Штатное расписание на год скачать ворд. Бухучет инфо

Что должен знать руководитель и бухгалтер составляя штатное расписание. Какие требования нужно соблюсти, заполняя унифицированную форму Т-3.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Штатное расписание - позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования отказа при приеме на работу (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ, и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

• Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3. Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно
• Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована
• Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба
• бухгалтерия
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация)

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений
• форма приказа об утверждении расписания и изменений
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения, которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа
• дата его составления
• наименование компании
• подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения
• наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

• структурное подразделение
• код подразделения
• должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории)
• количество штатных единиц
• оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00)
• надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы
• всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы
• примечание

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Как внести изменение?

На момент 2017 года существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения соответствующим приказом. Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

• необходимость проведения оптимизации административной деятельности
• совершенствование организационной структуры компании
• проведение реорганизации
• устранение дублирования функций и формирование центров ответственности
• изменения в законодательстве РФ
• необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании
• сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2017 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет. При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Обязаны ли предприниматели иметь штатное расписание?

Штатное расписание – это обязательный локальный акт, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации (ст. 8 Трудового кодекса РФ). Нужно ли ИП иметь штатное расписание, как его составить, утвердить и заполнить.

Иметь или не иметь

Упоминается штатное расписание только в статье 57 Трудового кодекса РФ, согласно которой в трудовом договоре указываются должность, специальность, профессия (с квалификацией) в соответствии со штатным расписанием организации или конкретная трудовая функция работника.

Отсюда следует, что если трудовым договором определена должность, специальность или профессия (как это обычно бывает), то работодатель, заключивший такой трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание.

И наоборот, если во всех трудовых договорах, заключенных с работниками, описывается трудовая функция (т.е. описывается конкретная работа, которую обязан выполнять работник), то необходимость в штатном расписании отпадает.

Кроме того, статья 57 ТК РФ недвусмысленно говорит о «штатном расписании организации», а не о штатном расписании предпринимателя. Однако, чиновники федеральной инспекции труда могут расценить отсутствие штатного расписания у ИП как нарушение трудового законодательства и оштрафовать по статье 5.27 КоАП РФ.

• численность ваших работников превышает 3-4 человека
• обязанности работников соотносятся со стандартными функциями конкретной должности, специальности или профессии
• Вам нужно четко структурировать свой штат, распределив обязанности между работниками

Иногда в трудовых договорах с работниками указывается, что они приняты на определенные должности, специальности или профессии, а штатное расписание, которое закрепляло бы наличие этих должностей, специальностей и профессий, отсутствует.

В этом случае, отсутствие штатного расписания не может препятствовать осуществлению работником своих трудовых прав. И трудовой договор не может считаться незаключенным только на том основании, что у работодателя отсутствует штатное расписание.

Иногда работников принимают на работу на должности, не предусмотренные имеющимся штатным расписанием. Противоречие между штатным расписанием и трудовым договором должно решаться в пользу последнего (статья 8 ТК РФ). Работник считается принятым по установленной в трудовом договоре должности, специальности или профессии.

Отсутствие штатного расписания может повлечь некоторые проблемы. Работодатель, который не имеет штатного расписания, лишается возможности провести сокращение численности или штата работников. Точнее, провести сокращение численности или штата работников работодатель может, а вот документально подтвердить правомерность своих действий он в случае спора не сможет.

Как оформить

Форма штатного расписания утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. (УФ Т-3). Обычно работодатели применяют эту форму. Но, в принципе, могут применять и другую, самостоятельно разработанную форму. Почему?

Немножко истории. В соответствии со статьей 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" утверждалось, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. И только документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, могут составляться в произвольной форме, но обязательно должны содержать все реквизиты, указанные в ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете". А разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации были возложены Правительством на Госкомстат России. Отсюда и делался вывод, что если Госкомстат России утвердил какую-либо унифицированную форму, то она подлежит обязательному применению.

Но штатное расписание не являлось тогда и не является сейчас первичным учетным документом. Ведь оно не оформляет никакую хозяйственную операцию, подлежащую отражению в бухгалтерском учете. На основании штатного расписания не осуществляются бухгалтерские проводки (даже зарплата работникам-повременщикам начисляется не на основании штатного расписания, а на основании табеля учета рабочего времени).

А с 2013 года у негосударственных организаций появилась возможность использовать самостоятельно разработанные формы даже для первичных учетных документов. Но применение данных форм в соответствии с ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ необходимо утвердить либо приказом руководителя организации, либо приложением к учетной политике.

