Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам

Все хозяйственные операции отражаются согласно их содержанию на счетах бухгалтерского учета методом двойной записи , т.е. сумма каждой операции отражается дважды по дебету одного и кредиту другого счета.

Взаимосвязь между счетами, возникшая в результате отражения на них операций способом двойной записи, называется корреспонденцией счетов , а сами счета называются корреспондирующими.

Бухгалтерская проводка (запись) – это указание корреспонденции счетов. Составить бухгалтерскую проводку означает указать, какой счет дебетуется, какой кредитуется и на какую сумму.

Указание корреспондирующих счетов на первичных документах называется контировкой документа.

Проводки, в которых один счет дебетуется, а другой кредитуется называются простыми (например, Дт 50 – Кт 51).

Сложными называются проводки, в которых один счет дебетуется, а два или несколько кредитуются или наоборот (например, получены материалы от поставщиков по договорной цене 300000,00 руб., в т.ч. НДС - 18%).

Дт 10 «Материалы» – 254237,00 руб.

Дт 19 «НДС по приобретенным ценностям»– 45763,00 руб.

Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – 300000,00 руб.

или в другой форме записи:

Дт 10 – Кт 60 – 254237,00

Дт 19 – Кт 60 – 45763,00

Любую сложную проводку можно выразить несколькими простыми.

Для того чтобы правильно составить бухгалтерскую проводку, необходимо придерживаться следующих правил:

2. Определить, какие это счета - активные или пассивные.

3. Определить, что произойдет в результате хозяйственного факта по дебету или кредиту счетов, т.е. что уменьшится или увеличится.

1. 3. Счета синтетического и аналитического учета, их назначение и взаимосвязь

В бухгалтерском учете для получения различных по степени детализации показателей используются два вида счетов: синтетические и аналитические.

Синтетические счета дают обобщенное представление о хозяйственных средствах и операциях, на них отражаются данные экономических группировок однородных средств, их источников и операций; они ведутся только в денежном выражении. Отражение на синтетических счетах операций называется синтетическим учетом; на основании его данных заполняются все статьи бухгалтерского баланса и других форм бухгалтерской отчетности.

В повседневной деятельности предприятиям и организациям помимо общей информации необходимо иметь более детальную информацию, которую они получают при помощи системы аналитических счетов . Они открываются в развитие определенного синтетического счета в разрезе его видов, частей, статей. При ведении аналитических счетов используются не только денежные измерители, но и натуральные и трудовые. Например, в случае использования в хозяйственных операциях различных материалов необходимо вести учет раздельно по ним как в натуральном, так и в стоимостном выражении. Для этого применяются карточки количественно-суммового учета, которые содержат информацию по каждому материалу об остатке на начало отчетного периода, его поступлении и выбытии как по количеству, так и по стоимости.

Каждая хозяйственная операция на синтетических и аналитических счетах отражается параллельно: сначала общей суммой на синтетических счетах, а затем частными суммами, дающими в итоге ту же общую сумму – на аналитических счетах.

Взаимосвязь между синтетическими и аналитическими счетами выражается в следующем:

аналитические счета ведутся для детализации синтетических счетов;

операция, отраженная по синтетическому счету, должна быть обязательно зафиксирована и на соответствующих аналитических счетах, которые открыты к соответствующему синтетическому счету;

операция фиксируется на синтетическом счете общей суммой, а на его аналитических счетах - отдельными суммами, которые дают в итоге ту же сумму;

аналитические счета дебетуются, если соответствующие синтетические счета дебетуются (кредитуются, если наблюдается кредитование синтетического счета, в разрезе которого они ведутся), то есть их строение одинаково.

