Советы по автоматизации. Суд: не будучи владельцем ключа ЭЦП, главбух не мог своровать средства организации Что делать с эцп при увольнении

Электронная подпись – аналог собственноручной подписи человека, который создается для выполнения юридически значимых операций. Это очень удобный, современный механизм, но иногда возникают ситуации, когда просто необходимо аннулирование сертификата ключа . Как аннулировать сертификат ключа электронной подписи? Это - довольно частый вопрос, который возникает у пользователей цифровой криптографической подписи.

Итак, как аннулировать ЭЦП ? Прежде чем рассмотреть, как происходит аннулирование ЭЦП необходимо разобраться с причинами, по которым прекращается действие электронной подписи.

1. Собственное желание пользователя.
2. Истечение срока действия ключа.
3. Отзыв доверенности пользователя УЦ.
4. Истечение сроков приостановленного сертификата безопасности.

Выбрать подпись

Первая ситуация содержит в себе массу причин, по которым владелец ключа отказывается им пользоваться, например:

• Увольнение работника, на которого была оформлена подпись.
• Изменение данных о пользователе сертификата.
• Утеря ключа, его кража, иная компрометация.
• Поломка носителя цифровой криптографической подписи, обнаружение в нем ошибок.
• Простое нежелание пользователя работать далее с электронными документами.

В случае собственного желания пользователем должна быть обязательно подана заявка на аннулирование сертификата ключа подписи. Без нее прекращение ЭП невозможно. Она подается в оригинальном бумажном виде в УЦ, выдавший такую электронно-цифровую подпись. Заявка на то, чтобы прекратить действие сертификата электронной криптографической подписи, подписывается подписью лица-пользователя сертификата от руки. Форма заявления устанавливается удостоверяющим центром, который выдал ключ.

В случае истечения срока ключа никакое заявление на аннулирование ЭЦП не требуется. Удостоверяющий центр самостоятельно аннулирует ЦП. Компания вправе отозвать сертификат, который был получен его представителем по заявлению. В нем должна быть обязательно указана причина такого отзыва.

Процедура того, как аннулировать электронную подпись, довольна проста. Главное, что в первую очередь нужно знать: прекратить действие цифровой подписи в настоящее время может только УЦ. Случаи, когда аннулируется ключ, были описаны выше, и это - исчерпывающий перечень причин.

Как отозвать сертификат ЭЦП? В основном для этого требуется только подача заявления в удостоверяющий центр . Написать его не сложно. Форму вам выдадут при личном обращении в удостоверяющую организацию. Заявление будет выглядеть примерно так: «Прошу аннулировать сертификат ключа электронной подписи с «такими-то» реквизитами, выданный на имя «…» в связи с повреждением его цифрового носителя». Далее идет подпись и ФИО владельца, дата, место печати (для организации).

Аннулирование электронной подписи – это не моментальная процедура. Она может занять какое-то время. Это следует учитывать при подаче отчетов и иной работе с ЭЦП , для которой важно соблюдение сроков. Время (период) аннулирования сертификата включает в себя: само аннулирование , внесение сведений о нем в реестр, оповещение пользователя.

Есть еще один момент, касающийся того, как отозвать ЭЦП. Это - процедура отзыва сертификата ключа в СБИС. Ее можно провести дистанционно непосредственно через саму программу. Достаточно совершить следующие действия:

• Зайти в личный кабинет пользователя.
• Перейти на реестр электронных подписей.
• Открыть те сертификаты, которые надо аннулировать.
• Нажать на «Отозвать».
• Указать причины отзыва, а также контактную информацию сотрудника, на которого был оформлен ключ.
• Нажать «Отправить».
• Заполнить заявку на отзыв, распечатать ее и заверить печатью компании.
• Отправить заявку в цветном сканированном виде в УЦ или отнести ее лично.

Информация об отзыве сертификата должна прийти на электронную почту, которая была привязана к ключу.

Отзыв сертификата ЭЦП

Отзыв сертификата ЭЦП осуществляется исключительно администрацией центра выдачи сертификатов. Об аннулировании составляется специальный акт, содержащий в себе информацию об уничтожении определенных цифровых данных.

Заявление на отзыв сертификата ключа подписи также подается в администрацию УЦ. Когда ЦП аннулируется, работники УЦ должны оповестить об этом пользователя ключа . Данное оповещение происходит путем внесения в специальный реестр информации о прекращении действия электронной криптографической подписи с указанием даты и времени такого аннулирования, а также путем извещения владельца ЭП и лица, от которого исходило указание на остановку ключа . Оповещение осуществляется примерно в течение семи рабочих дней с момента выполнения сотрудником УЦ всех действий по аннулированию цифровой подписи. Исключением является ситуация с истечением срока действия, на который был выдан сертификат.