Итак, работодатели имеют право не применять унифицированную форму штатного расписания, а разработать свою.

Наименования должностей, профессий и специальностей, которые фигурируют в штатном расписании, устанавливаются работодателем самостоятельно.

Если же с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление каких-либо льгот или наличие ограничений, то эти должности, специальности и профессии и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках (ст. 57 ТК РФ).

На данный момент существуют следующие справочники:

• ЕТКС - Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих
• ЕКС - Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих
• ОКПДТР - Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов

Если в указанных справочниках такие профессии и должности отсутствуют, то в штатном расписании (и в трудовых договорах) наименования профессий и должностей, должны указываться в соответствии с нормативным правовым актом, предоставляющим льготы или налагающим ограничения. Трудовое законодательство РФ содержит довольно большое количество нормативных правовых актов, которые предоставляют льготы и ограничения для различных категорий работников. Поэтому при составлении штатного расписания работодателю лучше придерживаться соответствующих квалификационных справочников.

Как грамотно заполнить ШР рассмотрим на примере заполнения унифицированной формы Т-3.

Графа 4 (количество штатных единиц)

В том случае, если предусматривается содержание неполной штатной единицы, количество неполных штатных единиц указывается в соответствующих долях, например 0,25 (см. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Графы 6-8 (надбавки)

Если работодатель не имеет возможности заполнить данные графы в рублях, например, в связи с тем, что надбавки установлены работнику в процентах или коэффициентах, то в соответствующих графах допускается указывать проценты или коэффициенты.

Если размер процентов и коэффициентов изменяется, то, на наш взгляд, не будет ошибкой поставить в соответствующих графах прочерки, а в графе 10 сделать ссылку на документ, который регулирует изменение этих процентов и коэффициентов. Например, процентная надбавка работникам Крайнего Севера меняется в зависимости от продолжительности "северного" стажа. Поэтому при заполнении граф 6 - 8 можно поставить прочерки (при отсутствии других надбавок), а в графе 10 сделать ссылку на соответствующий нормативный правовой акт, которым регулируется установление работникам Крайнего Севера процентных надбавок к заработной плате.

Иные стимулирующие выплаты, кроме надбавок, не показываются. То есть, нет необходимости отражать в унифицированной форме штатного расписания премии и иные стимулирующие выплаты, не являющиеся надбавками. Чем именно надбавки заслужили право присутствовать в унифицированной форме штатного расписания, неясно. Тем более что официального определения надбавки в трудовом законодательстве нет.

Графа 9. (итог)

Подсчет итога заработной платы возможен только тогда, когда тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени. Если в соответствующих графах кроме рублей используются проценты и коэффициенты, а в организации используется не только повременная, но и сдельная система оплаты труда, то вывести итог по графам 5 - 9 унифицированной формы штатного расписания не представляется возможным.

Как утвердить

Работодатель самостоятельно утверждает штатное расписание. Трудовым законодательством не предусмотрен учет мнения представительного органа работников при утверждении штатного расписания.

Утверждается штатное расписание приказом руководителя организации или ИП. В данном приказе в отличие от типовой формы приказа по основной деятельности отсутствует констатирующая часть, и приказ может начинаться сразу со слов "ПРИКАЗЫВАЮ", т. к. никаких дополнительных пояснений для введения в действие ШР не требуется. Хотя можно указать причины (при их наличии), по которым происходит утверждение нового штатного расписания.

Вопрос о проставлении печати на штатном расписании законодателем не решен. Унифицированная форма штатного расписания не предусматривает обязательной постановки печати.

Работодатель также самостоятельно решает вопросы изменения и дополнения ШР. Изменения в штатное расписание могут вноситься работодателем сколь угодно часто. В случае спора об увольнении работников по сокращению штата целесообразность изменения штатного расписания судами не рассматривается.

Образец заполнения

Как составить?

В штатном расписании должны быть указаны следующие данные:

• Полное наименование организации, в соответствии с учредительными документами
• ОКПО организации
• Номер штатного расписания (можно использовать любой способ нумерации)
• Дата фактического составления
• Нужно указать период действия штатного расписания (обычно эта дата равняется 1 году)
• В правом верхнем углу ставится гриф «Утверждено» и указываются реквизиты приказа об утверждении и введение в действие штатного расписания
• Наименование должности работника в соответствии с ЕКСД
• Количество работников по каждой должности
• Размеры тарифных ставок (окладов) работников
• Постоянные надбавки и доплаты
• Если на предприятии меняется перечень должностей, количество работников, оклады и премии, то в штатное расписание должны быть обязательно внесены эти изменения

Если этого не делать, то могут возникнуть проблемы с проверяющими органами.