Некоторые синтетические счета обобщают учет объектов, которые хоть и имеют однородные экономические характеристики, но по своим техническим свойствам и назначению могут быть отнесены к самостоятельным группам внутри одного синтетического счета. Для учета таких групп открываются субсчета (счета Н-го порядка, промежуточные счета между синтетическими и аналитическими счетами), которые являются составной частью синтетического учета. Например, к синтетическому счету 10 "Материалы" рекомендовано открывать следующие субсчета: 10-1 "Сырье и материалы", 10-2 "Покупные полуфабрикаты и комплектующие изделия, конструкции и детали", 10-3 "Топливо" и т. д. (см. рис.7)

Основной особенностью аналитических счетов является:

1. Сумма сальдо на начало (конец) месяца по аналитическим счетам всегда равна остатку на начало (конец) месяца по объединяющему их синтетическому счету.

2. Сумма оборотов по дебету и кредиту одного синтетического счета должна быть равна суммам оборотов (соответственно) по дебету и кредиту всех аналитических счетов, к нему относящихся.

Основные требования к документам изложены в Федеральном законе от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29. 07. 1998 г. № 34н).
В п. 1 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.
Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, то, что в бухгалтерской практике часто встречается выражение "записать красным". Это означает, что произведена сторнировочная запись (то есть записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком "минус"). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ "красное сторно").
Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.
Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 15) предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.
Например, если непосредственно в момент отгрузки продукции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформлена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику будет сложно (или даже невозможно) доказать, какое количество продукции было фактически получено покупателем, а также определить стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах. Если стоимость отгруженных товаров отличается от договорной, то покупатель оприходует полученные им товары по договорной цене согласно накладной, в которой указано только количество, и впоследствии будет вправе отклонить любые претензии продавца относительно изменения их стоимости.
Если бы в накладной была указана стоимость товаров, отличная от договорной, то у продавца сохранилось бы право потребовать от покупателя оплатить указанную в накладной стоимость товаров либо возвратить их, а покупатель должен либо оплатить товар по объявленной стоимости, либо принять его на ответственное хранение (как незаказанный товар, так как фактически был заказан товар по другой цене), а затем возвратить продавцу. В этом случае покупатель вправе предъявить продавцу претензии за несвоевременную поставку товара по согласованной в договоре цене (или за отказ от поставки по этой цене). Однако, во-первых, на практике условиями договоров далеко не всегда предусмотрены санкции за их неисполнение, во-вторых, санкции могут оказаться существенно ниже потерь от разницы в цене товара, и, в-третьих, изменение цены может быть следствием, например, оговоренных в договоре форс-мажорных обстоятельств - в этом случае ответственность продавца не наступает. Кроме того, не исключена возможность утраты товара по вине третьих лиц. При таких обстоятельствах отсутствие стоимости товара в сопроводительных документах может обернуться для предприятия невозможностью доказать их истинную стоимость, а следовательно, значительными потерями.
Согласно п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
наименование документа (формы);
код формы;
дату составления;
содержание хозяйственной операции;
измерители хозяйственной операции (в натуральном
и денежном выражении);
наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личные подписи указанных выше должностных лиц.
В п. 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также:
наименование организации, от имени которой составлен документ;
расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.
Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным. Тем не менее, указывать расшифровки подписей целесообразно, поскольку впоследствии при необходимости это позволит легко установить, кто подписал данный документ и отвечает за правильность и обоснованность совершения зафиксированной документом хозяйственной операции. Также желательно и указание наименования организации, от имени которой составлен документ.

Отсутствие в первичном учетном документе какого-либо из обязательных реквизитов является нарушением правил ведения бухгалтерского учета и может стать причиной применения к предприятию финансовых санкций, так как ненадлежащим образом оформленные документы не являются подтверждением факта совершения хозяйственной операции, и, следовательно, возможно утверждение, что та или иная хозяйственная операция фактически не производилась. Таким образом, например, в случае отсутствия документов, подтверждающих факт использования тех или иных ресурсов в процессе производства, при документальной проверке работники налоговых органов могут признать неправомерным списание расходов на себестоимость.
Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты:
номер документа;
адрес предприятия;
основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);
другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

При проведении судебно-бухгалтерской экспертиз^ к бухгалтер­ским документам предъявляются определенные Процессуальные требования. В процессе судебно-бухгалтерской экспертизы необхо­димо учитывать общие требования к оформлению бухгалтерских документов, которые регулируются нормами законрдательрва в об­ласти бухучета. Они позволяют Оценить добро^ачественнрсть Доку­мента, установить оправданность, достоверность, законность, целе­сообразность совершаемой хозяйственной операции.

