Расчетный листок когда должен выдаваться. Всё о расчётных листках

13.01.2018, 17:16

Какие требования предъявляются трудовым законодательством к оформлению расчетных листов по заработной плате? Образец расчетного листка утвержден нормативным актом или его можно разработать самостоятельно? Нужно ли расшифровывать каждую строку расчетного листа? Ответим на эти и другие вопросы, а также приведем образец расчетного листка для скачивания в удобном формате Excel.

Обязательный документ

Трудовое законодательство РФ обязывает работодателя письменно сообщать работнику (ч. 1 ст. 136 ТК РФ):

• о составных частях заработной платы и других начислениях;
• размере и основаниях удержаний из зарплаты;
• сумме к выплате на руки.

Форма извещения о зарплате - расчетный листок (ч. 2 ст. 136 ТК РФ). Выдавать его работнику следует не реже чем один раз в месяц одновременно с выплатой окончательной суммы заработной платы за отработанный месяц (ст. 136 ТК РФ, письмо Роструда от 24.12.2007 №5277-6-1). При чем распечатывать листок с зарплатой можно только в одном экземпляре – для работника. Второй экземпляр расчетного листка пригодится компании только в случае трудового спора с сотрудником.

Что должно содержаться в расчетном листке

Расчетный листок по заработной плате можно сформировать в произвольной форме и согласовать с профсоюзом (при его наличии в организации).
В расчетном листке, в частности, укажите:

• составные части зарплаты, причитающейся сотруднику;
• удержания из зарплаты;
• общую сумму зарплаты, подлежащую выплате.

При этом заметим, что форму (бланк) расчетного листка следует утвердить приказом директора (руководителя). Текст приказа может быть таким:

Общество с ограниченной ответственностью «Лоза»
(ООО «Лоза») ПРИКАЗ

10.01.2018 № 12

Москва Об утверждении формы расчетного листка

Во исполнение требований ч. 1, 2 ст. 136 ТК РФ

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 10.01.2018 форму расчетного листка, приведенную в приложении к настоящему Приказу.
2. Кассиру Н.В. Смирновой при выплате заработной платы представлять расчетный листок каждому работнику в порядке, предусмотренном Положением об оплате труда, под подпись в журнале учета выдачи расчетных листков. Также по заявлению работников расчетные листки можно передавать им по электронной почте.
3. Контроль за исполнением Приказа возложить на главного бухгалтера О.В. Лапину.

Генеральный директор____________А.А. Кац

С приказом ознакомлены:
главный бухгалтер____________ О.В. Лапина
11.01.2018

кассир____________ Н.В. Смирнова
11.01.2018

Пример формы расчетного листка по зарплате

Далее приведем пример формы расчетного листка по заработной плате. Данный образец является примерным и может быть доработан (переработан) работодателем по своему усмотрению. Главное – чтобы в нем отражалась информация, сообщать которую требуется сотрудникам в силу Трудового кодекса РФ. Итак, вот образец, который составлен в 2018 году.

Каждый, кто хоть раз работал не на себя, а в организации, должен был сталкиваться с таким документом, как расчетный лист. Однако, далеко не все видели данную бумагу вживую.

Но поскольку расчетный лист по заработной плате является обязательной частью рабочего процесса , необходимо знать, что это такое, как выглядит , когда обязаны его выдавать и кто занимается его выдачей.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что собой представляет?

Расчетный лист - это официальный документ, оформляющийся на каждого конкретного сотрудника и содержащий в себе информацию о частях, из которых собирается заработная плата.

В этот список входят:

1. Основной оклад.
2. Дополнительные начисления, в которые могут входить отпускные, премии и другие дополнительные выплаты.
3. В отдельных случаях включается размер удержаний, таких как отчисление в пенсионный фонд РФ и налоговую или штрафов.
4. В конце расчетного листа указывается общая итоговая сумма выдаваемой зарплаты.

Данный листок должен выдаваться ежемесячно без требований работника в обязательном порядке.

В случае отсутствия выдачи расчетного листа можно говорить о нарушении статьи 136 ТК РФ.

Как правильно выдавать: порядок и правила выдачи

Как уже было указано, данный листок выдается сотрудникам компании ежемесячно. Он может выдаваться через кассу, если зарплата перечисляется в виде наличности.

Если зарплата начисляется на банковские карты служащих, то в день перечисления заработной платы . Либо же передачей документов может заниматься уполномоченное лицо в определенный установленный день месяца.