Приказ об утверждении

Штатное расписание должно быть утверждено руководителями всех структурных подразделений или отдельными сотрудниками руководящих должностей. После этого штатное расписание направляется на рассмотрение к главному бухгалтера и руководителю кадровой службы. После утверждения штатного расписания бухгалтером и руководителем кадровой службы издаётся приказ руководителя об утверждении нового расписания. Когда приказ издан, в штатном расписании проставляется дата и номер.

Кто ответственный?

Обычно штатное расписание составляется работник кадровой службы или бухгалтер. Но его составление можно поручить любому работнику предприятия. Ознакомление Штатное расписание не является локально-нормативным актом организации, поэтому работодатель не обязан знакомить с ним работников.

Приказ о внесении изменений

Приказ о внесении изменений оформляется в свободной форме и в нём должны быть указаны следующие реквизиты:

• Название организации
• Тип документа
• Дата и номер регистрации
• Гриф с надписью "Утверждено"
• Визы руководителей
• Приказ согласовывается с главным бухгалтером и руководителем

Изменение в связи с исключением должностей

Исключить должность из штатного расписание можно только при сокращении персонала. Для этого издаётся приказ о внесении изменений, удаляется должность и утверждается новое штатное расписание.

Исключить определённую должность можно только при возникновении определённых условий, таких как:

• Кризис
• Смена условий труда и другое

При сокращении персонала увольняемый сотрудник предупреждается за два месяца до сокращения.

Порядок действий при сокращении персонала и изменении штатного расписания:

• Составление приказа (в нём указываются причина его издания, прописывается наименование должности, которая исключается)
• Документ заверяется
• Производятся изменения в действующем штатном расписании без удаления кодов должностей и структурных подразделений
• Составляется приказ о мероприятиях по сокращению персонала. Приказ заверяется и сокращаемые сотрудники с ним ознакамливаются

Для того, чтобы ввести новую должность в штатное расписание необходимо:

• Составить приказ о внесении изменений в расписание
• Внести изменения в штатное расписание
• Составить должностную инструкцию на нового работника

Срок хранения штатного расписания

Штатное расписание должно храниться на предприятии три года, начиная с года, когда положение утратило силу.

Штрафы за неверно составленное штатное расписание

Согласно ст. 5.27 КоАП РФ должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 2 000 до 5 000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, - от 2 000 до 5 000 рублей; на юридических лиц - от 50 000 до 80 000 рублей.

По материалам: znaydelo.ru, slob-expert.ru

Унифицированная форма штатного расписания (ШР) установлена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. До 01.01.2013 ее употребление было обязательным, однако сейчас каждый работодатель имеет право выбора: использовать унифицированный бланкТ-3 штатного расписания или разработать собственную модель документа.

Ответственным за ведение ШР может быть инспектор кадровой службы или иной сотрудник организации, на которого возложена обязанность по осуществлению кадрового делопроизводства. Чаще всего им становится лицо, занимающее должность секретаря или юрисконсульта компании. При отсутствии наемных сотрудников оформить форму Т-3 на себя может сам генеральный директор или индивидуальный предприниматель.

Штатное расписание на 2018 - 2019 год - бланк можно скачать бесплатно по следующей ссылке: скачать бесплатно в Excel бланк штатного расписания .

Где можно скачать бесплатно образец заполнения штатного расписания на 2018 - 2019 год

Образец заполнения формы Т-3 штатного расписания мы рассмотрим в данном разделе. Итак, бланк штатного расписания на 2018 - 2019 год включает в себя:

1. Название организации, его заполняющей;
2. Ее код по ОКПО.
3. Присвоенный номер.
4. Дату оформления.
5. Реквизиты приказа компании, которым расписание введено.
6. Общую численность персонала компании.
7. Временной промежуток, на который рассчитано действие расписания. Как правило, он равняется 1 календарному году.
8. Таблицу, в которой отображаются названия отделов, созданных в компании, названия должностей сотрудников, а также оклад и иные выплаты по каждой должности. Заработная плата всех указанных сотрудников складывается, и выводится одна общая цифра в целом по компании.