Организация бухучета предполагает оформление различных учетных документов на каждой стадии учетного процесса. К учет­ным документам относятся первичные и сводные бухгалтерские до­кументы, учетные регистры.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправ­дательными документами. Они служат первичными учетными до­кументами, на основании которых ведется бухучет. В соответствии с общими принципами бухучета каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредст­венно после ее окончания.

Документ - письменное свидетельство, доказательство какого- либо действия. Первичный документ - бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, под­тверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения. Бухгалтерский до­кумент должен содержать достоверные данные.

Первичные учетные документы составляются по унифициро­ванным формам, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. К бухучету принимаются только первичные учетные документы, составленные по форме. Ес­ли унифицированная форма первичного документа отсутствует, в организации должна быть разработана форма первичного учетного документа. Разработанные формы первичных учетных документов прилагаются к учетной политике для целей бухучета и подлежат ут­верждению.

Первичные документы для придания им юридической силы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

Название документа;

Дату составления документа;

Наименование организации, от имени которой составлен документ;

Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

Личные подписи ответственных лиц.

В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы, могут быть включены дополнительные реквизиты (но­мер документа, название и адрес организации, основание для со­вершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, ДВД$*С ^одолнитадц?ные реквизиты). Применение устаревших и про­извольных форм документов не допускается.

Первичные документы, не соответствующие требованиям оформ­ления, не имеют юридической силы, а хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, признаются неоп­равданными. При отсутствии первичного документа операция явля­ется неоправданной, неподтвержденной, незаконной, экономически необоснованной.

При судебно-бухгалтерской экспертизе выявлены наруше­ния порядка документального оформления списания имущества организации.

В законодательстве в области бухучета отмечено, что основ­ная задача учета материально-производственных запасов - кон­троль над сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуа­тации) и на всех этапах их движения (п. 6 Методических указа­ний по бухучету материально-производственных запасов). Ос­новное требование, предъявляемое к бухучету материально­производственных запасов, - сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и нали­чия запасав (п. 7).

ОргаИЙздция может осуществлять отпуск материалов своим подразделениям без указания назначения. В этой ситуации ма­териалы считаются в подотчете у получившего их подразделе­ния. Йри этом на фактически израсходванные материалы под­разделением-получателем необходимо оформлять акты расхода (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету матери­ально-производственных запасов).

Форма акта может утверждаться на уровне организации. Од­нако в акте расхода в обязательном порядке следует указать на­звание, количество, учетную цену и сумму по каждому наимено­ванию. Списание материалов и отнесение их стоимости на затра­ты производства (в зависимости от того, на какие цели израсхо­дованы материалы) производится на основании акта расхода.

На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов списание мате­риалов со счетов учета запасов должно осуществляться по актам на списание материалов. Причины списания должны быть чет­ко оговорены: пришедшие в негодность по истечении сроков хранения; морально устаревшие; при выявлении недостач, хи­щений или Порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий (п. 124). В акте на списание материалов указываются: название списываемых материалов И ИХ отличи­тельные признаки; количество; фактическая себестоимость; ус­тановленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления Ма­териалов; причина списания (п. 126). Акт уТвфжгйютсй руково^ дителем организации. 1 > "

В процессе производства судебной экспертизы было установле­но, что:

В организации имеются в наличии акты на списание лишь от­дельных видов имущества, пришедших в ветхость и негодность, которые не соответствуют требованиям оформления документов;

Списание осуществляла комиссия в составе директора, главного бухгалтера, механика (при этом состав комиссии приказом ди­ректора не утвержден). Отсутствовали подпись механика, а так­же другие необходимые реквизиты (срок хранения, дата поступ­ления, причина списания);

Вновь приобретенные объекты (новые) списывались как ветхие и негодные;

Аналитический учет инвентаря в организации не велся.