Составлением расчетного листка могут заниматься следующие лица:

• Работник профсоюза.
• Работник бухгалтерии, если организация мала для создания профсоюза.
• Сам предприниматель, если работник является сотрудником ИП.

Указанный документ относится к личным данным, поэтому передается исключительно в руки сотруднику. Передача через третье лицо в данном случае недопустима.

Многие современные предприниматели стремятся к экономии времени, денег и бумаги. И стараются выдавать расчетные листы через интернет на персональную электронную почту. Однако такой способ возможен лишь в дополнение . Использовать его в качестве основного нельзя.

Исключение в данном случае составляют только дистанционные работники. Всем остальным штатным сотрудникам следует предоставлять информацию о заработной плате на бумажном носителе .

Какими законами регулируется заработная плата читайте в нашей статье .

Приказ о расчетном листке по заработной плате

Примечательно, что несмотря на требования к предпринимателям со стороны Трудового Кодекса РФ об обязательной выдаче листков о зарплате, трудовое законодательство никак не регламентирует форму указанного документа. В связи с этим руководству компании необходимо утверждать форму расчетного листа самостоятельно.

Это может быть сделано либо посредством отдельного локального акта в организации, либо при помощи специального . Последний может быть включен в:

• учетную политику организации;
• правила трудового распорядка в организации.

Применение не утвержденной формы крайне не рекомендуется, поскольку это может повлечь за собой большое количество споров, судебных исков и других возможных неприятностей.

Однако, несмотря на отсутствие образца для расчетного листа в соответствующих нормативных актах, принятие такового не должно встать проблемой, поскольку любая современная компания пользуется специальными бухгалтерскими программами или вынуждена это делать.

А практически любое программное обеспечение из указанной группы имеет готовую форму для заполнения расчетного листка по зарплате.

Готовый бланк расчетного листа можете скачать .

В случае, если же идет работа в ИП, или у организации нет возможности приобрести необходимый программный продукт, всегда можно обратиться в справочно-правовые системы. Там есть возможность получить юридически грамотно оформленный образец документа.

Как разобраться в документе?

В любом расчетном листке имеются следующие обязательные разделы:

• Вводный или общий. В нем указываются:

1. Наименование организации, отдел, либо подразделение, либо филиал.
2. ФИО работника, а также его должность в данной организации и табельный номер.
3. Период, за который выдается расчетный лист. Чаще всего это месяц, но если сотрудник отработал меньший срок, то обозначаются границы последнего.
4. Оклад, если от него рассчитывается работника. При этом указывается тарифная ставка.

1. Премии.
2. Начисления на период .
3. Отпускные.
4. Любые другие дополнительные начисления.

Для всех пунктов указывается период, за который были проведены начисления, а также их характер и особенности, такие как работа в ночные часы, за вредность и т.д.

1. Пенсионные отчисления.
2. При необходимости вычитается сумма для выплаты алиментов.
3. Выплаты в пользу профсоюза.
4. Штрафы.

Обязательно потребуется указать, за что были произведены те или иные удержания из зарплаты.

Если в процессе работы подразумевается выплата натуральным продуктом, например, всем известное молоко за вредность, этот тип «начислений» потребуется также указать в расчетном листке.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Чтобы не прописывать название и причину каждого типа начислений или удержаний, бухгалтерии многих компаний пользуются заранее определенными шифрами или кодами , состоящими из того или иного набора цифр. Наличие таких цифровых комбинаций позволяет работникам бухгалтерии быстрее и легче рассчитать зарплату сотруднику.

Сами работники в дальнейшем могут воспользоваться указанными в листке кодами для расшифровки указанной информации, чтобы правильно читать и понять документ.

Как проверить правильность расчета?

Для проверки правильности проведенных начислений и вычетов потребуется обратить внимание на несколько основных моментов.

В первую очередь, на количество отработанных часов и величину тарифной ставки. При необходимости работник может самостоятельно посчитать примерную величину своей зарплаты, особенно если знает о том, какие надбавки и в каком размере должен был получить.

Поскольку результаты могут получиться приблизительные, стоит обращаться в бухгалтерию при наличии больших расхождений. В случае минимальных может оказаться, что был упущен из внимания тот или иной пункт корректировки зарплаты. Например, наиболее часто упускается подоходный налог .

Сроки хранения листка

Если расчетный лист не выдавался или выдавался нерегулярно, то срок, в течение которого работник может обратиться в суд, практически не имеет ограничений.

