Сроки хранения документов по личному составу: что изменилось? Хранение кадровых документов Сроки хранения документов по личному составу.

Все организации, в том числе коммерческие, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. Для этого работодатели организуют оперативное и архивное хранение кадровых документов 2016. Как это сделать, чтобы у проверяющих органов не было претензий, читайте в статье.

Также обсудим, какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации, каковы сроки хранения кадровых документов, в каком порядке уничтожать кадровые документы. Из этой статьи вы узнаете:
-какие требования предъявляются к хранению кадровых документов организации;
-каковы сроки хранения кадровых документов;
-в каком порядке уничтожать кадровые документы.

Требования к хранению кадровых документов в 2016 году

В 2016 году по-прежнему применяются требования к хранению кадровых архивных документов, которые установил Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Кроме того, при организации хранения документов следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Чтобы при проверке у вас все было в порядке, соблюдайте несколько простых правил.

Правило № 1. Ставьте подпись на каждом документе, на котором требуется, прежде чем помещать его в архив.

Подпись уполномоченного сотрудника – это один из важных реквизитов документа. Документ, в котором нет подписи, не имеет юридической силы.
Подпись уполномоченного лица с указанием его фамилии и инициалов должна стоять с правой стороны от должности сотрудника, который подписал документ. Если документа уже оформляют на бланке должностного лица, то его должность в подписи не обязательно ставить. Если прав подписи передано по доверенности, то необходимо указать ее реквизиты.

Правило № 2. Соблюдайте правила формирования дел в архив.

Формируйте дела в соответствии со сроками хранения документов. Отдельно группируйте дела постоянного и временного хранения. Включайте в дело по одному экземпляру каждого документа в оригинале. Если к документу есть приложение, то независимо от даты его утверждения или составления, присоединяйте его к документам, к которым они относятся. Старайтесь располагать внутри дела документы в хронологической последовательности. Помещайте в дело документы одного календарного года с момента их исполнения. Следите, чтобы дела были объемом не больше 250 листов, а толщина дела – не более 4 см. Приложения объемом свыше 250 листов составляйте в отдельный том, о чем в документе делайте отметку. Наконец, подшивайте в дела только те документы, которые предусмотрены номенклатурой.

Правило № 3. Составляйте архивные описи на дела, которые прошли экспертизу ценности.

Такие описи (образец ниже) составляются на завершенные дела постоянного хранения и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, которые прошли экспертизу ценности. Экспертизу проводит экспертная комиссия, состав которой утверждает руководителя организации. Эта комиссия рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению дел. Описи согласуются протоколом экспертной комиссии компании и представляются на утверждение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. После этого организация может уничтожать дела. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах, а описи дел по личному составу – в трех.

Внимание! Личные дела и личные карточки формы № Т-2 уволенных работников можно выделять в отдельную опись в связи с тем, что они занимают большой объем.

Правило № 4. Соблюдайте условия и режим хранения архивных документов.

Коммерческие организации обязаны хранить документы, переданные на хранение в архив общества, в специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны располагаться в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих от пыли и воздействия света. Это может быть архив компании или какого-либо отдела, например, IT-отдела. Главное – обеспечить режим, исключающий утрату, уничтожение или искажение данных. В процессе хранения проводить перезапись электронных документов на новые носители по мере устаревания прежних (п. 4.4.2.4 Правил работы архивов).

Сроки хранения кадровых документов в 2016 году

Пункт 19 Перечня 558 называет документы, которые хранятся 75 лет: приказы о приеме, переводе, отпусках по уходу за ребенком, за свой счет, все виды отпусков при тяжелых, вредных или опасных условиях труда и др.

Обращаем внимание! С 13 марта 2016 года изменились сроки хранения отдельных кадровых документов.

По новым правилам, установленным Федеральным законом от 2 марта 2016 г. № 43-ФЗ, который внес поправки в закон об архивном деле, документы по личному составу, которые были созданы начиная с 2003 года должны храниться:
-в течение 50 лет со дня создания – в госорганах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. После истечения 50 лет проводится экспертиза ценности документов;
-до истечения 50 лет со дня создания – в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных госорганов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций. По истечении 50-летнего срока проводится экспертиза ценности документов;
-не менее 50 лет со дня создания – в иных организациях.

Документы по личному составу, которые были созданы до 2003 года, хранятся по-прежнему 75 лет со дня создания.

Документы, которые хранятся 5 лет (ст. 19 Перечня № 558): приказы об очередных и учебных отпусках, краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках.

Документы постоянного хранения – все те, которых вы не найдете в пункте «б» статьи 19 Перечня № 558. Все такие документы нужно автоматически относить к приказам по основной деятельности, которые хранятся постоянно.