В данном случае списание основных средств в организации не отвечает законодательству.

Организация вправе списывать на общепроизводственные расходы основные средства стоимостью до 10 тыс. руб. на осно­вании п. 18 Положения по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01). Однако при этом списание основных средств долж­но оформляться актами о списании по форме № ОС-4 (п. 78 Методических указаний по бухучету основных средств). В акте о списании должна указываться причина списания объекта. Такие акты в организации отсутствовали, хотя акт о списании являет­ся документальным подтверждением" суммы расходов, связан­ных с выбытием основных средств.

Должен быть организован строгий контроль над дальней­шим движением имущества организации. Наличие такого кон­троля подтверждают первичные и- аналитические учетные доку­менты, которые должны оформляться в организации (инвентар­ные карточки, аналитически карточки, книги, ведомости анали­тического учета). Такие документы в организации отсутствовали (за исключением некоторых инвентарных карточек на объекты основных средств). Эго позволило сделать вывод о том, что в организации отсутствовал контроль, над движением имущества (п. 18 Положения" по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), П. 3 Положения по бухучету «Учет материально- производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).

Таким образом, документальное оформление списания имущества не отвечало требованиям законодательства. Оформ­ление актов является обязательным условием списания стоимо­сти основных средств и ИХП на затраты. В противном случае на основании л. I ст; 9 Закона о бухучете операции признаются неоправданными Кроме того, организация допустила налоговое

правонарушение, необоснованно завысив сумму расходов и за­низив налогооблагаемую прибыль, тем самым недоплатив налог на прибыль в бюджет.

В соответствии с Положением о документах и документооборо­те в бухучете при составлении документов должны соблюдаться следующие правила:

Документы могут составляться на бумажных и машинных носи­телях информации;

Записи в первичных документах должны производиться черни­лами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих маши­нок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими со­хранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш;

Свободные строки в первичных документах подлежат обязатель­ному прочерку;

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку» исключающую возможность их повторного использо­вания: пршручной обработке - дату записи в учетный регистр;

В денежных Документах не допускаются исправления, подчист­ки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит исполнению;

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассо­вым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гаше­нию штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплаче­но» с указанием даты (числа, месяца, года);

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (см. письмо Банка России от 4 октября 1993 г. № 18), приходные кассовые ордера и квитанции к ним, рас­ходные кассовые ордера И заменяющие их документы должны за­полняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выпи­саны на машине (пишущей или вычислительной). Подчистки, по­марки и исправлении в этих документах не допускаются.

При хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухучете применяется несколько способов.

Корректурный ёпдсоб заключается в зачеркивании неправильно­го текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится ОднбЙ Чертой так, чтобы можно‘было прочитать зачеркнутое; При" этбм ЙЫо зачерки­вать всю сумму, даже если ошибка допущена только в о^щой "цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и ПоЙтвёржДеИо; в 72 документе - подписями соответствующих лиц, в учетных регистрах и табуляграммах - подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денеж­ные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях, исправления даже и оговоренные, не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми.

Порядок исправления в банковских документах ус­танавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обна­ружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в нго? итогов, а также в учетных регистрах мемориаль­но-ордерной формы учета до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера.

После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляют справку, данные которой заносят в главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся обособ­ленно при соответствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах запи­сана сумма меньше действительной. Она используется, если:

Корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сум­ме, чем следовало;

Фактическая себестоимость продукции (изделия) выше норма­тивной (плановой).

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем, следовало, суммЫ. Исправительная проводка или сумма запи­сывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вы­читаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись. Одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операция^ При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе ошибки, допущен­ные в предыдущих отчетных периодах.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть обязательно оговорены и заверены подписями кассира и глав­ного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Дополнительные требования к порядку создания первичных доку­ментов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, опера-

ций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств» определяются дополнительными нормативными актами.