В случае же стабильного получения указанного документа сотрудник имеет право на предъявление претензий работодателю лишь в течение 3-х месяцев с момента получения листка на руки.

Также стоит учитывать, что после подавать иск на работодателя сотрудник может только в течение месяца после получения трудовой книжки.

Несмотря на то, что операция расчета заработной платы все больше отходит в сферу машинного труда, это не повод забывать про бдительность и игнорировать получение «расчетки».

Стоит помнить, что всегда имеет место человеческий фактор. И угадать, в какой момент он помешает лишний раз заплатить за квартиру или оплатить кредит, невозможно. Поэтому необходимо уделять больше внимания расчетному листу и правильности его заполнения .

Расчетный лист — нужен ли он? Смотрите видео:

Работодатель обязан информировать работника о его заработной плате при ее выплате (абз. 1 ч. 1 ст. 136 ТК РФ). Делается это путем вручения расчетного листка, о форме которой расскажем в нашей консультации.

Форма расчетного листка

Законодательством не утверждена единая форма расчетного листка. В ТК РФ указано, что работодатель разрабатывает форму расчетного листка самостоятельно (ч. 2 ст. 136 ТК РФ).

Расчетные листки по зарплате: как правильно выдавать

Для подтверждения факта вручения расчетного листка работнику можно:

• или предусмотреть отрывную часть, на которой работник будет расписываться;
• или вести журнал учета выдачи расчетных листков.

При этом несмотря на то, что зарплату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца (ч. 6 ст. 136 ТК РФ), расчетный листок достаточно выдавать лишь с окончательным расчетом, ведь составные части заработной платы при выплате аванса еще не известны.

Кстати, по мнению Минтруда, работодатель может рассылать расчетные листки работникам по электронной почте, а не выдавать на руки, - нарушением трудового законодательства такой способ выдачи зарплатных листков являться не будет (Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560).

Что должен содержать расчетный листок

Разрабатывая форму расчетного листка, работодатель должен обязательно предусмотреть в нем следующие сведения:

• составные части заработной платы, причитающейся работнику за соответствующий период;
• иные суммы, начисленные работнику, в том числе денежная компенсация за задержку зарплаты;
• размер и основания произведенных удержаний;
• общая денежная сумма, подлежащая выплате.

Таким образом, расчетный листок по зарплате - расшифровка начислений и удержаний за месяц.

Сколько хранить расчетные листы

Расчетные листки на выдачу заработной платы работодатель должен хранить не менее 5 лет (при условии проведения проверки), а при отсутствии - 75 лет (ст. 412 Раздела II Приказа Минкультуры от 25.08.2010 № 558).

Ответственность за отсутствие расчетных листков

Поскольку обязанность работодателя составлять расчетный листки предусмотрена ТК РФ, то их отсутствие может быть квалифицировано как нарушение трудового законодательства. Это грозит работодателю штрафом на должностных лиц и ИП-работодателей в размере от 1 000 до 5 000 рублей, на работодателей-юридических лиц - от 30 000 до 50 000 рублей и повышенные штрафы при повторном нарушении (

Каждый сотрудник по окончании месяца должен получить расшифровку суммы своей зарплаты. Оформляется это документом, который называется .

Когда выдается расчетный листок по заработной плате? Статьей 136 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя при выплате заработка . Таким образом, днем выдачи являются дни выплаты зарплаты. не может быть позже 15 числа следующего месяца — эту дату можно считать последней и для выдачи расшифровки.

Особые положения

Расчетный листок выдавайте всем сотрудникам без исключения. Причем независимо от того, работают ли сотрудники у вас по основному месту работы или же трудоустроены по совместительству. В противном случае работодателя ждут наказания. Какие, мы рассказали в конце статьи.

Обозначьте ответственное лицо, например, бухгалтера по расчету заработной выплаты, который будет проводить обработку информации, формирование и выдачу расчетки под подпись. Ознакомьте данного работника с новыми обязанностями также под подпись.

Для ведения учета выдачи расчетных листков подготовьте учетный журнал, в котором работник, получивший документ на руки, проставит свою подпись и дату получения. Такой алгоритм действий на предприятии обезопасит руководство от штрафных санкций.

Повторимся, что выдача расчетки — это прямая обязанность работодателя. Отказаться от предоставления документов нельзя, даже если работник написал письменный отказ от формирования и выдачи расчетка.