Если в организации произошла смена генерального директора, то прежний руководитель не вправе подписывать какие-либо документы, даже если изменения в сведениях об организации не зарегистрированы в ЕГРЮЛ. Это обусловлено тем, что бывший директор уже не является лицом, уполномоченным без доверенности действовать от имени организации. Таким образом, с момента прекращения полномочий единоличного исполнительного органа бывший директор не вправе без доверенности подписывать документы от имени компании (п. 3 ст. 40 Федерального закона № 14-ФЗ).

Важно помнить, что законно использовать ЭЦП может только тот, на кого она оформлена. На практике же получается, что электронная подпись руководителя используется другими сотрудниками, например, бухгалтером для сдачи отчетности. Однако прямого запрета на передачу ключа электронной подписи в Законе о цифровой подписи нет. Отмечу, что специалисты ФНС РФ, так же как и Минкомсвязи РФ, заявляют о том, что при наличии волеизъявления владелец электронной подписи может допустить использование своего ключа ЭЦП третьим лицом.

И все же риски при передаче ЭЦП возможны. Приведу примеры.

1. Сотрудники банков обычно в курсе, что электронную подпись не всегда использует то лицо, на которое она оформлена. Просто риски, связанные с нарушением конфиденциальности ЭЦП, несет именно клиент. Это следует и из Закона об электронной подписи, и из договоров с банком. Поэтому если со счета организации с помощью ЭЦП бывшего гендиректора незаконно спишут деньги, то убытки с банка организация не взыщет. Согласно судебной практике банк обязан исполнить платежное поручение, которое подписано корректной электронной подписью.

2. Также неприятные последствия использования ЭЦП бывшего гендиректора могут быть у организаций, которые участвуют в госзакупках. Например, если генеральный директор по результатам открытого аукциона подпишет госконтракт электронной подписью своего предшественника, то будет иметь место подписание контракта неуполномоченным лицом. А в этом случае есть риск оказаться в реестре недобросовестных поставщиков. В судебной практике уже были подобные случаи.

3. Подписание налоговых деклараций неуполномоченным лицом также может создать проблемы для организации. Налоговый орган может признать данную декларацию непредставленной, а отсюда штрафы, пени, налоговые санкции.

И это далеко не все последствия, которые могут ожидать компанию. Поэтому во избежание подобных рисков рекомендуем не допускать использование ЭЦП бывшего гендиректора, а вовремя оформить электронную подпись новому генеральному директору.

За время работы любого предприятия его кадровый состав может существенно меняться – это вполне понятно и очевидно. В связи с повсеместным внедрением электронных инструментов многими управляющими принимается решение о закупке корпоративных ЭЦП для своих сотрудников. Но смена кадров не должна негативно влиять на успех работы предприятия, его динамику и авторитет: в связи с этим после увольнения сотрудника, владевшего ЭЦП, необходимой ему для выполнения определенного спектра рабочих обязанностей, важно организовать процедуру аннуляции этой подписи (уже, по факту недействительной).

Ответственность электронной подписи внутри каждого предприятия/учреждения/организации определяется его регламентом и уставом. В соответствии с такими учредительными документами в случае увольнения того или иного сотрудника с любой должности обязательно должна быть произведена аннуляция имевшейся у него в распоряжении электронной подписи. Разумеется, после того, как сотрудник покинул ваш рабочий штат, подписью, не успевшей попасть под процедуру отзыва, недопустимо пользоваться. В том числе запрещается:

• Передавать ее иным лицам.
• Применять для подписания документов.

Аннуляция ЭЦП при увольнении – это первая процедура, которую должен инициировать руководитель после того, как подпишет документы об исчислении конкретного сотрудника из своего кадрового состава (вне зависимости от причины увольнения). Одним словом, в соответствии с установленным регламентом процедура аннулирования сертификата ключа ЭП осуществляется на базе заранее составленного заявления, которое работодатель (после факта увольнения его работника) обязан предъявить оператору центра регистрации, с которым его предприятие сотрудничает (или сотрудничало на момент выпуска сертификата).

Если вы все еще испытываете трудности в выполнении такой процедуры, как отзыв сертификата ЭП уволившегося сотрудника, обратитесь к консультантам Удостоверяющего центра. Они по максимуму детально и подробно расскажут вам, как аннулировать ЭЦП при увольнении быстро и на законных основаниях. Вам, как руководителю, в свое время заказавшему подпись для своего сотрудника (ныне увольняющегося или уже уволившегося) понадобится заполнить бланк на аннуляцию. Обычно все нюансы упомянутой процедуры описываются в регламенте конкретного УЦ. Посредством заполнения подобного бланка-заявки, а также направления его в специальный отдел УЦ, вы требуете от сотрудников сертификационного центра приостановки действия сертификата ключа ЭП. Разумеется, это возможно при наличии оснований и доводов полагать, что тайна ключа закрытого типа не была нарушена.