Образец заполнения штатного расписания по форме Т-3можно бесплатно скачать по следующей ссылке: скачать форму Т-3 штатного расписания .

Правила ведения штатного расписания

Штатное расписание по форме Т-3вводится в действие приказом гендиректора предприятия. О правилах его составления читайте в статье «Как выглядит приказ об утверждении штатного расписания? ». Как правило, ШР составляется на очередной календарный год, однако действующее законодательство не содержит обязанности работодателя утверждать его ежегодно. Поэтому изменения вносятся по мере необходимости. О том, как это сделать правильно, читайте в статье «Как правильно вносить изменения в штатное расписание? ». Измененный бланк штатного расписания также подлежит утверждению. Особенности изготовления такого приказа можно уточнить в материале «Как выглядит приказ об изменении штатного расписания? ».

Обязательность применения штатного расписания

В судебной практике встречается мнение, что трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя оформлять штатное расписание (решение Надымского горсуда ЯНАО от 18.09.2015 по делу № 12-190/2015). Однако отсутствие указанного документа может послужить доказательством того, что организация не вела финансово-хозяйственную деятельность (постановление АС Северо-западного округа от 04.10.2016 по делу № А42-8673/2015), что может привести к негативным последствиям для контрагентов. Поэтому ШР все-таки лучше иметь. Его наличие избавит от вопросов со стороны контрольных органов.

Кроме того, из ШР можно почерпнуть данные:

• о количественном составе организации;
• о качественном составе персонала компании;
• о заработной плате персонала.

Таким образом, форма штатного расписания компании устанавливается работодателем. Он может оперировать документом собственного образца или применять бланк штатного расписания Т-3. Практика использования последнего уже сложилась, чем объясняется его повсеместное употребление, несмотря на отмену обязательности такого употребления.

Штатное расписание унифицированной формы Т-3 применяется для указания структуры, персонального состава организации. Рассмотрим эту форму подробнее, а также приведем штатное расписание с образцом заполнения.

Штатное расписание: бланк унифицированной формы Т-3

С 1 января 2013 года коммерческие организации не обязаны оформлять кадровые документы по утвержденным формам, то есть могут использовать самостоятельно разработанные бланки документов.

Подробнее об этом см. в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения» .

Однако унифицированная форма Т-3 — это достаточно удобный и привычный способ оформления штатного расписания. Кроме того, штатное расписание образца формы Т-3 содержит все необходимые сведения, поэтому большинство работодателей продолжают использовать именно эту форму документа.

Напомним, штатное расписание - бланк унифицированной формы Т-3 - и порядок его заполнения утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для того чтобы пользователи нашего сайта знали, как составить штатное расписание, образец документа представлен как в чистом виде (в этом разделе), так и в заполненном состоянии (в последнем разделе).

Какие сведения содержит унифицированная форма штатного расписания?

Штатное расписание — это один из внутренних нормативных документов, который обязана иметь каждая организация (или предприниматель с наемными работниками).

Штатное расписание содержит:

• перечень структурных подразделений;
• наименование должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
• сведения о количестве штатных единиц;
• информацию о зарплате: тарифные ставки и оклады, надбавки, фонд оплаты труда (ФОТ), в т. ч. по организации в целом.

Штатное расписание своей главной целью имеет определение структуры, штатной численности и размера ФОТ. Документ не содержит фамилии работников и их штатную расстановку по должностям. Штатная расстановка (синонимы: штатное замещение, штатный список) нормативными документами не установлена. Штатное замещение в отличие от штатного расписания не является обязательным документом для организации, тем не менее оно часто используется. Обусловлено это тем, что штатное замещение позволяет отслеживать вакансии, а также заполнение штатных единиц при приеме на работу совместителя или если должность делится между несколькими сотрудниками. Штатное замещение обычно разрабатывается на основе штатного расписания формы Т-3 с добавлением столбца, в который вносятся фамилии, имена, отчества работников, занимающих определенные должности. Если организация применяет в своей деятельности штатное замещение, то нужно учитывать, что этот документ должен храниться 75 лет.

О сроках хранения кадровых документов читайте .

Как правильно составить штатное расписание

Составление штатного расписания может быть возложено на любого работника организации, при этом оно в обязательном порядке утверждается приказом (распоряжением) руководителя или иного уполномоченного лица. Порядок издания документов об утверждении штатного расписания должен закрепляться в учредительных документах.

О нюансах составления таких приказов читайте в материале «Приказы по основной деятельности - это какие приказы?» .