Обратите внимание, что способ выдачи (выплаты) заработка не имеет никакого значения. Следовательно, работодатель обязан выдать расчетлисток независимо от способа расчетов (наличными, на карту, на сберкнижку, иное).

Что указывается в обязательном порядке

Утвержденной формы бланка расшифровки зарплаты не существует. Есть требования к информации, которую работодатель обязан разъяснить своим сотрудникам и отразить в расчетном листке:

• составные части заработной платы;
• начисленные компенсации отдельными строками;
• общий облагаемый доход в расчетном листке;
• размер и основания удержаний;
• общую сумму, подлежащую выплате.

Предлагаем скачать образец расчетных листков по зарплате, чтобы использовать их затем в своей работе.

Образец формы расчетного листка по зарплате в экселе

Приказ об утверждении формы расчетного листка, образец

Заработная плата

В составе заработной платы отражаются начисления, которые произведены в качестве вознаграждения за труд. Это может быть , все возможные премии, .

Налоги и вычеты

В составе удержаний обязательно должен присутствовать налог на доходы физических лиц (НДФЛ). Плательщиком данного налога является сотрудник. Работодатель обязан удержать НДФЛ со всех доходов физических лиц. Некоторым сотрудникам по этому налогу. Сами по себе вычеты не выплачиваются, они просто уменьшают налогооблагаемую базу. За счет вычетов удерживаемый НДФЛ становится меньше.

Рассмотрим подробнее ситуации с вычетами

С дохода за январь в 20 000 рублей у сотрудника положено удержать НДФЛ 13 %. Сумма удержаний составит 20 000 × 13 / 100 = 2600 рублей.

В случае если сотруднику положен вычет на первого ребенка (в 2019 году на первого ребенка вычет составляет 1400 рублей), то расчет удержания будет следующий.

Сперва доход уменьшаем на вычет:

20 000 - 1400 = 18 600.

Полученную сумму умножаем на 13 %:

18 600 × 13 / 100 = 2418.

За счет вычета к удержанию у сотрудника будет сумма 2418 рублей (а не 2600, как было в первом примере).

Иные выплаты

Помимо заработной платы, сотрудник может получать различные компенсации и выплаты социального характера:

• и пр.

Сроки выдачи расчетного листка

Как известно, заработная плата должна выплачиваться не реже чем два раза в месяц. То есть каждые пятнадцать дней. Однако работодатели имеют право производить расчеты чаще. Но никак не реже. Так как быть с расчетными листками, как часто их выдавать?

Если выплачен аванс, то выдавать расчетные листки не нужно. Подготовьте документы по итоговым расчетам за отчетный месяц. Раньше формировать расчетный листок не имеет смысла.

Выдайте документ не позднее дня, в котором произведена выдача заработной платы.

Исключений не предусмотрено. Даже если работник отправляется в отпуск в середине расчетного периода, то выдавать расчетный листок заранее не нужно, но можно. Например, если работник обратится с письменным заявлением о выдаче расчетного листка с отпускными.

Если работник увольняется, то подготовить расчетный листок нужно обязательно. Выдайте бумагу в последний рабочий день увольняющегося. Вместе с расчетным листком выдайте трудовую книжку и справку по форме № 182н. Дополнительно работник может затребовать и другие документы, например выписку из приказа об увольнении и так далее.

Способы передачи расчетного листка

Итак, мы определили, что расчетный листок выдавать обязательно. Также определили и структуру документа, обязательные реквизиты и составляющие. Теперь становится актуальным вопрос, как выдавать расчетный листок.

Со штатными работниками проблем не возникает. В «знаменательный» день нужно раздать расчетные листки на руки. А факт вручения завизировать в специальном учетном журнале. Получатель ставит подпись и дату получения.

Что делать, если работника нет на месте в день выдачи расчетного листка? Если наемный специалист в отпуске или приболел, или, например, это внештатный (дистанционный) сотрудник, то порядок выдачи расчетных листов согласуйте заранее.

