как минимум один раз в месяц (п. 10 приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152, письмо Минфина России от 30 ноября 2012 г. № 03-03-07/51).

По какой форме составлять путевые листы

Если компания не является автотранспортным предприятием, она оформляет путевые листы:

• по унифицированной форме;
• по самостоятельно разработанной форме.

Путевые листы оформляйте независимо от того, в собственности организации транспортное средство или арендовано.

Унифицированные образцы путевых листов утверждены постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. При этом они не являются обязательными к применению.

Если унифицированные образцы путевых листов по каким-либо причинам не подходят (например, часть реквизитов не используется или нет необходимых показателей), можно самостоятельно разработать бланки путевых листов. Применение путевых листов зафиксируйте в учетной политике (п. 4 ПБУ 1/2008).

Плюс ко всему такой бланк должен отвечать и остальным требованиям законодательства, предъявляемым к первичным документам (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

При выезде автомобиля и после его возвращения в гараж путевой лист должен проверить (показания одометра, расход топлива и т. д.) и заверить механик или сотрудник, отвечающий за эксплуатацию автотранспорта, своей подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом.

Даты и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя проставляет медработник, проводивший осмотр. Эти данные также должны быть заверены его подписью (с указанием Ф. И. О.) или соответствующим штампом. Кроме того, по результатам предрейсового осмотра в путевом листе медработник должен сделать запись: «Прошел предрейсовый медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен». А по результатам послерейсового осмотра – запись: «Прошел послерейсовый медицинский осмотр». Такие отметки необходимо делать независимо от того, в собственности автомобиль или арендован (в т. ч. у сотрудника). Если в путевых листах не будет записи о прохождении водителем медосмотра или отметку сделает не квалифицированный врач, а кто-то другой, компанию оштрафуют.

Оформленные путевые листы нужно хранить в течение пяти лет (п. 18 раздела III приказа Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152).

Как заполнять путевые листы

Посмотрите образец путевого листа (упрощенная форма), который разработала компания:

В таблице мы показали, какие сведения указывать в путевых листах:

Форма путевого листа

Порядок заполнения

Нужен ли путевой лист, если сотрудник использует личный автомобиль в служебных целях

Если сотрудник использует свой автомобиль для служебных поездок, ему выплачивают за это компенсацию. В этом случае также нужен путевой лист.

По общему правилу путевой лист легкового автомобиля является первичным документом по учету работы автотранспорта и основанием для начисления зарплаты водителю (раздел 2 Указаний Госкомстата России № 78).

Основанием для выплаты компенсации за использование личного автомобиля сотрудника является приказ руководителя, в котором предусматриваются размеры такой компенсации (письмо Минфина России от 5 декабря 2012 г. № 03-03-06/1/629). Для получения денег сотрудник должен представить в бухгалтерию копию технического паспорта личного автомобиля.

При этом представители контролирующих ведомств считают, что путевые листы нужны, чтобы подтвердить использование личного автомобиля для служебных поездок и обосновать расходы. Такое подтверждение необходимо для того, чтобы организация могла.

Бланки путевых листов претерпевают изменения, и в частности дополнения вносились в марте 2017 года. При заполнении документа необходимо обращать внимание на нововведения законодательства, о которых расскажем в этой статье.

Изменения, вносимые с 1 марта 2017 года

Согласно Приказу Минтранса РФ «О внесении изменений…» от 18.01.2017 г. № 17 в бланк путевого листа в 2017 году вносятся следующие изменения:

• в документе необходимо указывать сведения, касающиеся предрейсового контроля технического состояния автотранспортного средства;
• в заголовочной части документа не нужно проставлять штамп или печать в связи с тем, что она отменена к использованию хозяйствующими субъектами.

Поскольку юридические лица и индивидуальные предприниматели могут разрабатывать собственный бланк путевого листа, они должны самостоятельно учесть данные изменения и внести их в документ.

Периодичность оформления путевых листов

На периодичность оформления путевых листов влияет тот факт, является ли организация автотранспортной или нет. Если да, то они обязаны формировать путевые листы на каждый день, поскольку они считаются действительными только в течение одного дня (или смены). В случае отправки водителя в командировку организации должны выписывать путевой лист на более продолжительный период. Сотрудник должен самостоятельно оформлять путевой лист с подробным указанием маршрута следования и дат.