При составлении штатного расписания впервые ему присваивается номер 1, а в дальнейшем применяется сквозная нумерация. В штатном расписании указывается дата составления, а также дата, с которой штатное расписание вводится в действие. Эти две даты могут различаться. В форме Т-3 предусмотрено указание периода действия штатного расписания, реквизитов приказа о его утверждении и количества штатных единиц.

Код структурного подразделения в штатном расписании и прочие сведения

Штатное расписание в табличной части начинают заполнять с указания наименований и кодов структурных подразделений. Как правило, код подразделения в штатном расписании указывают в порядке, позволяющем определить подчиненность и структуру всей организации.

Если у организации есть филиалы и представительства, то нужно учитывать, что они являются структурным подразделением организации, и соответственно, штатное расписание должно составляться по организации в целом. Даже если руководителю филиала передали право самостоятельно утверждать штатное расписание, то составляется оно все равно как часть единого штатного расписания.

В графе 3 штатного расписания приводится наименование должности, специальности, профессии, которые указываются в именительном падеже без сокращений. Наименование должности, профессии присваивает работодатель, если работа не связана с тяжелыми условиями труда и представлением льгот, в противном случае при указании должности в штатном расписании нужно ориентироваться:

• на Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОК 016-94) (утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367);
• Общероссийский классификатор занятий (ОКЗ) ОК 010-2014 (МСКЗ-08) (утв. приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст);
• Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7);
• единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по отраслям;
• профессиональные стандарты (абз. 3 ч. 2 ст. 57, ст. 195.1 ТК РФ).

Как привести наименования должностей в соответствие профстандартам, читайте .

Если организация принимает на работу сотрудников для выполнения определенного вида работы, а не на должность (профессию, специальность), то это тоже нужно отразить в штатном расписании.

Далее в графе 4 штатного расписания указывается количество штатных единиц. Штатные единицы могут быть указаны как полные, так и неполные. Содержание неполной штатной единицы в штатном расписании указывается в долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

При составлении штатного расписания особое внимание нужно уделить графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.». В самом простом случае в этой графе штатного расписания указывается фиксированный размер оплаты труда за месяц.

На практике при составлении штатного расписания часто возникает вопрос о правильном оформлении документа в ситуациях, когда нет фиксированного размера оплаты труда, например при сдельной оплате. В этом случае рекомендуется в графе 4 штатного расписания поставить прочерк, а в графе 10 указать: «Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда» и привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки. В аналогичном порядке рекомендуется поступать, заполняя штатное расписание в ситуации, когда работнику установлена часовая тарифная ставка.

Если в штатном расписании предусмотрена неполная штатная единица, то в графе «Тарифная ставка (оклад)» всё равно указывается сумма полного оклада по должности.

Как заполнить штатное расписание: образец и пример

Образец заполнения штатного расписания формы Т-3 в ситуации, когда нет фиксированной оплаты труда, а также есть неполная штатная единица, можно найти на нашем сайте.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В ст. 22 ТК РФ указано, что оплата должна быть равной за равный труд. Из этого следует, что «вилка» окладов в штатном расписании является нарушением Трудового кодекса. Роструд в письме от 27.04.2011 № 1111-6-1 рекомендует по одноименным должностям в штатном расписании указывать одинаковые размеры окладов, а возможность выплаты одному из работников заработной платы (не оклада) в большем размере регулировать за счет надбавок и доплат в зависимости от сложности работы, количества и качества труда.

В графах 6, 7, 8 «Надбавки, руб.» указываются надбавки — как принятые в организации (за ненормированный рабочий день, повышенную ответственность, знание иностранных языков, стаж работы и др.), так и установленные на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера). Штатное расписание унифицированной формы предполагает, что эти графы заполняются в рублях. Если для указания всех надбавок, действующих в организации в штатном расписании, недостаточно граф, то их количество можно увеличить, издав приказ о дополнении формы штатного расписания. Аналогично рекомендуется поступить, если надбавки устанавливаются в процентах.

Графа 9 «Всего за месяц» заполняется только в том случае, когда оклад и надбавки указаны в рублях. В указаниях по составлению штатного расписания говорится о том, что «при невозможности заполнения организацией граф 5-9 в рублевом исчислении... графы заполняются в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.)». Однако фактически оформить штатное расписание таким образом невозможно. В такой ситуации можно в этой графе поставить прочерки, а в графе 10 «Примечание» указать ссылку на нормативные акты, как внутренние, так и нормативные, которыми установлены надбавки. Ссылка в графе 10 на документ, позволяющий устанавливать надбавку за стаж, позволит не менять расписание при изменении размера надбавки. Также в графе 10 указывается любая информация, имеющая отношение к штатному расписанию.