Например, созвонитесь с отсутствующим специалистом и определите, каким способом ему направить расчетный листок. Допустимы следующие варианты:

1. По доверенности получит другое лицо. Например, сотрудник сломал ногу и лежит в больнице. Явиться за расчетным документом он не может, как и получить заработную плату наличными из кассы организации. В таком случае придется подготовить доверенность на получение расчетки и(или) заработной платы. Данный способ используется крайне редко, так как считается проблематичным, в сравнении с другими.
2. Направление расчетного листка по почте заказным письмом с описью вложений. Почему именно заказным с описью? Да потому что опись вложения будет являться подтверждением того, что именно расчетный листок был направлен работнику. При условии, что документ был направлен в установленные сроки, опись вложения будет подтверждением того, что работодатель исполнил требования законодательства. Например, если подчиненный обратится в суд. Однако за почтовые услуги придется платить.
3. По электронной почте. Самый простой, быстрый и бесплатный способ передачи расчетного листка — это отправка по электронной почте. Данный способ до недавнего времени считался неправомерным, однако ситуация изменилась. Причем отправку расчетных листков по электронной почте можно предусмотреть для всех работников, а не только для отсутствующих или дистанционных. Это небольшая, но все-таки экономия.

Обратите внимание, что просто так отказаться от выдачи бумажных расчетных листков в пользу электронных нельзя. Необходимо такое решение закрепить в коллективном договоре, трудовом договоре с сотрудником либо в отдельном локальном нормативном акте по организации. Такое мнение выразил Минтруд России в Письме от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560, определив, что отправка расчетных листков по электронной почте не противоречит положениям закона (ст. 136 ТК РФ ).

Также не стоит забывать о том, что расчетный листок содержит персональные данные о заработной плате. И передавать документ через третьих лиц недопустимо. Помимо нарушения действующего законодательства, такой проступок может спровоцировать конфликт внутри коллектива организации. Именно поэтому нужно назначить ответственного за соблюдение порядка выдачи расчетных листков.

Ответственность за невыдачу расчетного листа

За невыдачу предусмотрены санкции, которые установлены . Рассмотрим их размеры подробнее:

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Расчетный листок по заработной плате не содержит информации, касательной налоговых вычетов и отчислений в фонды. На примере показан расчетный листок по заработной плате, который принадлежит сотруднику, который имеет 5 дневной график работы за неделю, по восемь часов в день и сорок часов в неделю.

Заполнение расчетного листа.

В верхних строках указывается: наименование организации; месяц, год; Ф.И.О. сотрудника; должность и подразделение.

В разделе начислено указывается вся информация о начислениях, которые были произведены в указанном месяце, продолжительность данного периода и конечная сумма. В строке «Всего начислено» указывается суммарное число всех начислений за данный месяц. На примере образца показано, что сотрудник в ноябре месяце 2011 г. работал всего десять дней. А это значит восемьдесят часов(10 дней умножается на восемь часов). А остальное время он был на больничном и в отпуске.

За десять дней работы ему был начислен оклад в размере семи тысяч ста сорока двух руб. восьмидесяти шести коп. (пятнадцать тысяч руб. деленное на итог умножения двадцати одного и десяти). Где двадцать один-общее количество рабочих дней в ноябре месяце 2011 года.

Так же в данном примере расчетного листка по заработной плате видно, что этому сотруднику была начислена премия в размере сорока процентов от заработной платы. Она равно двум тысячам восьмисот пятидесяти семи руб. и четырнадцати коп. (сумма заработка умноженное на сорок процентов). Сложение оклада и премии позволяет нам получить общую сумму заработной платы за этот период. Она будет равна десяти тысячам руб. Затем от этой суммы рассчитывается районный коэффициент в пятнадцать процентов. Он будет равен одной тысячи пятьсот руб. (десять тысяч умноженное на пятнадцать процентов).

В стоке «Оплата больничного листа» и «Оплата отпуска» указывается информация об оплате среднего заработка, его продолжительность и сумма.

В указанной форме расчетного листа в строке «Всего начислено» указывается итог по всем начисленным суммам.

Ели в указанный месяц расчетного листка по заработной плате войдет второй период, то есть год расчета листа по нетрудоспособности, то нужно будет из строки «Всего начислено» вычесть строку «Оплата больничного листка». Все остальные начисления идут с расчетом заработка в среднем. А для того чтобы рассчитать средний заработок, для оплаты отпуска, нужно из «Всего начислено» вычесть сумму строк «Оплата больничного» и «Оплата отпуска».

Из представленной статьи вы узнали про то, как происходит заполнение расчетного листа по заработной плате . Точной формы ведения данного листва законом не установлено, в связи с этим разработку и приказ об утверждении расчетного листка руководитель делает самостоятельно. Как правило, бухгалтерия ничего самостоятельно не изобретает, а использует в своей работе такую форму расчетного листа, которая автоматом формируется программой 1С. Так же вы узнали примерное заполнение данного листка расчетности сотрудника предприятия.

Образец расчетного листка по заработной плате