Если организация не является автотранспортной, то она формирует путевые листы с периодичностью, необходимой для обоснования расходов ГСМ. Однако согласно Приказу Минтранса РФ от 18.09.2008 г. № 152 срок выдачи путевого листа не должен превышать 1 месяца.

Формы путевых листов

Компании, не относящиеся к автотранспортным, оформляют путевые листы по одному из двух вариантов:

1. по типовой форме, утвержденной Госкомстатом;
2. по форме, разработанной самостоятельно.

Если бланк разрабатывается самостоятельно, его форму следует зафиксировать через учетную политику организации. Кроме того, путевые листы необходимо заполнять в любом случае, будь то собственное транспортное средство или арендованное.

Если организация планирует использовать стандартные типовые формы путевых листов, она может взять их из Постановления Госкомстата РФ от 28.11.1997 г. №78. Необходимо отметить, что эти бланки не обязательны к использованию, а потому могут быть видоизменены в соответствии с особенностями деятельности организации. К примеру, можно исключить какие-либо ненужные графы, только необходимо удостовериться, что все реквизиты, обязательные к заполнению, содержатся в путевом листе.

Скачать новые формы бланков с изменениями, внесенными в 2017 г.

Необходимый бланк путевого листа унифицированной формы можете скачать по этой . Если принято решение использовать упрощенную форму документа, ее можно скачать .

Для грузового автотранспорта может использоваться один из трех вариантов бланков, которые можно скачать по этим ссылкам:

Правила заполнения путевых листов

Транспортное средство обязательно проверяется перед выездом и после заезда, и делать это должен механик или специалист, ответственный за эксплуатацию автомобиля. При этом он снимает показания одометра, определяет расход ГСМ, а также проверяет правильность заполнения путевого листа.

На путевом листе обязательно должен поставить свою отметку медработник, ответственный за проведение предрейсового и послерейсового медосмотра сотрудников. При этом указываются дата и время, которые заверяются подписью с обозначением ФИО специалиста. На путевом листе обязательно должна быть надпись о том, что водитель «прошел предрейсовый медосмотр и допущен к выполнению трудовых обязанностей» или «прошел послерейсовый медосмотр».

Отметка о прохождении медосмотра должна быть сделана врачом, а при ее отсутствии или подписи иного сотрудника организацию оштрафуют. При этом нужно помнить, что она должна быть на всех путевых листах вне зависимости от того, находится ли автомобиль в собственности или в аренде.

Заполненные путевые листы необходимо хранить не менее 5 лет.

Заполнения путевых листов в 2017 году можно представить в виде такой таблицы:

Образец заполнения путевого листа, разработанного компанией с учетом изменений в 2017 году, можно представить таким образом:Особый момент: использование сотрудником личного автомобиля в своей трудовой деятельности

Возможна ситуация, при которой сотрудник использует личный автомобиль для осуществления трудовой деятельности. В этом случае ему положена компенсационная выплата. Согласно Письму Минфина РФ от 05.12.2012 г. № 03-03-06/1/629 все расходы сотрудника, в том числе амортизация автомобиля, ГСМ, должны возмещаться работодателем, но для этого между сторонами должно быть заключено официальное соглашение об использовании транспортного средства.

Кроме того, обязательно нужно заполнять путевой лист на данное транспортное средство, поскольку он является первичным бухгалтерским документом для учета работы водителя и использования автомобиля. Заполнять путевой лист нужно для того, чтобы:

1. подтвердить использование личного транспортного средства в хозяйственной деятельности юридического лица;
2. не облагать компенсационную выплату налогом на доходы физических лиц;
3. учитывать компенсационную выплату для определения налога на прибыль или для расчета единого налога на упрощенной системе налогообложения.