Нюансы оформления и внесения изменений в штатное расписание

Бланком унифицированной формы Т-3 предусмотрены подписи руководителя кадровой службы и главбуха, но вот такого реквизита, как печать, в нем нет. Периодичность и сроки утверждения штатного расписания законом не установлены, и каждый работодатель решает этот вопрос самостоятельно.

Ознакомление со штатным расписанием работников производится только в том случае, если эта обязанность работодателя закреплена коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом (письмо Роструда от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1).

В штатное расписание могут вноситься изменения, если нужно дополнить его новыми должностями и структурными подразделениями или, наоборот, исключить их, а также при изменении окладов, переименовании подразделений и должностей. Изменение в штатном расписании оформляется приказом. Есть 2 способа внести изменение в штатное расписание:

1) издание приказа о соответствующем изменении;

2) издание приказа об утверждении нового штатного расписания.

При сокращении штата или численности, изменении окладов в штатное расписание также вносятся изменения, при этом нужно учитывать, что дата ввода в действие изменений не может наступать раньше чем через 2 месяца после издания приказа. Это связано с тем, что работников нужно предупредить за 2 месяца о предстоящем сокращении (ч. 2 ст. 180 ТК РФ) или о предстоящих изменениях в условиях трудовых договоров.

Штатное расписание хранится в организации постоянно. Организации, осуществляющие контрольно-надзорные функции (например, инспекция по труду, контролирующие органы ФСС РФ, ПФР, налоговые органы), при проведении проверок вправе затребовать этот документ. В случае непредставления затребованных контролерами документов или их копий, включая штатное расписание, на работодателя может быть наложен штраф в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (, п. 1 ст. 126 НК РФ).

Итоги

Штатное расписание - обязательный документ, который должен быть у любого работодателя. Пример заполнения штатного расписания по форме Т-3 можно найти в интернете на многих бухгалтерско-юридических сайтах, однако образец с описанными выше ситуациями приводится достаточно редко. При подготовке штатного расписания формы Т-3, образец заполнения которого приведен в данной статье, может быть хорошим подспорьем как для опытного, так и для начинающего кадровика.

О том, как правильно организовать кадровый учет, читайте в статье

Узнайте, как правильно ввести в действие новое штатное расписание: готовый образец приказа, подробную инструкцию по его составлению, советы экспертов и перечень обязательных реквизитов вы найдете в статье.

В статье

Скачайте полезный документ:

Когда нужен приказ об утверждении документа

Штатное расписание разрабатывают в любом предприятии - крупном и небольшом, государственном учреждении, коммерческих структурах. Это условно обязательный документ, благодаря которому оптимизируется работа с кадрами, управленческая деятельность, налоговый и бухгалтерский учет в организации. Как он будет выглядеть, работодатель решает самостоятельно, хотя в большинстве случаев используют унифицированную форму Т-3. Утверждение штатного расписания оформляют письменным приказом.

★ В журнале «Кадровое дело» вы найдете

Составить приказ без ошибок несложно, если под рукой есть стандартный бланк и подробные рекомендации по его заполнению. Если же у документа нет установленной формы, риск ошибок резко возрастает: не всегда удается придумать правильный заголовок и преамбулу, непонятно, какой должна быть структура.

★

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания нет. Поэтому составляйте ее в произвольной форме с учетом общих требований к оформлению организационно-распорядительной документации. На сегодняшний день актуален стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его применяют как бюджетные, так и коммерческие организации.

Чтобы составить грамотный приказ, придерживайтесь инструкции:

1. Заполните «шапку»

Если вы не используете фирменный бланк с данными о компании - полным и сокращенным наименованием юридического лица, адресом и другими реквизитами, укажите их в верхней части бланка. Ниже впишите заголовок, дату и место составления, регистрационный номер документа.

Регистрационный номер, иногда - вместе с индексом, присваивают в соответствии с применяемой работодателем номенклатурой дел и инструкцией по кадровому делопроизводству. Нумерация может быть сквозной либо разделенной по типам документов. Под присвоенным номером приказ о штатном расписании вносят в бумажный или электронный журнал регистрации, подшивается в дело, хранят в архиве.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

1. Укажите основание, на котором издается документ

Поскольку речь идет о штатном расписании, ссылайтесь на норму закона, которая требует вводить его в действие письменным распоряжением руководства компании (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2004).