Хранение электронных кадровых документов в 2016 году

Условия хранения электронных документов установлен приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:
-наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляры должны находиться на разных физических устройствах);
-наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
-обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (п.2.30 правил).

Организация в процессе хранения электронных документов в архиве не реже одного раза в 5 лет надо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов.

Итак, если в компании ведется электронный документооборот, то передать их на хранение можно следующим образом. Сначала проверьте физическое состояние носителей электронных документов, затем запишите их на машинные носители. Проверьте качество записи. На футлярах проставьте архивные шифры, а затем составьте опись электронных документов.

Уничтожение кадровых документов: порядок, оформление

Если по итогам экспертизы ценности документов выявлены документы, в которых нет необходимости, нужно составить акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Это необходимо для подтверждения факта уничтожения документов.

Отправка на переработку.

Документы на уничтожение упаковывают и передают на утилизацию бумагоперерабатывающим фабрикам или на вторсырье. Передачу документов оформляют специальными накладными, которые указывают в акте о выделении к уничтожению.

Шредирование.

Также документы на уничтожение можно утилизировать путем шредирования. По степени секретности различают стандартное уничтожение и конфиденциальное. Все зависит от степени измельчения фрагментов документа. После того, как документ уничтожен в базу данных вносится соответствующая запись, и тогда можно прекращать ведение истории уничтоженных документов.

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем. Из нашей статьи вы узнаете о продолжительности периода их хранения, а также об особенностях определения сроков хранения отдельных документов в различных ситуациях.

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

• перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
• закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
• в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП» .

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»	Срок хранения согласно перечню, утвержденному приказом № 558
Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности	В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор
Договоры и дополнительные соглашения к ним	В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)
Доверенности на получение денег и ТМЦ	Не менее 5 лет
Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат	Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75
Реестр сведений о доходах физлиц	Не менее 75 лет
Трудовые договоры и личные карточки работников	В течение 75 лет
Табели, журналы учета рабочего времени	Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)
Сведения о доходах физлиц	Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет
Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность	Постоянно*
Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов	Не менее 5 лет
Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.	Не менее 5 лет
Карточки учета основных средств	Не менее 5 лет после ликвидации объекта
Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли	Не менее 5 лет
Отчетность в ФСС	Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет
Отчетность в Пенсионный фонд	Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет
Индивидуальные сведения в ПФР на работников	Не менее 75 лет
Отчетность в статистику: - годовая; - полугодовая и квартальная; - единовременная; - месячная	Постоянно*. 5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*. Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности
Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах	Не менее 5 лет

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Итоги

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Деятельность каждой организации сопровождается продуцированием огромных пластов документации. Однако, даже после исключения из оборота, эти бумаги могут сохранять свою актуальность. Если хранение документов рассматривается как нецелесообразное, то они уничтожаются, но только на основании законодательного регламента.

Как хранить документы в 2016?

Законом предусмотрены определенные термины, касающиеся сохранности документации. С этим рядом правил и перечней знаком каждый делопроизводитель.

В качестве основы правового поля выступает Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации (№ 125 от 22.10.2004). Именно им следует руководствоваться во всем, что связано с хранением документов. Его неукоснительное исполнение предписывается каждой организации. Он гласит, что сохранность архивной документации является необходимой нормой (включая сведения о кадрах) на протяжении всего срока, упомянутого в федеральных нормативах. Дабы соблюсти предусмотренный законом порядок соответствующие пункты должны вноситься в акты учредительного характера.

Что изменилось в 2016 году?

1. Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1
2. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде)
• наименование структурного подразделения (в полном виде)
• номер дела (в соответствии с номенклатурой)
• заголовок дела
• срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
• изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Период хранения	Наименование
	данные лиц, не принятых на работу
	графики отпусков
	учетные данные, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника
	записи о трудовой дисциплине
	акты, предписания, отчеты по технике безопасности
	выписки по улучшению условий и охраны труда
	документы, по технике безопасности и ее соблюдению
	документы о командировках
50 лет (до востребования владельцем)	личные сведения, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.)
	характеристики и личные карточки сотрудников
	трудовые договоры
Постоянно	коллективные договоры
	личные дела руководителей

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Постоянный срок хранения
Положение о защите персональных данных
Положение об аттестации
Положение о системе обучения
Приказы по основной деятельности
Длительное хранение
Приказы о приеме, переводе, увольнении, об отпусках без сохранения содержания
Журналы, книги регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
Трудовые договора, соглашения к ним
		до замены новыми
Перечни профессий		до минования надобности

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.