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

• легковой транспорт;
• специальный транспорт;
• грузовое ТС;
• пассажирское такси;
• автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

1. Номер.
2. Наименование.
3. Период действия бланка.
4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:

• Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
• дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

• его тип;
• модель;
• модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
• регистрационный номер ТС;
• начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
• информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

• Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
• С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
• Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

• колонна либо бригада;
• прицепы;
• сопровождающие лица;
• места приема и сдачи груза;
• характеристика груза;
• тоннаж груза;
• количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.

Унифицированной формой документооборота транспортных компаний является путевой лист. Заполнение бланка необходимо для бухгалтеров в целях расчета зарплаты, списания топлива, оформления актов услуг по заказчикам; а также для водителей в целях обоснования законности перевозки грузов. Рассмотрим, какие изменения в путевых листах произошли в 2017 году – порядок формирования документа приведен ниже.

Новая форма путевого листа с 2017 года

Типовые бланки утверждены Госкомстатом в постановлении № 78 от 28.11.97 г. Форму первичного документа перевозчик вправе разработать самостоятельно, утвердив приказом руководителя. При этом обязательно отражение всех обязательных реквизитов согласно требованиям приказа № 152 от 18.09.08 г. (письмо Минфина № 03-03-06/2/161 от 25.08.09 г.).

Использование новых путевых листов в 2017 году обусловлено изменениями в приказе № 152, которые вступили в силу 26 февраля (Приказ № 17 от 18.01.17 г.). Перечень обязательных реквизитов скорректирован с учетом следующих условий:

1. Больше не требуется ставить оттиск печати/штампа транспортной компании (юр. лица или ИП) в шапке бланка.
2. Добавлена обязанность по указанию даты и времени предрейсового контроля состояния автомобиля ответственным лицом (контролером) с заверением личной подписью проверяющего и ее расшифровкой.

В связи с вышесказанными законодательными нововведениями путевые листы с 1 марта 2017 года должны соответствовать перечисленным требованиям. Если форма разработана транспортной организацией самостоятельно, необходимо проверить наличие всех обязательных строк. Если каких-либо показателей в бланке нет, следует доработать документ, чтобы избежать претензий со стороны проверяющих органов.

Основные правила составления путевых листов

Периодичность формирования зависит от специфики деятельности компании. Если предприятие относится к автотранспортным предприятиям, требуется ежедневно выписывать путевые листы – то есть на одну смену. Исключение – отправление водителя в командировку. В этом случае допускается оформление бланка на весь период отсутствия с подробным отражением предстоящего маршрута.

Если же компания не относится к автотранспортным, разрешается составлять путевой лист с заданной периодичностью, необходимость которой определяется хозяйствующим субъектов самостоятельно. К примеру, это может быть декада или месяц, но не более. Наличие путевого листа является обязательным для списания топлива, подтверждения доставки товаров и ТМЦ, обоснования расходов по налогу на прибыль.

Путевой лист грузового автомобиля

Если предприятие владеет (на правах собственности, а также аренды) грузовым автотранспортом, можно использовать различные формы путевых листов – утверждены постановлением № 78:

1. 4-П – отличается тем, что при выписке этого бланка заработок водителям начисляется повременным способом.
2. 4-С – предназначен для начисления заработка сдельным способом.

Обе формы должны содержать сведения о предприятии, водителе, автомобиле, перевозимых грузах и маршрутах. Обязательно вносятся время выезда из гаража/заезда в гараж, показания спидометра, вид используемого топлива и применяемые коэффициенты. Документ удостоверяется уполномоченными лицами – механиком, контролером, диспетчером, медицинским работником, руководителем.

Бланки путевых листов грузового автомобиля можно скачать . Там же можно скачать бланки путевых листов для ИП.

Путевой лист легкового автомобиля

Если в работе компании используется служебный транспорт, требуется оформление путевого листа легкового автомобиля для подтверждения расхода ГСМ, начисления денежной компенсации за использование машин. Документ можно разработать самостоятельно или взять за основу типовую форму путевого листа легкового автомобиля из постановления № 78. Порядок составления предусматривает отражение обязательных сведений и реквизитов.

Обратите внимание! Для работы таксистов предназначается путевой лист по ф. 4. Именно на основании этого первичного документа фиксируется объем фактической работы и начисляется зарплата водителю легкового такси.