Для организации первичного учета в организации следует опре­делить круг лиц, имеющих право на составление первичных доку- , ментов. Для определения круга этих лиц используют должностные инструкции и технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверж­дает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете). Первичные документы по учету де­нежных средств подписываются руководителем и главным бухгалте­ром или лицами, которым предоставлены такие полномочия на ос­новании приказа руководителя организации.

Первичные документы должны подписываться только уполно­моченными на то лицами» причем эти же лица отвечают за состав­ление бухгалтерского документа.

Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и надлежащее оформление первичных учетных до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражении в бу­хучете, а такжгЗфстоверность содержащихся в них данных.

Для систематизации однородных хозяйственных операций ис­пользуют сводные документы, в которые заносят показатели сгруп­пированных хозяйственных операций (например, товарные отчеты, отчеты кассира, свод начислений заработной платы).

Первичные и сводные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения рек­визитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Движение первичных документов в бухучете регламентируется графиком документооборота. Документооборот включает создание или получение документа от других организаций, принятие его к учету, обработку и передачу документа в архив. График документо­оборота прилагается к учетной политике организации.

Работу по составлению трафика документооборота организует Тлавный бухгалтер. График документооборота утверждается прика­зом руководителя организации.

График документооборота устанавливает в организации рацио­нальный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения Каждым первич­ным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении. К тому же график документооборота способствует улучшению всей учетной работы в организации, усилению кон­трольных функций бухучета, повышению уровня автоматизации учетных работ.»

График документооборота оформляется в виде схемы или переч­ня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняе­мых каждым подразделением организации, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщи­ки, работники планово-экономического, финансового отделов, от­делов труда и заработной платы, маркетинга, кладовщики, подот­четные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику до­кументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выпис­ка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и под­разделения организации, в которые представляются эти документы.

При разработке графика документооборота используются норма­тивные документы, регулирующие порядок организации учета по раз­делам учета. Так, при определении сроков сдачи отчетов кассира в бухгалтерию используется п. 24 Порядка ведения кассовых операций. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассо­выми документами под расписку в кассовой книге.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухучете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, соз­давшие и подписавшие эти документы. Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер организации.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах ин­формация, необходимая для отражения в бухучете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Учетные регистры - это отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также диски, Дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных фактов для отражения на бухгалтерских счетах. Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и спо­собу записи. Учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета.

К ведению учетных регистре» предъявляются следующие требования:

Запись в них осуществляется ручным или автоматизированным способом в зависимости от формы ведения бухучета;

Задней производятся аккуратно, кратко, четко, разборчиво. Ис­правление ошибки в регистре бухучета Должно быть обосновано

и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с ука­занием даты исправления;

Хозяйственные операции должны группироваться в регистрах бухучета по соответствующим счетам бухучета;

Регистры подразделяются на хронологические и систематиче­ские. В первых записи о хозяйственных операциях делаются в хронологическом порядке по мере их совершения, во вторых - труппируются По определенным признакам;

При хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их за­щита от несанкционированных исправлений, правильность отражения хозяйственных операций в регистрах

бухучета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При организа­ции архива следует1 руководствоваться Законом о бухучете и Поло­жением о документах и документообороте. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны хранитьсй в бухгалтерии в специальных помещени­ях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполно­моченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности долж­ны храниться в сейфах» металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к опреде­ленному учетному регистру, комплектуются в хронологическом по­рядке и сопровождаются справкой для архива. Отчеты кассира, аван­совые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подрбраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные ра­порты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пап­ках во избежание их утери или злоупотреблений. Перечень и сроки хранения документов в организации утверждены Руководителем федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В этом до­кументе определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организаций.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона о бухучете). При этом рабочий план счетов бухучета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться ррганизаци- ей не менее пяти лет после года, в котором оНи йспбльзоваяись для составления бухгалтерской отчетности в Последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обес­печивает главный бухгалтер организации. Выдача документов из ар­хива производится только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководи­тель назначает приказом комиссию по расследованию причин про­пажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комис­сии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются ак­том, который утверждается руководителем организации.