Документы по личному составу - это архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Федеральным законом от 02.03.2016 № 43‑ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 43‑ФЗ) были установлены сроки временного хранения таких документов. Каковы эти сроки? В чем отличие временного хранения архивных документов от временного хранения документов Архивного фонда РФ? Каковы особенности хранения документов в архиве учреждения? В каком порядке уничтожаются документы в связи с истечением срока их хранения? Как происходит передача документов в государственные или муниципальные архивы? Ответы на эти вопросы вы найдете в представленной статье.

Об обязанности обеспечивать сохранность архивных документов

Согласно ст. 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее - Федеральный закон № 125‑ФЗ) архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Документы Архивного фонда РФ - архивные документы, прошедшие экспертизу ценности документов, поставленные на государственный учет и подлежащие постоянному хранению.

На основании ч. 1 ст. 17 Федерального закона № 125‑ФЗ обязанность по обеспечению сохранности архивных документов, в том числе документов по личному составу, распространяется:

• на государственные органы;
• на органы местного самоуправления;
• на организации;
• на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица.

Государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района, городского округа и внутригородского района обязаны создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов (ч. 1 ст. 13 Федерального закона № 125‑ФЗ).

К сведению

Архив - структурное подразделение учреждения, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов (ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденный Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст). Нормативно-методическим документом, определяющим деятельность архива, являются Основные правила работы архивов организаций (одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов государственные органы, органы местного самоуправления и организации должны руководствоваться в работе с архивными документами законодательством РФ (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами (ч. 5 ст. 14 Федерального закона № 125‑ФЗ). К упомянутым правилам относятся, в частности, Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

Сохранность архивных документов обеспечивается в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 названного закона.

Частью 3 ст. 6 Федерального закона № 125‑ФЗ предусмотрено, что перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения, а также инструкцию по применению этих перечней утверждает специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти. В настоящее время действуют:

• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (далее - Перечень);
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения;
• Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Перечень подготовлен в соответствии с Федеральным законом № 125‑ФЗ с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов РФ, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов. Можно предположить, что после внесения поправок в Федеральный закон № 125‑ФЗ будут внесены изменения и в данный перечень.

Напомним, что кадровой документации в Перечне отведены разд. 7 «Трудовые отношения» и 8 «Кадровое обеспечение». Кроме того, некоторые кадровые документы фигурируют в иных разделах данного перечня. Например, штатное расписание, штатная расстановка, должностные инструкции указаны в п. 1.2 «Организационные основы управления» разд. 1 «Организация системы управления».

В зависимости от значимости документов возможны:

• постоянное хранение документов Архивного фонда РФ;
• временное хранение архивных документов;
• временное хранение документов Архивного фонда РФ.

Постоянное хранение документов Архивного фонда РФ предполагает хранение таких документов без определения срока (бессрочное хранение) (п. 12 ст. 3 Федерального закона № 125‑ФЗ).

Временное хранение архивных документов осуществляется до их уничтожения в течение сроков, предусмотренных нормативными правовыми актами (п. 13 ст. 3 Федерального закона № 125‑ФЗ).

Что касается временного хранения документов Архивного фонда РФ, в соответствии с п. 14 ст. 3 Федерального закона № 125‑ФЗ это хранение данной категории документов до их передачи на постоянное хранение. Порядок такой передачи установлен ст. 21 Федерального закона № 125‑ФЗ.

По правилам ч. 1 ст. 21 Федерального закона № 125‑ФЗ документы Архивного фонда РФ, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и муниципальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и муниципальные архивы.

Правильно организовать хранение документов во время делопроизводства, а также при их подготовке к архивному хранению поможет номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме (п. 3.4.1 Основных правил работы архивов организаций). Форма номенклатуры дел приведена в приложении 7 к правилам.

Номенклатура дел используется при проведении экспертизы ценности документов, а также для определения сроков хранения дел, содержащих документы временного хранения (п. 2.3.3 Основных правил работы архивов организаций).

В силу п. 3.4.3 Основных правил работы архивов организаций номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения. Закрепленная в номенклатуре схема систематизации дел может быть использована при разработке схемы картотеки на исполненные документы.

О сроках временного хранения документов по личному составу

Сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ до их передачи на постоянное хранение установлены в ст. 22 Федерального закона № 125‑ФЗ. До внесения изменений в пп. «б» п. 4 данной статьи для документов по личному составу был предусмотрен срок временного хранения до их поступления в государственные и муниципальные архивы - 75 лет. Однако согласно поправкам, внесенным Федеральным законом № 43‑ФЗ, данная норма из текста пп. «б» п. 4 ст. 22 Федерального закона № 125‑ФЗ была исключена. Теперь срокам временного хранения документов по личному составу посвящена отдельная статья - ст. 22.1.

Отметим, что Федеральным законом № 43‑ФЗ предусмотрено снижение срока хранения документов по личному составу с 75 до 50 лет.