Организации не удалось доказать в суде вину главного бухгалтера в растрате и взыскать сумму неосновательного обогащения. При этом из-за формального нарушения порядка привлечения к дисциплинарной ответственности и увольнение признано незаконным. ООО должно было потребовать от главбуха объяснительную и удостовериться в получении этого требования, а при отказе от объяснений составить акт.

Судебная коллегия по гражданским делам Санкт-Петербургского городского суда вынесла апелляционное определение № 33-11751/2012 по делу № 2-85/2012 о незаконном увольнении главного бухгалтера.

По результатам аудиторской проверки главный бухгалтер (Д.И.) ООО "К" была отстранена от работы, а после завершения работы ревизионной комиссии привлечена к дисциплинарной ответственности в виде увольнения.

Приказом трудовой договор с Д.И. был прекращен по п. 9 ст. 81 ТК РФ (принятие необоснованного решения главным бухгалтером, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имуществу организации).
Увольнение Д.И. обжаловала в суд, выдвинув следующие исковые требования:

• отмена дисциплинарного взыскания в виде увольнения;
• признание записи в трудовой книжке недействительной;
• обязании ООО выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной;
• внести запись "уволена по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 ТК РФ";
• изменить дату увольнения на дату вынесения судом решения;
• взыскать с ООО невыплаченную заработную плату, средний заработок за время вынужденного прогула, компенсацию за задержку выплат и компенсацию морального вреда.

В свою очередь ООО обратилось в суд с иском о взыскании суммы неосновательного обогащения и процентов на присвоенные средства.

В суде представитель ООО указал, что при проведении аудиторской проверки были обнаружены факты необоснованного перечисления денежных средств организации в пользу Д.И., что послужило основанием для создания ревизионной комиссии и проведения служебного расследования. В ходе него было установлено, что Д.И., имея доступ к электронному банковскому ключу системы "банк-клиент", самовольно, без ведома генерального директора, производила перечисление денежных средств на свои счета, в том числе совершала платежи по погашению собственных банковских кредитов, по несуществующим "авансовым отчетам". В бухгалтерском учете данные операции отражались как "платежи на таможню" и "оплата контрагентам".

Требования бухгалтера удовлетворены частично. Суд признал незаконным увольнение Д.И., изменив дату и формулировку записи об увольнении на запись "уволить по п. 3 части первой ст. 77 ТК РФ (по собственному желанию)" с момента вынесения судебного решения. В пользу истца взыскана невыплаченная зарплата, заработная плата за время вынужденного прогула, компенсации за неиспользованный отпуск, за нарушение сроков выплаты зарплаты и морального вреда. В части иска о выдаче Д.И. дубликата трудовой книжки без незаконной записи отказано, так как это противоречит Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда.

Компании в удовлетворении исковых требований к Д.И. было отказано.

При проведении ревизии Д.И. была отстранена от работы и лишена возможности давать пояснения в ходе проверки. Согласно ТК РФ перед привлечением к ответственности работодатель должен затребовать у работника объяснительную. В случае отказа составляется Акт. Отказ от объяснений не препятствует привлечению к ответственности. ООО предоставило в суд документы, согласно которым после проведения ревизии в адрес Д.И. дважды (почтой и курьером) отправлялись результаты проверки и требование объяснений. Однако в суде представители ООО не смогли доказать получение или отказ от получения данных документов. На этом основании суд пришел к выводу о несоблюдении порядка привлечения к ответственности и, соответственно незаконности увольнения.

Также ООО не смогло доказать, что подозрительные "платежи на таможню" и "оплата контрагентам" производились по инициативе бухгалтера.

Суд принял во внимание то обстоятельство, что по условиям банковского договора, Д.И. не являлась лицом, уполномоченным подписывать электронные поручения, а также владельцем ключа ЭЦП. Поэтому нет оснований рассматривать какие-либо действия Д.И. по перечислению средств с использованием системы "Банк-Клиент" как совершенные без ведома и одобрения генерального директора.

В суде было доказано превышение сумм перечислений Д.И. в качестве зарплаты и материальной помощи над фактически причитающимися выплатами по трудовому договору. Однако четыре свидетеля показали, что данные выплаты производились с согласия директора.

По смыслу п. 3 ст. 1109 ГК РФ в случае неосновательного обогащения заработная плата и приравненные к ней платежи подлежат возврату, если они явились следствием недобросовестности получателя или счетной ошибки. Исходя из положений п. 3 ст. 10 ГК РФ добросовестность гражданина в данном случае презюмируется.

Доказательств недобросовестности Д.И. при перечислении средств на оплату труда не было, равно как и доказательств, что Д.И. производились банковские операции по перечислению средств со счета организации вопреки ее интересам. Как следствие, суд пришел к выводу, что неосновательного обогащения не было.