1. Оформите распорядительную часть

Напишите, какой конкретно документ вступает в силу, укажите его регистрационный номер и дату составления. Здесь же можно привести ключевые характеристики утверждаемого штатного расписания, например, «с численным составом в количестве 30 штатных единиц, с месячным фондом оплаты труда 932 000 рублей ». Подробно расписывать содержание формы Т-3 не нужно, достаточно скопировать данные итоговой строки.

1. Перечислите приложения к приказу

Обычно прилагается один документ - штатное расписание, но могут быть и другие приложения. Укажите наименования прилагаемых документов и количество листов в каждом из них.

1. Заверьте приказ в установленном порядке

Порядок заверения распорядительных документов по основной деятельности прописывают в локальных нормативных актах компании. Обычно ставят печать организации (если есть) и подпись должностного лица, уполномоченного издавать приказы.

Так выглядит типовой приказ на штатное расписание (образец). Скачать бесплатно его вы сможете в начале статьи .

Чтобы придать документу юридическую силу и минимизировать риск ошибок, используйте готовый пример приказа об утверждении штатного расписания. Перед тем, как передать его на подпись, убедитесь в наличии всех обязательных реквизитов - каких конкретно, подскажет наглядная шпаргалка от «Системы Кадры».

Кто подписывает приказ о введении в действие штатного расписания

На распорядительном документе обязательно должна стоять подпись генерального директора. Без заверительной подписи руководителя организации приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ (документационном обеспечении управления) не вступает в силу. Если документ перед утверждением проходит согласование в бухгалтерии, отделе кадров и других службах, дополните бланк полями для подписей ответственных должностных лиц: главбуха, начальника отдела кадров. Возле каждой подписи предусматривается место для расшифровки - фамилии и инициалов сотрудника, наименования занимаемой должности.

Директор компании вправе делегировать право подписи другому сотруднику - например, своему заместителю или главному бухгалтеру. В большинстве случаев достаточно издать письменный приказ о предоставлении права подписи кадровых документов. Но если уставом организации такая возможность не предусмотрена, придется оформлять доверенность от имени работодателя. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно составить такую доверенность и может ли доверитель в любой момент прекратить ее действие

Внимание! Закон не требует наличия подписей кадровика и главного бухгалтера организации на приказе об утверждении штатного расписания, в то время как бланк штатного расписания они обязаны заверить.

Знакомить остальной персонал с приказом под подпись или нет, решайте самостоятельно. Все, что работник должен знать о своей должности - наименование, оклад, надбавки, режим работы, основные функции и обязанности - прописано в трудовом и коллективном договоре, дополнительных соглашениях, должностной инструкции и локальных нормативных актах. Поэтому отсутствие его подписи на приказе об утверждении штатного расписания в любом случае не вызовет нареканий ГИТ.

Новое штатное расписание утвердите письменным приказом, составленным в произвольной форме. Ориентируйтесь на общие нормы трудового законодательства и актуальный ГОСТ, убедитесь, что на бланке проставлены все необходимые реквизиты.

Приложите к распорядительному документу штатное расписание, заверенное подписями главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Чтобы приказ вступил в действие, заверьте его подписью руководителя организации и печатью, если используете ее в работе.

Штатное расписание, или сокращенно ШР, — это локальный нормативный акт, который определяет структуру предприятия, его кадровый состав и численность. Разрабатывается, как правило, на основании унифицированной формы Т-3 (образец заполнения мы приводим в этой статье). В штатном расписании, кроме наименования профессий и должностей, указывается размер заработной платы по каждой из них.

Скачать штатное расписание на 2019 год вы сможете ниже, а сейчас поговорим, что оно собой представляет.

Как уже сказано, форма штатного расписания (2019) может быть утверждена по стандартной унифицированной форме, но это не значит, что работодатель стеснен данной формой. Руководитель предприятия может разработать собственную форму и образец, понятные и удобные именно ему. Если он не хочет заниматься разработкой сам, он может поручить это ответственному лицу, например бухгалтеру.

Образец штатного расписания на 2019 год, скачать

Обратите внимание, в рассматриваемом документе в обязательном порядке должны быть:

• наименование подразделения;
• наименование должностей;
• количество штатных единиц;
• размер оклада;
• надбавки, если они предусмотрены положением об оплате труда.