Правда, такое новшество не распространяется на документы по личному составу:

• созданные до 2003 года;
• образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой.

Итак, в зависимости от даты создания документы хранятся:

Документы по личному составу, созданные	До 2003 года (п. 1 - 3 ч. 1 ст. 22.1 Федерального закона № 125‑ФЗ)	Начиная с 2003 года (п. 1 - 3 ч. 2 ст. 22.1 Федерального закона № 125‑ФЗ)
В государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами	В течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения	В течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения
В государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов,	С даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов	С даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после
органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций	после истечения указанного срока хранения	истечения указанного срока хранения
В иных организациях	Не менее 75 лет со дня создания	Не менее 50 лет со дня создания

На основании ч. 3 ст. 22.1 Федерального закона № 125‑ФЗ документы по личному составу, образовавшиеся в связи с прохождением гражданами государственной службы, не являющейся государственной гражданской службой, хранятся:

• в государственных органах, в которых граждане проходили государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, - в течение 75 лет после прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
• в государственных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, названных в п. 1 ч. 3, - с даты поступления и до истечения 75 лет с даты прекращения государственной службы с проведением экспертизы ценности документов после истечения обозначенного срока хранения.

Хранение документов в архиве учреждения

Документация постоянного и долговременного хранения, завершенная делопроизводством, должна передаваться для хранения в архив учреждения.

В силу п. 3.7.2 Основных правил работы архивов организаций в учреждении в каждом структурном подразделении ежегодно должны составляться описи под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, сформированные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел учреждения, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.

К сведению

Архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания (п. 3.7.1 Основных правил работы архивов организаций). Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• на дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• на дела по личному составу;
• на дела, состоящие из документов, характерных только для данного учреждения (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т. п.).

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12 к Основным правилам работы архивов организаций) в трех экземплярах и представляются в архив учреждения через год после завершения дел в делопроизводстве.

Передача документации в архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем учреждения.

Документацию временного хранения (до 10 лет) на хранение в архив учреждения передавать не следует. Пунктом 3.3.2 Основных правил работы архивов организаций предусмотрено, что такая документация хранится в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежит уничтожению.

К сведению

Комплектование архива учреждения осуществляется за счет документации, отобранной экспертной комиссией.

Постоянно действующая в учреждении экспертная комиссия на основании критериев ценности документов осуществляет их отбор на хранение в архиве учреждения (проводит экспертизу их ценности). Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива (п. 2.3.4 Основных правил работы архивов организаций).

Уничтожение документов всвязи систечением срока иххранения

Акты о выделении дел к уничтожению оформляются после составления архивных описей дел постоянного и временного сроков хранения. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем учреждения (п. 3.7.24 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения описей учреждения разрешается уничтожение дел с временными сроками хранения за период времени, соответствующий утвержденным описям.

Уничтожение дел оформляется актом о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, утверждаемым руководителем учреждения. Форма акта приведена в приложении 4 к Основным правилам работы архивов организаций.

Отобранные к уничтожению и включенные в акты дела передаются на уничтожение в установленном порядке. Использование этих документов для хозяйственных нужд запрещено.

Согласно п. 2.4.7 Основных правил работы архивов организаций дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию должны осуществляться под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Передача документов вгосударственные илимуниципальные архивы

В соответствии с ч. 2 ст. 23 Федерального закона № 125‑ФЗ учреждения должны обеспечивать отбор, подготовку и передачу документов в государственные или муниципальные архивы согласно правилам, установленным специальным уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти.

Итак, документы учреждения, относящиеся к документам Архивного фонда РФ, должны быть своевременно сданы в государственные или муниципальные архивы. Названные документы принимаются от учреждений государственным и муниципальным архивами, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с учреждением (п. 4.4.1 Правил). Внеплановый прием документов Архивного фонда РФ, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется при ликвидации учреждения или в случае угрозы сохранности архивных документов.

Архивные документы принимаются в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные и уникальные документы.

Обратите внимание

Работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств учреждения, передающего указанные документы.

Документы Архивного фонда РФ должны быть приняты в государственный и муниципальный архивы, организацию Российской академии наук по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) описям дел, документов, документы по личному составу - по согласованным ЭПК описям дел, документов, архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в учреждении. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов. Дальнейшее хранение документов Архивного фонда РФ осуществляется государственными или муниципальными архивами.

В заключение отметим, что на основании ст. 27 Федерального закона № 125‑ФЗ за нарушение законодательства об архивном деле в РФ, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, предусмотренную законодательством РФ.

Так, согласно ст. 13.20 ­КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа:

• на граждан - в размере от 100 до 300 руб.;
• на должностных лиц - от 300 до 500 руб.