Скрывать какие-либо сведения в ШР нельзя. Если единица есть, она обязательно указывается в форме. Образец заполнения штатного расписания на 2019 год вы сможете увидеть ниже.

Для чего нужно штатное расписание в организации

Данный локальный нормативный акт необходим в связи с тем, что он:

• дает возможность наглядно сравнивать подразделения по численности работающих, их квалификации, уровню оплаты их труда;
• используется при оценке эффективности существующей структуры предприятия;
• полезен для анализа трудовой загрузки сотрудников, оценки объема выполняемых ими работ, уточнения и изменения должностных инструкций;
• необходим при взаимодействии с проверяющими органами. Его обычно требуют предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках: отсутствие может быть рассмотрено как нарушение законодательства о труде и охране труда, что влечет за собой наложение штрафа, который, согласно , составляет 1000-5000 рублей — с должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей — с организации;
• требуется для обоснования увольнения сотрудников по сокращению штата в случае рассмотрения дела в суде. Без него работодателю сложно доказать оправданность увольнения и отсутствие доступных вакансий для сокращаемых сотрудников ( обязывает работодателя предоставлять сокращаемому работнику подходящую ему вакантную должность на предприятии при наличии таковой).

Образец штатного расписания на 2019 год: оформляем по всем правилам

Шаг 1. Заполняем шапку

Все стандартно: указываем полное наименование организации в соответствии с уставными документами. На этом же этапе указываем и период, на который составляется этот документ. Период указывают либо на год, либо просто пишут, что он применяется с такой-то даты, без указания терминального срока.

Шаг 2. Указываем штатные единицы

Здесь вносятся все наименования профессий и должностей, которые есть в фирме. Здесь они подлежат своеобразному учету и компоновке по подразделениям, если они, конечно, есть. Обратите внимание, что если по профессии подразумевается применение профессионального стандарта или должность указана в списке, который дает право на досрочное назначение пенсии, то в этом документе наименование должности или профессии должны быть строго идентичными профстандарту или списку.

Шаг 3. Прописываем должностные оклады и надбавки

Указываем цифры. Обратите внимание, что если у вас используются только оклады, как, например, в данном образце, то разделы надбавки и компенсации не заполняются. Пускай вас не смущают пустые клетки, закон это позволяет. Такая у вас система оплаты труда.

Шаг 4. Подписываем

Сводные сведения, как правило, подписывают два человека: кадровик и бухгалтер. Но в небольших компаниях за двоих сможет расписаться и один, например, тот же бухгалтер.

Шаг 5. Утверждаем

Утверждает генеральный директор своим приказом, который составляется в свободной форме. В дальнейшем все изменения в ШР вносятся исключительно приказами.

Когда составляется и как внести изменения

Расписание составляется и утверждается, как правило, при открытии предприятия. В дальнейшем коррективы и изменения при необходимости установить новые оклады или добавить новые единицы вносятся в него новыми приказами.

Изменения вносятся, как правило, в случае:

• переименования структурных подразделений или должностей,
• изменения оклада,
• при реорганизации предприятия,
• в случае сокращения численности или штата работников.

Разница между последними двумя пунктами состоит в том, что при сокращении численности исключаются отдельные штатные единицы (то есть происходит реорганизация), а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности, подлежат увольнению согласно соответствующим статьям .

Вносятся изменения исключительно тем же способом, что и утверждались, то есть приказами. В качестве основания может быть указана одна из следующих причин:

• усовершенствование организационной структуры компании;
• улучшение работы отдельных структурных подразделений;
• реорганизация компании;
• расширение или сокращение компании;
• изменение законодательства;
• оптимизация организационных процессов;
• планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом;
• устранение дублирования функций.

Все работники, которых затронули изменения, обязаны ознакомиться с приказом под подпись. Но перед этим работодатель обязан сделать официальное объявление о предстоящих изменениях и уведомить своих работников о грядущих переменах не менее чем за два месяца. Особенно это касается ситуаций с увольнениями работников, где каждое действие подлежит документальному подтверждению.

Обязательно ли использовать образец штатного расписания

В настоящее время наличие этого документа обязательно, согласно , где оно упоминается дважды: в статье 15 , содержащей определение трудовых отношений, и в статье 57 , согласно которой важным условием трудового договора является трудовая функция, а именно работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности -с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы. Поэтому образец, как правильно составить штатное расписание 2019 года, вам пригодится в работе.